DISEO DE PROGRAMAS

Ing. Alejandro Guzmn M.

Tema 5
DISEO DE SALIDAS
Fuente: DISEO DE SISTEMAS DE INFORMACIN
Autor: James A. Senn

GUA DE ESTUDIO
El lector tendr buenos conocimientos de cmo disear la salida de la computadora cuando
responda a las siguientes preguntas:

Qu decisiones debe tomar el analista durante el diseo de la salida del sistema?

Cmo determina el analista la informacin que el sistema debe producir como salida? Para
los usuarios, cules son las caractersticas ms importantes de la salida generada por el
sistema?

Cules son los mtodos que deben considerarse para la presentacin de la salida?

Cmo escogen los analistas un mtodo en particular?

Qu lineamientos deben seguir los analistas en el diseo de la salida?

Qu diferencias existen en el diseo de salidas impresas, por audio o en pantalla?

De qu maneras pueden disear los analistas la salida para disminuir los detalles, pero al
mismo tiempo aumentar la comunicacin o la informacin?

OBJETIVOS DEL CAPTULO

Desarrollar la distribucin para presentar informacin en formatos impresos y de pantalla.

Definir las especificaciones de la salida de la computadora.

Seleccionar el mejor medio de cmputo y dispositivo de salida para presentar la

informacin a sus destinatarios.

Especificar diseos que utilicen colores o grficas para mejorar la presentacin de la

informacin.

PALABRAS CLAVE
Cursor

Grfica de sectores

Distribucin de salida

icono

Documentos de retorno

Informacin tabular

Formato preimpreso

Interrupcin (control break)

Grfica de escalones

Traslape

Grficas de reas

Ventana

Grficas de barras
(pop-up window)

Ventana de aparicin repentina Grficas de curvas

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Grficas de evolucin de la empresa

Una de las caractersticas ms importantes para los usuarios de un sistema de informacin es la salida que ste
produce. Si la salida no tiene calidad, entonces todo el sistema puede parecer a los usuarios tan poco necesario
que evitarn usarlo, y esto posiblemente se convierta en causa de fracaso.
En este captulo se estudia cmo disear la salida que producir un sistema de informacin y se ver cmo
utilizar los requerimientos identificados durante el desarrollo de prototipos o la investigacin de sistemas
detalles que especifican necesidades, no un diseo para desarrollar las caractersticas del sistema. Durante
la presentacin de este tema se sealarn el tipo de decisiones que deben tomarse, las opciones de que dispone
el analista y cmo seleccionar y especificar una opcin.
Primero se considerar la forma en que evoluciona el diseo de la salida de la computadora y despus cmo
presentar la informacin con eficiencia. Estos lineamientos sern aplicados al diseo de salidas impresas y por
pantalla.

El diseo de la salida de la computadora debe avanzar en una forma organizada y bien pensada: tiene
que desarrollarse correctamente mientras que al mismo tiempo se garantice que cada elemento de la
salida est diseado para que las personas encuentren que el sistema es fcil de emplear.
El trmino salida se utiliza para denotar cualquier informacin producida por un sistema de informacin,
ya sea impresa o en una pantalla. Cuando los analistas disean la salida, ellos

Identifican la salida especfica que es necesaria para satisfacer los requerimientos de

informacin.

Seleccionan los mtodos para presentar la informacin.

Crean los documentos, reportes u otros formatos que contienen la informacin producida por el
sistema.
Los mtodos de salida varan a travs de los sistemas. Por ejemplo, algunos mtodos como el del reporte
de inventario sobre la cantidad de mercanca, o el del sistema de cmputo, o el que est bajo el control
de un programa, simplemente recuperan los datos de un dispositivo de almacenamiento (por lo general,
de un medio de almacenamiento secundario) y los presentan en forma adecuada. En estos casos, si acaso,
se realizan algunos clculos debido a que los datos ya existen y slo es necesario recuperarlos. Otros
tipos de salida quiz requieran de un procesamiento sustancial antes de que los datos estn disponibles
para su uso. Por ejemplo, para producir como salida el costo de fabricacin de un producto, el sistema
primero localiza las descripciones de todas las partes utilizadas en el producto final y la cantidad
necesaria de stas para fabricarlo (Fig. 8.1). Despus, se obtiene el costo de cada una. Finalmente, se
multiplican y totalizan los costos y cantidades de todas las partes para producir la salida deseada. En este
ejemplo, los pasos de procesamiento son mucho ms extensos que para el ejemplo del inventario, aunque
ambos conjuntos de informacin quiz tengan la misma importancia para los usuarios del informe de
inventarios.
Objetivos de la salida

La salida de un sistema de informacin debe alcanzar uno o ms de los siguientes objetivos (Fig. 8.2):
1. Expresar informacin relacionada con actividades pasadas, estado actual o proyecciones para el
futuro
2. Sealar eventos importantes, oportunidades, problemas o advertencias
3. Iniciar una accin
4. Confirmar una accin
El buen diseo de la salida de los sistemas, no puede ser desarrollado en forma independiente del uso
que se dar a la salida. En otras palabras, no se puede clasificar como "buena" una salida estticamente
atractiva o que haga uso de una nueva tecnologa a menos que satisfaga las necesidades de la

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organizacin y de sus usuarios. El propio proceso de diseo comienza cuando el analista de sistemas
identifica la salida que debe producir el sistema (un proceso que se inicia durante la determinacin de
requerimientos).
En el desarrollo de prototipos de aplicaciones, a menudo los analistas desarrollan pantallas de salida para
permitir que los usuarios reaccionen tanto al contenido como a la forma de la salida, tomando en
consideracin la manera en que harn uso de ella. De manera similar, bajo el mtodo de desarrollo por
anlisis estructurado, los diagramas de flujo preparados con anticipacin durante el proceso de
desarrollo, enfocan la atencin sobre la naturaleza de la salida. Cada flujo de datos lleva informacin que
ser empleada en otras partes del sistema o que la abandonar como salida externa. El objetivo principal
durante el diseo de la salida de la computadora es la informacin que ser presentada a las personas.
Puede afirmarse que la salida de la computadora es para las personas. Lo anterior es una consideracin
importante para el contenido de este captulo. Es por esto que no se aborda la forma en que los datos se
mueven entre los procesos o entre los almacenes de datos y los procesos (estos flujos de datos sern
diseados despus, durante el diseo del procesamiento).
Tipos de salidas

Sin importar si la salida es un reporte o un listado del contenido de un archivo, ste siempre es resultado
de un proceso por computadora. La salida del sistema puede ser:
1. Un reporte
2. Un documento
3. Un mensaje
De acuerdo con las circunstancias y los contenidos, la salida puede ser impresa o presentada en una
pantalla.
El contenido de la salida tiene su origen en las siguientes fuentes:
1. Recuperacin de un dispositivo de almacenamiento
2. Transmisin desde un proceso o actividad del sistema
3. Directamente desde una fuente de entrada
El diagrama de flujo de datos de la figura 8.3, contiene anotaciones que indican aspectos relacionados
con el diseo de la salida. La ilustracin tambin muestra dnde es necesaria una salida generada por el
sistema. Estas anotaciones tambin sealan la necesidad de varias copias, formularios y otros detalles de
diseo.
Aspectos importantes de la salida

Cinco preguntas, a las que debe darse respuesta en forma completa y apropiada, ayudan a los analistas de
sistemas a comprender mejor lo que debe ser la salida de un nuevo sistema:
1. Quines recibirn la salida?
El usuario, forma o no parte de la organizacin? Quiz los usuarios externos tengan requerimientos
especficos que no se pueden cambiar y que dictan los requerimientos de contenido, formato y medio de
presentacin. Tal vez las organizaciones decidan presentar la misma informacin en forma diferente
cuando sta es enviada a los usuarios tanto externos como internos.
2. Cul es el uso que se le pretende dar?
La salida, presenta informacin (por ejemplo, un reporte sobre el volumen de ventas), solicita una
respuesta (notificacin de la renovacin de la licencia de manejo), o inicia una accin (notificacin de
adeudo vencido)? El uso determina el contenido, la forma y el medio a utilizarse para su generacin.
3. Cuntos detalles son necesarios?

