UNIVERSIDAD GALILEO - IDEA

Tarea 2
Automatizacin de Procesos
Administrativos 2

Lic. Hugo Girn

Automatizacin de Procesos Administrativos 2

TAREA 2 Anlisis del valor agregadoPlanteamiento del caso.

La fbrica de muebles El Sper Mueble de Oficina, ha tenido un aumento en la
demanda de muebles por tal razn para cumplir con los compromisos
adquiridos ha contratado ms personal, el cual hasta hoy da ha controlado su
ingreso y egreso con un proceso de forma manual, que se describe a
continuacin:
a) El empleado debe anotarse en el libro de asistencia colocado al ingreso
de la empresa, este libro es supervisado por un agente de seguridad
privado.
b) Luego de transcurridos 15 minutos despus de las 8 de la maana el
libro de asistencia es llevado a la Jefatura de Personal.
c) En la Jefatura de personal un Analista de Recursos Humanos en un
tiempo aproximado de 3 horas traslada los datos a una hoja de Excel,
denominado reporte de asistencia.
d) El reporte es trasladado al Jefe de Personal de la Empresa, donde es
archivado, para que al final de la semana sea totalizado el nmero de
minutos ingresados despus de las 8 de la maana.
e) Al final de la semana se consolida y se espera a tener los reportes
semanales para consolidar el mes de llegadas tardes y luego informarle
al empleado.
Considerando la cantidad de tiempo y costo que implica el proceso manual, la
empresa ha decido implementar un reloj biomtrico para el control de ingreso y
egreso de sus empleados.
Sin embargo previo a la implementacin del Sistema es necesario que se
elabore lo siguiente:
1. Anlisis de valor agregado tomando como base la Metodologa Bsica
AVA, para el registro de ingreso y egreso de empleados del proceso
actual. (3 pts.)

SI agrega
valor
NO agrega
valor

Necesario
FORTALECER

No necesario
INNOVAR

MINIMIZAR

ELIMINAR

Proceso a analizar: Control de Ingreso y Egreso de Personal

o

Se desea minimizar (ya que son necesario pero no agregan valor)

los procesos de:

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-

Anotacin en libro de asistencia

Nalista de RRHH en aprox. 3 horas traslada los datos a una
hoja de Excel
- El reporte es trasladado de jede de seguridad a Jefatura de
Personal, y de ah al Jefe de Personal de la empresa para ser
archivado
- Al final de la semana se totaliza el nmero de minutos
ingresados despus de las ocho de la maana.
o Se desea implementar un reloj biomtrico con dicha
implementacin pretendemos minimizar el tiempo y costo que
implica el llevar a cabo esta tarea de forma manual.
El valor desde el punto de vista del cliente no tiene mayor efecto, sin
embargo es un proceso tedioso para los empelados. Esto es importante
ya que el estado de animo de los empleados afecta la reaccin o imagen
que el cliente tiene de la empresa.
EL NUEVO PROCESO implementacin de reloj biomtrico
o Para desarrollar el proceso necesitamos:
- Cotizar y comprar un reloj biometrico
- Instalar el reloj y dar induccin a los empleados de cmo
utilizarlo
- El analista y el Jefe de Personal de la empresa toman un
pequeo taller para saber como aprovechar al mximo todas
las funciones del nuevo reloj.
o Pasos o actividades del proceso:
- El empleado debe registrar su asistencial colocando su dedo
indice en el scaner
- El analisata de RRHH puede revisar con diferentes funciones
informacin necesaria para su control (ej. Llegadas despus de
las 8am)
- El Jefe de Personal de la Empresa puede imprimir un reporte
cuando lo desee o a fin de mes para verel total de minutos que
se ingres despus de las 8 am e informar al empleado.
Qu tan necesaria es la es la actividad dentro del proceso? Estoy ms
cerca del objetivo que antes de realizarlo?
o El empleado debe registrarse Necesaria, ms cerca de objetivo
(reduccin de tiempo)
o Analisata de RRHH puede revisar informacin Innecesario, pues el
reporte lo realiza la mquina, no me ayuda a alcanzar el objetivo.
o El Jefe de Personal de la Empresa puede imprimir reporte e informa
al empleado. Necesario, adems minimiza tiempo y costos al no
necesitar intermediarios que realicen el reporte.
Minimizar aquellos pasos que no agregan valor o que no son necesario
o Se eliminar el paso de que el analista de RRHH revice la
informacin, pues ya no es necesario elaborar reporte.
Agregar pasos o contextos que agreguen valor

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o

Programar el reloj para que automticamente enve un reporte una

vez al mes y llegu al Jefe de personal, para as facilitarle el
obtener la informacin.

En una tabla de AVA se vera as:

Pa
so

Descripcin

El empleado debe
anotarse en el libro de
asistencia colocado al
ingreso de la empresa,
este libro es supervisado
por agente de seguridad
privado
Despus de 15 min. De
las 8 am, el libro de
asistencia es llevado a
la Jefatura de Personal

Analista de RRHH en
aprox. 3 horas traslada
los datos a una hoja de
Excel, denominado
reporte de asistencia

Reporte trasladado a
Jefe de Personal de la
Empresa, donde es
archivado para que al fin
de la semana sea
totalizado el nmero de
minutos ingresados
despus de las 8 am

Qu tan
necesaria es
la actividad
dentro del
proceso?
Muy
necesaria,
necesitan
registrar
ingreso y
egreso de
personal.
No tan
necesaria se
podra esperar
al final de la
semana
Necesario
para llevar
contro en
administraci
n
No es
escencial,
pues podra
espearar, pero
s se necesita
archivar ese
control para
generar
reporte.

Estoy ms cerca del

objetivo que antes
de realizarlo?
Agrega Valor?

Accin a
tomar de
acuerdo a
tabla del
AVA

No agrega valor, es un
proceso tedioso y
lento, puede incluso
ser un cuello de botella
si todos llegan a la
misma hora, pues solo
hay un libro.
No agrega valor y toma
tiempo y esfuerzo.

Minimiza
r

No agrega valor, cuello

de botella, es una
perdida de tiempo el
realizar esa actividad
durante 3 hrs. Al da,
todos los dias.
No agrega valor y toma
tiempo.

Minimiza
r

Eliminar

Eliminar

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Al final de la semana se
consolida y se espera a
tener los resportes
semanales para
consolidar el mes de
llegadas tarde e
informar a los
empleados.

Muy
importante,
pus afecta la
evaluacin y
sueldo de
empleados.

No agrega valor.

Minimiza
r

2. Indique cuales son los aspectos relevantes que agregan valor al proceso
con la implementacin del Sistema de Control de Ingreso y Egreso de
Personar ya automatizado.
Los aspectos relevantes que agregan valor al proceso con la
implementacin del Sistema de Control de Ingreso y Egreso de
Personal son, por ejemplo, el ahorro de tiempo y recursos por
parte del personal de la empresa (minimiza los desperdicios),
dando la oportunidad de centrarse ms en el cliente y su
satisfaccin que en procesos largos y tediosos internos.
Adems, otro aspecto importante que agrega valor, es el que el
analista de RRHH ahora que cuenta con ms tiempo, podr
ayudar a que haya un ambiente positivo en el trabajo y as
contagiar a los clientes cuando lleguen a la empresa.

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