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Disposies Gerais
Art. 1 dever do Poder Pblico a gesto documental e a de proteo especial a documentos de
arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como
elementos de prova e informao.
Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e
recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do
exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da
informao ou a natureza dos documentos.
Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas sua
produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua
eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
Art. 4 Todos tm direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular ou de
interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que sero prestadas no prazo da lei,
sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindvel segurana da
sociedade e do Estado, bem como inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da
imagem das pessoas.
Art. 5 A Administrao Pblica franquear a consulta aos documentos pblicos na forma desta lei.
Art. 6 Fica resguardado o direito de indenizao pelo dano material ou moral decorrente da violao
do sigilo, sem prejuzo das aes penal, civil e administrativa.
CAPTULO II
Dos Arquivos Pblicos
Art. 7 Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exerccio de
suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em
decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias.
1 So tambm pblicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituies de
carter pblico, por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos no exerccio de
suas atividades.
2 A cessao de atividades de instituies pblicas e de carter pblico implica o recolhimento de
sua documentao instituio arquivstica pblica ou a sua transferncia instituio sucessora.
Art. 8 Os documentos pblicos so identificados como correntes, intermedirios e permanentes.
1 Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao,
constituam de consultas freqentes.
2 Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos
produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para
guarda permanente.
3 Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e
informativo que devem ser definitivamente preservados.
Art. 9 A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser
realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de
competncia.
Art. 10 Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis.
CAPTULO III
Dos Arquivos Privados
Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por
pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades.
Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Pblico como de interesse pblico e
social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a histria e
desenvolvimento cientfico nacional.
Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social no podero ser
alienados com disperso ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior.
Pargrafo nico. Na alienao desses arquivos o Poder Pblico exercer preferncia na aquisio.
Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse pblico e
social poder ser franqueado mediante autorizao de seu proprietrio ou possuidor.
Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social podero ser depositados
a ttulo revogvel, ou doados a instituies arquivsticas pblicas.
Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente vigncia do
Cdigo Civil ficam identificados como de interesse pblico e social.
CAPTULO IV
Da Organizao e Administrao de Instituies Arquivsticas Pblicas
Art. 17. A administrao da documentao pblica ou de carter pblico compete s instituies
arquivsticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.
1 So Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo
e do Poder Judicirio. So considerados, tambm, do Poder Executivo os arquivos do Ministrio da
Marinha, do Ministrio das Relaes Exteriores, do Ministrio do Exrcito e do Ministrio da
Aeronutica.
2 So Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo
do Poder Judicirio.
3 So Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o
arquivo do Poder Judicirio.
4 So Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo.
5 Os arquivos pblicos dos Territrios so organizados de acordo com sua estrutura poltico-jurdica.
Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gesto e o recolhimento dos documentos produzidos e
recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob
sua guarda, e acompanhar e implementar a poltica nacional de arquivos.
Pargrafo nico. Para o pleno exerccio de suas funes, o Arquivo Nacional poder criar unidades
regionais.
Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gesto e o recolhimento dos
documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exerccio das suas funes,
bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.
Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judicirio Federal a gesto e o recolhimento dos
documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judicirio Federal no exerccio de suas funes,
tramitados em juzo e oriundos de cartrios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos
documentos sob sua guarda.
Art. 21. Legislao estadual, do Distrito Federal e municipal definir os critrios de organizao e
vinculao dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gesto e o acesso aos documentos,
observado o disposto na Constituio Federal e nesta lei.
CAPTULO V
Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Pblicos
Art. 22. assegurado o direito de acesso pleno aos documentos pblicos.
Art. 23. Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na
classificao dos documentos por eles produzidos.
1 Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, bem
como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e
da imagem das pessoas so originariamente sigilosos.
2 O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do Estado ser restrito
por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo esse prazo ser
prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo.
3 O acesso aos documentos sigilosos referente honra e imagem das pessoas ser restrito por
um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produo.
Art. 24. Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio reservada de qualquer
documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou esclarecimento de
situao pessoal da parte.
Pargrafo nico. Nenhuma norma de organizao administrativa ser interpretada de modo a, por
qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.
Disposies Finais
Art. 25. Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor,
aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse
pblico e social.
Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), rgo vinculado ao Arquivo Nacional,
que definir a poltica nacional de arquivos, como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos
(Sinar).
1 O Conselho Nacional de Arquivos ser presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e
integrado por representantes de instituies arquivsticas e acadmicas, pblicas e privadas.
2 A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo sero estabelecidos em regulamento.
Art. 27. Esta lei entra em vigor na data de sua publicao.
Art. 28. Revogam-se as disposies em contrrio.
Da mesma forma, a informao ter valor econmico para uma organizao, se ela gerar
lucros ou for alavancadora de vantagem competitiva. De modo geral, a percepo de valor pode ser
influenciada pelos seguintes fatores:
identificao de custos;
entendimento da cadeia de uso;
incerteza associada ao retorno dos investimentos em informao;
dificuldade de se estabelecerem relaes causais entre os insumos de informao e produtos
especficos;
tradio de se tratar a informao como uma despesa geral;
diferentes expectativas e percepes dos usurios;
fracasso em reconhecer o potencial comercial e o significado da informao.
Para concluir, importante reconhecer que, de modo geral, poucas decises so tomadas com
informao perfeita, devido a alguma insuficincia de informao e/ou uma sobrecarga de informao
desnecessria. O valor da informao uma funo do efeito que ela tem sobre o processo decisrio.
Se a informao adicional resultar em uma deciso melhor, ento ela ter valor. Caso contrrio, ela
ter pouco ou nenhum valor.
Documento um termo tambm polissmico, posto que se pode considerar documento
qualquer suporte que registre informaes. So documentos as camadas da terra escavadas pelos
gelogos, os vestgios materiais de civilizaes desaparecidas investigados pelos arquelogos, os
registros orais de grupos humanos estudados pelos antroplogos e socilogos ou a correspondncia,
mapas, contratos privados ou pblicos que so estudados pelos historiadores. A partir do momento em
que se fortalece a idia de que tudo histria, todos os registros, vestgios, marcas deixadas pela
humanidade servem para orientar, provar, comprovar, informar, refletir sobre determinada coisa ou
fato.
Tal abrangncia de caractersticas fsicas e simblicas dos documentos, alguns mantidos no
seu prprio local de produo (como as montanhas, solos e edificaes), outros reunidos em
ambientes diversos do lugar onde foram produzidos como os museus, bibliotecas e arquivos, levou
construo de referenciais tericos e prticos de organizao e preservao.
Os documentos considerados documentos de arquivo, embora possam variar na forma como
se apresentam, ou tecnicamente falando, no suporte em que a informao est registrada, apresentam
algumas caractersticas que os diferem de outros documentos que podem conter informaes de valor
cientfico, histrico e cultural.
Em primeiro lugar so documentos produzidos e/ou acumulados organicamente no decorrer
das atividades de uma pessoa, famlia, instituio pblica ou privada. Ou seja, os documentos so
criados uns aps os outros, em decorrncia das necessidades sociais e legais da sociedade e do
prprio desenvolvimento da vida pessoal ou institucional. No caso da documentao privada, um
cidado no ter uma carteira de identidade sem antes ter obtido uma certido de nascimento ou, no
caso de uma empresa privada, realizar um contrato de prestao de servios sem antes ter registrado
sua firma num cartrio.
importante ressaltar a questo da organicidade dos documentos de arquivos porque isto
significa que um documento no tem importncia em si mesmo (embora possa conter informaes
valiosas), mas no conjunto de documentos do qual faz parte e que ajuda a explicar, demonstrar,
comprovar, enfim, dar a conhecer a realidade que se busca compreender seja ela a vida de uma
pessoa, as atividades de uma empresa pblica ou privada.
Em segundo lugar, os documentos de arquivo so produzidos com finalidades especficas para
atender vrias demandas de informaes. Embora alguns documentos possam, no seu momento de
criao, j ter um valor histrico como, por exemplo, a carta deixada pelo presidente Getlio Vargas em
meados do sculo 20, no momento do seu suicdio ou um tratado celebrado pelo Brasil, Argentina e
Uruguai para formar uma aliana contra o Paraguai no sculo 19, a produo da maioria dos
documentos atende primeiramente s necessidades burocrticas, administrativas ou legais.
Diviso de documentao por natureza:
Sabemos que as organizaes desenvolvem diversas atividades de acordo com as suas
atribuies e os documentos refletem essas atividades, porque fazem parte do conjunto de seus
produtos.
Portanto, so variados os tipos de documentos produzidos e acumulados, bem como so
implantadas deve existir um conjunto de pessoas com competncias e habilidades variadas, pensando
e atuando juntas para que o fluxo e a tramitao dos documentos, os assuntos selecionados, os prazos
definidos, os cuidados de conservao estabelecidos e o arquivamento final espelhem a realidade
institucional ou contribuam para a sua interpretao.