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Pocos detalles son necesarios para indicarle a alguien que renueve una licencia de manejo (nombre,
direccin, fecha de renovacin, cuota y una identificacin de la salida como aviso de renovacin). Sin
embargo, un informe trimestral de ventas contiene muchos detalles con formatos diferentes que son de
ayuda para trasmitir un mensaje (qu sucedi, cmo ocurri y cul fue el resultado) todos los usuarios.
Asimismo, la cantidad de datos tambin sugiere si deben emplear mtodos de impresin o de
presentacin en una pantalla.
4. Cundo y con qu frecuencia es necesaria la salida?
El calendario junto con la oportunidad de la salida son guas especficas de diseo. Algunas salidas se
producen con poca frecuencia y slo cuando aparecen ciertas condiciones: la emisin del aviso de
renovacin de licencia puede ocurrir cada cuatro aos, la emisin de una notificacin de pago sucede
cuando el saldo de la cuenta est vencido. Sin embargo, la organizacin puede requerir cada mes una
salida que indique todas las licencias que deben renovarse el prximo mes, o una salida cada semana que
seale todas aquellas cuentas cuyo saldo se venci durante la semana.
5. Qu mtodo utilizar?
La salida, debe ser impresa o presentada en una pantalla? Los ejemplos anteriores muestran que la
salida impresa se emplea con bastante frecuencia. Sin embargo, si un sistema da respuestas del tipo s o
no a las consultas ("Existe un lugar disponible hoy en el vuelo 130?"), entonces a menudo es apropiado
presentar la respuesta en una pantalla. Los sistemas de conmutacin electrnica utilizados por muchas
compaas telefnicas de Estados Unidos, emplean una salida de audio para informarles sobre un nuevo
nmero telefnico o el cambio de ste. Sin embargo, quin deseara examinar una lista extensa sobre
las cantidades de inventario utilizando una salida de audio?
Para cualquier requerimiento de salida, los analistas de sistemas deben dar respuesta a estas preguntas.
En lo que resta del captulo, se exploran las opciones que el analista selecciona cuando formula el diseo
de la salida. La siguiente seccin estudia varias formas para presentar la informacin a los usuarios
finales.
Comentario al margen
Diseo de salidas: cuando el mnimo necesario es lo mejor
El verdadero reto en el diseo de la salida de computadora no es cunta informacin proporcionar sino
cul es el mnimo necesario para poner a disponibilidad informacin importante. Cualquiera puede
llenar una pgina o pantalla con informacin, pero no existe ninguna garanta de que la informacin
comunicada a los usuarios sea la correcta.
El desarrollo de cualquier diseo para la salida debe dirigirse hacia aquello que los usuarios necesitan,
saber. Claro est que tambin es probable que se decida que ellos requieren cierta informacin sobre las
actividades pasadas y presentes, o con respecto a proyecciones para el futuro; los usuarios quiz
necesiten ser notificados sobre eventos, oportunidades o problemas; o tal vez necesiten verificar qu
acciones se llevaron a cabo y cules no. Tambin es probable que 'el analista decida que los usuarios
necesitan saber qu cosas dan inicio a una accin quiz una excepcin, ya sea favorable o no. Los
lincamientos de este captulo sugieren cmo presentar la informacin. Pero recurdese que entre menos
mejor!

CMO PRESENTAR LA INFORMACIN

Puede usted capturar la atencin de los usuarios sobre las caractersticas de la informacin contenida en
la salida de una computadora? Laforma en que se presenta la informacin determinar si la salida es
clara y comprensible, si los detalles son convincentes y si la toma de decisiones se efecta con mayor
rapidez y exactitud.
Esta seccin estudia los lineamientos a seguir para presentar informacin en forma grfica y tabular
junto con el empleo de iconos y varias maneras de utilizar colores.

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Formato tabular

En general, los usuarios finales estn ms acostumbrados a recibir informacin en forma de tablas. Los
contadores y todos aquellos que revisan datos financieros en forma peridica, dependen casi exclusivamente de informacin tabular (en un formato que contiene renglones y columnas), como se muestra
en la figura 8.4. La sola mencin de la palabra "reporte" sugiere, para muchas personas, un formato tabular. Ejemplos comunes de este tipo de formato son los informes de control de inventarios, cuentas por
pagar, contabilidad general, anlisis de ventas y calendarios de produccin. En general, el formato
tabular debe utilizarse bajo las siguientes condiciones:

Cuando los detalles dominan y son necesarios pocos comentarios o explicaciones

Cuando los detalles son presentados en categoras discretas

Cuando cada categora debe tener una etiqueta

Cuando se deben obtener totales o realizar comparaciones entre diversos componentes

En un formato tabular cierta informacin es ms importante y, por consiguiente, debe resaltar sobre la
dems. Lo anterior cambia de acuerdo con la aplicacin pero, en general, se debe estar seguro de que los
siguientes aspectos sean los que sobresalgan:

Excepciones a las expectativas normales

Categoras ms importantes de actividades o entidades

Resmenes de las categoras o actividades ms importantes

Identificacin nica de la informacin Entidades que dependen del tiempo

Se pueden aadir muchos ms aspectos a la lista anterior, lo que depende de la aplicacin especfica. En
cualquier caso, lo importante es garantizar que dichos elementos resalten; el analista de sistemas debe
disear la salida tabular con la finalidad de alcanzar este objetivo.
Asimismo, se desea presentar la informacin en un formato que presente los detalles en un orden
significativo (quiz de mayor a menor valor, por cdigo postal, u orden alfabtico), aqul donde stos
sean ms sencillos de localizar. Es fcil colocar muchos detalles sobre un reporte y causar con esto que
ste se vea atestado. De hecho, una de las quejas ms frecuentes de los usuarios es demasiados detalles y poca
informacin. A menudo, los gerentes comentan que estn ahogados en datos, pero muertos por hambre de
informacin.
El primer aspecto que debe considerarse al abordar el diseo de la salida es evitar los datos que no son
necesarios. El siguiente paso es seleccionar las caractersticas que mejorarn la claridad. La figura 8.5
contiene un informe diseado para decirle al usuario ciertas caractersticas relevantes relacionadas con los
pedidos de los clientes. Ntese cmo el diseador ha limitado el nmero de datos que aparecen sobre la
pgina, ha etiquetado todas las columnas y aadido los totales. Para facilitar an ms la localizacin de los
pedidos de los clientes, todos los detalles se presentan en orden alfabtico.
Este reporte puede mejorarse todava ms (Fig. 8.6). Dado que se repite el nombre de los clientes, slo es
necesario mencionarlo cuando existe un cambio. Por ejemplo, Materiales Arbogast para el primer pedido y no
volver a repetirlo sino hasta que cambie el nombre del cliente (en este ejemplo, Borgust y Construccin Co.).
Las lneas punteadas entre los encabezados de las columnas y los detalles del primer pedido resaltan el
encabezado. La inclusin de los totales por cliente y la clasificacin de los detalles relacionados con su
pedido, le dicen al usuario en una forma sencilla muchas cosas con respecto a los pedidos. Los subtotales
impresos al terminar las entradas de un cliente reciben el nombre de interrupciones de control (control
breaks). Estas interrupciones comunican informacin y resaltannaspectos que son tiles para el usuario. Un
espacio adicional, entre cada grupo de informacin, es el pequeo precio que se debe pagar por la claridad.
Cuando los datos no cambian, no existe ninguna razn para imprimirlos, ya que no le dicen nada nuevo al
usuario. Este principio se utiliza en la columna TIPO DE PEDIDO de la figura 8.6. Al procesar los pedidos,
aquellos que solicitan artculos del almacn son rutinarios mientras que los que solicitan mercanca que se

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fabrica slo bajo pedido, requieren de una atencin especial. Por consiguiente se elimina del texto
ALMACN y slo se imprime BAJO PEDIDO cuando viene al caso.
Comprense las revisiones realizadas en la figura 8.6 con el reporte anterior (Fig. 8.5) para observar las
diferencias tanto en claridad y utilidad que fueron posibles gracias a los cambios realizados.

Formato grfico
En el mercado se encuentran disponibles sistemas grficos para computadoras personales hasta mainframes,
con una amplia gama de precios y caractersticas (Tabla 8.1), Las grficas empresariales no son por s
mismas una nueva rea. Las presentaciones a nivel gerencial han experimentado mejoras desde hace mucho
tiempo gracias a las grficas y medios audiovisuales. Sin embargo, dentro del campo de los sistemas de
informacin basados en computadora, sta es un rea en continuo crecimiento gracias a la existencia de
software muy poderoso y de bajo costo que produce diagramas y grficas de alta calidad, y que adems
permite utilizar datos provenientes de las bases de datos. Por otra parte, las grficas pueden mostrarse en
pantallas de video, elaborarse con varios colores en impresoras de bajo costo, dibujar en graficadores o
producirse en transparencias de color por medio de cmaras especiales que pueden conectarse a la
computadora. Todas estas facilidades se encuentran a disponibilidad de las computadoras personales, con una
pequea inversin, as como para los sistemas de cmputo grandes para los que existe una amplia gama de
opciones y costos.
Estas capacidades ofrecen diversos beneficios a los usuarios. Si bien las grficas pueden mejorar la
presentacin de la informacin, tambin existe la posibilidad de que muchas presentaciones se vean afectadas
por el deficiente uso de las grficas (el diseo de salida grfica es mucho ms que slo convertir datos
tabulares en grficas). Al mismo tiempo, pocos gerentes estn dispuestos a aceptar grficas generadas por
computadora como sustitutos de los reportes tradicionales, tal como lo seala el gerente de la breve historia
con que inicia este captulo. La informacin empresarial continuar basndose en datos numricos, aun a

pesar de que los suplementos sean bien recibidos.

