MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO DEL SISTEMA INTEGRADO

DE GESTION PARA ENTES DEL SECTOR PBLICO

EDICION: 01
REVISIN: 01

PROCESO DE CREACIN, EJECUCIN Y APROBACIN

DE UNA SOLICITUD DE EJECUCIN PRESUPUESTARIA

TABLA DE CONTENIDO
ELABORADO
Lic. MILET GARCIA
Lic. MAGALLY VILLEGAS

REVISADO

APROBADO

FECHA
01-07-2008

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO DEL SISTEMA INTEGRADO

DE GESTION PARA ENTES DEL SECTOR PBLICO
EDICION: 01
REVISIN: 01

Pg.
INTRODUCCION

Objetivo

Alcance

Responsabilidades

BASE LEGAL

DEFINICIN DE UNA SEP

Normas

Creacin de un Tipo SEP

PASOS PARA LA ELABORACIN DE UNA SEP (TIPO BIEN)

PASOS PARA LA ELABORACIN DE UNA SEP (TIPO SERVICIO)

10

REVERSO DE UNA SEP

12

REPORTES

13

DIAGRAMA DE FLUJO

14

INTRODUCCIN

ELABORADO
Lic. MILET GARCIA
Lic. MAGALLY VILLEGAS

REVISADO

APROBADO

FECHA
01-07-2008

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO DEL SISTEMA INTEGRADO

DE GESTION PARA ENTES DEL SECTOR PBLICO
EDICION: 01
REVISIN: 01

Un procedimiento administrativo es la secuencia de forma ordenada de las diferentes

actuaciones que se deben

seguir

para la formacin del personal de la Administracin

Pblica, es por ello que siendo La Solicitud de Ejecucin Presupuestaria el inicio del proceso
administrativo se procedi a la elaboracin del presente manual, que comprende la
descripcin de los procedimientos de madera detallada de una Solicitud de ejecucin
Presupuestaria, la cual deber ser generada por las diferentes unidades ejecutaras que
conforman la Institucin, con el fin de realizar las respectivas imputaciones presupuestarias
dependiendo del bien o servicio que se desee adquirir.

OBJETIVO:
El objetivo del Manual es proporcionar un instrumento que sirva de gua y establezca los
criterios bsicos, definiciones y procedimientos, que intervienen en la elaboracin de una So licitud de Ejecucin Presupuestaria. De igual forma, se pretende determinar los niveles de
ELABORADO
Lic. MILET GARCIA
Lic. MAGALLY VILLEGAS

REVISADO

APROBADO

FECHA
01-07-2008

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO DEL SISTEMA INTEGRADO

DE GESTION PARA ENTES DEL SECTOR PBLICO
EDICION: 01
REVISIN: 01

responsabilidad en que incurren las unidades involucradas, con la finalidad de garantizar al

mximo un apropiado control interno en la gestin de los procesos.
ALCANCE:
El contenido del Manual est dirigido a todas las Unidades que conforman la Institucin, las
cuales

se vern involucradas en el proceso de creacin de una Solicitud de ejecucin

Presupuestaria.
RESPONSABILIDADES:
Unidades Ejecutoras
Todas las establecidas en el Organigrama estructural de la organizacin, incluyendo a los
administradores de cada proyecto quienes entre otros sern los encargados de generar la
Solicitud de Ejecucin Presupuestaria, cuando surja una necesidad.
Unidad de Aprobacin
Ser la unidad que se encargara de aprobar el proceso de la Solicitud de Ejecucin
Presupuestaria, esta Unidad ser la de Presupuesto, quien es la que determinar si existe
disponibilidad presupuestaria.
BASE LEGAL

Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela, Gaceta Oficial N 36.860 de

fecha 30-12-1999.

Ley Orgnica de Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de

Control Fiscal, Gaceta Oficial N 37.347, de fecha 17-12-2001.

Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico, Gaceta Oficial N

ELABORADO
Lic. MILET GARCIA
Lic. MAGALLY VILLEGAS

REVISADO

APROBADO

FECHA
01-07-2008

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO DEL SISTEMA INTEGRADO

DE GESTION PARA ENTES DEL SECTOR PBLICO
EDICION: 01
REVISIN: 01

38.661, de fecha 09-11-2007.

