FORO SEMANA 5 Y 6

ESPECIALIZACIN EN SEGURIDAD DE LA INFORMACIN

FORMULACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS

CARLOS ANDRES CORAL CORTES
ECONOMISTA

ESTUDIANTE:
ADALBERT ESPAA
JAVIER CRUZ RODRIGUEZ
VICTOR MANUEL HURTADO PALACIO

POLITECNICO GRAN COLOMBIANO

BOGOTA D.C., SEPTIEMBRE 15 DE 2014

1. Cmo se disean los procesos y procedimientos logsticos en su

proyecto?

Proceso logstico
Se dise el siguiente proceso logstico:
Esquema del sistema logstico

Producto

Proveedores

Distribucin

Clientes

Informacin
Se determinan el siguiente proceso: Marketing, pedidos, Transporte, servicio al
cliente, financiero.
Partimos de que la idea del proyecto es el plan de expansin de ventas y servicios
de productos de telecomunicaciones cisco para Brainsystem. Este proyecto se
construy a partir de que esta empresa ya est constituida lo cual la favorece al
estar registrada como nivel partner select de Cisco.
Se determin la cadena de valor para el proyecto y se tomaron los siguientes
aspectos: la administracin, las finanzas, la operacin de transporte, la
distribucin, empaque y envo del producto.
La administracin, operacin de transporte, empaque y envo del producto es
local a nivel Bogot dado que ya tenemos un nicho de mercado ubicado en el

barrio Restrepo de la ciudad de Bogot, y nos valemos de las herramientas

tecnolgicas para su comercializacin dado que este proyecto cuenta con
colaboradores en la ciudad de Armenia.
Las finanzas, la distribucin se coordina desde la ciudad de Armenia valindonos
como lo indicamos de las herramientas tecnolgicas.
Dado que Lo que no se mide no se puede controlar y lo que no se controla
no se puede gestionar
Se determinaron los siguientes indicadores logsticos:
Se determinaron los siguientes indicadores de abastecimiento:
Indicador: Calidad de los Pedidos Generados
Descripcin: Nmero y porcentaje de pedidos de compras generadas sin retraso,
o sin necesidad de informacin adicional.
Formula:
Productos Generados sin Problemas x 100

Total de pedidos generados

Indicador: Entregas perfectamente recibidas

Descripcin:

Nmero

porcentaje

de

pedidos

que

no

cumplen

especificaciones de calidad y servicio definidas, con desglose por proveedor

las

Formula:
Pedidos Rechazados x 100
Total de rdenes de Compra Recibidas

Indicador: Nivel de cumplimiento de Proveedores

Descripcin: Consiste en calcular el nivel de efectividad en las entregas de
mercanca de los proveedores en la empresa.
Formula:
Pedidos Recibidos Fuera de Tiempo x 100
Total Pedidos Recibidos

No se trabajan indicadores de gestin a nivel de inventario dado que estas ventas

se trabajan sobre pedidos.
Indicador de transporte:
Indicador: Comparativo del Transporte (Rentabilidad Vs Gasto)
Descripcin: Medir el costo unitario de transportar una unidad respecto al ofrecido por los
transportadores del medio.
Formula:

Costo Transporte propio por unidad

Costo de contratar transporte por unidad

Sirve para tomar la decisin acerca de contratar el transporte de mercancas o

asumir la distribucin directa del mismo.

Indicador de servicio al cliente:

Indicador: Nivel de cumplimiento entregas a clientes
Descripcin: Consiste en calcular el porcentaje real de las entregas oportunas y
efectivas a los clientes.
Formula:
Total de Pedidos no Entregados a Tiempo
Total de Pedidos Despachados

Sirve para controlar los errores que se presentan en la empresa y que no permiten
entregar los pedidos a los clientes. Sin duda, esta situacin impacta fuertemente al
servicio al cliente y el recaudo de la cartera.
Indicadores financieros:
Indicador: Costos logsticos
Descripcin: Est pensado para controlar los gastos logsticos en la empresa y
medir el nivel de contribucin en la rentabilidad de la misma.
Formula:
Costos Totales Logsticos
Ventas Totales de la Compaa

Los costos logsticos representan un porcentaje significativo de las ventas totales,

margen bruto y los costos totales de las empresas, por ello deben controlarse
permanentemente. Siendo el transporte el que demanda mayor inters.