Las opciones para presentacin grfica, mismas que se mencionan ms adelante, son importantes; sin
embargo, la forma en que el analista decida utilizarlas es la que determina la claridad de la informacin
que contienen. Como analista, el lector necesitar saber cundo utilizar grficas y cundo evitarlas,
adems de tener la capacidad de realizar los juicios necesarios de cmo hacer uso de sus caractersticas.
El xito de las grficas de este tipo, depende de la tarea para la que sern empleadas as como de la
naturaleza de la informacin presentada.
Tipos de grficas
Las grficas empresariales emplean varios tipos de diagramas y mapas (Fig. 8.8). Las grficas de
sectores describen partes de un todo que guardan relacin con un desarrollo o actividad en particular.
Por ejemplo, una compaa que desee comparar el porcentaje de gastos asignados a produccin con los
de otras categoras puede hacerlo con una grfica de sectores. Las grficas de reas muestran cambios
en el desempeo a lo largo de varios periodos de tiempo. Una escala horizontal indica el tiempo (das,
meses o aos) mientras que otra vertical seala las unidades de medicin de inters (como dlares,
porcentajes o nmero de unidades). La superposicin de varios objetos sobre la misma grfica, permite
al lector ver el cambio de uno en relacin con los dems. Por ejemplo, sealar el aumento en los gastos
de los sistemas de produccin, mercadotecnia y solicitudes de personal, sobre la misma grfica de
curvas, dar mayor realce a la tendencia global de los gastos adems de indicar qu categora de gasto es la
que presenta el mayor cambio. En una grfica no se deben mostrar ms de tres o cinco lneas. Si se emplean
lneas de diferente grosor para transmitir la informacin, entonces es recomendable utilizar un mximo de tres
diferentes grosores.
Las grficas de barras y escalones tambin muestran cambios en categoras. Sin embargo, ms que unir cada
punto (como el que representa los gastos de sistemas de fabricacin durante un ao en particular), miden los
puntos dato desde la escala horizontal hasta el nivel apropiado de la escala vertical. Cada periodo puede ser
discreto, como en las grficas de barras, o puede mostrarse de lado a lado, como en las grficas de escalones.
Con frecuencia, se superponen varios objetos para comparar las categoras de un ao a otro.

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Los mapas pueden mostrar con eficacia variaciones a travs de distintas zonas geogrficas. Los mapas
climticos a menudo muestran diferencias en temperatura, precipitacin pluvial o luminosidad solar. Una
mirada rpida indica qu zonas del pas tendrn clima clido o fro, seco o hmedo. Los mapas generados por
computadora tienen la misma efectividad para mostrar las ventas o la penetracin en el mercado.
Las grficas de este tipo deben tener anotaciones que indiquen la escala utilizada, el significado de cada lnea
u objeto y lo que la grfica representa. Las grficas complementan otra informacin; no la reemplazan. Las
grficas son como las seales de las carreteras: deben hacer notar su objetivo con rapidez al lector o de lo
contrario ste perder el inters. En consecuencia, deben contener pocas palabras.
Tambin es esencial tener un formato familiar para comunicar un mensaje por medio de grficas. Las formas
estudiadas hasta este momento son de uso universal. Idealmente, el lector no necesitara invertir mucho
tiempo para comprender cmo utilizar una grfica, pero debe ser capaz de centrar su atencin sobre el
contenido de sta.
Las grficas quiz no ahorren tiempo en la toma de decisiones ni tampoco disminuyan el volumen de
informacin producido por el sistema. Alcanzar estos objetivos depende de los usuarios y de otras
caractersticas de diseo del sistema de informacin, como puede ser la forma en que se prepara la
informacin que no es de carcter geogrfico. Sin embargo, si se disean adecuadamente, las grficas son
complementos excelentes para tablas y reportes escritos. Tal como lo explic el analista de la historia con la
que inicia este captulo, las grficas tambin pueden comunicar informacin importante para ciertas personas
que de otra forma no veran los detalles interesantes.
Cundo utilizar grficas
Las grficas se emplean por varias razones: 1) para mejorar la efectividad de los reportes que como salida se
envan a los usuarios que deben recibirlos, 2) para manejar el volumen de informacin y 3) para ajustarse a
preferencias personales.
Facilidad para la presentacin efectiva de datos Las grficas son ms adecuadas para detectar tendencias en
el desempeo de la empresa que los reportes escritos o tabulares. Por ejemplo, las grficas deben utilizarse
para indicar si existe en un gran volumen de clientes la tendencia a comprar ms o menos durante un lapso de,
por ejemplo, dos aos o para evaluar las fluctuaciones en las compras. La figura 8.9 muestra en forma clara
cmo el empleo de las grficas facilita el anlisis sobre la cada de las ventas durante los ltimos meses del
ao mientras que, al mismo tiempo, aument el volumen global de compras. Las comparaciones tambin son
ms fciles de hacer con grficas que con datos en forma tabular. Ntese en la figura 8.10 la forma tan rpida
con la que la grfica muestra que los niveles de venta del cliente A estn aumentado mientras que los del
cliente B permanecen constantes.
Las presentaciones grficas tambin facilitan el recordar grandes cantidades de datos asentados en una serie
de reportes. Por ejemplo, cuando se trabaja con una serie de reportes, uno al mes por cada vendedor, es mucho
ms fcil recordar grficamente la proporcin promedio de ventas, en relacin con las realizadas a travs de
llamadas telefnicas. Descubrir o comparar tendencias junto con la capacidad de recordar detalles importantes
es algo que est ligado con la capacidad gerencial en los negocios. Aquellos que tienen el dominio de la
informacin, toman mejores decisiones en un tiempo menor que los gerentes que no tienen disponible la
informacin.
Manejo del volumen de informacin La compresin de grandes cantidades de datos en una grfica, no
disminuye la cantidad de informacin. Los detalles de la figura 8.10 son equivalentes en ambas partes de la
ilustracin. Aun as, el volumen de detalles parece ser menor en la versin grfica.
El beneficio real de la compresin es que separa la informacin en grupos ms pequeos, lo que permite
recordarlos y comprenderlos con mayor facilidad. La informacin fragmentada aisla los elementos (por
ejemplo, el nmero de saltos o cadas en las ventas) y facilita su comparacin.
Satisfaccin de preferencias personales A menudo, a las personas les gusta ver la informacin ms en forma
grfica que en renglones y columnas. Con frecuencia, los inversionistas prefieren tener los precios de las
acciones en una grfica de lneas que en forma tabular. Como analista, el lector debe poner atencin en la
forma en que, por lo general, se prepara la informacin en determinado campo o ambiente especfico. El
diseo de una pantalla que no se adeca a las expectativas, puede confundir a los usuarios de la informacin y
tal vez afectar en forma adversa el desempeo. Por ejemplo, los datos de ganancias y prdidas se muestran en

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un formato exprofeso, es decir en un formato tabular. Cambiarlo a forma grfica (Fig. 8.11) seguramente ser
causa de objeciones (pocos gerentes estn preparados para aceptar las grficas por computadora como
sustitutos de los tradicionales informes de contabilidad).
Estos ejemplos subrayan la importancia de utilizar un formato de presentacin familiar, a menos que los
usuarios estn de acuerdo con que el cambio de formato dar como resultado una mejora en el desempeo sin
la necesidad de una gran cantidad de trabajo. Aun si el cambio de formato mejora el desempeo por un
periodo prolongado de tiempo, a los usuarios les gusta concluir que slo se gan un ligero incremento en
desempeo a costa de un gasto muy alto.
Las grficas por computadora bien preparadas tienen un impacto visual muy grande, pero no mejoran

automticamente la efectividad de la presentacin. La tabla 8.2 contiene un resumen de hallazgos

relacionados con la forma en que las grficas influyen en el desempeo de la gerencia.
Estndares para el diseo de grficas Los estndares apoyan el trabajo del diseador en la preparacin
de presentaciones grficas, pero tambin son de gran ayuda para que el usuario lea los datos. Muchas
organizaciones tienen estndares que especifican cmo disear la salida grfica.
Toda la salida grfica contiene texto, cuyo diseo es tan importante como el de los dems aspectos de la
salida. Cada reporte grfico, ya sea impreso o presentado en una pantalla, debe incluir un ttulo, as como
la fecha en que se prepar. Para toda una serie, es importante aadir nmeros de pgina.
Dado que el texto toma ms tiempo en leerse que las grficas, es importante el sitio donde se coloque y
su legibilidad. Las etiquetas para datos verticales deben colocarse en forma horizontal, teniendo cuidado
de evitar detalles en exceso. Un espaciamiento consistente entre todas las etiquetas y el uso del tipo de
letra ayudar a aumentar la claridad.
Las etiquetas pueden aumentar la exactitud con la que las personas leen los datos de una grfica de
barras. Sin embargo, la ubicacin de las etiquetas afecta la claridad. El valor de los datos debe colocarse
en el extremo de la barra (Fig. 8.11).
Todos los ejes horizontales y verticales deben ser proporcionales, al igual que sus etiquetas. Se pueden
utilizar tipos en negritas, itlicas O subrayados para recalcar las frases o palabras importantes. El uso
exclusivo de maysculas en palabras, ttulos o pies de figura extensos, disminuye la claridad y, por tanto,
debe evitarse. Tampoco deben utilizarse abreviaturas.
El empleo de la misma tipografa asegura la consistencia de as grficas y pantallas diseadas por
diferentes analistas. El uso de la tipografa correcta tambin influye en la legibilidad del texto. (Ntense las
diferencias en claridad entre los diversos tamaos de tipografa que se muestran en la figura 8.12.)
Uso de iconos
Los iconos son la representacin grfica de las entidades descritas por los datos. Por ejemplo, se puede utilizar
la imagen de un automvil para notificar las ventas de nuevos modelos de automviles durante un lapso de 5
aos (Fig. 8.13). Se puede representar el nivel de ventas en cada ao por medio del tamao del automvil. De
esta forma, se puede mostrar un aumento del doble de ventas en dos aos consecutivos por medio de un icono
dos veces mayor que otro.
Hoy los iconos se emplean comnmente en las interfaces de computadora para representar documentos,
cestos, archivos e impresoras. Durante muchos aos los artistas han hecho uso de iconos para presentar datos
en peridicos, informes anuales para accionistas y demostraciones de ventas.
Qu ventajas ofrecen los iconos sobre las descripciones escritas o las grficas (como las de barras y
sectores)? Los iconos comunican informacin en forma inmediata cuando son seleccionados en forma
apropiada, ya que duplican imgenes con las que los usuarios estn familiarizados (el icono de un automvil
se reconoce inmediatamente; lo mismo ocurre con el de una computadora persona!). Los iconos eliminan la
necesidad de que los usuarios aprendan abreviaturas, notaciones o nomenclatura especial. Por otra parte, las
mismas imgenes no aaden complejidad a las dems tareas (por ejemplo, durante la evaluacin de la
magnitud de las fluctuaciones en las ventas). En contraste, el tiempo necesario para leer las etiquetas o pies de
figura por lo comn contribuye a la complejidad. Claro est que la mayora de los seres humanos recuerdan
una imagen con mayor facilidad que las palabras o frases, aspecto que fue recalcado en la historia que se

