Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
H11
Iaşi, 700660
Tel.: 0745 516 092
contact@andreeamarc.com
www.andreeamarc.com
Andreea MARC
Training. Relaţii Publice
ING BANK – RON: RO66INGB000099991643679
Str. Bradului nr. 25, bl. H11
Iaşi, 700660
Tel.: 0745 516 092
contact@andreeamarc.com
www.andreeamarc.com
implementare
Planificarea presupune:
identificarea scopului şi obiectivelor proiectului
stabilirea metodelor necesare obţinerii acestora (strategia)
stabilirea activităţilor proiectului şi a resurselor necesare
realizarea programării în timp a proiectului pe baza schemelor de lucru
realizarea unui plan de protejare a resurselor proiectului
realizarea de planuri de rezervă
Simplu spus, a planifica înseamna să stabileşti unde vrei să ajungi, de ce vrei să ajungi
acolo, cum vei ajunge acolo, ce-ţi trebuie ca să ajungi acolo şi cum îţi dai seama dacă ai
ajuns acolo sau nu.
Andreea MARC
Training. Relaţii Publice
ING BANK – RON: RO66INGB000099991643679
Str. Bradului nr. 25, bl. H11
Iaşi, 700660
Tel.: 0745 516 092
contact@andreeamarc.com
www.andreeamarc.com
Organizarea presupune:
stabilirea structurii organizatorice a echipei de
proiect
identificarea şi repartizarea rolurilor membrilor
echipei în cadrul proiectului
definirea politicilor, procedurilor şi tehnicilor
managementului proiectului
pregătirea statutului managerului de proiect şi a
instrumentelor de delegare
stabilirea standardelor de autoritate şi responsabilitate ale echipei de proiect
alocarea resurselor materiale şi financiare pe activităţi
Andreea MARC
Training. Relaţii Publice
ING BANK – RON: RO66INGB000099991643679
Str. Bradului nr. 25, bl. H11
Iaşi, 700660
Tel.: 0745 516 092
contact@andreeamarc.com
www.andreeamarc.com
Implementarea
pregătirea şi derularea activităţilor proiectului
instruirea personalului
supervizarea
armonizarea deciziilor şi acţiunilor individuale
monitorizarea resurselor şi activităţilor
Controlul
ce se monitorizează şi care sunt aspectele relevante prin prisma celor 4 elemente
caracteristice (resurse, activităţi, rezultate, impact)
stabilirea criteriilor şi indicatorilor de performanţă
stabilirea standardelor de performanţă (calitate, proceduri, costuri, încadrare în
timp, etc.)
stabilirea şi implementarea unei scheme de monitorizare şi evaluare a progresului
organizaţiei în direcţia dorită, integrată în planificare
stabilirea unui traseu informaţional între membrii echipei de proiect, între aceştia şi
restul organizaţiei şi între aceştia şi ceilalţi factori interesaţi
planificarea revizuirii regulate a strategiei în funcţie de rezultatele evaluării
controlul reprezintă o funcţie care trebuie îndeplinită pe toată durata derulării
proiectului!
Conducerea
Conducerea înseamnă direcţionarea oamenilor implicaţi prin analiza opţiunilor, luarea
deciziilor şi comunicarea lor.
stabilirea persoanei/persoanelor cu putere de decizie, în ce domeniu şi care sunt
limitele de autoritate ale postului său/lor privind coordonarea activităţii şi alocarea
resurselor proiectului
stabilirea modului de analiză a opţiunilor, luare a deciziilor şi comunicarea lor
pentru fiecare activitate a proiectului.
Atenţie
- planificarea este inutilă fără obiective clare;
- un lucru neplanificat nu poate fi realizat;
Andreea MARC
Training. Relaţii Publice
ING BANK – RON: RO66INGB000099991643679
Str. Bradului nr. 25, bl. H11
Iaşi, 700660
Tel.: 0745 516 092
contact@andreeamarc.com
www.andreeamarc.com
Andreea MARC
Training. Relaţii Publice
ING BANK – RON: RO66INGB000099991643679
Str. Bradului nr. 25, bl. H11
Iaşi, 700660
Tel.: 0745 516 092
contact@andreeamarc.com
www.andreeamarc.com
Andreea MARC
Training. Relaţii Publice
ING BANK – RON: RO66INGB000099991643679
Str. Bradului nr. 25, bl. H11
Iaşi, 700660
Tel.: 0745 516 092
contact@andreeamarc.com
www.andreeamarc.com
Pentru că, în general, se identifică mai multe probleme este necesar să se determine care
dintre acestea este cea mai importantă, necesitând rezolvare imediată. Astfel,
determinarea problemei prioritare se poate face utilizând tabelul de mai jos în care sunt
enumerate problemele identificate, şi se dau scoruri de la 1 la 5 pentru fiecare din
următoarele criterii:
Andreea MARC
Training. Relaţii Publice
ING BANK – RON: RO66INGB000099991643679
Str. Bradului nr. 25, bl. H11
Iaşi, 700660
Tel.: 0745 516 092
contact@andreeamarc.com
www.andreeamarc.com
Importanţa
problemei
Urgenţa
problemei
Fezabilitate
Suport din
partea celor
interesaţi
Punctaj final
Această evaluare a nevoilor va fi o provocare pentru proiect; fie va confirma ideile, fie va
determina regândirea întreagii logici a proiectului. După identificarea nevoilor şi a
potenţialelor soluţii pentru acestea, este necesar să analizăm în ce măsură proiectul este
necesar şi posibil. Acest lucru se face prin evaluarea mediului organizaţiei care ne va ajuta
să identificăm diferitele niveluri ale mediului organizaţiei sau extern ce pot afecta
administrarea şi succesul proiectului.
Paşi de urmat în această etapă din viaţa unui proiect:
Andreea MARC
Training. Relaţii Publice
ING BANK – RON: RO66INGB000099991643679
Str. Bradului nr. 25, bl. H11
Iaşi, 700660
Tel.: 0745 516 092
contact@andreeamarc.com
www.andreeamarc.com
Analiza SWOT
SWOT este un instrument de analiză strategică, flexibil şi uşor de aplicat pe care o
instituţie îl foloseşte pentru identificarea celei mai potrivite direcţii de acţiune. Orice
proiect trebuie să aibă la bază o astfel de analiză, pentru a i se stabili gradul de
oportunitate şi de fezabilitate.
