Proceso Administrativo

PROCESO ADMINISTRATIVO

Lectura No. 6
Nombre: Planeacin

Contextualizacin

Como recordars, en la primera sesin analizamos lo que es el proceso

administrativo, es decir las actividades bsicas que realiza todo administrador al
interior de una organizacin. En esta sesin iniciaremos la revisin de la primera
funcin bsica del proceso administrativo: la planeacin.

Cuando una persona u organizacin asume un proceso de planeacin, significa

que definen objetivos y realizan un esfuerzo coordinado para alcanzarlos. En
esta unidad vamos a valorar la importancia de la planeacin, su proceso y cmo
sirve de base para una adecuada toma de decisiones. Se resaltar la
importancia de planear a largo plazo y de instrumentar la administracin por
objetivos, con el fin de mejorar los resultados de las empresas.

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Introduccin al Tema
Es importante conocer el concepto de planeacin, reconociendo y valorando su
importancia dentro de una organizacin, tambin es importante el concepto de
objetivo y su relacin con el proceso de la planeacin, as como definir la misin
y la visin de una organizacin y sus implicaciones en el ambiente interno y
externo de una organizacin.

La planeacin es el proceso de prever el futuro y proponer estrategias para

desarrollarse y crecer en el contexto futuro.
En administracin est relacionada con la definicin de los objetivos de la
organizacin y la determinacin de las formas en que pueden alcanzarse. Un
buen plan se establece en funcin de las siguientes preguntas:

Dnde estamos?

A dnde queremos ir?

Qu debemos hacer para lograrlo?

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Explicacin
IV.1 Definicin de planeacin
La planeacin puede ser formal e informal. Algunos ejemplos de planeacin
informal son las propuestas o ideas que tiene un directivo para mejorar o
cambiar determinados procesos, sin determinar lneas de accin especficas. La
planeacin formal, por el contrario, sigue un procedimiento, se hace por escrito y
sigue un programa especfico de accin.
La planeacin abarca la definicin de las metas, el establecimiento de
estrategias para alcanzarlas y el desarrollo de una jerarqua amplia de los planes
para integrar y coordinar las actividades. Se relaciona con los fines (qu
debemos hacer) y tambin con los medios (cmo debo hacerlo).

Importancia de la planeacin
La planeacin se convierte en un elemento importante dentro de toda
organizacin porque:
1. Indica hacia dnde debemos dirigirnos.
2. Reduce el impacto del cambio.
3. Minimiza el desperdicio y la superfluidad.
4. Establece estndares para facilitar el control.
5. Permite desarrollar estrategias frente a la competencia.
6. Permite integrar todas las decisiones de la organizacin.
La planeacin es una forma de disminuir la incertidumbre dentro de una
organizacin, adems indica a los empleados mirar siempre hacia delante y
anticipar cambios. Tambin clarifica las consecuencias de las acciones que el
personal responsable podra tomar en respuesta al cambio. Es importante hacer
notar los siguientes puntos:

La planeacin prev cambios y orienta su destino.

Traduce los objetivos en acciones.

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Qu cosas planeas en tu vida?

IV.2 Establecimiento de objetivos organizacionales

Los objetivos son los fines hacia donde debe dirigirse toda actividad, dan
direccionalidad a los esfuerzos que realiza la organizacin en conjunto, as como
cada uno de los departamentos que la componen. Para que los objetivos sean
eficaces deben de tener las siguientes caractersticas:

Deben de ser realistas y factibles, es decir que se puedan llevar a la

prctica.

Deben estar basados en recursos y limitaciones.

Suponen un compromiso para cumplirlos.

Son flexibles y pueden adaptarse a las condiciones cambiantes del

entorno.

Sus logros y resultados pueden medirse y evaluarse.

Deben especificar qu accin se va emprender.

Especifican el tiempo de las acciones (tiempo limitado).

Deben especificar el costo.

Son tangibles.

Deben estar de acuerdo con las polticas, procedimientos y planes de la

organizacin.

Cmo estableces tus objetivos?

Un objetivo debe presentarse por escrito y definir con claridad:

Qu se va hacer.

Quin lo va hacer.

Cundo se va hacer (temporalidad).

Dnde (especificar si es para toda la organizacin o slo para parte de

ella).

Cunto se quiere lograr.