Indicador: Mrgenes de contribucin

Descripcin: Consiste en calcular el porcentaje real de los mrgenes de
rentabilidad de cada referencia o grupo de productos.
Formula:
Venta Real Producto
Costo Real Directo Producto

Sirve para controlar y medir el nivel de rentabilidad y as tomar correctivos a

tiempo sobre el comportamiento de cada referencia y su impacto financiero en la
empresa.

Indicador: Ventas perdidas

Descripcin: Consiste en determinar el porcentaje del costo de las ventas
perdidas dentro del total de las ventas de la empresa.
Formula:
Valor Pedidos no Entregados
Total Ventas Compaa

2. Cmo construye la cadena de valor logstica de su proyecto?

Para la cadena de valor logstico se toma un modelo terico en la cual se mide el
producto de comunicaciones integrada Cisco para la cual se realizara expansin
de ventas en el nicho de mercado del barrio el Restrepo de la ciudad de Bogot,
para lo cual se observan los procesos que generan valor en el proyecto los cuales
entregan beneficios. El proceso de la logstica de compras este se realiza a partir

de un pedido ya que no se tendr stock en la empresa de los productos, despus

de la venta se realizara soporte tcnico del producto vendido. Se realizara proceso
de formacin y educacin a los colaboradores de la empresa por medio de
herramientas virtuales. Impartidas por el fabricante Cisco.
Se identificaron los procesos de apoyo para el proyecto para lo cual se verifico la
gestin financiera, esta depende del aporte inicial de los socios de la compaa
para expandir las ventas, se gestiona el recurso humano dado que se trabajara
con colaboradores de la ciudad de Armenia, Los procesos de sistemas de
informacin son recolectados en sitio, los directorios telefnicos solicitados en las
ferias de calzado y el cuero de Corferias.

Se

identificaran

las actividades incluidas en

el proyecto como:

Clima

organizacional esta se apoyara con actividades del rea de recurso humano, Pago
de nmina, plan de ejecucin del proyecto, asignacin de los recursos, se
generaron indicadores de gestin a nivel logstico, difusin de los productos a nivel
del plan de marketing.
Esquema que se implementara

Gestin recurso humano: Formacin

Desarrollo de tecnologa: Implementar CRM
Compras: gestin con proveedores como Makrocomputo, PSM
En la logstica de entrada: Analizamos los datos de entrada
En la parte operacional: Entrega de los productos y servicios
Logstica de salida: servicios pos venta, cobro de las ventas y servicios prestados

Actividades de soporte

Infraestructura de la empresa: Control de gestin

Marketing y ventas: Se construy el equipo de ventas con el personal de Armenia

2 colaboradores. Se genera comunicacin de relacin con los futuros prospectos,
y se posiciona la marca con nuestros clientes del nicho de mercado dado que esta
marca es reconocida a nivel mundial, la publicidad de los productos se realizara
por e-mail Marketing con bocetos directos de Cisco, se realizaran presentaciones
de los productos por medio de las asociaciones registradas en la cmara de
comercio de Bogot- sede Restrepo.
Actividades primarias

Margen

3. Cmo identifico los factores tcnicos y locacionales de su proyecto?

Dado que este proyecto es de expansin de ventas se identific que se debe
realizar nfasis en el marketing y para ello el recurso humano contratado para la
fuerza de ventas debe pasar por un proceso de capacitacin directo de marca a
nivel de venas y nivel tcnico para conocer el producto y a la hora de realizar la
presentacin del producto se vean las ventajas y beneficios de implementar este
tipo de herramientas a nivel de las comunicaciones para que con ellos ayude a
tomar un mejor soporte a la hora de tomar decisiones empresariales.
La locacin de la distribucin de los productos de comunicaciones unificado Cisco
se llevara a cabo en el barrio Restrepo de la ciudad de Bogot, dado que este se
defini a partir de encuesta realizada en el barrio Restrepo. La cual dio como
resultado que estas empresas necesitan sistemas de comunicaciones unificados.