Andreea MARC
Training. Relaţii Publice
ING BANK – RON: RO66INGB000099991643679
Str. Bradului nr. 25, bl. H11
Iaşi, 700660
Tel.: 0745 516 092
contact@andreeamarc.com
www.andreeamarc.com
Scopul analizei swot este de a realiza un plan strategic sau de a găsi o soluţie la o
problemă, luînd în considerare factorii interni şi externi ai instituţiei.
Definitii:
- S = strong = puternic = puncte tari
- W = weakness = slabiciune = puncte slabe
- O = opportunities = oportunitati
- T = threats = amenintari, riscuri, pericole
Pozitiv Negativ
Analiza are la baza studiul aprofundat la factorilor interni si externi ai mediului in care o
firma sau organizatie îşi desfăşoara activitatea.
Definitii:
- 1. totalitatea factorilor interni = mediul intern = micromediul
- 2. totalitatea factorilor externi = mediul extern = macromediul
Andreea MARC
Training. Relaţii Publice
ING BANK – RON: RO66INGB000099991643679
Str. Bradului nr. 25, bl. H11
Iaşi, 700660
Tel.: 0745 516 092
contact@andreeamarc.com
www.andreeamarc.com
Stabiliţi dacă este realist ca ameninţarea să fie depăşită prin forţele echipei. Dacă se
consideră ineficient să se menţină punctele tari atât timp cât mediul nu oferă oportunităţi
se poate lua decizia de diversificare.
Trebuie conştientizat că în acest cadran există o problemă gravă, care poate pune în
pericol funcţionarea echipei. Strategia poate fi de conservare şi identificare de noi soluţii.
MACROMEDIUL:
consta in totalitatea factorilor si fortelor care afecteaza actiunile si rezultatele
organizaţiei
este fromat din 6 forţe/elemente majore:
- demografic
- economic
- natural
- tehnologic
- politic
- cultural
locul de pornire al firmei sau organizaţiei in identificarea:
- ocaziilor favorabile
- amentintarilor la adresa sa
Identificarea ocaziilor oferite de mediul extern reprezintă numai una dintre faţetele
monedei, cealaltă fiind dată de existenţa capacităţilor necesare pentru valorificarea
Andreea MARC
Training. Relaţii Publice
ING BANK – RON: RO66INGB000099991643679
Str. Bradului nr. 25, bl. H11
Iaşi, 700660
Tel.: 0745 516 092
contact@andreeamarc.com
www.andreeamarc.com
acestor ocazii.
Prin analiza punctelor slabe şi a punctelor forte, conducerea firmei sau organizaţiei
poate afla dacă
- trebuie să se limiteze la aceste ocazii
- beneficiază de forţele necesare pentru valorificarea oportunităţilor
- sau trebuie să se concentreze asupra unor ocazii mai bune, pentru a căror
valorificare trebuie să îşi dezvolte anumite puncte forte.
1. CAPACITATEA COMERCIALĂ
• Reputaţia firmei
• Cota de piaţă a firmei
• Calitatea produselor
• Calitatea serviciilor
• Eficienţa politicilor de preţ
• Eficienţa politicilor de promovare
• Eficienţa politicilor de distribuţie
• Eficienţa forţelor de vânzare
• Eficienţa inovaţiei
• Acoperirea cererii la nivel geografic
2. CAPACITATEA FINANCIARĂ
• Costul/disponibilitatea capitalului
• Fluxul financiar
• Stabilitatea financiară
3. CAPACITATEA PRODUCTIVĂ
• Mijloacele
• Forţa de muncă calificată
• Capacitatea de a produce conform graficului
• Aptitudini tehnice
4. CAPACITATE ORGANIZATORICĂ
• Conducere vizionară
• Salariaţi implicaţi
• Capacitate de orientare
• Organizare flexibilă şi dinamică
Andreea MARC
Training. Relaţii Publice
ING BANK – RON: RO66INGB000099991643679
Str. Bradului nr. 25, bl. H11
Iaşi, 700660
Tel.: 0745 516 092
contact@andreeamarc.com
www.andreeamarc.com
Rezumând, analiza SWOT începe prin efectuarea unui inventar al calităţilor şi slăbiciunilor
(punctelor tari şi punctelor slabe) ale organizaţiei, ideii de proiect, soluţiei identificate
pentru problema prioritară etc. Se identifică apoi oportunităţile şi ameninţările externe
care pot afecta organizaţia, proiectul etc. Este faza în care toţi aceşti factori ( pe de o
parte cei care ţin de mediul intern – punctele tari şi punctele slabe şi, pe de alta, cei care
ţin de mediul extern – oportunităţile şi ameninţările) sunt notaţi, fără a se emite niciun fel
de judecăţi asupra lor şi fără a se face conexiuni.
Punctele tari
Descriu atributele pozitive, tangibile şi intangibile care ţin de organizaţie, proiect. Sunt
factori aflaţi sub directul control al organizaţiei / echipei de proiect: ce puncte forte
aveţi? ce faceţi bine? ce resurse aveţi? ce avantaje aveţi faţă de alte organizaţii
asemănătoare?
Punctele forte captează aspectele interne pozitive şi adaugă valoare sau oferă un avantaj
în faţa organizaţiilor concurente.
Iată câteva exemple de criterii care pot fi avute în vedere în momentul identificării
punctelor tari:
Andreea MARC
Training. Relaţii Publice
ING BANK – RON: RO66INGB000099991643679
Str. Bradului nr. 25, bl. H11
Iaşi, 700660
Tel.: 0745 516 092
contact@andreeamarc.com
www.andreeamarc.com
Punctele slabe
Punctele slabe sunt factorii care sunt aflaţi sub controlul organizaţiei / echipei de proiect
şi care împiedică obţinerea sau menţinerea unui nivel de calitate competitiv. Pentru a le
putea identifica mai uşor puteţi răspunde la întrebarea „Ce zone trebuie îmbunătăţite?”
Punctele slabe pot include: lipsa de experienţă, resursele limitate, lipsa de acces la
tehnologie sau capacitate, portofoliu de proiecte limitat sau inexistent etc. Reprezintă
factori aflaţi sub controlul organizaţiei / echipei de proiect dar care, din anumite motive,
au nevoie de îmbunătăţire pentru a putea atinge efectiv obiectivele propuse.