Reglamento N 1, de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector

Pblico, sobre el sistema Presupuestario, Gaceta Oficial N 5.781, de fecha 12-082005.

Reglamento N 4 de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector

Pblico, sobre el Sistema de Contabilidad Pblica.

Ley Orgnica de Procedimientos Administrativos , Gaceta Oficial N 2.818, de fecha

01-07-1981

Reglamento sobre la Organizacin del Control Interno en la Administracin Pblica

Nacional, Gaceta Oficial 37.783, de fecha 25-09-2003

Providencia por la cual se dicta el manual de Control Interno

sobre un modelo

genrico de la administracin central y descentralizada funcionalmente, Gaceta Oficial

N 38282, de fecha 28-09-2005.

Solicitud de Ejecucin Presupuestaria

La Solicitud de ejecucin presupuestaria da inicio a todo el proceso administrativo, a travs
de este mdulo se registraran los pre- compromisos referentes a la adquisicin de bienes
y servicios, y asignaciones de obras o servicios que as lo requieran por la complejidad de los
casos. De igual manera, a travs de este mdulo

se registran

los compromisos en

aquellos casos de actos con contraprestacin cumplida o por el envo de transferencias. A su

vez se integra con los mdulos de compras, obras y contratos, ordenacin de pagos,
ELABORADO
Lic. MILET GARCIA
Lic. MAGALLY VILLEGAS

REVISADO

APROBADO

FECHA
01-07-2008

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO DEL SISTEMA INTEGRADO

DE GESTION PARA ENTES DEL SECTOR PBLICO
EDICION: 01
REVISIN: 01

contabilidad presupuestaria y financiera.

Fuente: www.sigesp.com

NORMAS SOBRE LA ELABORACIN Y APROBACIN DE UNA SEP:

Cuando se genera una Solicitud de Ejecucin Presupuestaria: est genera en el

momento que surja la necesidad de adquirir un bien o un servicio por parte

de

cualquier unidad ejecutora. En el momento de su registro se realiza un Precompromiso Presupuestario.

La Unidad Ejecutora deber antes de realizar la solicitud de ejecucin presupuestaria,

verificar en el modulo de Inventario la existencia del bien o artculo en el almacn.

El responsable de la elaboracin de la Solicitud de Ejecucin Presupuestaria, deber

ser asignado por el supervisor de la Unidad, en caso de exista la necesidad.

Ser responsable el jefe de la unidad de Presupuesto de la aprobacin y

contabilizacin de la Solicitud de la Ejecucin Presupuestaria, en materia de
comprometer o asignar los recursos.

Para la adquisicin de un bien, artculo o servicio se requiere que exista disponibilidad

presupuestaria.

Ser responsable de reversar o anular el proceso de la SEP, el Coordinador del

Cierre, designado por la mxima autoridad del ente.

Todo reverso de los diferentes procesos, deben realizarse en los primeros 5 das del
mes, esto aplica cuando el mes anterior ya ha sido cerrado sobre aquellos casos
donde no se generaron los compromisos presupuestarios.
ELABORADO
Lic. MILET GARCIA
Lic. MAGALLY VILLEGAS

REVISADO

APROBADO

FECHA
01-07-2008

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO DEL SISTEMA INTEGRADO

DE GESTION PARA ENTES DEL SECTOR PBLICO
EDICION: 01
REVISIN: 01

Creacin de un Tipo de Solicitud Ejecucin Presupuestaria

Pasos a seguir:
1.- Hacer clic al icono del mdulo CONFIGURACION
2.- Hacer clic en la carpeta

de Configuracin

3.- Hacer clic en la carpeta de

4.- Hacer Clic en la hoja

Solicitud de Ejecucin Presupuestaria

de Tipos

5.- Cdigo: Lo arroja el

sistema automticamente

6.- Denominacin: El nombre del Tipo de SEP que se va a crear

7. -Tipos: Se selecciona Bienes segn el caso
9. Hacer clic al icono del diskette

para GUARDAR

Pasos a seguir para la elaboracin de una SEP

UNIDAD SOLICITANTE

1er PASO:
1.- Ingresar al mdulo de Solicitud de Ejecucin Presupuestaria
2.- Hacer clic al icono de Proceso > Registro
3.- Fecha: Colocar la fecha en que se esta realizando la carga
4.- Se procede al Registro en el cuadro de solicitud de Ejecucin Presupuestaria
3.1- Estatus > Registro
3.2- Solicitud: Se genera automticamente por el sistema
3.3- Tipos: se selecciona alguna de las opciones
a) Materiales, equipos, mobiliario- Precompromiso
4.- Unidad Ejecutora: Buscar en el icono de la