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encuentra al inicio de este captulo. Sin embargo, los iconos apropiados aseguran que las palabras y frases
correctas tengan un significado preciso.
Los siguientes lineamientos sugieren cundo y cmo utilizar los Iconos en el diseo de sistemas:

Seleccionar los iconos que sern reconocidos y comprendidos en forma inmediata por los usuarios
(seleccione de los miles de iconos estndares algunos de los que se muestran en la figura 8.14).

Si no existe ningn icono familiar para determinada situacin, emplee etiquetas que eviten la necesidad
de que los usuarios aprendan y recuerden smbolos o imgenes poco familiares.

Utilice el mismo icono para representar los mismos conceptos a travs de varios medios de salida.

Evite el empleo de etiquetas en los iconos; la imagen misma debe comunicar su significado con claridad,
sin necesitar de una leyenda o etiqueta.

Utilice una distribucin que mantenga el espacio y evite la aglomeracin entre iconos.

Mantenga el mismo tamao entre los diferentes tipos de smbolos (por ejemplo, carros contra camiones
de transporte) a menos que se muestren diferencias en el rendimiento (por ejemplo, en las ventas).

Presentaciones en color
Cada vez son mayores las facilidades de color en sistemas de cmputo grandes y pequeos. Sin embargo, al
igual que con las grficas, el uso inapropiado del color puede ser ms un obstculo que una ayuda para la
productividad del usuario y la gerencia. El color debe mejorar, no reemplazar, el buen diseo de la salida. De
hecho, una buena prctica para los analistas es primero disear la salida en la mejor forma posible. Slo hasta
entonces debe considerarse el empleo del color.
En general, se recomienda el uso de cuatro o menos colores en un reporte o pantalla. Entre ms colores se
utilicen, mayor deber ser la informacin proporcionada por los datos y figuras. Si la informacin se presenta
en forma visual, entonces menor ser su claridad si se emplean cuatro colores que, por ejemplo, slo dos.
El analista debe tener cuidado de mantener la consistencia en el uso del color a travs de toda la salida en
reportes de un sistema. Por ejemplo, el color rojo es excelente para resaltar las excepciones (como cuando se
presenta en los reportes de la gerencia) y problemas. El verde y el azul son mejores para representar
situaciones normales. Si un analista especifica el uso de estos colores en un reporte del sistema, entonces stos
deben utilizarse en forma consistente en todos los reportes producidos por el sistema.
Los colores intensos sobre una pantalla recalcan la informacin ms importante. Los colores brillantes
incluyen al blanco, el turquesa y el rosa. Los colores oscuros son el magenta, el rojo, el verde y el azul.
Por otra parte, ni el color ni las grficas mejoran o compensan un diseo pobre, un punto importante
mencionado en la historia de! inicio de este captulo. Sin embargo, el uso efectivo de las grficas
Seleccionar los iconos que sern reconocidos y comprendidos en forma inmediata por los usuarios (seleccione
de los miles de iconos estndares algunos de los que se muestran en la figura 8.14).
Si no existe ningn icono familiar para determinada situacin, emplee etiquetas que eviten la necesidad de
que los usuarios aprendan y recuerden smbolos o imgenes poco familiares.
Utilice el mismo icono para representar los mismos conceptos a travs de varios medios de salida.
Evite el empleo de etiquetas en los iconos; la imagen misma debe comunicar su significado con claridad,
sin necesitar de una leyenda o etiqueta.
Utilice una distribucin que mantenga el espacio y evite la aglomeracin entre iconos.
Mantenga el mismo tamao entre los diferentes tipos de smbolos (por ejemplo, carros contra camiones de
transporte) a menos que se muestren diferencias en el rendimiento (por ejemplo, en las ventas).

Presentaciones en color
Cada vez son mayores las facilidades de color en sistemas de cmputo grandes y pequeos. Sin embargo, al
igual que con las grficas, el uso inapropiado del color puede ser ms un obstculo que una ayuda para la
productividad del usuario y la gerencia. El color debe mejorar, no reemplazar, el buen diseo de la salida. De

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hecho, una buena prctica para los analistas es primero disear la salida en la mejor forma posible. Slo hasta
entonces debe considerarse el empleo del color.
En general, se recomienda el uso de cuatro o menos colores en un reporte o pantalla. Entre ms colores se
utilicen, mayor deber ser la informacin proporcionada por los datos y figuras. Si la informacin se presenta
en forma visual, entonces menor ser su claridad si se emplean cuatro colores que, por ejemplo, slo dos.
El analista debe tener cuidado de mantener la consistencia en el uso del color a travs de toda la salida en
reportes de un sistema. Por ejemplo, el color rojo es excelente para resaltar las excepciones (como cuando se
presenta en los reportes de la gerencia) y problemas. El verde y el azul son mejores para representar
situaciones normales. Si un analista especifica el uso de estos colores en un reporte del sistema, entonces stos
deben utilizarse en forma consistente en todos los reportes producidos por el sistema.
Los colores intensos sobre una pantalla recalcan la informacin ms importante. Los colores brillantes
incluyen al blanco, el turquesa y el rosa. Los colores oscuros son el magenta, el rojo, el verde y el azul.
Por otra parte, ni el color ni las grficas mejoran o compensan un diseo pobre, un punto importante
mencionado en la historia de! inicio de este captulo. Sin embargo, el uso efectivo de las grficas puede

mejorar los resultados que alcanzan los gerentes y usuarios cuando trabajan con la salida del sistema.
Las grficas, los iconos y el empleo del color, pueden aparecer en cualquier tipo de salida de
computadora, ya sea impresa o en la pantalla de una terminal. En la siguiente seccin se explora el
diseo de la salida impresa.

DISEO DE SALIDA IMPRESA

Los analistas de sistemas especifican la salida impresa cuando necesitan enviar por correo un documento
ya sea para un cliente o proveedor, imprimir un registro de datos o notificar cierta informacin, o para
hacer llegar al mismo tiempo un gran volumen de informacin a varias personas.
El analista debe buscar el empleo de slo aquellas salidas impresas que son absolutamente necesarias.
Hasta donde sea posible, el desarrollo de un sistema de informacin basado en computadora debe
reducir, no aumentar, el nmero de reportes impresos que circulan por toda la organizacin. Un reporte
bien diseado debe reemplazar a varios mal diseados. Y, adems, el proporcionar detalles innecesarios
no ayuda a nadie, por lo que los analistas siempre deben estar alertas para evitar la produccin de datos
extraos.
Reportes impresos

Los reportes impresos varan en tamao, aunque los analistas a menudo emplean los siguientes tamaos
estndares:
9^ por 11 pulgadas
11 por 14| pulgadas
8 por 14| pulgadas
Todos estos tamaos son para formas continuas, que son hojas de papel unidas entre s y que son
alimentadas a la impresora una detrs de otra.
Mtodos para la salida impresa
Todos los mtodos de impresin, ya sean o no de impacto (vase Tabla 8.3), utilizan una impresora de
computadora para colocar la informacin de salida sobre el papel donde se imprime el reporte. Los
analistas de sistemas estn empleando cada vez ms la impresin por lser para generar la salida
impresa. Este mtodo es ms eficaz para integrar grficas y texto.
La tabla 8.3 tambin resume las velocidades de todos los tipos de impresoras.
Tal como ya se indic, uno de los objetivos de diseo de un sistema es el manejo del volumen de
informacin generada. Tambin debe considerarse la salida en pelcula cuando es deseable la informacin impresa pero es objetable la cantidad de papel necesaria para hacerlo. Todas las caractersticas de la