Iată mai jos câteva criterii care pot fi avute în vedere în identificarea punctelor slabe:
Oportunităţi
Andreea MARC
Training. Relaţii Publice
ING BANK – RON: RO66INGB000099991643679
Str. Bradului nr. 25, bl. H11
Iaşi, 700660
Tel.: 0745 516 092
contact@andreeamarc.com
www.andreeamarc.com
Oportunităţile sunt externe organizaţiei sau proiectului. Daca aţi identificat "oportunităţi"
care sunt interne organizaţiei si sunt sub controlul vostru, va trebui să le clasificaţi ca şi
puncte forte.
Iată mai jos câteva criterii care pot fi avute în vedere în identificarea oportunităţilor:
• Dezvoltarea sectorului?
• Lipsa unor organizaţii concurente?
• Tendinţele actuale benefice?
• Dezvoltarea tehnologică?
• Influenţe globale?
• Legislaţie favorabilă?
Ameninţări
Ce factori reprezintă potenţiale ameninţări pentru voi? Ameninţările includ factori în afara
controlului vostru care ar putea să vă pună strategia de dezvoltare, implementarea
proiectului etc. şi chiar şi organizaţia într-o poziţie de risc. Aceştia sunt factori externi -
nu aveţi nici un control asupra lor, dar pe care-i puteţi anticipa dacă aveţi un plan de
urgenţă care să se ocupe prevenirea şi rezolvarea acestor probleme.
Iată mai jos câteva criterii care pot fi avute în vedere în momentul identificării
ameninţărilor:
• Efecte politice?
Andreea MARC
Training. Relaţii Publice
ING BANK – RON: RO66INGB000099991643679
Str. Bradului nr. 25, bl. H11
Iaşi, 700660
Tel.: 0745 516 092
contact@andreeamarc.com
www.andreeamarc.com
• Efecte legislative?
• Efecte ale mediului?
• Competiţie în domeniul vizat foarte puternică?
• Cererea?
• Dezvoltarea economică?
Oportunităţi SO WO
(O)
Ameninţări
(T) ST WT
Andreea MARC
Training. Relaţii Publice
ING BANK – RON: RO66INGB000099991643679
Str. Bradului nr. 25, bl. H11
Iaşi, 700660
Tel.: 0745 516 092
contact@andreeamarc.com
www.andreeamarc.com
Analiza PEST
Analiza mediului extern cuprinde:
• analiza mediului politic – legislaţia, reglementările, intervenţia statului;
• analiza mediului economic – situaţia generală a economiei, creşterea economică,
nivelul dobânzilor, rata şomajului, rata inflaţiei, rata de schimb a monedei naţionale,
nivelul alocărilor bugetare, nivelul taxelor, situaţia proprietăţii;
• analiza mediului social – nivelul de educaţie a populaţiei, dinamica populaţiei, nivelul
consumului, atitudinea clienţilor, intensitatea muncii, numărul de zile libere pe an;
• analiza mediului tehnologic – tehnologia informaţiei.
Misiunea campaniei
Cea mai simplă metodă de a formula misiunea unei campanii de PR este pozitivarea
problemei identificate. Misiunea reprezintă scopul campaniei noastre, adică ceea ce se
atinge prin indeplinirea tuturor obiectivelor propuse.
Andreea MARC
Training. Relaţii Publice
ING BANK – RON: RO66INGB000099991643679
Str. Bradului nr. 25, bl. H11
Iaşi, 700660
Tel.: 0745 516 092
contact@andreeamarc.com
www.andreeamarc.com
Valorile reprezintă principiile pe care se bazează campania de PR. Ele nu trebuie doar
menționate, ci trebuie detaliate și justificate.
Obiectivele de campanie:
Trebuie avută mare atenţie când se enunţă
obiectivele pentru a nu se confunda cu activităţile.
Acestea din urmă descriu cum se îndeplinesc
obiectivele.
Andreea MARC
Training. Relaţii Publice
ING BANK – RON: RO66INGB000099991643679
Str. Bradului nr. 25, bl. H11
Iaşi, 700660
Tel.: 0745 516 092
contact@andreeamarc.com
www.andreeamarc.com
Andreea MARC
Training. Relaţii Publice
ING BANK – RON: RO66INGB000099991643679
Str. Bradului nr. 25, bl. H11
Iaşi, 700660
Tel.: 0745 516 092
contact@andreeamarc.com
www.andreeamarc.com
Andreea MARC
Training. Relaţii Publice
ING BANK – RON: RO66INGB000099991643679
Str. Bradului nr. 25, bl. H11
Iaşi, 700660
Tel.: 0745 516 092
contact@andreeamarc.com
www.andreeamarc.com
Andreea MARC
Training. Relaţii Publice
ING BANK – RON: RO66INGB000099991643679
Str. Bradului nr. 25, bl. H11
Iaşi, 700660
Tel.: 0745 516 092
contact@andreeamarc.com
www.andreeamarc.com
Andreea MARC
Training. Relaţii Publice
ING BANK – RON: RO66INGB000099991643679
Str. Bradului nr. 25, bl. H11
Iaşi, 700660
Tel.: 0745 516 092
contact@andreeamarc.com
www.andreeamarc.com
8. Stabiliţi termene pentru fiecare sarcină. Fiecare sarcină trebuie să aibă o dată de
începere, o durată şi o dată de încheiere. Apoi agenda trebuie urmată cât mai
îndeaproape.
9. Alcătuiti agenda activităţilor principale. După ce aţi specificat termenele
sarcinilor individuale, următorul pas este să planificaţi termenele pentru întreaga
activitate principală.
10. Utilizaţi repere (milestones). Reperele sunt evenimente cheie care oferă o măsură
a progresului proiectului şi obiective către care să se îndrepte echipa proiectului.
11. Având aceste date stabileşte drumul critic: succesiunea de activităţi între care nu
există pauze datorate dependenţei unei activităţi de realizarea concomitentă a
altora. În acest caz, orice întârziere în realizarea unei activităţi va duce la
întârzierea terminării proiectului. El reprezintă drumul cel mai lung (ca durată) din
întregul proiect.
