VD LeyTransparencia AGN Legislacion 20140612

LEY DE TRANSPARENCIA Y DESCRIPCIN
DOCUMENTAL
www.archivogeneral.gov.co / contacto@archivogeneral.gov.co GE-220-FR-009 2012-10-18 V.4

DOCUMENTAL
www.archivogeneral.gov.co
contacto@archivogeneral.gov.co
INFORMACIN
INFORMACIN
La palabra informacin abarca los
procedimientos -acopiar, almacenar, tratar,
difundir, recibir- as como los tipos- hechos,
noticias, datos, opiniones, ideas-; y sus
diversas funciones; al igual que los actos
considerados
como
oficiales,
correspondencia,
memoranda,
libros,
planos,
mapas,
dibujos,
fotografas,
registros flmicos, microfilms, grabaciones,
videos y cualquier otro.
CORTE CONSTITUCIONAL. Sentencia T-511 de Junio
18 de 2010. M.P. Humberto Antonio Sierra Porto.
DOCUMENTOS
DOCUMENTO
CDIGO GENERAL DEL PROCESO.
ARTCULO 243.
DISTINTAS CLASES DE DOCUMENTOS.
Son documentos los escritos, impresos,
planos, dibujos, cuadros, mensajes de
datos, fotografas, cintas cinematogrficas,
discos,
grabaciones
magnetofnicas,
videograbaciones, radiografas, talones,
contraseas, cupones, etiquetas, sellos y,
en general todo objeto mueble que tenga
carcter representativo o declarativo, y las
inscripciones en lpidas, monumentos,
edificios o similares.
DOCUMENTO
CDIGO GENERAL DEL PROCESO. ARTCULO 243.
Los documentos son pblicos o privados. Documento pblico es el
otorgado por el funcionario pblico en ejercicio de sus funciones o
con su intervencin. As mismo, es pblico el documento otorgado
por un particular en ejercicio de funciones pblicas o con su
intervencin. Cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito
por el respectivo funcionario, es instrumento pblico; cuando es
autorizado por un notario o quien haga sus veces y ha sido
incorporado en el respectivo protocolo, se
denomina escritura pblica.
(ARTCULO 251. CDIGO DE
PROCEDIMIENTO CIVIL).
DOCUMENTO PBLICO
Los documentos pblicos no se
limitan a aquellos que son
producidos por rganos pblicos,
sino que se extiende a aquellos
documentos que reposan en las
entidades pblicas, los producidos
por las entidades pblicas y
documentos privados que por ley,
declaracin formal de sus titulares
o
conducta
concluyente,
se
entienden pblicos.
CORTE CONSTITUCIONAL. Sentencia T511 de Junio 18 de 2010. M.P. Humberto
Antonio Sierra Porto.
DOCUMENTO
CDIGO PENAL. ARTCULO
294.
Para efectos de la ley penal es
documento toda expresin de
persona conocida o conocible
recogida por escrito o por cualquier
medio mecnico o tcnicamente
impreso, soporte material que
exprese o incorpore datos o
hechos, que tengan capacidad
probatoria.
LEY 594 DE 2000

LEY GENERAL DE ARCHIVOS
ARTCULO 3. DEFINICIONES.
Archivo. Conjunto de documentos, sea
cual fuere su fecha, forma y soporte
material, acumulados en un proceso
natural por una persona o entidad
pblica o privada, en el transcurso de
su gestin, conservados respetando
aquel orden para servir como
testimonio e informacin a la persona o
institucin que los produce y a los
ciudadanos, o como fuentes de la
historia.
ARCHIVOS Y ADMINISTRACIN PBLICA
LA INFORMACIN COMO INSUMO Y PRODUCTO PARA

LA ADMINISTRACIN PBLICA
La funcionalidad del Estado se ve
mermada porque quienes ejercen la
administracin pblica no son capaces de
llevarla a una accin eficiente, lo que
igualmente se traduce en los archivos,
(), cuando el funcionario nuevo trata de
recurrir a fuentes de informacin que no
existen.
ZAPATA CRDENAS, Carlos Alberto. Los archivos y
la Administracin Pblica. Sexto Seminario Nacional
de Archivos. Archivo General de la Nacin. 1997. p.
69-70.

Por coproducto documental debe
entenderse
el
conjunto
de
documentos que resultan del ejercicio
de una determinada actividad, que de
alguna forma revisten una especial
importancia para su ejecucin.
ZAPATA CRDENAS, Carlos Alberto. Los
archivos y la Administracin Pblica. Sexto
Seminario Nacional de Archivos. Archivo
General de la Nacin. 1997. p. 71.

