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En una empresa, la nmina es la suma de todos los registros financieros de los sueldos de un empleado,
los salarios, las bonificaciones y deducciones. En la contabilidad, la nmina se refiere a la cantidad pagada a
los empleados por los servicios que prest durante un cierto perodo de tiempo. Nmina juega un papel
importante en una sociedad por varias razones. Desde un punto de vista contable, nmina es crucial porque
los impuestos sobre la nmina y la nmina afectan considerablemente el ingreso neto de la mayora de
las empresas y estn sujetos a las leyes y reglamentos.
Clculo del Salario o Sueldo Integral en Venezuela. Para el clculo del salario integral hay que
tomar en cuenta el salario bsico, las utilidades y las vacaciones para obtener el clculo correcto.
Este salario integral es utilizado para el clculo de las prestaciones sociales.
Las utilidades
Ejemplo: se pagaron dos meses de utilidades que son 60 das (equivalen a los 2 meses) / 12
meses = 5 este monto lo dividimos entre 30 das = 0,17 este monto lo multiplicamos por el salario
base que son Bs. 33,33 = 5,55
Las vacaciones
Ejemplo: se pagaron 15 das de bono vacacional / 12 meses = 1,25 este monto lo dividimos entre
30 das = 0,04 este monto lo multiplicamos por el salario base que son Bs. 33,33 = 1,39
Sumamos todos los resultados salario base Bs. 33,33 mas utilidades Bs. 5,55 mas vacaciones Bs.
1,39 = Bs. 40,27 (este es el salario integran diario) para sacar el salario integral mensual
multiplicamos por 30 das = Bs. 1.208,10.
Nmina de Obreros: Para personal operativo; a su vez puede ser dividida, para efectos de costo, en
personal de produccin y personal de mantenimiento.
Partes de la Nmina
Asignaciones
Sueldo o salario.
Horas extraordinarias.
Suplencias.
Vacaciones.
Comisiones.
Retroactivo.
Da de descanso.
Bono nocturno.
Permiso remunerado.
Seguro social.
Sindicato.
Caja de ahorro.
Seguro de hospitalizacin.
Poltica habitacional.
INAVI.
INCE.
Comedor.
Prstamo compaa.
Crdito comercial.
Otros.
CONTABILIZACIN DE NOMINA
1. CONCEPTO DE NOMINA
El procedimiento de nmina consiste en determinar el valor bruto devengado por cada empleado,
efectuar las deducciones, calcular el valor neto a pagar, preparar forma de pago (cheque o medio
magntico) y mantener un registro individual de lo devengado por cada empleado; justificando con
su firma haberlo recibido. Adems de esto, la compaa necesita informes y reportes de nmina
para cada periodo y generalmente una distribucin de los costos de nmina por departamento,
por producto o por clasificacin en funcin de los diferentes procesos productivos.
2. PARTES DE LA NOMINA: La nmina est conformada por tres partes a saber. El devengado, las
deducciones y las apropiaciones.
2.2 Las deducciones: Son los valores que se le descuenta de la nmina al trabajador. Entre estos
valor se tienen los aportes a salud y pensin que le corresponden al empleado. Las libranzas, los
embargos judiciales, fondo de solidaridad pensional cuando fuere el caso, la retencin en la fuente
si hubiere lugar a ello, y cualquier otro descuento autorizado por el empleado.
Debemos tener claridad en el sentido que la empresa no puede descontar del sueldo del empleado
valores que no estn autorizados por el mismo trabajar, por ley o autoridad judicial competente. Es
comn que algunas empresas, cuando un trabajador le resulta un faltante, se lo descuenta al
trabajador por la derecha de sueldo, algo que la ley de forma enftica prohbe si no se tiene la
autorizacin del empleado.
El resultado de restar las deducciones al total devengado, es lo que conocemos como el neto a
pagar, que es lo que efectivamente recibe el trabajador.
Crdito por libranza: Es la autorizacin que el empleado otorga al empleador para que una parte
de su salario sea pagada a un tercero (Almacenes, cajas de compensacin, Supermercados) con
los cuales el empleador realiza un convenio, pueden ser para educacin, compra de ropa, calzado,
mercado, etctera.
