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Actualizacin 01

APLICA PARA:

SERDAN S.A.
MISIN TEMPORAL LTDA

EXPERTOS SERVICIOS ESPECIALIZADOS LTDA

EXPERTOS TEMPORALES LTDA

TABLA DE CONTENIDO

OBJETIVO ..................................................................................................................................... 5
ALCANCE ...................................................................................................................................... 5
INTRODUCCIN ........................................................................................................................... 6
ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN DE SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y
MEDIO AMBIENTE .................................................................................................................. 7
1. LIDERAZGO Y COMPROMISO GERENCIAL .......................................................................... 7
1.1. POLITICAS .............................................................................................................................. 8
1.2. ELEMENTOS VISIBLES DEL COMPROMISO GERENCIAL .................................................... 8
1.2.1.

INSPECCIONES GERENCIALES ................................................................................... 8

1.2.2.

REVISION POR LA GERENCIA ...................................................................................... 9

1.2.3.

OBJETIVOS Y METAS ................................................................................................... 9

1.2.4.

RECURSOS ................................................................................................................. 10

2. DESARROLLO Y EJECUCION DEL SSOMA ......................................................................... 11

2.1. Documentacin ...................................................................................................................... 11
2.1.1.

Control de Documentos y Datos .................................................................................... 11

2.2. Requisitos legales y de otra ndole ......................................................................................... 11

2.3. Responsabilidades ................................................................................................................. 12
Revis: Director de Salud Ocupacional
Fecha: 12-11-2009

Aprob: Contralor
Fecha: 12-11-2009

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2.4. COMPETENCIAS .................................................................................................................. 12

2.5. CAPACITACIN Y ENTRENAMIENTO .................................................................................. 12
2.6. PROGRAMA DE INDUCCIN Y REINDUCCION EN SSOMA ............................................... 13
2.7. MOTIVACIN Y DIFUSIN ................................................................................................... 13
3. ADMINISTRACIN DE LOS RIESGOS ................................................................................. 14
3.1. Identificacin de peligros, evaluacin y control de riesgos ...................................................... 14
3.2. TRATAMIENTO DEL RIESGO ............................................................................................... 14
3.2.3.

Subprograma De Medicina Preventiva Y Del Trabajo .................................................... 15

Evaluaciones Mdicas Ocupacionales .......................................................................................... 15

Procedimiento para la Realizacin de Evaluaciones Mdicas Ocupacionales (Ingreso, Peridicas
y de Retiro) ............................................................................................................................ 15
Mecanismo de garanta de confidencialidad ................................................................................. 15
Evaluaciones mdicas Peridicas ................................................................................................. 16
Evaluaciones mdicas de retiro .................................................................................................... 16
Actividades De Promocin Y Prevencin En Salud ....................................................................... 17
Riesgos de Salud Pblica ............................................................................................................. 17
Actividades de Promocin y Prevencin ....................................................................................... 17
PROGRAMAS DE VIGILANCIA EPIDEMIOLGICA .................................................................... 17
Realizacin del diagnstico de salud de la poblacin de la empresa ............................................. 17
Sistemas de Vigilancia epidemiolgica ocupacional de la organizacin de acuerdo con los
riesgos identificados. .............................................................................................................. 17

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Implementacin de programas de Vigilancia Epidemiolgica ........................................................ 17

Evaluacin peridica de los PVE .................................................................................................. 18
REGISTROS Y ESTADSTICAS EN SALUD ................................................................................ 18
Anlisis estadsticos ..................................................................................................................... 18
3.2.4.

SUBPROGRAMA DE HIGIENE INDUSTRIAL ............................................................... 18

Manejo de factor de Riesgo Higinico ........................................................................................... 18

3.2.5.

SUBPROGRAMA DE SEGURIDAD INDUSTRIAL......................................................... 19

Estndares y Procedimientos ....................................................................................................... 19

Programa De Mantenimiento De Instalaciones Y Equipos ............................................................ 19
Dotacin de elementos de proteccin personal. ............................................................................ 19
Hojas de seguridad de materiales y productos .............................................................................. 20
3.2.6.

PLANES DE EMERGENCIA ......................................................................................... 20

3.2.7.

PROGRAMA DE GESTIN AMBIENTAL ...................................................................... 22

Identificacin de aspectos ambientales ......................................................................................... 22

Requisitos legales ambientales .................................................................................................... 22
Objetivos y metas ambientales ..................................................................................................... 23
Subprogramas de gestin ambiental............................................................................................. 23
4. EVALUACIN Y MONITOREO .............................................................................................. 23
4.1. Accidentalidad ....................................................................................................................... 23
4.2. Auditoras internas al sistema de gestion de seguridad, salud ocupacional y ambiente ........... 24
Seguimiento a auditorias del CCS ................................................................................................ 24

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4.3. Acciones correctivas y preventivas ......................................................................................... 24

4.4. Inspecciones .......................................................................................................................... 24
4.5. Seguimiento a los Requisitos Legales .................................................................................... 25
Requisitos legales y de otra ndole ............................................................................................... 25
Afiliacin al Sistema de Seguridad Social ..................................................................................... 25
Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial ............................................................................. 25
Programa de Salud Ocupacional .................................................................................................. 25
COMIT PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL (COPASO) .................................................... 26
GLOSARIO .................................................................................................................................. 27

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OBJETIVO
El objetivo del presente Manual es describir los elementos que constituyen el Sistema
de Gestin en HSE de la Organizacin Serdan, para dar un direccionamiento claro de
los requisitos exigidos por el Sistema de Gestin de Seguridad, salud Ocupacional y
Ambiente del RUC.

ALCANCE
Todo el sistema de Gestin en Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente de las
empresas de la Organizacin Serdan (Serdan S.A., Misin Temporal Ltda, Expertos
Servicios Especializados Ltda, Expertos Personal temporal Ltda.)

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INTRODUCCIN

Este Manual ha sido preparado con el objetivo de brindar una gua sobre el
funcionamiento, procedimientos, metodologas e informacin sobre requisitos
legales, de otra ndole y de gestin para el manejo del sistema de Seguridad,
Salud Ocupacional y Medio Ambiente. La estructura del Manual ha sido
elaborada con base en un esquema de gestin con los siguientes elementos:
Liderazgo y compromiso Gerencial
Organizacin, Responsabilidades y Recursos.
Requisitos legales y de otra ndole
Administracin de los riesgos
Subprograma de Medicina Preventiva y del Trabajo
Subprograma de Higiene Industrial
Subprograma de Seguridad Industrial
Planes de Emergencia
Programa de Gestin Ambiental
Evaluacin y monitoreo.

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ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN DE SEGURIDAD, SALUD

OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE

Es el punto de partida del manejo de riesgos por lo que debe ser una
manifestacin clara de la Gerencia de la Organizacin Serdan, con respecto a
los esfuerzos que la organizacin est dispuesta a llevar a cabo para manejar
dichos riesgos.
La Gerencia examina la calidad de la gestin y el grado de realizacin de los
Programas mediante inspecciones y/o auditorias peridicas que permitan
identificar reas de mejoramiento.
El Programa de Salud Ocupacional consiste en la planeacin, organizacin, ejecucin y evaluacin de las actividades
de Medicina Preventiva, Medicina del Trabajo, Higiene Industrial y Seguridad Industrial, tendientes a preservar, mantener
y mejorar la salud individual y colectiva de los trabajadores en sus ocupaciones y que deben ser desarrolladas en sus
sitios de trabajo en forma integral e interdisciplinaria. Art. 2. Resolucin 1016 de 1989, de los Ministerio s de Trabajo
y Seguridad Social y Salud Pblica. En todo lugar de trabajo se establecer un Programa de Salud Ocupacional,
dentro del cual se efecten actividades destinadas a prevenir los accidentes y las enfermedades relacionadas con el
trabajo (...) Art. 111. LEY 9 de 1979. Ttulo III. Salud Ocupacional. Todos los empleadores pblicos, oficiales,
privados, contratistas y subcontratistas, estn obligados a organizar y garantizar el funcionamiento de un Programa de
Salud Ocupacional de acuerdo con la presente Resolucin. Art. 1. Resolucin 1016 de 1989, de los Ministe rios de
Trabajo y Seguridad Social y Salud Pblica.