Los subproductos documentales
son los documentos eminentemente
administrativos
que
genera
cualquier rgano, (), es decir
aquellos documentos que facilitan
las actuaciones administrativas en
s.
ZAPATA CRDENAS, Carlos Alberto. Los
archivos y la Administracin Pblica. Sexto
Seminario Nacional de Archivos. Archivo
General de la Nacin. 1997. p. 71.
POSICIN DE GARANTE
DEBER DE GARANTA
() los delitos de comisin por omisin.
En estos delitos la responsabilidad recae
en aqul que es garante de la
evitacin
de
un
determinado
resultado, en otras palabras, en aqul
que est obligado al cumplimiento de un
deber. (Resaltado fuera de texto).
PERDOMO TORRES, Jorge Fernando. El delito de
comisin por omisin en el nuevo Cdigo Penal
Colombiano. Bogot D.C. Universidad Externado
de Colombia. 2001. p. 10.
DEBER DE GARANTA
La custodia de los documentos no se limita a impedir el acceso
indebido a los mismos, sino que comporta su proteccin
fsica, sea contra agentes naturales, accidentes u otros
riesgos. Documentos de valor histrico, por ejemplo, demandan
en algunas ocasiones medidas extremas de proteccin contra su
deterioro fsico, mientras que documentos sensibles, exigen
mecanismos de proteccin en contra del acceso indebido de
terceros. Para discriminar qu medios de custodia se requieren,
pasa, necesariamente, por la clasificacin de los documentos, es
decir, por una organizacin. (Resaltado fuera de texto).
CORTE CONSTITUCIONAL. SENTENCIA T-216 DE 2004. M.P. EDUARDO
MONTEALEGRE LINETT.
DEBER DE GARANTA
El custodio del archivo, en tanto que
garante, carece de competencia para
impedir el acceso a los documentos pblicos
no susceptibles de reserva. Para tal efecto,
tiene la carga de organizar y mantener
debidamente los archivos (sean fsicos o
lgicos), a fin de que efectivamente se
pueda acceder a los documentos pblicos y
distinguir aquellos que estn sujetos a
reserva. (Resaltado fuera de texto).
CORTE CONSTITUCIONAL. SENTENCIA T-216 DE
2004. M.P. EDUARDO MONTEALEGRE LYNETT.
DEBER DE GARANTA
CENSURA. El incumplimiento de este deber de
garante implica una forma de censura,
prohibida por la Constitucin. Censura no se
limita a la revisin de la informacin u opiniones
transmisibles en la sociedad. Se censura, en
trminos generales, cuando se impide el
acceso a informacin que est contenida en
documentos- respecto de la cual, en el
momento histrico, no existe reserva para su
divulgacin. (Resaltado fuera de texto).
CORTE CONSTITUCIONAL. SENTENCIA T-216 DE 2004.
M.P. EDUARDO MONTEALEGRE LYNETT.
DEBER DE GARANTA
CENSURA. La censura puede adquirir formas
burdas, como la existencia de oficinas que
expiden la autorizacin para publicitar la
informacin. Tambin, mecanismos sutiles,
como las trabas burocrticas para acceder a
documentos o desorden en archivos que
implican la imposibilidad para encontrar los
documentos. Tambin es una forma de censura
ocultar la existencia misma de documentos.
(Resaltado fuera de texto).
CORTE CONSTITUCIONAL. SENTENCIA T-216 DE 2004.
M.P. EDUARDO MONTEALEGRE LYNETT.
CDIGO PENAL COLOMBIANO

ARTCULO 292. SUPRESIN,
DESTRUCCIN U OCULTAMIENTO DE
DOCUMENTO PBLICO.
El que destruya, suprima u oculte total o

parcialmente documento pblico que
pueda servir de prueba, incurrir ().
Si la conducta fuere realizada por servidor
pblico en ejercicio de sus funciones, ().
Si se tratare de documento constitutivo de
pieza procesal de carcter judicial, ().
CDIGO PENAL COLOMBIANO