Data de finalizare a proiectului pe drumul critic trebuie apoi comparată cu termenul
limită pentru proiect. Dacă se termină înainte, e bine. Dacă nu, trebuie luată în
considerare posibilitatea de reducere a timpului de realizare a unor activităţi prin
utilizarea mai multor resurse, renegocierea termenului limită sau oportunitatea
realizării proiectului respectiv.
12. Definiţi expertiza în cadrul echipei. Nivelul şi tipul expertizei necesare trebuie
hotărâte separat pentru fiecare sarcină.
13. Alocaţi sarcini în cadrul echipei. Distribuiţi responsabilităţi în consultare cu
membrii echipei. Fiecare sarcină este atribuită unui individ care şi-o asumă ca un
scop pe termen scurt.
Andreea MARC
Training. Relaţii Publice
ING BANK – RON: RO66INGB000099991643679
Str. Bradului nr. 25, bl. H11
Iaşi, 700660
Tel.: 0745 516 092
contact@andreeamarc.com
www.andreeamarc.com
Andreea MARC
Training. Relaţii Publice
ING BANK – RON: RO66INGB000099991643679
Nr. Denumire Perioada Mod de Resurse alocate Responsabil
Acti Activitate realizare
v.
Str. Bradului nr. 25, bl. H11
1 Pregătirea 15 august Crearea Calculator Bogdan – Art
Iaşi, 700660
materialelor – 22identităţii Programe editare Director
Tel.: 0745 516 092
pentru septembr Arcadia
contact@andreeamarc.com
deschidere ie 2009 Hospital;
www.andreeamarc.com
Crearea
elementelor de
cultură
organizaţională;
Realizarea
materialelor de
prezentare;
Crearea site-
ului şi a blogului
Arcadia;
Inscripţionarea
materialelor
promoţionale;
Întocmirea Ana – PR Assistant
comunicatului
de presă;
Crearea bazei
de date proprii
cu media.
2 Trimiterea 23 Trimiterea Hârtie Ana – PR Assistant
primelor septembr comunicatului Plicuri
informaţii ie 2009 de presă; Baza de date MM
către media Trimiterea
invitaţiilor la
deschiderea
spitalului.
3 Apariţii media 23 Apariţia de Presa scrisă Ana – PR Assistant
septembr articole în Presa online
ie – 7 presă; Radio
octombri Apariţii TV la TV
e 2009 emisiunile de
profil;
Interviuri radio;
Apariţii în
online.
4 Deschidere 7 Organizarea Agenda conferinței Maria – Event
Arcadia octombri unei conferinţe Călăreți Manager
Hospital e 2009 de presă în Mape
incinta Cărți de vizită
spitalului; Hârtie
Prezentarea Pixuri
spitalului; Protocol
Lansarea site-
ului şi a blog-
ului Andreea
ArcadiaMARC
Training. Relaţii Publice
Hospital;
ING BANK – RON: RO66INGB000099991643679
Cocktail cu
presa, angajaţii
şi colaboratorii.
Str. Bradului nr. 25, bl. H11
Iaşi, 700660
Tel.: 0745 516 092
contact@andreeamarc.com
www.andreeamarc.com
Diagrama Gantt
Diagramele cu bare sau diagramele Gantt (după creatorul acestora, Henry Gantt, care le-a
inventat în perioada primului război mondial) reprezintă o modalitate uzuala de
reprezentare a unui program de activităţi si presupun enumerarea activităţilor pe o pagină,
de sus în jos, şi, utiliză o scară temporală, desenarea unei bare orizontale pentru fiecare
activitate - fiecare bară reprezentând durata de realizare a activităţii respective.
Graficul Gantt este acela care stabileşte planificarea în timp a fiecărei activităţi şi
responsabilul de fiecare din acestea. Controlul se poate realiza foarte usor prin graficul
Gantt, măsurarea contribuţiei fiecărui membru al echipei organizatoare fiind foarte
simplă.
Graficul (diagramă) Gantt exprimă la scara timpului, prin linii orizontale, durata
activităţilor, şi prin linii întrerupte (de exemplu) rezervele de timp.
El presupune divizarea acţiunii complexe pe care o reprezintă proiectul, în părţi
componente (activităţi) şi eşalonarea acestora în timp, ţinând seama de succesiunea
tehnologică, termene impuse, resurse etc.
Dacă este întocmit în urma unei analize temeinice, graficul Gantt oferă informaţii
bogate şi extrem de sugestiv prezentate, privind desfăşurarea lucrărilor, precum şi o
serie de informaţii derivate, privind eşalonarea resurselor (forţă de muncă, materii
prime, materiale, fonduri băneşti).
Aceste avantaje scad dacă, datorită fie amplorii acţiunii considerate, fie nivelului de
detaliere dorit, numărul activităţilor ce compun graficul Gantt creşte mult, ajungând la
câteva sute sau mii.
Graficul Gantt este cel mai adesea utilizat pentru reprezentarea unor proiecte relativ
simple, pentru părţi ale unui proiect mai mare, activităţi detaliate pentru singură
persoană sau pentru a monitoriza progresul activităţilor comparativ cu ceea ce s-a
planificat.
Andreea MARC
Training. Relaţii Publice
ING BANK – RON: RO66INGB000099991643679
Str. Bradului nr. 25, bl. H11
Iaşi, 700660
Tel.: 0745 516 092
contact@andreeamarc.com
www.andreeamarc.com
Axa orizontala a diagramei este scala timpului, exprimata fie in timp absolut (ex.
decembrie, ianuarie etc), fie in timp relativ - raportat la momentul inceperii proiectului
(de ex. luna 1, luna 2). Unitatea de timp poate fi de asemenea ziua, saptamana, luna,
semestrul sau chiar anul.
Axa verticala este cea a activitatilor care pot scrise fie „Activitatea A”, „Activitaea 1”
sau cu denumirea ei (ex. „formarea echipei de proiect”).
Există şi alte variante ale diagramei Gantt simple, care pot transmite mai multă
informaţie. De exemplu, ca să se arate care sunt activităţile aflate responsabilitatea
fiecărui departament sau ca să se indice starea curentă a fiecărei activităţi se pot utiliza
culori şi nuanţe. Se pot insera şi altfel de simboluri, pentru evidenţierea mai bună a unor
evenimente cheie.
