Sunteți pe pagina 1din 9

65 de Idei de Managementul Timpului de

la Oameni Foarte Productivi


Cuprinsul pe scurt [Arat]

DAT FIIND C AVEM CU TOII 24 DE ORE PE ZI, doar modul n care le folosim i cum ne facem managementul timpului face diferena ntre oamenii productivi
i cei crora cele 24 de ore nu le ajung.
Cum facem ca acele 24 de ore s ne fie suficiente pentru a ne deplasa nspre obiectivele noastre? Cum ne gestionm timpul n mod eficient?

sursa foto: Trey Ratclif

Nu mai poi recupera timpul pe care l-ai pierdut. Poi doar s l foloseti mai
bine n viitor.
- Ashley Ormon Iat 65 de sfaturi de management al timpului care mi-au fost utile i pe care le-am
adunat mai jos:

65 de sfaturi de managementul timpului de la oamenii productivi

Stil de lucru
1. Orict de productiv ai fi, nu vei realiza tot ce i propui. i asta este OK.
2. Nu gestiona timp, gestioneaz aciuni. Concentreaz-te pe gestionarea
a ceea ce ai de fcut i cum s o faci mai eficient. Nu pe programarea timpului
de lucru.
3. nainte de a te organiza, simplific i elimin. Tehnicile de organizare pot
ajuta extraordinar, ns vor fi mereu limitate de obiceiurile proaste pe care le
menii. nti vezi ce ai de eliminat, ce poi simplifica legat de modul n care i
foloseti timpul. Aplic noiunile de minimalism la modul n care te organizezi.
4. "NU": Cuvntul din numai dou litere care i va salva ziua. nva s spui nu.
Nu mai spune da fiecrei solicitri pe care o primeti.
5. Ordinea pe biroul de lucru inspir ordine i claritate n minte.
6. Evoluia de pn acum sau ct mai ai de realizat? Te poi concentra pe
ceea ce ai fcut pn acum sau pe ct mai ai pn la idealul pe care l doreti.
Prima te va umple de energie i satisfacie, a doua te va face s te gndeti
ct de departe eti i ct mai ai de lucru. Ce alegi?
7. Multi tasking nseamn lipsa de eficien, pe termen lung. Evit-l sau
elimin-l complet.
8. Lucreaz n secvene de timp dedicate lucrului concentrat i urmate apoi de
perioade de relaxare. Poi folosi tehnica Pomodoro a lui Francesco Cirillo, sau
sistemul 60-60-30 al lui Peter Drucker.
9. Dac te ine prea mult de vorb, strnge-i mna, mulumete-i c a venit i
spune-i c pstrai legtura. Ca s fii sigur c pleac, l i conduci la u.
Amabil i asertiv.
10. Creierul nu este destinat memorrii, ci rezolvrii problemelor i creativitii.
Scrie totul pe hrtie, nu ine minte date. Cu excepia zilei de natere a soiei
(dac eti brbat).

11. Stabilete obiective de termen lung i sarcini pe termen scurt. Pune pe


hrtie un plan anual i mparte-l n planuri lunare i sptmnale. E important
ca planul anual s se bazeze pe ceea e important pentru tine, pe valorile tale.
Apoi duci totul n jos pn la sarcini zilnice care implementeaz planul anual
pas cu pas. Privete la un nivel mai mare, apoi pune lupa la un nivel mai mic.
i alternezi ntre ele. Am detaliat sistemul n carte.
12. Deleag sarcinile la care nu te pricepi. Fiverr poate fi un instrument extrem de
util i la preuri mai mult dect rezonabile. Vei gsi acolo oameni care o s-i
fac un logo, o s-i repare problemele la site, i vor face research pentru
raport .a.
13. Lucreaz la nivelul tu personal de energie, cel puin la fel de mult ct
lucrezi la managementul timpului. Cu ct ai un mai bun nivel de energie, cu
att devii mai productiv. i recomand cartea "Fii n form" de Tony Schwartz.
14. Un singur om poate fi responsabil pentru o sarcin. Cnd exist mai muli responsabili, de obicei nimeni nu este.
15. Cnd scazi viteza, te miti mai repede. Dei nu pare aa, dac totul o ia
razna cel mai bun lucru de fcut este s ncetineti din vitez.
16. Fiecare zi s aib un scop al ei: seteaz un obiectiv al zilei.
17. Pentru a-i atinge obiectivele stabilite, trebuie s tii nti unde te afli acum.
Sau altfel spus, degeaba ai o hart (planul anual) i un drum (acele sarcini zilnice de care vorbeam mai sus), dac nu tii care e situaia ta de acum. Pentru
asta e bine s faci o revizuire lunar a evoluiei obiectivelor tale.
18. ncepe ziua scriind o list de sarcini. Sau scriind n agend sarcinile zilei.
Eu unul prefer listele de sarcini, ambele variante sunt ns bune. Ideea este c
primul lucru pe care l faci de diminea (sau n seara precendet) s fie definirea sarcinilor zilei. Pe baza planului sptmnal i a celui lunar. Care trebuie
s vin automat din planul anual.
19. Stabilete obiective ambiioase i n acelai timp realiste. Nu te rezuma s
alegi "ceva" uor de fcut. Viseaz, ndrznete la mai mult! Dar ai grij s fie
i tangibile n acelai timp.