NVEIS DA DOCUMENTAO NA ORGANIZAO
comum considerarmos trs nveis de responsabilidade e autoridade, a saber: o estratgico, o
ttico e o operacional.
Documentao de Nvel Estratgico
a documentao que retrata as preocupaes de longo prazo, de mais alto nvel e que deve
conter as informaes mais gerais e abrangentes da organizao, cujos efeitos so direcionados aos
nveis hierrquicos da alta gerncia.
Documentao de Nvel Ttico
a documentao de nvel intermedirio, tanto em termos hierrquicos, quanto em termos de
gesto da organizao. Estes documentos determinam "como, quem, quando e onde" para cada
grande atividade determinante da organizao (por exemplo: compras, treinamento etc).
Como exemplos de documentos de nvel ttico, podemos citar: Procedimentos (ou Manuais de
Procedimentos), Plano de Metas, Plano de Cargos e Salrios, entre outros.
Documentao de Nvel Operacional
a documentao de nvel mais baixo, onde esto as preocupaes imediatas, do curto prazo.
Ela contm todos os detalhes e informaes tcnicas, padres, especificaes, tabelas etc, para a
operao segura dos processos de trabalho.
Como exemplo de documentos de nvel operacional, podemos citar: Instrues de Trabalho,
Especificaes, Guias de Trabalho, entre outros.
VALORES DOS DOCUMENTOS
Os documentos apresentam duas espcies de valores inerentes:
VALOR PRIMRIO - estabelecido em funo do grau de importncia que o documento a entidade que
o acumulou e;
VALOR SECUNDRIO - estabelecido em funo do grau de importncia que o documento possui para
outras entidades e pesquisadores.
O VALOR PRIMRIO de um documento manifesta-se sob trs diferentes tipos, ou seja:
1. Valor Administrativo - documentos que envolvem poltica e mtodos e que so necessrios para a
execuo das atividades do rgo. Ex: Planos, Programas de Trabalho, Relatrios etc;
2. Valor Jurdico ou Legal - documentos que envolvem direitos a curto ou a longo prazo do Governo
ou dos cidados, e que produzem efeito perante os tribunais. Ex: Acordos, Contratos, Convnios etc;
3. Valor Fiscal - documentos que se referem a operaes financeiras e comprovao de receitas e
despesa geradas para atender s exigncias governamentais. Ex: Notas Fiscais, Receitas, Faturas etc.
O VALOR SECUNDRIO subdivide-se em:
1. Valor Histrico Probatrio - documentos que retratam a origem, organizao, reforma e histria de
uma administrao. Ex: Atos Normativos, Exposio de Motivos etc;
2. Valor Histrico Informativo - documentos que, embora recebidos por uma determinada entidade
em funo de suas atividades, so valiosos pelas informaes que contm retratando pessoas, fatos
ou pocas. Ex: Tabelas de Recenseamento, Documentos sobre Servio Militar, ndices de Preos,
Indicadores Econmicos etc.
Equipe de trabalho
A gesto de documentos deve ser realizada no apenas por um grupo de trabalho, mas por
uma equipe integrada nos seus objetivos com cada componente compreendendo claramente o seu
papel e a contribuio profissional que os outros esperam dele. Ou seja, uma equipe em que o todo
maior que a soma das partes. Se no partirmos deste pressuposto qualquer resultado em gesto de
documentos estar, com certeza, aqum do desejvel.
importante observar que embora em cada momento prevaleam aspectos tcnicos relativos
a uma ou outra rea do conhecimento, todos os profissionais envolvidos devem participar das
discusses e definies para todas as fases de vida do documento. Por exemplo, quando se trata da
produo, tramitao e uso corrente dos documentos, podemos supor que maior a influncia do
administrador, que identifica competncias, subordinaes e os fluxos de trabalho; e do tcnico de
informtica, que prope alternativas eletrnicas para a produo de formulrios e fluxogramas.
Mas, neste momento, importante tambm a presena do documentalista, o qual detendo
noes de diplomtica pode sugerir a forma e a estrutura dos documentos. Um advogado oferece
significativa contribuio para que as normativas legais e processuais sejam atendidas. O historiador,
que tambm integra a equipe de gesto de documentos, participa destas definies, pois orienta
quanto ao valor histrico das informaes registradas, valor este nem sempre considerado na anlise
de profissionais de outras reas.
O conservador, cuja formao est voltada para a preservao fsica dos suportes da
informao, prope os cuidados necessrios desde o momento da produo do documento, tendo em
vista a necessidade da sua preservao ao longo do tempo. E o arquivista j pode elaborar mtodos de
arquivamento que facilitem a recuperao das informaes contidas nos documentos sobre as quais se
define a produo, o trmite e o uso.
A avaliao constitui uma etapa essencial da gesto de documentos. a fase em que se
define a eliminao ou a guarda, temporria ou permanente, de um documento. o momento em que
tambm, mais do que em qualquer outro, deve ser levada em conta a formao multidisciplinar da
equipe. Toda e qualquer observao de um componente da equipe merece respeito e ateno dos
demais. Uma avaliao documental inadequada, por menor que seja, pode causar prejuzos
administrativos, financeiros e histrico-culturais e, sob determinadas circunstncias, irreparveis. Desta
forma, a equipe de gesto de documentos pode e deve contar, na fase da avaliao documental, com
outros profissionais especializados nos assuntos pertinentes.
Outro aspecto fundamental para o adequado desenvolvimento da gesto de documentos a
noo, por parte de todos os profissionais envolvidos na gesto, do ciclo vital dos documentos, ainda
que cada um deles atue somente numa fase do ciclo vital.
O arquivo intermedirio da empresa, que guarda os documentos que j no so de uso
corrente nos setores, mas que por motivos de ordem legal ou administrativa ainda so preservados,
recebe a documentao conforme as normas estabelecidas pela gesto, dentro dos prazos previstos
na tabela de temporalidade de documentos e de acordo com os procedimentos de transferncia:
cronograma, acondicionamento, descrio e relao dos documentos a serem transferidos. Este
conjunto de orientaes s pode ser definido por uma consonncia entre os setores
produtores/acumuladores e a administrao do arquivo intermedirio. A construo deste elo, na
verdade um feixe de relaes que primordialmente devem ser institucionais e administrativas, mas que
no perdem a sua dimenso humana e pessoal, se faz por meio da equipe de gesto.
O acervo de valor histrico, a ser guardado no arquivo permanente, tambm fruto das
elaboraes tcnicas da gesto de documentos. Como vimos acima, o historiador deve fazer parte de
uma equipe de gesto, sobretudo nas instituies pblicas. Sua funo garantir que documentos de
valor histrico, alguns imbudos deste valor j na sua produo, outros que o adquirem ao longo de sua
existncia, aps cumprirem os prazos de guarda no arquivo corrente elou intermedirio, sejam
recolhidos ao arquivo permanente, permitindo ao arquivo o cumprimento de sua funo de preservao
da memria documental da instituio qual pertence. Nesta tarefa o relacionamento com o
responsvel pelo arquivo permanente que, no Brasil, em geral um historiador deve ser constante,
pois este supostamente tem a experincia das demandas atuais no campo da pesquisa histrico-social
e, especificamente, dos documentos ou assuntos pesquisados no acervo sob seus cuidados. Faz-se
necessrio tambm uma constante atualizao destes profissionais para que o avano dos mtodos e
o surgimento de novos objetos do conhecimento histrico sejam incorporados nos pressupostos de seu
trabalho.
A gesto de documentos ainda se relaciona internamente com a rea de conservao, pois
muitas das definies da gesto so o ponto de partida para o desenvolvimento do trabalho de
conservao, que ir hierarquizar suas prioridades de acordo com o suporte da informao, o seu
volume fsico e o tempo de guarda dos documentos. Portanto, as estratgias da conservao se do a
Quanto ao gnero
Considerando o aspecto externo, se em texto, audiovisual, sonoro, isto , o gnero dos
documentos de um arquivo, eles podem ser bem variados, como voc v nestas figuras.
importante destacar que a documentao escrita ou textual se apresenta de inmeros tipos
fsicos ou espcies documentais. Alguns deles j foram at lembrados aqui, em exemplos anteriores:
contratos, folhas de pagamento, livros contbeis, requisies diversas, atas, relatrios, regimentos,
regulamentos, editais, certides, tabelas, questionrios e correspondncias.
Quanto natureza do assunto
Quando levamos em conta a natureza do assunto tratado em um documento, ele pode ser:
OSTENSIVO - cuja divulgao no prejudica a administrao. Exemplos: notas fiscais de uma loja;
escala de planto de uma imobiliria.
SIGILOSO - de conhecimento restrito e que, por isso, requer medidas especiais de salvaguarda para
sua divulgao e custdia. Os documentos sigilosos ainda se subdividem em outras quatro categorias,
tendo em vista o grau necessrio de sigilo e at onde eles podem circular.