Andreea MARC
Training. Relaţii Publice
ING BANK – RON: RO66INGB000099991643679
Str. Bradului nr. 25, bl. H11
Iaşi, 700660
Tel.: 0745 516 092
contact@andreeamarc.com
www.andreeamarc.com
O altă problemă a diagramelor Gantt pentru proiectele mari este numărul mare de iteraţii
care pot fi necesare la trasarea lor. Ori de câte ori o activitate se schimbă, barele
respective trebuie şterse şi redesenate. Pentru a depăşi această problemă, planificatorii
utilizează de obicei pachete soft care le permit să actualizeze orice program de activităţi
fără a mai fi nevoie de trasarea manuală repetată a diagramei. Pachetele soft pentru
întocmirea programelor de activităţi ţin cont de dependenţele dintre activităţi.
Andreea MARC
Training. Relaţii Publice
ING BANK – RON: RO66INGB000099991643679
Str. Bradului nr. 25, bl. H11
Iaşi, 700660
Tel.: 0745 516 092
contact@andreeamarc.com
www.andreeamarc.com
Trebuie făcută şi observaţia că analiza în cele două probleme de mai sus se face în general
pentru resurse refolosibile, care nu se consumă în timp, adică cele care, după terminarea
activităţii la care au fost alocate, se pot folosi la altă activitate. Resursele de acest tip
sunt în principal forţa de muncă şi maşinile şi utilajele.
Managementul timpului
• Asigurarea ca proiectul se realizeaza in timp ;
• Planificarea utilizarii resurselor
• Re-planificarea proiectului pe baza experientei
• Prezicerea problemelor inaintea aparitiei acestora.
De ce este necesar?
Andreea MARC
Training. Relaţii Publice
ING BANK – RON: RO66INGB000099991643679
Str. Bradului nr. 25, bl. H11
Iaşi, 700660
Tel.: 0745 516 092
contact@andreeamarc.com
www.andreeamarc.com
Hotii de timp
Managementul timpului este important pentru orice student, Dar mai ales pentru aceia
care sunt implicati intr-o slujba sau o alta activitate pe langa scoala.
Implicarea intr-o activitate extracuriculara inseamna ore in plus fata de scoala, mese si
socializare, si o bucata mare din timp este inghitita din timpul tau. Iata cateva sugestii
despre cum sa iti coordonezi cea mai importanta resursa: timpul.
Andreea MARC
Training. Relaţii Publice
ING BANK – RON: RO66INGB000099991643679
Str. Bradului nr. 25, bl. H11
Iaşi, 700660
Tel.: 0745 516 092
contact@andreeamarc.com
www.andreeamarc.com
PUTIN
IMPORTANT
IMPORTANT
FA IMEDIAT DELEAGA
URGENT
PUTIN
PLANIFICA UITA!
URGENT
Nota: Managementul timpului este o abilitate strict personala – pentru ca numai tu singur
iti cunosti orele de capacitate maxima, orele de somn si masa. Exista multe metode pentru
eficientizarea timpului, dar numai cel potrivit tie este cel mai bun.
1. Organizarea
2. Prioritizarea
3. Planificarea
ORGANIZAREA:
In mod ideal ar trebui sa iti faci in fiecare seara lista cu ce ai de facut in ziua
urmatoare. In aceasta etapa nu planifica tot. Nici macar nu te gandi ce este mai
important – pur si simplu scrie tot ce ai de facut. Ai putea sa-ti scrii sarcinile pe 5-7 zile
inainte. Pentru ca iti vor permite imperfectiuni. Pentru ca vor exista zile in care nu poti
sau nu vrei sa faci tot.
Andreea MARC
Training. Relaţii Publice
ING BANK – RON: RO66INGB000099991643679
Str. Bradului nr. 25, bl. H11
Iaşi, 700660
Tel.: 0745 516 092
contact@andreeamarc.com
www.andreeamarc.com
Daca iti oferi mai multa flexibilitate vei avea mai mult timp (si mai mult spatiu pentru
erori!).
PRIORITIZARE:
Urmatorul pas este sa scrii sarcinile in ordinea prioritatilor, cu scopul de a face mai intai
cele mai importante lucruri si coborand apoi in josul listei. Prioritizarea o faci pentru a
tine minte datele diferitelor sarcini, proiecte, evenimente, etc. la care lucrezi. Tine
seama cat de important este acel eveniment pentru succesul intregului an sau proiect. O
sarcina mica va avea mai putina importanta decat un examen final sau un proiect mare.
Depinde de tine cum prioritizezi.
Nimeni altcineva nu iti poate spune ce este cel mai important pentru tine; fii responsabil
de propriile tale responsabilitati.
PLANIFICARE:
Acum ca ai o lista cu tot ce ai de facut prioritizat, uita-te pe langa scoala si slujba la felul
in care incap celelalte activitati in orarul tau (lucrurile care nu pot fi evitate). La fel, e
mai bine sa faci asta pe mai multe zile, nu de pe o zi pe alta. Nu uita sa-ti lasi programul
flexibil. Nu te ambitiona prea mult – nu trebuie sa planifici fiecare minut din zi. Fa-ti un
program rezonabil de care sa poti fi sigur ca il poti respecta. Lasa-ti timp pentru pauze,
socializare, si restul de activitati care pot aparea.
Ideea principala este sa fii flexibil in planificarea ta. Dezastre se pot intampla, si pana la
urma, suntem oameni. Lasa loc pentru neasteptat. Daca esti flexibil ai sanse mult mai
mari sa iti atingi planul.
Managementul echipei
• Asigurarea disponibilitatii oamenilor in timp util
• Asigurarea ca personalul isi cunoaste rolul si isi poate indeplini indatoririle
corespunzator
• Managementul asteptarilor oamenilor
• Rezolvarea conflictelor dintre oameni
• Schimbarea rolului oamenilor pe baza experientei
Andreea MARC
Training. Relaţii Publice
ING BANK – RON: RO66INGB000099991643679
Str. Bradului nr. 25, bl. H11
Iaşi, 700660
Tel.: 0745 516 092
contact@andreeamarc.com
www.andreeamarc.com
Crearea unei echipe eficiente poate constitui o problema daca nu sunt stabilite foarte
clar atributiile fiecarui membru al ei, asa-zisele fise de post, care in proiectele de mare
amploare sunt insotite intotdeauna de CV-urile aferente.