ARTCULO 293. SUPRESIN,
DESTRUCCIN U OCULTAMIENTO DE
DOCUMENTO PRIVADO.
El que destruya, suprima u oculte, total o

parcialmente documento privado que
pueda servir de prueba, incurrir ().
DEBER DE GARANTA
3. Los problemas jurdicos que la Corte
estudiar son los siguientes.
i) se vulnera el derecho al debido
proceso administrativo cuando una
entidad encargada de cancelar mesadas
pensionales suspende el pago de las
mismas
de
manera
unilateral
,
fundamentando su decisin en la falta de
ttulos idneos que acrediten la existencia
del derecho en sus archivos?
T-214 de Marzo 8
Montealegre Lynett.
de
2004.
M.P.
Eduardo
DEBER DE GARANTA
ii) En qu consiste y cules son las

implicaciones constitucionales del deber
de archivo por parte de las entidades
pblicas?
T-214 de Marzo 8 de 2004. M.P. Eduardo
Montealegre Lynett.
DEBER DE GARANTA
iii) son las entidades encargadas de la

creacin, organizacin, preservacin y
control
de archivos garantes de la
informacin que custodian?
Montealegre Lynett.
DEBER DE GARANTA
iv) si existe tal deber de guarda cules

son
las
consecuencias
de
su
incumplimiento?
Montealegre Lynett.
ORGANIZACIN
No se puede aceptar el argumento del Gobierno Nacional, en el
sentido de que el trmino establecido en el artculo del proyecto
objetado obliga a las entidades de seguridad social, a reconocer
una pensin a personas inescrupulosas que no tengan derecho a
ella, en detrimento de quien s tiene derecho. Ello, es aceptar su
ineficiencia para agotar y verificar en el lapso estipulado los
requisitos que por ministerio de la ley deben acreditar los
beneficiarios para acceder a dicho reconocimiento. (), la
desorganizacin de la entidad, circunstancias que en todo caso no
impiden el derecho de los verdaderos beneficiarios de iniciar las
acciones legales correspondientes en busca del reconocimiento de
sus derechos, ().
CORTE CONSTITUCIONAL. SENTENCIA C-1247 DE 2001. M.P.

ALFREDO BELTRN SIERRA.
LEGISLACIN DE ARCHIVOS
FUNDAMENTO CONSTITUCIONAL
CONSTITUCIN POLTICA DE
COLOMBIA
ARTCULO 6. Los particulares slo
son responsables ante las autoridades
por infringir la Constitucin y las leyes.
Los servidores pblicos lo son por la
misma causa y por omisin o
extralimitacin en el ejercicio de sus
funciones.
COLOMBIA
ARTCULO 8. Es obligacin del
Estado y de las personas proteger las
riquezas culturales y naturales de la
Nacin.
COLOMBIA
ARTCULO 15. Todas las personas
derecho a su intimidad personal y
familiar y a su buen nombre, y el
Estado debe respetarlos y hacerlos
respetar. De igual modo, tienen
derecho a conocer, actualizar y
rectificar las informaciones que se
hayan recogido sobre ellas en bancos
de datos y en archivos de entidades
pblicas y privadas. (Resaltado fuera
de texto).
COLOMBIA
ARTCULO 15. En la recoleccin, tratamiento
y circulacin de datos se respetarn la
libertad y dems garantas consagradas en
la Constitucin. (Resaltado fuera de texto).
Ley 1266 de 2008. C-1011 de 2008.
Ley 1581 de 2012. C-748 de 2011.
Ley de Transparencia y Derecho de Acceso a
la Informacin Pblica. Ley 1712 de 2014.
Corte Constitucional. Sentencia C-274 de Mayo
09 de 2013. M.P. Mara Victoria Calle Correa.
COLOMBIA
ARTCULO 15. En la recoleccin,
tratamiento y circulacin de datos se
respetarn la libertad y dems
garantas
consagradas
en
la
Constitucin. La correspondencia y
dems formas de comunicacin privada
son inviolables. Solo pueden ser
interceptadas o registradas mediante
orden judicial, en los casos y dems
formalidades que establezca la Ley.
(Resaltado fuera de texto).
COLOMBIA
ARTCULO 20. Se garantiza a toda persona
la libertad de expresar y difundir su
pensamiento y opiniones, la de informar y
recibir informacin veraz e imparcial, ().
(). Se garantiza el derecho ala
rectificacin en condiciones de equidad.
C-417 de 2009. Exceptio Veritatis.
COLOMBIA
ARTCULO
23.
Toda
persona tiene derecho a
presentar
peticiones
respetuosas
a
las
autoridades por motivos de
inters general o particular y
a obtener pronta resolucin.
PL 031/12 Senado; 065/12
Senado; 227/12 Cmara.
Corte Constitucional PE-041.
COLOMBIA
ARTCULO 63. Los bienes de
uso
pblico,
los
parques
naturales, las tierras comunales
de grupos tnicos, las tierras de
resguardo,
el
patrimonio
arqueolgico de la Nacin y los
dems bienes que determine
la
ley,
son
inalienables,
imprescriptibles
e
inembargables. (Resaltado fuera
de texto).
COLOMBIA
ARTCULO 72. El patrimonio
cultural de la Nacin est
bajo la proteccin del Estado.
COLOMBIA
ARTCULO 74. Todas las personas
tienen derecho a acceder a los
documentos pblicos salvo los
casos que establezca la ley.
Ley de Transparencia y Derecho de
Acceso a la Informacin Pblica.
Ley 1712 de Marzo 06 de 2014.
Corte Constitucional. Sentencia C274 de Mayo 09 de 2013. M.P. Mara
Victoria Calle Correa.
COLOMBIA
La exigencia de mayor control y
seguridad sobre los documentos se
ha visto incrementada debido a
diversos
factores,
como
la
extensin de la e-Administracin en
sus relaciones con los ciudadanos y
empresas o las leyes sobre el
acceso a los documentos o sobre la
libertad de informacin.
MARTORELL, Llus Cermeno; RIVAS PAL,
Elena. Valorar y seleccionar documentos,
Qu es y cmo se hace. Gijn. Ediciones
TREA. 2010. p. 25.
() porque precisamente tiene por

