ELABORADO POR:

ING. GUSTAVO R. HOLGUIN RAMIREZ

CUSCO-22 DE ENERO DEL 2014

1.INTRODUCCION
2.FLUJO DE TRANSPORTE DE CARGA
3.MANUAL DE OBLIGACIONES Y
FUNCIONES

4.APORTES POR AREA.

Como sabemos todos los presentes en esta reunin

nuestra empresa viene atravesando un proceso de
expansin
y
crecimiento
mediante
la
consolidacin progresiva de contratos con clientes
con altos estndares de calidad y seguridad.
Es sabido adems que se viene incrementando la
flota con la que contamos en la actualidad,
adems de existir la posibilidad de seguir
aumentando nuestro parque de mquinas en este
ao y sucesivamente.

Sin
embargo,
este
crecimiento
y
consolidacin empresarial, nos a conllevado a
caer en el descuido organizacional en todos
los niveles.

Por lo cual a travs de la presente

presentacin se busca definir el flujo
correcto dentro de nuestras operaciones
logsticas, as como las funciones y
responsabilidades de cada miembro de
nuestra organizacin

El
esquema
de
flujo
que
a
continuacin se mostrar busca definir
claramente y hacer que se entienda el
concepto, de cmo funciona
el
proceso del transporte de carga en
nuestra empresa de forma tal de
entender la participacin de cada uno
de los presentes.

ELABORADO POR:
ING. GUSTAVO R. HOLGUIN RAMIREZ
CUSCO-22 DE ENERO DEL 2014

FUNCIONES:
Representar oficialmente a la empresa ante entidades o actos pblicos.
Aprobar estrategias, polticas y lineamientos de gestin a seguir en la
empresa.
Designar los cargos de confianza y nombrar, contratar, suspender,
remover o cesar al personal considerado en dichos cargos.
Aprobar recursos a las diferentes reas a fin de lograr los objetivos.
Monitorear y supervisar el avance conjunto y el logro de metas trazadas.
Aprobar el presupuesto de la empresa y las asignaciones a las reas.
Aprobar el diseo y creacin de Proyectos.
Aprobar la celebracin de convenios, alianzas y acuerdos de cooperacin
tcnica y financiera, con instituciones nacionales y extranjeras.
Otorgar los poderes que sean necesarios para representar o defender los
intereses de la empresa.
Delegar sus atribuciones y funciones que considere pertinentes.

SUPERINTENDENTE DE TRANSPORTES

* FUNCIONES:
Coordinar con todas y cada una de las reas la optimizacin del
proceso del transporte de carga.

Tomar medidas correctivas inmediatas cuando el

procedimiento regular no se lleve a cabo.

Supervisar las diferentes actividades antes, durante y despus

del servicio de transporte y proponer oportunidades de mejora
en cada rea que viera por conveniente.

FUNCIONES:
Revisin y aprobacin de los reportes de movimientos y saldos de dinero en la empresa
(C Chica)
Revisin y aprobacin de los reportes de sustento de gastos varios y gastos operativos
(C Chica)
Revisin y aprobacin de la forma de pago a proveedores (deposito o cheques)
Coordinar con los asesores de ventas (brooker) las actualizaciones de las plizas de
seguros
Recepcionar, archivar y administrar los documentos de servicio y operatividad de las
unidades
Gestionar trmites documentarios con entidades estatales (licencias, permisos o
autorizaciones)
Gestionar la entrega y recepcin de documentos en la empresa (Lima y Arequipa)
Coordinar rotacin y capacitacin del personal en el rea.
Coordinar la contratacin y remuneracin del personal en el rea
Aprobacin de salidas de dinero para gastos en actividades para el personal
Gestionar y administrar la compra de tiles de oficina.
Apoyar facilitando, revisando y actualizando el file de conductores.