En cuanto al proyecto de expansin de ventas se controlara desde la ciudad de

Armenia de acuerdo a las indicaciones dadas por la parte gerencial; Este proyecto
se basa de acuerdo con los pedidos realizados por los clientes establecidos por la
empresa y con los futuros prospectos, es por este motivo que no tenemos stock de
estos productos y algunos de ellos son muy costosos esto incurrira en dejar
dinero quieto en la empresa el cual se podra utilizar en otros proyectos para ganar
margen.
4. Qu factores tcnicos tiene en cuenta para ejecutar el proyecto?
Factores tcnicos a considerar para la ejecucin del proyecto:

Localizacin: La Empresa Brainsystem se encuentra ubicada en la ciudad

de Bogot con direccin Kr 11B 2C 31; a unos 30 minutos del barrio el
Restrepo donde se encuentran ubicadas las microempresas del sector del
calzado, la cual se tomara como nicho de mercado ya que dichas
microempresas a la fecha no han incursionado en la utilizacin de las
telecomunicaciones.

La Ingeniera del proyecto: Las soluciones de Comunicaciones Unificadas

de Cisco integran las aplicaciones de voz, datos, vdeo y movilidad, y
ofrecen una experiencia de colaboracin con medios dinmicos en los
espacios de trabajo empresariales; Estas aplicaciones utilizan la red como
plataforma para fortalecer la ventaja competitiva al agilizar la toma de
decisiones y reducir el tiempo de las transacciones. La seguridad, la
flexibilidad y la escalabilidad de la red permite a los usuarios de cualquier
espacio de trabajo conectarse con facilidad en cualquier lugar y en
cualquier momento con cualquier persona. El sistema de Comunicaciones
Unificadas Cisco forma parte de una solucin completa que incluye
infraestructura de red, aplicaciones de seguridad, tecnologa inalmbrica y
de administracin, servicios basados en el ciclo de vida til de la red,
opciones flexibles de implementacin y administracin externa, adems de
aplicaciones de terceros.

Componentes del sistema de Comunicaciones Unificadas de Cisco:

Un sistema de Comunicaciones Unificadas de Cisco tiene cinco
componentes tecnolgicos bsicos. Pulse en los enlaces a continuacin
para obtener ms informacin y ver los productos relacionados.
1. Productos de telefona IP: permiten a su organizacin establecer
comunicaciones de voz, datos y vdeo a travs de una misma red
convergente. Incluye software de procesamiento de llamadas, telfonos y
dispositivos de puntos terminales.
2. Aplicaciones de comunicaciones unificadas: incluyen productos de
comunicaciones unificadas, mensajera, movilidad y conferencia que
integran funciones de informacin sobre presencia y preferencias del
usuario con herramientas empresariales de escritorio.
3. Aplicaciones de centro de atencin y manejo de contactos: incluyen
software con funciones de centro de atencin y manejo de contactos de
mltiples canales y capacidad de autoservicio.

4. Productos de infraestructura de comunicaciones: incluyen routers y

switches de Cisco que forman la base de un sistema de comunicaciones
integrado.
5. Herramientas de administracin: incluyen software que supervisa de
manera activa los elementos de la red.
Por lo anterior se considera como alternativa de solucin, a la necesidad de
comunicacin de las microempresas de calzado en el barrio Restrepo de la ciudad
de Bogot ya que permite la posibilidad de:
Rebajar costos a largo plazo: Mientras que la implementacin de una estrategia de
UC requiere planificacin e inversin en nuevos equipos, y una configuracin
considerable, el resultado final reduce los costos de administracin, as como los
servicios de telefona, fax, videoconferencia, mensajera instantnea, y as
sucesivamente.
Permite al rea de sistemas mantener los sistemas ms estables: Con las
comunicaciones unificadas, usted administra los sistemas a travs de una
interface nica. En lugar de monitorear mltiples sistemas, solo hay una para
gestionar. Del mismo modo, ya que todas las comunicaciones se ejecutan por
Internet, no tendr que diagnosticar y distinguir entre los problemas con una base
de datos o red de telefona -o preocuparse por el equipo del telfono esotrico.
Facilidad en las copias de seguridad: Teniendo en cuenta la cantidad de requisitos
reguladores para asegurar que los correos electrnicos, mensajes instantneos, y
faxes se almacenen y archiven de forma segura, es esencial un sistema de
archivo y copia de seguridad. En lugar de separar las copias de seguridad de
correo