vocacin silenciosa quemar el archivo y
empujarnos a la amnesia, contradiciendo
as el principio econmico del archivo, y
tendiendo a arruinar ste, como
acumulacin y capitalizacin de la
memoria sobre algn soporte exterior.
DERRIDA, Jacques. Mal de archivo. Una impresin freudiana. Madrid. Editorial Trotta. 1997. p.
20.
HABEAS DATA DERECHO A LA INFORMACIN

ACCESO A LA INFORMACIN
DATOS PERSONALES
HABEAS DATA
El derecho fundamental al habeas data, es aquel que otorga la
facultad al titular de datos personales, de exigir a las
administradoras de datos personales el acceso, inclusin,
exclusin, correccin, adicin, actualizacin, y certificacin de los
datos, as como la limitacin en la posibilidades de divulgacin,
publicacin o cesin de los mismos, conforme a los principios que
informan el proceso de administracin de bases de datos
personales.
CORTE CONSTITUCIONAL. Sentencia T-729 de Septiembre 05 de 2002.
M.P. EDUARDO MONTEALEGRE LYNNET.
DEFINICIN DE DATO PERSONAL

LEY ESTATURARIA 1581 DE 2012. POR LA CUAL SE DICTAN
DISPOSICIONES GENERALES PARA LA PROTECCIN DE
DATOS PERSONALES
Artculo 3. Definiciones:
c) Dato personal: Cualquier informacin vinculada o que pueda
asociarse a una o varias personas naturales determinadas o
determinables;
CARACTERISTICAS DEL DATO PERSONAL.

OBJETO PROTEGIDO
i) estar referido a aspectos exclusivos y propios de una persona
natural.
ii) permitir identificar a la persona, en mayor o menor medida,
gracias a la visin de conjunto que se logre con el mismo y con
otros datos.
CORTE CONSTITUCIONAL. Sentencia T-729 de Septiembre 05 de 2002. M.P.
EDUARDO MONTEALEGRE LYNNET.
CARACTERISTICAS DEL DATO PERSONAL.

OBJETO PROTEGIDO
iii) su propiedad reside en el titular del mismo, situacin que no se
altera por la obtencin de un tercero de manera lcita o ilcita.
iv) su tratamiento est sometido a reglas especiales (principios) en
lo relativo a su captacin, administracin y divulgacin.
CORTE CONSTITUCIONAL. Sentencia T-729 de Septiembre 05 de 2002. M.P.
EDUARDO MONTEALEGRE LYNNET.
HABEAS DATA DERECHO A LA INFORMACIN
HABEAS DATA Y DERECHO A LA

INFORMACIN
() la colisin entre derecho al habeas data o derecho a la
autodeterminacin informtica y derecho a la informacin, deber
resolverse atendiendo las particularidades tanto de la informacin,
convertida en datos personales, como de los rasgos y poder de
irradiacin del derecho a la autodeterminacin informtica.

HABEAS DATA Y DERECHO A LA

INFORMACIN
Para la adecuada comprensin de la colisin entre los derechos a la
informacin y al habeas data, en ocasiones extensible al derecho a
la intimidad, la Corte propone una tipologa de la informacin que,
mediante el manejo de criterios ms o menos estables, facilite la
unificacin de la jurisprudencia constitucional y la seguridad jurdica
entre los actores ms usuales de los mismos.