1. LIDERAZGO Y COMPROMISO GERENCIAL

La Organizacin Serdan, demuestra el liderazgo, la participacin y el compromiso

visibles de la Gerencia, a todos los niveles de la organizacin, en su Gestin de

Seguridad, Salud Ocupacional y Ambiente (SSOMA) informando sobre la clara
asignacin de las respectivas responsabilidades para tareas tales como:
establecimiento y divulgacin de polticas, identificacin de objetivos y metas,
elaboracin de diagnostico de condiciones de trabajo, programas de
cumplimiento de obligaciones legales ambientales, preparacin de normas y
procedimientos, programas de entrenamiento, programas de inspeccin,
programas de vigilancia epidemiolgica, control y presentacin de informes, etc.,
siempre teniendo como fin principal el mejoramiento continuo.
Los patronos o empleadores estarn obligados a destinar los recursos humanos, financieros y fsicos indispensables
para el desarrollo y cabal cumplimiento del Programa de Salud Ocupacional en las empresas y lugares de trabajo, acorde
(...) Art. 4. Pargrafo 1. Resolucin 1016 de 198 9, de los Ministerios de Trabajo y Seguridad Social y Salud
Pblica. Todos los empleadores estn obligados a: (...) c) Responsabilizarse de un Programa permanente de Medicina,
Higiene y Seguridad en el Trabajo destinado a proteger y mantener la salud de los trabajadores de conformidad con la
presente Ley y sus reglamentaciones. Art. 84, Capitulo 1.1., . LEY 9 de 1979. Ttulo III. Salud Ocupacional. Los
patronos o empleadores, en concordancia con el Artculo 84 de la Ley 9 de 1979 y el Cdigo Sustantivo del Trabajo y
dems disposiciones complementarias, las cuales se entienden incorporadas a este Decreto y en relacin con los
Programas y actividades que aqu se regulan tendrn las siguientes responsabilidades: () a) Responder por la
ejecucin del Programa permanente de Salud Ocupacional en los lugares de Trabajo. El empleador ser responsable
de: (...) d) Programar, ejecutar y controlar el cumplimiento del Programa de Salud Ocupacional de la Empresa y procurar
su financiacin (...). Pargrafo: Son adems obligaciones del empleador las contenidas en las normas de Salud
Ocupacional y que no sean contrarias a este Decreto. Art. 21. Decreto 1295 de 1994, del Ministerio de Trabajo y
Seguridad Social.

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1.1.

POLITICAS

La Organizacin Serdan, ha establecido las siguientes polticas: Salud, Seguridad

Industrial y Medio Ambiente, y No Alcohol Drogas y Tabaquismo, en las cuales se refleja
el liderazgo, compromiso, participacin, responsabilidad y actitudes visibles de la
Gerencia en la administracin de la Seguridad, Salud Ocupacional y el Medio Ambiente.
Estas Polticas se encuentran publicadas en dos sitios estratgicos de la Organizacin
Serdan, garantizando que el personal las pueda leer sin ninguna dificultad, su
divulgacin se hace tambin al momento de la induccin y reinduccin que se da al
personal que ingresa a la Organizacin Serdan. Estas Polticas estn publicadas en: La
recepcin principal occidental y la recepcin oriental.
Adicional a lo anterior la compaa cuenta con una poltica de Calidad donde demuestra
su compromiso con el mejoramiento continuo de la compaa, con procesos sencillos y
eficaces, buscando cumplir con los compromisos adquiridos con los clientes, y
generando un valor agregado.
1.2.

ELEMENTOS VISIBLES DEL COMPROMISO GERENCIAL

La organizacin Serdan realiza reuniones durante el ao en la que se hace el

seguimiento a los objetivos planteados, para ver el direccionamiento del proceso. En
estas reuniones asisten el Gerente General y los dueos de proceso, en los que cada
uno expone la gestin del periodo evaluado, para analizar si se cumplieron con los
objetivos planteados y en caso de que no se hayan cumplido entrar a analizar las
causas que no permitieron cumplir con los objetivos y el replanteamiento de los planes
de accin. Estas reuniones quedan registradas en las actas correspondientes.
As mismo se tienen reuniones bimensuales de nivel gerencial en las cuales se analiza
especficamente la gestin en HSE. En estas reuniones asisten los representantes de
la Gerencia y la ARP Colpatria. Especficamente se revisa la accidentalidad, los casos
de medicina laboral, el control presupuestal y los cronogramas de gestion que por
empresa se estn manejando.
Por otra parte, y cuando as se requiere se tienen reuniones puntuales para analizar
situaciones de algunos clientes, atender auditorias de ellos y participar de los planes de
accin correspondientes.

1.2.1.

INSPECCIONES GERENCIALES

Las inspecciones gerenciales hacen parte del Programa de inspecciones en HSE. La

Gerencia de la Organizacin Serdan, en compromiso con la Seguridad, Salud
Ocupacional y Medio Ambiente, realiza inspecciones gerenciales a las reas de trabajo
para evaluar las condiciones de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente, esto
con el fin de evaluar si se esta implementando plenamente el sistema de gestin en
Salud Ocupacional y Medio Ambiente. Estas inspecciones son realizadas en algunos

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casos directamente por el Gerente, o sus delegados. El Gerente para estos casos y
teniendo en cuenta la magnitud de la Organizacin ha delegado en sus lneas
gerenciales y directivas la responsabilidad de realizar estas inspecciones.
1.2.2. REVISION POR LA GERENCIA
El proceso de revisin de la gerencia de la Organizacin Serdan, recoge la informacin
necesaria para evaluar el sistema de gestin en Seguridad, Salud Ocupacional y Medio
Ambiente. Esta revisin incluye la necesidad de efectuar cambios en el sistema, en los
que se incluye las polticas y objetivos, los cuales se actualizan para el mejoramiento
continuo. Estas revisiones quedan registradas en la respectiva acta.
La Gerencia a travs de sus jornadas de Planeacin Estratgica, las cuales se realizan
con cierta frecuencia en el ao efecta la revisin a cada uno de los procesos de la
Organizacin. En dichas reuniones los dueos de proceso presentan su informe de
gestin, sus indicadores, sus objetivos y se revisa permanentemente el cumplimiento de
los objetivos, se establecen planes de accin y se evala en general la gestin de cada
proceso.
Particularmente el Sistema de gestin en HSE es revisado en forma complementaria en
reuniones que se organizan con la ARP Colpatria y con el Proceso de HSE y la
Gerencia, en las cuales se hace seguimiento a los indicadores de accidentalidad, casos
de medicina laboral, gestin presupuestal, revisin de planes de accin y en general al
sistema.
El Nivel Gerencial a su vez permanentemente est visitando operaciones y haciendo
seguimiento a la gestin que en este sentido se tiene para este tem.

