ORGANIZACIN Y

ADMINSTRACION DE ARCHIVOS

 IDENTIFICACIN DE
CAJAS Y CARPETAS SIN CRITERIO DE
ORGANIZACIN

VARIO
S
TUTEL
AS
CORRE
SPOND
ENCIA
CARPE
TA 1

DEFINICIN DE ARCHIVO
Conjunto de documentos sea cual fuere su
fecha, su forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una
persona o institucin publica o privada en el
transcurso de su gestin.

NORMATIVIDAD APLICABLE

El contenido Ley 594 de 2000

Ley General de Archivos es:
TITULO I: Objeto, mbito de aplicacin, definiciones
fundamentales y principios generales
TITULO II: Sistema Nacional de Archivos, rganos Asesores,
Coordinadores y Ejecutores
TITULO III: Categorizacin de los Archivos Pblicos
TITULO IV: Administracin de Archivos
TITULO V: Gestin de Documentos
TITULO VI: Acceso y Consulta de los Documentos
TITULO VII: Salida de Documentos
TITULO VIII: Control y Vigilancia
TITULO IX: Archivos Privados
TITULO X: Conservacin de documentos
TITULO XI: Estmulos a la salvaguarda, difusin o incremento
del Patrimonio documental de la nacin
Disposiciones Finales

CONCEPTOS BSICOS

Que es un
Documento?
Se refiere a todo objeto material que
porte, registre o fije en s, informacin,
es decir, Informacin registrada,
cualquiera que sea su forma o el
medio registrado ; con el objetivo de
conservar y transmitir dicha informacin
en un espacio del tiempo a fin de ser
utilizada como instrumento jurdico o
probatorio, testimonio histrico, etc.

Clases de
Documentos
Por su
su
Por
naturaleza
naturaleza

Textuales
Cartogrficos
y Grficos
De imagen
Fonogrficos

Por su
su
Por
Origen
Origen

Documentos

Por el
el
Por
Contenido
Contenido

Por su
su
Por
Funcin
Funcin
Comercial
Comercial

La fuente:

Dispositivos

Contables

Pblicos

Privados

Testimoniales

No
Contables

Informativos

Ttulos
Valores

Facilitativos
Especficos
o Sustantivos

Clases de Documentos
Documentos
Porsu
su
Por
Frecuencia
Frecuencia
deUso
Uso
de

Porsu
su
Por
vigencia
vigencia

Administrativo

Histrico
Archivos
de
Gestin

Archivos
Centrales

Archivos
Histricos

Caractersticas de los
Documentos
Segn las caractersticas
fsicas

Segn la forma de
Produccin

Tipo de material (papel, medio

magntico,, etc.)
Tamao (formato, extensin etc.)

Manuales
Impresos
Fotogrficos
Magnticos, Electrnicos,
Digitales

CLASES DE ARCHIVOS
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
ARCHIVO DE
GESTION

ARCHIVO
CENTRAL

VALORES
PRIMARIOS
ADMINISTRATIVOS
LEGALES
FISCALES
CONTABLES
TECNICOS

ARCHIVO
HISTORICO

VALORES
SECUNDARIOS
HISTORICOS
CIENTIFICOS
CULTURALES

Archivo de Gestin
El Archivo de Gestin o de Oficina es aquel en donde se
rene la documentacin en trmite,
en busca de
solucin a los asuntos iniciados, la cual es sometida a
continua utilizacin y consulta administrativa por las
mismas oficinas u otras que las soliciten.

Importancia de los Archivos

de Gestin:
Facilitan el control y seguimiento
de la documentacin.
Fuente de consulta para la toma
de decisiones.
Iniciador
del
proceso
de
normalizacin
archivstica
(Archivo Total).

Archivo Central
Unidad administrativa donde se agrupan documentos
transferidos trasladados por los distintos archivos de gestin de
la entidad, una vez finalizado su tramite, que siguen siendo
vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los
particulares en general.
Importancia del Archivo Central:
Contribuye a facilitar el cumplimiento de los
principios que informan las actuaciones de la
Administracin: Los de Eficacia y Eficiencia.
Contribuye a facilitar el cumplimiento de los
principios de legalidad y transparencia de la
Administracin.

 Archivo
Histrico
Es aquel al que se
transfieren los documentos
desde el archivo central por
que poseen un valor
histrico,
cultural
o
cientfico y que son de
conservacin permanente.

PROCESO DE ORGANIZACIN DE
DOCUMENTOS
Conjunto
de
acciones
orientadas
a
la
clasificacin, ordenacin y
descripcin
de
los
documentos
de
una
institucin,
como
parte
integral de los procesos
archivsticos

AG

AC

220.13
ACTAS

220.13.03
Actas Comit
Directivo

AH

ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS

PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA:
Conservacin de los documentos dentro del
fondo documental al que naturalmente
pertenecen.
ORDEN ORIGINAL:
Ordenacin interna de un fondo documental
debe mantener la secuencia original que dieron
los trmites durante el servicio activo.