TIPOLOGAS DE INFORMACIN
SEGUNDA TIPOLOGA
La segunda gran tipologa que necesariamente se superpone con la
anterior, es la dirigida a clasificar la informacin desde un punto de
vista cualitativo en funcin de su publicidad y la posibilidad legal de
obtener acceso a la misma. En este sentido la Sala encuentra
cuatro grandes tipos: la informacin pblica o de dominio pblico, la
informacin semi-privada, la informacin privada y la informacin
reservada o secreta.

LEY DE TRANSPARENCIA Y DEL DERECHO A LA

INFORMACIN PBLICA NACIONAL
LEY 1712 DE 2014

SENTENCIA C-274 DE 2013
ARTCULO 1. Objeto. El objeto de la presente ley es regular el
derecho de acceso a la informacin pblica, los procedimientos
para el ejercicio y la garanta del derecho y las excepciones a la
publicidad de la informacin.
ARTCULO 2. Principio de mxima publicidad para titular universal.
Toda la informacin en posesin, bajo control o custodia del sujeto
obligado es pblica y no podr ser reservada o limitada por
disposicin constitucional o legal, de conformidad con la presente
ley.
LEY 1712 DE 2014

ARTCULO 5. mbito de aplicacin. Las disposiciones de esta ley
sern aplicadas a las siguientes personas en calidad de sujetos
obligados:
a) Toda entidad pblica, incluyendo las pertenecientes a todas las

Ramas del Poder Pblico, en todos los niveles de la estructura
estatal, central o descentralizada por servicios o territorialmente, en
los ordenes nacional, departamental, municipal y distrital;
b) Los rganos, organismos y entidades independientes o
autnomos y de control;
LEY 1712 DE 2014

ARTCULO 5. mbito de aplicacin. ().
c) Las personas naturales y jurdicas, pblicas o privadas, que
presten funcin pblica, que presten servicios pblicos respecto de
la informacin directamente relacionada con la prestacin del
servicio pblico;
d) Cualquier persona natural, jurdica que desempee funcin
pblica o de autoridad pblica, respecto de la informacin
directamente relacionada con el desempeo de su funcin;
LEY 1712 DE 2014

e) Las empresas pblicas creadas por ley, las empresas del Estado
y sociedades en que este tenga participacin; () en el entendido
de que las personas obligadas, en relacin con su actividad propia,
industrial o comercial, no estn sujetas al deber de informacin, con
respecto a dicha actividad. C-274 de 2013.
f) Los partidos o movimientos polticos y los grupos significativos de

ciudadanos;
LEY 1712 DE 2014

g) Las entidades que administren instituciones parafiscales, fondos
o recursos de naturaleza u origen pblico.
Las personas naturales o jurdicas que reciban o intermedien fondos
o beneficios pblicos territoriales y nacionales y no cumplan
ninguno de los otros requisitos para ser considerados sujetos
obligados, slo debern cumplir con la presente ley respecto de
aquella informacin que se produzca en relacin con fondos
pblicos que reciban o intermedien.
LEY 1712 DE 2014

ARTCULO 3. Otros principios de transparencia y acceso a la
informacin pblica. En la interpretacin del derecho de acceso a la
informacin se deber adoptar un criterio de razonabilidad y
proporcionalidad, as como aplicar los siguientes principios:
Principio de transparencia. Principio conforme al cual toda
informacin en poder de los sujetos obligados definidos en esta ley
se presume pblica, en consecuencia de lo cual dichos sujetos
estn en el deber de proporcionar y facilitar el acceso a la misma en
los trminos ms amplios posibles y a travs de los medios y
procedimientos que al efecto establezca la ley, excluyendo solo
aquello que est sujeto a las excepciones constitucionales y legales
y bajo el cumplimiento de los requisitos establecidos en la ley.
LEY 1712 DE 2014

informacin pblica. ():
Principio de buena fe. En virtud de los cual todo sujeto obligado, al
cumplir con las obligaciones del derecho de acceso a la informacin
pblica, lo cual har con motivacin honesta, leal y desprovista de
cualquier intencin dolosa o culposa.
Principio de facilitacin. En virtud de este principio los sujetos

obligados debern facilitar el ejercicio del derecho de acceso a la
informacin pblica, excluyendo exigencias o requisitos que puedan
obstruirlo o impedirlo.
LEY 1712 DE 2014