1.2.3. OBJETIVOS Y METAS

Para conocer el grado de avance y hacer seguimiento a su progreso en el Sistema de
Gestion de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente, la Organizacin Serdan,
establece objetivos y metas cuantificables, de tal forma que permita el seguimiento a la
implementacin de los objetivos establecidos, los cuales deben ser alcanzables y
competitivos.
Los Objetivos, Metas e Indicadores en SSOMA, son formulados anualmente, revisados
y adoptados por las Directivas en Reunin Gerencial, acto que se registra en su
respectiva acta.
Al establecer los objetivos y metas la empresa tiene en cuenta lo siguiente:
-

Las polticas y contexto de la empresa.

Los resultados de la identificacin de peligros, evaluacin y control de riesgos.
Indicadores de desempeo.
Requisitos legales.

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Revisin por la Gerencia.

Cambios tecnolgicos e incidentes presentados.
Registros de no conformidades.
Actividades de mejoramiento.

Para dar cumplimiento con los objetivos y metas propuestas la Organizacin

Sedan ha establecido cronogramas de gestin donde se tiene en cuenta las
actividades a realizar, los recursos requeridos, responsables y programacin de
actividades.
1.2.4. RECURSOS
La Organizacin Serdan, para el cumplimiento de la gestin de Seguridad, salud
ocupacional y ambiente, asigna los recursos contemplados en el presupuesto anual de
la compaa y los establecidos en las tarifas comerciales de cada cliente, los cuales son
revisados y ajustados permanentemente.
Para garantizar el desarrollo del programa de Salud Ocupacional a Nivel Nacional, la
empresa cuenta con una infraestructura integrada por recurso humano especializado
entre los que se encuentran Ingenieros, Tecnlogos de Seguridad, enfermeros y
profesionales de la Salud, cuyas funciones principales incluyen asesora, capacitacin y
asistencia tcnica en programas regulares de prevencin, promocin, control de riesgos
profesionales, estudios de puestos de trabajo (muestreos pilotos de acuerdo a los
cargos), control de las estadsticas de accidentalidad, diagnsticos generales de riesgos
con el fin establecer actividades de prevencin, divulgacin de polticas y
procedimientos, entre otros.
Igualmente la Organizacin cuenta con la siguiente estructura del proceso:
Los patronos o empleadores estarn obligados a destinar los recursos humanos, financieros y fsicos
indispensables para el desarrollo y cabal cumplimiento del Programa de Salud Ocupacional en las empresas
y lugares de trabajo, acorde (...) Art. 4. Pargrafo 1. Resolucin 1016 de 198 9, de los Ministerios de
Trabajo y Seguridad Social y Salud Pblica.

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2. DESARROLLO Y EJECUCION DEL SSOMA

2.1.

Documentacin

La Organizacin Serdan mediante este Manual RUC tiene documentada la informacin

relacionada con el sistema de gestin de seguridad, salud ocupacional y ambiente,
proporcionando as la informacin como procedimientos, documentos, indicadores,
acerca del Sistema de Seguridad, salud ocupacional y ambiente de la organizacin.
2.1.1. Control de Documentos y Datos
La Organizacin Serdan cuenta con un procedimiento que le permite controlar todos los
documentos y datos requeridos para asegurar que: se puedan localizar, sean
actualizados peridicamente y revisados cuando sea necesario y sean autorizados por
personal autorizado, las versiones vigentes de los documentos y datos pertinentes
estn disponibles en el Departamento de Calidad y en el SECOM.
2.2.

Requisitos legales y de otra ndole

La Organizacin Serdan, cuenta con un procedimiento para la identificacin de

requisitos legales y de otra ndole aplicable a la empresa. Los requisitos legales se
encuentran consolidados en La matriz, la cual nos facilita la identificacin y alcance de
los mismos.

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2.3.

Responsabilidades

La Organizacin Serdan, cuenta con un procedimiento donde se especfica las

responsabilidades en Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente de todo el
personal descritos por cargos PSO3007 y la evaluacin PSO6057 del cumplimento de
las mismas, el cual esta encaminado al cumplimiento de las Polticas, Normas y
Programas de HSE establecidos en la compaa.
2.4.

COMPETENCIAS

Para garantizar el cumplimiento de la Poltica y el logro de los objetivos y metas del

SSOMA la Organizacin Serdan, ha establecido y mantiene un sistema de
competencias de sus colaboradores en el cual incluye los temas de SSOMA, las cuales
estn definidas en trminos de educacin, formacin, experiencia y entrenamiento.
Todos los empleadores estn obligados a: (...) g). Realizar Programas educativos sobre los riesgos para la salud a
que estn expuestos los trabajadores y sobre los mtodos de su prevencin y control. Art. 84. LEY 9 de 1979. Ttulo
III. Salud Ocupacional. (...) e) Informar a los trabajadores sobre los riesgos a los cuales estn sometidos, sus
efectos y las medidas preventivas correspondientes. f) Facilitar a los trabajadores la asistencia a cursos y programas
educativos que realicen las autoridades para la prevencin de riesgos profesionales Art.24. Decreto 614 de 1984,
de los Ministerios de Trabajo y Seguridad Social y de Salud Pblica. (...) 20. Promover, elaborar, desarrollar y
evaluar programas de induccin y entrenamiento, encaminados a la prevencin de accidentes y conocimiento de los
riesgos en el trabajo. Art. 11. Resolucin 1016 de 1989 de los Ministerios del Trabajo y Seguridad Social y
Salud Pblica. Informacin y Formacin: Los empleadores debern: a) Informar a los trabajadores sobre los
peligros que entraa la exposicin a los productos qumicos que utilizan en el lugar de trabajo; b) Instruir a los
trabajadores sobre la forma de obtener y usar la informacin que aparece en las etiquetas y en las fichas de datos de
seguridad; c) Utilizar las fichas de datos de seguridad, junto con la informacin especfica del lugar de trabajo, como
base para la preparacin de instrucciones para los trabajadores, que debern ser escritas si hubiere lugar; d)
Capacitar a los trabajadores en forma continua sobre los procedimientos y prcticas que deben seguirse con miras a
la utilizacin segura de productos qumicos en el trabajo..Ley 55 de julio 7 de 1993: Convenio 170 sobre la
Seguridad en la utilizacin de los productos qumicos en el trabajo.

2.5.

CAPACITACIN Y ENTRENAMIENTO

La Organizacin Serdan, con base en la identificacin de peligros, evaluacin de los

riesgos, perfiles de cargo y actividades propias de la organizacin ha establecido una
matriz de capacitaciones y entrenamiento en Salud Ocupacional, Seguridad Industrial y
Medio Ambiente, la cual contempla:
- Una identificacin de las necesidades de entrenamiento por cargo en Seguridad,
Salud Ocupacional y Medio Ambiente.
- Registros del personal capacitado por cargos.
- Contenido de la temtica de los cursos.
- Programacin, Duracin y Responsables.
Los contenidos establecidos en los cursos de formacin estn alineados con los riesgos
ocupacionales, los niveles organizacionales y competencias organizacionales.
La evaluacin de la efectividad del entrenamiento y el control del programa, se hace
mediante la validacin en grupo, talleres, inspecciones peridicas realizadas por los

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asesores de HSE, por el COPASO, y a travs del seguimiento al cumplimiento de las

responsabilidades en HSE por cargos.
Todos los empleadores estn obligados a: (...) g). Realizar Programas educativos sobre los riesgos para la
salud a que estn expuestos los trabajadores y sobre los mtodos de su prevencin y control. Art. 84. LEY 9 de
1979. Ttulo III. Salud Ocupacional. (...) 20. Promover, elaborar, desarrollar y evaluar programas de induccin
y entrenamiento, encaminados a la prevencin de accidentes y conocimiento de los riesgos en el trabajo. Art.
11. Resolucin 1016 de 1989 de los Ministerios del Trabajo y Seguridad Social y Salud Pblica.