ULTRA-SECRETO - seu assunto requer excepcional grau de segurana que deve ser apenas do
conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.
Exemplos: documentos relacionados poltica governamental de alto nvel e segredos de
Estado (descobertas e experincias de grande valor cientfico; negociaes para alianas militares e
polticas; planos de guerra; informaes sobre poltica estrangeira de alto nvel).
SECRETO - seu assunto exige alto grau de segurana, mas pode ser cio conhecimento de pessoas
funcionalmente autorizadas para tal, ainda que no estejam intimamente ligadas ao seu estudo ou
manuseio.
Exemplos: planos, programas e medidas governamentais; assuntos extrados de matria
ultra-secreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matria original, necessitam de
maior difuso (planos ou detalhes de operaes militares); planos ou detalhes de operaes
econmicas ou financeiras; projetos de aperfeioamento em tcnicas ou materiais j existentes; dados
de elevado interesse sob aspectos fsicos, polticos, econmicos, psicossociais e militares de pases
estrangeiros, e tambm, os meios e processos pelos quais foram obtidos; materiais criptogrficos
(escritos em cifras ou cdigos) importantes e sem classificao anterior.
CONFIDENCIAL - seu assunto, embora no requeira alto grau de segurana, s deve ser do
conhecimento de pessoas autorizadas, para no prejudicar um indivduo ou criar embaraos
administrativos.
Exemplos: informaes relativas a pessoal, finanas e material de uma entidade ou um
indivduo, cujo sigilo deve ser mantido por interesse das partes; rdio-freqncia de importncia
especial ou aquelas que so usualmente trocadas; cartas, fotografias areas e negativos que indiquem
instalaes importantes para a segurana nacional.
RESERVADO - seu assunto no deve ser do conhecimento do pblico, em geral.
Exemplos: partes de planos, programas, projetos e suas respectivas ordens e execuo;
cartas, fotografias areas e negativos que indiquem instalaes importantes.
ORGANIZAO
A organizao de arquivos, como de qualquer outro setor de uma instituio, pressupe o
desenvolvimento de vrias etapas de trabalho, Estas fases se constituiriam em:
- levantamento de dados;
- anlise dos dados coletados;
- planejamento;
- implantao e acompanhamento.
Levantamento de dados
Se arquivo o conjunto de documentos recebidos e produzidos por uma entidade, seja ela
pblica ou privada, no decorrer de suas atividades, claro est que, sem o conhecimento dessa entidade
- sua estrutura e alteraes, seus objetivos e funcionamento seria bastante difcil compreender e
avaliar o verdadeiro significado de sua documentao.
O levantamento deve ter incio pelo exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas,
organogramas e demais documentos constitutivos da instituio mantenedora do arquivo e ser
complementado pela coleta de informaes sobre a sua documentao.
Assim sendo, preciso analisar o gnero dos documentos (escritos ou textuais, audiovisuais,
cartogrficos, iconogrficos, informticos etc.); as espcies de documentos mais freqentes (cartas,
faturas, relatrios, projetos, questionrios etc.); os modelos e formulrios em uso; volume e estado de
conservao do acervo; arranjo e classificao dos documentos (mtodos de arquivamento adotados);
existncia de registros e protocolos (em fichas, em livro); mdia de arquivamentos dirios; controle de
emprstimo de documentos; processes adotados para conservao e reproduo de documentos;
existncia de normas de arquivo, manuais, cdigos de classificao etc.
Alm dessas informaes, o arquivista deve acrescentar dados e referncias sobre o pessoal
encarregado do arquivo (nmero de pessoas, nvel de escolaridade, formao profissional); o
equipamento (quantidade, modelos, estado de conservao); a localizao fsica (extenso da rea
ocupada, condies de iluminao, umidade, estado de conservao das instalaes, proteo contra
incndio).
Anlise dos dados coletados
De posse de todos os dados mencionados no item anterior, o especialista estar habilitado a
analisar objetivamente a real situao dos servios de arquivo, e fazer seu diagnstico para formular e
propor as alteraes e medidas mais indicadas, em cada caso, a serem adotadas no sistema a ser
implantado.
Em sntese, trata-se de verificar se estrutura, atividades e documentao de uma instituio
correspondem A sua realidade operacional. O diagnstico seria, portanto, uma constatao dos pontos
de atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo, enfim, das razoes que impedem
o funcionamento eficiente do arquivo.
Planejamento
Para que um arquivo, em todos os estgios de sua evoluo (corrente, intermedirio e
permanente) possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensvel a formulao de um plano
arquivstico que tenha em conta tanto as disposies legais como as necessidades da instituio a que
pretende servir.
Para a elaborao desse plano devem ser considerados os seguintes elementos: posio
arquivo na estrutura da instituio; centralizao ou descentralizao e coordenao dos servios
arquivo; escolha de mtodos de arquivamento adequados; estabelecimento de normas
funcionamento; recursos humanos; escolha das instalaes e do equipamento; constituio
arquivos intermedirio e permanente; recursos financeiros.
do
de
de
de
Borges, Francisco
Cardoso, Jurandir
Castro, Lcia
Paes, Oswaldo
Paiva, Ernesto
Sllos, Zilda
Silva, Ana Maria
DEMISSO
FOLHAS DE PAGAMENTO
jan. a jul. de 1980
ao. a dez. de 1980
jan. a jul. de 1981
PROMOO
Supondo-se que esse esquema tenha sido elaborado observando-se as consideraes
assinaladas anteriormente, verifica-se que o arranjo principal por assunto. No assunto Patrimnio
encontra-se um arranjo secundrio, por localidade (geogrfico). J no assunto Admisso tem-se um
arranjo secundrio, em ordem alfabtica, pelo nome dos funcionrios. Em Folhas de Pagamento
encontra-se um arranjo secundrio, em ordem cronolgica.
Como se v, o mtodo principal escolhido foi o de assuntos, coadjuvado pelos mtodos
geogrfico, alfabtico e numrico cronolgico, como auxiliares.
Outras modalidades de arranjo podem ainda ocorrer.
Para melhor atender aos usurios de um banco de investimentos, por exemplo, a
documentao pode ser separada em dois grandes grupos: o de projetos de financiamento - ordenados
e arquivados pelo nmero de controle que lhe atribudo ao dar entrada e que, da por diante, ir lhe
servir de referncia - e o grupo constitudo de todo o restante da documentao, ordenada por
assuntos.
Estabelecimento de normas de funcionamento
Para que os trabalhos no sofram soluo de continuidade e mantenham uniformidade de ao
imprescindvel que sejam estabelecidas normas bsicas de funcionamento no s do arquivo em
seus diversos estgios de evoluo, como tambm do protocolo, uma vez que esse servio , na
maioria das vezes, desenvolvido paralelamente aos trabalhos de arquivo.
Tais normas, depois de aplicadas e aprovadas na fase de implantao iro juntamente com
modelos e formulrios, rotinas, cdigos de assunto e ndices, integrar o Manual de Arquivo da
instituio.
RECURSOS HUMANOS
Formao e regulamentao profissional
O arquivo possui, atualmente, importncia capital em todos os ramos da atividade humana. No
entanto, ainda bastante comum a falta de conhecimentos tcnicos por parte das pessoas
encarregadas dos servios de arquivamento, falta essa que ire influir, naturalmente, na vida da
organizao.
Teoricamente, o arquivamento de papis um servio simples. Na prtica, no entanto, essa
simplicidade desaparece diante do volume de documentos e da diversidade de assuntos, surgindo
dificuldades na classificao dos papis.
Uma das vantagens da tcnica de arquivo a de capacitar os responsveis pelo arquivamento
para um perfeito . trabalho de seleo de documentos que fazem parte de um acervo, ou seja,
separao dos papis que possuem valor futuro, contendo informaes valiosas, dos documentos
inteis.
Um servio de arquivo bem organizado possui valor inestimvel. E a memria viva da
instituio, fonte e base de informaes; aproveita experincias anteriores, o que evita a repetio,
simplifica e racionaliza o trabalho.
Posio - o local que a projeo ocupa ao longo da guia. O comprimento pode corresponder
metade da guia, a um tero, um quarto ou um quinto. Da a denominao de: primeira posio,
segunda posio, terceira posio, quarta posio, quinta posio.
Quanto sua funo, a guia pode ser ainda:
- primria - indica a primeira diviso de uma gaveta ou seo de um arquivo;
- secundria - indica uma subdiviso da primria;
- subsidiria - indica uma subdiviso da secundria;
- especial - indica a localizao de um nome ou assunto de grande freqncia.
O que indica se uma guia primria, secundria, subsidiaria ou especial a notao e no a
projeo. O ideal seria que as guias primrias estivessem sempre em primeira posio, as secundrias
em segunda posio e assim por diante.
Guia-fora - a que tem como notao a palavra FORA e indica a ausncia de uma pasta do arquivo.