Principio de no discriminacin. De acuerdo al cual los sujetos
obligados debern entregar informacin a todas las personas que
los soliciten, en igualdad de condiciones, sin hacer distinciones
arbitrarias y sin exigir expresin de causa o motivacin para la
solicitud.
Principio de gratuidad. Segn este principio el acceso a la
informacin pblica es gratuito y no se podrn cobrar valores
adicionales al costo de reproduccin de informacin de la misma.
LEY 1712 DE 2014

Principio de celeridad. Con este principio se busca la agilidad en el
trmite y la gestin administrativa. Comporta la indispensable
agilidad en el cumplimiento de las tareas a cargo de las entidades y
servidores pblicos.
Principio de eficacia. El principio impone el logro de resultados

mnimos en relacin con las responsabilidades confiadas a
organismos estatales, con miras a la efectividad de los derechos
colectivos e individuales.
LEY 1712 DE 2014

Principio de la calidad de la informacin.
Principio de la divulgacin proactiva de la informacin.
Principio de responsabilidad en el uso de la informacin. En virtud
de este, cualquier persona que haga uso de la informacin que
proporcionen los sujetos obligados, lo har atendiendo a la
veracidad de la misma. C-274 de 2013. Inexequible.
PROCURADURA GENERAL DE
LA NACIN
CONCEPTO JURDICO No. 5482 DE NOVIEMBRE 30 DE 2012.
(). Sin embargo, en relacin con el deber que tienen los sujetos
obligados, de publicar y divulgar documentos y archivos que
plasman la actividad estatal y de inters pblico en forma rutinaria y
proactiva, actualizada, accesible y compresible (principio de
divulgacin proactiva de la informacin), en cuanto a que debe ser
cumplido atendiendo a lmites razonables del talento humano y
recursos fsicos y financieros, es menester advertir que estos
lmites, adems de ciertos y objetivos, tienen carcter excepcional y
temporal, y que no se pueden emplear para eludir de manera
constante y permanente el deber de publicar la informacin.
PROCURADURA GENERAL DE
LA NACIN
CONCEPTO JURDICO No. 5482 DE NOVIEMBRE 30 DE 2012.
(). Por tanto, conforme al principio de planeacin, las entidades
pblicas deben efectuar las provisiones de recursos financieros,
fsicos y de capacitacin del talento humano para hacer las
publicaciones mediante la implementacin y uso de las tecnologas
de la informacin y comunicacin, especialmente Internet. En esos
trminos se solicitar se declare su conformidad con el orden
constitucional.
LEY 1712 DE 2014

ARTCULO 4. Concepto de derecho. En ejercicio del derecho
fundamental de acceso a la informacin toda persona puede
conocer sobre la existencia y acceder a la informacin pblica en
posesin o bajo control de los sujetos obligados. El acceso a la
informacin solamente podr ser restringido excepcionalmente . Las
excepciones sern limitadas y proporcionales, debern estar
contempladas en la ley o en la Constitucin y ser acordes con los
principios de una sociedad democrtica.
LEY 1712 DE 2014

ARTCULO 4. Concepto de derecho. ().
El derecho de acceso a la informacin genera la obligacin
correlativa de divulgar proactivamente la informacin pblica y
responder de buena fe, de manera adecuada, veraz, oportuna y
accesible a las solicitudes de acceso, lo que a su vez conlleva la
obligacin de producir o capturar la informacin pblica. Para
cumplir lo anterior los sujetos obligados debern implementar
procesos archivsticos que garanticen la disponibilidad en el
tiempo de documentos electrnicos autnticos. (Resaltado fuera
de texto).
LEY 1712 DE 2014

ARTCULO 4. Concepto de derecho. ().
Pargrafo: Cuando el usuario considere que la solicitud de la
informacin pone en riesgo su integridad o la de su familia , podr
solicitar al Ministerio Pblico el procedimiento especial de solicitud
con identificacin reservada.
LEY 1712 DE 2014

ARTCULO 6. Definiciones.
a) Informacin. Se refiere a un conjunto organizado de datos
contenido en cualquier documento que los sujetos obligados
generen, obtengan, adquieran, transformen o controlen;
b) Informacin pblica. Es toda informacin que un sujeto obligado
genere, obtenga, adquiera o controle en su calidad de tal;
LEY 1712 DE 2014