La unidad que esta realizando la

Solicitud
5.- Fuente de Financiamiento > Ingresos Propios o Ingresos Ordinarios, segn el caso
6-Concepto: Se realiza una breve descripcin de lo que se est solicitando
ELABORADO
Lic. MILET GARCIA
Lic. MAGALLY VILLEGAS

REVISADO

APROBADO

FECHA
01-07-2008

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO DEL SISTEMA INTEGRADO

DE GESTION PARA ENTES DEL SECTOR PBLICO
EDICION: 01
REVISIN: 01

7.- Hacer clic al icono de Agregar Detalle Bienes

71- Buscar en el icono de la

y seleccionar el Bien que se esta

solicitando.

72 Colocar la Cantidad del producto que se esta solicitando

7.3 Determinar si es Detal o Mayor
7.4 Colocar el Precio unitario estimado, luego el sistema automticamente te arroja el IVA
y el Total.
7.5 Hacer clic al icono del diskette

para GUARDAR

UNIDAD DE PRESUPUESTO
2do PASO:
1.- Hacer clic al icono de Proceso >Aprobacin
2.- Solicitud: Si se conoce el nmero de la solicitud se coloca manualmente, de no ser as
buscar en el icono de la

que se encuentra en la barra de herramientas.

3.- Automticamente el sistema arroja la Solicitud de Ejecucin Presupuestaria

4.- Tildar

la SEP que ser aprobada.

5.- Por ltimo hacer clic al icono de engranaje

> OK

3er PASO: (Este paso ser realizado por el jefe de la Unidad de Presupuesto)
1.- Ingresar al mdulo Integrador: Este mdulo se encarga de contabilizar todo el registro
2.- Hacer clic al icono de la Solicitud de Ejecucin Presupuestaria > Contabilizar
3.- En el cuadro de contabilizacin de Solicitud presupuestaria:
3.1 Buscar en el icono de
ELABORADO
Lic. MILET GARCIA
Lic. MAGALLY VILLEGAS

la
REVISADO

de herramienta y automticamente genera

APROBADO

FECHA
01-07-2008

la
8

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO DEL SISTEMA INTEGRADO

DE GESTION PARA ENTES DEL SECTOR PBLICO
EDICION: 01
REVISIN: 01

informacin en el cuadro, luego hacer clic al icono de chequeo

y por ltimo hacer clic

al icono de engranaje
SOLICITUD DE UN SERVICIO

Unidad Solicitante:

1er PASO:
1.- Ingresar al mdulo de Solicitud de Ejecucin Presupuestaria
2.- Hacer clic al icono de Proceso > Registro
3.- Fecha: Colocar la fecha en que se esta realizando la carga
4.- Se procede al Registro en el cuadro de solicitud de Ejecucin Presupuestaria
3.1- Estatus > Registro
3.2- Solicitud: Se genera automticamente por el sistema
3.3- Tipos: se selecciona alguna de las opciones
a) Servicio- Pre-compromiso
4.- Unidad Ejecutora: Buscar en el icono de la

La unidad que esta realizando la

Solicitud
5.- Fuente de Financiamiento > Ingresos Propios o Ingresos Ordinarios, segn el caso
6.-Concepto: Se realiza una breve descripcin de lo que se est solicitando
7.- Hacer clic al icono de Agregar Detalle Bienes
7.1- Buscar en el icono de la

y seleccionar el Servicio que se esta

solicitando.

