APROBACIN DEL TUTOR ACADMICO

En mi carcter de Tutor Acadmico del Trabajo Especial de Grado, titulado:

LINEAMIENTOS PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE INVENTARIO DE
MEDICAMENTOS, DE LA

UNIDAD DE PROTECCIN HEMBRAS

GUILAS DE CARIBAY, DEL MUNICIPIO LIBERTADOR DEL ESTADO

MRIDA. presentado por el (la) ciudadano (a): Uzctegui Barillas Malleli
Anabel, cdula de identidad N V - 17.894.418, para optar al ttulo de Tcnico
Superior Universitario en la especialidad: Administracin de Empresas,
considero que dicho trabajo rene los requisitos y mritos suficientes para
ser sometido a la presentacin pblica y evaluacin por parte del jurado
examinador que se designe.
En la ciudad de Mrida, a los 18 das, del mes de abril, del 2012.

____________________
(Abg. Lizbeth Villamizar)
C.I.:

APROBACIN DEL TUTOR INDUSTRIAL

En mi carcter de Tutor Industrial del Trabajo Especial de Grado, titulado:
LINEAMIENTOS PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE INVENTARIO DE
MEDICAMENTOS, DE LA

UNIDAD DE PROTECCIN HEMBRAS

GUILAS DE CARIBAY, DEL MUNICIPIO LIBERTADOR DEL ESTADO

MRIDA. presentado por el (la) ciudadano (a): Uzctegui Barillas Malleli
Anabel, cdula de identidad N V - 17.894.418, para optar al ttulo de Tcnico
Superior Universitario en la especialidad: Administracin de Empresas,
considero que dicho trabajo rene los requisitos y mritos suficientes para
ser sometido a la presentacin pblica y evaluacin por parte del jurado
examinador que se designe.
En la ciudad de Mrida, a los 18 das, del mes de abril, del 2012.

____________________
(Nelson Ruiz Mendoza)
C.I.: 6.080.705

DEDICATORIA

A mis padres, por su apoyo y motivacin, porque todo lo que soy de lo debo
a ellos.
A mi hija y esposo, por el estimulo y apoyo incondicional en todo momento y
por ser ellos la inspiracin de finalizar este proyecto.
A mis hermanos, por su apoyo y soplo de vida.

AGRADECIMIENTO

Primeramente a Dios, por haberme dado la vida y dirigirme por el camino del
bien, con sabidura y dedicacin.
A mis padres, Zayda y Sivol, por apoyarme en todo lo que me propongo en
la vida, por ser fuente de mi inspiracin para seguir adelante, por darme
fuerzas, aliento, sabidura y paciencia cuando ms lo necesito y por todo el
amor que me han dado y el amor que aun tienen para darme.
A mi hija Estefani y esposo Leonardo, por todo el apoyo, por todo el afecto,
preocupacin y confianza que me ha demostrado en todo tiempo
Al Idenna por ofrecerme la oportunidad de formarme tcnicamente como
profesional.
A la Tutora Acadmica Abg. Lizbeth Villamizar, por brindarme su asesora y
por ofrecerme la informacin requerida para lograr los objetivos propuestos
para este proyecto.
Al Instituto Universitario de Tecnologa Dr. Cristbal Mendoza, por
ofrecerme los conocimientos tcnicos y prepararme profesionalmente.

INDICE DE CONTENIDO.
EL PROBLEMA

P.P

1.1. Antecedentes Histricos .1

1.2. Planteamiento del Problema.......4
1.3 Delimitacin del Problema8
1.4 Formulacin de Objetivos.
1.4.1. General....9
1.4.2 Especficos.10
1.5 Justificacin de la investigacin.10
MARCO METODOLOGICO
2.1 Tipo de Investigacin o de Estudio13
2.2 Operacionalizacin de los objetivos: cuadro tcnico metdico........14
Justificacin de los indicadores...16
2.3. Poblacin y Muestra.17
2.4.-Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Informacin.19

INDICE DE CONTENIDO
P.P
2.4.1.Modelos de Instrumentos Tentativos....22
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS.26
REFERENCIAS NO BIBLIOGRFICAS..27
REFERENCIAS ELECTRNICAS28

INDICE DE CUADROS
P.P

INDICE DE TABLAS
P.P

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA

Dr. CRISTBAL MENDOZA
COORDINACIN DE INVESTIGACIN Y PASANTAS
EXTENSIN MRIDA.
LINEAMIENTOS PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE
INVENTARIO DE MEDICAMENTOS.
CASO DE ESTUDIO: UNIDAD DE PROTECCIN HEMBRAS
GUILAS DE CARIBAY, DEL MUNICIPIO LIBERTADOR DEL
ESTADO MRIDA
Autor: Br. Malleli Uzcategui
Tutor Acadmico:
Abg. Lizbeth Villamizar
Ao: 2012.
RESUMEN
Este proyecto de investigacin tuvo como objetivo general Proponer
Lineamientos para el
Registro y Control de Inventario
de
Medicamentos en la Unidad de Proteccin Hembras guilas de
Caribay, del Instituto Autnomo Consejo Nacional de Derechos de
Nios, Nias y Adolescentes (Idenna), partiendo del estudio de las
actividades actuales orientando al mejoramiento del mismo. Para el
desarrollo de la investigacin se utilizaron teoras como: proceso
administrativo, registro, control administrativo, inventario, planificacin
de los recursos materiales, polticas, tcnicas para la aplicacin de
polticas, polticas de inventario. En la parte metodolgica la
investigacin se oriento hacia lo descriptivo, documental y de campo,
como tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos, la observacin,
la entrevista y el anlisis documental. Con toda esta aplicacin fue
posible reunir informacin necesaria para el control y manejo del
inventario.
Posteriormente se muestra el aporte, constituidos por cuatro
lineamientos orientados a mejorar el registro y control de inventarios de
la Unidad de Proteccin Hembras guilas del Caribay.

INTRODUCCIN.
El crecimiento de una organizacin trae consigo un incremento tanto en la
cantidad como en la complejidad de sus operaciones, fundamentalmente por
la incorporacin de lineamientos en los procesos administrativos, factores
necesarios para

mejorar la calidad del servicio en relacin al control y

registro de insumos de una organizacin.

El control se constituye pues, en un esfuerzo sistemtico aplicado en todas
las reas de una organizacin. En este sentido, la presente investigacin
est dirigida al diseo de Lineamientos para el Registro y Control de
Inventario de Medicamentos de la Unidad de Proteccin Hembras guilas
del Caribay, los cuales permitirn un manejo eficiente y veras de los
frmacos, adems proteccin, uso adecuado y permita la obtencin de
informacin adecuada y oportuna de la existencia en los anaqueles de la
Unidad de Proteccin Hembras.

A efecto de este trabajo de investigacin, consta de cuatro Captulos:

El Captulo I, se plantea y justifica el problema de modo que el lector se
ubique en el tema que se quiere investigar. As mismo, se sealan el objetivo
general y los objetivos especficos que se persiguen en la misma.
Captulo II, se elabora el marco terico contentivo de antecedentes tomados
de investigaciones sobre el mismo tema y las bases legales y tericas,
necesarias para comprender y explicar el problema objeto de estudio.

Captulo III,

se describe la metodologa utilizada para llevar a cabo la

investigacin, comenzando por explicar la naturaleza de la investigacin, as

como los procedimientos aplicados para la obtencin de datos que sern
analizados e interpretados en el Captulo IV.
El referente Captulo IV, referente al diseo del diseo de Lineamientos para
el Registro y Control de Inventarios de Medicamentos de la Unidad de
Proteccin Hembras guilas del Caribay, se presentan los elementos
necesarios que debe contener de tal manera que permita:
1. Planificar mensualmente.
2. Supervisin Mensual de los medicamentos.
3. Registrar los movimientos de entrada y salida de los frmacos.
4. Control de existencias en almacn.
Por otra parte se elabor las Conclusiones y Recomendaciones las cuales
soportan y sustentan el propsito que se persigue en la presente
investigacin.

CAPITULO I.
EL PROBLEMA.
1.1.-PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.
Desde tiempos inmemorables, los pueblos de la antigedad acostumbraban
a almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en los
tiempos de sequa o de calamidades. Es as como surge o nace el problema
de los inventarios, como una forma de hacer frente a los periodos de
escasez, que le asegurarn la subsistencia de la vida y el desarrollo de sus
actividades normales. Esta forma de almacenamiento de todos los bienes y
alimentos necesarios para sobrevivir motiv la existencia de los inventarios.
Para Cattcora, (1998)
Los inventarios representan las partidas del activo que son
generadores de ingresos para varios tipos de empresas, entre los
cuales

se

encuentran

lasque

tienen

una

actividad

de

transformacin y los que se dedican a la compra y venta o

comercializacin. Los inventarios en el caso de las empresas
comercializadoras, se pueden definir como los artculos que se
encuentran disponibles para la venta y en caso de una compaa
manufacturera, los productos terminados, en proceso, materia
prima y suministros que se vayan a incorporar en la produccin.
(p. 148).

El inventario es muy importante porque permite ganar tiempo ya que ni la

produccin ni la entrega pueden ser instantnea, se debe contar con
existencia del producto a las cuales se puede recurrir rpidamente para que
la venta real no tenga que esperar hasta que termine el cargo proceso de
produccin, adems se puede mencionar que a travs de los inventarios se
logra:
Determinar la utilidad de la empresa.
Identificar el costo total de los productos para la venta, as como el
costo de su administracin y volumen de operaciones (rotacin).
Permitir detectar faltantes continuos o sistemticos, niveles de
deterioro, obsolescencia, etc.; as mismo determinar los responsables.
Muchos de los problemas de existen en los sistemas de control de
inventarios de instituciones pblicas y privadas, empresas industriales,
comerciales y de servicios tienen su causa en decisiones de administracin
de inventarios y en el inadecuado uso de los manuales, polticas y
lineamientos determinadas al respecto; siendo estas de gran importancia, ya
que constituyen el conjunto de actividades y tcnicas utilizadas para
mantener la cantidad de artculos (materiales de limpieza, alimentos
medicamentos, etc.) en el nivel deseado tal que ni el costo ni la probabilidad
de faltantes sean de una magnitud significativa.
Una de estas Instituciones es el Idenna (Instituto Autnomo Consejo
Nacional de Derechos de Nios, Nias y adolescentes), ubicado en el
Municipio Libertador del estado Mrida; cuya misin es atender a un sector
de la sociedad que va desde los (0) hasta los (17) aos. Nios y nias que
estn en la calle; los infantes y adolescentes que estn institucionalizados,
nios, nias y adolescentes trabajadores; nios que estn en situacin de

riesgo est ltima es la poblacin ms grande porque comprende todos los

sectores sociales.
Es por ello que posee espacios del sistema de proteccin, que protege a
infantes

y adolescentes separados

de su medio familiar, y crea las

condiciones para que puedan ejercer plenamente sus derechos, mientras

son reinsertados a su familia de origen o colocados en familias sustitutas. En
estas Unidades de Proteccin Integral se les da atencin integral a nios,
nias

adolescentes

recreacin,

cultura

garantizando su derecho a la salud, deporte,

a

la

educacin.