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IV.3 Misin y visin

Una visin clara y emprendedora es un requisito previo para un liderazgo
estratgico efectivo. Un administrador no puede funcionar de manera efectiva, ya
sea como lder o como creador de una estrategia, sin un concepto de negocios
orientado hacia el futuro; es decir, sin haberse planteado antes qu necesidades
de sus clientes debe satisfacer, qu actividades de negocio debe buscar o qu
tipo de posicin de mercado a largo plazo debe generar.
La misin y la visin no son slo lemas atractivos, sino conceptos pensados
cuidadosamente, de acuerdo con la direccin que debe tomar la empresa para
tener xito. Implica seleccionar los mercados en los que se participar, colocar a
la empresa en una senda estratgica y comprometerse a seguir dicha ruta.

Misin
La misin pretende determinar qu se debe hacer para llegar al futuro. Es definir
el rumbo y generar los compromisos necesarios para lograrlo. Aqu debemos de
contestar la siguiente pregunta: Para qu existimos?
Una misin expresa la propia identidad de una organizacin de manera que
pueda diferenciarse de otras compaas. Una misin que sea estratgicamente
reveladora incluye tres elementos:
1. Las necesidades de un cliente o lo que se quiere satisfacer.
2. Los grupos de clientes o a quin se est tratando de satisfacer.
3. Las actividades, tecnologas y capacidades de la empresa, o cmo las
compaas se ocupan de la creacin o suministro de valor a los clientes,
as como de la satisfaccin de sus necesidades.
Por ejemplo, la misin de una casa constructora puede ser: construir viviendas
de inters social, que mejoren la calidad de vida de los trabajadores.
Una declaracin de la misin debe de ser lo suficientemente especfica para
precisar el verdadero mbito de negocios de una empresa.

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Imagina tu propia empresa, cul sera su misin?

Visin
La visin en una organizacin determina a dnde queremos llegar. Los
administradores llevan a cabo tres tareas al crear una visin estratgica:
1. Proponer una declaracin de la misin que defina en qu negocios est
actualmente la empresa y que exprese la esencia de quines somos, qu
hacemos y dnde estamos ahora.
2. Utilizar la declaracin de la visin como base para decidir el curso a largo
plazo, elegir hacia dnde vamos y planear una ruta estratgica que la
empresa debe recorrer.
3. Comunicar la visin estratgica en trminos claros, apasionantes que
propicien el compromiso en toda la organizacin.
Cul sera la visin de tu empresa?
Como regla general, la visin debe tener un horizonte de tres a cinco aos,
tomando en cuenta el tipo de mercado al que se est dirigiendo; si es un
mercado voltil la visin debe definirse en un tiempo ms corto. La eleccin de la
mejor ruta requiere que se hagan las siguientes preguntas:

Qu cambios estn ocurriendo en los mercados donde estamos

presentes y qu implicaciones tienen stos para la direccin hacia la cual
necesitamos movernos?

Qu nuevas o diferentes necesidades del cliente debemos satisfacer?

En qu nuevos segmentos de compradores debemos concentrarnos?

De qu nuevos mercados geogrficos o productos debemos estar al

tanto?

Cul debe ser la estructura de la compaa en los prximos cinco aos?

Qu tipo de empresa nos esforzaremos por ser?

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IV.4 Fundamentos y etapas de la planeacin

Los pasos propios de la planeacin son los siguientes:

Establecer una o varias metas para determinar con claridad cules son
las prioridades de la empresa.

Definir la situacin actual y determinar con qu recursos se cuenta.

Identificar los apoyos y los obstculos de las metas; es decir, detectar qu

aspectos pueden ayudar o impedir que se logren los objetivos.

Desarrollar un plan para alcanzar las metas, para evaluar las

posibilidades de conseguirlas y los medios que se deben emplear para
alcanzarlas.

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Conclusin
El proceso de planeacin es indispensable como fundamento para iniciar el
proceso administrativo porque esto significa que cualquier empresa que toma el
proceso de planeacin debe de plantearse objetivos y posteriormente llevarlos a
la prctica para alcanzarlos, tambin es muy importante en la toma de
decisiones ya que sirve como base y respaldo de la cultura y los valores de cada
empresa todo esto con el fin de mejorar resultados y acrecentar metas dentro de
las empresas.
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Para aprender ms
Crticas a la planeacin
Varios autores han realizado crticas hacia la actividad de planeacin,
sustentndose en los siguientes argumentos:

La planeacin crea demasiada rigidez.

