Implantación de ERP en Una Empresa

FACULTAD DE TURISMO Y FINANZAS
GRADO EN FINANZAS Y CONTABILIDAD
Implantacin de ERP en una empresa
Trabajo Fin de Grado presentado por Da. Cristina Domnguez Rojas, siendo el tutor
del mismo D. Mariano Aguayo Camacho.
V. B. del Tutor:
D. Mariano Aguayo Camacho
Alumna:
Da. Cristina Domnguez Rojas
Sevilla. Junio de 2014
GRADO EN FINANZAS Y CONTABILIDAD

FACULTAD DE TURISMO Y FINANZAS
TRABAJO FIN DE GRADO
CURSO ACADMICO [2013-2014]
TTULO:
IMPLANTACIN DE ERP EN UNA EMPRESA
AUTOR:
DA. CRISTINA DOMNGUEZ ROJAS
TUTOR:
D. MARIANO AGUAYO CAMACHO
DEPARTAMENTO:
ECONOMA FINANCIERA Y DIRECCIN DE OPERACIONES
REA DE CONOCIMIENTO:
ORGANIZACIN DE EMPRESAS
RESUMEN:
Los sistemas ERP se han convertido en una herramienta de gestin cada vez ms
importante en las organizaciones empresariales, siendo una de sus aportaciones crear
un nico almacn de datos, eliminando as la falta de congruencia de la informacin. El
presente Trabajo Fin de Grado analiza la implantacin y la estructura de un ERP para
una empresa, con el objetivo de permitir al alumno profundizar en el estudio de esta
herramienta.
PALABRAS CLAVE:
ERP (Enterprise Resource Planning); Sistemas de Informacin; Factores clave de
xito; Metodologas de implantacin; Gestin empresarial.
TFG-FICO. Implantacin de ERP en una empresa
NDICE
1. INTRODUCCIN........................................................................................................................................................................................................................ 1-4
1.1. MOTIVACIN......................................................................................................................................................................................................1
1.2. OBJETO .......................................................................................................................................................................................................................1
1.3. METODOLOGA .............................................................................................................................................................................................2
1.4 ESTRUCTURA DEL TRABAJO..............................................................................................................................................3
2. INTRODUCCIN TERICA ...............................................................................................................................................................................5-16
2.1. INTRODUCCIN A LOS SISTEMAS DE INFORMACIN ....................................................5
2.2. COMPONENTES DE UN SISTEMA DE INFORMACIN .......................................................6
2.2.1. Organizacin ...............................................................................................................................................................................6
2.2.2. Tecnologa ......................................................................................................................................................................................7
2.2.3. Administracin ..........................................................................................................................................................................7
2.3. CLASIFICACIN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN ...............................................8
2.3.1. Segn el nivel organizacional que respaldan ......................................................................9
2.3.2. Segn la funcin organizacional a la que dan servicios ............................... 10
2.4 APLICACIONES EMPRESARIALES ESPECFICAS ................................................................... 11
2.5 EVOLUCIN DEL ERP ................................................................................................................................................................... 12
2.5.1. Caractersticas de los ERP............................................................................................................................ 13
2.5.2. Ventajas e inconvenientes de los ERP ..................................................................................... 15
2.5.3. Implantacin de un Sistema ERP ....................................................................................................... 15
3. IMPLANTACIN DE UN ERP. DESARROLLO TERICO
3.1. INTRODUCCIN
...................................................................
17-26
...................................................................................................................................................................................
17
3.2. METODOLOGAS DE IMPLANTACIN ........................................................................................................... 17

3.2.1. Estudio de viabilidad ................................................................................................................................................. 18
3.2.2. Preparacin del proyecto .................................................................................................................................. 19
3.2.3. Modelizacin del sistema.................................................................................................................................. 20
3.2.4. Parametrizacin del sistema ....................................................................................................................... 21
3.2.5. Instalacin del sistema.......................................................................................................................................... 21
3.2.6. Produccin................................................................................................................................................................................. 22
3.3. FACTORES CLAVE DE XITO ...................................................................................................................................... 23
4. IMPLANTACIN DE UN ERP. ESTUDIO EMPRICO...................................................................................... 27-42
4.1. DESCRIPCIN EMPRESA .................................................................................................................................................. 27
4.1.1. Aspectos a tener en cuenta a la hora de adquirir un ERP ....................... 28
4.2. DESCRIPCIN DE LA SITUACIN ACTUAL ........................................................................................ 29
4.2.1. Tipos de usuario .............................................................................................................................................................. 29
4.2.2. Necesidades a cubrir por el ERP ........................................................................................................ 31
4.3. ANLISIS COSTE - BENEFICIO .................................................................................................................................. 31
4.3.1. Anlisis de costes.......................................................................................................................................................... 32
4.3.2. Anlisis de beneficios.............................................................................................................................................. 33
4.3.3. Comparativa coste - beneficio .................................................................................................................. 34
-I-
4.4. EVALUACIN DE RIESGOS .............................................................................................................................................. 34

4.5. ESTRUCTURA DE POWERSHOP ........................................................................................................................... 35
4.6. RESULTADOS OBTENIDOS CON CADA MDULO DEL ERP ............................. 38
4.7. ENCUESTA ....................................................................................................................................................................................................... 40
4.8. ANLISIS DE LOS DATOS Y RESULTADOS ....................................................................................... 40
5. CONCLUSIONES ....................................................................................................................................................................................................................... 43
6. BIBLIOGRAFA.............................................................................................................................................................................................................................. 45
7. ANEXOS..................................................................................................................................................................................................................................................... 47
-II-
CAPTULO 1
INTRODUCCIN
1.1. MOTIVACIN
El presente Trabajo Fin de Grado analiza la implantacin y la estructura de un
Enterprise Resource Planning (en adelante, ERP) para una organizacin empresarial.
Gracias a la incorporacin de las Nuevas Tecnologas de la Informacin se pueden
redefinir los procesos llegando a alcanzar grados de eficacia y eficiencia inimaginables
hace algunos aos. Las organizaciones que sean capaces de descubrir estas
posibilidades e implantarlas correctamente, conseguirn ventajas competitivas.
Los procesos de negocios deben estar correctamente gestionados empleando los
sistemas ERP, consiguiendo as mejorarlos en distintas reas (financiera, de
produccin, logstica, comercial, y de RRHH).
El software seleccionado para realizar el estudio ha sido PowerShop, mientras que
para la implantacin del ERP la empresa seleccionada ha sido Woman 30, S.L. Dado
que Woman 30, S.L. es una PYME que recientemente ha pasado a formar parte del
Grupo Empresarial Morera & Vallejo y que, por tanto, se puede decir que es muy
nueva y que ya contaba con un ERP tambin con una implantacin reciente, el trabajo
se ha centrado en dicha implantacin aprovechando que se realiz hace muy poco
tiempo.
Se puede decir que el Sistema ERP es una herramienta que pueden utilizar todas
empresas, ya que a travs de ellas podemos acceder a todo tipo de informacin de
una forma rpida y con poco margen de error. Tambin nos permite acceder al mbito
administrativo y gestin interna de la misma de un modo fcil y preciso y permite
conocer las diferentes reas que la componen.
Por consiguiente, la decisin de emprender este Trabajo Fin de Grado ha sido para
demostrar cmo cada vez un mayor nmero de empresas adquieren ms conciencia
sobre la importancia de una correcta implantacin de un Sistema ERP en su
organizacin, proporcionando mejoras en diversos aspectos relacionados con todas
las reas de las que est compuesta.
1.2. OBJETIVO
El objetivo principal de este Trabajo Fin de Grado es realizar un estudio
pormenorizado de una organizacin y su situacin para la implantacin de un ERP, en
este caso de la empresa Woman 30, S.L., adquiriendo de esta forma los
conocimientos y capacidades necesarias para el diseo de esta herramienta de
gestin y su posterior aplicacin dentro de la organizacin.
Con este proyecto, y como objetivo secundario, adems se intenta hacer ms
visible para las organizaciones empresariales el ERP como herramienta clave y
fundamental para la gestin empresarial desde una perspectiva interna. En este
sentido, dichas organizaciones no deben prestar slo atencin a las reas o
departamentos econmicos-financieros, sino que tambin es importante tener en
cuenta el capital humano que las rodean, entendiendo por ste a empleados, clientes
o proveedores, entre otros aspectos. Para ello, se ha realizado este trabajo donde,
teniendo como objetivo de estudio a
Woman 30, S.L., se tratar de identificar los
resultados obtenidos en cada mdulo implantado con el ERP.
-1-
Domnguez Rojas, Cristina
Asimismo, este trabajo tiene un tercer objetivo de naturaleza acadmica. No solo se

desarrolla para mostrar los aspectos a tener en cuenta en el momento de implantar un
ERP, su funcionamiento y los resultados obtenidos para la empresa con cada mdulo
implantado, mostrando las ventajas que aporta. Se pretende profundizar en el
conocimiento de los ERP como herramienta de gestin, la cual es utilizada en la
actividad empresarial cotidiana.
Con la elaboracin de este Trabajo Fin de Grado, el estudiante, como objetivo
personal, pretende aumentar sus conocimientos tericos sobre el ERP, as como
intentar aplicarlos en un caso prctico y real, como es el de Woman 30, S.L.
1.3. METODOLOGA
Para la realizacin del proyecto se ha llevado a cabo una serie de tareas como se
observa en la Tabla 1.1, que son las siguientes:
Planificacin del trabajo
Bsqueda de informacin y recopilacin de datos necesarios
Estudio
Elaboracin y presentacin
El primer paso ha sido la planificacin del trabajo. Una vez conocido el tema a
tratar, se procedi a la descarga y lectura de forma detenida de los distintos datos y
normativas necesarios para su inicio. Posteriormente, se inici la tardea de encontrar
la informacin necesaria referente tanto al ERP, como a Woman 30, S.L., proceso que
podemos decir que no se ha abandonado hasta prcticamente el final del trabajo.
Con todo ello, se empez a desarrollar toda esa informacin obtenida para ir dando
formato al proyecto, tarea que result ser laboriosa. En esta tarea de estudio fue de
gran ayuda para comprender la implantacin del ERP en s, trabajar sobre un caso
real, en este caso: Woman 30, S.L.
Por ltimo, tuvo lugar la elaboracin final del trabajo y presentacin del mismo. En
relacin a la elaboracin, se ha tenido que ir retocando la redaccin del contenido que
he ido haciendo previamente a lo largo del proyecto. Mientras que la presentacin
final, se ha realizado con una herramienta de presentacin online llamada Prezi, la
cual, se considera ms original y con ms posibilidades de diseo que Power Point de
Microsoft Office.
En cuanto a la planificacin, el proyecto se ha ido realizando durante los meses de
Febrero a Junio.
Para mostrar ms claramente como se han ido distribuyendo las tareas a lo largo
de los meses que ha durado el proyecto, he considerado oportuno mostrarlo a travs
de una tabla que simula un Diagrama de Gantt, que se puede observar en la Tabla 1.1
-2-
Meses
Febrero
Tareas / Semanas
Marzo
Abril
Mayo
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Planificacin del trabajo

Lectura de normativas
Lectura de datos
Descarga de documentos necesarios
Bsqueda de
necesarios
informacin
recopilacin
Junio
de
datos
Conseguir bibliografa necesaria

Bsqueda de informacin en la Web
Recopilacin de datos
Estudio
Estudio y preparacin
Redaccin del contenido
Implantacin del ERP
Elaboracin y presentacin
Retoques de la preparacin
Elaboracin documento final
Presentacin online
Tabla 1.1. Tabla de fechas con das asignados a cada tarea. Fuente: Elaboracin propia.
1.4. ESTRUCTURA DEL TRABAJO

El correspondiente trabajo fin de grado se estructura del siguiente modo:
En el segundo captulo se desarrollar la introduccin terica el trabajo,
tratando de explicar los inicios y fundamentos del ERP.
En el tercer captulo del trabajo se expondr ms detenidamente la
metodologa que se ha seguido para la implantacin del ERP, as como los
factores clave de xito.
En el cuarto captulo nos adentraremos en explicar la situacin de Woman 30,
S.L., el anlisis detallado y por separado de los costes de implantar el ERP
PowerShop en Woman 30, S.L., los beneficios futuros que dicha implantacin
aportar a la empresa, la estructura del ERP PowerShop. Adems incluimos un
anlisis emprico, hablando de los resultados obtenidos en la encuesta que
tambin est relacionada con este captulo y que se encuentra anexa.
En el quinto captulo, ya por ltimo, se expondrn las conclusiones extradas
del trabajo realizado.
-3-
CAPTULO 2
INTRODUCCIN TERICA
2.1. INTRODUCCIN A LOS SISTEMAS DE INFORMACIN