7.2 Colocar la Cantidad del producto que se esta solicitando

7.3 Determinar si es Detal o Mayor
7.4 Colocar el Precio unitario estimado, luego el sistema automticamente te arroja el IVA
ELABORADO
Lic. MILET GARCIA
Lic. MAGALLY VILLEGAS

REVISADO

APROBADO

FECHA
01-07-2008

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO DEL SISTEMA INTEGRADO

DE GESTION PARA ENTES DEL SECTOR PBLICO
EDICION: 01
REVISIN: 01

y el Total.
7.5 Hacer clic al icono del diskette

para GUARDAR

UNIDAD DE PRESUPUESTO
2do PASO:
1.- Hacer clic al icono de Proceso >Aprobacin
2.- Solicitud: Si se conoce el nmero de la solicitud se coloca manualmente, de no ser as
buscar en el icono de la

que se encuentra en la barra de herramientas.

3.- Automticamente el sistema arroja la Solicitud de Ejecucin Presupuestaria

4.- Tildar

la SEP que ser aprobada.

5.- Por ltimo hacer clic al icono de engranaje

> OK

3er PASO:
1.- Ingresar al mdulo Integrador: Este mdulo se encarga de contabilizar todo el registro
2.- Hacer clic al icono de la Solicitud de Ejecucin Presupuestaria > Contabilizar
3.- En el cuadro de contabilizacin de Solicitud presupuestaria:
3.1 Buscar en el icono de

la

de herramienta y automticamente genera

informacin en el cuadro, luego hacer clic al icono de chequeo

la

y por ltimo hacer clic

al icono de engranaje
PARA

REVERSAR

EL

ELABORADO
Lic. MILET GARCIA
Lic. MAGALLY VILLEGAS

PROCESO

DE

REVISADO

LA

SOLICITUD
APROBADO

DE

LA
FECHA

01-07-2008

EJECUCIN
1

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO DEL SISTEMA INTEGRADO

DE GESTION PARA ENTES DEL SECTOR PBLICO
EDICION: 01
REVISIN: 01

PRESUPUESTARIA
Reversar: Ser reversado el proceso de Solicitud de ejecucin Presupuestaria los casos
donde se disponga realizar alguna modificacin o agregar algn detalle, Tendr la
responsabilidad de realizar este paso el jefe de la unidad de presupuesto.
Pasos a seguir
1er PASO
1.

Ingresar al mdulo Integrador

2.

Hacer clic al icono de sistema > Solicitud de ejecucin Presupuestaria > Reversar

3.

Buscar en el icono de la

4.

Tildar

5.

Por ltimo hacer clic al icono de engranaje

que se encuentra en la barra de herramientas

la informacin que deseamos reversar

> OK

PARA GENERAR REPORTE

1.- Hacer clic al icono de Solicitud de Ejecucin presupuestaria
2.- Hacer clic al icono Reporte > Ejecucin Presupuestaria
3.- En el cuadro de Reporte de Solicitud de Ejecucin Presupuestaria
3.1- Solicitudes
3.1.1- Desde: Buscar en la
3.1.2- Hasta: Buscar en la

la unidad Ejecutora
la unidad Ejecutora hasta donde se desea generar el

reporte.
3.2- Seleccionar si es un Proveedor o Beneficiario; o si se desea un reporte de todos
ELABORADO
Lic. MILET GARCIA
Lic. MAGALLY VILLEGAS

REVISADO

APROBADO

FECHA
01-07-2008

11

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO DEL SISTEMA INTEGRADO

DE GESTION PARA ENTES DEL SECTOR PBLICO
EDICION: 01
REVISIN: 01

3.3- Se puede buscar tambin Por la Fecha del registro, Por Unidad Ejecutora
3.4- Se puede filtrar la informacin por medio del Estatus de la SEP
4.- Hacer clic al icono de la Impresora

para generar el reporte

DIAGRAMAS DE FLUJO
PROCESO SEP
ELABORADO
Lic. MILET GARCIA
Lic. MAGALLY VILLEGAS

REVISADO

APROBADO

FECHA
01-07-2008

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO DEL SISTEMA INTEGRADO

DE GESTION PARA ENTES DEL SECTOR PBLICO
EDICION: 01
REVISIN: 01

ELABORADO
Lic. MILET GARCIA
Lic. MAGALLY VILLEGAS

REVISADO

APROBADO

FECHA
01-07-2008