Proporcionndoles

frmacos,

psicotrpicos, analgsicos, entre otros., es importante reconocer que el uso

de los medicamentos se fundamentan tradicionalmente en tres grandes
componentes: el acceso, la calidad y el uso adecuado. Se consideran que
son

componentes

que

deben

ser

adecuadamente

balanceados

desarrollados de la manera ms sincronizada posible. Nada se consigue si

la poblacin en estado de vulnerabilidad, que suele ser la ms enferma no
tiene acceso a los medicamentos cuando los necesita. Pero si se garantiza
acceso y los medicamentos no cumplen los requisitos de calidad, el resultado
es decepcionante.
En la actualidad se puede observar que debido al volumen diario de
actividades, el procedimiento de entrada de los insumos comienza cuando se
realizan solicitudes de pedidos a los proveedores de frmacos de la ciudad, a
travs de va telefnica. Los insumos son recibidos y son verificados segn
los requerimientos. Luego se hace entrega de los medicamentos a la
Coordinadora de la Unidad de Proteccin Hembras guilas del Caribay;
para luego ser almacenados en los estantes destinados para estos
productos, no son organizados de forma alfabtica es decir de la A hasta la

Z; existe un descontrol en los medicamentos en existencia, exceso de

material en almacenamiento; todo esto por juicio es por la cantidad y calidad
de los medicamentos, no existe mtodo de inventario.
Es importante acotar que el procedimiento de bsqueda del producto se lleva
consigo un tiempo considerable, ya que es aqu donde se presenta por un
lado retraso de tiempo y atraso en las actividades, y por otro lado abandono
no directo de la coordinacin.
Otro elemento que interviene en este procedimiento, es que no se lleva el
control de salida de productos ni de forma manual, ni computarizada; de
cada producto suministrado.
Traer como consecuencia deterioro y vencimiento de los mismos como
tambin un desajuste en la estructura fsica del inventario, se minimizara la
atencin de la salud de los Nios, Nias y Adolescentes.
Por tal razn, se hace necesario que la institucin, cuente con lineamientos
que ayuden a mejorar sus procedimientos, por lo que se hace necesario que
la misma cuente con la ayuda para un mejor desempeo laboral entre sus
trabajadores.
En funcin a lo expuesto anteriormente, una posible solucin es disear
lineamientos para el registro y control de los medicamentos, para as tener
un mayor desempeo y productividad dentro de la Institucin.

1.2.- DELIMITACIN DEL PROBLEMA.

La presente investigacin es desarrollada en el Instituto Autnomo Consejo
Nacional de Derechos de Nios, Nias y Adolescentes (Idenna), del
Municipio Libertador del Estado Mrida, especficamente en la Unidad de
Proteccin Hembra guilas de Caribay, donde se almacena los
medicamentos y se suministra a la poblacin que se atiende.
La situacin que se plantea en esta investigacin, ha venido aumentado cada
vez ms, pero se ha tratado de mejorar en los ltimos meses, debido al
incremento de medicamentos que se compran, y por ende han aumentado
de forma significativa las actividades y procedimientos. Esta investigacin
toma como referencia temporal el segundo semestre del ao 2011, debido a
que es el periodo donde se tuvo contacto directamente con los
medicamentos y se observ la situacin planteada anteriormente.
El universo se limitar a una serie de actividades desarrolladas en la
Institucin vinculadas, al procedimiento de Inventarios de Medicamentos:
1. Solicitud de pedidos a travs de los proveedores.
2. Recepcin de pedidos.
3. Chequeo del pedido.
4. Almacenamiento de los productos.
La temtica de esta investigacin, estar ubicada dentro del contexto del
rea correspondiente a conceptos bsicos de procesos administrativos,
control, lineamientos, inventario, tipos, clasificacin, objetivos e importancia
de los mismos, as como todas aquellas teoras y bases conceptuales con
relacin referentes al tema en cuestin.

1.3.- FORMULACIN DE LOS OBJETIVOS.

1.3.1 Objetivo General.

Proponer Lineamientos para el

Registro y Control de Inventario

de

Medicamentos en la Unidad de Proteccin Hembras guilas de Caribay,

del Instituto Autnomo Consejo Nacional de Derechos de Nios, Nias y
Adolescentes (Idenna), partiendo del estudio de las actividades actuales
orientando al mejoramiento del mismo.
1.3.2 Objetivos Especficos.
1. Proponer las condiciones del

manejo de

inventario

para

el

mejoramiento de la efectividad en el funcionamiento de la Unidad de

Proteccin Hembras guilas del Caribay.
2. Analizar los procedimientos actuales utilizados por la Unidad de
Proteccin Hembras guilas del Caribay, para el progreso de la eficiencia
orientado a su promocin, confiabilidad y oportunidad de los mismos.
3. Definir las acciones que conforman los procesos ejecutados en la
Unidad de Proteccin Hembras guilas del Caribay, para la incorporacin
de los controles que sern aplicados.

1.4.- JUSTIFICACIN DE LA INVESTIGACIN.

El Control de inventario incrementa y optimiza el uso de materiales a travs
de una buena administracin de un inventario; ya que muchos funcionan a
travs de un financiamiento por parte de los proveedores, de acuerdo y
segn tipo de mercancas que se maneje puede ser perecedera o no
perecedera, y/o lnea blanca, para un sano manejo de tu inventario que
manejes.
Adems el inventario de productos farmacuticos dentro de la institucin, es
importante, porque no es ms que la suma de aquellos artculos tangibles de
propiedad disponibles para su suministro. Un inventario permite conocer las
"existencias de mercancas" y los "activos fijos", que son una informacin
clave para el buen funcionamiento de la misma.
Con base a lo anteriormente expuesto, sta Institucin carece de
lineamientos necesarios que les ayude a realizar dicha labor de una forma
eficiente y al mismo tiempo obtener la informacin necesaria de una manera
oportuna.

Dicha

investigacin

permite

obtener

informacin

para

la

construccin de Lineamientos de Control y Registro de Mercancas de la

Unidad de Proteccin Hembras guilas de Caribay, que orientar a la
institucin hacia una mejora en el desempeo de las labores en el rea de
los medicamentos.
Por consiguiente esta propuesta ayudar en la toma de decisiones, ahorro en
el material, la bsqueda del producto en un menor tiempo posible, darle a
los Nios Nias y Adolescentes una respuesta eficaz y evitar dejar la
recepcin de la Institucin sin personal. Cuando se realiza la bsqueda de un

producto de forma oportuna y a tiempo la satisfaccin es buena, pues se

siente que es atendido de forma rpida.
En cuanto a justificacin terica, la investigacin estar enmarcada en el
registro y control; as mismo se incluyen teoras como el control, instructivos
procedimientos administrativos, los inventarios como parte esencial del
proceso, estas bases tericas se hacen necesarias para la investigacin.
Adems la parte de metodologa de

la investigacin, se justifica por la

descripcin de cada una de las actividades necesarias para llevar a cabo el

control y registro actual de los medicamentos. Tambin es importante sealar
que la investigacin se considere descriptiva, de campo o documental. Las
tcnicas que se utilizaran son la observacin directa, la revisin documental,
y la entrevista, a travs de los instrumentos como la matriz de observacin,
tabla de contenido y gua de entrevista. Se hacen necesarios ya que la
recoleccin de datos y la observacin se toman del ambiente natural,
permitiendo recabar la informacin necesaria sin manipular o controlar
ningn tipo de variable que afectar la realidad del inventario, adems con el
apoyo documental es necesario revisar y analizar bibliografas que permitirn
elaborar las bases tericas de la investigacin y otros documentos los cuales
sustentarn

y enriquecern la informacin del trabajo. Con toda la

informacin recaudada, se llevaran a cabo a los lineamientos de registro y

control de medicamentos que se quiere lograr.

CAPITULO II.
MARCO REFERENCIAL.
2.1.- ANTECEDENTES HISTRICOS
Antecedentes Histricos del Problema.
El Idenna (Instituto Autnomo Consejo Nacional de Derechos de Nios,
Nias y Adolescentes), tiene su origen a partir de la Reforma a la LEY
ORGNICA DE PROTECCIN DE NIOS, NIAS Y ADOLESCENTES el 10
de Diciembre de 2007 por va habilitante, es un ente ejecutor de polticas.
A partir de esta reforma se suprimen y liquidan los Consejos Estadales de
Derechos y se inicia la creacin del Instituto Autnomo con sus 24
Direcciones estadales el cual desarrolla las polticas de proteccin.
Tiene como misin la formulacin, coordinacin, integracin, orientacin,
ejecucin, evaluacin y control de las polticas, estrategias, planes,
programas y acciones para la GARANTIA, PROTECCION Y DISFRUTE DE
LOS DEBERES Y DERECHOS de todos los nios, nias y adolescentes,
como sujetos sociales de derecho, siguiendo los principios de IGUALDAD,
NO DISCRIMINACION, GRATUIDAD de actuaciones, PARTICIPACION y
CORRESPONSABILIDAD entre el Estado, Familia y la Sociedad.

Aunque la

Institucin cuenta con

normas y procedimientos bien

establecidos, que se desarrollan de manera rutinaria en las diversas

coordinaciones, no se cuenta con procedimientos y lineamientos, que ayuden
a facilitar el trabajo del control de medicamentos que en algunos casos se
logra acumular.