Los Sistemas de Informacin aparecen an cuando el hombre no tena plena
consciencia de que los utilizaba para poder comunicarse y para su propio aprendizaje,
mientras que atesoraba objetos sin saber fielmente su fin, dibujaba en paredes
animales, smbolos o incluso mientras obtena conocimiento de los animales.
En los ltimos aos los Sistemas de Informacin se han convertido en uno de los
principales marcos de estudio dentro del rea de organizacin de empresas.
Desempean un papel cada vez ms significativo, llegando incluso, no solo a
condicionar el xito o fracaso en las modernas organizaciones empresariales, sino a
garantizar la supervivencia de la organizacin en un entorno tan riguroso y
competitivo como el actual. El mbito donde las compaas llevan a cabo sus
actividades se vuelve cada vez ms complejo.
Nuevos fenmenos como la creciente globalizacin, la rapidez en el desarrollo de
las tecnologas de informacin o el trnsito hacia una economa ms basada en el
conocimiento ha impulsado importantes cambios en las organizaciones empresariales
y han provocado que la informacin se convierta en un componente clave para la
gestin, adems de la supervivencia de la organizacin empresarial.
A la hora de definir un Sistema de Informacin existe una amplia variedad de
definiciones1. Para Laudon y Laudon (1996) un Sistema de Informacin es aquel
conjunto de componentes interrelacionados que capturan, almacenan, procesan y
distribuyen la informacin para apoyar la toma de decisiones, el control, el anlisis y
visin de una organizacin.
Tal vez la definicin ms completa sea la propuesta por Gmez Vieites y Surez
Rey (2011). Un Sistema de Informacin se puede definir como un conjunto de
elementos interrelacionados (entre los que podemos considerar los distintos medios
tcnicos, las personas y los procedimientos) cuyo cometido es capturar datos,
almacenarlos y transformarlos de manera adecuada y distribuir la informacin obtenida
mediante todo este proceso.
Segn Gmez Vieites y Surez Rey (2011) se puede decir que el Sistema de
Informacin en una organizacin se comporta como el sistema nervioso, ya que se
ocupa de obtener y proporcionar la informacin oportuna y precisa para los distintos
elementos de la organizacin empresarial en el lugar y momento adecuado, llegando a
convertirse en un elemento fundamental a tener en cuenta en el momento de
manifestar la estrategia empresarial y para poder realizar una gestin de la empresa,
dirigida a procesos y no a funciones.
Otra definicin de sistema de informacin sera la propuesta por Andreu, Ricart y Valor (1991), en la cual
se define como: conjunto formal de procesos que, operando sobre una coleccin de datos
estructurada de acuerdo a las necesidades de la empresa, recopila, elabora y distribuyen
selectivamente la informacin necesaria para la operacin de dicha empresa y para las actividades de
direccin y control correspondientes, apoyando, al menos en parte, los procesos de toma de
decisiones necesarios para desempear funciones de negocio de la empresa de acuerdo con su
estrategia.
-5-
Los Sistemas de Informacin han ido evolucionando a lo largo del tiempo y en ellos
se ha ido produciendo un proceso de transformacin de datos en conocimiento, como
muestra la Figura 2.1. entre los cuales hay que hacer distincin.
Comenzaremos diferenciando entre datos e informacin. Los datos representan
hechos recolectados de observaciones o anotaciones, a los cuales an no se les ha
aplicado ningn proceso y que quedan claramente reconocidos por elementos
simblicos como son las letras y los nmeros. Sin embargo, la informacin resulta de
aplicar el proceso a los datos anteriormente seleccionados para convertirlos en
significativos y tiles. La diferencia bsica es, por tanto que la informacin tiene
significado mientras que el dato no.
Del mismo modo que existe un procedimiento para obtener informacin partiendo
de datos, tambin existe un procedimiento mediante el cual, la informacin se
transforma en conocimiento a travs de la experiencia. Tambin debemos diferenciar
informacin de conocimiento. Mientras que la informacin existe en s misma, el
conocimiento depende de un sujeto, que mediante su experiencia haga uso de la
informacin y logre su fin.
Figura 2.1. Proceso de transformacin de dato en conocimiento. Fuente: Elaboracin

propia
2.2
COMPONENTES DE UN SISTEMA DE INFORMACIN
Tras introducirnos en qu consiste un Sistema de Informacin de una manera muy

general, a continuacin procederemos a detallar sus componentes y clasificacin.
A la hora de determinar los principales componentes de un Sistema de Informacin,
podemos clasificarlos claramente en tres bloques principales:
Mismo formato indicado para el captulo 1.
2.2.1
Organizacin
En este bloque podemos encontrar visiblemente definido al Departamento de

Recursos Humanos de cualquier empresa, constituido por todas aquellas personas
que de un modo u otro interactan con el Sistema de Informacin. Los elementos
clave para una organizacin son:
Personal, entendiendo como tales a administrativos, directivos medios,
ejecutivos, clientes, personal tcnico como diseadores, analistas y
programadores, entre otros
Estructura, que refleja la divisin del trabajo y consiste en la suma total de los
modos en que sta divide su trabajo en distintas reas y los mecanismos a
travs de los cuales consigue la coordinacin entre ellas.
Procesos operativos, hace referencia a las reglas o rutinas organizativas que
la organizacin posee concernientes a cmo utilizar los sistemas, al diseo y al
-6-
desarrollo de nuevos proyectos. La mayora de ellos se encuentran

formalizados y puestos por escrito.
Polticas, que no son ms que las acciones generales que en la empresa se
han seguir.
Cultura, entendida como el conjunto fundamental de supuestos, valores y
formas de hacer las cosas propias de la empresa que puede verse reflejada en
el sistema de informacin de la empresa: as, si la atencin al cliente est
arraigada en la cultura de la organizacin seguro que tendr su reflejo en la
forma en que su sistema de informacin se habr diseado. El primer prrafo
de cada subapartado va sin sangra.
2.2.2
Tecnologa
Segn la Real Academia Espaola, el trmino tecnologa hace referencia al conjunto

de teoras y de tcnicas que permiten el aprovechamiento prctico del conocimiento
cientfico. En nuestro mbito podemos decir que la tecnologa es un instrumento que
los usuarios disponen para que se puedan realizar avances dentro de la organizacin
y que permita actuar antes los sucesivos cambios.
Podemos observar que la tecnologa se encuentra formada por una serie de
elementos:
Hardware, tambin denominado equipo fsico, que se trata del conjunto de
componentes que son utilizados para actividades de entrada, procesamiento y
salida de informacin. A su vez, se encuentra formado por:
Unidades Centrales de Procesos (CPU), localizadas en el cerebro
del ordenador.
Memoria Principal, definido como el lugar donde se almacenan los
datos y programas que luego sern procesados por el CPU. Se
distinguen dos tipos de memorias: Memoria RAM y Memoria ROM.
- Dispositivos Perifricos, conectados al CPU y que sirve para
establecer conexin entre el ordenador y el usuario. Los dispositivos
perifricos pueden ser de tres tipos: De entrada, de almacenamiento
y de salida.
Software hace referencia al conjunto de los componentes lgicos, que a travs
de instrucciones detalladas, hacen que sea posible la realizacin de tareas
especficas, adems de coordinar los componentes del ordenador. Dentro
podemos encontrar:
- Base de datos, formadas por numerosos tipos de datos, a partir de
los cuales, el Sistema de Informacin podr obtener a travs de
determinados procedimientos, informacin til.
Adems de lo anteriormente mencionado, es importante destacar que no deben
confundirse trminos como Sistema de Informacin y TIC (Tecnologa de la
Informacin y de las Comunicaciones).
2.2.3
Administracin
El apartado administracin est relacionada directamente con la direccin. La

direccin percibe retos de negocio en el entorno, establece la estrategia de la
organizacin para responder a ellos y asigna los recursos humanos y financieros
necesarios para poner en prctica la estrategia y coordinar el trabajo.
-7-
La labor de la direccin es hacer compresibles las mltiples situaciones que

enfrentan las organizaciones y formular planes de accin para resolver sus problemas.
Adems tambin debe crear nuevos productos e incluso volver a crear la organizacin.
Dentro de la administracin encontramos a los administradores, tambin llamados
gestores, que son los encargados de tomar las decisiones, en los distintos niveles, que
hacen funcionar a la organizacin, desde el da a da a decisiones a largo plazo que
pueden comprometer la supervivencia de la propia organizacin. La administracin,
como la forma en que las personas adoptan decisiones en el mbito de la gestin de la
empresa, tambin queda reflejada en el Sistema de Informacin.
Adems de los administradores, tambin podemos encontrar a directivos de nivel
superior que toman decisiones estratgicas de largo plazo, los de nivel medio que se
encargan de poner en prctica los programas y planes de los directivos y los de nivel
operativo que se encargan del seguimiento de las actividades diarias de la empresa.
A travs de la Figura 2.2 podemos observar los elementos que componen un
Sistema de Informacin.
Figura 2.2 Componentes de un Sistema de Informacin. Fuente: Elaboracin propia.
2.3
CLASIFICACIN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN
Los Sistemas de informacin podemos clasificarlos atendiendo a diversos criterios.

Segn Gmez Vieites y Surez Rey (2011) modificado a partir de Laudon &
Laudon, ediciones de 1993 hasta 2009, existe una clasificacin de los Sistemas de
Informacin por nivel y funcin, las cuales se presentan a continuacin.
-8-
2.3.1
Segn el nivel organizacional que respaldan.
Sistemas a nivel estratgico. Son aquellos que apoyan a los directivos a

enfrentar y resolver aspectos estratgicos y tendencias a largo plazo, tanto en
la empresa como en el entorno. Su funcin principal es compaginar los
cambios de entorno con la capacidad organizacional existente. Estos sistemas
son los responsables de modificar las metas, los procesos, los productos, los
servicios o las relaciones con el entorno para ayudar a las organizaciones a
adquirir una ventaja competitiva.
Sistemas a nivel administrativo. Son los sistemas que sirven a las

actividades de supervisin, control, toma de decisiones y administrativas de los
gerentes a nivel medio. Proporciona informes peridicos ms que informacin
instantnea de operaciones. Apoyan a la toma de decisiones no rutinarias,
decisiones menos estructuradas.
Sistemas a nivel conocimiento. Son aquellos que apoyan a los trabajadores
del conocimiento y datos de una organizacin.
Su propsito es ayudar a las empresas comerciales a integrar el nuevo
conocimiento en los negocios y ayudar a controlar el flujo del trabajo de oficina.
Sistemas a nivel operativo. Estos sistemas estn planteados para dar apoyo
a los gerentes operativos en la supervisin y el seguimiento de las actividades
y transacciones elementales de la organizacin, como pueden ser las ventas,
los ingresos, nminas, entre otros.
El principal objetivo de los sistemas a este nivel es poder dar respuesta a
preguntas de rutina y seguir el flujo de las transacciones normales de la
empresa.
Adems de la clasificacin nombrada anteriormente, es importante hacer tambin
distincin entre los distintos Sistemas de Informacin en las organizaciones.
Sistema de Apoyo a Ejecutivos (ESS): Orientados a usuarios de nivel gerencial,
ya que permite monitorizar el estado de las variables de un rea o unidad de la
empresa a partir de informacin interna y externa a la misma. Es en este nivel
cuando los sistemas de informacin manejan informacin estratgica para las
empresas.
Sistemas de Apoyo a la Toma de Decisiones (DSS): Son los encargados de
realizar el anlisis de las diferentes variables de negocio con la finalidad de
apoyar el proceso de toma de decisiones.
Sistemas de Informacin Gerenciales (MIS): Sistema de informacin a nivel
administrativo de una organizacin que dan servicios a las funciones del
proceso administrativo, proporcionando informes resumidos y excepcionales de
rutina. Resumen y reportan las operaciones bsicas de la empresa.
Sistemas de Trabajo del Conocimiento (KWS): Auxilian a los trabajadores del
conocimiento, stos son personas con ttulos universitarios formales cuyo
trabajo consiste en crear e integrar informacin y conocimientos nuevos.
-9-
Sistemas de Oficina (SO): Auxilian principalmente a los trabajadores datos,

stos tienen niveles de educacin menos formales y tienden ms a procesarla
que a crearla. Son sistemas de cmputo como procesadores de texto, hojas de
clculo, sistemas de correo electrnico, autoedicin. Diseados para aumentar
la productividad de trabajadores de datos en la oficina.
Sistemas de Procesamiento de Transacciones (TPS): Son los sistemas bsicos
del negocio que dan servicio al nivel operativo de la organizacin. Es un
sistema computarizado que efecta y registra transacciones diarias necesarias
para dirigir los negocios.
Figura 2.3 Modelo de la pirmide. Fuente: http://sistemas-de-info-cienciasucv.blogspot.com.es/
2.3.2 Segn la funcin organizacional a la que dan servicios (perspectiva

funcional)
Sistemas de Ventas y Marketing. Ayudan a la empresa a identificar a los
clientes para los productos o servicios de la empresa, desarrollar productos o
servicios de la empresa, desarrollar productos y servicios para satisfacer las
necesidades de los clientes, promover y vender estos productos y servicios y
dar apoyo continuo a los clientes. Generalmente este tipo de sistemas realiza
las siguientes actividades:
- Procesa pedidos
- Analiza el mercado (datos demogrficos y del comportamiento del
consumidor)
- Determina precios
- Pronostican tendencias de ventas
Sistemas de Manufacturas y Produccin. Tratan de la planeacin, desarrollo
y elaboracin de productos y servicios, y del control y flujos de la produccin.
Tambin apoyan el establecimiento de objetivos de la produccin: compras,
almacenamiento, disponibilidad de materiales, instalaciones, mano de obra
Este tipo de sistemas realiza las siguientes actividades:
-10-
Controla las acciones de mquinas y equipos.

