Noviembre 16 de 2007

ESTANDARIZACIN PARA LA IMPLEMENTACIN DEL CDIGO DE BARRAS EN LA

IDENTIFICACIN DE LOS ACTIVOS FIJOS EN LAS UNIDADES DE LA FUERZA PBLICA

Considerando la necesidad de las diferentes Fuerzas para automatizar la gestin de activos

fijos a travs de un cdigo de barras, el grupo SILOG presenta el modelo que se adoptar
para la estandarizacin de la etiqueta de cdigo de barras en la gestin de activos fijos.

Responsable:

Aprueba:

En la unificacin de criterio para la marcacin de los activos fijos de las Fuerzas

Militares y Polica Nacional se estandariz el modelo a adoptar del cdigo de
barras para facilitar la gestin de activos fijos en los procesos de altas, bajas, traslados, traspasos, actualizacin e inventario fsico de estos, con los diferentes dispositivos tecnolgicos de lectura a emplear (Pistola infrarroja, CCD, lpiz, etc.).

Estandarizacin

1. OBJETIVOS:

Mdulo Financiero

Gerencia General
SILOG - CNMC MDN

En el boletn nmero 5 se
establecieron las normas
a tener en cuenta en la
estandarizacin de los
Procesos Logsticos para
el
control
de
los
inventarios
en
los
almacenes con Gestin
de ubicaciones a travs
de cdigo de barras. En
esta
oportunidad
se
establecen las normas en
el mismo sentido para el
manejo de los activos
fijos.
Recordando
la
importancia del cumplimiento de los estndares
que
tienen
relacin
directa con la calidad de
informacin
que
el
sistema implantado por
SILOG genera en cada
Unidad. Si se espera informacin confiable y gil,
es fundamental cumplir y
mantener los lineamientos establecidos como
estndar.

La estandarizacin del cdigo de barras que se usar en la gestin de activos fijos

est basado en el estndar internacional EAN.UCC.128, para captura automtica
de informacin, de manera rpida, efectiva y con mnimos errores, por lo cual este
boletn busca:
Servir de fuente de informacin oficial del proceso llevado a cabo en el Ministerio
de Defensa a travs del Grupo SILOG, para la generacin del nuevo modelo de
administracin de activos fijos (devolutivos), bajo la tecnologa de captura
automtica de informacin de cdigo de barras.
Brindar una gua para la futura adquisicin de las terminales requeridas e
insumos, que permitirn incorporar al sistema SILOG para tener trazabilidad y
administracin desde la plataforma tecnolgica SAP/R3 de los activos fijos. As
como para la presentacin y seleccin de propuestas por parte de terceros
interesados en la prestacin del servicio.
Proponer pautas en la administracin de activos fijos (devolutivos) con cdigo de
barras, para los funcionarios encargados y responsables de su control y
seguimiento.
2. BENEFICIOS:

Facilitar la auditorias y actualizacin

Reducir costos en los conteos fsicos.

de los activos fijos.

Mantener informacin exacta y

Capturar informacin de manera
actualizada.
automtica.

Optimizar el control de los activos

Disminuir las posibilidades de error
fijos, facilitando la identificacin del humano.
activo en forma segura y rpida en el
sistema.

Bogot, Base Area CATAM - Telfono 4 25 50 50

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3. IDENTIFICACIN DE LOS ACTIVOS FIJOS:

El esquema con el que se identificarn los activos fijos est basado en el estndar internacional
EAN.UCC.128 y se presenta a continuacin en la tabla 1.
3.1. ESTRUCTURA DE LA INFORMACIN
Tabla 1.

IA

Cdigo de Identificacin de la Fuerza

o Entidad

Nmero que asigna el sistema

SAP/R3 al Activo Fijo (Devolutivo)

(8004)

X1X2

Y1Y19

3.1.1. IA ( identificacin de aplicacin)

Conjunto de prefijos numricos que definen el

tipo y el formato de la informacin que contina
y est compuesto por 2, 3 4 caracteres. Para
la Fuerza Pblica se usar el (8004), el cual
permitir la identificacin del Activo Fijo. El IA va
impreso entre parntesis en el cdigo (parte
humanamente legible), esto con el fin de
diferenciar fcilmente el IA de la informacin
propiamente dicha. Lo anterior no implica que
los parntesis vayan simbolizados, es decir va
en los caracteres humanamente legibles
(cdigo), mas no en smbolo (barras).
3.1.2. X1 X2

Cdigo que identifica una Fuerza o Entidad. En

la Tabla 2 se relacionan los cdigos designados
a cada una.
3.1.3. Y1 Y19

Consecutivo asignado por el sistema SAP/R3 al

Activo Fijo (Devolutivo) para su identificacin,

teniendo la posibilidad de asignar numeracin

hasta 9.999.999.999.999.999.999 activos fijos
por Fuerza o Entidad.
Teniendo en cuenta lo anterior, el cdigo para la
identificacin de los activos fijos queda de la
siguiente manera:
Ejemplo: (8004)030000000000000000001
Tabla 2.