Asadar, un coordonator de proiect care doreste sa isi constituie o echipa de
implementare a proiectului va trebui in primul rand sa stabileasca clar necesitatile
proiectului, din aceasta derivand si responsabilitatile pe care membrii echipei vor
trebui sa si le asume. Aceste responsabilitati si atributii constituie fisa de post pe baza
careia o persoana este selectata sa faca parte dintr-o echipa de implementare a unui
proiect.
Andreea MARC
Training. Relaţii Publice
ING BANK – RON: RO66INGB000099991643679
Str. Bradului nr. 25, bl. H11
Iaşi, 700660
Tel.: 0745 516 092
contact@andreeamarc.com
www.andreeamarc.com
Conducerea echipei
Managerul de proiect trebuie sa se caracterizeze prin urmatoarele:
O puternica forta de mediere;
Experienta in activitate desfasurate in echipa;
Promovarea ideii de incurajare a altora de a se implica in procesele de
planificare si de luare a deciziilor;
O buna experienta in antrenarea si motivarea oamenilor;
Receptivi la idei noi si la ideile altora
Motivarea
Motivarea membrilor echipei constituie un obiectiv ce trebuie luat in considerare de
managerul de proiect mai ales cand este vorba despre un ONG, unde membrii echipei
sunt practic voluntarii organizatiei. Motivarea se poate face prin diferite metode. Se
poate utiliza sistemul premierii care este foarte eficient in astfel de organizatii,
cadouri in zilele speciale, petreceri, seminarii de motivare si multe altele.
In literatura de specialitate se spune ca un manager de proiect isi poate tine echipa
aproape daca:
Acorda incredere persoanelor si le implica direct in rezolvarea problemelor ce
se ivesc pe parcurs;
Se organizeaza intalniri ale membrilor echipei cu conducatorii lor ori de cate
ori este nevoie;
Se va informa echipa din timp de ceea ce va urma, dand astfel senzatia de
recunoastere a locului fiecaruia din echipa;
Se recomanda instaurarea unei stari de spirit care sa mentina buna dispozitie a
echipei;
Se vor da exemple si se vor prezenta stari conflictuale din proiectele anterioare
pentru a se evita partile rele din trecut sau sa fie promovate cele bune;
Conflictul
Este aproape imposibila evitarea tuturor conflictelor atunci cand e vorba de o echipa.
Cateva exemple de conflicte ce ar putea interveni in cadrul unei echipe:
Doua sau mai multe persoane nu se suporta
Oamenii par blazati, plictisiti
Se schimba obligatiile individuale din proiect
Toata greutatea proiectului cade pe umerii unei persoane
Conducerea doreste sa schimbe echipa la mijlocul proiectului
Medierea conflictului si depasirea situatiei este determinata de abilitatile de
mediere ale managerului de proiect, a celui care conduce echipa de proiect.
Andreea MARC
Training. Relaţii Publice
ING BANK – RON: RO66INGB000099991643679
Str. Bradului nr. 25, bl. H11
Iaşi, 700660
Tel.: 0745 516 092
contact@andreeamarc.com
www.andreeamarc.com
Managementul resurselor
Managementul riscului
Definirea riscului
Riscul este o posibila bariera catre succes, adica toate lucrurile care pot merge prost
Andreea MARC
Training. Relaţii Publice
ING BANK – RON: RO66INGB000099991643679
Str. Bradului nr. 25, bl. H11
Iaşi, 700660
Tel.: 0745 516 092
contact@andreeamarc.com
www.andreeamarc.com
Vom spune ca un proiect este sensibil la risc daca atunci cand se produce riscul
respectiv pot fi periclitate aspectele esentiale ale proiectului.
Dupa identificarea si analiza atenta a riscurilor se trece la evaluarea acestora.
Acolo unde riscul are o probabilitate de aparitie si un impact asupra proiectului
ridicate, atunci trebuie luate masuri suplimentare.
Daca riscul are o probabilitate mica de aparitie si impactul este mic, atunci lui nu
trebuie sa i se acorde prea multa atentie.
Evaluarea riscurilor inseamna definirea clara a acestora, cantarirea importantei
riscului pentru proiect – cat de severa ar deveni situatia daca s-ar produce, cat de sensibil
este proiectul – si a probabilitatii materializarii lor.
Abordarea riscului inseamna:
identificarea riscurilor;
analiza riscurilor in ceea ce priveste impactul asupra performantei,
costurilor, programarii lucrarilor si a calitatii lucrarilor;
estimarea probabilitatii producerii riscului in timpul desfasurarii proiectului,
adica gradul de expunere a proiectului;
stabilirea ordinii de prioritati a riscurilor, in functie de gradul de expunere,
efectul potential si problemele asociate riscurilor proiectului;
Andreea MARC
Training. Relaţii Publice
ING BANK – RON: RO66INGB000099991643679
Str. Bradului nr. 25, bl. H11
Iaşi, 700660
Tel.: 0745 516 092
contact@andreeamarc.com
www.andreeamarc.com
Pasii urmati:
Contramasuri generale
• evitarea riscului;
• reducerea probabilitatii sau impactul riscului;
• transferarea riscului asupra altora (exemplu prin incheierea unor asigurari);
• intocmirea unor planuri pentru situatii neprevazute (planuri de contingenta
care sa fie puse in aplicare daca riscul se materializeaza);
• acceptarea riscului (limitarea la monitorizarea situatiei).
Andreea MARC
Training. Relaţii Publice
ING BANK – RON: RO66INGB000099991643679
Str. Bradului nr. 25, bl. H11
Iaşi, 700660
Tel.: 0745 516 092
contact@andreeamarc.com
www.andreeamarc.com
a) Evitarea riscului
b) Reducerea riscului
Riscurile care pot face, in mod normal, obiectul acestei strategii sunt infatisate in
tabelul urmator.
Andreea MARC
Training. Relaţii Publice
ING BANK – RON: RO66INGB000099991643679
Str. Bradului nr. 25, bl. H11
Iaşi, 700660
Tel.: 0745 516 092
contact@andreeamarc.com
www.andreeamarc.com
Managerul proiectului este “cel dintâi dintre egali” în a delega functii şi roluri în cadrul
echipei. Totdeauna este important să se definească modul în care va circula informaţia:
chiar şi un instrument banal cum ar fi o circulară prin e-mail poate determina probleme
dacă nu este bine stabilit “cine, când, ce şi cum”.