Disea productos nuevos
Planea y decide cundo y cuntos productos se deben elaborar
Decide donde ubicar las mquinas mediante procesos lgicos
Sistemas de Finanzas y Contabilidad. Dan seguimiento a los activos

financieros de la empresa y al flujo de efectivo, con el objetivo de maximizar el
rendimiento sobre estos activos o a ayudar a acumular o crear riqueza. Este
tipo de sistemas realiza las siguientes actividades:
- Registra sistemticamente cuentas por cobrar y pagar de la
empresa
- Realiza anlisis de cartera
- Elabora presupuestos a largo y corto plazo
- Planea utilidades a largo plazo
Sistemas de Recursos Humanos. Llevan registros de los empleados, dan
seguimiento a las habilidades, desempeo del trabajo y capacitacin del
empleado, apoyan a la planeacin de la remuneracin y desarrollo de los
empleados. Generalmente realiza las siguientes actividades:
- Registra sistemticamente las evaluaciones relacionadas con la
capacitacin, habilidades y el desempeo laboral.
- Disea trayectorias profesionales para los empleados
- Supervisa el rango y distribucin de los salarios y prestaciones de
los empleados
- Planifica las necesidades de la fuerza laboral a largo plazo
2.4
APLICACIONES EMPRESARIALES ESPECFICAS
Como todos sabemos, cada vez son ms habituales el comercio electrnico o los
negocios en lnea, lo cual est forzando a las empresas en enfocarse a la velocidad
para llegar al mercado, la mejora del servicio del cliente y una ejecucin ms eficiente.
Por ello, lo comn ahora es construir o adquirir aplicaciones empresariales.
Las principales aplicaciones empresariales son las siguientes: SCM, CRM y ERP.
Vamos a proceder a detallarlas brevemente, para a continuacin poder centrarnos en
el objeto de nuestro trabajo, ERP.
1. SCM (Sistemas de Administracin de la cadena de abastecimiento)
Estos sistemas estn orientados al exterior y se enfocan en ayudar a que la
empresa administre su relacin con los proveedores.
2. CRM (Gestin de las Relaciones con el Cliente)
Consiste en la metodologa, la informacin y los procesos que permiten a una
empresa administrar sus contactos con los clientes de una forma organizada,
necesarias para construir una relacin duradera entre la compaa y el cliente.
Suele estar formada por tres grandes mdulos: Marketing, Ventas y Atencin al
Cliente.
-11-
3. ERP (Planificacin de los Recursos de la Empresa)

Son sistemas de informacin que integran aplicaciones informticas para
gestionar todos los departamentos y funciones de una empresa: contabilidad,
finanzas, produccin, mantenimiento, logstica, recursos humanos, materiales,
cobros y ventas, compras y pagos, entre otros.
2.5
EVOLUCIN DEL ERP
Los ERP tienen su origen durante la Segunda Guerra Mundial (aos 50), cuando el
gobierno de Estados Unidos de Amrica empez a utilizar sistemas especficos para
controlar la logstica de las actividades de guerra. Estos sistemas fueron la base de los
ERP, los cuales servan para determinar los requerimientos de materiales, de ah su
nombre Material Requirements Planning (MRP).
Posteriormente estos sistemas se empezaron a utilizar en el mbito empresarial, en
el cual las organizaciones se dieron cuenta que les podan ser de mucha utilidad,
controlando inventarios, facturacin y pagos a proveedores.
En los aos 80s, el crecimiento empresarial demand soluciones ms complejas
que estuvieran a la altura de las necesidades y retos que enfrentaban las
organizaciones, as nacieron los sistemas MRP II (Manufacturing Requirements
Planning Planificacin de Requerimientos de Materiales).
Durante la dcada de los 90s a pesar de que existan varios sistemas de estos
tipos de soluciones (MRP y MRP II), no eran suficientes, ya que las empresas de clase
mundial no solo eran manufactureras sino tambin financieras, de servicios y
comerciales, entre otras, que tambin demandaban soluciones para soportar el peso
de una administracin ptima y competitiva.
De esta forma nacieron los ERP, sistemas que unieron de forma efectiva todas las
reas de la organizacin, procesando informacin en tiempo real e integrando de esta
forma los procedimientos de cada una de las partes que conforman el proceso de la
cadena de valor.
Histricamente las empresas se venan agrupando en reas funcionales que
agrupaban distintos recursos que se empleaban en varios procesos de negocio de la
empresa. Los SI tradicionales se centraban en dar soporte a cada rea y no se
alcanzaban altas eficiencias en el proceso de negocio.
Actualmente con los ERP se supera esa divisin de las reas y se integra todo en
un nico sistema
El entorno empresarial se encuentra en continuo cambio. Las empresas tienen que
confrontarse diariamente al reto de aumentar la competitividad, expandirse a nuevos
mercados y satisfacer las expectativas de los clientes. Est posicin supone un
incremento de la presin sobre las empresas para disminuir los costes totales de toda
la cadena de suministro, acortar los tiempos de produccin, reducir drsticamente los
inventarios, ampliar la gama de productos, ofrecer plazos de entrega ms fiables y un
mejor servicio al cliente, mejorar la calidad y coordinar eficientemente la demanda, la
oferta y la produccin.
Segn Loizos (1998), debido a que las organizaciones se aproximan cada vez ms
al modelo de colaboracin empresarial y los competidores van aumentando sus
capacidades, para mantener la competitividad, las empresas deben mejorar sus
propias prcticas y procesos de negocio. Adems va adquiriendo gran importancia la
necesidad de compartir con sus proveedores, distribuidores y clientes la informacin
interna que las empresas haban tenido siempre tan protegida. Tambin es necesario
que las distintas actividades que se desarrollan en la empresa mejoren su capacidad
de originar y transmitir informacin oportuna y precisa. Para conseguir estos objetivos,
-12-
las empresas recurren a los sistemas de planificacin de recursos empresariales: ERP

(Dillon, 1999).
Atendiendo a la definicin de Davenport (2000), los sistemas de planificacin de
recursos empresariales son Sistemas de Informacin integrados que estn diseados
para satisfacer las necesidades de informacin de las empresas, y en la mayora de
los casos, se implementan para mejorar la eficiencia y eficacia de la organizacin.
Sin embargo para Hedman y Borell (2002), son programas que sirven de apoyo a
la automatizacin de los procesos de negocio ms habituales en la organizacin,
incluyendo extensos mdulos de la gestin de la cadena de suministro y
administracin de relaciones con los clientes.
Segn Daz Domnguez y Navarro Huerga (2014), un sistema ERP es un software
integrado de gestin de empresas. Desde la perspectiva tcnico informtica, es un
software preprogramado que sirve para gestionar conjuntamente los diversos procesos
empresariales. Con ello, se logran muchas cosas. Se evita la repeticin innecesaria de
informacin y las incoherencias entre datos que manejen diferentes unidades
organizativas o departamentos de la empresa.
Los sistemas ERP conectan y gestionan los flujos de informacin en las
organizaciones, permitiendo a los administradores tomar decisiones basadas en la
informacin que refleja con precisin el estado actual de su negocio (Davenport y
Harris, 2005). Estos programas integran diversos aspectos de negocio tales como
ventas y marketing, distribucin, logstica, fabricacin, gestin de recursos humanos y
contabilidad en un solo sistema de negocio. Los principales beneficios de su
implantacin incluyen la integracin y optimizacin de procesos de negocio, la
automatizacin de las transacciones comerciales y el intercambio de informacin para
apoyar la toma de decisiones.
Es frecuente que dentro de las organizaciones, cada departamento tenga su propio
sistema optimizado para su especfica forma de funcionamiento. Sin embargo, los
sistemas ERP renen todos esos sistemas en uno solo que funciona como una nica
base de datos, por tanto, todos los departamentos pueden compartir la misma
informacin y comunicarse entre ellos (Loh y Koh, 2004).
2.5.1 Caractersticas de los ERP
Debido a que el objeto central de dicho trabajo se basa en la implantacin de los
Sistemas ERP en las empresas, es conveniente comentar las caractersticas que
stos presentan. Podemos considerar, por tanto, que las caractersticas que distinguen
a un ERP de cualquier otro software empresarial segn Gmez Vieites y Surez
Vieites son las que se muestran a continuacin:
- Capacidad de Parametrizacin: La parametrizacin de un ERP permite
adaptar el funcionamiento del sistema a las necesidades especficas de cada
empresa, adems de incorporar nuevas funciones o modos de funcionamiento
a medida que sta lo requiera. La parametrizacin del ERP exige un gran
conocimiento tanto del producto como de las necesidades de la empresa. La
complejidad de un ERP est directamente relacionada con el nivel de
parametrizacin que ste permite. Son varios los aspectos que pueden
personalizarse a travs de este proceso de parametrizacin:
Estructura fiscal de la empresa.
Localizacin a nivel de pas, para adaptarse a caractersticas concretas
como los usos horarios, las divisas, los impuestos o los idiomas.
Tipologa de productos.
-13-
Reglas de negocio como polticas de precio.

Estructura fsica que define las sedes administrativas y operativas.
Estructura organizativa y funciones: definicin de usuarios, niveles de
seguridad en accesos.
Estructura documental de la empresa.
Flujo de procesos, automatizacin de tareas y gestin de alertas.
Interfaz de usuario avanzada y flexible: Normalmente, los ERP incorporan

las ltimas tecnologas y avances en la interfaz de usuario, con facilidades
grficas o la posibilidad de definir diversos dispositivos de acceso: ordenadores
personales, terminales de radiofrecuencia, PDA, etc. Una de las tendencias
actuales en lo que se refiere a la interfaz de usuario es la capacidad de
personalizar la interaccin del usuario con el sistema teniendo en cuenta su rol
o nivel de acceso. Los entornos actuales de desarrollo permiten generar
aplicaciones que son accesibles desde un navegador y permiten configurar un
escritorio de usuario orientado al rol, en el que se pueden incluir:
Acceso a los programas ms utilizados, a los ltimos a los que se
conect el usuario, programas activos, etc.
Men que facilite la gestin de los procesos en los que el usuario est
implicado.
Ventanas o widgets en los que se pueden ubicar datos de la aplicacin,
informes de gestin, noticias relevantes o cualquier contenido de
acceso frecuente.
Capacidad de acceso a informacin: Los ERP cuentan con un conjunto de

salidas e informes predefinidos y, adems, posibilitan la interaccin desde
distintas herramientas de acceso a datos: OLAP, generadores de informes,
aplicaciones ofimticas, herramientas de Business Intelligenece, etc.
Otras caractersticas destacables de los sistemas ERP pueden ser las siguientes:
-
Integracin: Permiten controlar los diferentes procesos de la compaa,

entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre
s, es decir, que el resultado de un proceso es el punto de inicio del siguiente.
Crea un nico almacn de datos que elimina la posible redundancia y falta de
congruencia de la informacin. Por tanto, las empresas que no usan un ERP
necesitan tener varios programas que controlen cada proceso de la compaa,
teniendo como desventaja que al no estar integrados la informacin se duplica
y crece el margen de posible contaminacin en la informacin.
Flexible y abierto: Se pueden realizar sobre l modificaciones posteriores con

facilidad por el entorno de programacin. Adems, admite conexiones con otros
sistemas de los agentes de su entorno con los que se relaciona ms
directamente ya sean proveedores, distribuidores, clientes finales o empresas
con las que coopere.
Modularidad: Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de reas

que se encuentran interrelacionadas por la informacin que comparten y que se
-14-
genera a travs de sus procesos, es por eso por lo que los ERP se encuentran
divididos en mdulos, los cuales por lo general corresponden a cada rea o
departamento de la empresa, sin perder integridad ni independencia en el
funcionamiento. Estos mdulos pueden instalarse de acuerdo con los
requerimientos del cliente.
2.5.2
Ventajas e inconvenientes de los ERP
Para finalizar este captulo, vamos a recoger algunas de las ventajas e inconvenientes
ms relevantes de la incorporacin de este tipo de soluciones para la gestin de la
informacin interna.
A continuacin se enumeran algunos de los beneficios, segn Muiz, L. (2004), que
podran conseguirse al implementar cualquier ERP, pues en su mayora los beneficios
estn en funcin de las expectativas que tiene el comprador ante un sistema ERP.
- nico sistema para manejar muchos de los procesos comerciales del negocio.
- Gracias a la integracin y automatizacin de los procesos, se incrementa el
flujo de la informacin.
- Se agiliza el tiempo de respuesta ante los problemas internos o externos.
- Optimizacin de costes por disminuciones de personal o aumento de la
eficiencia al acceder a mejor informacin ms fcilmente.
- Mejora las relaciones de la empresa con otros agentes.
stos son algunos beneficios que se pueden lograr al implantar un software ERP.
Como ya sabemos, hay varias marcas desarrolladoras de ERP, por lo que es bueno
asegurarse de los beneficios que ofrece cada uno de ellos.
Ahora bien, no todo lo que rodea un ERP es bueno, tambin tiene sus desventajas,
que en este caso vamos a enumerar segn Benvenuto Vera, A. (2006):
-
2.5.3
Costes: Adems de los propios del producto, tambin existen otros como los de
implantacin, configuracin, etc. Aunque esto, no siempre se puede considerar
una desventaja, ya que en muchas ocasiones, no resultan demasiado caros.
Complejidad para integrar la informacin externa: La dificultad para integrar la
informacin en los ERP se produce porque las empresas tienen sistemas
independientes de distintos proveedores cuya estructura de datos obedece a
un modelo de datos no compatible con el del ERP.
Personal: Un sistema ERP automatiza muchas tareas ejecutadas por personas,
si estas no estn bien formadas y no tienen habilidades para el manejo del
sistema ERP, la organizacin se ver afectada.
Implantacin de un Sistema ERP
Los proyectos de implantacin de un sistema ERP suelen ser complejos y costosos,