FUERZA O ENTIDAD

CDIGO

MDN-UGG

01

UNIDADES DE CGFM

02

UNIDADES DE EJRCITO NACIONAL

03

UNIDADES DE ARMADA NACIONAL

04

UNIDADES DE FUERZA AREA

05

UNIDADES DE POLICA NACIONAL

07

AGENCIA LOGSTICA

08

CIAC

09

3.2. SIMBOLOGA Y DISEO GRFICO DE LA ETIQUETA:

El diseo a aplicar en la etiqueta debe seguir la siguiente poltica.

3.2.1. Parte superior primera lnea: el nombre del Ministerio de Defensa o Polica Nacional
Tabla 3.

FUERZA O ENTIDAD

TEXTO EN LA ETIQUETA

MDN-Unidad Gestin General

MINISTERIO DE DEFENSA

UNIDADES DE CGFM

MINISTERIO DE DEFENSA

UNIDADES DE EJRCITO NACIONAL

MINISTERIO DE DEFENSA

UNIDADES DE ARMADA NACIONAL

MINISTERIO DE DEFENSA

UNIDADES DE FUERZA AREA

MINISTERIO DE DEFENSA

UNIDADES DE POLICA NACIONAL

POLICIA NACIONAL

AGENCIA LOGSTICA

MINISTERIO DE DEFENSA

CIAC

MINISTERIO DE DEFENSA

Nmero 6, Noviembre 16 de 2007

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3.2.2. Parte superior segunda lnea: el nombre de la Fuerza o Entidad

Tabla 4.

FUERZA O ENTIDAD
MDN-Unidad Gestin General

TEXTO EN LA ETIQUETA
UNIDAD GESTIN GENERAL

UNIDADES DE CGFM

COMANDO GENERAL

UNIDADES DE EJRCITO NACIONAL

EJERCITO NACIONAL

UNIDADES DE ARMADA NACIONAL

ARMADA NACIONAL

UNIDADES DE FUERZA AREA

FUERZA AEREA

UNIDADES DE POLICA NACIONAL

AGENCIA LOGSTICA
CIAC

N/A
AGENCIA LOGISTICA
CIAC

3.2.3. Parte central: el smbolo del cdigo de barras.

3.2.4. Parte inferior: nmero que identifica el Activo Fijo.
Para simbolizar la informacin basada en el estndar internacional EAN.UCC.128 se usar la
simbologa Bidimensional Datamatrix, as:
Bidimensional: Utilizando la simbologa Bidimensional Datamatrix que permite simbolizar el
estndar EAN.UCC.128.

MINISTERIO DE DEFENSA
EJERCITO NACIONAL

(8004)030000000000000000001
Figura 1. Imagen modelo bidimensional Datamatrix

POLICIA NACIONAL

(8004)070000000000000000001
Figura 2. Imagen modelo bidimensional Datamatrix
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4. SELECCIN DE LA ETIQUETA:

5. OBSERVACIONES Y AVISOS:

La etiqueta en la que se imprima la informacin y El tamao de la etiqueta es susceptible de ser

que se fije al activo debe cumplir varios requisitos: modificado por la unidad, siempre y cuando se
garantic la inclusin de la informacin definida y
Elaborada en un material duradero y pueda ser leda por terminales estndar en el
resistente al rasgado segn el tipo de Activo mercado.
Fijo, de
manera que se pueda garantizar
que el
tiempo de vida de la etiqueta sea El nmero asignado por el sistema SAP/R3 en el
como
mnimo igual al tiempo de vida til campo de Nmero de Inventario, se conservar
siempre en el dato maestro del Activo Fijo que se
del Activo Fijo.
genere en los procesos de altas, traslados y
Poseer un adhesivo resistente y duradero.
Permitir la impresin con sustratos que traspasos realizados dentro de las unidades de la
misma Fuerza o Entidad, y slo ser modificado
garanticen la legibilidad de la misma.
Tener un tamao adecuado a la informacin cuando se realice el traspaso a unidades de otra
a simbolizar, que permita marcar activos fijos Fuerza o Entidad ya que en sta se generar un
de cualquier tamao y de fcil adquisicin en nuevo nmero de inventario.
el mercado.
La informacin que actualmente tienen las
4.1. MATERIAL DE LA ETIQUETA
sociedades 1000, 2000, 3*, 4* y 5* en la carpeta
General campo Nmero de inventario se va a
En el mercado se encuentra un material para
pasar a la carpeta Origen campo Denominacin
marcar activos fijos llamado Polister Plata
de Tipo, para que puedan consultar esta
Mate con adhesivo de alta duracin, el cual se
informacin.
recomienda para una marcacin ptima u otro
de mejores caractersticas.
La informacin que actualmente tienen las
sociedades 7* en la carpeta General campo N4.2. TAMAO DE LA ETIQUETA
mero de inventario se va a adaptar a lo
definido para el nmero de inventario
El tamao a usar en la marcacin bidimensional
conservando
el consecutivo que
tienen
Datamatrix es:
actualmente.
5,0 cm x 2,5 cm

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