electrnico,

mensajera

instantnea,

faxes,

mensajes

de

voz,

documentos, un sistema de comunicaciones unificadas le permiten configurar una

solucin que hace copias de seguridad y archivos de todo; entre otras.
___________________
1

http://www.cisco.com/web/ES/products/voice_comparison.html

Necesidades de Personal: Bsicamente el personal necesario sumaria 3

personas, las cuales se distribuyen as:
Javier Cruz Rodrguez: Ingeniero de Sistemas, radicado en la ciudad de
Bogot, contacto directo con el sector del calzado en el barrio Restrepo de
la ciudad de Bogot.
Adalbert Espaa: Ingeniero de Software, radicado en la ciudad de Armenia,
auxiliar en el proyecto de expansin de ventas.
Victor Manuel Hurtado Palacio: Ingeniero de Software, radicado en la
ciudad de Armenia, auxiliar en el proyecto de expansin de ventas.

Costes de Operaciones: Este coste se basa en el gasto directo de

operaciones de los 3 inversionistas, que a la vez son socios del proyecto.

5. Porque debo planear?

La planeacin es una funcin tcnica administrativa dinmica considerada
como uno de los mejores mtodos para preparar a una organizacin para los
cambios que ocurren en el ambiente. Para que esta sea efectiva, tiene que
ser sistemtica y estar proyectada al futuro.

Planear nos sirve para establecer los objetivos de una manera organizada y
enfocarse en las acciones del presente que nos permitan alcanzar los resultados
que queremos o deseamos en el futuro. Con esto se establece un curso de accin
y se decide por anticipado que es lo que debe hacerse y en qu orden.
Citaremos algunos pasos de la planeacin con su correspondiente descripcin
frente al proyecto:

Conciencia de oportunidades: El Mercado de los sistemas de

telecomunicacin

es

amplio

nivel

de

Colombia

el

mundo;

Investigaciones realizadas por Analysys Mason que una empresa mediana

de 500 usuarios puede adoptar una solucin de comunicaciones unificadas
(UC) de Cisco con funciones muy completas y preparada para el futuro por
menos de lo que valen las soluciones de la competencia.
Durante un perodo de cinco aos, Cisco Business Edition 6000, una
solucin de comunicaciones unificadas especialmente diseada para la
empresa mediana, estuvo a 40.000 dlares menos que la solucin
comparable de ShoreTel y a 21.000 dlares menos que la solucin
comparable de Avaya.

_____________________
https://www.cisco.com/web/LA/ofertas/be6000/pdfs/110912_wp_ftco_comparison_for_
uc_spa.pdf

Establecimiento de objetivos: Como objetivo general se pretende

elaborar el plan de expansin en las ventas y servicios en productos de
telecomunicaciones unificados Cisco, para obtener un margen de utilidades
ms amplio y fortalecer el goodwill de la empresa.

Consideracin o desarrollo de premisas: Teniendo en cuenta los

resultados de la encuesta realizada, se estim que el 82% de los
encuestados ver la importancia de utilizar un sistema de telecomunicacin;
Por lo anterior se estima que como mnimo este mismo porcentaje de
empresas adquirirn en un futuro herramientas de telecomunicaciones;
para el 18% restante se pretender generar conferencias, charlas, entre
otras de concientizacin y apropiacin de las nuevas tecnologas.

Identificacin de alternativas

Evaluacin de cursos alternativos de accin

Seleccin de un mdulo de accin

Formacin de planes derivados

Expresin Numrica de los Planes a travs del Presupuesto

6. Qu es el presupuesto en un proceso de planeacin?

Es un plan integrador y coordinador expresado en trminos financieros con
respecto a operaciones y recursos que conforman una empresa para un periodo
determinado, con el fin de lograr los objetivos y metas trazadas. Adems de que
permite cuantificar datos en trminos monetarios para toma de decisiones y de
esta manera sirva como herramienta de control administrativo en la empresa.

7. Cmo determin el monto de la inversin en el proyecto a

Desarrollar?