Tira de insero - uma tira de papel gomado ou de cartolina, picotada, onde se escrevem as
notaes. Tais tiras so inseridas nas projees das pastas ou guias.
Pasta - uma folha de papelo resistente, ou cartolina, dobrada ao meio, que serve para guardar e
proteger os documentos. Pode ser suspensa, de corte reto, isto , lisa, ou ter projeo. Elas se dividem
em:
- individual ou pessoal - onde se guardam' documentos referentes a um assunto ou pessoa em ordem
cronolgica;
- miscelnea - onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diversas pessoas em
ordem alfabtica e dentro de cada grupo, pela ordenao cronolgica.
Material permanente
O material permanente aquele que tem grande durao e pode ser utilizado vrias vezes
para o mesmo fim. Na sua escolha, alm do tipo e do tamanho dos documentos, deve-se levar em
conta os seguintes requisites:
- economia de espao (aproveitamento mximo do mvel e mnimo de dependncias);
- convenincia do servio (arrumao racional);
- capacidade de expanso (previso de atendimento a novas necessidades);
- invulnerabilidade (segurana);
- distino (condies estticas);
- resistncia (conservao).
Recomenda-se, ainda, que a escolha do equipamento seja precedida de pesquisa junto As
firmas especializadas, uma vez que constantemente so lanadas no mercado novas linhas de
fabricao. As mais tradicionais so os arquivos, fichrios, caixas de transferncia, boxes, armrios de
ao etc. As mais recentes so os arquivos e fichrios rotativos eletromecnicos e eletrnicos, bem
como as estantes deslizantes.
Armrio de ao - um mvel fechado, usado para guardar documentos sigilosos, ou volumes
encadernados.
Arquivo - mvel de ao ou de madeira, com duas, trs, quatro ou mais gavetas ou gabinetes de
diversas dimenses, onde so guardados os documentos.
Arquivo de fole - um arquivo de transio entre o arquivo vertical e o horizontal. Os documentos eram
guardados horizontalmente, em pastas com subdivises, e carregados verticalmente.
Arquivos horizontais antigos
- pombal (em forma de escaninhos);
- sargento (tubos metlicos usados pelo exrcito em campanha).
Box - pequeno fichrio que se coloca nas mesas. usado para lembretes.
Caixa de transferncia - caixa de ao ou papelo, usada especialmente nos arquivos permanentes.
Estante - mvel aberto, com prateleiras, utilizado nos arquivos permanentes, onde so colocadas as
caixas de transferncia. Modernamente, utilizada para arquivos correntes, empregando-se pastas
suspensas laterais.
Fichrio - um mvel de ao prprio para fichas, com uma, duas, trs ou quatro gavetas, ou conjugado
com gavetas para fichas e documentos.
Fichrio horizontal - aquele em que as fichas so guardadas em posio horizontal, umas sobre as
outras - modelo KARDEX. As fichas so fixadas por meio de bastes metlicos presos s gavetas.
Dessa disposio das hastes resulta que a primeira ficha presa, a partir do fundo, ficar inteiramente
visvel, deixando que da imediatamente inferior aparea uma faixa correspondente dimenso da
barra, e assim sucessivamente, lembrando o aspecto de uma esteira - "arquivo-esteirinha". As faixas
que aparecem funcionam como verdadeiras projees, nas quais so feitas as notaes.
Fichrio vertical - aquele em que as fichas so guardadas em posio vertical, umas atrs das outras,
geralmente separadas por guias. o modelo mais usado por ser mais econmico. As gavetas ou
bandejas comportam grande nmero de fichas.
Suporte - armao de metal que se coloca dentro das gavetas dos arquivos, servindo de ponto de
apoio para as pastas suspensas.
Constituio de arquivos intermedirios e permanentes
Toda organizao, seja ela pblica ou privada, de pequeno, mdio ou grande porte, acumula
atravs dos tempos um acervo documental que, mesmo depois de passar por fases de anlise,
avaliao e seleo rigorosas, deve ser preservado, seja para fins administrativos e fiscais, seja por
exigncias legais, ou ainda por questes meramente histricas.
Nenhum plano de arquivo estaria completo se no previsse a constituio do arquivo
permanente, para onde devem ser recolhidos todos aqueles documentos considerados vitais.
Quanto aos arquivos ou depsitos intermedirios, estes s devero ser criados se ficar
evidenciada a sua real necessidade.
Em geral, existem em mbito governamental, em face do grande volume de documentao
oficial e de sua descentralizao fsica.
As entidades e empresas de carter privado dificilmente necessitam desse organismo, salvo no
caso de instituies de grande porte, com filiais, escritrios, representaes ou similares, disperses
geograficamente e detentores de grande volume de documentao.
Recursos financeiros
Outro aspecto fundamental a ser considerado diz respeito aos recursos disponveis no apenas
para instalao dos arquivos, mas, sobretudo, para sua manuteno.
Nem sempre os responsveis pelos servios pblicos ou dirigentes de empresas compreendem a importncia dos arquivos e admitem as despesas, algumas vezes elevadas, concernentes
a tais servios. Toma-se necessria, ento, uma campanha de esclarecimento no sentido de
sensibiliz-los.
Considerados todos os elementos descritos, o especialista estar em condies de elaborar o
projeto de organizao, a ser dividido em trs partes. A primeira constara de uma sntese da situao
real encontrada. A segunda, de anlise e diagnstico da situao. A terceira ser o plano propriamente
dito, contendo as prescries, recomendaes e procedimentos a serem adotados, estabelecendo-se,
inclusive, as prioridades para a implantao.
Implantao e acompanhamento. Manuais de arquivo
Recomenda-se que a fase de implantao seja precedida de uma campanha de sensibilizao
que atinja a todos os nveis hierrquicos envolvidos.
Esta campanha, feita por meio de palestras e reunies, objetiva informar as alteraes a serem
introduzidas nas rotinas de servio e solicitar a cooperao de todos, numa tentativa de neutralizar as
resistncias naturais que sempre ocorrem ao se tentar modificar o status que administrativo de uma
organizao.
Paralelamente campanha de sensibilizao deve-se promover o treinamento no s do
pessoal diretamente envolvido na execuo das tarefas e funes previstas no projeto de arquivo,
como daqueles que se utilizaro dos servios de arquivo, ou de cuja atuao depender, em grande
parte, o xito desses servios.
A implantao das normas elaboradas na etapa anterior exigir do responsvel pelo projeto um
acompanhamento constante e atento, a fim de corrigir e adaptar quaisquer impropriedades, falhas ou
omisses que venham a ocorrer.
Somente depois de implantar e testar os procedimentos - verificar se as normas, rotinas,
modelos e formulrios atendem as necessidades - que dever ser elaborado o manual de arquivo,
instrumento que coroa todo o trabalho de organizao. Nele ficam registrados os procedimentos e
instrues que iro garantir o funcionamento eficiente e uniforme do arquivo e a continuidade do
trabalho atravs dos tempos.
Seria impossvel estabelecer padres rgidos para a elaborao dos manuais, uma vez que
estes devem refletir as peculiaridades das instituies a que se referem. Entretanto, a experincia nos
permite indicar, em linhas gerais, os elementos que devem constituir os manuais de arquivo. So eles:
- apresentao, objetivos e abrangncia do manual;
- informaes sobre os arquivos da instituio, suas finalidades e responsabilidades; sua interao e
subordinao;
- organogramas e fluxogramas;
- concertos gerais de arquivo, definio das operaes de arquivamento; terminologia;
- detalhamento das rotinas, modelos de carimbos e formulrios utilizados; plano de classificao de
documentos com seus respectivos cdigos e ndices;
- tabelas de temporalidade de documentos, que, pela sua amplitude, podem ser apresentadas em
separado.
Por ser o arquivo uma atividade dinmica, o manual devera ser periodicamente revisto e
atualizado, a fim de atender alteraes que surgirem como decorrncia da evoluo da prpria
instituio.
ORGANIZAO E ADMINISTRAO DE ARQUIVOS CORRENTES
Os arquivos correntes so constitudos de documentos em curso ou freqentemente
consultados como ponto de partida ou prosseguimento de planos, para fins de controle, para tomada
de decises das administraes etc.
No cumprimento de suas funes, os arquivos correntes quase sempre respondem ainda pelas
atividades de recebimento, registro, distribuio, movimentao e expedio dos documentos
correntes. Por isso, freqentemente encontra-se na estrutura organizacional das instituies a
designao de rgos de Protocolo e Arquivo, Arquivo e Comunicao ou outra denominao similar.
Devido ao ntimo relacionamento dessas reas de trabalho, pode-se distribuir em quatro
setores distintos as atividades dos arquivos correntes:
1. Protocolo, incluindo recebimento e classificao; registro e movimentao
2. Expedio
3. Arquivamento - o arquivo propriamente dito
4. Emprstimo e consulta
4.1 Protocolo
No que se refere s rotinas, poder-se-ia adotar as seguintes, com alteraes indicadas para
cada caso:
4.1.1 Recebimento e classificao
4.1.2 Registro e movimentao
Este setor funciona como um centro de distribuio e redistribuio de documentos.