Estructura Orgnica

ORGANIZACIN DE ARCHIVOS
DE GESTIN
Primer Paso : Clasificacin Documental
Tome la tabla de retencin empiece a clasificar y agrupar la
documentacin que se refiere a un mismo asunto.(por ejemplo,
Planes, Nminas, Historias Laborales, Contratos, Procesos
Disciplinarios) e identifique cada uno de los grupos encontrados
sin olvidar el nombre al que corresponda.

SERIE (Tema) ACTAS

Subserie (subtema) (Actas de Comit)

ORGANIZACIN DE ARCHIVOS
DE GESTIN
Segundo Paso: Identificacin de Documentos de Apoyo
Los documentos sobrantes que no fueron clasificados en cada
serie documental (tema) y son generados por otras
dependencias, son considerados documentos de apoyo y no se
deben transferir al archivo central (por ejemplo, normas,
informes de otras dependencias, solicitudes), identifquelos
djelos en un sitio aparte, donde pueda consultarla, si an los
necesita.
DO
CU
ME
NT
OS
DE
AP
O

YO

ORGANIZACIN DE ARCHIVOS
DE GESTIN
Tercer paso: Ordenacin Documental
La Ordenacin de los expedientes debe realizarse por carpetas, en
forma de libro; es decir, al abrir la carpeta debe encontrarse el primer
documento que gener el trmite y al final de la carpeta la ltima
actuacin del expediente, de forma tal que se evidencie el desarrollo de
los trmites.

ORGANIZACIN DE ARCHIVOS
DE GESTIN
Cuarto Paso : Foliacin
La foliacin se realizara en el momento en que se prepare la
documentacin para ser transferida de tal manera que se pueda
evidenciar el desarrollo de los trmites.
La foliacin es el acto de enumerar los folios solo por su cara
recta, cuya numeracin se aplica solamente a esta.
Debe efectuarse en el extremo superior derecho de la hoja, con
bolgrafo de tinta negra insoluble, en forma legible y sin
enmendaduras.
3
2
1

4
250
149

251

252

ORGANIZACIN DE ARCHIVOS
DE GESTIN
Quinto Paso: diligenciamiento de la hoja de control.
Se elabora la hoja de control de acuerdo a los tipos documentales que
componen un expediente o carpeta, identificando la cantidad folios que
componen el expediente.
ejemplo: acta 001, folios 1-5
acta 002, folios 6-15

ORGANIZACIN DE ARCHIVOS
DE GESTIN

sexto paso : Seleccin Documental y Retiro de material

metlico
Consiste en retirar de las carpetas, todos aquellos documentos que no
son de archivo como por ejemplo: documentos en blanco,
fotocopias, duplicados, papel qumico, tarjetas de invitacin o
felicitacin, recortes de prensa, entre otros.
La documentacin deber estar libre de material metlico, como:
ganchos de cosedora, clips, entre otros.

Transferencias Documentales
La transferencia documental, consiste en el traslado ordenado y
clasificado de los documentos que cumplen su tiempo de retencin
(estipulado en la TRD), previo diligenciamiento del formato de
inventario de documentos, segn calendario de transferencias
previamente programado.

CLASIFICACIN Y
ORDENACIN POR
SERIES SEGN TRD

INVENTARIO
DOCUMENTAL

TRANSFERENCIA

UBICACIN FISICA EN
EL A. CENTRAL

Transferencias Documentales

Las cajas y carpetas deben conservar un orden alfabtico y

secuencial de izquierda a derecha, partiendo desde de la fecha
mas antigua hasta la fecha mas reciente.

Proceso de Organizacin
de Archivos
Antes

Proceso de Organizacin
de Archivos
Despus

OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIN
DOCUMENTAL
FONDO DOCUMENTAL

PASADO

FUTURO

PROCESO DE CONSULTA DE
DOCUMENTOS
Acceso a un documento o grupo de documentos con el
fin de conocer la informacin que contienen

PROCESO DE DISPOSICIN FINAL DE

DOCUMENTOS
Decisin resultante de la valoracin en cualquier etapa del ciclo vital del
documento, registrada en las tablas de retencin y/o tablas de valoracin
documental, con miras a la conservacin total, eliminacin, seleccin y /o
reproduccin (que garantice la legalidad y perdurabilidad de la informacin)
CONSERVACIN
TOTAL

ELIMINACIN DE
DOCUMENTOS

PROCESO DE DISPOSICIN FINAL DE DOCUMENTOS

Microfilmacin
MICROFILMACIN
Y/O
DIGITALIZACIN

Digitalizalizaci
n

SELECCIN
DOCUMENTAL

Eliminacin

GRACIAS POR SU
ATENCIN

GESTIN DOCUMENTAL