Para este proyecto se realizaron estudios a nivel

de mercado, tcnico,

administrativo y financiero. Dado que en este proyecto se realiza una inversin en

partes iguales, se determin el presupuesto del mismo a partir de la proyeccin
del proyecto el cual est proyectado por 2 aos.
Se evaluaron los recursos disponibles en cuanto al recurso humano se cuenta con
3 ingenieros de sistemas, se cuenta con dispositivos de tecnologa informtica de
cada uno de los colaboradores del proyecto.
Se gener encuesta para determinar el porcentaje de empresas a las cuales
podra llegar el proyecto en la cual se determin que ms del 80% de las
empresas del barrio Restrepo de la ciudad de Bogot podran invertir en estas
herramientas de tecnologa.
En cuanto al mercado se determin el nivel del producto a nivel de marca. Y se
escogi la marca CISCO, nos apoyamos en la certificacin Cisco nivel SELECT a
nivel de mercadeo y a nivel de ingeniera.
Certificacin a nivel de Ingeniera 154881.2.33.1

Certificacin a nivel de marketing

Certificacin a nivel de Mercadeo 154852.225.1

Estado actual de Brainsystem con CISCO

De acuerdo con lo anterior se determin que hay oferta y demanda suficiente para
estos productos y la distribucin se realiza como distribuidor autorizado por medio
de los mayoristas de Makro cmputo y MSP. Estos productos se vendern sobre
pedido. Previa consignacin.
Se analiz la parte tcnica con la que cuenta la empresa a nivel de recurso
humano dado que los colaboradores tienen la formacin de profesionales a nivel
de ingeniera de sistemas se auto capacitaran con la ayuda de Cisco dado que
esta empresa genera eventos de capacitacin constantemente.
Pgina de capacitaciones y eventos de Cisco

A Se analiz a nivel administrativo la empresa para el proyecto de expansin de

ventas de los productos de telecomunicaciones unificados cisco y se determin
tener colaboradores en la ciudad de Bogot y en la ciudad de Armenia.
A nivel financiero se tomaran los dispositivos de tecnologa con los que cuentan
los colaboradores y se financiara el proyecto con las compras que realicen los
clientes ya que estas son sobre pedidos y no se tendr mercanca en bodega esto
con el fin de tener flujo de dinero.
El VPN se da a medida que se realizan las ventas y servicios.

8. Describo como fue la participacin de los integrantes del grupo que

realiz el trabajo de formulacin y que aportes concretos hicieron
cada uno de sus componentes.
Se tom como base la experticia de cada uno de los integrantes del grupo a nivel
empresarial.
Se realiz lluvia de ideas para identificar como se podra realizar la logstica de
entrada del proyecto como primer factor. En la cual determinamos la entrevista a
realizar en el barrio Restrepo con sus respectivas preguntas, determinamos que
asistiramos a los eventos de Corferas referentes a la feria del calzado y cuero
dado que en estas ferias entrega directorio con los datos de los participantes en
los diferentes pabellones, adems nos apoyamos con las asociaciones registradas
en la cmara de Comercio de Bogot ubicada en el barrio Restrepo
Se gener reunin virtual en la cual se determin que era necesario implementar
CRM para realizar seguimiento a los clientes con el fin de captar fidelidad de los
mismos.
Identificamos los procesos a realizar para la expansin de las ventas de los
productos de comunicaciones unificados Cisco.
Se tom esta decisin dado que Brainsystem es nivel select de Cisco, con lo cual
se puede colocar el logo de Cisco esto nos da una ventaja competitiva ante las
dems empresas que distribuyen este tipo de productos.

9. Qu informacin de entrada debo tener para elaborar mi presupuesto

de produccin?

El volumen de ventas esperado

+ Inventario final esperado
= Necesidades totales
- Inventario inicial
= Cantidad de unidades a producir

10. Cmo calcula la TIO promedio de las inversiones?, proporcione un

ejemplo.
I= Inversin
C= Capital total
Ti= Tasa individual
1 = 17%
2 = 19,8%
3 = 22%
1 =110
2 =120
3 =130
C = 1 +2 + 3 = 360
Ti=

1 = 0,0519
2 = 0,066
3 = 0.0749
= 1 + 2 + 3 +
= 0,1974 19,74%

11. Cundo debe reinvertir y hasta cundo debe reinvertir?

Es conveniente reinvertir cuando el VPNI sea positivo y a la vez la relacin B/C
sea superior a $1,5
Se debe reinvertir hasta cuando el valor apalancado entre el VPNI, o la inversa da
como resultado una relacin inferior al 50%