debido a la dificultad tcnica y organizativa que conllevan. La adquisicin de estos
productos, as como los servicios de consultora requeridos para su correcta
implantacin, pueden llegar a tener un coste bastante elevado.
-15-
En el siguiente captulo estudiaremos con ms profundidad los aspectos

fundamentales a tener en cuenta para la implantacin de un ERP, como factores clave
de xito, metodologas de implantacin, anlisis coste beneficio, evaluacin de
riesgos que se pueden presentar y beneficios derivados de la implantacin.
Para finalizar con el marco terico de los Sistemas ERP, se puede afirmar que
segn varios estudios cada vez ms empresas son ms conscientes de la importancia
de una correcta implantacin de un Sistema ERP en su sociedad, ya que es una de las
herramientas que mejor permite optimizar los procesos empresariales, otorgando
acceso a toda la informacin de forma confiable, precisa y oportuna.
-16-
CAPTULO 3
IMPLANTACIN DE UN ERP. DESARROLLO TERICO
3.1
INTRODUCCIN
La implantacin de un sistema ERP en la empresa exige el planteamiento de un

proyecto adecuado al producto a implantar, las caractersticas de la empresa y los
objetivos particulares que se pretende alcanzar.
Los proyectos de implantacin de un sistema ERP suelen ser complejos, debido a
la dificultad tcnica y organizativa que conllevan. Por otra parte, la implantacin de un
sistema ERP puede implicar cambios importantes en los procesos, que pueden afectar
tanto a la estructura organizativa, como a las actividades y puestos de trabajo
desempeados por el personal.
Por este motivo, para minimizar los problemas derivados del proceso de
implantacin, es muy importante prestar una especial atencin a la participacin y
formacin de los empleados de la organizacin que se van a convertir en los
principales usuarios del sistema. As mismo, se debera contar con el compromiso de
la alta direccin y los promotores del proyecto han de estar involucrados en la
definicin de los objetivos. El papel desempeado por el implantador tambin suele ser
de gran importancia durante todo el proceso de implantacin.
Podemos decir, segn Daz Domnguez y Navarro Huerga (2014), que la
implantacin de un sistema ERP en la empresa exige el planteamiento de un proyecto
adecuado al producto a implantar, las caractersticas de la empresa y los objetivos que
se pretende alcanzar.
3.2
METODOLOGAS DE IMPLANTACIN
La implantacin del sistema comienza con el estudio tcnico y funcional, que debe
tener en cuenta las restricciones econmicas y temporales para la ejecucin del
proyecto. Una vez tomada la decisin sobre qu ERP se va a implantar, el paso
siguiente que hay que dar con vistas a la implantacin es la realizacin de un Estudio
de Viabilidad.
El Estudio de Viabilidad presentar un informe con las posibilidades de implantacin
del producto ERP en la empresa y las lneas generales para el planteamiento del
correspondiente proyecto. El estudio finalizar con la decisin de seguir adelante con
el proyecto de implantacin. Por lo tanto, en esta primera etapa, se definen el alcance
funcional (qu mdulos se van a implantar), el alcance organizativo (qu
departamentos y procesos se vern afectados) y la viabilidad del proyecto.
Podemos decir, en base a Daz Domnguez y Navarro Huerga (2014), que se
concibe el proyecto de implantacin en base a cinco grandes etapas:
- Preparacin: Se define un plan de proyecto y se prepara la empresa para
acometerlo.
- Modelizacin: Se realiza el diseo conceptual y se define un modelo de
empresa.
- Parametrizacin: Se realiza un diseo detallado y se construye un prototipo del
nuevo sistema.
- Instalacin: Se prepara el sistema para la entrada en el rgimen productivo.
-17-
Produccin: Se pone en funcionamiento real el nuevo sistema y se le da

soporte.
Uno de los aspectos que describe la metodologa es el de los resultados de cada

fase. Dichos resultados pueden ser la constatacin de que alguna actividad est
terminada, que un programa est en funcionamiento, que un documento ha sido
editado o ha sido firmado, que una formacin ha sido impartida o que una reunin de
validacin ha tenido lugar.
Los resultados de una etapa del proyecto se conocen como los entregables. Dichos
entregables tienen que existir al finalizar cada etapa, adems de la comprobacin de
que son correctos y se adecuan a las normas establecidas en el proyecto.
A continuacin vamos a proceder a detallar cada una de las etapas de la
implantacin de un ERP.
3.2.1
Estudio de viabilidad
El Estudio de Viabilidad tiene como finalidad evaluar las posibilidades de implantar un

sistema ERP en una empresa, estimar el esfuerzo y tiempo necesario para el proyecto
de implantacin y presentar una propuesta de actuacin. Es decir, se trata de:
Recoger informacin relevante sobre las posibilidades de implantar un ERP
Evaluar los esfuerzos, costes y riesgos de la implantacin
Informar sobre el resultado de la evaluacin.
Presentar la metodologa para la implantacin del ERP
Presentar una propuesta
A continuacin, vamos a resumir de forma grfica las fases de esta etapa, as como
las tareas correspondientes a cada una de ellas.
Figura 3.1 Productos Woman 30, S.L. Fuente: Elaboracin propia
Propuesta de Evaluacin. Se realiza por parte del responsable del Sistema de

Informacin en la empresa y cuenta con la autorizacin y apoyo de la Direccin
General.
Evaluacin. En esta fase hay que conseguir las necesidades de las diferentes
reas empresariales, la cual se lleva a cabo mediante cuestionarios y
entrevistas.
Informe de Evaluacin. Se trata del informe resultado de la evaluacin, que
contiene informaciones relativas al entorno de la empresa.
Estimacin. Consiste en determinar aproximadamente el esfuerzo y coste total
requerido por el proyecto de implantacin.
Propuesta de Proyecto. Contiene varios puntos como la justificacin del
proyecto, objetivos y propuesta de implantacin, organizacin del proyecto,
perfil de la empresa, entre otros.
Preparacin del Contrato. Se realiza conjuntamente por la empresa
implantadora del ERP, que en este caso es PowerShop y la direccin de la
empresa destinataria del mismo: Woman 30, S.L.
-18-
3.2.2
Preparacin del proyecto
Tiene como finalidad asegurar el correcto arranque del proyecto y prever problemas
potenciales. Durante esta etapa se distinguen una serie de actividades que vamos a
describir a continuacin.
Preparacin de la organizacin del proyecto. Consiste en asumir los
requisitos de negocio y especificaciones de los diversos departamentos
implicados, elaborar el manual del proyecto, definir un procedimiento de control
y darlos a conocer.
Planificacin y procedimientos del proyecto. En esta actividad se elabora el
plan del proyecto, que contiene aspectos tales como publicar las normas del
mismo en el manual, acordar tiempos y fechas con vistas a la realizacin de
una planificacin de los trabajos aceptable por parte de todos los
departamentos implicados y definir los procedimientos de control.
Definicin de las medidas del proyecto. Se deben decidir acerca de una
serie de medidas como son identificar y clasificar los procesos de negocio
soportados por el sistema, identificar aquellos que son compartidos, comunes y
exclusivos, as como reconocer y especificar las mejoras de los mismos, que
van a ser soportados por el nuevo sistema y establecer prioridades para las
reas de negocio individuales y de mejora.
Seminario de metodologa. Tiene como finalidad explicar al equipo de
proyecto la metodologa a aplicar para el desarrollo del proyecto. El seminario
est enfocado a la comunidad que participar en el proyecto desde el inicio.
Reunin de lanzamiento del proyecto. La finalidad es dar conocer a los
representantes de las diferentes reas de la empresa las caractersticas del
proyecto de implantacin del sistema ERP, en relacin a objetivos,
participantes, planificacin de los trabajos a emprender y resultados que se
esperan alcanzar.
Estudio de perfiles. Los objetivos son identificar la poblacin de usuarios
finales del sistema y las necesidades de formacin y comunicacin, determinar
los requisitos de la documentacin de usuario y acordar el uso de la
documentacin estndar del sistema ERP. El enfoque de trabajo en esta dase
es el de la realizacin de sesiones de trabajo, en las cuales se emplea el
brainstorming y se evalan las necesidades surgidas.
Plan de cambio. Tiene por objeto crear normas, planes y estructuras para
llevar a cabo la formacin, comunicacin y cambios y definir actividades del
equipo de cambio. La gestin del cambio tiene efecto a lo largo de todo el ciclo
de vida del proyecto.
Plan de comunicacin. Lo que pretende conseguir es crear prototipos de
comunicacin y desarrollar comunicaciones para cada etapa del proyecto. La
comunicacin es necesaria como una forma de motivar a la organizacin de
cara a conseguir los objetivos propuestos.
Formacin del equipo de proyecto. Tanto la empresa implantadora del ERP
como la direccin de la destinataria del mismo han de seguir una serie pautas
como son comenzar con la formacin del equipo de proyecto, estructurar la
formacin en tres niveles (conceptual, organizativo y tcnico) y establecer
control sobre la formacin en las etapas del proyecto. Seguidamente, se
incluye el Programa de un curso de formacin de Formadores de ERP, dirigido
a usuarios clave que tienen que formar a usuarios finales sobre el
funcionamiento del nuevo sistema ERP una vez instalado.
Definicin de la gestin de datos. En esta etapa es esencial identificar qu
elementos de datos sern compartidos entre las diversas entidades de negocio
por medio del sistema ERP.
Instalacin de la infraestructura para el desarrollo. Dichas infraestructuras
son ordenadores, software de sistema, software ERP, impresoras, etc.
-19-
Gestin de calidad en la preparacin del proyecto. Tiene como finalidad

validar el arranque del proyecto, una vez finalizada la etapa de preparacin.
3.2.3
Modelizacin del sistema
La implantacin del software ERP mediante el proceso de parametrizacin requiere

previamente la identificacin de las estructuras de la empresa. Ello se lleva a cabo
mediante la modelizacin de los procesos de negocio y de las funcionalidades.
Los objetivos de esta etapa son:
1. Definicin del alcance final en cuanto a organizacin, funcionales estndar del
ERP y sistemas de informacin.
2. Aprobacin final del proyecto en cuanto a plan, organizacin y presupuesto.
3. Instalacin del Entorno de desarrollo para el ERP.
Las actividades que comprenden esta etapa de modelizacin son las siguientes:
Gestin del proyecto. Se enfoca hacia la armonizacin del negocio de la
empresa con los procesos de negocio proporcionados por el ERP.
Modelizacin. Donde se detallan los diferentes modelos del sistema.
Modelo de Estructura de Empresa. Tiene como finalidad determinar las
estructuras organizativas de las diversas reas funcionales de la empresa, las
interrelaciones de dichas estructuras y la visin de los propietarios de los
procesos de negocio.
Modelo organizativo con el ERP. El objetivo del conjunto de las tareas es
determinar la estructura organizativa con el ERP y los requerimientos globales
del ERP.
Modelo de negocio con el ERP. Describe los procesos considerados en el
alcance del proyecto. Se asume que se han tomado decisiones sobre los
procesos de negocio comunes y compartidos y sobre los procesos de negocio
especficos que forman parte del alcance del proyecto.
Modelo del sistema ERP. El diseo tcnico de la plataforma del ERP
depender del tipo de entorno existente en la empresa, sea ste nico o
mltiple. Se supone que en el momento de cerrar el modelo de sistema ERP ya
se han tomado todas las decisiones estratgicas. Esto tambin se refiere al
entorno de aplicaciones.
Anlisis del impacto de los procesos. Adems de las actividades propias de
la gestin del cambio como resultado de la introduccin del ERP, se pueden
describir cambios adicionales para implantar el sistema integrado que puedan
utilizar varios sitios conjuntamente.
Anlisis del impacto organizativo. Las tareas de las que consta son analizar
el impacto de los cambios identificados en los procedimientos de la empresa,
revisar y afinar el plan de soporte a los cambios y preparar los planes de
formacin y comunicacin.
Definir la estructura de la codificacin y su documentacin. Los resultados
de la modelizacin de negocio ERP tendrn como resultado la visin interna
de los datos maestros, as como del impacto de cualquier estandarizacin de
los datos que puedan ser compartidos por los diversos sitios. Se necesitar un
buen y bien documentado programa de gestin de datos.
Instalar la infraestructura de desarrollo.
Gestin de calidad en la etapa de modelizacin. Cuya finalidad es validar la
modelizacin del sistema efectuada, con vistas a la etapa de parametrizacin.
-20-
3.2.4 Parametrizacin del sistema