FUNCIONES:

Recepcionar, archivar y administrar los documentos de

servicio y operatividad de las unidades

Apoyar en la gestinde trmites documentarios con

entidades estatales (licencias, permisos o autorizaciones)

llev y ad el registro y control de la compra de tiles de

oficina.

Apoyar facilitando, revisando y actualizando el file de

conductores.

Apoyar en actividades de registro documentario e

informacin en reas que lo necesiten.

FUNCIONES:

Planificar, programar y controlar la ejecucin de las tareas mensuales del rea.

Elaborar y presentar la Declaracin anual del Impuesto a la Renta
Aprobar la informacin a presentar en la declaracin mensual de impuestos PDT
Analizar la informacin del Balance General, estados de ganancias, prdidas y cuentas
restantes.
Aprobar el anlisis de la informacin de las cuentas 12, 42, 10 y otros
Aprobar el ingreso de las Compras y Ventas, corroborado con la documentacin fsica
Aprobar el registro en las cuentas contables de los diferentes gastos de la empresa
Programar y ejecutar Arqueos al rea de Caja Chica
Preparar y emitir los reportes de estados financieros ante instituciones, proveedores y otros.
Aprobar los clculos de beneficios sociales del personal (liquidacin, CTS, gratificacin, otros)
Mantener actualizada la informacin sobre prstamos bancarios realizados.
Elaborar y presentar informacin de su competencia para Gerencia cuando as se solicite
Verificar la actualizacin del tipo de moneda en el sistema SIIGO
Supervisar los inventarios fsicos en el almacn, programado semestralmente
Elaborar y actualizar la informacin del registro de activos fijos (muebles e inmuebles)
Proponer e implementar cambios en el Plan Contable anual de la empresa
Apoyar
en
otras
actividades
que
solicite
el
jefe
inmediato.

FUNCIONES:

ELABORAR ESTRATEGIAS DE CONTACTO CON SOCIOS

ESTRATGICOS Y BUSCAR NUEVAS OPORTUNIDADES
DE NEGOCIO.

PROVEER A LA UNIDAD DE LOGISTICA LA CARGA

NECESARIA PARA LA ACTIVIDAD DE TRANSPORTE

PREVEER LOS RECURSOS NECESARIOS

EJECUCIN DE DICHAS ACTIVIDADES.

PARA LA

FUNCIONES:

APOYAR A LA SUB GERENCIA COMERCIAL EN LA

ELABORACION DE ESTRATEGIAS DE CONTACTO CON
SOCIOS
ESTRATGICOS
Y
BUSCAR
NUEVAS
OPORTUNIDADES DE NEGOCIO EN CAMPO.

PREVEER LOS RECURSOS NECESARIOS

EJECUCIN DE DICHAS ACTIVIDADES.

PARA LA

FUNCIONES:

Coordinar con el cliente el tipo de carga, cantidad y fechas para su ejecucin.

Programar, controlar y monitorear las unidades en servicios
Establecer indicadores que midan el cumplimiento de las metas programadas (conformidad)
Velar por el cumplimiento de normas, directivas y procedimientos que regulan el servicio de
transporte de materiales peligrosos
Coordinar con el rea comercial o cliente final los requerimientos de servicio
Informar a los clientes cuando lo solicite sobre disponibilidad y situacin del servicio en ruta.
Realizar el contrato con empresas que brindan el servicio de monitoreo en ruta.
Fomentar la buena atencin y satisfaccin del cliente
Recepcionar y revisar los reportes de viaje de cada servicio prestado
Revisar los comprobantes de gastos de viaje de cada conductor para luego ser enviados a
Administracin
Coordinar y participar de reuniones de trabajo con el personal a cargo y otras gerencias
Mantener informado sobre la gestin en mantenimiento y operaciones, a la Gerencia General.
Programar y ejecutar capacitaciones al personal a su cargo (induccin)

FUNCIONES:
Programar el plan de mantenimiento, as como el presupuesto para el rea para
cada ao de ejecucin de la misma.