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salida impresa tambin se encuentran disponibles en microfiimes o microfichas, que son los dos mtodos
para producir salida en pelcula. La salida de este tipo reduce los costos en aproximadamente una tercera
parte.
Despus de obtener la microficha, sta puede almacenarse y recuperarse cuando sea necesario. Para
datos de referencia que se emplean en forma espordica, tales como los saldos de las cuentas de ahorro
que cambian con poca frecuencia y donde los intereses se depositan cada tres meses, la microficha puede
ser til como opcin de salida.
Una pgina de salida necesita muy poco espacio cuando se almacena en una microficha; una pulgada
cuadrada de pelcula puede contener la informacin de varias pginas. Una tarjeta de 3 X 5 pulgadas
puede contener el equivalente de cientos, aun miles, de pginas.
El tiempo que toma localizar el rollo de pelcula o tarjeta que contiene la informacin deseada (el
usuario debe mantener un ndice) aunado con el necesario para colocar la pelcula en la lectora de
microfichas o microfilmes, es la verdadera desventaja de este mtodo.
Entre los procedimientos del sistema que el analista prepara, deben incluirse los necesarios para
almacenar y recuperar la salida en pelculas.
Formas especiales
Los sistemas de informacin basados en computadora tambin producen formas especiales. Una de las
ms comunes es la forma preimpresa que est diseada para incluir smbolos especiales y marcas
registradas de la organizacin, y que se imprime con varios colores,
los que dependen de los requerimientos establecidos por el analista o usuario. Las formas se imprimen
sobre papel blanco. Cuando stas se entregan al cliente, todos los detalles que no sern aadidos por la
impresora del sistema de informacin ya se encuentran sobre ellas (Fig. 8.15).
Algunas formas utilizadas por las organizaciones tienen un formato tradicional que permanece sin
cambios, aun cuando se introduzcan sistemas de cmputo. Estas formas son preimpresas con la finalidad
de mantener caratersticas estndares. Por ejemplo, el formato de contabilidad de la figura 8.15 es muy
utilizado por varias compaas. Lo mismo sucede con el cheque que tambin forma parte de la figura. En
ambos documentos todos los detalles que no cambian (como encabezados, notas y nombres) son
preimpresos. Los detalles que cambian, incluyendo las cantidades en dlares, fechas y nombres de personas, se aaden despus. En sistemas basados en computadora, estos detalles son impresos por la
impresora de la misma computadora.
Entre las situaciones ms representativas donde debe considerarse el uso de formas preimpresas, se
encuentran las siguientes:

Reglamentos o requerimientos legales que obligan al uso de formas preimpresas

Destinatarios que esperan un formato estndar

La inclusin del logotipo de la organizacin, una marca registrada o smbolo que debe estar incluido
en la forma

Trabajo artstico o grficas (incluyendo lneas horizontales y verticales) que tendrn mejor
apariencia si se preimprimen

Dado que el empleo de formas preimpresas aumenta en gran medida el costo del papel, en ocasiones lo
duplican, los analistas deben tener buenas razones para recomendar su uso. En algunos casos no existe
ninguna opcin. Por ejemplo, las formas W-2 que sirven para resumir la cantidad retenida por concepto
de impuesto sobre el ingreso para cada uno de los empleados durante todo el ao, son preparadas por
cada empleado al finalizar cada ao fiscal. Los analistas que diseen un sistema de nmina no tienen
ninguna opcin, deben de especificar formas preimpresas W-2 para preparar los resmenes. El gobierno
federal seala el tamao de la forma y la ubicacin de la informacin sobre ella. Tambin indica qu

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informacin debe ser preimpresa o cul debe ser impresa por la computadora o por una mquina de
escribir.
Existen muchas situaciones que no estn controladas en forma tan especfica. Sin embargo, cuando se
enva un reporte fuera de la compaa o cuando la apariencia de ste es importante, tal vez se especifique
la preimpresin. Los tamaos y estilos adicionales en la tipografa, ms el empleo de tinta de color,
logotipos y otros smbolos especiales asociados con la compaa, mejoran la apariencia del informe as
como el mensaje que ste enva a los lectores.
Las impresoras lser se emplean cada vez ms para imprimir tanto los datos y la forma, incluyendo las
grficas, smbolos y lneas asociadas con las formas preimpresas. Ejemplos comunes de este hecho son
las formas para el impuesto W-2, las facturas de los clientes y los contratos y plizas de seguro. Los
beneficios de la velocidad de impresin y economa quiz justifiquen la inversin en impresoras lser
para muchas organizaciones.
En el futuro, el color ser un aspecto de diseo ms comn para la salida impresa por computadora.
Tanto la impresin lser como los mtodos tradicionales de impacto tendrn esta caracterstica como una
opcin.
Se ha preguntado el lector alguna vez cmo se producen las tarjetas de crdito y, en algunos pases, las
licencias de conducir y las credenciales de identificacin? Todos estos documentos son formas de
computadora. Impresoras especiales controladas por computadora colocan datos sobre estas tarjetas de
plstico, dejando una impresin de relieve.
Existen otras ventajas, adems de la velocidad, al emplear facilidades computarizadas para imprimir
tarjetas de plstico. Una de ellas es el control, aspecto por dems importante en las operaciones con
tarjetas bancarias, donde es necesario asegurar que slo se preparen tarjetas autorizadas, que exista un
registro automtico de cualquier tarjeta, y que los detalles impresos sobre la tarjeta sean los mismos que
se encuentran en los archivos de la organizacin.
Cuando los analistas desarrollan el diseo de la salida, tienen la responsabilidad de especificar las partes
preimpresas y las generadas por la computadora. Al mismo tiempo, tambin tienen la responsabilidad de
conocer o averiguar dnde se deben utilizar formas preimpresas (como la empleada para notificar el
impuesto).
Copias mltiples de la salida
Las organizaciones necesitan a menudo ms de una copia de un reporte o documento preparado por la
computadora. Existen varias formas de producir varias copias, tales como la impresin repetida del
informe (especialmente fcil y econmica con la impresin lser) o la fotocopiadora de la oficina. Otra
manera comn y eficiente en costos para producir un informe del que se necesitan, por ejemplo, de dos a
seis copias es especificar formas con papel carbn, las cuales producirn automticamente los
duplicados de la primera copia (original). Por ejemplo, una forma de tres partes incluye el original y dos
copias. Existen dos tipos de forma mltiple:
1.

Copias sin papel carbn

Este tipo de copias que no emplean papel carbn son posibles gracias a un recubrimiento qumico
especial que se encuentra en la parte trasera de cada copia, con excepcin de la ltima. La escritura o
impresin del original se traslada a las copias. El recubrimiento causa que la imagen aparezca en las
copias que se encuentran debajo del original.
2.

Copias con papel carbn

Entre cada hoja de papel se coloca papel carbn que sirve slo una vez.
Las formas que no emplean papel carbn, aunque son ms caras que las que s lo utilizan, tienen la
ventaja de no requerir de tiempo o equipo extra para retirar el papel carbn de las formas continuas. Las
dos clases de formas son adecuadas para obtener hasta seis copias, cantidad que depende del peso del
papel. (Entre ms delgado sea ste mejor sern las copias.)

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Dado que estos mtodos de copiado dependen de la impresin para producir las copias, resultan
adecuados para impresoras de impacto. Sin embargo, no son apropiados para impresoras que no son de
impacto, como las de chorro de tinta, donde los datos son "rociados" sobre la forma, o las impresoras
lser donde los datos se imprimen en forma electrosttica. Con las impresoras que no son de impacto, las
formas impresas por dos o tres lados (Fig. 8.16) pueden ser una mejor alternativa para obtener varias
copias. En la impresin con lser, se imprime una pgina por separado cada vez que se necesita una
copia.
Documentos de retorno

Si la empresa emplea rastreadores pticos (estudiados en el captulo 9) capaces de leer formas impresas
o escritas a mano, entonces el sistema puede preparar una proposicin en un documento u otra forma
para utilizarla como documento de retorno, salida que ms adelante regresar como documento de
entrada. Algunos detalles, como el nombre de la compaa y otros que no cambian, en general se
encuentran en forma preimpresa y la computadora slo imprime sobre el documento la informacin que
cambia.
Las compaas de servicios pblicos proporcionan un ejemplo comn del uso de formas de salida por
medio de rastreadores pticos como documentos de retorno (Fig. 8.15). Cada mes, cuando la compaa
prepara sus estados de cuenta, primero calcula la cantidad adeudada por el cliente. Despus se elabora el
estado de cuenta del cliente y se enva por correo a ste (al mismo tiempo, tambin se puede preparar un
reporte para la gerencia que contenga los adeudos de todos los clientes). Cuando el cliente efecta el
pago regresa una parte del estado de cuenta junto con el pago. El documento de retorno, el cual contiene
todos los detalles relacionados con el cliente, nmero de cuenta y cantidad adeudada, se puede rastrear y
leer por el sistema de cmputo, eliminando de esta manera los pasos de preparacin que de otra forma
seran necesarios (tales como proporcionar el nombre, la direccin y el nmero de cuenta).
Desarrollo de una plantilla para la salida impresa
Tener la informacin y los detalles correctos en un reporte, as como la seleccin del medio de salida
apropiado, es esencial. Sin embargo, el diseo de la salida impresa determinar la utilidad que sta tiene para
quien la recibe. En esta seccin se examina cmo disear la plantilla para la salida impresa.
La plantilla de salida es la distribucin de objetos en el medio de lauda. Cuando los analistas disean esta
plantilla, construyen un modelo del reporte o documento tal como aparecer despus de que el sistema entre
en operacin. La plantilla debe mostrar la localizacin y posicin de lo siguiente:

Toda la informacin variable:

Detalles
Resmenes y totales
Marcas de control
Separadores (por ejemplo, smbolos como el subrayado y el guin)

Todos los detalles preimpresos: Encabezados

Ttulos y nombres del documento Nombre de la compaa y direccin Instrucciones Notas y comentarios
Tal como ya se discuti, la plantilla es el prototipo que conducir ms adelante a la elaboracin de los
programas durante el proceso de desarrollo. Cada variable contenida en la plantilla debe reflejarse en
una instruccin de programa si se emplea un lenguaje de tercera generacin. (Una de las ventajas de los
lenguajes de cuarta generacin es que muchos de los detalles de la plantilla, tales como la ubicacin de
los encabezados, la insercin de marcas de control y la inclusin de totales, son manejados en forma
automtica.)
Por eficiencia, se pueden utilizar formas especiales que muestran el espaciamiento y las posiciones
disponibles para impresin. Como se ver en los ejemplos de esta seccin, la plantilla les indica a los
analistas en forma precisa dnde deben imprimirse los datos, el espaciamiento que existe entre stos y

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los dems detalles, y si existe suficiente espacio para incluir todos los detalles esenciales sin atestar la
apariencia de la forma.
Convenciones para la presentacin de datos

Un conjunto comn de convenciones describen los detalles de la salida. La notacin utilizada en el

diseo de la plantilla de una salida incluye:
1. Informacin variable
X para denotar que la computadora imprimir un carcter alfabtico o especial (por ejemplo, A-Z, a-z, *,
/, $ y otros); 9 para denotar que la computadora imprimir o presentar un nmero (0-9)
2. Informacin constante
Informacin escrita sobre la forma, tal como debe aparecer cuando sta sea impresa
La informacin numrica puede presentarse bajo varios formatos que indican dnde colocar comas, la
supresin de ceros, la insercin de smbolos monetarios, etc. La tabla 8.4 presenta un resumen de estas
caractersticas de edicin y seala adems la forma en que el analista especifica cada una de ellas.

Diseo de la salida impresa

Para comenzar el diseo de una plantilla para reporte, primero es necesario determinar qu datos estarn
incluidos en el reporte. El anlisis de requerimientos proporciona esta informacin, y el diccionario de
datos contiene la informacin descriptiva necesaria: el tipo de dato y su longitud. La tabla 8.5 presenta
18 datos correspondientes a un reporte hecho a mano sobre un inventario e incluye los formatos de
edicin deseados.
Las plantillas de los reportes pueden formarse a partir de las plantillas de pantallas, quiz con una
herramienta automatizada CASE o de otro tipo, o en forma manual utilizando formas de papel para
plantillas. El empleo de ambos se ejemplifica en esta seccin.
Encabezados
Toda salida producida por un sistema de informacin debe tener un ttulo. La tabla 8.5 indica que la
salida que se est diseando es el reporte de existencias en el inventario. ste es el procedimiento para el
diseo de los encabezados: coloqese el titulo del reporte y los encabezados sobre la plantilla (Figs. 8.17
y 8.18) empleando para ello las columnas especficas donde se desea que aparezca la informacin, y
cntrese el ttulo. Si se emplea una herramienta automatizada para crear la plantilla, entonces slo ser
necesario colocar el cursor en la columna deseada y comenzar a escribir la informacin apropiada. La
plantilla incluye un nmero de pgina y la fecha, la que debe estar incluida sobre todas las pginas para
indicar a los usuarios no slo el nombre del reporte que tienen en sus manos sino tambin la fecha en la
que fue preparado. El nmero de pgina proporciona una rpida referencia para los usuarios que trabajan
con datos que se encuentran en distintas partes del reporte.
Despus de escribir los encabezados, la atencin se centra en el contenido del reporte, que para el
ejemplo son los datos del inventario. Dado que la cantidad de espacio necesario para cada uno de ellos se
encuentra en la tabla 8.5, es posible determinar que el espacio total requerido para los datos por cada
lnea impresa es de 74 posiciones de impresin. Si se desea tener tres espacios sin utilizar entre cada uno
de los 10 datos, entonces es necesario reservar 101 espacios de los 130 disponibles. Tal como lo muestra
la plantilla, el reporte comenzar en la columna 13 y aparecer centrado sobre la pgina.
Antes de marcar los campos, se proporcionan los encabezados de las columnas que se desea que
aparezcan impresos sobre cada pgina. Es buena prctica utilizar un subrayado, guin o cualquier otro
smbolo para separar los encabezados de las columnas del comienzo de los datos. Toda columna debe
tener un encabezado que describa su contenido. Escriba nombres y palabras y evite las abreviaturas.
Datos y detalles

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El procedimiento para disear los datos y detalles es el siguiente: proporcionar la descripcin de los
datos que aparecern por debajo de los encabezados de columna; utilcense las convenciones X y 9 para
los datos numricos y alfabticos. Si se emplean puntos decimales, smbolos para moneda u otros
especiales, stos debern marcarse. Para describir los artculos, algunas organizaciones marcan los
caracteres primero y ltimo del campo con un smbolo apropiado (en este caso una X para datos
alfabticos) y los unen con una lnea para mostrar todo el campo. Otras organizaciones emplean veinte X
para sealar que el campo tiene una longitud de 20 caracteres. Cualquier forma es aceptable.
Aunque los reportes pueden continuar en varias pginas, basta con definir slo una vez los detalles de
cada lnea (en este ejemplo los detalles del inventario). La lnea ondulada que desciende despus de cada
dato sobre la hoja que contiene la plantilla de la forma, seala que ste se repite las veces que sea
necesario sobre cada pgina del reporte.
Resmenes
Algunos diseos de reportes especifican resmenes de informacin, columnas de totales, o subtotales.
stas se encuentran sealadas sobre las plantillas de los reportes en la forma ya descrita. El reporte de
inventario contiene un resumen de todos los artculos por clase de almacenamiento. Para cada clase, se
presentan los valores en moneda junto con l gran total para todas las clases. El principio para mostrarlos
sigue siendo el mismo: etiquetar los ttulos y encabezados tal como se desea que aparezcan; denotar los
datos variables con especificaciones X o 9, de acuerdo con el tipo de campo, y sealar la mxima
longitud del campo.
Ntese el enlace entre la especificacin de los datos sobre la plantilla del reporte y los listados de
elementos dato. Ms que dar nombre a cada elemento en la lista se le asigna un nmero y es ste el que
se asienta en la plantilla. Por tanto el 1) sobre la plantilla se refiere al 1. NMERO DE ARTCULO
sobre la lista de elementos dato, el 2) representa DESCRIPCIN DEL ARTCULO y as sucesivamente.
Ninguno de los pasos anteriores es exclusivo de los sistemas de inventario o, en relacin con lo mismo,
de reportes. Todos se emplean en el diseo de cualquier salida. La figura 8.19 maestra la plantilla para
un estado de cuenta preimpreso. Sin embargo, los principios que sealan la longitud del campo, los
subtotales y otros datos no cambian.
Lincamientos

Existen muchos lineamientos que hacen el trabajo del analista ms fcil y, lo ms importante, aseguran
que los usuarios reciban un reporte claro y comprensible. Ya se han utilizado varios y a continuacin se
presenta un resumen de ellos:
1. Los reportes y documentos deben estar diseados para leerse de izquierda a derecha y de arriba hacia
abajo.
2. Los datos ms importantes deben ser los ms fciles de encontrar. (En el ejemplo del inventario, el
nmero de artculo es muy importante ya que distingue un artculo de los dems. Aparece en el margen
izquierdo.)
3. Todas las pginas deben tener un ttulo y un nmero de pgina adems de mostrar la fecha en que fue
preparada la salida:
4. Todas las columnas deben estar etiquetadas.
5. Se deben evitar las abreviaturas.
Algunas organizaciones especifican estndares adicionales que sirven de gua a las prcticas de diseo.
;
' ''

DISEO DE SALIDA EN PANTALLA

Muchos de los principios del buen diseo estudiados hasta este momento, tambin se aplican a la salida
que aparecer sobre las estaciones de trabajo o las pantallas de las terminales. Sin embargo, debe tenerse
en mente que esta clase de dispositivos proporcionan un espa-; ci menor para trabajar que la mayor

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parte de la salida impresa. Asimismo, requieren que el usuario reciba instrucciones sobr cmo utilizar la
pantalla. Con la salida impresa se puede suponer que las personas saben cmo buscar algo en el reporte,
dar la vuelta a la siguiente pgina y qu pasos seguir cuando han terminado con el reporte. No es posible
hacer las mismas suposiciones cuando se disean las pantallas.
Plantillas para pantallas