No es posible planear cambios en un ambiente turbulento, quienes son

suficientemente flexibles pueden convertir una turbulencia en una gran
oportunidad; sin embargo, si nos encontramos atados de manos debido a
los planes formales, cada cambio impredecible ser visto como un
problema.

Los sistemas no pueden reemplazar la intuicin ni la creatividad.

Limitan el crecimiento.

Qu opinas al respecto?

Los proyectos y los planes

Una vez que se han definido los objetivos de trabajo, se establecen una serie de
actividades encaminadas a alcanzar las metas. Para ello, las organizaciones
elaboran lo que conocemos como planes o proyectos.
Un proyecto es una serie de actividades cuyo objetivo est delimitado por el
tiempo; por ejemplo, la construccin de un edificio.
Un plan es una serie de actividades que perduran en la organizacin, en donde
no existe una fecha lmite para concluirse o que provoque su caducidad; por
ejemplo, un programa de capacitacin.
Existen diferentes tipos de planes que pueden generarse para diversos fines, a
continuacin mencionamos algunos:

Planes estratgicos. Determinan los propsitos principales de una

organizacin, generalmente se fundamentan en una visin a largo plazo.

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Implican considerar las oportunidades y los problemas en el ambiente,

junto con sus fortalezas y limitaciones. Un plan estratgico es planear las
necesidades de los recursos humanos para mantener la competitividad de
la organizacin.

Planes operativos o tcticos. Constituyen el apoyo necesario de los

planes estratgicos porque atienden a su aplicacin a corto plazo. Se
orientan hacia actividades especficas, asignando recursos y definiendo
estndares de actuacin. Por ejemplo, un plan operativo es disminuir 10%
la rotacin de personal, poniendo en marcha programas de capacitacin,
implantacin de un sistema de incentivos y otorgamiento de prestaciones.

Planes a corto y largo plazo. En los planes a corto plazo las variables
son controladas por la administracin de la empresa, en tanto que en los
de largo plazo todas las condiciones se plantean como posibilidades
sujetas a variacin. Un plan de un ao o menos es a corto plazo, uno de
ms de un ao es a largo plazo.

Planes especficos o direccionales. Son especficos cuando no admiten

ninguna interpretacin, deben realizarse tal y como se definieron.

Los planes direccionales, por el contrario, marcan lineamientos generales y

pueden ser adaptados de acuerdo con las circunstancias y el criterio de quienes
los llevan a cabo.

Comunicando la misin y la visin

La forma de comunicar la misin y la visin es casi tan importante como el
establecimiento de la direccin a largo plazo de la organizacin. Los empleados
necesitan saber la direccin que tomar la organizacin y cules son los
cambios que se esperan en el futuro. Se debe transmitir en un lenguaje claro,
que logre llegar a todos, que cree una imagen vvida en sus mentes y que
provoque emocin y expectativa; por ejemplo, construir un orfanato inspira ms
que colocar piedras.

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Actividad de Aprendizaje

Instrucciones:
Con la intencin de reforzar lo aprendido en la sesin, realiza una actividad en la
cual a travs de un cuadro sinptico extraigas los temas de sta como la
planeacin, los objetivos organizacionales, la misin y la visin.

Puedes realizarlo en cualquier programa, al final tendrs que guardarlo como

PDF, con la finalidad de que no existan modificaciones y as

subirlo a la

plataforma de la asignatura.

Esta actividad representa el 5% de tu calificacin final y se tomar en cuenta lo

siguiente:

Tus datos generales

3 puntos

Referencias bibliogrficas

7 puntos

Ortografa y redaccin

10 puntos

Titulo

2 puntos

Resumen

30 puntos

Representacin grfica

48 puntos
Total: 100

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Referencias

Garza, J. (2002). Administracin contempornea. Mxico: McGraw Hill.

Hampton, David (1989). Administracin. Mxico: McGraw Hill.

Robbins, S. (1998). La administracin en el mundo de hoy. Mxico:

Pearson Educacin.

Thompson, Stricklan (2004). Administracin estratgica. Mxico: Mc Graw

Hill.

Tomasini, Alfredo Acle (1989). Planeacin estratgica. Control total de

calidad. Mxico: Grijalbo.

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