ARQUIVO CORRENTE E PROTOCOLO
Voc j sabe que arquivo corrente aquele formado por documentos de uso freqente e que
funciona na prpria empresa ou em locais de fcil acesso, prximos a ela. Mas como encaminhamos
documentos para o arquivo corrente? Como analisamos suas atividades? Para analisarmos suas
atividades vamos trabalhar com uma situao e mostrar o encaminhamento dado a alguns documentos
em uma empresa.
Observe que nos trs modelos, h espao para escrevermos o mesmo cdigo ou nmero de
classificao colocado no documento, quando foi registrado no protocolo. E tambm h uma parte
denominada dstribuo, andamento ou carga, onde anotamos cada etapa da tramitao do
documento (desde o momento de sua sada do setor de protocolo at o seu arquivamento).
Desse modo, quando desejamos saber algo sobre um documento, basta verificarmos seu
andamento na ficha de protocolo. Se, por exemplo, a destinao dele estiver para o arquivo, possvel
sabermos sob que notao ele est arquivado, que a mesma atribuda ao documento.
- Acrscimo da segunda via da ficha de protocolo ao documento j carimbado e encaminhamento ao
seu destino. Se existirem antecedentes, eles e suas respectivas fichas, com registro e anotaes,
devem ser anexados ao documento.
Quando o documento chegar ao seu destino, o responsvel naquele setor precisa retirar a ficha
de protocolo, que s anexada novamente ao documento quando ele seguir para outro setor. Essa
passagem do documento de um setor a outro, a redstribuio, deve ser feita atravs do setor
responsvel pelo registro e movimentao.
- Registro dos dados constantes da ficha de protocolo para as fichas de procedncia e de assunto,
rearquivando-as em seguida. Essas fichas so preenchidas no s para controlar a documentao que
passa pelos servios de protocolo como tambm, para facilitar a pesquisa do documento, quando
necessrio. Eis um exemplo de ficha de procedncia
- Arquivamento das fichas de protocolo obedecendo ordem dos nmeros de protocolo.
- Recebimento, dos vrios setores da empresa, dos documentos a serem redistribudos e anotao do
novo destino nas respectivas fichas.
- Encaminhamento dos documentos aos respectivos destinos.
Rotinas de expedio
Em geral, so adotadas estas rotinas nos servios de expedio de uma empresa:
- Recebimento da correspondncia a ser expedida: o original, o envelope e as cpias, nas cores e
quantidades determinadas pela empresa.
Os setores que desejarem manter uma coleo de cpias em suas unidades, para consulta
imediata, devem prepar-las em papel de cor diferente. Essas cpias so devolvidas ao setor de
origem, aps a expedio.
- Verificao da falta ou no de folhas ou anexos nas correspondncias a serem expedidas.
- Numerao e complementao de data, tanto no original como nas cpias.
- Separao do original das cpias.
- Expedio do original com os anexos, se existirem, pelos Correios, malotes ou em mos.
- Encaminhamento das cpias ao setor de arquivamento, acompanhadas dos antecedentes que lhes
deram origem.
SERVIOS DE ARQUIVO
Preste ateno a esta situao, bem comum em uma empresa:
- FLVIA, PRECISO DAQUELE PROJETO DE AMPLIAO DA FIRMA PARA RETIRAR UNS DADOS
QUE VOU INCLUIR NESTE RELATRIO.
- MAS DR. SANTANA, O PROJETO SAIU DAQUI PARA O DIRETOR-GERAL E AGORA J DEVE
ESTAR ARQUIVADO. O SENHOR QUER QUE EU SOLICITE UM EMPRSTIMO AO SETOR DE
ARQUIVO?
Como voc v, o projeto citado foi arquivado, depois de passar pelos setores competentes. Do
arquivo, no entanto, ele pode ser recuperado para consultas, por meio de emprstimo.
E isso o que deve acontecer com qualquer documentao oficial de uma empresa. Depois de
tramitar pelos devidos setores e cumprir suas finalidades, arquivada. No arquivo fica guardada,
podendo ser emprestada ou consultada a qualquer momento, pelo pessoal da instituio.
Vemos, assim, que os servios de arquivo compreendem duas atividades especficas: o
arquivamento propriamente dito dos documentos e seu emprstimo ou consulta, sempre que
necessrio.
E o que compreende cada uma dessas atividades?
Arquivamento da documentao
Lembramos que, desde o momento em que o documento chega a uma empresa, j deve haver
a preocupao com o seu possvel arquivamento. Por isso que a classificao dada ao documento no
servio de protocolo, quando ele entra na empresa a mesma utilizada para arquiv-lo. E como esses
documentos so classificados?
Volte atrs e observe novamente as fichas de protocolo e os cdigos usados para classificar os
documentos.
Repare que no h uma norma especfica em relao a esses cdigos: eles so criados pelos
tcnicos responsveis, em funo dos mtodos de arquivamento adotados pela empresa. E esses
mtodos de arquivamento variam - cada empresa, de acordo com o seu ramo de atividade, escolhe os
mtodos mais indicados e adequados s suas finalidades. Somente assim o arquivo pode cumprir
plenamente a sua finalidade primordial -o acesso aos documentos, por meio de emprstimos e
consultas aos funcionrios e setores da empresa.
Emprstimo e consulta de documentos do arquivo
Quantas vezes j no ouvimos algum dizer:
- ESTE ASSUNTO EST ENCERRADO! J FOI PARA O ARQUIVO.
- AQUELE DOCUMENTO FOI PARA O ARQUIVO MORTO.
So frases que nos passam a idia de que arquivo algo sem vida, onde fica guardado tudo
aquilo que no vamos mais precisar.
Mas j vimos que a finalidade principal de um arquivo servir administrao. Desde o
recebimento da documentao at o seu arquivamento, o trabalho arquivstico precisa ser feito de
modo a possibilitar a recuperao rpida e completa da informao.
Logo, necessrio que o arquivo esteja bem vivo! E ele s vai conseguir isso, facilitando o
emprstimo e consulta de seus documentos aos funcionrios ou setores da empresa que deles
precisarem. Essa uma tarefa que precisa ser feita com a mxima tica e segurana, para que
nenhum documento seja divulgado indevidamente ou mesmo que se perca.
Assim, as rotinas de emprstimo e consulta dos documentos do arquivo podem ser:
- Atender s requisies de emprstimos vindas dos diferentes rgos/setores.
- Preencher o formulrio de recibo de documentao, em duas vias cujo modelo pode ser:
Esse recibo muito importante, j que registra a sada do documento, permitindo informar, com
segurana, onde ele se encontra.
- Colocar a segunda via do recibo no mesmo lugar de onde foi retirada a pasta para emprstimo,
juntamente com a guia-fora.
- Arquivar a primeira via do recibo de documentao no fichrio de lembretes, em ordem cronolgica,
do mais atual para o mais antigo.
- Preencher o formulrio de cobrana da documentao, sempre que a pasta emprestada no for
devolvida no prazo estipulado.
Os prazos para emprstimo de documentos do arquivo variam de uma empresa para outra,
embora possamos recomendar um perodo em torno de dez dias, podendo ser renovado mediante sua
reapresentao ao setor.
- Encaminhar a cobrana de documentao ao requisitante.
- Arquivar a pasta devolvida ao setor, eliminando a segunda via do recibo (aquela que estava no lugar
da pasta retirada).
- Colocar o carimbo de RESTITUDO na primeira via do recibo de documentao (a que foi assinada
pelo requisitante). Esse carimbo pode ser colocado no verso do recibo e ser assim:
- Devolver a primeira via carimbada do recibo ao requisitante.
MTODOS DE ARQUIVAMENTO
Sistemas de arquivamento
A confeco do arquivo simples e barata. Inicia-se com a abertura de pastas individuais (uma
para cada nome ou correspondente), dentro das quais os documentos devem ser ordenados
cronologicamente.
Alm das pastas individuais, utilizam-se tambm as pastas miscelneas, para agrupar
correspondentes avulsos. Recomenda-se um mximo de cinco documentos por correspondente dentro
de cada miscelnea. O correspondente que ultrapassar este nmero deve receber pasta individual. A
ordenao interna de correspondentes de uma miscelnea deve ser feita pela ordem alfabtica de nomes e, dentro desta, pela ordem cronolgica.
O mtodo alfabtico faz parte do sistema direto de arquivamento, uma vez que a consulta
efetuada diretamente no arquivo, sem a necessidade de recurso auxiliar. Contudo, o seu perfeito
funcionamento esta condicionado ao emprego de Regras de Alfabetizao: conjunto de determinaes
que comandam a ordenao alfabtica de nomes de pessoas, firmas e instituies no arquivo, solucionando os casos duvidosos. Essas regras tm por finalidade:
Uniformizar as entradas de nomes no arquivo, padronizando critrios que facilitem o arquivamento e a
consulta.
