CIRCULAR EXTERNA No.

042 DE 1994
( Agosto 8 )
Seores
REPRESENTANTES LEGALES, JUNTAS DIRECTIVAS, REVISORES
FISCALES Y CONTADORES DE PROGRAMAS O EMPRESAS PROMOTORAS
DE SALUD
Asunto: Instrucciones contables en materia de Ingresos,
Diferidos

Cargos y Gastos

Este Despacho en uso de sus facultades y con el propsito de garantizar la mayor

uniformidad y transparencia del mercado, se permite impartir algunas instrucciones
especiales en materia de ingresos, cargos y gastos diferidos y reafirmar otras en punto a la
adecuada aplicacin de los decretos 2649 y 2650 de 1993 y el suministro de informacin
que revele la realidad econmica y financiera de las empresas promotoras de salud.
1.

INGRESOS

1.1

Emisin de contratos para planes complementarios al plan obligatorio de

salud.

Sin perjuicio del cumplimiento de las formalidades legales y las propias de control
interno adoptadas por cada entidad, previo el pago por parte del afiliado y el recaudo por
parte de la entidad promotora de salud, proceder a la emisin del contrato por plan
complementario.
1.2

Registro contable del contrato por plan complementario

El contrato constituye el soporte contable principal, para por va de la contabilidad,

evidenciar las pautas que regulan los derechos y las obligaciones que se derivarn de la
prestacin de servicios de salud, relacionados con la cobertura del plan obligatorio y las
condiciones en que stos se prestan. Dichos contratos debern ser registrados en cuentas
de orden, dadas las caractersticas y parmetros definidos en el Plan Unico de Cuentas
-PUC- (Decreto 2650 de 1993).
En la medida que se acuerden pagos por anticipado y estos se reciban, por dicho importe
se deber descargar la cuenta de orden y registrar al pasivo diferido, con su
correspondiente contrapartida
Las renovaciones, previo el cumplimiento de las formalidades legales, se registrarn
igualmente en cuentas de orden por la totalidad del importe del contrato ajustado a la
tatifa que rija para el perodo de renovacin.

El saldo de la cuenta de orden debe revelar siempre el importe pendiente de causar y

recaudar hasta la fecha de terminacin o cancelacin del contrato, salvo por la diferencia
que se pueda derivar de la aplicacin de lo regulado en el numeral 1.5 de la presente
circular.
1.3

Causacin de ingresos

El importe del ingreso realizado debe estar en funcin del tiempo expirado, entre la fecha
que inicia la prestacin del servicio o cubrimiento y la fecha de corte del mes o meses
completos que se registra contablemente.
La Superintendencia estar atenta para evitar que se incluyan en estos registros importes
que correspondan a cubrimientos o protecciones de perodos o porcin de stos,
posteriores a la fecha de corte, en prevencin de los anticipos de ingresos y utilidades.
Igual tratamiento debern tener los ingresos recibidos por anticipado por concepto de plan
obligatorio de salud.
Los descuentos que se otorguen contractualmente con ocasin de pagos anticipados, se
tratar como un menor valor del ingreso realizado.
1.4

Condiciones Especiales para el registro de los ingresos recibidos por

anticipado.

El rubro de los ingresos recibidos por anticipado debe contar con las cuentas auxiliares
que le permita registrar en forma separada los valores recibidos por anticipado por
concepto del plan obligatorio de salud y plan complementario y de cada uno de estos
conceptos separadamente la porcin correspondiente a los dos (2) primeros meses de
anticipo y la porcin de los restantes meses de ste. Esta ordenacin permite reclasificar
de manera mensual los ingresos recibidos por
anticipado, en la medida que se registre la causacin perodica de los ingresos realizados.
A su vez permite cuantificar la base para efectos de la determinacin y control del margen
de solvencia sobre pagos recibidos por anticipado en cumplimiento de lo establecido en el
decreto 1485 de 1994.
1.5 Suspensin de causacin de ingresos por concepto de plan complementario de
salud y constitucin de provisiones.
La causacin de ingresos por plan complementario se suspender para aquellos casos que
la empresa promotora de salud admita pagos peridicos y el afiliado registre 60 o ms
das de mora en su pago.
Las cuentas por cobrar originadas por estas causaciones debern ser trasladadas a cuentas
de difcil cobro y si dentro de los 30 das siguientes a la fecha de registro antes indicado,
no se lograre regularizar el pago de las cuotas atrasadas, debern proceder a constituir una
provisin por el 100%. del importe de las cuentas de difcil cobro.
Lo anterior, sin perjuicio del procedimiento definido para estos casos, el cual en ningn
momento puede conllevar la suspensin en la prestacin de los servicios de salud, dado