Toda nmina est conformada por estas tres partes, pero no en todas las nminas se deben pagar
todos los conceptos mencionados aqu, puesto que algunos dependen de los monto del ingreso del
empleado como es el caso del fondo de solidaridad pensional y la retencin en la fuente, o los
crditos por libranza que no todos los empleados lo tienen.
2.1. EL DEVENGADO
2.1 SALARIO:
Remuneracin que recibe el trabajador por servicios prestados en forma personal, en dinero o en
especie.
El salario mnimo no es embargable pero puede ser embargado hasta en un cincuenta por ciento
(50%) en favor de cooperativas legalmente autorizadas, o para cubrir pensiones alimenticias que
se deban de conformidad con los artculos 411 y concordantes del Cdigo Civil. El valor que
exceda del salario mnimo ser embargable hasta en una quinta parte.
No constituyen salario las sumas que ocasionalmente y por mera liberalidad recibe el trabajador del
empleador, como primas, bonificaciones o gratificaciones ocasionales, participacin de utilidades,
excedentes de las empresas de economa solidaria y lo que recibe en dinero o en especie no para
su beneficio, ni para enriquecer su patrimonio, sino para desempear a cabalidad sus funciones,
como gastos de representacin, medios de transporte, elementos de trabajo y otros semejantes, ni
los beneficios o auxilios habituales u ocasionales acordados convencional o contractualmente u
otorgados en forma extralegal por el empleador, cuando las partes hayan dispuesto expresamente
que no constituyen salario en dinero o en especie, tales como la alimentacin, habitacin o
vestuario, las primas extralegales, de vacaciones, de servicios o de navidad. (ARTICULO 128
CST).
Constituye salario no slo la remuneracin ordinaria, fija o variable, sino todo lo que recibe el
trabajador en dinero o en especie como contraprestacin directa del servicio, sea cualquiera la
forma o denominacin que se adopte, como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor
del trabajo suplementario o de las horas extras, valor del trabajo en das de descanso obligatorio,
porcentajes sobre ventas y comisiones. (ARTICULO 127 CST). Veamos algunos conceptos:
A) SALARIO MNIMO LEGAL: Es el que todo trabajador tiene derecho a percibir par subvenir sus
necesidades normales y las de su familia, en los rdenes material, moral y cultural.
Ejemplo: En un mes, un trabajador vende mercancas por valor de $5.000.000, de las cuales, las
devoluciones y descuentos ascendieron a $500.000, la comisin acordada es del 2%. Cul es la
comisin a pagar?
- $500.000
= $4.500.000 x 2% = $90.000
Salario mensual = $535.600 distribuido en $90.000 comisiones y $445.600 bsico (ao 2011), si
el trabajador tiene un salario bsico se le suma a ste el calculo de las comisiones.
E) TRABAJO DIURNO Y NOCTURNO: El ttrabajo diurno es el comprendido entre las seis horas (6
a.m.) y las diez y ocho (6 p.m.); Trabajo nocturno es el comprendido entre las diez y ocho horas (6
p.m.) y las seis (6 a.m.). (Art.160 CST). El trabajo por el solo hecho de ser nocturno debe ser
remunerado con un 35% como recargo.
F) HORAS EXTRAS: Se denomina hora extra a las horas adicionales a la jornada de trabajo
ordinaria y en todo caso el que excede la jornada mxima legal.
Concepto
Frmula
Norma
Art. 24
Ley 50 de 1990
Art. 24
Ley 50 de 1990
Art. 24
Ley 50 de 1990
Hora ordinaria X 2
Salario Diario X 2.50
1) HORAS EXTRAS DIURNAS: Se tiene: Sueldo bsico $480.000 y 30 horas extras diurnas,
calcular el valor de las horas extras.
Entonces: $480.000 / 240 = 2.000 que equivale al valor de una hora de trabajo, se divide por 240
horas porque el mes tiene 30 das y diario se puede laborar 8 horas, entonces 8 x 30 = 240 horas
al mes.