Proporcionar maior coerncia estrutura do arquivo, evitando entradas mltiplas e a conseqente
perda de informaes.
A - Regras
1. Os nomes individuais devem ser colocados em ordem inversa, ou seja, primeiramente o ltimo
nome, depois os prenomes na ordem em que se apresentam. Quando houver nomes iguais, prevalece
a ordem do prenome.
Exemplos:
Barbosa, Anibal
Corra, Antnio
Corra, Joo Carlos
Correa, Paulo
2. As partculas estrangeiras (D', Da, De, Del, Des, Di, Du, Fitz, La, Le, Les, Mac, Mc, O', Van, Vanden,
Van der, Von, Vonder etc.), se escritas com inicial maiscula, so consideradas como parte integrante
do nome.
Exemplos:
Oliveira, Carlos Santos de
Von Johnson, Erick
Vonder Blun, Eduardo
3. Os nomes compostos de um substantive e um adjetivo, ligados ou no por hfen, no so separados.
Exemplos:
Castelo Branco, Srgio
Villa-Lobos, Heitor
4. Os nomes como Santo, Santa ou So seguem a regra anterior. Exemplos:
Santa Rita, Vlter
Santo lncio, Ana
So Benito, Incio
5. Os nomes que exprimem grau de parentesco, abreviados ou no, no so considerados na
ordenao alfabtica. Exemplos:
Freitas Jr., Ary
Ribeiro Neto, Henrique
CEEE
UFRGS
14. Quando uma empresa ou instituio for conhecida, alm de seu nome por extenso, tambm por
uma sigla, o arquivista dever optar pela forma de entrada que melhor atenda h necessidades de
seus consulentes, fazendo sempre uma remissiva para a forma no adotada como entrada no arquivo.
Exemplo:
ADVB... ou Associao dos Dirigentes de Vendas do Brasil
Se arquivado pelo nome por extenso, coloca-se a remissiva em:
ADVB veja Associao dos Dirigentes de Vendas do Brasil
Se arquivado pela sigla, coloca-se a remissiva em:
Associao dos Dirigentes de Vendas do Brasil veja ADVB
15. A correspondncia recebida de seo, diviso ou departamento de uma empresa ou instituio
deve ser arquivada pelo nome da empresa e no pelo departamento, diviso, seo. Exemplos:
UFRGS - Departamento de Pessoal
UFRGS - Escola de Engenharia
16. As diversas filiais de uma empresa so alfabetadas pelo nome da empresa, seguido dos Estados
em que se encontram as filiais e, finalmente, dos nomes das cidades. Se estiverem localizadas em
uma mesma cidade, so colocados os endereos. Exemplos:
Unio S.A. - RJ, Rio de Janeiro
Unio S.A. - RS, Porto Alegre
17. Os nomes de instituies e rgos governamentais brasileiros so considerados como se
apresentam. Exemplos:
Banco Central do Brasil
Fundao Getlio Vargas
18. Os nomes de rgos governamentais ou instituies de pases estrangeiros devem ser precedidos
do nome do pas, em lngua portuguesa. Exemplos:
Estados Unidos - The Library of Congress
Inglaterra - Red Cross
19. Nos ttulos de congressos, conferncias, simpsios etc., os nmeros arbicos, romanos ou escritos
por extenso devem figurar entre parnteses ao final da entrada.)Exemplos:
Conferncia Latino-americana de Pediatras (II).
Seminrio Francs de Patologia (13).
Encontro Brasileiro de Secretrias (Segundo).
20. Os numerais que fazem parte dos nomes de empresas; quer no inicio, meio ou fim, devem ser
alfabetados como se estivessem escritos por extenso.
Exemplos:
Ferragem 2 (dois) irmos
Inseticida mata 7 (sete)
3 (trs) M do Brasil
Porta
Porta
Porta-algodo
Porta-algodo
Portada
Porta-discos
Porta-discos
Porta-espada
Portador
Portada
Porta-espada
Portador
B - Cronolgico
Neste mtodo numera-se o documento, e no a pasta. o que ocorre nas reparties pblicas
- o documento, depois de receber uma capa, onde so colocados o nmero de protocolo e outras
informaes, passa a formar um processo. Este processo ser acompanhado durante a tramitao, por
uma ficha numrica (ficha de protocolo), onde ser indicada toda a movimentao do documento
dentro da repartio. Paralelamente, so confeccionados ndices alfabticos para os nomes dos
envolvidos, assunto e procedncia dos documentos, a fim de agilizar as buscas.
Mtodo geogrfico
Neste mtodo, o principal elemento de classificao do documento deve ser o local ou
procedncia da informao. importante salientar que a organizao de um arquivo geogrfico
depende de uma estrutura geogrfica bem definida, como, por exemplo:
a) Vrios pases: nome do pas, nome da capital e nome dos correspondentes. Se houver documentos
procedentes de outras cidades que no a capital, deve-se orden-los alfabeticamente no arquivo, aps
a capital. Exemplos:
x ARGENTINA
Buenos Aires
Maia Carraro, Alcides
Nunes Caldera, Manoelito
Crdoba
Hotel Las Palmas
Valdez Miranda, Carlos
Corrientes
Del Vale, Luis
Sanches de Vidal, Emlio
x BRASIL
Braslia
Ministrio da Educao
Ministrio do Interior
Campinas
Delgado, Carlos
Monteiro, Jos Olalvo
Cuiab
Chardon, Carlos Manuel
Santi, Manuel
Curitiba
Rosado, Jos (Dr.)
Transportes Valverde Ltda.
b) Um pas: nomes dos Estados, nomes das cidades e nomes dos correspondentes em rigorosa ordem
alfabtica.
c) Estados: nomes dos Estados, nomes das cidades e nomes dos correspondentes, tambm em ordem
alfabtica.
d) Cidades: nomes das cidades, seguidas do nome ou sigla dos Estados (porque h cidades com o
mesmo nome em Estados diferentes) e nomes dos correspondentes.
e) Dentro de uma mesma cidade: nomes dos bairros (ou zoneamento), seguidos dos nomes dos
correspondentes em ordem alfabtica.
Para senhoras
Sob medida
B - Ordenao dos assuntos de fornia numrica
Nesta modalidade, alm do plano de classificao, dever ser elaborado um ndice alfabtico
remissivo, pois os itens classificados recebero nmeros no arquivo e o ndice auxilia na rpida
localizao.
a) Mtodo duplex: a documentao aps a diviso em classes, segundo o plano de classificao,
recebe uma numerao seqencial simples para cada classe geral e as subdivises dessas classes
seo ordenadas atravs de numerais decimais. Exemplo:
1 .BIBLIOTECA
1.1 Correspondncia expedida
1.2 Correspondncia recebida
1.3 Livros
1.3.1 Sugestes para aquisio
1.3.2 Oramentos
1.4 Ponto dos funcionrios
1.5 Estatsticas
1.5.1 Consultas
1.5.2 Emprstimos
1.5.3 Servios tcnicos
1.6 Relatrios anuais
2. NCLEO DE EXTENSO
2.1 Cadastro de professores
2.2 Certificados
2.3 Cursos
2.3.1 Atendente de livraria
2.3.2 Atualizao para secretrias
2.3.3 Correspondncia informatizada
2.3.4 Estenogratia
2.3.5 Tcnicas de arquivo
2.4 Material didtico
2.5 Propostas in company
2.6 Relatrios anuais
A vantagem que a numerao no necessita de previso antecipada. O plano de
classificao inicial pode ser de apenas cinco assuntos. De acordo com as necessidades da empresa e
a expanso das classes de assuntos, a numerao crescera tambm.
b) Mtodo decimal: baseado no Sistema Decimal de Dewey, que o criou para ser aplicado a
bibliotecas. universalmente conhecido como CDD (Classificao Decimal de Dewey). Esta
classificao divide o conhecimento humano em dez grandes classes:
0 - Obras gerais
1 - Filosofia
2 - Religio
3 - Cincias Sociais
4 - Filologia
5 - Cincias Puras
6 - Cincias Aplicadas
7 - Belas Artes
8 - Literatura
9 - Histria e Geografia.
Essas classes posteriormente se subdividem de dez em dez, sucessivamente (partindo sempre
do geral para o especfico). Tomemos a classe , de Cincias Aplicadas, como exemplo:
610 - Medicina
620 - Engenharia
630 - Agricultura
640 - Cincias e Artes Domsticas
650 - Servios gerenciais
660 - Indstrias qumicas
670 - Manufaturas
680 - Manufaturas, Miscelnea
690 - Construo
611 - Anatomia
612 - Fisiologia humana
613 - Higiene pessoal
614 - Sade pblica
615 - Teraputica
616 - Clnica mdica
617 - Cirurgia
618 - Ginecologia
619 - Pediatria
616.1 Cardiologia
616.2 Sistema respiratrio
616.3 Sistema digestivo
616.4 Sistema endcrino
616.5 Dermatologia
616.6 Urologia
616.7 Sistema muscular
616.8 Neurologia
616.9 Doenas diversas
e assim por diante.