Velar por el buen funcionamiento de los equipos.

Canalizar los requerimientos de Asistencia tcnica y mecnico de flota.

Verificar las especificaciones tcnicas de los equipos y maquinarias de la

empresa.

Informar a la gerencia de los avances del programa de mantenimiento.

Asignar las maquinarias a cada operador o chofer.

Programar el mantenimiento del equipo pesado y liviano en coordinacin con
logstica y operaciones.
Realizar la distribucin de trabajos a cada mecnico para la ejecucin del
programa de mantenimiento en coordinacin con el jefe de taller.

Realizar y evaluar los indicadores del rea (kpis)

FUNCIONES:

Gestionar la disponibilidad de unidades y personal necesario para dar el servicio ofrecido

Velar por el buen funcionamiento de los equipos y maquinaria pesada.
Supervisar y controlar el correcto uso de los equipos pesados(camiones)
Supervisar los trabajos de mantenimiento en las unidades

Realizar y validar el programa de mantenimiento del parque de camiones asignar las ordenes de
trabajo necesarias para el control de cada servicio mecnico
Efectuar los requerimientos de cada mecnico hacia la jefatura de la divisin de equipo mecnico.
Controlar el avance de los trabajos realizados por los equipos pesados en cada frente.
Reportar el estado mensual de la utilizacin de los equipos, as como asistir en los trabajos de
planificacin al jefe de equipo mecnico
Puesta a punto de los equipos (camiones)mediante el cumplimiento de los estndares de cada cliente.
Llevar el registro y control de la documentacin e cada unidad y reportes de servicios,
mantenimientos correctivos, implementacin y equipamiento, etc.,
Llevar el registro y control de combustible, insumos de mantenimiento, intervalos y estadsticas de
mantenimiento.
LLEVAR EL CONTROL DEL REGISTRO Y LEGAJO DOCUMENTARIO DE CADA UNA D ELAS UNIDADES DE
LA EMPRESA.

FUNCIONES:
Verificar el cumplimiento de las ordenes de servicio en planta.os
Realizar las coordinaciones de los trabajos en planta.
Efectuar los trabajos en planta a cada equipo de trabajo. (ots)
Efectuar los requerimientos de servicio de los choferes y/o operadores de los
camiones

Canalizar los requerimientos, informes, solicitudes, de los choferes y

operadores ante la instancia superior de la divisin.

Autorizar la utilizacin del equipo mecnico que luego que se termine su

reparacin.

Informar a la jefatura de equipo mecnico sobre las actividades y ocurrencias

en planta.

Informar sobre los repuestos utilizados para su baja.

Efectuar la puesta a punto de los equipos segn las normas operativas de cada
cliente en coordinacin con asistencia tcnica.

FUNCIONES:

Asesorar efectivamente a las jefaturas en la implementacin del Plan de Seguridad y Salud.

Asesorar al rea de operaciones y administracin en todo lo relativo a la identificacin de peligros, evaluacin
y control de los factores de riesgos que puedan afectar la integridad de los trabajadores y/o afectar al medio
ambiente.
Recomendar controles eficaces centrados en prcticas de ingeniera.
Asesoramiento a los supervisores de campo y convoys en la ejecucin de las Inspecciones Planificadas,
observacin de tareas y reportes de incidentes.
Capacitacin a los trabajadores en el dictado de las charlas de 5 minutos y reuniones grupales de 30 minutos.
Mantener el registro de los asistentes a las capacitaciones y reuniones de seguridad.
Desarrollar y proporcionar mensualmente material para las reuniones de seguridad las mismas que debern ser
utilizados por los supervisores.
Participacin de las reuniones de seguridad.
Participar activamente, en la investigacin de los accidentes/incidentes segn el procedimiento del cliente y
de la organizacin.
Realiza inspecciones rutinarias todos los das.
Participa aleatoriamente con la lnea de supervisin en las inspecciones planificadas.
Genera mensualmente informes de cumplimiento.
Generar un anlisis estadstico de las Observaciones Planificadas de Tareas y Observacin preventivas y
comunicar a la Gerencia respectiva.
Verificar que se culmine las acciones correctivas de acuerdo con los plazos establecidos, inspecciones
investigacin de accidentes observaciones de tarea.
LLEVAR EL REGISTRO DEL LEGAJO DOCUEMNTARIO DE CADA UNO D ELOS TRABAJADORES DE LA EMPRESA.