Por cuanto se busca aportar una solucin para que los

procesos sean desarrollados de manera gil y oportuna, evitando prdidas

innecesarias. Otras situaciones que se presentan es que no se lleva el
registro y control de medicamentos, debido a la gran cantidad de actividades,
y para ello se requiere de lineamientos para el mejoramiento del mismo.
Cabe mencionar que en los actuales momentos, no se ha llevado a cabo
dentro de la institucin ningn tipo de investigacin, referente al tema tratado
como objeto de estudio.
Antecedentes Histricos de la Investigacin.
Para la presente investigacin se tomaron como referencia los siguientes
trabajos de grado que se desarrollaron en la Universidad Centro Occidental
Lisandro Alvarado (Barquisimeto/ Lara).
Rodas, S. (2010), elabor un trabajo de investigacin titulado Elaboracin de
un Manual de Control de Inventarios, su objetivo general fue la elaboracin
de un manual de control de inventarios que contribuyera a la normalizacin
de las actividades comerciales, para mejorar el funcionamiento del almacn
Multi-repuestos. Sus bases tericas estuvieron relacionadas con la estructura
administrativa y el manejo del inventario, funciones, tipos, beneficios. La
investigacin utilizada fue de campo, descriptiva y documental. Las tcnicas
que se utilizaron fueron la observacin directa, la revisin documental, y la

entrevista, a travs de los instrumentos matriz de observacin, tabla de

contenido. La poblacin estuvo conformada por las actividades que
intervienen en el proceso de inventario del depsito como muestra censal.
Esta investigacin se encuentra relacionada a la elaboracin de un manual
de inventarios, por esta razn tiene un vinculo con la presente investigacin
por tener un mayor sentido en el desarrollo de un diseo de procesos sobre
control y registros de inventarios. La fundamentacin terica de estudio
estuvo relacionada con la estructura administrativa y el manejo del inventario,
funciones, tipos, beneficios.
Del Instituto Universitario de Tecnologa Dr. Cristbal Mendoza por
Contreras, O. (2010) y por ltimo Lobo, A. (2010).
Contreras, O. (2010), realiz un trabajo especial de grado bajo el titulo
Lineamientos para el Control de Inventario de Material de Oficina del rea
de Logstica y Suministros., su objetivo general fue Disear lineamientos de
control de inventario del material de oficina para el departamento de
Logstica y Suministros de Laboratorio Valmorca, mediante el estudio de las
actividades que se realizan en el rea del almacn en funcin de la
agilizacin de la entrada y salida de materiales. La fundamentacin terica
de estudio estuvo relacionada con el control, tipos de control, control de
inventarios y clasificacin. El tipo de investigacin empleado fue descriptivo,
documental y de campo. Las tcnicas de recoleccin de informacin, la
observacin, gua de entrevista y el anlisis documental, mediante el
instrumento matriz de observacin, gua de entrevista y tabla de contenido.
Su vinculacin con la investigacin en curso, radica en la aplicacin de
lineamientos para el control de inventarios. Se relaciona por la investigacin

utilizada fue de campo, descriptiva y documental, las cuales permitirn

resolver el problema planteado con mayor facilidad, adems se utilizan
tcnicas de la observacin directa, la revisin documental, y la entrevista, a
travs de los instrumentos matriz de observacin, tabla de contenido y gua
de entrevista con la finalidad de detallar el problema.
Lobo, A. (2010); elabor un trabajo de investigacin titulado Polticas para el
Almacenamiento y Control de Productos Perecederos, seccin Frutas y
Vegetales,

su

objetivo

general

fue

proponer

polticas

para

el

almacenamiento y control de productos del rea de productos perecederos,

seccin frutas y vegetales de Mackro Comercializadora S.A., sucursal
Mrida.

El

marco

terico

contiene

elementos

tales

como

gestin

administrativa, el control de inventarios, almacenamiento, polticas, entre

otros. La metodologa empleada ubic al estudio como una investigacin de
campo, descriptiva y documental. Las tcnicas de recoleccin de informacin
utilizadas fueron la observacin, entrevista y revisin documental, aplicando
como instrumentos la lista de cotejo, gua de entrevista y tabla de contenido.
Este trabajo de investigacin muestra vinculacin, en las definiciones de las
actividades que se llevan a cabo dentro de una empresa, es por ello que esta
investigacin facilita informacin necesaria para la misma logrando una mejor
orientacin

administrativa

de

los

procedimientos

administrativos.

La

metodologa estuvo relacionada a una investigacin de campo, descriptiva y

documental. Las tcnicas de recoleccin de informacin tambin se
relacionaron con la observacin, entrevista y revisin documental.

2.2.- FUNDAMENTACIN TERICA.

El desarrollo de este trabajo de investigacin requiere ser contextualizado
tericamente debido a su vinculacin con las ramas administrativas. Por ello
se debe relacionar algunas teoras con el objeto de estudio.
2.2.1.- El Proceso Administrativo.
Segn Chiavenato (1999):
La administracin se concibe como un proceso de aplicacin de
principios y funciones para llevar a cabo los objetivos. Las
diversas funciones del administrador, en conjunto conforman el
proceso administrativo. Por ejemplo planificacin, organizacin,
direccin y control, constituyen las funciones administrativas que
conforman el proceso administrativo. (p 317).
Planificacin.
Segn Chiavenato (1999), la planificacin figura como la primera funcin
administrativa precisamente por ser la que sirve de base a las dems,
determina por anticipado cuales son los objetivos que deben alcanzarse y
que debe hacerse para conseguirlo (p.228)
Segn Jimnez (1987),

la planificacin es el proceso administrativo de

escoger y realizar los mejores mtodos para satisfacer las determinaciones

polticas y lograr los objetivos. O dicho en otro termino es entender el

objetivo, evaluar la situacin, considerar las diferentes acciones que pueden

realizarse y escoger la mejor. (p. 127)
La planificacin viene hacer el primer paso del proceso administrativo, donde
se conciben y orientan los objetivos dentro de la empresa, para llevarlos a
cabo de forma ordenada y continua.
Organizacin.
Segn Chiavenato (1999), la organizacin es el acto de estructurar e
integrar los recursos y los rganos involucrados en la ejecucin y establecer
las relaciones entre ellos y las atribuciones de cada uno (p.235)
Segn Stephen (2004), la organizacin comprende determinar que tareas
hay que hacer, quien va a hacerlas, como se agrupan quien reporta a quien y
donde se toman decisiones (p. 4)
Lo que implica que la organizacin es el proceso de determinar y establecer
la estructura, los procedimientos los recursos apropiados. Con el propsito
de obtener el mximo de aprovechamiento posible de elementos materiales,
tcnicos y humanos, en la realizacin de los fines que la propia empresa
persigue.
Direccin.
Segn Chiavenato (1999), el papel de la direccin, es poner en accin y
dinamizar la empresa, est relacionada con la puesta en marcha y tiene que
ver con las personas (p.237)

Segn Stephen (2004) cuando los administradores motivan a los

empleados, rigen las actividades de los dems, eligen los mejores canales
de comunicacin o resuelven conflictos entre los miembros (p. 4)
Es decir es la labor de conciliar interese particulares y obtener los objetivos
sociales, a travs de los esfuerzos de la autoridad y de los integrantes de la
organizacin.
Control.
Segn Jimnez (1987), el control constituye un importante proceso que
permite evaluar y corregir las actividades que se haban planificado en
relacin a las metas y objetivos establecidos y los logros alcanzados.
(p.131)
Este proceso es donde se ponen en marcha planes dando rdenes,
observando, inspeccionando y registrando los procesos de manera que se
mantengan una comparacin entre lo planeado y los resultados obtenido
dentro de las organizaciones.
2.2.2.-Registro.
Es un conjunto de campos que contienen los datos que pertenecen a una
misma repeticin de entidad. Se le asigna automticamente un nmero
consecutivo (nmero de registro) que en ocasiones es usado como ndice
aunque lo normal y prctico es asignarle a cada registro un campo clave para
su bsqueda.

La estructura implcita de un registro y el significado de los valores de sus

campos exige que dicho registro sea entendido como una sucesin de datos,
uno en cada columna de la tabla. La fila se interpreta entonces como una
variable relacional compuesta por un conjunto de datos cada una de las
cuales consta de dos tems: el nombre de la columna relevante y el valor que
esta

fila

provee

para

dicha

columna.

Disponible

en

http://es.wikipedia.org/wiki/Registro. (Consulta: 24-07-2009)

Dentro de la Unidad de Proteccin Hembras guilas de Caribay, se llevar
un registro general, en el que se realizar asientos de manera escrita,
registrando tambin las salidas y entradas de los frmacos. Debern
efectuarse siguiendo el orden temporal de recepcin y salida. Una forma de
registro es cdigos o etiquetas en los productos.
2.2.3.-El Control Administrativo.
Segn Jimnez (1987):
El control se constituye as en un proceso indispensable en todas
las fases de las labores y en todos los niveles jerrquicos y
funcionales. El control es uno de los mejores procedimientos
administrativos y a diferencia de los otros principios, esta presente
en las distintas etapas siendo as el punto de relacin efectivo
entre lo planificado y lo ejecutado. (p.406)
Principios del control.
Para Koontz y O Donnell citado por Jimnez (1987), los principios para el
control pueden agruparse en tres tipos, de acuerdo con su propsito y

naturaleza, su estructura organizacional y sus planes y por ltimo a su

procesos. (p.407)
Por su propsito y naturaleza.
Segn Jimnez (1987):
Basarse en objetivos para recibir orientacin hacia lo que debe
conocerse y posteriormente para poder actuar de manera
correctiva cuando sea necesario.
Ser eficiente para detectar la separacin entre lo planificado y lo
realizado.
Ser de responsabilidad directriz para

establecer y mantener

adecuados procedimientos.
Tener proyeccin, los cual quiere significar que sirve para orientar
las futuras actuaciones.
Establecer medios directos de informacin y anlisis. (p.408)
Estructura organizativa y los planes.
Debe estar basado en planes,
Tiene que adaptarse a la organizacin. Lo cual
principio de uniformidad.
Su proceso.

constituye el

 El control debe ser flexible, a fin de que pueda adaptarse a las

cambiantes estructuras y procedimientos administrativos.
El sistema de control debe someterse a revisiones peridicas a
fin de evaluar su calidad e introducir los necesarios ajustes.
La accin es otro de los principios muy importantes en el proceso
de control. la accin da un sentido de propsito para conocer y
justificar las diferencias entre los planes existentes y las
realizaciones y para determinar nuevas metas.
Tipos de Control.
El Control Previo.
Debe ejercerse con anterioridad a la accin, a fin de prevenir que se
contravengan las normas dadas y para orientar la realizacin por donde se
consideren ms convenientes.
Tal medio de control canaliza la accin y en cierto sentido resta la iniciativa,
al fiscalizar previamente todas las autorizaciones, con lo cual hay poca
participacin del personal y se auto genera un sentido de restriccin en el.
El Control Posterior.
Se basa por el contrario en un buen sistema de normas y en la compresin
del personal. Permite un mayor dinamismo en las actuaciones y establece un
mejor espritu de cuerpo, al tener cada uno de sus miembros un sentido de
autocontrol sobre sus propias actuaciones. Este tipo de control estimula y
desarrolla los aspectos sobre los cuales actuaba negativamente el control
previo.