Esta classificao acompanhada de um ndice alfabtico para auxiliar a rpida localizao
dos itens desejados.
A tcnica de Dewey pode ser aplicada aos arquivos com adaptaes. Requer o estudo
detalhado sobre a empresa e sua documentao e a seguir o estabelecimento de dez classes
principais de assuntos e suas subdivises.
poltico ou religioso") possa ser tambm um panfleto ("pequeno folheto, normalmente de natureza
controversa, poltica e escrito em tom satrico ou injurioso"). Esse exemplo serve para demonstrar que
dado o fato de a tipologia documental para arquivos de organizaes poltico-partidrias ser especfica,
as espcies documentais (do mesmo modo que as funes) tambm sero, o que levou a um trabalho
de definio terminolgica de espcies documentais tpicas de tais acervos. No caso especfico dos
arquivos de partidos e associaes polticas optamos por considerar o documento do exemplo citado
acima como um folheto (formato) cuja espcie, manifesto ou panfleto, ser determinada de acordo com
a funo documental. Assim poderemos ter, se for o caso, um panfleto de agitao poltica (tipo
documental) cujo contedo um manifesto.
A tipologia documental a que chegamos compe-se de duas partes: um quadro de funes de
partidos e associaes polticas complexas, hierarquizado por nveis de atuao; e uma relao das
funes e espcies documentais encontradas. O quadro de funes uma mescla das possibilidades
arroladas no nvel terico, somadas s verificadas empiricamente durante a coleta, a anlise dos dados
e o arranjo dos documentos de um acervo documental especfico. O resultado mais significativo do
estabelecimento do quadro de funes a possibilidade de visualizar o modo de implantao da
tipologia documental nas atividades de arranjo e descrio de um fundo arquivstico. O quadro permite
traar a correspondncia entre a entidade e o fundo, entre o nvel hierrquico e o grupo, entre o
organismo e o subgrupo e, por fim, entre o tipo documental e a srie.
Exemplos de tipologias documentais
Correspondncias prestando ou solicitando informaes denominadas:
* memorandos;
* ofcios;
* circulares.
doao de equipamentos;
* Registro
* dossi
convnios
cesso de equipamentos.
aberto e tico.
de trmite de processos.
* ao
como um objeto a ser preservado pelo arquivista. No entanto, em todas as grandes instituies,
universidades e empresas, o papel da informatizao cada vez maior, e se no houver uma maior
preservao das informaes registradas, e se sob essa forma, sero totalmente perdidas muitas
informaes que no existem sob outra forma.
Suponhamos que um dado rascunho de um trabalho existe sob a forma de um arquivo digital
em um disquete e tambm sob a forma de uma listagem, impressa, em papel. As duas formas contm
as mesmas informaes, nos seus respectivos suportes. Mas o disquete permite a localizao e
manipulao de informaes de uma forma que o papel no permite. Atravs de diversos tipos de
programas, as palavras-chave de um texto digital podem ser indexadas e servir para a localizao
quase instantnea das informaes buscadas.
Essas informaes podem ser transmitidas com grande facilidade de um local para o outro;
podem ser copiadas e conservadas a baixo custo. Atravs de fitas magnticas de "back up", pode-se
armazenar atualmente um volume muito grande de informaes (centenas de megabytes) em um
nico cartucho, a um preo de uma frao de dlar por megabyte. Um megabyte , aproximadamente,
o equivalente a 500 pginas de texto datilografado. Portanto, o custo da conservao das informaes
em fita magntica j bastante inferior ao preo do papel em que essas informaes poderiam ser
escritas.
Pode-se questionar se a conservao de registros digitais cabe dentro do conceito da
arquivologia, que se dedica essencialmente a documentos nicos. Um arquivo digital copiado em uma
fita magntica ou CD pode parecer no ser mais um objeto digno da ateno de um arquivista, pois
uma mera cpia (como uma fotocpia). De fato, a comparao com a fotocpia bastante boa e pode
ser utilizada. A fotocpia de um livro, por exemplo, no tem muito valor. Mas a fotocpia de um
manuscrito perdido pode ter valor inestimvel. Da mesma forma, a cpia de uma fita magntica onde
est gravada uma entrevista pode parecer "apenas" uma cpia, sem importncia. Mas se o original
desaparecer, essa "mera" cpia pode perfeitamente substituir o original. O mesmo se aplica a
fotografias. E ningum questiona a validade de preservao arquivstica de cpias de fotografias e de
fitas magnticas. Certamente a preservao de cpias de registros digitais ser uma das principais
atividades arquivsticas do futuro prximo.
A preservao de registros digitais exigir uma estratgia adequada de cpia peridica dos
contedos dos microcomputadores e dos computadores de grande porte dos rgo pblicos, das
universidades e instituies, e sua conservao, eliminando-se os arquivos duplicados (aqueles que
no foram alterados entre duas operaes de "back up" sucessivas) .
Isso perfeitamente factvel, com tecnologia atual e baixo custo. Como no caso de
documentos em papel (suporte papel) , tambm necessrio um trabalho (que no automtico) de
triagem dos arquivos digitais, destruio de uma parte deles, organizao e preservao dos demais.
As janelas devem ser protegidas por cortinas ou persianas que bloqueiem totalmente o
sol; essa medida tambm ajuda no controle de temperatura, minimizando a gerao de
calor durante o dia.
Filtros feitos de filmes especiais tambm ajudam no controle da radiao UV, tanto nos
vidros de janelas quanto em lmpadas fluorescentes (esses filmes tm prazo de vida
limitado).
manter vigilncia constante dos documentos contra acidentes com gua, secando-os
imediatamente caso ocorram.
Observaes importantes:
No limpar o ambiente com gua, pois esta, ao secar, eleva a umidade relativa do ar,
favorecendo a proliferao de colnias de fungos.
x
x
Usar proteo pessoal: luvas de ltex, mscaras, aventais, toucas e culos de proteo (nos
casos de sensibilidade alrgica).
Luvas, toucas e mscaras devem ser descartveis.
2.2 Roedores
A presena de roedores em recintos de bibliotecas e arquivos ocorre pelos mesmos motivos
citados acima. Tentar obstruir as possveis entradas para os ambientes dos acervos um comeo. As
iscas so vlidas, mas para que surtam efeito devem ser definidas por especialistas em zoonose. O
produto deve ser eficiente, desde que no provoque a morte dos roedores no recinto. A profilaxia se
faz nos mesmos moldes citados acima: temperatura e umidade relativa controladas, alm de higiene
peridica.
2.3 Ataques de insetos
Baratas Esses insetos atacam tanto papel quanto revestimentos. A variedade tambm grande. O
ataque tem caractersticas bem prprias, revelando-se principalmente por perdas de superfcie e manchas de excrementos. As baratas se reproduzem no prprio local e se tornam infestao muito
rapidamente, caso no sejam combatidas. So atradas pelos mesmos fatores j mencionados:
temperatura e umidade elevadas, resduos de alimentos, falta de higiene no ambiente e no acervo.
Existem iscas para combater as baratas, mas, uma vez instalada a infestao, devemos buscar a
orientao de profissionais.
Brocas (Anobdios) So insetos que causam danos imensos em acervos, principalmente em livros.
A sua presena se d principalmente por falta de programa de higienizao das colees e do ambiente e ocorre muitas vezes por contato com material contaminado, cujo ingresso no acervo no foi
objeto de controle. Exigem vigilncia constante, devido ao tipo de ataque que exercem. Os sintomas
desse ataque so claros e inconfundveis. Para combat-lo se torna necessrio conhecer sua
natureza e comportamento. As brocas tm um ciclo de vida em 4 fases: ovos larva pupa adulta.
A fase de ataque ao acervo a de larva. Esse inseto se reproduz por acasalamento, que ocorre no
prprio acervo. Uma vez instalado, ataca no s o papel e seus derivados, como tambm a madeira
do mobilirio, portas, pisos e todos os materiais base de celulose.
O ataque causa perda de suporte. A larva digere os materiais para chegar fase adulta. Na
fase adulta, acasala e pe ovos. Os ovos eclodem e o ciclo se repete.
As brocas precisam encontrar condies especiais que, como todos os outros agentes
biolgicos, so temperatura e umidade relativa elevadas, falta de ar circulante e falta de higienizao
peridica no local e no acervo.
A caracterstica do ataque o p que se encontra na estante em contato com o documento.