Luego: $2.000 * 1.25 = $2.500 que equivale al valor de la hora extra diurna.
Como en el mes hay 30 horas extras diurnas: $2.500*30=$75.000 valor total de horas extras.
2) HORAS EXTRAS NOCTURNAS: Tomando los datos anteriores pero con horas extras nocturnas
seria:
NOTA: Siguiendo el mismo procedimiento usted podr calcular las diferentes horas extras y
recargos que existen en la legislacin laboral colombiana, solo tenga en cuenta las frmulas dadas.
2.2 DEDUCCIONES.
2.2.1 SEGURIDAD SOCIAL: la ley 100/93 creo en Colombia el sistema de Seguridad Social
Integral (SSSI) constituido por tres regmenes:
1.
Rgimen Pensional
2.
Rgimen salud
3.
Para la liquidacin de este descuento todas se aplican sobre el total devengado por el trabajador
menos el Auxilio de transporte.
Empleador: 12%
Trabajador: 4%
Quienes tenga un ingreso mensual igual o superior a cuatro salarios mnimos paga un
1.0% adicional al obligatorio para pensiones.
Empleador: 8.5%
Trabajador: 4%
2.3 APROPIACIONES
Al liquidar la nmina mensual, el empleador debe calcular los aportes y provisiones causados, de
acuerdo con la legislacin vigente, como:
1.
2.
3.
A) Cajas de Compensacin Familiar: Son entidades sin animo de lucro encargadas de pagar el
subsidio familiar y de brindar recreacin y bienestar social a los trabajadores y a quienes de el
dependa. El aporte es del 4%.
Los aportes parafiscales se consignan en su totalidad en la caja de compensacin, y sta hace las
transferencias al ICBF y al SENA.
2.3.2 PROVISIONES PRESTACIONES SOCIALES: Los porcentajes que las empresas deben
tener en cuenta para efectuar la provisin para las prestaciones de Ley, son los siguientes:
Prestaciones sociales
Cesantas
Monto provisin
8.33% mensual sobre el salario mensual devengado (100%/12)
Prima de servicios
Vacaciones
4. CONTABILIZACION DE LA NMINA
La nmina como soporte contable origina los siguientes asientos: Para registrar el valor
devengado, deducido y causado.
Ejemplo: la empresa El noveln Ltda., presenta la siguiente nmina para el mes de Enero de 2011
(Remitirse a la nmina):
4.1 Devengado, deducido y causado: la contabilizacin se realiza en una nota de contabilidad as:
Cuenta
Parciales
5105
Gastos de
personal
510506
Sueldos
$ 6.832.333
Horas Extras y
recargos
70.000
510518
Comisiones
120.000
510527
Auxilio de
Transporte
110.000
2365
Retencin en la
fuente
Devengado 510515
Deducido
Concepto
Debito
Crdito
$ 7.132.333
$
$
140.000
140.000
2370
Retenciones y
aportes de
nmina
LibranzasComfenalco
2380
Acreedores varios
23803001
Pensiones
Santander
1365
Cuentas por
cobrar a
trabajadores
250501
Nmina
280.893
30.000
310.893
328.893
50.000
328.893
50.000
$ 6.302.547
Causado
$ 6.302.547
SUMAS IGUALES
$ 7.132.333
$ 7.132.333
Cuenta
Concepto
Parciales
Debito
$
3.660.645
5105
Gastos de personal
510530
Cesantas
$ 594.123
510533
510536
Prima de servicios
$ 594.123
510539
Vacaciones
$ 292.831
510568
Aportes a ARP
71.323
36.657
Crdito
510569
$ 596.898
510570
$ 842.680
510572
Aportes a cajas de
compensacin
$ 280.893
510575
Aportes ICBF
$ 210.670
510578
Aportes SENA
$ 140.447
2370
Retenciones y aportes de
nmina
23700501
EPS Coomeva
$ 596.898
237006
Aportes a ARP
237010
$ 632.010
2380
Acreedores varios
23803001
Pensiones Santander
2610
261005
Cesantas
$ 594.123
261010
261015
Vacaciones
$ 594.123
261020
Prima de servicios
$ 292.831
SUMAS IGUALES
$ 1.265.565
36.657
842.680
$ 842.680
$ 1.552.400
71.323
$
$ 3.660.645
3.660.645
4.3 Pagos a terceros: De acuerdo con el calendario de cada entidad, en la fecha de pago el
empleador efecta los asientos contables correspondientes, debitando la cuenta por pagar a cada
entidad y acreditando el Banco, estos pagos deben realizarse de forma individual, ya que cada
entidad tiene un pago en particular (Salud, Pensin, Riesgos, entre otras). Ejemplo: Libranza a
Comfenalco.