Importancia del Control.

Segn Jimnez (1987), constituye un importante principio que permite
evaluar y corregir las actividades que se haban planificado en relacin con
las metas y objetivos establecidos y los logros alcanzados. (p.131)
Para Koontz y O Donnell citado por Jimnez (1987), considera que el
control tiene las propiedades de los sistemas cibernticos, puesto que a
travs de su retroalimentacin y accin correctiva se ajustan en el proceso
de transformacin los insumos en productos. Los mismos establecen diez
requisitos adecuados de control (p. 132)

Su relacin con la naturaleza y necesidad de las actividad objeto de

control.

La capacidad de dar a conocer oportuna y rpidamente las

desviaciones entre las metas y las realizaciones.

Su orientacin a anticipar las desviaciones entre las metas y las

realizaciones

La indicacin de excepciones en los puntos crticos

La objetividad del control

Su flexibilidad

La relacin entre control y los patrones de organizacin imperantes

Los aspectos econmicos involucrados en el control, para no

encarecer el proceso

Su compresin por la mayora de las personas involucradas en todas

las actividades

La capacidad de introducir las acciones correctivas indispensables

evidenciadas a travs del control.

El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las

actividades que se emprenden en la empresa para garantizar que se
establezca con claridad y coincidan con las operaciones planificadas.
2.2.4.- Inventario.
Segn Plosol (1987),
Los inventarios son necesarios para dar un buen servicio al cliente,
para hacer funcionar la planta ms eficientemente manteniendo la
produccin en cuotas bastantes uniformes y mantener lotes de
fabricacin razonablemente grandes. Los inventarios no son un
mal innecesario sino ms bien un amortiguador muy til. (p 19)
Para Segn Daz (2001),
Los

inventarios

estn

representados

por

aquellos

bienes

corporales destinados a la venta en el curso normal de los

negocios as como aquellos que se encuentran en proceso de
produccin o que se utilizaran en la produccin de otros que se van
a vender ya sea o no fabricados por la empresa. (p.109)
La Unidad de Proteccin Hembras guilas del Caribay, perteneciente a la
Coordinacin de Programas del Idenna, como institucin, adems de prestar
sus servicios en los diferentes programas que desarrolla, requiere la compra

de productos frmacos, para la atencin de los Nios, Nias y Adolescentes

bajo Medida de Proteccin, de aqu la importancia del manejo del inventario
por parte de la misma. En tal sentido la investigacin que se est planteando
se enfoca en llevar un control de inventario en cuanto a los insumos que all
se encuentran para que de esta manera puedan agilizar los procedimientos
dentro del rea del almacn.
Funciones de los Inventarios.
Existen cinco tipos de inventarios que son:

Inventarios de fluctuacin: estos son los inventarios que se llevan

porque la cantidad y ritmo de las ventas y de produccin no pueden

predecirse con exactitud.

Inventario de anticipacin: estos son inventarios hechos con

anticipacin a las pocas de mayor venta, a programas de promocin

comercial o a un periodo de cierre de planta.

Inventarios de tamao de lote: son los artculos que se consiguen en

cantidades mayores a las que se necesita en el momento.

Inventario de transportacin: estos existen porque el inventario debe

moverse de un lugar a otro. El inventario que deber ser entregado a otro

almacn.

Inventario de proteccin: son la adquisicin de cantidades extras a un

precio reducido, para luego crear un aumento de precios ms tarde

Elementos de un Inventario.

Materia prima: esta son los artculos como el acero, harina, madera,

telas u otros materiales utilizados para elaborar los componentes de artculos

terminados.

Componentes: estos son partes o etiquetas, diseos que se

encuentran listos para el dar el final del producto

Materiales en procesos: estos son materiales y componentes sobre

los que se efecta un trabajo que se encuentran esperando en la fabrica

entre una operacin y otra

Productos terminados: estos son los artculos terminados que se

obtienen en el inventario en una planta en que se produce para almacenar

los artculos terminados listos para la para ser embarcados a el o los clientes
de acuerdo a un pedido.
Control de Inventarios.
Un adecuado manejo del inventario y de todos sus componentes
relacionados es fundamental para el xito de una compaa. El inventario
juega un rol fundamental en el comportamiento logstico de las empresas
manufactureras. Dentro de las empresas se suele caer en la mala prctica de
poseer una alta cantidad de existencias en las bodegas lo cual significa
costos de oportunidad por el dinero ligado al inventario y un alto gasto de
dinero proveniente de los costos de mantenimiento de inventarios y de
utilizacin del espacio (Hopp y Spearman, 48).
Por lo tanto, uno de los problemas bsicos que se trata de resolver a travs
del control de inventarios es determinar cunto se debe pedir para mantener
en inventario y cuando se debe realizar el pedido (Hopp y Spearman, 48).

Razones para Mantener Inventario.

Si fuera posible recibir todo el material necesario para la produccin justo en
el momento que se lo necesita, no se necesitara llevar inventario de los
insumos para la produccin; pero, dado que la realidad es distinta es
imperativo llevar inventario en las empresas. Sin embargo, existen tres
factores los cuales influyen en las polticas de control de inventarios, estos
son (Hopp y Spearman, 583):

Loteo: El establecer distintos tamaos de lote en los pedidos.

Responden a diferentes situaciones que se presentan en los
ambientes laborales, tales como los proveedores que ofrecen
descuentos por cantidad, el tamao de la bodega limitado o
simplemente que se alcancen economas de escala al ordenar
varios productos en un mismo pedido. Al inventario que naci de
una accin de loteo se le llama inventario de ciclo (Hopp y
Spearman, 583).

Variabilidad: Existen muchas ocasiones en las que los tiempos

tanto de produccin como de entrega de los insumos se ven
afectados y la lnea de produccin se queda desabastecida de
insumos, lo que ocasiona paros en la produccin. Para enfrentar
esta variabilidad es necesaria la generacin de inventarios de
seguridad cuyo tamao vaya acorde a los tiempos de entrega y
costos de mantenimiento (Hopp y Spearman, 583).

Obsolescencia: Cuando se dan cambios abruptos en la

demanda o en el diseo de los productos, ciertos insumos dejan
de ser tiles y se vuelven obsoletos. Es por esto que con el fin de
minimizar estos costos hay que poseer cantidades razonables de

inventario. De la misma forma, el inventario obsoleto debe ser

desechado lo antes posible (Hopp y Spearman, 583).
A travs de las distintas situaciones que en un ambiente laboral se puedan
encontrar, estos tres factores y sus interacciones ayudarn a determinar qu
polticas de control se deben practicar con el fin de minimizar los costos y
brindar un mejor servicio al cliente (Hopp y Spearman, 583).
2.2.5.-Planificacin de los Recursos de Materiales (MRP).
Anteriormente se defini cmo se deben establecer las polticas de loteo
para los insumos (stas tambin se pueden establecer para productos
terminados), es decir qu cantidad se debe ordenar y cundo se debe
realizar el pedido. La planificacin de los recursos de materiales para la
produccin o ms conocida como MRP (por sus siglas en ingles, Material
Requirements Planning), define dos tipos de demandas; aquella para los
productos finales la cual est sometida a incertidumbre (demanda
independiente) y la demanda de los insumos necesarios para producir los
productos finales (demanda dependiente), la cual es conocida y depende de
los cronogramas de produccin establecidos (Hopp y Spearman, 109).
El MRP reconoce que ambos tipos de demanda son distintos y no deben ser
tratados de la misma manera, de hecho el procedimiento de MRP considera
la relacin que existe entre estas demandas y genera cronogramas de
pedidos y cantidades que permitiran satisfacer eficientemente la demanda
(Hopp y Spearman, 109).

2.2.6.- Polticas.
Segn Reyes (1978); define las polticas como:
Criterios generales que tienen por objeto orientar la accin, dejando a los
jefes de campo para las decisiones que le corresponde tomar, sirven por ello;
para formular, interpretar o suplir las normas concretas. (p.168).
De acuerdo a lo enunciado anteriormente, se puede decir que las Polticas
en la administracin son decisivas, porque son indispensables para la
adecuada delegacin, la cual a su vez, es esencial en las empresas porque
definen los objetivos para la obtencin ptima de la misma.
2.2.7.- Tcnicas para la aplicacin de Polticas
Para la aplicacin de polticas fijadas por la organizacin, se siguen pasos o
etapas. Gmez C. (1994) Planeacin y Organizacin de empresas. (P.311)
Ejecucin:

Definicin: Hacer una exposicin clara y precisa del asunto,

enunciado de las cualidades y caractersticas del tema a tratar,
vigilando que sea lo ms sencillo posible, pero sin caer en omisiones.

Aplicacin: En este punto, es necesario explicar de manera clara y

sencilla a quin, cundo y por qu se consideran dentro de los casos
de aplicacin de polticas.

Procedimiento: Explicar clara y detalladamente cuales son los pasos

a seguir para llevar a cabo la aplicacin correcta de la poltica en
cuestin, para lo cual es necesario seguir una secuencia cronolgica
de todos los hechos que forman el proceso.

Funcionario Responsable: Definir al responsable o responsables, de

la correcta aplicacin y coordinacin de la poltica o polticas en los
departamentos afectados por dichas aplicaciones.

Es importante destacar que se aplicarn Lineamientos, ya que estos

representa el inicio del proceso administrativo, en ella se establecen las
premisas requeridas y se definen las metas y objetivos que se quieren lograr
proporcionndose el procedimiento detallado para lograrlo. Adems se
determina la descripcin de actividades que deben seguirse en la realizacin
del control de inventarios de la Unidad de Proteccin Hembras guilas del
Caribay
2.2.8.- Polticas de Inventario.
El trmino Poltica de Inventario se refiere al patrn de revisin de niveles y
realizacin de pedidos, utilizado en el control de inventarios (Elsayed 66).
Estas polticas pueden ser clasificadas en dos categoras principales:
revisin continua, revisin peridica (Taylor 10-1).