Cada pgina de presentacin visual recibe el nombre de pantalla o panel. En este caso, la plantilla
facilitar o impedir su uso. El diseo de la plantilla comienza con la verificacin de las caractersticas
de la pantalla de presentacin visual. Entre stas se incluyen las siguientes:
Dimensiones fsicas de la pantalla
Nmero de renglones y columnas de datos que pueden ser mostrados al mismo tiempo
Grado de resolucin (alta, mediana o baja)
Nmero de colores disponibles (por ejemplo, monocromtico, tres colores, ocho colores, etc.)
Mtodos de realce (subrayado, negritas, parpadeo, diferentes intensidades)
Mtodos para el control de la intensidad (alta/baja; normal/inversa)
Las pantallas para presentacin visual por lo general tienen 80 columnas con 24 o 25 lneas. Las
pantallas de las terminales de punto de venta y de algunas computadoras porttiles tienen dimensiones
ms pequeas. En los ejemplos se supone el tamao estndar de 80 por 25. Como el lector sabe hasta
este momento, la informacin debe leerse de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo, adems de que
debe ser fcil encontrar los detalles ms importantes. Por otra parte, cierta informacin, como los ttulos
y encabezados, deben colocarse siempre en forma consistente.
Comentario al margen Pantallas de presentacin visual

Muchos de los diseos que el lector observa para la salida de computadora tienen problemas.
Demasiada informacin! Demasiados colores! Organizacin pobre de la informacin! Falta de
informacin importante (incluyendo los nmeros de pgina)!
Desafortunadamente estos problemas se encuentran en muchas de las pantallas de los sistemas diseados
comercialmente. Si a usted le parece que un sistema est pobremente diseado cuando observa la salida,
no se detenga en externar su opinin. Si a usted no le gusta la presentacin visual es porque
probablemente existe en ella algo equiocado. Despus de asimilar la informacin sobre el diseo de
pantallas contenida en este captulo, usted estar calificado para realizar crticas. Adelante y sea crtico!
Comience notando qu caractersticas contribuyen a que el diseo de una pantalla sea bueno o malo.
Diseo de pantallas

El diseo de una pantalla comienza al reconocer que la pantalla est compuesta por diferentes reas. Las
herramientas para elaborar plantillas ayudan al analista a especificar el contenido de los formatos de
diseo, ya sean nicos o mltiples.
Secciones de una pantalla

Resulta til dividir la pantalla en secciones que se emplean de manera consistente para presentar
informacin, identificaciones y mensajes para el usuario. La figura 8.20 muestra las reas ms comunes
en que se divide una pantalla, incluyendo la lnea superior, la regin central y las cuatro esquinas. La
experiencia ha demostrado que la esquina superior izquierda es la parte ms visible de la pantalla. El
buen diseo de una pantalla hace el mejor uso posible de estas reas.
Al disear pantallas de salida se necesitan reas para 1) encabezados y ttulos, 2) el contenido de la
pantalla, 3) mensajes e instrucciones y 4) algunas explicaciones sobre la informacin que se presenta. La
figura 8.21 muestra cmo debe colocarse esta informacin en la pantalla. Los encabezados y ttulos se
colocan en la parte superior de la pantalla, los mensajes e instrucciones en la parte inferior, y las
explicaciones, si stas son necesarias, en el cuadrante superior izquierdo. En buena parte esta

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distribucin depende de la preferencia ya que la investigacin en factores humanos ha demostrado que

cualquier opcin puede tener la misma efectividad.
Una lnea de estado proporciona al usuario informacin relacionada con el programa (por ejemplo, un
mensaje que indique que la rutina de clasificacin est haciendo su trabajo, que se est imprimiendo un
informe o que se ha dejado de presionar la tecla CAPS LOCK del teclado). No es necesario detallar la
informacin ya que su uso principal es servir como referencia. sta debe mostrarse en forma consistente
y en una regin que llame la atencin.
De acuerdo con la aplicacin, quiz sea til presentar visualmente una rejilla o subdivisiones. Esta
prctica se sigue con bastante frecuencia cuando se presenta informacin de contabilidad en forma de
tabla o los detalles contenidos en una factura (Fig. 8.22).
Las herramientas para la elaboracin de plantillas, ya sea de papel o asistidas por computadora, sirven
para conducir el diseo de las pantallas. El diseo adecuado de stas incluye un ttulo y encabezados
para las columnas (por ejemplo, sistema de recuperacin de precios, nmero de artculo, presentacin,
categora y unidades). Los datos en cada columna se indican de la misma manera que para la salida
impresa.
La informacin que indica a los usuarios cmo proseguir en general se muestra en la parte inferior de la
pantalla. Se debe sealar a los usuarios cmo recuperar la siguiente pantalla de informacin (PRESIONE
N...) y cmo abandonar el sistema (PRESIONE X PARA SALIR). El diseo tambin debe instruir al
programador para que ste escriba el software en una forma que, s el usuario presiona otra tecla y esto
puede ser causa de error, el software intercepte la entrada y evite con ello el error. Por ejemplo, si el
usuario presiona la tecla Q (o cualquier otra tecla que no sea X o N en este diseo especifico), el
programa debe detectar el error y no tomar ninguna accin o realizar cualquier procesamiento hasta que
se presione la tecla correcta. (El captulo 9, que trata del diseo de las entradas, examina estos aspectos
con detalle.)
Diseo de pantallas mltiples
Con frecuencia los diseadores emplean varias pantallas para dar a los usuarios la informacin que ellos
necesitan. La primera pantalla proporciona informacin general. Al presionar una tecla especfica, el
usuario recupera una segunda pantalla que contiene los detalles. Las figuras 8.22a y 8.226 presentan esta
secuencia de dos pantallas. La primera de ellas muestra cuntos productos existen, con una descripcin
breve de cada uno de ellos. El usuario estudia la lista y selecciona el producto del cual necesita ms
informacin. La figura 8.22a muestra el cursor, una barra ms intensa que sirve como apuntador y que le
dice al sistema y al usuario dnde buscar en la pantalla, en este caso el artculo 10-7503. Cuando el
usuario presiona la tecla D (que significa: "encuentra ms detalles sobre este artculo"), aparece la
pantalla mostrada en la figura 8.226 donde se encuentran ms detalles sobre el artculo.
La tcnica anterior es muy comn en el diseo de pantallas. Permite que los usuarios recorran con
rapidez todos los detalles e identifiquen cada artculo para el que requieren de ms informacin. Al
mismo tiempo, la "explosin" en detalles para un artculo en particular sobre una segunda (incluso una
tercera) pantalla, mantiene la facilidad de lectura de la primera al requerir slo los detalles suficientes
para identificar el artculo deseado.
A medida que avance el estudio aqu presentado sobre el diseo de pantallas, se considerarn varias
caractersticas adicionales de las pantallas.
Diseo de ventanas
En la salida de una computadora, las ventanas son subdivisiones de la pantalla que hacen posible
presentar al mismo tiempo diferentes conjuntos de salida. Los usuarios pueden ejecutar varios programas
al mismo tiempo (caracterstica denominada multitarea) y presentar la salida de cada programa en una
ventana. Tambin un programa puede presentar ms de una salida al mismo tiempo.

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Capacidades de las ventanas De acuerdo con lo? detalles del sistema, puede ser posible reposicionar las
ventanas sobre la pantalla. Los usuarios tambin desean tener la .capacidad de cambiar el tamao de una
ventana, ya sea aumentarlo para incluir en ella ms informacin, o de ocultar las ventanas que en un
determinado momento no son necesarias. El traslape permite que los usuarios muevan la informacin a
primer plano cuando sea necesario y que la reemplacen de nuevo con otra informacin al traslaparla, una
ventaja que permite
utilizar una gran parte de la pantalla sin alterar la flexibilidad ofrecida por las ventanas. Todas estas
caractersticas deben ser proporcionadas por el sistema operativo de la computadora. De esta forma, el
analista de sistemas no disea la lgica de procesamiento, pero debe discutir la caracterstica, si es que
sta existe, con el usuario tal como se utilizar en la aplicacin bajo desarrollo.
El uso de ventanas debe considerarse cuando la aplicacin lo requiera o deba ser mejorada con
facilidades para:
Presentar datos diferentes o conjuntos de reportes al mismo tiempo
Para cambiar entre varios programas, mostrando la salida de cada uno de ellos
Mover informacin de una ventana a otra (dentro del mismo programa o entre diferentes programas)
Permitir que los usuarios reposicionen la informacin sobre la pantalla para adecuarla a sus
necesidades particulares
Estas situaciones son comunes en uno o ms de los siguientes ejemplos:
Consultas sobre pedidos
Cuando se revisan los pedidos de los clientes, un asistente encontrara de utilidad que una ventana
pudiese presentar el catlogo de productos de la compaa, otra los detalles del pedido en cuestin y una
tercera con datos especficos (tales como el nmero de artculo, la cantidad surtida y el costo) de la
factura del cliente. Este ejemplo muestra cmo se pueden presentar al mismo tiempo datos de referencia
y detalles de la transaccin.
Verificacin de cuentas por pagar
En los sistemas de cuentas por pagar, se muestran en una ventana la descripcin del cliente (nombre,
nmero de cuenta, direccin, nmero telefnico, saldo de la cuenta y nombre del contacto), en otra
aparecen el monto mensual de compras, pagos, y en una ms las transacciones de ajuste. Los detalles de
las transacciones pueden pasar sobre la pantalla hacia arriba o hacia abajo, lo que facilita el examen de
aquellos artculos que no caben en la pantalla al mismo tiempo. Este ejemplo ilustra la presentacin
simultnea de detalles e identificacin de transacciones.
Paquete de auditora para el pago de impuestos
En este ejemplo los impuestos pagados se muestran pgina por pgina en una ventana, los detalles de la
auditora en otra y las copias de la correspondencia, una pgina a la vez, en otra ventana. Este ejemplo
ilustra la forma en que se puede tener acceso a varias pginas de informacin por medio de ventanas. Las
capacidades de aumento o reduccin en el tamao permiten ver toda la pgina de un documento y
ampliar una seccin o prrafo en particular del mismo.
La lista podra aumentar, pero estos ejemplos ilustran las capacidades que ofrecen los ambientes de
ventana para presentar la salida de la computadora; la cual se puede disear en sistemas que se ejecutan
sobre computadoras personales as como en sistemas de cmputo grandes.
Criterios de diseo para ventanas
Las ventanas no cambian la necesidad de utilizar buenas prcticas de diseo. La necesidad de ttulos,
encabezados, nmeros de pgina y otros aspectos son igualmente importantes en las ventanas. Cada
documento o reporte que aparezca sobre una ventana debe estar diseado como un documento nico; en
consecuencia, la plantilla es importante.