2.6.

PROGRAMA DE INDUCCIN Y REINDUCCION EN SSOMA

La Organizacin Serdan, cuenta con un Programa de Induccin y Reinduccin en HSE

para todo el personal de la organizacin. El programa de Induccin incluye entre otros
los siguientes temas:
-

Generalidades de la empresa
Estructura del Sistema General de Seguridad Social
Aspectos de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente
Polticas de SSOMA y de No Alcohol, Drogas y Tabaquismo
Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial
Enfermedad Profesional
Seguridad industrial
Accidente de Trabajo e Incidente
Funcionamiento del Comit Paritario de Salud Ocupacional
Funcionamiento de la Brigada de Emergencias
Riesgos existentes en el medio laboral
Elementos de proteccin personal
Conductas seguras
Plan de Emergencia
Medio Ambiente y manejo de residuos slidos
Compromisos de los trabajadores

Para garantizar la efectividad del programa de induccin y reinduccin, se realiza

evaluacin PSO6055 se realiza validacin en grupo, inspecciones peridicas realizadas
por los asesores de HSE y el COPASO, y a travs del seguimiento al cumplimiento de
las responsabilidades en HSE por cargos.
2.7.

MOTIVACIN Y DIFUSIN

Con el fin de asegurar la participacin del personal en el Sistema de Seguridad, Salud

Ocupacional y Medio Ambiente, la Organizacin Serdan permanentemente desarrolla
campaas de motivacin tales como: concursos, jornadas de la salud, talleres de
prevencin, boletines de HSE, invitacin a seminarios y cursos externos.
Las anteriores actividades son divulgadas a travs del canal de oficial de
comunicaciones de la Organizacin Serdan.

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3. ADMINISTRACIN DE LOS RIESGOS

3.1.

Identificacin de peligros, evaluacin y control de riesgos

La Organizacin Serdan, cuenta con un procedimiento para la continua Identificacin de

peligros, evaluacin y control de riesgos, en el cual se incluyen actividades rutinarias y
no rutinarias, tambin se defina la periodicidad con que sern evaluadas, revisadas y/o
ajustadas tanto los resultados de su aplicacin como el procedimiento.
De la evaluacin y anlisis de los resultados obtenidos, se generar un Plan de Accin
encaminado a corregir las condiciones inseguras (actos y/o condiciones peligrosas). Las
medidas de control generadas para cada riesgo formarn parte de los subprogramas de
Medicina Preventiva y del Trabajo, Higiene y Seguridad Industrial.
Se evidenciar el proceso de aplicacin del mecanismo de identificacin de peligros, el
Plan de Accin y el seguimiento al mismo mediante la recopilacin de los respectivos
registros como pueden ser: actas, formatos de aplicacin diligenciados, informes, y/o
reuniones y cualquier otro medio que permita verificar esta accin.
(...) 1. Elaborar un Diagnstico de condiciones de trabajo para obtener informacin sobre estos en los sitios de trabajo,
que permita la localizacin y evaluacin de los mismos, as como el conocimiento de la exposicin a que estn sometidos
los trabajadores afectados por ellos.(...) Art. 11. Resolucin 1016 de 1989 de los Ministerios del Trabajo y Seguridad
Social y Salud Pblica. Medidas de Intervencin para el control de riesgos: Eliminar o controlar los agentes nocivos
para la salud en los lugares de trabajo; (...). Art. 80. LEY 9 de 1979. Titulo III. Salud Ocupacional (...) 5. Inspeccionar
y comprobar la efectividad y el buen funcionamiento de los equipos de seguridad y control de los riesgos. 6. Estudiar e
implantar los sistemas de control requeridos para todos los riesgos existentes en la empresa (...) 12. Supervisar y
verificar la aplicacin de los sistemas de control de los riesgos ocupacionales en la fuente y en el medio ambiente y
determinar la necesidad de suministrar elementos de proteccin personal, previo estudio de puestos de trabajo (...) 14.
Investigar y analizar las causas de los accidentes e incidentes de trabajo y enfermedades profesionales a efectos de
aplicar las medidas correctivas necesarias (...). Art. 11. Resolucin 1016 de 1989 de los Ministerios del Trabajo y
Seguridad Social y Salud Pblica. (Decreto 614 de 1984, Art. 29. Resolucin 2013 de 1996. Resolucin 1016 de 1989
Art. 10,11, 14).

3.2.

TRATAMIENTO DEL RIESGO

3.2.1. Control de Contratistas

La organizacin Serdan a establecido un procedimiento para la seleccin y control de
contratistas (proveedores) en donde se contemplan criterios de seguridad, salud
ocupacional y ambiente, este procedimiento es comunicado a los contratistas con el fin
se asegurar su cumplimiento por parte de los mismos.
.
3.2.2. Programas de Gestin
Para lograr los objetivos y para tratar los riesgos prioritarios la Organizacin Serdan ha
diseado, establecido y mantenido 3 programas de gestin en SSOMA. (Programa de
Riesgo Qumico, Programa de las 5S, Programa de inspecciones) Estos incluyen
responsables, actividades, recursos y fechas de ejecucin.

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Cada uno de estos programas de gestin es revisado, registrando los seguimientos y

progresos frente al cumplimiento de los objetivos planteados, adems de actualizar las
estrategias y planes de accin.
3.2.3. Subprograma De Medicina Preventiva Y Del Trabajo
La Organizacin Serdan, cuenta con un Sub-programa de Medicina Preventiva y del
Trabajo, en el cual se contempla actividades dirigidas a la promocin de la salud, control
y prevencin de la enfermedad de la poblacin trabajadora
Res. 2400 DE 1979, Disposiciones sobre vivienda, higiene y seguridad en los establecimientos de trabajo. Art.
9. Decreto 614 de 1984. Decreto 1295 de 1994. Art. 1, 2, 10,11. Resolucin 1016 de 1989. Dec. 614 DE 1984
Art. 9, 30 numerales 2, 3.

Evaluaciones Mdicas Ocupacionales

Procedimiento para la Realizacin de Evaluaciones Mdicas Ocupacionales
(Ingreso, Peridicas y de Retiro)
La Organizacin Serdan, cuenta con el Procedimiento PSO3008 para la Realizacin de
Evaluaciones Mdicas Ocupacionales; Cada vez que ingresa una empresa a la
Organizacin, se levanta un profesiograma de acuerdo al riesgo en la operacin, para
cada cargo se establece un tipo de exmenes a tomar, en caso de ingresar un nuevo
examen se documenta en la maestra de profesiogramas las condiciones a tener en
cuenta para la practica de los mismos.
Las evaluaciones mdicas ocupacionales (Ingreso, Peridicas y de Retiro) se realizan
de acuerdo al procedimiento, ya que por poltica de la institucin dentro de la compaa
el nico personal autorizado para la remisin y la gestin de la prctica de exmenes
mdicos y el manejo de las historias clnicas, es nica del rea de Medicina Preventiva
y del Trabajo.
Mecanismo de garanta de confidencialidad