que como mnimo se debern prestar los relacionados con el plan obligatorio de salud a
travs de la red de prestadores disponibles para la prestacin de ste.
Una vez constituda la provisin antes indicada, la entidad debe proceder a reclasificar
dentro de las cuentas de orden deudoras de control, el equivalente a las cuotas
proviosionadas y registrarla como contratos en mora.
Cumplidas las formalidades legales del caso, para poder dar por terminado el contrato
respectivo por parte de la entidades, sta proceder a castigar las cuentas de difcil cobro
y a reversar las cuentas de orden correspondientes, sin perjuicio de generar los registros
contables que considere apropiados, para el control de cuentas por cobrar castigadas.
2.

ACTIVOS DIFERIDOS Y GASTOS

En procura de prevenir las situaciones presentadas en el pasado, con manejos no

adecuados de los cargos diferidos y gastos anticipados, este Despacho considera
conveniente resaltar algunos criterios y normas en esta materia, e instruir sobre ciertos
hechos particulares, de acuerdo a la actividad de las promotoras de salud y los resultados
obtenidos en procesos similares.
2.1

Principales objetivos especiales

Adems de las normas bsicas que se definen en el Decreto 2649 de 1993 relativas a la
Continuidad, valuacin o medicin, esencia sobre la forma, y realizacin de hechos
econmicos, entre otros, las entidades promotoras de salud deben propender a:
2.1.1 Fundamentar la determinacin y actualizacin de la Unidad de Pago por
Capitacin -UPC- , evaluacin, manejo y control de los activos diferidos, costos y
gastos propios de la actividad.
2.1.2 Ayudar a la conformacin de la informacin estadstica en las clases de servicios
prestados, por va de reportes sustentados en informacin contable-financiera
comprensible y til.
2.1.3 Poder preparar y emitir oportunamente la informacin sobre activos diferidos,
costos y gastos que requiera la Superintendencia Nacional de Salud. Por regla general,
esta informacin debe estar disponible en perodos que no excedan de un (1) mes, sin
perjuicio de los cortes respectivos que deban definirse previamente, de acuerdo con las
normas legales y en consideracin al ciclo de las operaciones de su actividad.
2.1.4 Cuando quiera que existan dificultades para medir de manera confiable y verificable
un hecho econmico realizado, se debe optar por registrar la alternativa que tenga menos
probabilidades de sobreestimar los activos y los ingresos, o de subestimar los pasivos y
los gastos.
2.2

Definiciones bsicas relativas a activos diferidos

Los costos representan erogaciones y cargos asociados clara y directamente con la

prestacin de los servicios, de los cuales un ente econmico obtiene sus ingresos. En