FUNCIONES:
Efectuar la pre inspeccin de cada unidad y carga antes de la inspeccin de cada cliente.
Controlar, verificar y llevar el registro del abastecimiento de combustible de cada unidad.
Proveer la implementacion, con dispositivos de comunicacin (Radios, telfonos satelitales,
Dispositivos antisueo, etc.)

Entregar la hoja de ruta respectiva a cada conductor

Gestionar y Controlar salida y llegada de la carga del punto A, al punto B.(coordinacin con el
cliente)

Monitoreo permanente del equipo con informacin de Kilometrajes, ubicacin, as como reporte
incidencias y eventos, antes, durante y despus del traslado. (Diariamente)

Proveer en fsico el legajo documentario de cada conductor y unidad ante el inspector de cada
cliente (Se apoyar en Seguridad y Equipo Mecnico)

FUNCIONES:

Verificar mediante el sistema GPS la ubicacin exacta del conductor en ruta.

Proveer de documentacin (guas y reportes) de viaje a los conductores

Gestionar los viticos del personal involucrado en el transporte de carga, ante la Administracin para
su aprobacin.

Solicitar a los conductores reportes sobre su ubicacin en ruta

Informar al cliente (interno y externo) cuando lo solicite, la ubicacin de la unidad en ruta
Comunicar y coordinar con los conductores la hora de carga y descarga de la mercanca
Brindar informacin de soporte (tcnico) al conductor en ruta
Mantener actualizado la informacin interna con los reportes de viajes (Lima y Arequipa)
Generar nmeros de orden de servicio para su registro y uso
Facilitar documentacin actualizada para el file del personal (SE RECIBIRA EL APOYO DE
SEGURIDAD Y EQUIPO MECANICO)
Apoyar en otras actividades que solicite el jefe inmediato.

Mantener y velar por el orden y la limpieza del rea de trabajo.

Implementar con todos los dispositivos satelitales, celulares, etc., cada unidad antes de su
desplazamiento.

Ante esta coyuntura actual, se sugiere la

siguiente propuesta organizacional adems de
la futura implementacin a mediano plazo del
CENTRO DE CONTROL Y EMERGENCIAS el cual
monitoreara
permanentemente
las
operaciones de nuestros equipos.

Ante el inminente crecimiento y auge

empresarial con el que contamos se prev en
mediano plazo establecer el centro de control
y emergencias del Grupo Libertad, el cual
tendr como misin principal el velar por el
correcto rastreo y monitoreo de todas las
unidades en TIEMPO REAL dotado de telfonos
celulares, satelitales y un sistema de rastreo
satelital propio para la atencin de nuestros
clientes y emergencias propias del rubro.

SISTEMA DE RASTREO SATELITAL GRUPO LIBERTAD

SISTEMA DE RASTREO SATELITAL GRUPO LIBERTAD

SISTEMA DE RASTREO SATELITAL GRUPO LIBERTAD

SISTEMA DE RASTREO SATELITAL GRUPO LIBERTAD

SISTEMA DE RASTREO SATELITAL GRUPO LIBERTAD

SISTEMA DE RASTREO SATELITAL GRUPO LIBERTAD

SISTEMA DE RASTREO SATELITAL GRUPO LIBERTAD

SISTEMA DE RASTREO SATELITAL GRUPO LIBERTAD