ARTCULO 6. Definiciones. ().
c) Informacin pblica clasificada. Es aquella informacin que
estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de
tal, pertenece al mbito propio, particular y privado o semiprivado de
una persona natural o jurdica por lo que su acceso podr ser
negado o exceptuando, siempre que se trate de las circunstancias
legtimas y necesarias y los derechos particulares o privados
consagrados en el artculo 18 de esta ley;
LEY 1712 DE 2014

d) Informacin pblica reservada. Es aquella informacin que
estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de
tal, es exceptuada del acceso a la ciudadana por dao a los
intereses pblicos y bajo cumplimiento de la totalidad de los
requisitos consagrados en el artculo 19 de esta ley;
e) Publicar o divulgar. Significa poner a disposicin en una forma de

acceso general a los miembros del pblico e incluye la impresin,
emisin y las formas electrnicas de difusin;
LEY 1712 DE 2014

f) Sujetos obligados. Se refiere a cualquier persona natural o
jurdica, pblica o privada incluida en le artculo 5 de esta ley;
g) Gestin documental. Es el conjunto de actividades
administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin,
procesamiento, manejo y organizacin de la documentacin
producida y recibida por los sujetos obligados, desde su origen
hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y
conservacin;
LEY 1712 DE 2014

h) Documento de archivo. Es el registro de la informacin producida
o recibida por una entidad pblica en razn de sus actividades o
funciones;
LEY 1712 DE 2014

i) Archivo. Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha,
forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una
persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin,
conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e
informacin a la persona o institucin que los produce y a los
ciudadanos como fuente de historia. Tambin se puede entender
como la institucin que est al servicio de la gestin administrativa,
la informacin y la cultura;
LEY 1712 DE 2014

j) Datos abiertos. Son todos aquellos datos primarios o sin procesar,
que se encuentran en formatos estndar e interoperables que
facilitan su acceso y reutilizacin, los cuales estn bajo la custodia
de las entidades pblicas y que son puestos a disposicin de
cualquier ciudadano, de forma libre y sin restricciones, con el fin de
que terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados delos
mismos;
LEY 1712 DE 2014

k) Documento en construccin. No ser considerada informacin
pblica aquella informacin preliminar y no definitiva, propia del
proceso deliberatorio de un sujeto obligado en su calidad de tal.
Sexto. Declarar EXEQUIBLE el artculo 6, cuyo literal k) lo es, en
el entendido que la posibilidad que un sujeto obligado pueda
mantener la reserva sobre la informacin preliminar, depende que
esta reserva obedezca a (i) un fin constitucionalmente legtimo (ii) la
medida resulte ser razonable, proporcionada y necesaria.
LEY 1712 DE 2014

ARTCULO 7. Disponibilidad de la informacin. En virtud de los
principios sealados, deber estar a disposicin del pblico la
informacin a la que hace referencia la presente ley, a travs de
medios fsicos, remotos o locales de comunicacin electrnica. Los
sujetos obligados debern tener a disposicin de las personas dicha
informacin en la Web, a fin que puedan obtener la informacin , de
manera directa o mediante impresiones. Asimismo, estos debern
proporcionar apoyo a los usuarios que lo requieran y proveer todo
tipo de asistencia respecto de los trmites y servicios que presten.
LEY 1712 DE 2014

ARTCULO 9. Informacin mnima obligatoria respecto a la
estructura del sujeto obligado. Todo sujeto obligado deber publicar
la siguiente informacin mnima obligatoria de manera proactiva en
los sistemas de informacin del Estado o herramientas que lo
sustituyan: ().
Pargrafo 1. La informacin a que se refiere este artculo deber
publicarse de tal forma que facilite su uso y comprensin por las
personas, y que permita asegurar su calidad, veracidad,
oportunidad y confiabilidad. (Resaltado fuera de texto).
LEY 1712 DE 2014

ARTCULO 11. Informacin mnima obligatoria respecto a servicios,
procedimientos y funcionamiento del sujeto obligado. ().
i) Un registro de publicaciones que contenga los documentos
publicados de conformidad con la presente ley y automticamente
disponibles, as como un registro activo de informacin.
LEY 1712 DE 2014

ARTCULO 12. Adopcin de esquemas de publicacin. Todo sujeto
obligado deber adoptar y difundir de manera amplia su esquema
de publicacin, dentro de los seis meses siguientes a la entrada en
vigencia de la presente ley. El esquema ser difundido a travs de
su sitio Web, y en su defecto, en los dispositivos de divulgacin
existentes en su dependencia, incluyendo boletines, gacetas y
carteleras. El esquema de publicacin deber establecer:
a) Las clases de informacin que el sujeto obligado publicar de
manera proactiva y que en todo caso deber comprender la
informacin mnima obligatoria.
LEY 1712 DE 2014

