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Elementos bsicos
Una tabla dinmica es una herramienta de anlisis de datos que permite resumir, filtrar
y cruzar datos de mltiples maneras en funcin de las posiciones en las que coloquemos
los campos.
Campos de pgina (filtro)
Campos de columna
Configuraciones
Campos de fila
Barra de herramientas
Campos de datos
Campos disponibles
Como la tabla dinmica podr mostrarse de mltiples maneras en funcin de los campos
mostrados y sus orientaciones, ser til que podamos guardar las configuraciones que
ms nos interesen. Para ello utilizaremos el campo Configuraciones, a travs del cual
podremos aadir y eliminar las configuraciones oportunas. Esta opcin no forma parte
del estndar, se ha aadido a travs de programacin en Visual Basic para Aplicaciones
y es slo una muestra de las posibilidades que ofrece este lenguaje para ampliar las
utilidades del Office.
- Filtrando datos
Tenemos dos opciones para filtrar datos:
1- Desde los campos de pgina (filtro) simplemente escogiendo la opcin que nos
interese.
Es conveniente tener cuidado con esta opcin. En caso de que descartemos una opcin
(Privado en este caso), todos los datos referentes a la misma no volvern a aparecer
hasta que la volvamos a chequear. En caso de que, por ejemplo, ocultemos este campo
arrastrndolo fuera de la tabla, el filtro desaparece, pero si ms tarde lo volvemos a
aadir, la opcin descartada anteriormente seguir estndolo ahora y por tanto los datos
correspondientes a esa opcin desaparecern!
- Funciones de resumen
Al aadir un campo numrico a la zona de datos, automticamente resumir los datos
sumndolos, si el campo es alfanumrico los contar. Pero hay ms opciones, para
verlas haremos clic en el campo de datos oportuno y pincharemos en el botn
Configuracin de Campo de la Barra de Herramientas de Tabla Dinmica (esta opcin
tambin est disponible haciendo clic con el botn derecho).
Configuracin de campo
Aparecer el siguiente cuadro:
Aqu tambin es interesante el botn Nmero que nos lleva a otro cuadro en el que
podremos dar formato al campo, como ajustar el nmero de decimales, separacin de
miles, smbolo de moneda, etc.
A la hora de resumir datos, hay que tener en cuenta un punto que no es evidente y que
puede dar lugar a errores. La tabla dinmica trabaja con registros, por tanto si p.e.
queremos contar el nmero de proyectos podramos arrastrar el campo ndice de
proyecto a la zona de datos y seleccionar la funcin de resumen Cuenta, esto no
funcionara correctamente. El problema es que cada proyecto puede tener varias
soluciones y por tanto para un proyecto habr tantos registros como soluciones. Al
contar los registros la tabla nos estara hinchando el nmero de proyectos. Sin embargo
la suma de importes es correcta ya que los importes se desglosan por solucin y cada
registro contendr solamente su importe correspondiente.
- Subtotales
Los totales generales de fila y columna aparecen por defecto, pero adems en caso de
que estemos clasificando la informacin por varios campos nos podr interesar ver
adems los subtotales para cada campo.
Para ello, seleccionamos una celda del campo, en el siguiente caso Sector_Padre o
cualquiera de sus valores p.e. Privado, y pinchamos en Configurar Campo en la Barra
de Herramientas.
Configurar campo
- Ordenando campos
Es posible ordenar los elementos de un campo de fila o columna de varias maneras en
funcin de los valores del propio campo o de algn campo de datos. P.e. en el caso
anterior podremos ordenar Sector_Padre alfabticamente o segn el Importe total, de
formar ascendente o descendente.
Para ello en el mismo cuadro de la imagen anterior pincharemos en Avanzado
Aqu p.e. estamos ordenando el campo Sector_Padre de forma descendente por suma de
Importe.
Como se ve en el cuadro, tambin tendremos la opcin de seleccionar solamente un
nmero de elementos determinados, p.e. los 10 proyectos con mayor importe.
Las ordenaciones de los campos son independientes entre s, p.e. despus de la
ordenacin anterior, podramos ordenar el campo Solucin_Padre por importe de forma
ascendente.
- Agrupar datos
Podra interesarnos agrupar los datos de los campos de fila o columna, p.e. ver lo que se
ha facturado por rangos de importes de los proyectos:
Ocultar detalle
Mostrar detalle
Por ejemplo, en la siguiente pantalla hemos ocultado el detalle de la opcin AA.PP para
que no muestre el desglose por Soluciones, para ello pinchamos en la celda AA.PP y
presionamos Ocultar Detalle. Esto lo podramos haber hecho para el campo completo
haciendo clic en Sector_Padre y Ocultar Detalle.
- Informes
La tabla dinmica puede presentarse con varios aspectos diferentes, para ver la galera
de estilos haremos clic en la barra de herramientas en el botn Dar formato al informe.
- Copiar datos
Para copiar datos de una tabla tendremos que utilizar el Men Edicin, pues las
opciones habituales de copia y pegado no estarn disponibles haciendo clic con el botn
derecho.
Si copiamos la tabla completa a otra hoja, automticamente nos crear un duplicado de
la tabla con toda su funcionalidad. Si lo nico que queremos copiar son los datos
tendremos que utilizar la opcin Pegado especial Valores, y si adems nos interesa
guardar el formato, iremos de nuevo a Pegado especial y esta vez escogemos Formatos.
- Grficas
Podremos trabajar con grficas dinmicas de la misma manera que lo hacemos con las
tablas, arrastrando campos, filtrando datos, etc. Para crear la grfica dinmica haremos
clic en el Asistente para grficos, nos la crear en una pgina nueva.
Cada grfica tiene una tabla asociada, cualquier cambio hecho en una afectar a la otra.
Estn disponibles todas las opciones habituales de tipo y opciones de grficas de Excel
haciendo clic de nuevo en el Asistente para grficos en la Barra de Herramientas de
Grficos Dinmicos.
- Datos
Los datos de una tabla pueden estar en una base de datos o en el propio Excel, aunque
normalmente se dar el primer caso.
Los datos se pueden actualizar manualmente haciendo clic en Actualizar datos.
Actualizar datos
Tambin se puede configurar la tabla para que se actualice al abrir y a intervalos
regulares a travs de Opciones de tabla
Si fuera necesario trabajar con la tabla desde un lugar en el que no haya conexin a la
base de datos, tendremos que chequear la opcin Guardar datos con el diseo de la tabla
y borrar todas las opciones de actualizacin automtica que tengamos activadas. De esta
manera junto con la tabla se guardar una copia esttica de los datos que nos permitir
trabajar auque no haya conexin.
En el cuadro Opciones hay otros puntos de inters como Repetir rtulos en cada pgina
impresa, etc.
- Creacin de una tabla dinmica
En el men Datos seleccionamos la opcin Informe de Tablas y Grficos dinmicos.
Si los datos estn en una tabla de datos en Excel seleccionaremos la opcin Lista o BD
de Excel, si estuviesen en una base de datos escogeramos Fuente de datos externa.
Suponemos que estn en Excel, al darle a Siguiente nos pedir el rango de celdas en
donde estn los datos, si estn en la hoja actual los seleccionar automticamente.
Si presionamos Finalizar nos crear una tabla dinmica en blanco en la que tendremos
que insertar los campos oportunos, pero tambin tenemos la posibilidad de colocar los
campos antes de finalizar con la opcin Diseo
Aqu podremos crear la estructura de la tabla arrastrando los campos dentro de las
cuatro reas.