En esta etapa se lleva a cabo la construccin del prototipo del sistema ERP que
deber ser validado. El prototipo consta de todas las funcionalidades parametrizadas
acorde con las especificaciones de la modelizacin. Para ello se parte del modelo de
empresa, que es reflejo de lo recogido en el informe de modelizacin y se preparan los
casos de negocio.
Las actividades que comprenden la etapa de parametrizacin son las siguientes:
Gestin del proyecto. Ha de hacer nfasis en el empleo eficaz del modelo de
sistema basado en el ERP elaborado en la etapa de modelizacin. Al finalizar
la parametrizacin, el sistema ha de quedar listo para su funcionamiento.
Modelo de empresa. Consiste en la armonizacin de los casos de negocio,
datos maestros y estructura organizativa y en la clasificacin de los casos de
negocio que deben ser construidos que muestren el modo de trabajar en la
empresa.
Preparar casos de negocio. Un caso de negocio es la descripcin de un
procedimiento real de negocio que debe ser configurado. Cada caso de
negocio consiste en varios procesos y varias transacciones del ERP que usan
datos reales a fin de configurar, probar y confirmar dichos procesos y
transacciones.
Propotipaje. Tiene como objetivos poner a punto todos los casos de negocio
definidos en el sistema ERP y verificar y aprobar los casos de negocio
configurados. Es una actividad de carcter cclico.
Desarrollo de programas de interfaces, conversiones, informes y mejoras.
Las interfaces, conversiones, informes, documentos de salida e impresin y
mejoras al sistema se disearn, construirn y probarn acorde con las
especificaciones. Una vez validados, debern quedar documentados.
Creacin de procedimientos. Se disear la estructura de los manuales de
usuarios finales, una vez desarrollados los programas suplementarios.
Parametrizacin final. Las tareas de esta fase son implantacin de los valores
de parametrizacin, verificacin del sistema ERP en funcin de las exigencias
al sistema e integracin de todas las funcionalidades ERP con los programas
de conversin de datos y de interfaces. El resultado ser un Sistema ERP
configurado y probado correctamente.
Pruebas de integracin. El propsito de esta fase es llevar a cabo las pruebas
de integracin con vistas a la aceptacin y firma por parte del equipo de
proyecto. Las pruebas de integracin sirven para asegurar que el sistema ERP
integrado encaja con los requerimientos funcionales del negocio.
3.2.5 Instalacin del sistema

En esta etapa es de destacar el proceso de conversin de datos desde el sistema
anterior al nuevo sistema ERP. Esta conversin se lleva a cabo mediante programas
de procesamiento por lotes input realizados en el lenguaje de programacin propio del
ERP.
La formacin de usuarios finales es clave en esta etapa. Normalmente, esta
formacin es llevada a cabo por los usuarios clave, que se han convertido en expertos
en ERP a lo largo de su participacin activa en las diversas etapas del proyecto.
Las actividades de esta penltima etapa son las que se muestran a continuacin:
Guin de puesta en marcha. Esta fase se refiere a la anotacin de las
actividades que tienen que ser tomadas en cuenta de cara a la planificacin del
resto de fases de esta etapa encaminadas a poner en marcha el nuevo sistema
basado en el ERP.
-21-
Gestin del proyecto. En trminos generales, en esta fase el jefe de proyecto

se dispone al cierre de actividades, efectuando el balance del proyecto en
cuanto a la gestin de recursos humanos y tcnicos llevada a cabo.
Puesta en marcha del entorno productivo. Las tareas se centran en la
construccin del entorno productivo utilizando para ello los esquemas de
subdivisin organizativa.
Acuerdo formal de arranque del sistema productivo. Esta fase se refiere a
la aprobacin formal por parte del comit de seguimiento del proyecto, que se
responsabiliza del comienzo de la produccin con el nuevo sistema ERP y del
consiguiente abandono de la produccin con el sistema anterior.
Formacin de usuarios finales. Tiene como objetivo la planificacin y
ejecucin de la formacin de usuarios finales en el uso del sistema ERP y la
utilizacin del manual del usuario.
Documentacin de usuario final. Consiste en asegurar que los manuales de
usuario, en versin electrnica o papel, estn disponibles en los leguajes de los
usuarios.
Pruebas de aceptacin. La finalidad de este grupo de tareas es probar y
verificar los procedimientos de negocio redefinidos y las instrucciones de
trabajo. Dichas pruebas se llevan a cabo por un colectivo de usuarios finales
que ha recibido la necesaria formacin.
Conversin de datos. En esta actividad se condensa lo relativo a las fases de
planificacin de la conversin de datos y la ejecucin de la conversin de
datos.
Control de calidad final. En esta ltima actividad se utilizan checklist para
determinar si todas las actividades necesarias han sido terminadas
satisfactoriamente y asegurar que las decisiones para resolver los problemas
identificados han sido tomadas.
3.2.6 Produccin
Como paso previo y para asegurar que la infraestructura operativa y el sistema
productivo se hallan libres de errores y se han llevado a cabo las pruebas de
optimizacin, debe tener lugar el control de calidad de paso a la etapa productiva.
En la etapa de produccin, la responsabilidad tcnica es de la administracin del
sistema y la responsabilidad funcional es de los usuarios clave de las diferentes reas
de la empresa.
Algunos aspectos de la etapa productiva son:
Administracin del sistema
Traspaso de informacin entre los entornos definidos.
Registros de seguimiento
Gestin de las bases de datos
Gestin de los perfiles de usuarios
Gestin de las autorizaciones
Gestin de incidencias
-22-
3.3
FACTORES CLAVE DE XITO
Implantar un sistema ERP no es un proyecto libre de riesgo y coste. Por lo tanto, vale
la pena examinar esos factores que, en gran medida, determinan si la aplicacin ser
un xito. Para minimizar esos problemas derivados del proceso de implantacin, es
muy importante prestar una especial atencin a todos aquellos factores relacionados
con el proceso de implantacin que afecten a la empresa, a su estructura y su cultura
organizativa, que son los llamados, factores clave de xito.
Simon, H (2005), de la escuela econmica del comportamiento humano y desarrollo
organizacional, identific aspectos diferenciales de PYMES exitosas a las cuales
denomin campeonas ocultas. Entre sus caractersticas destacaban:
- La planificacin y la estrategia estaban a cargo de una persona
- nfasis en el desarrollo de excelentes productos, posicionndose as en el
mercado.
- En lugar de diversificarse, se dedicaron a exportar.
- El liderazgo es autoritario y participativo al mismo tiempo.
- Poseen baja rotacin de personal y alto compromiso
Son numerosos los autores que han estudiado estos factores y son muchos los
factores que se han encontrado relacionados con el xito de la implantacin. Entre
ellos podemos resaltar el realizado por Fui-Hoon Nah et al. (2003) que analiz varios
estudios sobre este tema.
A continuacin, realizamos una exposicin de los aspectos tratados por este autor.
- Sistemas de negocios y de tecnologas de la informacin existentes apropiados.
Los sistemas de negocios y la tecnologa de la informacin de los que dispone
la empresa determinan el nivel de cambios necesarios para implantar el ERP
con xito. Esto significa que cuanto ms complejo sea el sistema heredado,
ms complejo ser el cambio organizativo y tecnolgico necesario. Para tener
xito, la implantacin debe superar cuestiones de complejidad derivadas del
sistema de negocio y tecnologa de la informacin preexistentes. Un entorno de
negocios estable es esencial, y el xito de otras reas de la empresa es
necesario para conseguir el xito en la implantacin del ERP.
-
Planificacin del proyecto. Las implantaciones de sistemas ERP suelen superar

el tiempo asignado para un proyecto comercial normal, por tanto, concretar
metas claras y establecer un plan del proyecto es necesario para guiar los
esfuerzos de la organizacin. El plan debera incluir los distintos aspectos a
tener en cuenta para la implantacin, recursos necesarios, costes, riesgos y
cronograma. El ERP, siendo un sistema de informacin que engloba a toda la
empresa, necesita un plan de proyecto claro y comprensible para poder guiar la
direccin de la ejecucin del proyecto.
Reingeniera de procesos de negocios. En el proceso de configuracin del

sistema ERP debe aplicarse la reingeniera de procesos para aprovechar las
nuevas prcticas ofrecidas por el sistema. La empresa debe estar dispuesta a
aceptar estos cambios y configurar sus procesos de negocio de acuerdo con los
representados por el sistema. Las empresas deben estar preparadas para
adecuarse a la configuracin impuesta por el sistema ERP con el propsito de
minimizar el grado de adaptacin del mismo, que es un proceso complicado y
costoso. El programa ERP debe ser modificado lo ms mnimo posible para
evitar la posibilidad de errores y beneficiarse de las nuevas versiones y
actualizaciones.
-23-
Cambio de la cultura de la organizacin. Reconocer la necesidad de cambio es

muy importante ya que cuanto ms fuerte sea sta, ms probable es que la alta
direccin y los stakeholders apoyen la implantacin del ERP. Todos los cambios
estructurales y culturales de la empresa deben ser gestionados correctamente.
Una cultura organizativa con unos valores determinados y una fuerte identidad
corporativa es difcil de cambiar. Se recomienda la participacin de los usuarios
en el diseo e implantacin de los nuevos procesos de negocio y sistema ERP.
Debe proporcionarse formacin a los usuarios para ayudarlos a entender cmo
el sistema ERP afectar a sus trabajos.
Comunicacin. Los objetivos del proyecto deben ser comunicados a todos los
niveles de la empresa. Los usuarios necesitan saber que la informacin que
ofrecen con respecto a la implantacin del ERP se recibe y se tiene en cuenta.
La comunicacin entre los usuarios facilita el aprendizaje y ayuda a conseguir
los objetivos. Los empleados deben ser informados sobre el plan del proyecto,
las metas, objetivos y actividades que se van realizando continuamente.
Equipo de trabajo. El proyecto de implantacin de un sistema ERP involucra a

todos los departamentos funcionales de una organizacin. Exige el esfuerzo y la
colaboracin tanto de tcnicos expertos como de usuarios finales. Por tanto, es
importante que se constituya un equipo encargado del proyecto compuesto
tanto por consultores externos como por un personal interno. As bien, este
equipo debe estar facultado para tomar decisiones.
Seguimiento y evaluacin del proyecto. Es necesario realizar un seguimiento del

progreso del proyecto, es muy importante supervisar las acciones que se van
realizando para comprobar si se van cumpliendo o no los objetivos, los costes
considerados, etc.
Director del proyecto. El compromiso del director del proyecto es fundamental

para impulsar el consenso y supervisar todo el ciclo de la vida de la aplicacin
ERP. Debe designarse a un director que se encargue del proyecto ERP en toda
la organizacin. Esta persona debe ser un alto ejecutivo que tenga capacidad
para alcanzar objetivos y aprobar los cambios. El director debe actuar como
defensor del proyecto promocionando los beneficios del nuevo sistema. Las
habilidades de liderazgo del director del proyecto juegan un papel muy
importante en el xito de la implantacin, ya que el director tiene que resolver
continuamente conflictos y dirigir los cambios en la empresa como resultado de
la implantacin.
Gestin del proyecto. Este equipo se responsabilidad del xito del proyecto.
ste es el segundo factor ms importante de la implantacin de un sistema de
informacin. Su labor debe extenderse ms all del alcance de los objetivos
para incluir otros aspectos y temas del proyecto como la falta de esfuerzo por
parte de los empleados, programa y presupuestos poco realistas, accidentes y
faltas de medicin de acciones realizadas. Todas estas cuestiones son
fundamentales para la implantacin del ERP y pueden causar fallos del
programa si no son anticipados o bien gestionados.
Desarrollo del software, pruebas y resolucin de problemas. La estructura

general del ERP debe ser establecida antes de la implantacin, teniendo en
cuenta los requisitos ms importantes de la aplicacin. El uso de mtodos de
modelizacin y herramientas ayudarn a alcanzar el xito de la implantacin.
Por su parte, la resolucin de problemas es fundamental. Las organizaciones
que implantan sistemas ERP deben trabajar en estrecha colaboracin con los
proveedores y consultores para resolver los posibles problemas del software.
-24-
Los procesos de prueba de software rigurosos y sofisticados facilita la

implantacin.
-
Apoyo de la alta direccin. El proyecto debe contar con el apoyo y la aprobacin

de la alta direccin que debe designar pblicamente el proyecto como una
prioridad. La alta direccin debe comprometerse con el proyecto y asignar los
recursos necesarios para el desarrollo de la implantacin. Su actitud fortalece el
compromiso de todos los empleados de la empresa con el proyecto.
Todos los factores claves mencionados anteriormente y sus subfactores aparecen

repetidamente en los estudios relativos a la implantacin con xito de un sistema ERP.
Podemos confirmar, por tanto, que son de necesaria consideracin para conseguir el
xito de la implantacin.
-25-
-26-
CAPTULO 4
IMPLANTACIN DE UN ERP. ESTUDIO EMPRICO
4.1
DESCRIPCIN EMPRESA
Woman 30, S.L. se trata de una PYME que recientemente ha pasado a formar parte
del grupo empresarial Morera & Vallejo. Su actividad principal consiste en la expansin
y venta de su modelo de negocio a travs de franquicias.
Por un lado est el modelo de franquicia Woman 30 basada en centros de
gimnasios, diettica y esttica y por otro lado Woman 30 Shop, dedicada a la venta de
perfumes, cosmtica y aromaterapia, siendo ste ltimo el modelo de negocio principal
de Woman 30, S.L. y en el que nos centraremos en nuestro proyecto. Dispone de
centros repartidos por toda Espaa, destacando adems que en la central, localizada
en Sevilla, tambin tiene lugar la venta de productos de Perfumera, Cosmtica y
Aromaterapia.
Por tanto, para llevar a cabo la apertura de dicha franquicia, Woman 30, S.L. debe
realizar trabajos de produccin de perfumes, cosmtica y productos de aromaterapia,
como son jabones, mikados y ambientadores.
Los productos de los que dispone Woman 30, S.L. son perfumes de 100 ml, 50 ml y
30 ml, jabones de tratamiento y aromas, mikados, ambientadores para coche,
productos de cosmtica facial y corporal, velas aromticas e inciensos.
Podemos ver en la figura que se presenta a continuacin algunos de sus productos.
Figura 3.1 Productos Woman 30, S.L. Fuente: http://www.woman30shop.com/
Los productos mencionados anteriormente, son los que componen la franquicia