ARTCULO 12. Adopcin de esquemas de publicacin. ().
b) La manera en la cual publicar la informacin;
();
d) Los cuadros de clasificacin documental que faciliten la consulta
de los documentos pblicos que se conservan en los archivos del
respectivo sujeto obligado, de acuerdo con la reglamentacin
establecida por el Archivo General de la Nacin;
LEY 1712 DE 2014

ARTCULO 13. Registros de activos de la informacin. Todo sujeto
obligado deber crear y mantener actualizado el Registro de Activos
de Informacin haciendo un listado de:
a) Todas las categoras de informacin publicada por el sujeto

obligado;
b) Todo registro publicado;
c) Todo registro disponible para ser solicitado por el pblico.
LEY 1712 DE 2014

ARTCULO 13. Registros de activos de la informacin. ().
El Ministerio Pblico podr establecer estndares en relacin a los
Registros Activos de Informacin.
Todo sujeto obligado deber asegurase de que sus Registros
Activos de Informacin cumplan con los estndares establecidos
por el Ministerio Pblico y con aquellos dictados por el Archivo
General de la Nacin, en relacin a la constitucin de las Tablas de
Retencin Documental TRD y los inventarios documentales.
LEY 1712 DE 2014

ARTCULO 15. Programa de Gestin Documental. Dentro de los
seis (6) meses siguientes a la entrada en vigencia de la presente
ley, los sujetos obligados debern adoptar un Programa de Gestin
Documental en el cual se establezcan los procedimientos y
lineamientos necesarios para la produccin, distribucin,
organizacin, consulta y conservacin de los documentos pblicos.
Este programa deber integrarse con las funciones administrativas
del sujeto obligado. Debern observarse los lineamientos y
recomendaciones que el Archivo General de la Nacin y las dems
entidades competentes expidan en la materia.
LEY 1712 DE 2014

ARTCULO 16. Archivos. En su carcter de centros de informacin
institucional que contribuyen tanto a la eficacia y eficiencia en el
Estado en el servicio al ciudadano, como a la promocin activa del
acceso a la informacin pblica, los sujetos obligados deben
asegurarse de que existan dentro de sus entidades procedimientos
claros para la creacin, gestin, organizacin y conservacin de sus
archivos. los procedimientos adoptados debern observar los
lineamientos que en la materia sean producidos por el Archivo
General de la Nacin.
LEY 1712 DE 2014

ARTCULO 17. Sistemas de informacin. Para asegurar que los
sistemas de informacin electrnica sean efectivamente una
herramienta para promover el acceso a la informacin pblica, los
sujetos obligados deben asegura que estos:
a) Se encuentran alineados con los distintos procedimientos y
articulados con los lineamientos establecidos en el Programa de
Gestin Documental de la entidad;
b) Gestionen la misma informacin que se encuentre en los
sistemas administrativos del sujeto obligado;
LEY 1712 DE 2014

ARTCULO 17. Sistemas de informacin. ().
c) En el caso de la informacin de inters pblico, deber existir una
ventanilla en la cual se pueda acceder a la informacin en formatos
y lenguajes comprensibles para los ciudadanos;
d) Se encuentren alineados con la estrategia de gobierno en lnea o
quien haga sus veces.
LEY 1712 DE 2014

ARTCULO 20. ndice de informacin clasificada y reservada. Los
sujetos obligados debern mantener un ndice actualizado de los
actos, documentos e informaciones calificados como clasificados o
reservados, de conformidad con esta ley. El ndice incluir las
denominaciones, la motivacin y la individualizacin del acto en que
conste tal calificacin.
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contacto@archivogeneral.gov.co

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LEY 594 DE 2000

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ARCHIVOS Y ADMINISTRACIN PBLICA

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LA INFORMACIN COMO INSUMO Y PRODUCTO PARA

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CDIGO PENAL COLOMBIANO

El que destruya, suprima u oculte total o

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El que destruya, suprima u oculte, total o

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ii) En qu consiste y cules son las

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iii) son las entidades encargadas de la

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iv) si existe tal deber de guarda cules

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CORTE CONSTITUCIONAL. SENTENCIA C-1247 DE 2001. M.P.

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C-417 de 2009. Exceptio Veritatis.

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Corte Constitucional PE-041.

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() porque precisamente tiene por

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HABEAS DATA DERECHO A LA INFORMACIN

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DEFINICIN DE DATO PERSONAL