Poltica de Revisin Peridica: De acuerdo a esta poltica, los

niveles de inventario son observados en intervalos iguales de
tiempo. Dichos intervalos toman el nombre de periodos de

revisin (T). Si al final de un periodo de revisin el nivel de

inventario es mayor que un nivel de reorden predeterminado, no
se toma ninguna accin. Por otro lado, si el nivel es menor o igual
al punto de reorden, se realiza un pedido con la cantidad faltante
para alcanzar el nivel mximo de inventario (Elsayed 67).

Poltica de Revisin Continua: De acuerdo a esta poltica, los

niveles de inventario son monitoreados continuamente y los
pedidos de tamao se realizan siempre que el nivel de inventario
alcance un punto igual o menor al nivel de reabastecimiento r.
Con esta poltica, se realiza un pedido siempre que el nivel de
inventario sea igual o menor a r, independientemente del espacio
de tiempo transcurrido (Elsayed 68).

Mtodo P.E.P.S.
Segn Daz (2005),
Dice que este mtodo se basa en la suposicin de que las
primeras unidades en entrar al almacn, sern las primeras en
salir, razn por la cual al finalizar el periodo contable las
existencias quedan valuadas a los ltimos costos de adquisicin y
el inventario final queda a costos actuales. (p. 119)
Mtodo U.E.P.S
Segn Daz (2005),
Dice que este mtodo se basa en la suposicin de que las ultimas
unidades en entrar al almacn sern las primeras en salir, razn
por la cual al finalizar el periodo contable las existencias quedan

valuadas al costo de inventario inicial y a los precios de la primera

compra. (p. 122)
Es importante destacar que dentro de la Unidad de Proteccin Hembras
guilas del Caribay, no se implantan mtodos de inventarios, teniendo en
cuenta que se deber utilizar el P.E.P.S., ya que la toda la existencia de
productos se valuara al ltimo costo en egresar, mediante este mtodo, se
van llenando los registros de las compras en cuanto a unidades, desde la
ltima compra nueva.

2.3.- MARCO LEGAL.

CONSTITUCIN DE LA REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
GACETA OFICIAL N 5.908 EXTRAORDINARIO DE FECHA 19 DE
FEBRERO DE 2009
TTULO III
DE LOS DERECHOS HUMANOS Y GARANTAS,
Y DE LOS DEBERES
CAPITULO VIII
De los Derechos Econmicos
Artculo 112. Todas las personas pueden dedicarse libremente a la actividad
econmica de su preferencia, sin ms limitaciones que las previstas en esta
Constitucin y las que establezcan las leyes, por razones de desarrollo
humano, seguridad, sanidad, proteccin del ambiente u otras de inters
social. El Estado promover la iniciativa privada, garantizando la creacin y
justa distribucin de la riqueza, as como la produccin de bienes y servicios

que satisfagan las necesidades de la poblacin, la libertad de trabajo,

empresa, comercio, industria, sin perjuicio de su facultad para dictar medidas
para planificar, racionalizar y regular la economa e impulsar el desarrollo
integral del pas.
Artculo 117. Todas las personas tendrn derecho a disponer de bienes y
servicios de calidad, as como a una informacin adecuada y no engaosa
sobre el contenido y caractersticas de los productos y servicios que
consumen; a la libertad de eleccin y a un trato equitativo y digno. La ley
establecer los mecanismos necesarios para garantizar esos derechos, las
normas de control de calidad y cantidad de bienes y servicios, los
procedimientos de defensa del pblico consumidor, el resarcimiento de los
daos ocasionados y las sanciones correspondientes por la violacin de
estos derechos.
En lo expuesto en los anteriores artculos de la Constitucin de La Republica
Bolivariana de Venezuela especfica que todas las personas tienen derecho
de dedicarse a la actividad econmica de su preferencia en este caso, se
crea el Instituto Autnomo Consejo Nacional de Derechos de Nios, Nias y
Adolescentes, que viene a prestar sus servicios ejecucin de planes,
programas y proyectos de proteccin y atencin integral a Nios, Nias y
Adolescentes, con el propsito de contribuir a su fortalecimiento, desarrollo y
bienestar, en la bsqueda de la suprema felicidad social en el Estado Mrida.
La misma sta abierta al pblico prestando un servicio de salud la ley
establece normas de calidad, para prestar un buen servicio a la comunidad.
LEY ORGNICA PARA LA PROTECCIN
DE NIOS, NIAS Y ADOLESCENTES

GACETA OFICIAL. (5.859 EXTRAORDINARIA) 10/12/2007.

TTULO I
DISPOSICIONES DIRECTIVAS
Artculo 2. Definicin de nio, nia y adolescente. Se entiende por nio o
nia toda persona con menos de doce aos de edad. Se entiende por
adolescente toda persona con doce aos o ms y menos de dieciocho aos
de edad. Si existieren dudas acerca de s una persona es nio o
adolescente, nia o adolescente, se le presumir nio o nia, hasta prueba
en contrario. Si existieren dudas acerca de s una persona es adolescente o
mayor de dieciocho aos, se le presumir adolescente, hasta prueba en
contrario.
Artculo 119. Integrantes. El Sistema Rector Nacional para la Proteccin
Integral de Nios, Nias y Adolescentes, est integrado por:..
b) Consejos de Derechos de Nios, Nias y Adolescentes y Consejos de
Proteccin de Nios, Nias y Adolescentes
CAPTULO IV
rganos Administrativos de Proteccin Integral
Seccin Primera
Disposiciones Generales.
Artculo 134. El Consejo Nacional de Derechos de Nios, Nias y
Adolescentes. El Consejo Nacional de Derechos de Nios, Nias y
Adolescentes es un instituto autnomo con personalidad jurdica y patrimonio
propio, adscrito al ministerio del poder popular con competencia en materia
de proteccin integral de nios, nias y adolescentes, el cual tiene como

finalidad garantizar los derechos colectivos y difusos de los nios, nias y

adolescentes
En lo expuesto en los anteriores artculos de la Ley Orgnica de Proteccin
de Nios, Nias y adolescentes, expresa que el Consejo Nacional de
Derechos de Nios, Nias y Adolescentes es la encargada de orientar las
polticas rectoras en materia de Proteccin de los Nios, las Nias y los
Adolescentes Venezolanos. Ajustada a la doctrina de Proteccin Integral que
reconoce a infantes y adolescentes como sujetos plenos de derechos y
deberes sin discriminacin. Se menciona adems que todo nio o nia, es
toda persona con menos de doce aos de edad. Y el adolescente es toda
persona con doce aos o ms y menos de dieciocho aos de edad.
LEY ORGNICA DE LA CONTRALORA GENERAL DE LA
REPBLICA Y DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTROL FISCAL
GACETA OFICIAL N 37.347 DE FECHA 17 DE DICIEMBRE DE 2001.
TTULO I
DISPOSICIONES FUNDAMENTALES.
CAPTULO I
Disposiciones Generales.
Artculo 9. Estn sujetos a las disposiciones de la presente Ley y al control,
vigilancia y fiscalizacin de la Contralora General de la Repblica
numeral 6. Los institutos autnomos nacionales, estadales, distritales y
municipales.
CAPTULO IV

De las Cuentas.
Artculo 51. Quienes administren, manejen o custodien recursos de los
entes y organismos sealados en el artculo 9, numerales 1 al 11, de esta
Ley, estarn obligados a formar y rendir cuenta de las operaciones y
resultados de su gestin, en la forma, oportunidad y ante el rgano de control
fiscal que determine la Contralora General de la Repblica, mediante
Resolucin que se publicar en la Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana
de Venezuela. Tienen igual obligacin quienes administren o custodien, por
cuenta y orden de los referidos entes y organismos, recursos pertenecientes
a terceros. La rendicin de cuentas implica la obligacin de demostrar formal
y materialmente la correccin de la administracin, manejo o custodia de los
recursos.
Artculo 52. Quienes administren, manejen o custodien recursos de
cualquier tipo afectados al cumplimiento de finalidades de inters pblico
provenientes de los entes y organismos sealados en el artculo 9,
numerales 1 al 11, de esta Ley, en la forma de transferencia, subsidios,
aportes, contribuciones o alguna otra modalidad similar, estn obligados a
establecer un sistema de control interno y a rendir cuenta de las operaciones
y resultados de su gestin de acuerdo con lo que establezca la Resolucin
indicada en el artculo anterior. Los administradores que incurran en
irregularidades en el manejo de estos fondos sern sometidos a las acciones
resarcitorias y sanciones previstas en esta Ley.
Segn los anteriores artculos, define

que la Contralora General de la

Repblica, deber inspeccionar y fiscalizar los rganos, entidades y

personas jurdicas del sector pblico, sometidos a su control, practicar

fiscalizaciones; disponer el inicio de sujetos a las disposiciones de la

presente Ley y al control, vigilancia y fiscalizacin de la Contralora General
de la Repblica la rendicin de cuentas que implica la obligacin de
demostrar formal y materialmente la transparencia de la administracin,
manejo o custodia de los recursos. Adems se considera un rgano de
control, vigilancia y fiscalizacin de los ingresos, gastos, bienes pblicos y
bienes nacionales, as como de las operaciones relativas a los mismos.
Gozando de autonoma funcional, administrativa y organizativa, y orienta su
actuacin a las funciones de inspeccin de los organismos y entidades
sujetas a su control.
PROVIDENCIA ADMINISTRATIVA DE ORGANIZACIN DEL IDENNA
GACETA OFICIAL N 39.066 DEL 25 DE NOVIEMBRE DE 2008.
CAPTULO V
De la Gerencia General.
Del Fondo Nacional de Proteccin del Nio, Nia y del Adolescente.
Artculo 16. El Fondo de Proteccin del Nio, Nia y el Adolescente es un
servicio autnomo sin personalidad jurdica que depende del Instituto
Autnomo Consejo Nacional de Derechos de Nios, Nias y Adolescentes.
Artculo 18. Corresponde al Fondo de Proteccin del Nio, Nia y el
Adolescente, obtener y administrar recursos financieros y no financieros
realizando especial nfasis en la bsqueda de fuentes alternas de provisin
nacional e internacional, pblico o privado, necesarios para el financiamiento
o co-financiamiento de los planes, programas, proyectos, servicios y
acciones dirigidos a la proteccin y atencin de la infancia y adolescencia.