Cdigo
Cuentas
Debe
23703001
Libranzas-Comfenalco
11100501
Bancaf
Haber
$30.000
$30.000
Sumas iguales
$30.000
$30.000
5. PRESTACIONES SOCIALES:
PRESTACIN
SOCIAL
Cesantas
CARACTERSTICAS BSICAS
LIQUIDACIN
Intereses sobre
cesantas
Se
liquida
sobre
el
promedio devengado en el
respectivo semestre y se
incluye el auxilio de
transporte.
Prima de
servicios
Vacaciones
Calzado y
vestido de
labor
Concepto
Frmula
Norma
360
Cesantas X das trabajados X 0.12
Ley 52 de 1975
360
Prima de Servicios
(Por cualquier tiempo trabajado)
Vacaciones
(Por cualquier tiempo trabajado)
Art.186, C.S.T
(*) Cuando en la frmula aparece Salario Mensual equivale al salario con todos los factores que
lo constituyen. Por ejemplo: auxilio de transporte.
Los pagos que se hacen en el periodo corriente se contabilizan con cargo a las provisiones (2610)
y se acredita bancos (1110); al final del mes se hace el ajuste si es necesario, este caso se
presenta cuando un trabajador se retira de la empresa, cuando se cancelan las primas semestrales
o cuando se cancelan vacaciones que se pasan de vigencia (ao 2009 al ao 2010) y tienen
creada provisin en el ao respectivo (2010).
Como ya observamos cada mes al contabilizar la nmina la empresa registra en la cuenta provisin
lo correspondiente a ese mes; al cierre del ejercicio contable, una vez realizados los ajustes a las
liquidaciones mensuales, se trasladan los saldos del periodo a las cuentas prestaciones sociales
consolidadas, miremos cual es el cambio.
Consolidacin de prestaciones
2610
Para obligaciones
laborales
25
Obligacin laboral.
261005
Cesantas
2510
Cesantas consolidadas
261010
Intereses sobre
cesantas
2515
Intereses sobre
cesantas
261015
Vacaciones
2525
Vacaciones consolidadas
261020
Prima de servicios
2520
Prima de servicios
Concepto
Cesantas
Frmula
Norma
Intereses a las
Cesantas
Ley 52 de
1975
360
Salario Mes (*) X Das trabajados semestre
Prima de Servicios
(Por cualquier tiempo
trabajado)
360
Salario Mensual Bsico X das trabajados
Vacaciones
(Por cualquier tiempo
trabajado)
Art.186,
C.S.T
720
Trabajo
Nocturnoentre las 10
p.m. y las 6 a.m.
Hora Extra
Diurna entre las 6
a.m. y las 10 p.m.
Hora Extra
Nocturnaentre las 10
P.M. y las 6 A.M.
Hora ordinaria,
Dominical o Festivo
8
Hora ordinaria X 2
Salario Diario X 2.50
Indemnizacin
(Contrato a Trmino
Fijo)
Indemnizacin **
(Contrato a Trmino
Indefinido)
(*) Cuando en la frmula aparece Salario Mensual equivale al salario con todos los factores
que lo constituyen. Por ejemplo: auxilio de transporte.
(**) Para el caso de los trabajadores que lleven 10 aos o ms a 27 de diciembre de 2002 la
indemnizacin se liquidar con la tabla anterior.