Deşi resursele includ o varietate de elemente (echipament, materiale, etc.), cea mai
importantă resursă a unui proiect este cea umană. Asupra ei ne vom concentra în cele ce
urmează.
Andreea MARC
Training. Relaţii Publice
ING BANK – RON: RO66INGB000099991643679
Str. Bradului nr. 25, bl. H11
Iaşi, 700660
Tel.: 0745 516 092
contact@andreeamarc.com
www.andreeamarc.com
Bugetul proiectului
Andreea MARC
Training. Relaţii Publice
ING BANK – RON: RO66INGB000099991643679
Str. Bradului nr. 25, bl. H11
Iaşi, 700660
Tel.: 0745 516 092
contact@andreeamarc.com
www.andreeamarc.com
Elaborarea bugetului
Andreea MARC
Training. Relaţii Publice
ING BANK – RON: RO66INGB000099991643679
Str. Bradului nr. 25, bl. H11
Iaşi, 700660
Tel.: 0745 516 092
contact@andreeamarc.com
www.andreeamarc.com
Tipuri de bugete
Transport 15
persoane Persoană 15 30 euro 450 euro
persoane
Echipament:
Etc.
Total … Euro
Andreea MARC
Training. Relaţii Publice
ING BANK – RON: RO66INGB000099991643679
Str. Bradului nr. 25, bl. H11
Iaşi, 700660
Tel.: 0745 516 092
contact@andreeamarc.com
www.andreeamarc.com
Personal
Transport/deplasări
Echipamente
Costuri directe
Etc...
Total
Tipuri de costuri
Categorii de costuri
1. Costuri de personal
Aici sunt incluse costurile necesare salariilor, taxele de consultanţă, onorariile pentru
personalul inclus în proiect. Aceste costuri includ taxele şi impoyitele legale ce trebuie să
fie plătite către stat. Tot aici intră diurna salariaţilor proiectului. Se recomandă sa aceste
costuri să nu depaşeasca sumele practicate în mod curent în organizaţie, sau pe piţa
internă.
Adesea se pune întrebarea, mai ales de către cei care sunt la început:
“cum ştiu cât să-i dau lui Z?”. Recomandarea este ca salariul să reflecte contribuţia,
responsabilităţile şi competenţa necesare pentru a desfaşura o anumită muncă în cadrul
proiectului. Bine ar fi de discutat înainte cu toate persoa nele implicate, pentru a vedea
care sunt aşteptările lor şi posibilităţile care li se oferă.
Andreea MARC
Training. Relaţii Publice
ING BANK – RON: RO66INGB000099991643679
Str. Bradului nr. 25, bl. H11
Iaşi, 700660
Tel.: 0745 516 092
contact@andreeamarc.com
www.andreeamarc.com
2. Costuri de transport
Acestea includ toate cheltuielile legate de călătorii (bilete de avion, tren, autobuz), care
trebuie să se regăsească în activităţi. Cheltuielile de transport în localitate nu se admit
decât dacă sunt pe deplin justificate.
3. Costuri echipamente-bunuri
Include toate cheltuielile pentru achiziţionarea sau închirierea echipamentelor (bunurilor
în valoarea de peste 15 milioane lei şi cu durată mai mare de 1 an): calculatoare,
imprimantă, scanner, fax, telefon, cameră video, copiator, etc. Tot aici, la unele
programe de finanţare sunt incluse costurile pentru mobilier, piese de schimb,
autovehicule. Nu toate programele de finanţare finanţează costuri pentru echipament.
Unele finanţează doar parţial aceste costuri, ca şi cum ar fi vorba dde închiriere
temporară.
Andreea MARC
Training. Relaţii Publice
ING BANK – RON: RO66INGB000099991643679
Str. Bradului nr. 25, bl. H11
Iaşi, 700660
Tel.: 0745 516 092
contact@andreeamarc.com
www.andreeamarc.com
Andreea MARC
Training. Relaţii Publice
ING BANK – RON: RO66INGB000099991643679
Str. Bradului nr. 25, bl. H11
Iaşi, 700660
Tel.: 0745 516 092
contact@andreeamarc.com
www.andreeamarc.com
Andreea MARC
Training. Relaţii Publice
ING BANK – RON: RO66INGB000099991643679
Str. Bradului nr. 25, bl. H11
Iaşi, 700660
Tel.: 0745 516 092
contact@andreeamarc.com
www.andreeamarc.com
Limită superioară
Limită inferioară
Axa reprezintă axa timpului. Există trei linii ale diagramei de control:
I. Linia X, centrală, reprezintă media performanţelor înregistrate;
II. Linia superioară reprezintă limita maximă de abatere admisă, faţă de care se poate
măsura varianţa;
III. Linia inferioară reprezintă limita minimă de abatere admisă, sub care caracteristica
este neconformă sau procesul este instabil.
5. Diagrame de flux. În cadrul acestui proces ajută la analizarea cauzelor apariţiei
disfuncţionalităţilor.
6. Analize privind politica de viitor. Folosesc tehnici matematice şi vizează evoluţiile strict
cantitative ale rezultatelor. Ele se bazează pe o extrapolare a datelor din trecut spre
viitor. Sunt
utilizate pentru monitorizarea:
Andreea MARC
Training. Relaţii Publice
ING BANK – RON: RO66INGB000099991643679
Str. Bradului nr. 25, bl. H11
Iaşi, 700660
Tel.: 0745 516 092
contact@andreeamarc.com
www.andreeamarc.com
Performanţelor tehnice – câte erori sau defecte au fost identificate şi câte au rămas
necorectate.
Costului şi programării activităţilor – câte dintre activităţile dintr-o anumită perioadă au
fost
realizate cu abateri semnificative.