Este p contm saliva, excrementos, ovos e resduos de cola, papel etc. Em geral as brocas vo em
busca do adesivo de amido, instalando-se nos papeles das capas, no miolo e no suporte do miolo
dos livros. As perdas so em forma de orifcios bem redondinhos.
A higienizao metdica a nica forma de se fazer o controle das condies de conservao
dos documentos e, assim, detectar a presena dos insetos.
Uma medida que deve ser obedecida sempre a higienizao e separao de todo exemplar
que for incorporado ao acervo, seja ele originrio de doao, aquisio ou recolhimento.
Quando o ataque se torna uma infestao, preciso buscar a ajuda de um profissional
especializado.
A providncia a ser tomada identificar o documento atacado e, se possvel, isol-lo at
tratamento. A higienizao de documentos infestados por brocas deve ser feita em lugar distante,
devido ao risco de espalhar ovos ou muitas larvas pelo ambiente.
Estes insetos precisam ser muito bem controlados: por mais que se higienize o ambiente e se
removam as larvas e resduos, corre-se o risco de no eliminar totalmente os ovos. Portanto, aps a
higienizao, os documentos devem ser revistos de tempos em tempos.
Todo tratamento mais agressivo deve ser feito por profissionais especializados, pois o uso de
qualquer produto qumico pode acarretar danos intensos aos documentos.
Cupins (Trmitas) Os cupins representam risco no s para as colees como para o prdio em si.
Vivem em sociedades muito bem organizadas, reproduzem-se em ninhos e a ao devastadora
onde quer que ataquem. Na grande maioria das vezes, sua presena s detectada depois de terem
causado grandes danos.
Os cupins percorrem reas internas de alvenaria, tubulaes, condutes de instalaes
eltricas, rodaps, batentes de portas e janelas etc., muitas vezes fora do alcance dos nossos olhos.
Chegam aos acervos em ataques massivos, atravs de estantes coladas s paredes, caixas de
interruptores de luz, assoalhos etc.
Os ninhos no precisam obrigatoriamente estar dentro dos edifcios das bibliotecas e arquivos.
Podem estar a muitos metros de distncia, inclusive na base de rvores ou outros prdios.
Com muita freqncia, quando os cupins atacam o acervo, j esto instalados em todo o
prdio. Da mesma forma que os outros agentes citados anteriormente, os cupins se instalam em
ambientes com ndices de temperatura e umidade relativa elevados, ausncia de boa circulao de ar,
falta de higienizao e pouco manuseio dos documentos.
No caso de ataque de cupim, no h como solucionar o problema sozinho. O ideal buscar
auxlio com um profissional especializado na rea de conservao de acervos para cuidar dos
documentos atacados e outro profissional capacitado para cuidar do extermnio dos cupins que esto
na parte fsica do prdio. O tratamento recomendado para o extermnio dos cupins ou para preveno
contra novos ataques feito mediante barreiras qumicas adequadamente projetadas.
3. Intervenes inadequadas nos acervos
Chamamos de intervenes inadequadas todos os procedimentos de conservao que
realizamos em um conjunto de documentos com o objetivo de interromper ou melhorar seu estado de
degradao. Muitas vezes, com a boa inteno de proteg-los, fazemos intervenes que resultam em
danos ainda maiores.
Nos acervos formados por livros, fotografias, documentos impressos, documentos
manuscritos, mapas, plantas de arquitetura, obras de arte etc., preciso ver que, segundo sua
natureza, cada um apresenta suportes, tintas, pigmentos, estruturas etc. completamente diferentes.
Qualquer tratamento que se queira aplicar exige um conhecimento das caractersticas
individuais dos documentos e dos materiais a serem empregados no processo de conservao. Todos
os profissionais de bibliotecas e arquivos devem ter noes bsicas de conservao dos documentos
com que lidam, seja para efetivamente execut-la, seja para escolher os tcnicos capazes de faz-lo,
controlando seu trabalho. Os conhecimentos de conservao ajudam a manter equipes de controle
ambiental, controle de infestaes, higienizao do ambiente e dos documentos, melhorando as
condies do acervo.
Pequenos reparos e acondicionamentos simples podem ser realizados por aqueles que
tenham sido treinados nas tcnicas e critrios bsicos de interveno.
4. Problemas no manuseio de livros e documentos
O manuseio inadequado dos documentos um fator de degradao muito freqente em
qualquer tipo de acervo.
O manuseio abrange todas as aes de tocar no documento, sejam elas durante a
higienizao pelos funcionrios da instituio, na remoo das estantes ou arquivos para uso do
pesquisador, nas foto-reprodues, na pesquisa pelo usurio etc.
i papel japons;
i papel de textura fragilizada pelo ataque de fungos (que degradam a celulose, consumindo a
encolagem);
microscpios;
i cola metilcelulose
i lpis HB etc.
Encadernao (capa do livro) limpar com trincha, pincel macio, aspirador, flanela macia,
conforme o estado da encadernao;
Miolo (livro em si) segurar firmemente o livro pela lombada, apertando o miolo. Com uma trincha
ou pincel, limpar os cortes, comeando pela cabea do livro, que a rea que est mais exposta
sujidade. Quando a sujeira est muito incrustada e intensa, utilizar, primeiramente, aspirador de
p de baixa potncia ou ainda um pedao de carpete sem uso;
O miolo deve ser limpo com pincel folha a folha, numa primeira higienizao;
Piso a forma mais eficiente e adequada de limpeza do piso com aspirador de p, pois remove
a sujidade sem transferir parte da mesma para outras reas. Qualquer tipo de solvente ou cera
no recomendado. Deve-se evitar tambm a gua, pois sua interferncia, por menor que seja,
desequilibra a umidade relativa do ambiente. Normalmente, as bibliotecas e arquivos funcionam
em espaos no adequados, que apresentam elevado ndice de umidade relativa do ar e
temperatura. Toda a umidade residual que entrar no ambiente vai se transformar em vapor e,
desta forma, fazer subir ainda mais o ndice de umidade nas salas de acervo.
Estantes as estantes tambm podem ser limpas com aspirador de p. Caso seja necessrio
remover a sujidade muito intensa (incrustada) da sua superfcie pode ser usada uma soluo de
gua + lcool a 50%, passada com pano muito bem torcido. Em seguida, passar outro pano seco.
preciso estar atento umidade relativa do ar. No devem ser utilizados produtos qumicos,
porque estes exalam vapores que geralmente so compostos de elementos de natureza cida.
As estantes mais adequadas so as de metal esmaltado. A madeira no revestida ou de frmica
no recomendada, pois em ambos os casos h emisso de produtos volteis cidos. O mesmo
tratamento se aplica aos mveis de madeira ou metal.
9. Pequenos reparos
Os pequenos reparos so diminutas intervenes que podemos executar visando interromper
um processo de deteriorao em andamento. Essas pequenas intervenes devem obedecer a critrios rigorosos de tica e tcnica e tm a funo de melhorar o estado de conservao dos
documentos. Caso esses critrios no sejam obedecidos, o risco de aumentar os danos muito
grande e muitas vezes de carter irreversvel.
Os livros raros e os documentos de arquivo mais antigos devem ser tratados por especialistas
da rea. Os demais documentos permitem algumas intervenes, de simples a moderadas. Os materiais utilizados para esse fim devem ser de qualidade arquivstica e de carter reversvel. Da mesma
forma, toda a interveno deve obedecer a tcnicas e procedimentos reversveis. Isso significa que,
caso seja necessrio reverter o processo, no pode existir nenhum obstculo na tcnica e nos
materiais utilizados.
9.1 Materiais empregados em reparos
Basicamente, os materiais usados para execuo de pequenos reparos em documentos de
biblioteca e de arquivo se resumem a adesivos e papis especiais.
Os adesivos se restringem cola metilcelulose e cola de amido, para reparos de suporte, e
mistura de metilcelulose e PVA, para reparo de encadernaes.
Os papis apropriados para reparos em suportes so constitudos por fibras especiais e de
natureza quimicamente neutra. Existe uma variedade enorme de papis orientais e das mais diversas
gramaturas, cores e tipos de fibras.
Para a encadernao de livros, os papis no precisam obrigatoriamente se enquadrar em
especificaes de qualidade arquivstica.
A cola metilcelulose solvel em gua e, uma vez seca, a sua reversibilidade ocorre atravs
da umidade. A PVA j no to reversvel, porm pode-se preparar uma mistura com a metilcelulose
e torn-la menos agressiva ao suporte onde aplicado, mais reversvel e ao mesmo tempo com poder
de adeso mais alto que a metilcelulose. Ilustrao 17.
Os procedimentos e tcnicas para a realizao de reparos em documentos exigem os
seguintes instrumentos:
mesa de trabalho;
pina;
papel mata-borro;
placa de vidro;
peso de mrmore;
esptula de metal;
esptula de osso;
pincel chato;
pincel fino;
filme de polister.
10. Acondicionamento
tubos de PVC;