Woman 30, S.L. como se puede observar en la imagen que se presenta a
continuacin.
-27-
Figura 3.2 Franquicia Woman 30, S.L. Fuente: http://www.woman30shop.com/
En sus comienzos Woman 30, S.L. era un negocio que se encontraba desprovisto
de una aplicacin apropiada para realizar el registro de las tareas que se llevan a
cabo. Se utilizaban diversas herramientas, como por ejemplo hojas de excel para
realizar inventarios, pedidos, etc, para poder cubrir sus necesidades de negocio,
generando una falta de coherencia en los datos y un tiempo de procesado de la
informacin mayor al necesario.
Ante este problema, surgi por tanto la necesidad de modernizar su sistema de
procesado de informacin.
Dado que Woman 30, S.L. actualmente cuenta con un ERP implantado
(PowerShop) en su sistema, la realizacin de este proyecto se va a centrar en cmo
se ha implantado dicho ERP en su sistema.
4.1.1
Aspectos a tener en cuenta a la hora de adquirir un ERP
Ante la decisin de adquirir un ERP, la empresa debe tener en cuenta dos mbitos
muy importantes:
mbito externo (proveedor que se va a elegir)
mbito interno (aspectos que deben tenerse en cuenta ante la implantacin del
ERP en la empresa)
Es importante escoger el ERP que ms se ajuste a las necesidades de la
organizacin. Actualmente en el mercado los ERP se encuentran categorizados en
varios grupos, Software libre (como por ejemplo, OpenBravo) y Software propietario
(como por ejemplo, Microsoft Dynamics NAV).
Tanto OpenBravo como Microsoft Dynamics Navision estn orientados de cara a
grandes empresas, con un volumen de informacin y nmero de reas de negocio
mayor que la que representa Woman 30, S.L. Por lo tanto, ambas aplicaciones
presentan una complejidad elevada. Este hecho hace que se descartasen ambas
herramientas para la utilizacin en la empresa.
Se lleg a la conclusin de que, debido a la alta complejidad de los mismos, al alto
coste de sus licencias, y a la elevada necesidad de prestaciones de equipo en donde
se deben instalar, se deber realizar una aplicacin ERP para la empresa.Esta
aplicacin deber cubrir sus necesidades de negocio especficas, de muy baja
complejidad y que necesite un equipo de bajas prestaciones como el que posee la
empresa. De manera que ser el software el que se adapte a la empresa y no al revs.
-28-
4.2
DESCRIPCIN DE LA SITUACIN ACTUAL
Woman 30, S.L. cuenta con una fbrica y un almacn central, ambos en Sanlcar de
Barrameda, Cdiz, dedicados al modelo de franquicia Woman 30 Shop. Posee 10
tiendas de servicio y venta directa que estn localizadas en centros comerciales y en
zonas cntricas de sus respectivas ciudades. Adems tambin realiza ventas a
mayoristas de diferentes tipos, pero todos ellos relacionados con los productos
principales: perfumes y aromaterapia (jabones, mikados, ambientadores).
Para realizar el registro de las tareas que se llevan a cabo, utilizan diversas
herramientas para poder cubrir sus necesidades de negocio.
Para controlar el stock en la fbrica y en el almacn se utilizan diversas hojas
de clculo Excel con diversos formatos realizados por los usuarios.
La informacin de clientes y proveedores se almacena en diversos
archivadores.
Los albaranes, proformas y facturas tambin se realizan a travs de hojas de
Excel estndar con diversos formatos.
Debido a que la informacin se tiene que registrar en diversos lugares, se pierde
mucho tiempo y se generan diversos problemas y aumenta la posibilidad de cometer
errores, los cuales pueden acarrear problemas econmicos, administrativos e incluso
operativos. Los objetivos que se pretenden conseguir son, por tanto, los siguientes:
Implantar un ERP que se adece a las necesidades de la empresa
Conseguir que la aplicacin tenga un manejo sencillo e intuitivo
Conseguir que el desarrollo de la aplicacin tenga unos costes mnimos
Control de materias primas y stock de fbrica y almacn
Facilitar el acceso fcil a la informacin
Centralizar la informacin de la empresa de forma que cada dato sea nico
4.2.1
Tipos de usuario
Woman 30, S.L. dispone de una plantilla laboral de 8 personas dividida en 4 reas. En
el siguiente cuadro se indica la distribucin de toda la plantilla y las funciones que
desempea cada rea.
INFORMACIN ORGANIZATIVA
rea
Personal
Funcin
Direccin
Coordina las diferentes reas de la empresa, de manera que las

actividades se realicen de forma satisfactoria.
Administracin
Controla y registra los ingresos y gastos, con el propsito de

cumplir con las obligaciones fiscales de la empresa.
Produccin
Transforma la materia prima en producto terminado, conforme a

las caractersticas requeridas por el cliente.
Expansin
Elabora pronsticos de venta, busca nuevas formas de distribuir

el producto, as como nuevos mercados.
TOTAL
9
Tabla 4.1 Informacin Organizativa. Fuente: Elaboracin propia
-29-
Es necesario, adems, presentar el organigrama organizacional de la empresa, as

como el funcional, los cuales, se muestran a continuacin.
Figura 4.2 Organigrama Organizacional Woman 30, S.L. Fuente: Elaboracin propia
Figura 4.3 Organigrama Funcional Woman 30, S.L. Fuente: Elaboracin propia
Los usuarios que necesitan trabajar con la informacin son los siguientes:
Director General: Debe tener acceso a cualquier tipo de informacin sobre su
negocio y poder supervisar las estadsticas sobre la evolucin del mismo.
Administradores 1 y 2: Encargados de realizar la gestin de todos los datos
almacenados, introducir pedidos, controlar el estado de los mismos, controlar
las ventas que ha realizado, as como encargarse de que el sistema funcione
correctamente y que la informacin se almacene y se guarde de forma segura.
Comercial: Acceso a clientes, proveedores y a los materiales que se compran.
-30-
4.2.2
Necesidades a cubrir por el ERP
Woman 30, S.L. con la implantacin de un ERP pretende cubrir las siguientes
necesidades de la empresa:
Control de materias primas, como son esencias, alcohol, frascos de perfumes,
etiquetas, cajas, entre otros
Gestin de compras y ventas
Control de stock en la fbrica y en el almacn
Acceso fcil a registros de proveedores y clientes
Estadsticas sobre la evolucin de las franquicias (ventas mensuales,
devoluciones semanales, das que ms se vende, etc)
Tras conocer cules eran las necesidades que Woman 30, S.L. deba cubrir, se
opt por la empresa Powershop para la implantacin del ERP.
PowerShop es una empresa fundada en 1993. En la actualidad cuenta con una
plantilla de 27 personas trabajando en sus oficinas centrales (17), delegaciones en
Espaa (7) y delegacin en Mxico (3).
En su accionariado se encuentran dos socios fundadores sin participacin de
ninguna empresa externa. Su total independencia de cualquier empresa de los
sectores del retail le permite manejar datos de sus clientes con la mxima seguridad
para ellos.
Tiene oficinas propias en Madrid (Oficina Central) y Mlaga (Delegacin Andaluca)
y delegaciones en Barcelona (Delegacin Catalunya), Oviedo (Delegacin Norte),
Benidorm (Delegacin Levante) y Mxico D.F. Tambin cuenta con representantes en
Extremadura, Canarias y Galicia.
Actualmente se est formalizando la distribucin en Portugal.
PowerShop consiste en desarrollar un Software de Gestin para Cadenas de
Tiendas, en el cual se encuentran incluidas todas las reas.
Adems PowerShop utiliza la tecnologa online basada en la Web Services la cual
est puesta en marcha en el software PowerShop desde hace ms de 6 aos. Esta
tecnologa da al usuario la posibilidad de tener toda la informacin online de forma
bidireccional con la sola utilizacin del ADSL.
Este ERP, por tanto, es la tecnologa idnea para una ptima gestin del trnsito,
las ordenes de traspaso, las solicitudes entre tiendas, las consultas de stock en tiempo
real, el mantenimiento de fichero de clientes unificados o una utilizacin 100% online
de los sistemas de fidelizacin.
4.3
ANLISIS COSTE BENEFICIO
En este apartado lo que queremos representar es la informacin detallada y por

separado de los costes de implantar el ERP PowerShop en Woman 30, S.L. y los
beneficios futuros que dicha implantacin aportar a la empresa. Posteriormente se
realizar una comparativa entre ambos para poder evaluar la correspondiente
situacin.
-31-
4.3.1
Anlisis de costes
A continuacin se van a detallar los costes tanto materiales como de personal.

Costes de material
Para los costes de material necesarios para la implantacin del ERP, se debe de
tener en cuenta la inversin en la licencia, aplicando tarifas en funcin del nmero de
mdulos que se van a usar. En nuestro caso, al tratarse de franquicias de venta de
productos de perfumera, cosmtica y aromaterapia, al cliente final, necesitaremos
todos los mdulos salvo el de Fabricacin.
El coste total por tanto de la licencia ser de: 3.000 aproximadamente.
Costes de personal
En este apartado se presentan los costes de personal necesarios para desarrollar la
implantacin. Dichos costes son aproximados, puesto que en la factura no se
encuentran desglosados como tal.
Se ha considerado como mnimo un equipo de PowerShop formado por dos
miembros y por lo tanto se valora el coste de las horas en funcin del perfil que las
realiza.
Los perfiles son los siguientes:
Analista: Realizar la arquitectura del sistema, esquemas necesarios para la
programacin del ERP, indicando adems qu mdulos sern los necesarios.
Tcnico programador: Encargado de programar la aplicacin con las
especificaciones realizadas por el analista, as como de probar el correcto
funcionamiento del ERP.
En el cuadro que adjuntamos a continuacin muestra el coste por hora de ambos
perfiles.
Perfil
Coste/Hora
Analista
25
Tcnico programador
18
Tabla 4.4 Costes por hora. Fuente: Elaboracin propia
En la tabla siguiente podemos observar el coste en funcin del nmero de horas

necesarias para realizar cada una de las tareas del proyecto.
-32-
TAREA
HORAS
PERFIL
COSTE
Analista
200
Estudio de viabilidad
10
Analista
250
Diseo de la aplicacin
30
Analista
750
Programacin de la aplicacin
40
Tc.Prog.
720
Pruebas y correccin de errores
15
Tc.Prog.
270
Puesta a punto en la empresa
20
Tc.Prog.
360
Pruebas con el usuario
15
Tc.Prog.
270
TOTAL
138
Reuniones
para
requerimientos
establecer
los
2.820
Tabla 4.5 Costes tareas del proyecto. Fuente: Elaboracin propia
4.3.2
Anlisis de beneficios
En cuanto a los beneficios que generara el funcionamiento de la aplicacin, hay que

destacar lo siguiente:
Ahorro del tiempo y por consiguiente de coste al reducir el tiempo de insercin
y consulta de datos.
Ahorro de la problemtica que surge cuando se trabaja con datos incoherentes
o introducidos de forma incorrecta.
Tras diversas reuniones con los empleados de la empresa se obtuvieron datos del
tiempo que dedican en procesar los datos. Analizando ms detalladamente el ahorro
de tiempo y el coste que supondra para la empresa se puede observar que con la
utilizacin de la aplicacin que se desea desarrollar, el tiempo de insercin de datos y
consulta de los mismos se reducira bastante.
Esto es debido a que en la mayora de los casos la informacin se encuentra
registrada por duplicado o triplicado en diversos lugares, algunos de los cuales
necesitan de un tiempo mayor de procesado.
Todo esto supone un gasto elevado que se puede reducir como vamos a observar
en la siguiente tabla, la cual nos muestra la comparativa de las horas que dedican los
empleados para trabajar con la informacin del negocio frente a las horas que
necesitarn con una aplicacin que integre en ella todos los datos de la empresa,
estimando un coste de 8 euros por hora.
-33-
DA
MES
AO
COSTE ANUAL
Introducir datos
2,5
50
600
4.800
Consultar datos
60
720
5-760
Horas dedicadas sin la aplicacin
TOTAL
10-560
Horas
dedicadas
aplicacin
con
la
Introducir datos
0,5
10
120
960
Consultar datos
20
240
1.920
TOTAL
2.880
7.680,00
Beneficio Anual
Tabla 4.6 Comparativa de costes con aplicacin y sin aplicacin. Fuente: Elaboracin
propia
Como podemos ver, el coste de procesar y acceder a la informacin del negocio es