armona con esta definicin, para efectos de la presente circular, los activos diferidos
representan:
a) Gastos anticipados, tales como intereses, seguros, arrendamientos, honorarios,
comisiones, mantenimiento equipos y otros gastos pagados por anticipado de los cuales se
espera obtener un beneficio econmico o servicios futuros y,
b) Cargos diferidos, que representan bienes o servicios recibidos de los cuales se espera
obtener beneficios econmicos en otros perodos.
Los gastos representan flujos de salida de recursos, en forma de disminuciones del activo
o incrementos del pasivo o una combinacin de ambos, que generan disminuciones del
patrimonio, incurridos en las actividades de administracin, comercializacin,
investigacin y financiacin, realizadas durante un perodo, que no provienen de los
retiros de capital o de utilidades o excedentes.
2.3 Reconocimiento y revelacin de los activos diferidos, los costos y gastos
El reconocimiento y revelacin de los activos diferidos, los costos y los gastos de las
entidades promotoras de salud en desarrollo de las normas bsicas y las normas tcnicas
generales propias de su actividad deben ser atendidos en funcin de su ciclo contable,
para ello debe atender las siguientes definiciones generales, as:
a) El ciclo contable es el proceso que debe seguirse para garantizar que todos los hechos
econmicos se reconocen y se transmiten correctamente a los usuarios de la informacin.
b) El reconocimiento es el proceso de identificar y registrar o incorporar formalmente en
la contabilidad los hechos econmicos realizados.
c) Para que un hecho econmico realizado pueda ser reconocido se requiere que
corresponda con la definicin de un elemento de los estados financieros, que pueda ser
medido, que sea pertinente y que pueda representarse de manera confiable.
d) La administracin debe reconocer las transacciones en la misma forma cada perodo,
salvo que sea indispensable hacer cambios para mejorar la informacin.
La presente circular externa, a juicio de cada entidad promotora de salud, permitira que
para la preparacin y presentacin de estados financieros de perodos intermedios, el
reconocimiento se efecte con fundamento en bases estadsticas, sin perjuicio que para el
cierre de un ejercicio contable se deban hacer los ajustes correspondientes, de suerte
que no se contravengan disposiciones legales, tales como en materia contable,
comercial y fiscal, bajo el entendido que tal autorizacin es sin perjuicio de la
contabilidad de causacin o por acumulacin en la que los hechos econmicos se
reconocen en el perodo en el cual se realicen y no solamente cuando sea recibido o
pagado el efectivo o su equivalente.
2.4

Reexpresin de activos diferidos, costos y gastos

Los hechos econmicos relativos a activos diferidos, costos y gastos se reconocen

inicialmente por su valor histrico, aplicando cuando fuere necesario la norma bsica de

la prudencia. Adems, cuando sea pertinente se debe efectuar el ajuste que deba
corresponder con relacin a las partidas no monetarias, utilizando para ello el PAAG
mensual, en razn a que por su actividad deben difundir o emitir estados financieros de
perodos intermedios. Se entiende por PAAG mensual, el porcentaje de ajuste del mes, el
cual es equivalente a la variacin porcentual del ndice de precios al consumidor para
ingresos medios, establecido por el Departamento Administrativo Nacional de Estadstica
-DANE-, registrado en el mes inmediatamente anterior al mes objeto de ajuste.
2.5 Consideraciones para el registro de provisiones y contingencias para atender
costos y gastos de las entidades promotoras de salud.
Las entidades promotoras de salud contabilizarn las provisiones que cubran, entre otras,
los pasivos estimados, las contingencias de prdidas probables, as como para reconocer
los costos y gastos propios de su actividad social, reexpresados si fuere el caso, cuando
sea necesario de acuerdo con las normas tcnicas. Las provisiones deben ser justificadas,
cuantificables y confiables.
Una contingencia es una condicin, situacin o conjunto de circunstancias existentes, que
implican duda respecto a una posible ganancia o prdida por parte de un ente econmico,
duda que se resolver en ltimo trmino cuando uno o ms eventos futuros ocurran o
dejen de ocurrir.
2.6

Registro y asignacin de los activos diferidos, los costos y gastos.