Dentro de la Organizacin Serdan, con relacin al manejo de las historias

clnicas, se dispone de un sistema de informacin digital, donde se almacena
nicamente el concepto de aptitud; y nos regimos por la resolucin 1918 como
se evidencian a continuacin
El manejo y custodia de las historias clnicas se realizara de acuerdo a lo definido por la
resolucin 1918 de 2009 en su Artculo 2:
ARTCULO 2o. Modificar el artculo 17 de la Resolucin 2346 de 2007, el cual quedar
as:
Artculo 17. Custodia y entrega de las evaluaciones mdicas ocupacionales y de las
historias clnicas ocupacionales. Para la custodia y entrega de las evaluaciones mdicas

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ocupacionales y de las historias clnicas ocupacionales se aplicarn las siguientes

reglas:
1. La custodia de las evaluaciones mdicas ocupacionales y de la historia clnica
ocupacional estar a cargo del prestador de servicios de Salud Ocupacional que la
gener en el curso de la atencin, cumpliendo los requisitos y procedimientos de
archivo conforme a las normas legales vigentes para la historia clnica.
Los mdicos especialistas en Medicina del Trabajo o Salud Ocupacional que formen
parte de los servicios mdicos de la empresa, tendrn la guarda y custodia de la historia
clnica ocupacional y son responsables de garantizar su confidencialidad, conforme lo
establece el artculo 16 de la Resolucin 2346 de 2007 y las dems normas que lo
modifiquen, adicionen o sustituyan.
En ningn caso, los empleadores podrn tener, conservar o anexar copia de las
evaluaciones mdicas ocupacionales y de la historia clnica ocupacional a la hoja de
vida del trabajador.
2. Los responsables de la custodia podrn entregar copia de la historia clnica
ocupacional foliada al trabajador, cuando este lo solicite.
3. En caso de muerte del paciente, la copia de la historia clnica ocupacional ser
entregada nicamente al cnyuge, compaera (o) permanente, hijos y causahabientes,
as como a aquellas personas autorizadas expresamente por la ley.
4. En el evento que los documentos de la historia clnica ocupacional se encuentren en
diversas instituciones, la entidad o persona competente que requiera informacin
contenida en ellos, podr solicitar copia de los mismos a la entidad que los tiene a su
cargo, previa autorizacin del paciente.
5. El responsable de la custodia debe dejar constancia del traslado de la copia de la
historia clnica ocupacional entre entidades, mediante acta o registros de entrega y
devolucin, las cuales debern ir firmadas por los funcionarios responsables de su
custodia.
PARGRAFO. El archivo, seguridad, produccin, recepcin, distribucin, consulta,
organizacin, recuperacin, disposicin, conversin a sistemas de informacin, tiempo
de conservacin y disposicin final de la historia clnica ocupacional, se regirn por las
normas legales vigentes para la historia clnica y los parmetros definidos por el
Ministerio de la Proteccin Social
Evaluaciones mdicas Peridicas
Segn los factores de riesgo de cada cargo y las caractersticas del contrato (duracin),
se debe hacer monitoreo de las condiciones de salud de los trabajadores. Los
exmenes y su periodicidad estn contemplados dentro del profesiograma para cada
Operacin.
Evaluaciones mdicas de retiro
Se debe citar a examen mdico de egreso a todo trabajador que termine su contrato de
trabajo dentro de los trminos establecidos por la ley. Este examen debe incluir
valoraciones clnicas y paraclnicas segn los riesgos a los que estuvo expuesto,
contemplado en el profesiograma.

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Actividades De Promocin Y Prevencin En Salud

Riesgos de Salud Pblica
La Organizacin, cuenta con un procedimiento PSO3006 para los Riesgos de Salud
Publica que establece realizar investigacin en las diferentes organizaciones
encargadas del reporte epidemiolgico a nivel nacional, como Secretaria Distrital De
Salud, Secretarias Departamentales de Salud, Instituto Nacional de Salud, Organizacin
Panamericana de la Salud, Organizacin Mundial de la Salud, entre otras, se elabora un
mapeo o cartografa para visualizar los riesgos y se da recomendaciones sobre como
disminuir el riesgo, prevenir enfermedades y potencializar los factores protectores.
Actividades de Promocin y Prevencin
Se realizan actividades de promocin de la salud y prevencin de la enfermedad de
acuerdo a los lineamientos establecidos en la circular 018, las de inters en salud
pblica y principalmente de acuerdo a los riesgos identificados para cada cliente. Las
principales actividades realizadas son capacitaciones, talleres, folletos y brigadas de
salud.
PROGRAMAS DE VIGILANCIA EPIDEMIOLGICA
Realizacin del diagnstico de salud de la poblacin de la empresa
El diagnstico de salud, se obtiene a partir de los Informes de Condiciones de Salud
ICS, que entregan nuestros proveedores a nivel nacional.
Sistemas de Vigilancia epidemiolgica ocupacional de la organizacin de acuerdo
con los riesgos identificados.
El ministerio de la proteccin social a emitido unas guas para el manejo de las
principales patologas generadas por el trabajo, estn en proceso de implementacin,
se dispone de protocolos en el programa PILO (programa integral de lesiones
ostemusculares), del Riesgo Psicolaboral, conservacin auditiva y estn en proceso de
Diseo los programas Cardiovascular y Respiratorio.
Implementacin de programas de Vigilancia Epidemiolgica
Se maneja por medio de una maestra de casos de medicina laboral y unas hojas de
seguimiento peridico a cada persona ingresada al sistema. El ingreso de un persona a
la maestra de casos de medicina laboral, se realiza cada vez que se presente un caso
con alto deterioro de la salud. Por otra parte encontramos el programa PILO.

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Evaluacin peridica de los PVE

Dentro de cada programa se tienen planteados indicadores de gestin, cumplimiento y
anlisis de tendencia, Se evaluara con una periodicidad trimestral.
REGISTROS Y ESTADSTICAS EN SALUD
Anlisis estadsticos
La Organizacin Serdan, lleva control estadstico de morbilidad, permitiendo decidir,
planear y ejecutar acciones tendientes a prevenir y controlar enfermedades generales,
profesionales y accidentes de trabajo.
Nuestros programas de vigilancia epidemiolgica se disean basan a partir del anlisis
estadstico de estos registros
Dentro de nuestro Subprograma tambin se tienen registros estadsticos de primeros
auxilios, de morbi-mortalidad y ausentismo laboral; con base en esta informacin se
realiza el anlisis y el establecimiento del plan de accin.
En el caso de los registros estadsticos de primeros auxilios este anlisis de tendencias
se evala dentro del mismo, contemplando el numero de casos que son generados por
primeros auxilios, bien sea por la atencin de un primer auxilio y/o la utilizacin de los
elementos del botiqun.
Todos los empleadores estn obligados a: (...) e) registrar y notificar los accidentes y enfermedades ocurridos
en los sitios de trabajo, as como de las actividades que se realicen para la proteccin de la salud de los
trabajadores. Art.84. LEY 9 de 1979, Titulo III. Salud Ocupacional.

3.2.4. SUBPROGRAMA DE HIGIENE INDUSTRIAL

Manejo de factor de Riesgo Higinico
La Organizacin Serdan, cuenta con un Subprograma de Higiene Industrial, en el cual
se identifican y evalan mediante estudios ambientales peridicos, los agentes y
factores de riesgo del trabajo que afecten o puedan afectar la salud de los trabajadores.
Para los riesgos que se identifiquen se realizaran mediciones y se determinaran las
acciones a seguir. Las medidas de Control a seguir de acuerdo a los resultados de los
estudios ambientales se establecern e implementaran buscando el control del factor de
riesgo inicialmente en la fuente que lo genera.
La Organizacin Serdan, define la metodologa a seguir con el fin de establecer las
variables criticas de servicio, los instrumentos adecuados para controlar dichas
variables a travs de la medicin, las responsabilidades y las actividades a tener en
cuenta antes, durante y posterior a la realizacin de las mediciones y a la calibracin de
los instrumentos utilizados en la prestacin del servicio de mantenimiento.