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DISEO DE PROGRAMAS

Ing. Alejandro Guzmn M.

Tal como ya se indic en los ejemplos anteriores, a menudo se requiere de la capacidad para cambiar la
ejecucin del programa entre varias ventanas. Al tomar los pedidos de los clientes, por ejemplo, tal vez
el usuario necesite consultar el catlogo de productos en una ventana y despus cambiar a otra para
ingresar los detalles en los campos sealados para tal fin. Si se permite la entrada de datos, el sistema
debe indicar, quiz por medio de una lnea de estado, cul es la ventana que se encuentra activa. Si el
documento contenido en una ventana est formado por varias pginas, los usuarios deben ser capaces de
ver cualquier pgina y entonces recorrerla en cualquier forma que ellos deseen. Cuando surge la
necesidad de imprimir una copia de la pgina, debe ser posible hacerlo en una forma sencilla. Cada
ventana debe tener la capacidad de recorrer un documento, ya
sea hacia arriba o hacia abajo, y de imprimirlo en forma independiente de las dems ventanas.
En algunos casos los analistas deciden utilizar ventanas de aparicin repentina (pop-up Windows). Este
tipo de ventanas aparecen y sobreescriben temporalmente informacin sobre la pantalla (Fig. 8.23). Las
ventanas de aparicin repentina son efectivas para presentar a los usuarios mensajes y pedir informacin.
Las ventanas de cualquier tipo deben utilizarse con cuidado y de acuerdo con los lineamientos
presentados en esta seccin. Cuando se emplean apropiadamente, las ventanas pueden incrementar la
facilidad de uso de un sistema. En contraste, las ventanas mal diseadas aparecern como "truculentas" y
pueden daar seriamente la utilidad del sistema.
Recurdese que para muchos .usuarios finales, los reportes y la salida de una aplicacin son el sistema.
La habilidad de los usuarios finales para utilizar la informacin proporcionada y emplearla en la forma
en que se presenta determina en gran medida la utilidad y aceptacin del sistema. En el siguiente
captulo se examinar la importancia de una buena plantilla para la entrada de datos al sistema.

RESUMEN
Durante el diseo lgico, los analistas desarrollan las especificaciones para la salida del nuevo sistema;
las cuales sern utilizadas despus por los programadores para desarrollar el software que producir la
salida. Para el usuario, la salida es una de las caractersticas ms importantes, algunas veces la nica
razn para financiar el proyecto. Por consiguiente, el analista debe seleccionar los mtodos de salida que
comuniquen la informacin con mayor efectividad.
La informacin tabular, presentada en un formato de rengln y columna, se recomienda para presentar
detalles cuando se necesitan pocos comentarios o explicaciones, cuando los detalles se pueden describir
en categoras discretas, o cuando resultan apropiados los totales y subtotales. A menudo, los formatos de
este tipo son los ms adecuados para la informacin de contabilidad.
Las formas grficas para la presentacin de informacin incluyen las grficas de sectores, curvas de
escalones y barras as como los mapas. Las grficas de este tipo son superiores a los reportes tabulares
para sealar tendencias y efectuar comparaciones al mismo tiempo que facilitan el recuerdo de grandes
cantidades de datos. Sin embargo, las grficas quiz no ahorren tiempo para la toma de decisiones ni
tampoco disminuyan la cantidad de datos necesarios en el proceso de decisin, aunque el volumen de
informacin parezca reducido. En ocasiones los analistas emplean las grficas porque saben que los
usuarios las prefieren sobre las formas tabulares.
. Los iconos, que son representaciones grficas de los datos, tambien pueden sustituir los informes tabulares y resultan especialmente tiles para mostrar proporciones o
comparaciones, tales como la diferencia en las ventas a lo largo de varios aos. Dado que los iconos ms
utilizados se pueden reconocer con facilidad y sin explicacin, se emplean cada vez ms en las interfases
de computadora.
Las prcticas de diseo son conducidas por estndares que aseguran la produccin de una salida
comprensible. De acuerdo con las necesidades de salidas de las organizaciones, pueden resultar adecuadas las formas preimpresas, las formas mltiples y los documentos de retorno.

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Ing. Alejandro Guzmn M.

La salida se puede generar por medio de una gran variedad de dispositivos entre los que se incluyen
impresoras, cmaras e impresoras de tarjetas. Las impresoras que no son de impacto, como las
impresoras lser que preparan una pgina a la vez, se emplean cada vez con mayor frecuencia. Su
velocidad y el hecho de que permiten la integracin eficiente de las grficas, estn cambiando la forma
en que se prepara la salida de computadora.
Para especificar el diseo lgico, los analistas crean una plantilla de la salida, que es un modelo que
muestra la localizacin de la informacin. Para disear y presentar la plantilla se puede utilizar cualquier
tipo de forma, ya sea manual o basada en computadora. En estas plantillas se marcan los detalles que son
constantes y los que son variables; adems se indican los resmenes, los totales y las marcas de control
para recalcar puntos especficos de informacin. Cuando se disean pantallas, o paneles, los analistas
quiz encuentren que, es necesario utilizar varias pantallas o capacidades especiales de ventana, como
las de aparicin repentina, que sean fciles de leer. La facilidad de lectura debe ser uno de los objetivos
que sirvan de gua en el diseo de la salida de los sistemas.

PREGUNTAS DE REPASO
1.

Cules son los cuatro objetivos que debe satisfacer en general la salida de la computadora?

2.

Defina salida. Cules son los objetivos del analista cuando ste disea la salida?

3.

Identifique y discuta las preguntas y requerimientos a los que el analista debe dar respuesta para comprender
en su totalidad los requerimientos de la salida para un proyecto especfico.

4.

Qu es la informacin tabular? Cuando se disea informacin tabular, qu aspectos, situaciones o

circunstancias se deben disear para que sobresalgan en la salida?

5.

Bajo qu circunstancias es aconsejable hacer uso de las grficas? Explique su respuesta.

6.

Cules son los tipos de grficas ms utilizados en las empresas? Cul es el tipo de informacin en el que
cada una de ellas es la ms adecuada?

7.

Discuta los mtodos y estndares utilizados para marcar la salida grfica.

8.

Cmo puede el color mejorar el uso de los sistemas de informacin?

9.

Discuta los lineamientos a seguir para utilizar el color en la salida de los sistemas.

10. Qu son los iconos? Qu beneficios ofrecen a los usuarios de las computadoras? Qu lineamientos
determinan, cundo y cmo utilizarlos?
11. Qu son las ventanas? Qu beneficios ofrecen a los usuarios?
12. Haga una comparacin entre los diferentes medios de salida.
13. Qu diferencias existen entre los diferentes medios para la salida impresa? Qu factores sirven de gua al
analista para seleccionar un mtodo de entre todos los disponibles?
14. Defina los siguientes trminos: marca de control, pantalla, panel, salida brusca, documento de retorno, ventana
de aparicin repentina.
15. Qu es una plantilla? Qu uso tiene en el diseo de la salida? Puede emplearse para el diseo tanto de salida
impresa como de pantallas? Explique su respuesta.
16. Cul es la diferencia entre los mtodos de salida impresa y por pantalla?
17. Cules son las dimensiones o tamaos ms comunes para la presentacin de datos sobre las pantallas de las
terminales?
18. Qu mtodos emplean los analistas para especificar la informacin constante y variable cuando desarrollan
modelos para el diseo de las salidas?

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