Artculo 20. Son atribuciones del Fondo de Proteccin del Nio, Nia y el
Adolescente:..
1. Garantizar la sostenibilidad tcnica y financiera del Sistema de Proteccin,
a travs de la procura de recursos financieros y no financieros
complementarios a asignaciones presupuestarias.
2. Controlar las actividades administrativas, financieras, presupuestarias y
contables de los recursos, a travs del seguimiento, evaluacin y monitoreo
de los procesos
12. Velar por el cumplimiento de los objetivos fsicos y financieros.
13. Realizar estudios de la normativa legal vigente en materia contable para
asegurar la actualizacin y el ajuste a las leyes.
CAPTULO VII
De la Unidad de Auditora Interna.
Artculo 22. Son atribuciones de la Unidad de Auditora Interna:
1. Realizar intervenciones de auditora fiscal, financiera y administrativa en
las dependencias del Instituto Autnomo Consejo Nacional de Derechos de
Nios, Nias y Adolescentes y en los servicios autnomos sin personalidad
jurdica bajo su control tutelar.
2. Realizar las auditoras necesarias a los servicios sin personalidad jurdica
bajo la tutela del Instituto Autnomo del Consejo Nacional de los Derechos
del Nio, Nia y Adolescente que administren, dispongan, manejen o
custodien los recursos y/o bienes pblicos y verificar su correcta
administracin y funcionamiento

En lo expuesto en los anteriores artculos se define que a travs del Fondo

de Proteccin de Nios, Nias y Adolescentes se administran el conjunto de
recursos, financieros y no financieros, que a nivel nacional, estadal y
municipal queda vinculado, la ejecucin de programas, acciones o servicios
de proteccin y atencin al nio, nia y adolescente. Adems slo pueden
ser utilizados para financiar entidades de atencin y programas de proteccin
sin fines de lucro, los cuales debern ser suficientes para la atencin y
proteccin integral de nios, nias y adolescentes. Adems el Instituto
Autnomo al Consejo Nacional de Derechos de Nios, Nias y Adolescentes,
fortalece al sistema Rector Nacional con ente de Gestin y con capacidad
ejecutora.

2.4.- MARCO CONCEPTUAL.

Actividades: Son acciones humanas que consumen tiempo y conducen a
lograr un resultado concreto en un plazo determinado. Son finitas pueden ser
repetitivas. Segn Orosco C. (1996). Anlisis Administrativos. Tcnicas y
Mtodos. 1ra Edicin. San Jos, Costa Rica, Universidad Estatal a Distancia.
Gerencia: Funcin mediante la cual las empresas y el Estado logran
satisfacer sus respectivas demandas. Segn Orosco C. (1996). Anlisis
Administrativos. Tcnicas y Mtodos. 1ra Edicin. San Jos, Costa Rica,
Universidad Estatal a Distancia
Bienes de consumo: Son los bienes que son utilizados para satisfacer las
necesidades corrientes de quienes los adquieren, es decir, cuya utilidad est
en satisfacer la demanda final de los consumidores. Los bienes de consumo
se diferencian de los de capital por cuanto no tienen por objeto producir otros

bienes o servicios, sino atender a las necesidades directas de quienes los

demandan. Segn Orosco C. (1996). Anlisis Administrativos. Tcnicas y
Mtodos. 1ra Edicin. San Jos, Costa Rica, Universidad Estatal a Distancia
Ganancia: Utilidad, provecho o beneficio de orden econmico obtenido por
una empresa en el curso de sus operaciones. La palabra tambin sirve para
designar, en un sentido ms concreto, la diferencia entre el precio al que se
vende un producto y el costo del mismo. La ganancia es el objetivo bsico de
toda empresa o firma que debe hacer uso, por lo tanto, de la combinacin
ptima de factores productivos para reducir sus costos lo ms posible. Segn
Orosco C. (1996). Anlisis Administrativos. Tcnicas y Mtodos. 1ra Edicin.
San Jos, Costa Rica, Universidad Estatal a Distancia.
Almacn: Son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de
mercanca. Segn Orosco C. (1996). Anlisis Administrativos. Tcnicas y
Mtodos. 1ra Edicin. San Jos, Costa Rica, Universidad Estatal a Distancia.
Compras: Proceso de localizacin y seleccin de proveedores, adquisicin
de productos adquiriendo a travs de un precio en dinero algn bien, derecho
o mercanca. Segn Orosco C. (1996). Anlisis Administrativos. Tcnicas y
Mtodos. 1ra Edicin. San Jos, Costa Rica, Universidad Estatal a Distancia.
Tarea: Es la accin concreta que hay que realizar para obtener un resultado
deseado, expresado en un producto o subproductos final. Segn Orosco C.
(1996). Anlisis Administrativos. Tcnicas y Mtodos. 1ra Edicin. San Jos,
Costa Rica, Universidad Estatal a Distancia

2.5.- OPERACIONALIZACIN DE LOS OBJETIVOS: CUADRO

TCNICO METDICO.
Hurtado I., & Toro J., (2007); define el cuadro tcnico metodolgico, busca la
descomposicin de los objetivos o de la hiptesis de la investigacin en
unidades de contenido ms precisas que el enunciado que los define. (p.88)

JUSTIFICACIN DE LOS INDICADORES.

Primera categora de anlisis estudio de las actividades que se

desarrollan.

No. De actividades: Cantidad de procedimientos, que se desarrollan

para el registro y control de inventario.

Tipos de actividades: Caractersticas de procedimientos que se

desarrollan para el registro y control de inventario.

Tipos de productos: Caractersticas de los productos que intervienen

en el registro y control de inventario.

No. De productos: Cantidad de productos que intervienen en el

registro y control de inventario.

No. De responsables: Cantidad de personas encargadas del almacn

Segunda categora de anlisis de instrucciones para el registro y

control de inventario.

No. De Lineamientos: Cantidad de lineamientos que se utilizarn

para el registro y control de inventarios.

Tipos de lineamientos: Caractersticas de lineamientos

utilizarn para el registro y control del inventarios.

que se

No. De responsables. Cantidad de

personas encargadas del

almacn

Tipos de responsables: Caractersticas de personas encargadas del

almacn.

No. De Objetivos: Cantidad de objetivos que se quieren alcanzar.

Periodicidad: Tiempo diario de entrada y salida de insumos, tiempo

de aplicacin de los lineamientos.

CAPITULO III.
MARCO METODOLOGICO.
3.1.- TIPO DE INVESTIGACIN O DE ESTUDIO.
El fundamento de toda investigacin es, hallar respuestas a determinadas
incgnitas, resolver un problema y mejorar el entorno, para lograr la totalidad
de sus objetivos.
La actual investigacin, se puede catalogar dentro de los siguientes tipos:
investigacin descriptiva, de campo y documental.

Investigacin Descriptiva.
Segn Rodrguez, (2005); esta investigacin consiste en la descripcin,
registro, anlisis e interpretacin de la naturaleza actual o procesos de los
fenmenos, trabaja sobre realidades y su caracterstica fundamental es la de
presentarnos una interpretacin correcta. (p. 23)
Ser considerada una investigacin descriptiva porque se podrn definir las
actividades que se ejecutan dentro de la empresa u organizacin y describir
de manera especfica las posibles soluciones a la investigacin.

Investigacin de Campo.
Segn Arias, (1999); consiste en la recoleccin de datos directamente de la
realidad donde ocurren los hechos. (p.48).
El estudio de la investigacin de campo, durante la formacin industrial se
obtuvo datos de la Institucin, dentro del espacio donde ocurren los hechos o
acontecimientos; sin manipular o modificar alguna variable. Accediendo a la
informacin proveniente de las actividades ejecutadas en la Institucin,
permitiendo as una solucin para los mismos.

Investigacin Documental.
Segn Rodrguez, (2006); se trata de recolectar y hacer un primer examen
de la informacin grfica y escrita sobre el objeto definido de estudio que se
realice. (p.128).
La investigacin ser documental, porque se basa en el suministro de
diferentes fuentes de informacin a travs de textos, manuales, informes,
tesis adems de la revisin de normativas y documentos relacionados, que
ofrecern apoyo para el desarrollo del tema de estudio.

3.2.- POBLACIN Y MUESTRA.

Poblacin.
Arias, (2006) la poblacin, o en trminos ms precisos poblacin objetivo, es
un conjunto finito o infinito de elementos con caractersticas comunes para

los cuales sern extensivas las conclusiones de la investigacin. Esta queda

delimitada por el problema y por los objetivos del estudio (p. 84).
Cuando se habla de poblacin se refiere al conjunto de unidades o fuente de
datos, que es preciso reducir a proporciones manejables para poder explorar.
Cada uno de estos datos o unidades no son ms que cada uno de los
elementos de informacin que se recogen durante el desarrollo de una
investigacin y sobre la base de los cuales, convenientemente sintetizados,
podran extraerse conclusiones de relevancia al problema inicial planteado.
En tal sentido la poblacin, estar conformada por las actividades inherentes
a los procedimientos de inventario que se desarrollan en la Coordinacin de
Programas.
1. Solicitud de pedidos a travs de los proveedores.
2. Recepcin de pedidos.
3. Chequeo del pedido.
4. Almacenamiento de los productos.
Estas son cuatro (4) actividades para el registro y control del inventario que
actualmente se llevan a cabo.
Muestra.
Ballestrini, (2002) alega la muestra es una parte representativa de una
poblacin, cuyas caractersticas deben reproducirse en ella, lo ms
exactamente posible. (p.47)
Lo que se pretende abarcar son los aspectos de la poblacin necesarios para
tomar la muestra. La poblacin que se define es finita, porque se cuenta con

el registro de todos los elementos que conforman la poblacin en estudio y la

poblacin finita segn Barranco, (1982); recalca que una poblacin es finita
cuando est conformada por menos de 100 mil elementos (p.58).
Adems se menciona que en la presente investigacin, se utilizar el censo
ya que a travs de la misma se obtiene informacin que est involucrado
con los problemas en estudio y segn Sabino, (2000); define el censo es
cuando se recaba informacin que est involucradas con los problemas en
estudio este diseo adopta el nombre de censo. (p.104).