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En caso que se contrate algn proveedor para realizar las mediciones ambientales, se
le exigir el respectivo informe y certificado de calibracin de los equipos, con el fin de
garantizar la confiabilidad de los resultados obtenidos.
Res. 2400 DE 1979, Disposiciones sobre vivienda, higiene y seguridad en los establecimientos de trabajo. Art.
9. Decreto 614 de 1984. Decreto 1295 de 1994. Art. 1, 2, 10,11. Resolucin 1016 de 1989. Dec. 614 DE 1984
Art. 9, 30 numerales 2, 3.

3.2.5. SUBPROGRAMA DE SEGURIDAD INDUSTRIAL

Estndares y Procedimientos
La Organizacin Serdan en armona con las disposiciones legales identifica, documenta
y divulga los procedimientos de las actividades crticas de los trabajos que se realizan
en la empresa, las cuales son identificadas en la matriz de Peligros y Control de
Riesgos. PSO6032
(...) 22. Elaborar y promover conjuntamente con los subprogramas de Medicina Preventiva y del Trabajo, las
normas internas de Salud Ocupacional y (...) Art. 11. Resolucin 1016 de 1989 de los Ministerios del
Trabajo y Seguridad Social y Salud Pblica.

Programa De Mantenimiento De Instalaciones Y Equipos

La Organizacin Serdan, cuenta con un Manual General de Mantenimiento e
Implementa las normas de seguridad necesarias para mejorar los estndares de
seguridad, como tambin est atenta a elaborar normas y procedimientos de nuevos
trabajos y exigir lo mismo a sus contratistas.
El Programa es evaluado peridicamente en cuanto a implementacin, normas,
recursos e impacto de las medidas que se han tomado al analizar la informacin.
(...) 9. Estudiar e implantar los programas de mantenimiento preventivo de las mquinas, equipos,
herramientas, instalaciones locativas, alumbrado y redes elctricas. Art. 11. Resolucin 1016 de 1989 de los
Ministerios del Trabajo y Seguridad Social y Salud Pblica.

Dotacin de elementos de proteccin personal.

La Organizacin Serdan, en armona con las disposiciones legales, elabora estudios de
los elementos de proteccin personal requeridos por reas de trabajo o actividades
especiales que se desarrollan.
El Diagnostico comprende la elaboracin de una matriz el cual incluye, por cada
operacin que se desarrolla en la organizacin, la descripcin de las funciones, los
riesgos presentes en las mismas, el nmero de personas expuestas, los equipos,
herramientas, sustancias o materiales que se manejan y, por ltimo, la asignacin del
elemento requerido, frecuencia de entrega

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.
De otro lado, se llevan registros de la entrega de los elementos de proteccin a cada
trabajador y se brinda entrenamiento sobre el uso y mantenimiento de los mismos.
PSO6039
Hojas de seguridad de materiales y productos
La Organizacin Serdan cuenta con las hojas de seguridad de todos los productos
qumicos peligrosos suministrados a las operaciones, que son enviadas por los
proveedores a travs de medios electrnicos y son mantenidas en el SECOM para su
fcil acceso y para poder mantenerlas siempre disponibles.
Las hojas de seguridad son entregadas en medio fsico a cada una de las operaciones y
se mantienen organizadas y disponibles en los almacenes de los productos o en puntos
de fcil acceso en cada operacin. A su vez, se socializa entre los trabajadores los
puntos de consulta y se programa capacitaciones sobre su uso, incluidas dentro del
programa de capacitacin de riesgo qumico que se adelanta en las operaciones.
El Programa de Salud Ocupacional, deber mantener actualizados los siguientes registros mnimos: 1. Listado
de materias primas y sustancias empleadas en la empresa. (...). Art. 14. Resolucin 1016 de 1989 de los
Ministerios del Trabajo y Seguridad Social y Salud Pblica. (...) los empleadores debern: (...) c) Utilizar
las fichas de datos de seguridad, junto con la informacin especfica del lugar de trabajo, como base para la
preparacin de instrucciones para los trabajadores, que debern ser escritas si hubiere lugar; (...).Ley 55 de
julio 7 de 1993 : Convenio 170 sobre la Seguridad en la utilizacin de los productos qumicos en el
trabajo.

3.2.6. PLANES DE EMERGENCIA

La Organizacin Serdan, cuenta con un Plan de Emergencias en el cual se establece
una estrategia de respuesta para atender en forma oportuna, eficiente y eficaz, un
derrame, incendio, evento natural o antrpico.
En este plan estn definidas las responsabilidades de las entidades y personas que
intervienen en la operacin, las cuales proveen una informacin bsica sobre posibles
reas afectadas y los recursos susceptibles de sufrir consecuencias.
Como un principio de responsabilidad al interior de la Organizacin Serdan, la empresa
identifica sus amenazas, cuantifica sus consecuencias y verificar si puede efectiva y
eficientemente dar respuesta a una emergencia, de manera que se reduzca la
afectacin a personas, la propiedad y el ambiente.
El Plan de Emergencias de la Organizacin Serdan, contiene:
1. Plan Estratgico: que contiene la filosofa, los objetivos, el alcance del Plan, su
cobertura
geogrfica,
estructura
organizacional
y
asignacin
de
responsabilidades y los niveles de respuesta. Este Plan estratgico considera
algunas premisas bsicas como son:

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La accin participativa
La utilizacin de recursos estratgicos disponibles
Organizacin y Coordinacin
Los planes de contingencia locales y los planes de ayuda mutua
El apoyo de terceros
Las prioridades de proteccin
La responsabilidad en la atencin del evento
Los entrenamientos y simulacros
La evaluacin y actualizacin del Plan
El anlisis de Riesgos
La capacidad de respuesta.
Programa para realizar simulacros
2. Plan Operativo: donde estn establecidos los procedimientos bsicos de la
operacin o plan de accin, asumiendo que el plan estratgico funcionar como
se formul en el captulo anterior en trminos de base legal, organizacional y
estrategia general de activacin. El plan Operativo debe contemplar:
Procedimientos Operativos Normalizados (PONS) para el control de las
emergencias
Las bases y los mecanismos de reporte y notificacin inicial de las
emergencias que ocurran
Mecanismo de evaluacin de las emergencias y activacin de la atencin de
estas.
Convenios o acuerdos para contar con equipos de otras entidades
Recurso humano entrenado para la atencin de la emergencia
Difusin del plan a todos los empleados
Sistema para informar a los medios de comunicacin, conocimiento del
conducto regular de la operadora.
Funcionamiento y apoyo del Plan de Contingencias de la empresa al Plan de
contingencias de la operadora.
Registros de simulacros realizados, anlisis de resultados y seguimiento a las
Acciones correctivas y preventivas..

