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Como escrever um e-mail comercial

A Internet contribuiu para tornar a possibilidade de comunicaes empresariais serem


mais rpidas, mas no necessariamente elas se tornaram automaticamente mais fceis e mais
eficientes. H uma comodidade de que a mensagem seja recebida instantaneamente e
respondida com a mesma rapidez, mas isso significa pouco diante de dezenas, at centenas ou
milhares de mensagens eletrnicas dirias a respeito de praticamente tudo desde ofertas de
produtos em compras coletivas at anncios de portais de relacionamento amoroso.
Uma mensagem, para ser notada, demandar exatamente o qu?
Um e-mail comercial a mais poder ter algum significado, na montanha de mensagens
que chegam a todos os usurios, indiscriminadamente?
Para comear, o e-mail comercial nada mais do que uma carta comercial. E o que isso
significa? Em termos formais, significa que ele deve conter os componentes padronizados de
uma carta comercial: uma saudao, o corpo da mensagem e o encerramento formal.
Mas, h as chamadas necessidades especiais para os e-mails de negcios.
Vejamos os elementos imprescindveis!
1. Seja profissional.
O fato de algum estar escrevendo uma mensagem para ser remetida eletronicamente a
um destinatrio, no uma carta escrita na antiga mquina de escrever, ou mo, no faz com
que a mensagem deva perder seu teor profissional. devemos sempre pensar que com trabalho
devemos propor mensagens formais, sempre evitando ao mximo a vontade de ser casual nas
mensagens de negcios.
Como nem sempre se conhece algum, prefervel o tratamento mais informal, que o
Sr. ou Sra. (eventualmente Dr. ou Dra.). At mesmo quando o remetente for conhecido, deve-se
evitar informalidades, porque, afinal, estamos tratando de rotina de trabalho, no de
comunicao solta, de lazer.
A linguagem do e-mail a de uma carta comercial padro. Isso significa que grias e
frases casuais, coloquiais ou informais devem ser banidas.
2.Buscar o mnimo necessrio.
Seja conciso! Isso significa dizer muito com poucas palavras, ser sinttico, escrever
pouco, apenas o necessrio.
Lembre-se de que o eventual leitor provavelmente ter muitas ou muitssimas outras
mensagens eletrnicas para ler, sem contar outras tantas tarefas que concorrero diretamente
com a ateno que ele poder dispensar sua mensagem.
Ningum deve se dar ao luxo nem ao trabalho de escrever demasiadamente em e-mails.
Evitar excessos, portanto, uma regra vital em e-mails dezenas de outras mensagens.
Tome como medida a prtica precisa de cobrir o assunto em trs a, no mximo, cinco
tpicos. Se o leitor se incomodar com o tamanho da mensagem, ele nem a abrir. O mais
provvel que ele at a exclua. Esse ser o preo pela falta de conciso.
3.

Sempre use o campo Assunto.

As mensagens com assunto em branco so muitas vezes interpretadas como


desinteressantes ou at mesmo perigosas. Elas, na maioria dos casos, so apagadas, sem que
sejam abertas lidas, ento, nem se preocupe, que sua existncia nem ser lembrada.
A histria dos chamados spams e dos vrus eletrnicos que chegam por e-mails algo
verdadeiro, no algo inventado. Um e-mail de origem desconhecida ou sem assunto
imediatamente suspeito. Ningum precisa fazer nenhum teste com receptores de mensagens
para saber que colocar assunto no campo adequado algo imprescindvel, ou a mensagem ser
confundida com algo indesejvel.
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Ningum abrir algo de quem no conhece se no houver o assunto. Ele ser a


informao imediata sobre o que estar contido no e-mail.
No campo assunto, sempre se deve utilizar poucas palavras. O excesso levar
confuso do leitor. Alguns bons exemplos:
Assunto: Pedido de entrevista
Assunto: Consulta: "Possveis nomes do artigo"
Assunto: Resposta ao anncio em "Mundo dos Escritores".
4.

Sobre Anexos em e-mails comerciais.

O envio de anexos prtica pouco usual. Normalmente, anexos s devem ser enviados se
houver solicitao de algum interessado em maiores detalhes, ou em casos muito especficos.
No incomum (alis, ao contrrio disso: muito comum, at) haver vrus em anexos. H
empresas que chegam a instalar mecanismos de bloqueio de abertura de anexos a seus
funcionrios.
Outra desvantagem do envio de anexos que, em casos de arquivos de imagens,
especialmente em mquinas com processadores no muito rpidos, ou com pouca memria de
processamento, h uma demanda de tempo muito grande para que os arquivos sejam anexados.
Mesmo para textos breves, como algum tipo de mensagem feita em processadores de texto, a
preferncia sempre deve ser por incorporar o texto mensagem eletrnica, ou seja, fazer a
opo por col-la no corpo do seu texto de e-mail, evitando ao mximo o uso de anexos.
5.

Rever preciso.

O ideal seria sempre consultar um especialista para se chegar a uma mensagem sem erros.
No havendo essa possibilidade, o ideal seria aprimorar sua linguagem e reler sempre o que
escreveu.
Uma releitura evita erros e aberraes como manter textos anteriores que no foram
apagados, o que pode ser muito comumente visto quando se aproveitam mensagens
padronizadas, por exemplo.
Todo cuidado pouco, porque o receptor poder no perceber mensagens rotineiras, mas
as que contiverem descuidos de linguagem ou falhas de reviso normalmente sero no apenas
notadas como se voltaro contra a imagem da empresa que as enviou. Cuidado, portanto, antes
de clicar na tecla enviar.
Certificar-se de que no h erros de ortografia, nem de digitao, ou falhas gramaticais
obrigao quanto imagem sua e da empresa. O e-mail, em muitos casos, pode ser a primeira
impresso que algum poder associar com a empresa e com o redator. Ela poder ser positiva
ou negativa, j pela recepo que for dada a um e-mail que uma carta, apenas com suporte
diferente (o meio eletrnico).
6. Aproveite a grande vantagem do e-mail.
A grande vantagem do e-mail sobre uma carta impressa a rapidez. Associada a ela, esto
a facilidade de envio e recepo, alm da grande flexibilidade (porque ele possibilita incorporar
facilmente planilhas, grficos, fotos, grficos, imagens e at anexar arquivos de todos os tipos).
Por ser correspondncia comercial, seja sempre atencioso: o conselho final.
Colaborao do professor Claudionor Aparecido Ritondale