Monitorizarea
Ce monitorizăm?
resursele investite în proiect: umane, materiale, financiare, informaţionale, de timp
activităţile: respectarea planificării şi a standardelor cantitative şi calitative pentru
fiecare din ele.
procesul de luare a deciziilor:
-ce decizii sunt luate
-cine este implicat în luarea deciziilor
Andreea MARC
Training. Relaţii Publice
ING BANK – RON: RO66INGB000099991643679
Str. Bradului nr. 25, bl. H11
Iaşi, 700660
Tel.: 0745 516 092
contact@andreeamarc.com
www.andreeamarc.com
Statistici
Cea mai simpla forma de monitorizare este cea bazata pe indicatori cantitativi. Se poate
folosi in monitorizarea numarului de oameni care participa la activitati, anumarului de
beneficiari ai proiectului, a banilor cheltuiti zilnic etc. Intrebarile la care raspundem prin
statistici sunt, de obicei: cat d emult? Cati / cate?
Informatiile calitative
Jurnalele
Prin jurnale se poate intregistra si urmari ce munca a depus fiecare persoana implicata in
proiect. Acest tip de monitorizare poate fi folosit doar daca exista un acord general in
privinta utilizarii lui si daca oamenii sunt sinceri atunci cand declara ce si ce nu au facut.
Intrebarile la care se raspunde sunt: cine a facut? Ce? si cand?
Observatiile
Andreea MARC
Training. Relaţii Publice
ING BANK – RON: RO66INGB000099991643679
Str. Bradului nr. 25, bl. H11
Iaşi, 700660
Tel.: 0745 516 092
contact@andreeamarc.com
www.andreeamarc.com
Sunt folosite, de regula, obervatiile unor persoane care nu sunt direct implicate in proiect.
In cazul in care observarea nu este efectuata de persoane cu pregatire speciala,
observatiile pot fi subiective. Spre exemplu, daca un instructor spune ca 15 persoane au
participat la un curs la care au fost acoperite anumite subiecte, aceasta este o observatie
obiectiva. Daca, insa, spune ca participantii au participat „din plin” si s-au simtit foarte
bine, aceasta este o informatie subiectiva. Un obervator isi pune intrebarea : ce vad ? si ce
aud?
Interviuri si chestionare
O monitorizare buna implica, adesea, folosirea atat a intrebarilor inchise , cat si a celor
deschise.
Monitorizarea in sine nu inseamna nimic. Este doar colectarea informatiilor. Pasul urmator
i; reprezinta coroborarea informatiilor obtinute si a datelor si exprimarea lor intr-o forma
ce poate fi de folos celul care le foloseste.
Prin trecerea in revista se obtin informatii care indica, de exemplu, ce activitati au fost
derulate sau servicii oferite intr-o anumita perioada de timp, cum si de catre cine au fost
folosite.
Încheierea şi evaluarea
Andreea MARC
Training. Relaţii Publice
ING BANK – RON: RO66INGB000099991643679
Str. Bradului nr. 25, bl. H11
Iaşi, 700660
Tel.: 0745 516 092
contact@andreeamarc.com
www.andreeamarc.com
Ce evaluăm?
Planul de evaluare trebuie să cuprinda informaţii despre modul în care vor fi culese
informaţiile privind progresul proiectului (monitorizarea) şi felul în care se va aprecia
măsura în care au fost atinse obiectivele şi rezultatele preconizate.
Atenţie!
1. Atât monitorizarea cât şi evaluarea nu au obiect şi sunt imposibil de făcut în mod
efectiv atunci când proiectul nu are foarte bine clarificate şi formulate obiectivele.
2. Schema de monitorizare şi evaluare se stabileşte încă din faza de planificare a
proiectului (de ce se face, pentru cine, ce se monitorizează, de către cine, cum, când, ce
se evaluează, de către cine, cum, când, ce resurse sunt implicate în acest proces, cum vor
fi folosite rezultatele), şi ea trebuie inclusă atât în planificarea activităţilor cât şi în
buget.
Criteriile
Indicatorii
Andreea MARC
Training. Relaţii Publice
ING BANK – RON: RO66INGB000099991643679
Str. Bradului nr. 25, bl. H11
Iaşi, 700660
Tel.: 0745 516 092
contact@andreeamarc.com
www.andreeamarc.com
financiari
Măsoară nu doar costurile directe (transport, cazare, salariul unui angajat, etc.) ci şi cele
indirecte (chirie, întreţinere, administrare). De exemplu: costul pe unitate, etc.
calitativi
Nu măsoară cât de mult se face, ci cât de bine sau cât e bun este produsul sau serviciul.
Indicatorii de calitate pot fi interni sau externi.
de proces
Se concentrează pe cum se iau deciziile privind managementul proiectului (cine este
implicat
în luarea deciziilor şi cum, cum se iau deciziile, cum se transmit celor interesaţi, etc.)
de impact
Se concentrează pe efectele produse prin activitatea proiectului şi beneficiile obţinute.
Efectele şi beneficiile pot fi pe termen scurt şi pe termen lung.
Raportarea
Raportul narativ trebuie să fie o reprezentare fidelă a modului în care s-a derulat
proiectul. Totuşi, formulaţi un text scurt şi la obiect, concentrându-vă asupra elementelor
care ar putea interesa actorii externi organizaţiei, cum ar fi de pildă finanţatorii.
Andreea MARC
Training. Relaţii Publice
ING BANK – RON: RO66INGB000099991643679
Str. Bradului nr. 25, bl. H11
Iaşi, 700660
Tel.: 0745 516 092
contact@andreeamarc.com
www.andreeamarc.com
Raportul financiar trebuie să arate clar şi precis cum anume au fost utilizate fondurile.
Toate cheltuielile legate de proiect trebuie prezentate. Este important ca raportul
financiar să se coreleze şi să se potrivească cu raportul narativ.
Înainte de a vorbi despre cum facem planul de evaluare pentru proiect, plan ce trebuie
trecut în orice propunere de finanţare, ar trebui să clarificăm ce întelegem prin evaluarea
proiectului.
Evaluarea proiectului
Motivele pentru care activitatea unei echipe pe durata proiectului este evaluată, sunt
diverse. O analiză simplă a acestor motive va identifica factori interni (care provin din
interiorul instituţiei: membrii echipei, consiliul de conducere, angajaţi) şi factori externi
Andreea MARC
Training. Relaţii Publice
ING BANK – RON: RO66INGB000099991643679
Str. Bradului nr. 25, bl. H11
Iaşi, 700660
Tel.: 0745 516 092
contact@andreeamarc.com
www.andreeamarc.com
Andreea MARC
Training. Relaţii Publice
ING BANK – RON: RO66INGB000099991643679