2.6.1 Los activos diferidos, los costos y los gastos, reexpresados como consecuencia de
la inflacin cuando sea el caso, deben ser asignados o distribuidos en las cuentas de
resultados, de manera sistemtica, en cumplimiento de la norma bsica de asociacin, los
cuales deben atender los siguientes parmetros:
a. La asignacin del costo de los diferidos se denomina amortizacin.
b. Las bases utilizadas para calcular la alcuota respectiva de amortizacin debe
estar tcnicamente soportada.
c. Los cambios en las estimaciones iniciales se deben reconocer mediante la modificacin
de la alcuota correspondiente en forma prospectiva, de acuerdo con las nuevas
estimaciones.
d. Los activos diferidos deben contabilizarse como tales, siempre y cuando obedezcan a
la naturaleza de gastos diferidos hasta que el correspondiente beneficio econmico est
total o parcialmente consumido o perdido.
e. El asiento de los activos diferidos, los costos y los gastos debe hacerse con
fundamento en los comprobantes de contabilidad debidamente soportados.
f. La verificacin de las afirmaciones que dice contener los estados financieros en
materia de activos diferidos, costos y gastos de las entidades promotoras de salud y antes
de su emisin le corresponde a la administracin del ente econmico, cerciorarse que se
cumplen satisfactoriamente las afirmaciones, explcitas e implcitas.

Las afirmaciones, que se derivan de las normas bsicas y de las normas tcnicas,
son las siguientes:
Existencia - Los activos diferidos del ente econmico existen en la fecha de corte y los
costos y gastos de las transacciones registradas se han realizado durante el perodo.
Integridad - Todos los costos y gastos realizados han sido reconocidos.
Derechos - Los activos diferidos representan probables beneficios econmicos futuros en
la fecha de corte.
Valuacin - Todos los activos diferidos, los costos y los gastos han sido reconocidos por
los importes apropiados.
Presentacin y revelacin - Los activos diferidos, los costos y los gastos han sido
correctamente clasificados, descritos y revelados.
2.6.2 Se deben registrar como cargos diferidos los costos incurridos durante las etapas
de organizacin, construccin, instalacin, montaje y puesta en marcha. Tambin, se
pueden tratar como activos diferidos de la naturaleza de los cargos, las remodelaciones;
los estudios, investigaciones y proyectos; los programas para computador (software); los
tiles y papelera; las mejoras a propiedades ajenas; los descuentos en colocacin de
ttulos de inversin; el impuesto diferido "dbito"; la publicidad y propaganda y las
contribuciones y afiliaciones.
Las sumas incurridas en investigacin y desarrollo pueden registrarse como cargos
diferidos nicamente cuando el producto o proceso objeto del proyecto cumple los
siguientes requisitos:
a) Los costos y gastos atribuibles se pueden identificar separadamente.
b) Su factibilidad tcnica est demostrada.
c) Existen planes definidos para su produccin y venta y,
d) Su mercado futuro est razonablemente definido.
Tales sumas pueden diferirse con relacin a los varios productos o procesos en que tengan
uso alternativo, siempre que cada uno de ellos cumpla dichas condiciones:
Se debe contabilizar como impuesto diferido dbito el efecto de las diferencias
temporales que impliquen el pago de un mayor impuesto en el ao corriente, calculado a
tasas actuales, siempre que exista una expectativa razonable de que se generar suficiente
renta gravable en los perodos en los cuales tales diferencias se revertirn.
2.6.3 La amortizacin de los gastos pagados por anticipados se debe efectuar durante el
perodo en el cual se reciban los servicios, que por regla general debe corresponder a un
perodo definido de prepago.