de 10.560 anuales.
Con la aplicacin adecuada, este gasto se disminuira considerablemente, pasando
a un coste anual de 2.880. Realizando los clculos supone un ahorro de 7.680
anuales.
Anteriormente adems se perdan 500 trimestrales en la elaboracin de productos
debido a errores en los pedidos realizados por nuestras franquicias, lo que haca que
la empresa perdiera 2.000 anuales en la elaboracin de productos innecesarios.
Tambin cabe destacar el beneficio operativo que se obtiene de tener una base de
datos nica y actualizada, lo que favorece la gestin de los datos y adems
proporciona seguridad.
4.3.3
Comparativa coste beneficio
Como conclusin a este apartado cabe destacar el importante beneficio que se obtiene
poniendo en marcha una aplicacin de este tipo en la empresa.
Observando los costes de material y de personal necesarios, el coste total del
desarrollo de la aplicacin es de aproximadamente 5820 euros.
En cuanto a los beneficios que aporta, tan solo en el ahorro de tiempo de
procesado de informacin tenemos un beneficio anual de 7.680 , que si aadimos los
2.000 de prdidas en la elaboracin de productos, el beneficio anual es de 9.680 .
4.4
EVALUACIN DE RIESGOS
A continuacin se va a proceder a evaluar los diferentes aspectos que pueden

presentar un riesgo para la implantacin del ERP. Estos son los siguientes:
-34-
Seguridad: Se tiene que controlar de forma segura qu usuarios tienen acceso

a qu tipo de informacin para evitar que sta caiga en manos indeseadas. Por
otra parte tambin se tiene que controlar que los datos se almacenen de forma
segura y coherente, evitando en todo momento que se introduzcan datos de
manera inadecuada o que se pierdan.
Problemas en la red: Si falla la red, los equipos en los que se trabaja no
tendrn acceso al servidor y por tanto, no se podr acceder a la informacin
contenida en la base de datos.
Problemas al reaprovechar los recursos: Puede darse el caso de que se
presente problemas a la hora de adaptar el ERP a los recursos que posee la
empresa, presentando problemas de incompatibilidad. Incluso tambin podra
darse el caso de un rendimiento menor de la aplicacin debido a la poca
potencia de los equipos.
Problemas con el servidor: Si el equipo donde funciona el servidor no
funcionara correctamente, podra inhabilitar el sistema, a pesar de ello no se
producira una prdida de informacin significativa.
4.5
ESTRUCTURA DE POWERSHOP
Una vez analizadas las necesidades a cubrir por el ERP, as como el correspondiente
anlisis coste beneficio que nos ha ayudado a tomar la decisin para la eleccin de
nuestro ERP, se va a proceder a detallar cada uno de los mdulos que componen
dicho ERP, el cul ha sido diseado para Woman 30, S.L.
Antes de comenzar a describir y detallar cada uno de los mdulos, dado que el ERP
ya se encuentra implantado en la empresa, se va a mostrar el diseo que ste
presenta, donde se pueden observar todos los mdulos que lo componen.
Figura 4.7 Pantalla de inicio ERP PowerShop. Fuente: PowerShop
Mdulo punto de venta

Este mdulo nos ofrece la posibilidad de ver todos los datos de las diferentes
franquicias que posee Woman 30, S.L. y que se encuentran distribuidas por toda
Espaa y de todo lo relacionado con los distintos puntos de venta.
-35-
Adicionalmente este mdulo nos permite la gestin de las cajas, de las ventas, de
los clientes y de las facturas que cada punto de venta o franquicia lleva a cabo.
Mdulo ver tiendas

Con el mdulo ver tiendas, las posibilidades que nos ofrece son control de mando de
tiendas, evolucin de las ventas, cuenta personas y vigilancia. Hay que tener en
cuenta que las funciones cuenta personas y vigilancia no son utilizadas por Woman
30, S.L.
Mdulo almacn
En este mdulo, tambin conocido como Mdulo de Aprovisionamiento se encuentra
todo lo relacionado con los proveedores, pudiendo consultar los datos de los mismos.
Tambin se lleva a cabo el control de nuestros artculos, as como el control de todas
las compras realizadas a cada uno de ellos al detalle. En relacin a los artculos, el
sistema debe dar soporte sobre las transacciones realizadas con ellos, facilitando el
control de los stocks, la generacin de nuevos pedidos, valoracin de inventarios, etc.
En relacin con los proveedores, el sistema nos proporciona toda la informacin
sobre precios, condiciones de entrega, historial de compras, disponibilidad, entre otros.
Adicionalmente tambin nos permite optimizar el stock entre la central y nuestras
franquicias. Facilita la planificacin de los pedidos a proveedores a partir de las
necesidades de compra de la empresa.
En definitiva, este mdulo nos da soporte en relacin con todos los procesos de
compra, desde la gestin de proveedores y tarifas hasta el control de los procesos de
pedidos.
Mdulo financiera
El mdulo financiera se encarga de la gestin financiera de la empresa. Se trata de un
mdulo esencial dentro del sistema ERP, ya que est totalmente integrado con los
restantes mdulos.
Proporciona funciones especficas para el departamento de administracin de la
empresa como facturacin de compras y de ventas, gestin de cobros y de tarifas y
tambin aspectos relacionados con la tesorera como el control de flujos de cobros y
pagos, gestin de cuentas corrientes, etc.
Mdulo informes
A travs del mdulo informes, como su propio nombre indica, nos proporciona todos
los tipos de informes que necesitemos. Obtener informes relacionados con cualquier
mdulo, as como las estadsticas deseadas pudiendo ser de diversa ndole.
Mdulo marketing
El mdulo Marketing permite la creacin de una base de datos de todos los clientes, lo
cual puede resultar beneficioso para la empresa para las actividades de promocin.
Adems permite llevar el control y la gestin de todas las incidencias que suceden
tanto con los clientes como con los franquiciados.
-36-
Se puede llevar el control de todas las tarjetas regalos, as como de vales de

promocin, packs promocionales y campaas publicitarias. Por ltimo da la opcin de
realizar cuestionarios a las franquicias y la posibilidad de gestionar los escaparates,
aunque esta ltima opcin Woman 30, S.L. no la utiliza.
Mdulo parmetros
Gracias al mdulo parmetros, Woman 30, S.L. puede modificar sus preferencias en
relacin al sistema, a aspectos generales, a documentos, a productos. Tambin nos
ofrece la posibilidad de obtener listado de tiendas y almacenes y listas de clasificacin.
Otra opcin que nos permite este mdulo es la de importar datos.
Mdulo sistemas
El mdulo sistemas est ms enfocado y dirigido a aspectos de carcter tcnicos
fundamentalmente como son la reparacin de datos, mantenimiento de ficheros,
revisin de red y ficheros, aunque tambin permite la exportacin e importacin de
ficheros.
Mdulo distribucin
El mdulo distribucin en Woman 30, S.L. es utilizado principalmente para elaborar
todos los albaranes correspondientes a cada factura generada, ya se vea por venta a
travs de TPV a un cliente, por pedidos que nos realicen nuestras franquicias o por
motivos diferentes en los que se produzca una salida de productos.
Del mismo modo tambin nos permite ver en qu estado se encuentran los pedidos,
es decir, su proceso. Dicho mdulo se encuentra relacionado directamente con la
logstica de Woman 30, S.L. as como con las ventas.
Mdulo fabricacin
Al acceder al mdulo de fabricacin, nos aparece un dilogo en el que se nos indica
que esta rea solo est disponible para la versin de Calzado y Confeccin, como
podemos ver a continuacin:
Figura 4.8 Mensaje de Alerta Mdulo Fabricacin ERP PowerShop. Fuente:

PowerShop
-37-
Mdulo commerce
Woman 30, S.L. actualmente no dispone de acceso a dicho mdulo.
Mdulo RRHH
El mdulo de RRHH ofrece las funcionalidades de control de cajeros de las
franquicias, datos de los empleados, control de presencia, conocer el turno de las
tiendas, control de borrado de fichas, ventas por cajeros, mensajera online e interna y
datos del personal.
Mdulo contabilidad
Al igual que con los mdulos de fabricacin y commerce, Woman 30, S.L. no dispone
de acceso a dicha rea.
4.6
RESULTADOS OBTENIDOS CON CADA MDULO DEL ERP
En general, con la implantacin del ERP PowerShop, la empresa Woman 30, S.L.
consigui tener una base de datos general y centralizada sobre las actividades que
realiza y requeridas cada una de ellas para cada proceso de la empresa.
Los resultados obtenidos por cada mdulo que integran el programa PowerShop se
enumeran a continuacin.
Mdulo Punto de Venta
Este mdulo aporta una base de datos completa de los datos generales de
todas y cada una de las franquicias.
Gracias al cdigo de tienda o franquicia (el cual es proporcionado al dar de alta
a una nueva franquicia), nos facilita la bsqueda de informacin propia de la
franquicia, con lo que disminuye el tiempo de respuesta.
Del mismo modo, tambin nos permite identificar de un modo ms rpido y
eficaz las ventas de cada una de las franquicias, sin necesidad de esperar a
que el propio franquiciado nos la reporte al igual que con las facturas que
emiten.
Mdulo Ver Tiendas
Partiendo de la base que este mdulo es poco utilizado en la gestin de la
empresa, el resultado obtenido gracias a este mdulo ha sido la observacin
de la evolucin de las ventas en cada una de las franquicias, lo que permite
tomar diversas decisiones a la hora de realizar los estudios estratgicos para
las ventas.
Mdulo Almacn
Gracias a este mdulo se ha eliminado cualquier posibilidad de robo que
pudiera existir de alguno de nuestros artculos.
Existe un aumento del control de entrada y salida de los artculos.
-38-
Favorece a la hora de realizar los inventarios, disminuyendo el tiempo que

anteriormente se elabora para obtenerlos.
Gracias a los cdigos que se generan cada vez que damos de alta a un nuevo
proveedor, podemos consultar sus datos mucho ms rpido que anteriormente.
Ayuda a identificar rpidamente en qu estado se encuentra un pedido.
Permite conocer que stock, y que cantidad se necesita para satisface la
demanda del mercado.
Mdulo Financiera
Ha permitido llevar un control exhaustivo de toda la facturacin, facilitando el
clculo del IVA para las declaraciones correspondientes a los modelos 303 y
390.
Permite conocer las tarifas de todos nuestros productos en un tiempo reducido.
Permite llevar al da la gestin de los cobros y pagos de Woman 30, S.L.
sabiendo en todo momento los vencimientos de los mismos.
Mdulo Informes
Obtencin de forma inmediata de cualquier tipo de informe estadstico, como
puede ser los productos ms vendidos o las franquicias que ms venden.
Mdulo Marketing
Ha permitido crear una base de datos de clientes, la cual al igual que en casos
anteriores genera un cdigo para cada cliente cuando se le da de alta por
primera vez, lo que facilita las labores de bsqueda.
Ofrece un tiempo rpido de respuesta a los clientes.
Las incidencias son prcticamente inexistentes tanto con los clientes como con
los franquiciados.
Por ltimo aporta datos sobre la implantacin de tarjetas regalos, vales de
promocin, packs promocionales y campaas publicitarias, lo cual es muy
beneficioso para nosotros, ya que sabremos, por tanto, aquellas que me mejor
se han adaptado en el mercado.
Mdulo Parmetros
Gracias a la obtencin de listas de clasificacin, por ejemplo de nuestros
productos, se ha podido ofrecer de forma ms exhaustiva a posibles nuevos
franquiciados datos sobre Woman 30, S.L.
Mdulo Sistemas
Lo ms utilizado de dicho sistema ha sido la importacin y exportacin de
datos, ahorrando gran cantidad de tiempo al personal de administracin.
-39-
Mdulo Distribucin
Control total de cada factura generada, asociado a su correspondiente albarn.
Este mdulo tambin ha sido de gran ayuda a la hora de elaborar inventario, ya
que al llevar tal control de las facturas y albaranes y por tanto, de todos los
productos que salen de Woman 30, S.L. se eliminan gran cantidad de errores
que anteriormente existan por la falta de control.
Por ltimo tambin ha favorecido a la hora de dar respuesta a los clientes en
cuanto el estado de su pedido.
Mdulo RRHH
Gracias a este mdulo, podemos consultar de una forma ms rpida los datos
de nuestros empleados, ya que como se ha mencionado anteriormente, cada
uno tiene asignado un cdigo independiente facilitando la bsqueda.
4.7
LA ENCUESTA
En el capitulo cuatro de este Trabajo Fin de Grado vamos a exponer la encuesta que
hemos realizado a los distintos usuarios del ERP implantado. Cada apartado de la
encuesta se ha intentado que est relacionado con todo lo anteriormente mencionado
en los captulos ms tericos. Dicha encuesta se encuentra en el anexo en la pgina
47. En el primer apartado, se pregunta acerca de los criterios de seleccin del ERP,
para poder establecer cules son los ms importantes y los ms usados por la
empresa.
En el segundo apartado, se proporciona una lista con los factores clave de xito
identificados con la intencin de que evale la importancia de cada uno de ellos. En el
tercer apartado se pretende conocer si se han cumplido los objetivos que se
presupuestaron en relacin al coste, tiempo y rendimiento. En los apartados cuatro y
cinco hemos querido conocer la valoracin de las etapas de las metodologas de
implantacin y el grado de cumplimiento de las necesidades previstas,
respectivamente. En el apartado seis se califica el grado de aceptacin de la
implantacin del ERP.
En el apartado siete, se pregunta cuales han sido los riesgos que han aparecido
durante el proceso. En los apartados ocho y nueve hemos decidido que sea la misma
persona que realiza la encuesta quien indique los beneficios obtenidos y los problemas
que se han presentado. Ya por ltimo, en el apartado diez, se ha preguntado en
trminos generales si la implantacin del ERP ha sido exitosa para la empresa.
Como puede comprobarse, esta encuesta abarca gran cantidad del temario descrito
con anterioridad.
4.8
ANLISIS DE LOS DATOS Y RESULTADOS
En este apartado vamos a proceder a analizar los resultados obtenidos de la encuesta