Obiceiuri
20. Nu atepta condiiile speciale necesare pentru a ncepe. F un plan, d-i
drumul i mbuntete din mers proiectul.
20. i stai concentrat pe primul pas. ncepe cu prima etap, apoi a doua
.a.m.d. Nu te gndi mereu ct de mult mai ai de fcut pn la obiectivul final.
i aminteti de alternarea ntre o lup mai mare i una mai mic, despre care
vorbeam mai sus? Acum rmi la nivelul de detalii al primului pas. Paii mici
duc spre rezultate mari.
20. Eecurile duc spre cele mai mari succese. Dac nvei din ele i nu le mai
repei, evident.
20. Cu ct tii mai exact ce doreti, cu att mai probabil s reueti.
20. Doar un singur lucru poate avea concentrarea ta maxim la un moment
dat. Cnd ai ceva important de fcut stai concentrat doar pe acel lucru.
20. Grijile duc la energie irosit.
20. Timpii de deplasare pot fi cel mai bun prieten al tu. Folosete eficient
momentele cnd te deplasezi. Spre exemplu eu ascult cri audio cnd
conduc.
20. Micarea impulsioneaz micare. Altfel spus, cnd te afli deja n micare te
deplasezi mai uor. Nu irosi fora de momentum odat ctigat.
20. Unii oameni te ridic. Alii te trag n jos. Alege-l pe primul. Renun la cel de-al
doilea.
20. Lucreaz zilnic - chiar i numai puin - la obiectivele mari. Mai bine s
lucrezi cteva minute n fiecare zi, dect cteva ore uneori.
20. Dezvolt-i rutine personale eficiente. Observ pe alii cum fac ceva anume
n mod eficient i folosete aceeai procedur. Modeleaz comportamentul lor
i f-l parte din tine.

20. Include 20-30 de minute de somn la amiaz pentru a fi plin de energie i n


a doua parte a zilei. Dac e posibil. Am avut o perioad de aproape doi ani
cnd fceam asta zi de zi. A fost cea mai productiv perioad din viaa mea.
20. Scrie o list cu lucrurile pe care s nu le faci. De exemplu, "cnd mai intru
pe Facebook nu mai joc nici un joc!" sau "cnd m mai sun Ioana/Carmen
etc i spun c sunt ocupat, altfel voi asculta iari n urmtoarea or cum
a fost ea mereu nendreptit".
20. ncepe cu cele mai dificile sarcini. n prima parte a zilei, cnd ai cel mai nalt
nivel de energie.
20. Cnd atepi la telefon s i se fac legtura, activeaz difuzorul telefonului
sau folosete un bluetooth. Iar pn primeti conexiunea te poi ocupa de
altceva.
20. F o copie de rezerv (back-up) la toate fiierele tale, pe un suport exterior. i
vei mulumi mai trziu dac se va strica laptopul. Confirm din propria
experien.
20. Menine un jurnal cu realizrile tale. Poate fi sub forma unui simplu jurnal sau
a unuia de succese.
20. Nu eti rezultatele tale. Pozitive sau negative, tu nu eti rezultatele tale. Nici
obiectivele tale. Ele sunt o parte din tine. Doar o parte. Indiferent c eti pe val
sau sub val, ine c tu eti mult mai mult dect att.
20. Definete o limit maxim pentru durata edinelor. i recomand, de altfel, sa
evii edinele. Dac poi elimin-le i nlocuiete-le cu alte modaliti de comunicare: email sau fiiere folosite mpreun online. Poi folosi gratuit platforme
precum Dropbox, Copy.com, bitcasa.com, Google Drive - pentru a avea acces
la ele i deschizi cont, apoi confirmi n emailul primit de la ei prin click pe linkul
din acel email, instalezi aplicaia lor i le poi utiliza. Sau instrumente de colaborare online cum ar fi Basecamp ori Google Groups.
20. Cnd i cunoti angajamentele personale ai anse mai mari s accepi doar
altele bune. Pentru asta revizuiete-i periodic angajamentele personale.

20. nchiderea unor angajamente deschise i va aduce energie i timp n plus. Eliminnd din lista ta de angajamente pe unele, vei ctiga energie i timp suplimentar pentru un mai bun management al timpului.
20. Tehnica celor dou minute: dac apare o sarcin pe care o poi rezolva n
mai puin de dou minute, f-o pe loc. Cu excepia cazului n care i-ar afecta
serios altceva ce fceai deja.
20. Trezete-te dis de diminea.

Sntate
43. Acord atenie sporit micului dejun. Ceea ce mnnci de diminea definete nivelul de energie al primei pri a zilei. Care este i partea cea mai productiv a zilei.
43. F puin micare de diminea, chiar i dac e vorba de numai cteva exerciii de stretching. Ca s-i pui corpul n micare, ca s te trezeti.
43. Dormi suficient. Chiar dac pare c o s ctigi timp dormind mai puin, n
realitate este invers. Dormi mai puin, devii mai obosit. Ai mai mult timp disponibil dar eti mai puin productiv.