2.6.4 La amortizacin de los cargos diferidos se debe reconocer desde la fecha en que
originen ingresos o se reciban los servicios correspondientes, atendiendo las siguientes
reglas:
a. Los correspondientes a organizacin, preoperativos y puesta en marcha se deben
amortizar en el menor tiempo entre el estimado en el estudio de factibilidad para su
recuperacin y la duracin del proyecto especfico que los origin, que en ningn caso
podr exceder de cinco (5) aos.
b. Las remodelaciones se amortizarn en la vida til estimada por perito avaluador, sin
que en ningn caso exceda la vida til del activo, conforme a las reglas que sobre el
particular regule la autoridad competente.
c. Los estudios, investigacin y desarrollo de proyectos en forma anloga a lo previsto
para los de organizacin, preoperativos y puesta en marcha, debidamente sustentado el
perodo de amortizacin por va de estudios tcnicos, que en ningn caso podr exceder
de tres (3) aos, salvo que se demuestre lo contrario.
d. Los programas de computador en un plazo estimado de vida til, trmino ste que no
podr exceder de tres (3) aos.
e. Los tiles de escritorio y papelera en funcin de su consumo, pero en todo caso no
podr exceder de dos (2) aos contados a partir de la fecha de compra.
f. Las mejoras a propiedades tomadas en arrendamiento, cuando su costo no sea
reembolsable, se deben amortizar en el perodo menor entre la duracin del respectivo
contrato y su vida til.
g. El descuento en ttulos de inversin durante el plazo de conversin de los ttulos o a la
fecha de vencimiento o redencin de los mismos, lo que fuere primero.
h. El impuesto diferido se debe amortizar en los perodos en los cuales se reviertan las
diferencias temporales que lo originaron.
i. La publicidad y propaganda se amortizar dentro del respectivo ejercicio contable de la
entidad - trimestre, semestre, ao- o en el trmino de vida til que estime la entidad
correspondiente, pero en todo caso dicho perodo de amortizacin no debe superar el
siguiente ejercicio contable.
j. Las contribuciones y afiliaciones durante el perodo prepagado concerniente.
k. Otros cargos diferidos durante el plazo estimado de obtencin de los beneficios
esperados o de vida til, previa autorizacin de la Superintendencia Nacional de Salud, la
cual debe surtirse dentro de los treinta (30) das comunes siguientes a su radicacin, en su
defecto el perodo de amortizacin ser fijado por la entidad promotora de salud, sin que
en ningn caso exceda de tres (3) aos, contados a partir del primer pago que se efecte
en relacin con el cargo diferido correspondiente.
2.7

Reexpresin de activos diferidos no monetarios

Los cargos diferidos no monetarios, se deben reexpresar teniendo en cuenta las

normas generales de los ajustes sobre activos; no obstante, el valor correspondiente
a la contrapartida del ajuste se debe llevar como un ingreso por correccin
monetaria diferida a la cuenta "crdito por correccin monetaria diferida", el cual
se debe ir reconociendo como correccin monetaria en las cuentas de resultados en
la misma proporcin en que se asigne el costo de tales activos.
Durante los aos en que se mantenga diferido el ajuste por inflacin, la parte
proporcional del ajuste sobre el patrimonio correspondiente a dichos activos tendr
similar tratamiento, registrando el respectivo valor en la cuenta "cargo por correccin
monetaria diferida".
2.8

Reconocimiento de los costos y gastos.

2.8.1 Regla General.

En cumplimiento de las normas de realizacin, asociacin y asignacin, los costos y los
gastos se deben reconocer de tal manera que se logre el adecuado registro de las
operaciones en la cuenta apropiada, por el monto correcto y en el perodo
correspondiente, para obtener el justo cmputo del resultado neto del perodo.
2.8.2 Reconocimiento de la extincin o prdida de utilidad futura.
Cuando sea evidente que se ha extinguido o perdido el beneficio futuro que se haba
esperado de un activo, el costo de ste debe ser reconocido como un gasto o como una
prdida.
2.8.3 Reconocimiento de errores de ejercicios anteriores.
Las partidas que correspondan a la correccin de errores contables de perodos anteriores,
provenientes de equivocaciones en cmputos matemticos, de desviaciones en la
aplicacin de normas contables o de haber pasado inadvertidos hechos cuantificables que
existan a la fecha en que se difundi la informacin financiera, se deben incluir en los
resultados del perodo en que se identifiquen.
Las correcciones, en funcin de su materialidad o importancia relativa, debern ser
reveladas en notas a los estados financieros.
2.9

Registro de los costos y gastos

En el registro de los costos y de los gastos se debe observar las siguientes normas:
2.9.1

Soportes.

Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables segn el tipo de acto de que
se trate, los hechos econmicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno
o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los
elaboren.
2.9.2 Comprobantes de contabilidad.

Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aqul donde se asienten en orden
cronolgico las operaciones, deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad
elaborados previamente.
2.9.3
Se deben registrar los costos y los gastos que se surtan de compromisos o
contratos de los cuales se puedan derivar obligaciones a cargo de la entidad promotora de
salud y derechos a favor de terceros, en funcin de las relaciones contractuales que
procedan de su actividad y su enlace con el usuario, la entidad o profesional adscrito y el
contratante, por virtud del cumplimiento de los contratos. Bajo esta nocin se deben
reconocer, an los costos y gastos contingentes, tales como los que puedan resultar de
servicios autorizados por parte de las entidades promotoras de salud en favor de sus
afiliados.
2.9.4
Se deben registrar los costos y los gastos en cuentas especficas segn la
naturaleza de la transaccin o evento y utilizar como contrapartida la cuenta contable
respectiva.
2.9.5 Al finalizar cada mes, para reconocer el efecto de la inflacin, se deben ajustar las
cuentas de costos y gastos, afectando la respectiva cuenta de correccin monetaria,
conforme a las reglas generales de contabilidad de que tratan las normas pertinentes.
2.9.6 Mediante notas a los estados financieros, las entidades promotoras de salud deben
difundir las prcticas contables y revelaciones concernientes.
2.9.7 Costos y gastos
se codificarn por va de subauxiliares a partir del CODIGO BASE DEL PUC No.
616505) y como mnimo se deber controlar costos por los siguientes conceptos:
FOMENTO Y PREVENCIN
Chequeos salud integral
Salud Ocupacional
Educacin
Vacunacin
Prevencin odontolgica
Otros
CONSULTA MDICA
Medicina General (programada)
Medicina Especializada
Urgencias(Consultorio)
Visita Mdica Domiciliaria
ATENCIN ODONTOLGICA
Consulta
Tratamientos
URGENCIAS
PAQUETE OBSTETRICO
Parto normal
Cesreas
Abortos

Atencin neonatal
Estancias
Otras actividades
HOSPITALIZACIN NO QUIRURGICA
Honorarios mdicos
Estancia
Laboratorios clnicos
Anatomia patolgica
Imgenes diagnsticas
Otros exmenes diagnsticos
Apoyo teraputico
Medicamentos
Otros servicios hospitalarios
HOSPITALIZACION QUIRURGICA E INTERVENCIONES
Honorarios mdicos
Estancias
Laboratorio clnico
Anatoma patolgica
Imgenes diagnsticas
Otros exmenes diagnsticos
Apoyo teraputico
Medicamentos
Neurociruga
Oftalmologa
Otorrinolaringologa
Op.glandulas tiroides, paratiroides, suprarenales, timo.
Cardiovascular
Torcica
Abdominal
Proctolgica
Urolgico
De la mama
Gineco-bsttrica
Ortopdica y traumatologa
Plstica
Mano
Oral y maxilofacial
Otros servicios hospitalarios
CIRUGA AMBULATORIA
APOYO DIAGNSTICO AMBULATORIO
Anatoma patolgica
Laboratorio clnico
Imagenologa diagnstica
Electrodiagnstico
Endoscopias
Otros exmenes o procedimientos diagnsticos
APOYO TERAPUTICO-AMBULATORIO
Dilisis
Psicoterapia

Terapia fsica
Terapia del lenguaje
Terapia respiratoria
Terapia ocupacional
Tratamiento oncolgico
Nutricin
Pequea ciruga
Otros Procedimientos
En nota a los estados financieros de propsito general las entidades de medicina
prepagada reportarn en forma comparativa, por lo menos, la siguiente informacin:
2.9.8 En forma comparativa, cuando sea el caso, los estados financieros deben revelar
por separado como mnimo la naturaleza y cuanta de gastos que contempla el PUC del
sector real de la economa conforme a lo descrito para los cdigos base de las series
51XXXX, 52XXXX, 53XXXX y 54XXXX., siguiendo para el efecto la misma
presentacin de la informacin como se indic para los costos.
2.10 Vigencia y derogatorias
La presente circular externa regir a partir de su publicacin y su incumplimiento dar
lugar a las sanciones previstas en el decreto 1259 de 1994 y estatuto orgnico del sistema
general de seguridad social en salud.
Cordialmente,

OSCAR EMILIO GUERRA MORALES

Superintendente Nacional de Salud