3. Plan Informtico: establece las bases de lo que este requiere en trminos de

sistemas de manejo de informacin, a fin de que los planes estratgico y
operativo sean eficientes. Adicionalmente en este plan se debe manejar los
listados o bases de datos actualizado de inventario de equipos y expertos con
los que cuenta la empresa para la atencin de sus emergencias que incluye:
Entidades de apoyo y socorro en atencin de emergencias en el sector o
regin donde se desarrollan actividades.
Listado de integrantes de la brigada de apoyo interno y de los funcionarios de
la empresa del nivel ejecutivo.
Mapas, planos y dibujos de las instalaciones donde se identifiquen equipos,
reas de riesgo, nmero de personas, salidas de emergencia, rutas de

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evacuacin, sealizacin, etc., listado actualizado de tipo de equipos para

atencin de emergencias y ubicacin de estos
3.2.7. PROGRAMA DE GESTIN AMBIENTAL
La Organizacin Serdan, cuenta con el Programa de Gestin Ambiental, el cual
contempla las actividades dirigidas a identificar, evaluar y controlar los factores
ambientales de las actividades y servicios de la organizacin que afecten o puedan
afectar los recursos naturales y a la comunidad.
Constitucin Nacional de 1991, Artculos 8, 40, 79, 80 y 81: Afirma que todas las personas tienen derecho a
gozar de un ambiente sano, protegiendo la diversidad e integridad del ambiente y facilitando la participacin de
las comunidades en las decisiones que puedan afectarla. Por otra parte, el estado planificar el manejo y
explotacin de los recursos naturales y controlar los factores de deterioro ambiental. Ley 09 de 1979: Cdigo
Sanitario Nacional. Vincula los efectos sobre el medio ambiente con la salud humana y los aspectos sanitarios.
Decreto 2858 de 1981." Cdigo Nacional de los Recursos Naturales Renovables y del Ambiente. Ley 99 de
1993: Crea el Ministerio del Medio Ambiente y varias Corporaciones Autnomas Regionales (CAR). Organiza el
Sistema Nacional Ambiental y fija el requisito de la Licencia Ambiental previa para el desarrollo de proyectos,
obras o actividades que generen un efecto grave sobre el medio ambiente

Identificacin de aspectos ambientales

La Organizacin Serdan, cuenta con un procedimiento para la identificacin y
evaluacin de aspectos e impactos ambientales, en el cual se establecen unos
lineamientos para identificar los aspectos ambientales presentes en los procesos
internos la organizacin en todas las sedes administrativas en el mbito nacional, que
generan impactos adversos al medio ambiente.
Para identificar, evaluar y priorizar los aspectos ambientales identificados se cuenta con
una matriz de significancia ambiental en el que se relaciona los aspectos e impactos
identificados en cada una de las sedes administrativas de la Organizacin Serdan a
nivel nacional.

Requisitos legales ambientales

La Organizacin Serdan, cuenta con el procedimiento para la Identificacin y Acceso a
Requisitos Legales Ambientales, en el cual se asegura la identificacin oportuna de los
requisitos legales ambientales, de los requisitos internos existentes y de los
compromisos de la ORGANIZACIN SERDAN frente a la autoridad ambiental y otros
que tengan competencia.
Por lo anterior se cuenta con una Matriz de Requisitos Legales ambientales, en donde
se pueden consultar toda la normatividad aplicable a los procesos de la organizacin.

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Objetivos y metas ambientales

El Programa de Gestin Ambiental cuenta con objetivos y metas cuantificables que
permiten medir el avance del mismo por medio de los indicadores establecidos.
Subprogramas de gestin ambiental
Teniendo como referencia la evaluacin de los impactos generados por los aspectos
ambientales identificados, se plantean Subprogramas que establecen las principales
actividades a desarrollar, con el fin de controlarlos. La Organizacin cuenta con los
siguientes Subprogramas dentro del Programa de gestin ambiental:

Subprograma de ahorro y uso eficiente del Agua

Subprograma de gestin integral de Residuos slidos
Subprograma de Ahorro y uso eficiente de energa

Estos programas estn alineados con los objetivos y metas del programa y con los
requisitos legales aplicables. El adecuado planeamiento de las actividades ambientales
es la clave del xito del programa de Gestin Ambiental.

4. EVALUACIN Y MONITOREO
4.1.

Accidentalidad

La Organizacin Serdan, de acuerdo con las disposiciones legales, cuenta con el

procedimiento de Reporte e Investigacin de Accidentes e Incidentes de Trabajo
PSO3005, Instructivo PSO7001 y Formato PSO6056 en el cual se establecen los
requisitos para realizar el reporte e investigacin de incidentes y accidentes de trabajo,
con el fin de identificar las causas, hechos y situaciones que los han generado, e
implementar las medidas correctivas encaminadas a eliminar o minimizar condiciones
de riesgo y evitar su recurrencia.
En cumplimiento de los lineamientos establecidos en la reglamentacin del Sistema
General de Riesgos Profesionales, la Organizacin Serdan., est obligada a reportar
todo accidente de trabajo o enfermedad profesional, a la respectiva ARP y a la
Compaa Contratante, segn lo definido en la legislacin vigente.
En este aspecto se desarrollan las siguientes actividades:
Elaboracin de un procedimiento para realizar la investigacin de los incidentes.
Entendindose el incidente como el evento que gener un accidente o que tuvo el
potencial para llegar a ser un accidente.
Investigacin de todos los incidentes
Registro estadstico de los incidentes ocurridos
Certificaciones de la ARP de los accidentes ocurridos
Anlisis de tendencias de las causas de incidentes
Seguimiento de las recomendaciones generadas en la investigacin de incidentes

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4.2.

Reporte trimestral de estadsticas al Consejo Colombiano de Seguridad

Auditoras internas al sistema de gestin de seguridad, salud ocupacional

y ambiente

La Organizacin Serdan, cuenta con un Procedimiento para la realizacin de Auditorias

Internas en SSOMA, que permite evaluar el desarrollo del Sistema de Gestin de
Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente. De las auditorias realizadas se
mantendrn los registros y se realizarn los anlisis, para generar el respectivo informe.
Seguimiento a auditorias del CCS
La Organizacin Serdan, analiza las causas de las No Conformidades levantadas por el
CCS, de la auditoria del ao anterior, definiendo un Plan de Accin y seguimiento para
el cierre de las mismas.
Se tiene una Matriz de Control de No Conformidades la cual se alimenta con las
correspondientes a la auditoria del perodo y se actualiza permanentemente a medida
que se le va haciendo seguimiento y cierre a dichas No Conformidades.

4.3.

Acciones correctivas y preventivas

La Organizacin Serdan, cuenta con un Procedimiento de Acciones Correctivas y

Preventivas para manejar las No Conformidades Reales o Potenciales que puedan
influir en una desviacin del sistema y para garantizar la eficacia de cualquier accin
correctiva que se tome. Estas acciones sern las derivadas de los resultados de las
inspecciones, investigacin de incidentes, auditorias internas y externas, observacin de
tareas, entre otras.

4.4.

Inspecciones

La Organizacin Serdan, cuenta con un Programa de Inspecciones, mediante el cual se

mantendr control sobre las causas bsicas que tengan alto potencial de ocasionar
lesiones y prdidas para la organizacin.
Efectuada cualquier inspeccin, despus de analizar la informacin recopilada se
diligenciar el Plan de Accin y su respectivo seguimiento.
PSO6049 Inspeccin Elementos de Proteccin Personal por rea
PSO6050 Inspeccin de Seguridad Botiquines
PSO6052 Inspeccin de Seguridad Oficinas
PSO6053 Inspeccin de Seguridad Almacn
PSO6054 Inspeccin de Seguridad Planta

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4.5.

Seguimiento a los Requisitos Legales

Requisitos legales y de otra ndole

Afiliacin al Sistema de Seguridad Social
La Organizacin Serdan, en armona con las disposiciones legales, afilia a todos los
trabajadores a:
-

Administradora de Riesgos Profesionales (A.R.P.), actualmente la empresa esta

afiliada a ARP Colpatria.
Entidad Promotora de Salud (E.P.S).
Administradora de Fondo de Pensiones (A.F.P.).
Caja de Compensacin familiar.