3.3.-TCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIN DE

INFORMACIN.
Tcnicas de Recoleccin de Informacin
Concurren diversas tcnicas para la recoleccin de informacin, en esta
investigacin se utilizarn la observacin directa, la entrevista y la revisin
documental.
Observacin Directa.
Segn Tamayo, (1989), es aquella en la cual el investigador puede observar
y recoger datos mediante su propia observacin. (p.98).
Por consiguiente la observacin es un elemento fundamental de todo
proceso investigativo, a travs de la cual se puede detectar con claridad la
situacin que se ha venido presentando, dentro del almacn en el momento

de recepcin del pedido y almacenamiento de los frmacos, de esta manera

se adquiere datos directos ante la problemtica.
Entrevista.
Para Arias, (2006)
La entrevista, ms que un simple interrogatorio, es una tcnica
basada en un dialogo o conservacin cara a cara, entre el
entrevistador y el entrevistado acerca de un tema previamente
determinado, de tal manera que el entrevistador pueda obtener la
informacin requerida. (p.73).
Se pretende realizar una gua de entrevista, ya que es una tcnica muy
utilizada, permite obtener informacin a travs de una conversacin directa
entre dos persona (investigador y la Coordinadora de la UPI Hembras), ser
una entrevista de tipo estructurada, ya que se crear en base a un
cuestionario de preguntas abiertas.
Revisin Documental
Segn Ballestrini (1998), es lo que permite el estudio de cualquier
investigacin y el conocimiento previo o el soporte bibliogrfico del tema
(p.65).
En cuanto a la revisin documental, se tomaran la consulta y revisin de
todas las fuentes necesarias para el estudio tales como: textos, revistas,
manuales, trabajos especiales de grado entre otros con el fin de reforzar de
forma lgica la investigacin.

Instrumentos De Recoleccin De Informacin.

Matriz de Observacin.
Munich. y ngeles (1998); alegan que la matriz de observacin es un
formato integrado por renglones y columnas en el que cada una se refiere a
diferentes graduaciones de la variable observada y los renglones son los
factores observados. (p. 64)
Este instrumento permitir al investigador la recoleccin de informacin sobre
el tema de estudio, de una manera lgica y precisa. La matriz de observacin
que se aplicar a la investigacin, recae en la informacin de las actividades
que se desarrollan

en la Unidad de Proteccin Hembras guilas de

Caribay, donde se percibe la problemtica. As, se podr determinar el

funcionamiento de todos los lineamientos en estudio para luego proceder a
mejorarlo.
Gua de Entrevista.
Segn Muoz, (1998) es la recopilacin de informacin en forma directa,
cara a cara, es decir, el entrevistador obtiene del entrevistado siguiendo una
serie de preguntas preconcebidas y adaptndose a la circunstancias que las
respuestas del entrevistado presente. (p. 210)
Es un instrumento, desarrollado por un conjunto de preguntas, creadas en un
orden especfico y aplicado a las personas que tienen vinculacin con el
trabajo de investigacin, la misma tendr como objeto conocer los aspectos
que son importantes para disear los lineamientos.

Tabla de Contenido
Segn Arias, (2006); la define

tcnica dirigida a la cuantificacin y

clasificacin de las ideas de un texto, mediante categoras, preestablecidas.

(p. 133)
Con este instrumento, se encaminar las teoras desarrolladas para el diseo
del aporte y las teoras encontradas en los diferentes libros consultados, con
el fin de contextualizar la investigacin.

3.4.-TRATAMIENTO DE LA INFORMACIN
En el presente trabajo de investigacin se utilizarn las tcnicas de
observacin directa, la entrevista y la revisin documental. Como tambin
los instrumentos de recoleccin de informacin: matriz de observacin, gua
de entrevista y tabla de contenido; a fin de establecer un criterio que
permitir elaborar el aporte propuesto para este trabajo especial de grado, en
tal sentido con la informacin recaudada se proceder de la siguiente
manera:
La informacin se recolecta por medio de la observacin directa y se registra
con la matriz de observacin. Ser representada en una tabla, en ella se
establecen las principales caractersticas de las actividades actuales que se
desarrollan en la Unidad de Proteccin Hembras guilas del Caribay

La observacin directa se realiza en un ambiente real; es decir, cuando se

produce la llegada del frmaco a la Unidad de Proteccin Hembras guilas
del Caribay, y un Nio, Nia o Adolescente requiera del producto para su
debido suministro, en este momento se da inicio al proceso de bsqueda y
salida del producto, y es aqu cuando se detalla cada paso que se realiza
para lograr la atencin oportuna y debida al Nio, Nia y Adolescente en
espera. Durante esta fase de observacin se identificaron varios elementos
que intervienen en el proceso, tales como: tiempo de bsqueda, tiempo de
espera del Nio, Nia y Adolescentes, disponibilidad del producto,
informacin del producto.
Todos los elementos identificados, permiten un mejor anlisis

de la

problemtica existente, en la Unidad de Proteccin Hembras guilas del

Caribay,

en consecuencia permite alcanzar resultados deseados, para

poder llegar a concretar un conjunto de conclusiones que sirvan para el

desarrollo de la investigacin.
La entrevista se aplicar a los encargados del almacn de la Unidad de
Proteccin Hembras guilas del Caribay, con la finalidad de poder obtener
su perspectiva y punto de vista en cuanto a las actividades de inventarios
utilizados actualmente en la misma.

El formato de la entrevista es de

carcter abierto, ya que para el trabajador es ms flexible dar su punto de

vista sin emitir juicio de valor que lo pueda comprometer ante sus superiores.
Con la informacin obtenida en la entrevista, se visualizar todas las
preguntas y respuestas con la finalidad que el anlisis y la interpretacin se
realice de una forma rpida y que los resultados obtenidos permitan obtener
criterios bsicos para el desarrollo de los lineamientos.

En la revisin documental se utilizar una tabla de contenido, con el fin de

registrar las diferentes teoras que se manejarn en la elaboracin de la
propuesta. Esta tabla contiene un conjunto de elementos tericos que
apoyarn la investigacin.
Los elementos tericos descritos en la tabla, indican la forma correcta que
deben tener los lineamientos de inventario en una Institucin. Estas teoras
guiarn el desarrollo para la propuesta de nuevos lineamientos que vengan a
minimizar tiempos y maximizar ganancias dentro de la Unidad de Proteccin
Hembras guilas del Caribay.

CAPITULO IV.
RESULTADOS OBTENIDOS
4.1.- REPRESENTACIN DE LOS RESULTADOS.
A partir de los instrumentos mencionados anteriormente, se muestra a travs
de estas representaciones, en forma clara y detallada las diferentes
apreciaciones y datos suministrados, de manera que se logre visualizar las
herramientas empleadas para el logro de los objetivos.

4.2.- ANLISIS E INTERPRETACIN DE LOS RESULTADOS

Es proceso de anlisis, es extrado de los instrumentos de recoleccin de
informacin en ellos se obtuvieron, una serie de respuestas y datos que
sustentaron al presente estudio. Se procur realizar de forma objetiva e
imparcial cada paso para la recoleccin de informacin. El anlisis est
basado de la siguiente forma:
Anlisis de la matriz de observacin
Los resultados obtenidos con este instrumento se realiz en el rea de la
Unidad de Proteccin Hembras guilas de Caribay. Esta tcnica se baso en
el procedimiento de solicitud de pedidos, recepcin, chequeo y salidas de los
productos solicitados. Esta actividad est a cargo de la Coordinadora de
Programas es quien solicita los pedidos (frmacos), realiza la revisin de los
productos solicitados los cuales deben estar en optimas condiciones. Sin
embargo se observan ciertas debilidades en el procedimiento para el registro
y control del inventario.
De igual forma se observ que la Coordinadora de Programas, realiza la
mayora de solicitud de los productos farmacuticos, por va telefnica o por
internet, el tiempo de llegada de los pedidos es muy corto, es decir de horas
o das. Luego son entregados a la Coordinadora de la Unidad de Proteccin
Hembras guilas del Caribay, quin almacena los respectivos frmacos en
los anaqueles., y ms tarde son suministrados a los Nios, Nias y
Adolescentes que lo requieran en la Unidad de Proteccin.
La observacin permite, concluir que la parte de las actividades en el cual se
llevan los pedidos y almacenamiento, tiene un procedimiento administrativo

no acorde al registro y control de inventarios que se debe manejar, ya que

deben administrarse y controlarse de forma oportuna para el logro de los
objetivos de la Institucin.
Anlisis de la Gua de Entrevista
A travs del proceso de bsqueda de informacin, mediante el uso de la gua
de entrevista, la cual se aplic a la Coordinadora de Programas, Promotora
de Programas y a la Coordinadora de la Unidad de Proteccin Hembras
guilas del Caribay. Se pudo establecer lo siguiente:
Los entrevistados consideran que el inventario no se est llevando de la
forma, ms prctica y actualizada posible. Puesto que no hay un formato de
registro y control de los frmacos suministrados. De igual forma se piensa
que las actividades deben ser actualizadas, que se realicen a travs de un
inventario, que ejerzan nuevos lineamientos y ayuden a la eficiencia de la
Unidad de Proteccin Hembras guilas del Caribay.
La informacin antes expuesta, extrada de los datos presentados de la gua
de entrevista, permiti conocer las actividades del registro y control de
inventario, los responsables y las necesidades que surgen para establecer
nuevos lineamientos, para as lograr desplazar oportunamente aquellas
debilidades existentes.
Anlisis de la Tabla de Contenido
Los resultados obtenidos en la tabla de contenido, se logra adaptar a la
investigacin

de diferentes autores y fuentes, que plasman informacin

coherente a lo que fundamenta la presenta investigacin. Estas teoras

ayudo a armonizar y aclarar las ideas que se tienen de:

4.3.- APORTES.

Lineamientos para el Registro y

Control de Inventario de
Medicamentos en la Unidad de
Proteccin Hembras guilas de
Caribay, del Instituto Autnomo
Consejo Nacional de Derechos de
Nios, Nias y Adolescentes
(Idenna).

LINEAMIENTOS

1. PLANIFICACIN

MENSUAL DE LOS

MEDICAMENTOS.
Definicin: Se determina las necesidades de medicamentos para un perodo
mensual con el fin de atender a los Nios, Nias y Adolescentes, de tal modo
que se cubran las necesidades en orden: desde lo ms prioritario a lo menos
prioritario; y, aunque en materia de medicamentos puede asumirse que todos
son prioritarios, hay que reconocer que unos medicamentos tienen mayor
prioridad que otros.

Procedimiento: En la ficha No.1 presentamos algunas consideraciones que

se deben tener presente:
Contar con el resultado de la supervisin realizada en el almacn de
cada medicamento.
Consumo estimado para cada medicamento.
Contar con las cantidades de medicamentos de ingresos, de acuerdo
a la solicitud de compra de los mismos y egresos.
Saldo de existencia en los almacenes al final del perodo y prdidas
evitables.
Disponibilidad de espacio para almacenar.
Responsable: Coordinadora de Programas.