realizada a los empleados de Woman 30, S.L. tras la implantacin del ERP.
En el apartado 1 de la encuesta, los criterios que ms se tuvieron en cuenta a la
hora de seleccionar el ERP fueron el coste de la implantacin en un 100%, la
complejidad de la misma y los usuarios que iban a utilizarla, ambas alrededor de un
70%.
-40-
Dentro de la amplia gama de sistemas ERP que se pueden encontrar en el

mercado, la empresa seleccion un programa asequible, que no conllevara una gran
inversin monetaria.
Figura 4.9 Grfico en columnas de los resultados obtenidas en la primera pregunta

de la encuesta. Fuente: Elaboracin propia
En el apartado 2 de la encuesta, de todos los factores claves expuestos en este

trabajo en el apartado 3.3 del captulo 3 de forma terica, los principales segn la
empresa encuestada y coincidiendo en un 100% son: planificacin del proyecto,
comunicacin, desarrollo del software, pruebas y resolucin de problemas, existencia
de un director del proyecto y el apoyo de la alta direccin.
Estos factores fueron los ms importantes a la hora de implantar el sistema en esta
empresa y se tuvieron muy en consideracin. En este caso, la empresa planific paso
a paso las fases del proyecto y las tareas asignadas a cada uno de ellos y estableci
una constante comunicacin. Se nombr a un director de proyecto para que gestionara
todo el proceso de implantacin del proyecto y se dedicara a l mismo por completo.
Al finalizar el proyecto, se comprob el funcionamiento del sistema ERP. El apoyo
de la alta direccin se considera un factor clave para la motivacin de los empleados y,
para la consecucin del xito del proyecto.
Figura 4.10 Grfico en columnas de los resultados obtenidas en la segunda

pregunta de la encuesta. Fuente: Elaboracin propia
En el tercer apartado, en cuanto al proceso de implantacin, la empresa admite en

un 100% haber invertido ms tiempo del programado en un principio. Sin embargo, el
coste no super el nivel que se presupuest en un principio. Este aspecto es
importante sealarlo, puesto que la mayora de las empresas reconocen haberse
excedido en el coste del proceso de implantacin, siendo uno de los problemas ms
habituales de este proceso. Adems existe unanimidad en la empresa en cunto al
-41-
rendimiento del ERP, ya que todos afirman que est por encima de los niveles
esperados.
Las etapas de la metodologa de implantacin del ERP, los usuarios consideran que
se ha llevado a cabo una correcta planificacin de todas las etapas que componen el
proceso de implantacin, pero sin embargo, su seguimiento no ha sido del todo el
adecuado.
Centrndonos ahora en las necesidades previstas a ser cubiertas por el ERP, las
que mejores resultados han obtenido han sido el control de stock en fbrica y almacn,
el registro de proveedores y clientes y el control de materias primas. En cuanto al
resultado de las estadsticas sobre la evolucin de las franquicias, ha sido menor de lo
esperado, por lo que se encuentra en un proceso de mejora.
Figura 4.11 Grfico en columnas de los resultados obtenidas en la quinta pregunta

de la encuesta. Fuente: Elaboracin propia
El proceso de adaptacin de los usuarios al ERP se puede calificar de muy positivo

ya que la gran mayora est concienciada de que con la implantacin del ERP se
pueden obtener numerosas ventajas.
Los principales beneficios del uso del ERP sealados por la empresa, han sido
contar con una base de datos centralizada, la rapidez de acceso a los mismos y por
supuesto, la unificacin de procedimientos. En este caso, la empresa seala la gran
importancia que tiene la rapidez de acceso a los datos, obteniendo como
consecuencia una mayor eficiencia en los trmites de carcter administrativo, lo que
se traduce en una mejor atencin al cliente y mejora en la satisfaccin del mismo.
Finalmente, la empresa puede afirmar que la implantacin del sistema ERP ha sido
un xito, sin embargo destaca que han existido problemas derivados de la falta de
formacin del personal y del seguimiento del proyecto durante su implantacin, siendo
stos unos factores clave para el xito de la implantacin.
-42-
CAPTULO 5
CONCLUSIONES
Este trabajo nos ha servido para aprender de una manera adecuada y extensa el
concepto de un ERP, para en un futuro tener una mejor comprensin de esta
herramienta de gestin, es decir, conocer los pasos que se llevan a cabo para su
implantacin y la forma correcta para realizarlo. As pues, tenemos una mejor idea
formada de la finalidad que posee un ERP y cmo se puede aplicar a una organizacin
empresarial.
Hemos llegado a la conclusin de que los sistemas ERP proporcionan ms ventajas
que desventajas a la empresa, ya que, a pesar de que a largo plazo pueden llegar a
ser costosos, proporcionan ventajas al usuario tanto en tiempo como en dinero.
En nuestro proyecto lo que se pretenda era, en primer lugar, conocer el origen del
ERP, como surgi y cul ha sido su evolucin hasta nuestros das, y una vez que lo
consiguisemos, tener la capacidad suficiente para describir la implantacin en una
organizacin empresarial, que en nuestro proyecto ser Woman 30, S.L. y su
estructura.
Es importante destacar que durante el proceso de estudio aparecieron algunas
limitaciones, como por ejemplo, a la hora de elaborar la encuesta a los usuarios de
Woman 30, S.L., debido a que eran un nmero muy reducido.
La experiencia obtenida tras la realizacin de este trabajo se puede valorar de muy
positiva. En el transcurso del trabajo se han podido poner en prctica muchos de los
conocimientos adquiridos a lo largo de la carrera, adems de adquirir conocimientos y
habilidades en la duracin del mismo, generando una importante motivacin personal.
As pues, aunque el resultado del proyecto no conlleve su aplicacin prctica a la
realidad estudiada puesto que ya ha sido implantado, entendemos que la forma de
proceder al estudio de la implantacin del ERP PowerShop para Woman 30, S.L. a
partir de la informacin disponible ha sido la adecuada.
En resumen, la experiencia de haber llevado a cabo este Trabajo Fin de Grado ha
sido muy gratificante y se ha podido poner en prctica la gran mayora de los
conocimientos logrados durante el transcurso de la carrera con esfuerzo y dedicacin,
adems de aumentar el conocimiento que se tena sobre una herramienta tan bsica,
y a la vez tan importante en el seno de las organizaciones empresariales como es el
ERP.
-43-
Bibliografa
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en: http://www.delfos.co.cu/boletines/bsa/PDF/Calidad_gp.pdf
Transparencias temas 1, 2 y 3 de la asignatura Sistemas de Informacin para las
Finanzas y la Contabilidad del Grado en Finanzas y Contabilidad. Universidad de
Sevilla.
Web Oficial ERP Powershop: http://www.powershop.es/empresa.php
Web Oficial Woman 30, S.L.: http://www.woman30shop.com/
-45-
Anexos
ENCUESTA DE SATISFACCIN CON EL NUEVO ERP
EMPRESA
DEPARTAMENTO
FECHA
Instrucciones: A continuacin se muestran una serie de cuestiones asociadas a la implantacin del nuevo
ERP en la empresa. Para cada cuestin exprese su grado de conformidad. Utilice la siguiente escala para
manifestar su grado de conformidad.
1. Totalmente en desacuerdo. 2. Parcialmente en desacuerdo. 3. Situacin promedio.
4. Parcialmente de acuerdo. 5. Totalmente de acuerdo.
1. Indique que cuestiones se tuvieron en cuenta a la hora de seleccionar el ERP
Coste de la implantacin
Usuarios que van a utilizar la aplicacin
Complejidad de la aplicacin
Tiempo reducido de instalacin
Sistemas de informacin y de tecnologa de la informacin apropiados
Planificacin del proyecto
Reingeniera de procesos de negocios
Cambio de la cultura de la organizacin
Comunicacin
Equipo de trabajo
Seguimiento y evaluacin del proyecto
Director del proyecto
Gestin del proyecto
Desarrollo del software , pruebas y resolucin de problemas
Apoyo de la alta direccin
El coste del proyecto de implantacin fue superior al presupuestado
El tiempo invertido fue mayor al presupuestado
El rendimiento del ERP est por encima de los niveles esperados
Planificacin de las etapas de implantacin
Seguimiento de las etapas de implantacin
Control de materias primas
Gestin de compras y ventas
Control de stock en fbrica y en almacn
Registro de proveedores y de clientes
Estadsticas sobre la evolucin de las franquicias
Muchos usuarios se han resistido a la implantacin del ERP
Muchos usuarios han querido que fallara la implantacin del ERP
Muchos usuarios valoran con positividad la implantacin del ERP
Seguridad
Problemas en la red
Problemas al reaprovechar los recursos
Problemas con el servidor
3. Seale si est de acuerdo o en desacuerdo con las afirmaciones sobre el

proceso de implantacin del ERP
4. Valore las siguientes afirmaciones sobre las etapas de la metodologa de

implantacin del ERP
5. Indique el grado en el que se han cumplido las necesidades previstas a ser

cubiertas por el ERP
6. En relacin al proceso de aceptacin, califique las siguientes afirmaciones
7. Que tipo de riesgos se han presentado durante la implantacin del ERP
8. Indique 3 beneficios que se han obtenido tras la implantacin del ERP

______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
9. Enumere como mximo 3 problemas que hayan surgido durante el proceso
de implantacin
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
10. En trminos generales, considera que la implantacin del ERP ha sido un
xito?
-47-
-48-

Implantación de ERP en Una Empresa

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FACULTAD DE TURISMO Y FINANZAS

GRADO EN FINANZAS Y CONTABILIDAD

Implantacin de ERP en una empresa

D. Mariano Aguayo Camacho

Da. Cristina Domnguez Rojas

Sevilla. Junio de 2014

GRADO EN FINANZAS Y CONTABILIDAD

TFG-FICO. Implantacin de ERP en una empresa

3.2. METODOLOGAS DE IMPLANTACIN ........................................................................................................... 17

TFG-FICO. Implantacin de ERP en una empresa

4.4. EVALUACIN DE RIESGOS .............................................................................................................................................. 34

TFG-FICO. Implantacin de ERP en una empresa

Domnguez Rojas, Cristina

Asimismo, este trabajo tiene un tercer objetivo de naturaleza acadmica. No solo se

TFG-FICO. Implantacin de ERP en una empresa

Planificacin del trabajo

Conseguir bibliografa necesaria

1.4. ESTRUCTURA DEL TRABAJO

TFG-FICO. Implantacin de ERP en una empresa

2.1. INTRODUCCIN A LOS SISTEMAS DE INFORMACIN

Domnguez Rojas, Cristina

Figura 2.1. Proceso de transformacin de dato en conocimiento. Fuente: Elaboracin

COMPONENTES DE UN SISTEMA DE INFORMACIN

Tras introducirnos en qu consiste un Sistema de Informacin de una manera muy

En este bloque podemos encontrar visiblemente definido al Departamento de

TFG-FICO. Implantacin de ERP en una empresa

desarrollo de nuevos proyectos. La mayora de ellos se encuentran

Segn la Real Academia Espaola, el trmino tecnologa hace referencia al conjunto

El apartado administracin est relacionada directamente con la direccin. La

Domnguez Rojas, Cristina

La labor de la direccin es hacer compresibles las mltiples situaciones que

Figura 2.2 Componentes de un Sistema de Informacin. Fuente: Elaboracin propia.

CLASIFICACIN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN

Los Sistemas de informacin podemos clasificarlos atendiendo a diversos criterios.

TFG-FICO. Implantacin de ERP en una empresa

Segn el nivel organizacional que respaldan.

Sistemas a nivel estratgico. Son aquellos que apoyan a los directivos a

Sistemas a nivel administrativo. Son los sistemas que sirven a las

Domnguez Rojas, Cristina

Sistemas de Oficina (SO): Auxilian principalmente a los trabajadores datos,

Figura 2.3 Modelo de la pirmide. Fuente: http://sistemas-de-info-cienciasucv.blogspot.com.es/

2.3.2 Segn la funcin organizacional a la que dan servicios (perspectiva

TFG-FICO. Implantacin de ERP en una empresa

Controla las acciones de mquinas y equipos.

Sistemas de Finanzas y Contabilidad. Dan seguimiento a los activos

APLICACIONES EMPRESARIALES ESPECFICAS

Domnguez Rojas, Cristina

3. ERP (Planificacin de los Recursos de la Empresa)

EVOLUCIN DEL ERP

TFG-FICO. Implantacin de ERP en una empresa

las empresas recurren a los sistemas de planificacin de recursos empresariales: ERP

Domnguez Rojas, Cristina

Reglas de negocio como polticas de precio.

Interfaz de usuario avanzada y flexible: Normalmente, los ERP incorporan

Capacidad de acceso a informacin: Los ERP cuentan con un conjunto de

Integracin: Permiten controlar los diferentes procesos de la compaa,

Flexible y abierto: Se pueden realizar sobre l modificaciones posteriores con

Modularidad: Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de reas

TFG-FICO. Implantacin de ERP en una empresa

Ventajas e inconvenientes de los ERP

Los proyectos de implantacin de un sistema ERP suelen ser complejos y costosos,

Domnguez Rojas, Cristina

En el siguiente captulo estudiaremos con ms profundidad los aspectos