Adicionalmente exige a sus contratistas, el cumplimiento de estos mismos

requisitos.
Art. 1. Decreto 1295 de 1994, del Ministerio de Tr abajo y Seguridad Social. Ley 789 de 2002. Pargrafo: La
afiliacin por parte de los empleadores se realiza mediante el diligenciamiento del formulario de afiliacin y la aceptacin
por la entidad administradora en los trminos que determine el reglamento b) En forma voluntaria. Los trabajadores
independientes. Decreto 2800 de 2003 Art. 13. Decreto 1295 de 1994, del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.
Art. 85 de la Ley 9 de 1979 y el Cdigo Sustantivo del Trabajo. Art. 31. Decreto 614 de 1984.

Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial

La organizacin Serdan cuenta con el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial de
acuerdo a las disposiciones legales vigentes, el cual esta publicado en las instalaciones
para consulta de todo el personal.
Los patronos que tengan a su servicio diez (10) o ms trabajadores deben elaborar un Reglamento de Higiene y
Seguridad, y someterlo a la revisin y aprobacin de la Oficina de Medicina e Higiene Industrial del Ministerio del
Trabajo (hoy Seccin de Higiene y Seguridad Industrial de la Divisin de Salud Ocupacional), a ms tardar dentro de
los tres (3) meses siguientes a la iniciacin de las labores, si se trata de un nuevo establecimiento. Artculo 349.
Cdigo Sustantivo del Trabajo. El reglamento de Higiene y seguridad Industrial ya no se debe registrar ante
el Ministerio de la Proteccin Social

Programa de Salud Ocupacional

La Organizacin Serdan, cuenta con el Programa de Salud Ocupacional de Serdan,
Misin Temporal, Expertos Servicios y Expertos Personal, con vigencia de 2008 2009.
El cual cumple con lo siguiente:
1. El documento esta firmado por el Representante Legal de la Organizacin
Serdan, y el encargado de coordinarlo.

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2. Contempla los subprogramas de Medicina Preventiva y del Trabajo, Seguridad

Industrial e Higiene industrial y el de Capacitacin.
3. Cuenta con Cronograma de Actividades para el perodo en vigencia actualizado,
especificando claramente las actividades programadas, la fecha de realizacin,
el responsable o responsables de su ejecucin y seguimiento.

El Programa de Salud Ocupacional consiste en la planeacin, organizacin, ejecucin y evaluacin de las

actividades de Medicina Preventiva, Medicina del Trabajo, Higiene Industrial y Seguridad Industrial, tendientes a
preservar, mantener y mejorar la salud individual y colectiva de los trabajadores en sus ocupaciones y que deben ser
desarrolladas en sus sitios de trabajo en forma integral e interdisciplinaria. Art. 2. Resolucin 1016 de 1989, de
los Ministerios de Trabajo y Seguridad Social y Salud Pblica. En todo lugar de trabajo se establecer un
Programa de Salud Ocupacional, dentro del cual se efecten actividades destinadas a prevenir los accidentes y las
enfermedades relacionadas con el trabajo (...) Art. 111. LEY 9 de 1979. Ttulo III. Salud Ocupacional. Todos los
empleadores pblicos, oficiales, privados, contratistas y subcontratistas, estn obligados a organizar y garantizar el
2.3.4 REGLAMENTO
DE
HIGIENE
Y SEGURIDAD
INDUSTRIAL
funcionamiento
de un Programa
de Salud
Ocupacional
de acuerdo con la
presente Resolucin. Art. 1. Resolucin
1016 de 1989, de los Ministerios de Trabajo y Seguridad Social y Salud Pblica.

COMIT PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL (COPASO)

Con el fin promover y vigilar el cumplimiento de las normas y reglamentos de la salud
ocupacional dentro de la empresa, la organizacin Serdan tiene conformado Comits
Paritarios de Salud por cada una de las empresas.
El funcionamiento del COPASO se hace de acuerdo a lo establecido en la resolucin
2013 de 1986.
Art. 26. Decreto 614 de 1984. Art. 4. Pargrafo 2. Resolucin 1016 de 1989. Art. 1. Resolucin 2013 de 1986. Art.
35 y 63. Decreto 1295 de 1994

5. CONTROL DE CAMBIOS

Actualizacin

00
01

Cambio Realizado
Incorporacin del manual RUC en el
sistema de gestin de la Organizacin
Serdan.
Actualizacin del manual de acuerdo a
Gua RUC 2008

Vigente a Partir
de:
16-02-2007
12-11-2009

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GLOSARIO
INCIDENTE: Evento que gener un accidente o que tuvo el potencial para llegar
a ser un accidente.
ACCIDENTE: Evento no deseado que da lugar a muerte, enfermedad, lesin,
dao u otra prdida.
AUDITORIA: Examen sistemtico, para determinar si las actividades y los
resultados relacionados con ellas, son conformes con las disposiciones
planificadas y si stas se implementan efectivamente y son aptas para cumplir la
poltica y objetivos.
COMPETENCIA: Atributos personales y aptitud demostrada para aplicar
conocimientos y habilidades
OBJETIVOS: Propsitos que una organizacin fija para cumplir en trminos de
desempeo en SSOMA.
DESEMPEO: Resultados medibles del sistema de gestin en seguridad, salud
ocupacional y medio ambiente relativos al control de los riesgos de seguridad,
salud ocupacional y medio ambiente de la organizacin, basados en la poltica y
los objetivos del sistema de gestin en Seguridad, Salud Ocupacional y Medio
Ambiente
MEJORAMIENTO CONTINUO: Proceso para fortalecer al sistema de gestin
en SSOMA, con el propsito de lograr un mejoramiento en el desempeo de
SSOMA en concordancia con la poltica SSOMA de la organizacin
SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL: Condiciones y factores que inciden en
el bienestar de los empleados, trabajadores temporales, personal contratista,
visitantes y cualquier otra persona en el sitio de trabajo.
PELIGRO: Es una fuente o situacin con potencial de dao en trminos de
lesin o enfermedad, dao a la propiedad, al ambiente de trabajo o una
combinacin de stos.
IDENTIFICACION DEL PELIGRO: Proceso para reconocer si existe un peligro y
definir sus caractersticas.
RIESGO: Combinacin de la probabilidad y la(s) consecuencias(s) de que ocurra
un evento peligroso especfico.
EVALUACION DE RIESGOS: Proceso general de estimar la magnitud de un
riesgo y decidir si ste es tolerable o no.
RIESGO TOLERABLE: Riesgo que se ha reducido a un nivel que la
organizacin puede soportar respecto a sus obligaciones legales y su propia
poltica de SSOMA.
SEGURIDAD: Condicin de estar libre de un riesgo de dao inaceptable.
PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un
proceso.

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REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona

evidencia de actividades desempeadas.
DOCUMENTO: Informacin y su medio de soporte.
GUIA: Documentos tipo que permiten estandarizar un proceso o una actividad.
PLAN DE ACCION: Documento que especifica que procedimientos y recursos
asociados deben aplicarse, quien debe aplicarlos y cuando deben aplicarse a un
proceso o actividad
TRAZABILIDAD: Capacidad para seguir la historia, aplicacin o la localizacin
de todo aquello que esta bajo consideracin.
MANTENER: Permanecer en el tiempo.
SSOMA: Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente.
EPP: Elementos de Proteccin Personal
PVE: Programas de Vigilancia Epidemiolgica.
MATERIAL SAFETY DATA SHEET (MSDS): Hoja de Seguridad de los
productos utilizados.