Ficha No. 1. Planificacin Mensual de los Medicamentos

No.______
Fecha D/M/A
Supervisin del Almacn
Medicamento
Descripcin

Buena

Consumo del
Medicamento

Mala

Existencia de
Medicamento en
Almacn
Total

Firma:
_______________________
Coordinadora de Programas

Perdida

Cantidad de
medicamentos
Ingreso
Egreso

Disponibilidad
de espacio en
Almacn.

LINEAMIENTOS

2.

SUPERVISIN

MENSUAL

DE

LOS

FARMACOS.
Descripcin: A travs de la supervisin se inspeccionar el desempeo,
revisar los informes y efectuar las correcciones pertinentes, con esto se
establecer meticulosa y cuantitativamente,

la solicitud de los frmacos,

ingresos, como la salida de los mismos, y a su vez establecer el total de

existencias de tal manera cumplir con el objetivo planteado exitosamente.
Procedimiento: Segn la Ficha No. 2. La ejecucin de la supervisin del
inventario, se deber realizar segn estos detalles.
1. Verificar la Codificacin y clasificacin de los medicamentos requeridos.
2. Verificar la Cantidad de medicamentos en los almacenes.
3. Verificar

la Cantidad de medicamentos ingresados. Al recibirse cada

entrega, sta debe ser comparada con la documentacin que la acompaa,

fsicamente con la descripcin de cantidad y tipo que aparece en la etiqueta
y, con la informacin en la orden de compra u orden de remisin,
4. Verificar la Cantidad de medicamentos egresados.
5. Verificar

los espacios fijos y espacios disponibles en el rea de

almacenamiento.
6. Verificar la conservacin de los medicamentos almacenados y confirmar
que estn protegidos de todas las influencias potencialmente dainas, tales
como variaciones drsticas de temperatura y humedad, polvo y olores,
entrada de animales, plagas e insectos.
7. La revisin peridica implica revisar la fecha de vencimiento de los
productos para tomar medidas de cambio de mercanca antes del
vencimiento y cambio de material de poca salida.

Responsable: Coordinadora de la Unidad de Proteccin Hembras

Ficha No.2 Supervisin Mensual de los Medicamentos

No.______
Fecha D/M/A
Cdigo de
medicamento
Correcto

Descripcin

Incorrecto

Pedido Por:
____________

Cantidad de
Medicamentos
en Almacn
Bueno Malo

V.B:
_____________

Medicamentos

Estado del
Medicamento

Ingreso Egreso Bueno

Despachado Por:
_______________

Malo

Fecha de
Vencimiento
Fecha

Tiempo
Mximo
en
Almacn

Recibido:
__________

LINEAMIENTOS 3. REGISTRAR LOS MOVIMIENTOS DE

ENTRADA Y SALIDA DE LOS FARMACOS.
Descripcin: Mantener actualizados y conciliados los registros de los
medicamentos.
Procedimiento:

A travs de la Ficha No. 3. ficha No.3, lo cual deber

especificar el cdigo del medicamento, la descripcin, la entrada, en ella

deber reflejar el numero de orden u factura y la cantidad del medicamento,
luego proceder a indicar su fecha de vencimiento. Adems verificar si
existen medicamentos anteriores en almacn, colocar la orden u factura y
cantidad de medicamentos, con su respectiva fecha de vencimiento. Se sita
la salida del medicamento especificando, la orden y factura del mismo, Es
recomendable acomodar los medicamentos utilizando el sistema PEPS, es
decir, lo primero que entra es lo primero en salir, considerando la fecha de
vencimiento de los productos (independientemente de la modalidad de
almacenamiento). Luego se totaliza la cantidad de medicamentos, es decir
los ingresos menos los egresos. Por ltimo, registrar la localizacin del
medicamento de acuerdo a su ubicacin en los anaquelesLa Coordinadora
de la Unidad de Proteccin Hembras al momento de recibir los frmacos
deber tener su respectivo soporte de ingreso dado por la Coordinadora de
Programas, con lo cual cumplir con los bienes recibidos, clasificndolos de
acuerdo a su caracterstica, uso, naturaleza. Los medicamentos que estn
ingresando deber ubicarlos de manera que los que ya estn all sean los
primeros en ser suministrados. Deber asignarle un cdigo a los frmacos
para facilitar el control de los mismos, imprimirla en los rtulos y adherirla
muy bien, adems deber ubicarlos por orden alfabtico de nombre genrico.

Los egresos de los medicamentos para suministro de los Nios, Nias y

Adolescentes deber verificarlos a travs de los rcipes y ordenes
mensualmente.,

su

vez

chequear

las caractersticas,

presentacin, estado, vencimiento.

Responsable: Coordinadora de la Unidad de Proteccin Hembras

calidad,

Ficha No. 3. Registro de Entrada y Salida de los

Medicamentos
No._______
Fecha: D/M/A

Cdigo

Descripcin

Entrada

Fecha de

Medicamento

Fecha de

vencimiento

Anterior

Vencimiento
Medicamento

Orden Cant.
No.

Elaborado Por:
______________________

Orden Cant.
No.

Anterior

Salida

Orden Cant.
No.

Total de
Medicamentos
Actual.

Revisado Por:
_________________________

Localizacin

LINEAMIENTOS

4.

CONTROL

DE

EXISTENCIAS

EN

ALMACEN.
Descripcin: Proveer de los registros de existencia de los frmacos en
almacn, con ello evitar que los mismos sufran perdida o vencimiento.
Procedimiento: Segn la ficha No.4, deber ubicar el cdigo del
Medicamento, la descripcin, cantidad de Medicamento, localizacin en los
anaqueles, Fecha de Vencimiento (cuando se detecta un medicamento
caducado debe identificarlo y trasladarlo al rea especfica y no mezclarlo
con lo que se suministran a los Nios, Nias y Adolescentes), tiempo mximo
de permanencia en el almacn
Responsable: Coordinadora de la Unidad de Proteccin Hembras

Ficha No. 4. Control de Existencia en Almacn

No._______
Fecha: D/M/A
Cdigo

Descripcin

Elaborado Por:
______________________

Cantidad de
Medicamento

Localizacin

Fecha de
Vencimiento

Tiempo
Mximo
en
Almacn

Revisado Por:
_________________________

4.4.- IMPLICACIONES DE LA INVESTIGACION CON EL

ENTORNO SOCIAL.

Idenna (Instituto Autnomo Consejo Nacional de Derechos de Nios, Nias y

Adolescentes), es una Institucin que garantiza, proteccin y disfrute de los
Deberes y Derechos de todos los Nios, Nias y Adolescentes.
Aunque la Institucin, ha tenido poco tiempo en el medio y ha logrado prestar
sus servicios y con ello le han permitido establecerse y seguir adelante en
sus funciones, sin embargo; en los actuales momentos la Institucin
necesita la adquisicin de lineamientos de inventario para obtener un mejor
desarrollo institucional.
Es por esto, que se propuso de lineamientos para el Registro y Control de
inventarios, ya que se obtuvo un gran beneficio para la Institucin, con esto
se mejor el servicio ofreciendo un manejo fluido y eficiente de las
operaciones, verificacin de los frmacos y deteccin de faltantes y
sobrantes.

CONCLUSIONES.

Mediante el proceso de la tesis, se logr cumplir con el objetivo lo cual se

plante desarrollar Lineamientos para la Unidad de Proteccin Hembras
guilas del Caribay, del Instituto Autnomo Consejo Nacional de Derechos
de Nios, Nias y Adolescentes.
Estos lineamientos, no se hubiesen desarrollados de manera exitosa, sin el
apoyo del marco terico, lo cual fue una gua para crearlo de acuerdo a las
necesidades y factores que se deben tomar en cuenta.
Mediante la aplicacin de una serie de informacin y anlisis de datos, se
obtuvo

grandes

resultados

acerca

de

las

actividades,

tareas

responsabilidades que se llevan a cabo, relacionadas con el inventario de

mercanca.
Por otra parte, el diseo de este modelo sirvi de argumento para disear los
lineamientos propuestos en la presente investigacin, el cual aportar
elementos importantes que ayudarn al logro de los objetivos de la empresa.
El xito de este modelo, depender en gran medida de la comprensin que
sobre l, tenga la Unidad de Proteccin, dejando claro que el mismo es
susceptible a ciertas modificaciones propuestas por la misma.
Finalmente, el diseo de lineamientos se desarroll pensando en su
adaptabilidad en Instituciones que manejen insumos que posean similares
actividades a la Unidad de Proteccin Hembras.

RECOMENDACIONES.
Culminada la investigacin, se hace necesario presentar una serie de
recomendaciones, que una vez aplicadas permitirn mejorar los elementos
que conforman la estructura de control de la Institucin y en especial a lo
referido al rea de inventario de frmacos.
Implementar el diseo de lineamientos para el registro y Control de
Inventario de Medicamentos de la Unidad de Proteccin Hembras guilas
del Caribay.
Realizar revisiones peridicas al control y registro de medicamentos,
con el propsito de detectar a tiempo cualquier desviacin en su
cumplimiento y hacer las modificaciones necesarias para su fortalecimiento.
Someter el diseo de lineamientos a un proceso de evaluacin para
que de esta manera satisfagan las necesidades de pensamientos da datos y
requerimientos de informacin de la Institucin.

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS.
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Arias. F. (2004). El proyecto de investigacin. (4 Edicin). Caracas:
Episteme
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Tamayo, M (1989). Procesos de Investigacin Cientfica. (1 Edicin). Mxico,
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Hernndez, R., Fernndez, C. y Baptista, Pilar. (1998). Metodologa de la
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Tamayo, M. (1993). Diccionario de la investigacin cientfica (2a ed.). Mxico:
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Hurtado I., & Toro J., (2007). Paradigmas y Metodos de Investigacin en
Tiempos de Cambio. Caracas. Editorial C.E.C S.A

REFERENCIAS NO BIBLIOGRFICAS
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de Oficina del rea de Logstica y Suministros.. Trabajo Especial de Grado
no Publicado del Instituto Universitario de Tecnologa Dr. Cristbal
Mendoza.
Lobo, A. (2010); Polticas para el Almacenamiento y Control de Productos
Perecederos, seccin Frutas y Vegetales. Trabajo Especial de Grado no
Publicado del Instituto Universitario de Tecnologa Dr. Cristbal Mendoza.

REFERENCIAS ELECTRNICAS.
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http://www.slideshare.net/wilsonvelas/segunda-

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Navarro, M (1999). Control de Inventarios Investigacin de Operaciones 4.
[Libro

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2009, Julio 24].