Citit
46. Dac eti interesat de managementul timpului tu, nainte de a cumpra
o carte citete recenziile ei i vezi dac este ceea ce vrei. Nu are rost s
cumperi cri doar pentru a umple casa cu ele, fr a le citi vreodat. i nici s
citeti cri de care nu ai nevoie.
46. nainte de a citi o carte, citete cuprinsul ei. Dac este disponibil o descriere a ei pe internet, parcurge-o rapid ca s-i faci idee despre cum este structurat cartea.
46. Citete doar ceea ce te intereseaz. O carte despre educaie financiar
poate avea primele dou capitole despre istoria antreprenoriatului, ncepnd
cu Imperiul Roman. Poate nu te intereseaz asta. Sari cele dou capitole i
treci direct la partea care te intereseaz.

46. nainte de a ncepe cartea, stabilete ce vrei s nvei din ea. i urmrete
preponderent acele informaii (nu e aplicabil pentru ficiune).
46. Cnd ncepi un capitol f o prescanare a acestuia: rsfoiete-l, vezi ce subtitluri exist, ce imagini, ce informaii sunt evideniate. Astfel, cnd vei ncepe
cititul propriu-zis, vei avea deja n minte o structur a informaiilor pe care
urmeaz s le parcurgi. Cnd treci la urmtorul capitol, repet procedura.
46. Dac i aparine, scrie pe carte. Subliniaz ideile importante, f notie pe
margini, transform cartea ntr-un document "viu", care se transform odat cu
tine. Celor care au luat cartea "Arta Dezvoltrii Personale", eu le cer s scrie
pe ea, s o mzgleasc, s o fac tot mai murdar.

Managementul timpului online i pe Social Media


52. Evit s ncepi ziua rspunznd la emailuri. Vei fi prins n capcana Replyurilor i i vei petrece primele ore ale zilei astfel.
52. Nu te mai abona la newsletter-e pe care nu le vei citi. Orice newsletter este
opional. i apropo, chiar i la mine pe blog: cnd i este afiat pe site lightbox-ul nu e musai s-i inserezi acolo adresa de email. Poi da Cancel.
Aboneaz-te doar dac vei i citi articolele.
52. Email-ul este pentru comunicare i informaii importante. Dezaboneaz-te de
la toate site-urile prin email la care eti deja abonat (cu excepia celor care
sunt eseniale) i folosete Feedly pentru a te abona la feed-ul lor. Emailul
folosete-l doar pentru comunicare i pstreaz inbox-ul curat (vezi mai jos).
52. Inbox Zero: Practic tehnica Inbox-ului curat. Adic s NU ai sute de mesaje
necitite de ani ntregi. Proceseaz fiecare mesaj: l citeti i decizi ce i dac
ai ceva de fcut.
52. Memoreaz undeva articolele interesante pe care tocmai le-ai descoperit, dar
pe care nu le poi citi chiar acum. Folosete Pocket (fostul Read It Later) pentru a memora articole interesante pe care vrei s le citeti mai trziu.

52. Social Media devine cel mai mare consumator de timp online. De obicei ineficient. Dac eti serios cnd te gndeti la managementul timpului, impune-i
limite de acces la Social Media.
52. Verific-i emailul o dat pe zi. Sau la dou zile. Valabil dac nu ai sarcini
care necesit rspuns n 24 de ore. La mine unul nu merge mereu.

Pentru prini
Am inclus aici o serie de idei de managementul timpului pentru prini:
59. Folosete ora de somn de amiaz a copilului drept timp de lucru. Sau cnd
este la gradini. Atunci e linite i poi lucra concentrat.
59. Cnd ai de lucru - iar copilul nu te las - partenerul de via poate duce copilul
la plimbare oferindu-i timp relaxat de lucru. i reciproc. F o nelegere cu partenerul de via (dac este cazul) s ai parte de o perioad de timp nentrerupt, urmnd ca ulterior s te revanezi.
59. Dac nu ai un partener de via sau dac este ocupat, apeleaz la ajutorul
prinilor, familiei, prietenilor apropiai (ai grij ca nainte i tu s i fi ajutat vezi principiile de networking). Pentru noi, prinii sunt de nepreuit n astfel de
situaii.
59. F unele lucruri mpreun cu copilul. Spre exemplu cnd ai ceva de reparat n
cas, i poi cere s te ajute. Bieelul meu este ncntat s umble cu urubelniele i s metereasc alturi de mine. Recunosc c eu nu mai sunt la fel de
eficient (trebuie s fiu atent i la el s nu strice ceva cu sculele), ns
e distractiv.
59. Cnd ai de lucru, ine-te de lucru. Chiar dac te ntrerupe copilul, reamintete-i
c tu ai de lucru i nu te poi opri acum. Aici depinde i de motivul pentru care
te ntrerupe. Dac ns promii o recompens pentru mai trziu, de obicei va
funciona. Adic l mituieti.
59. Definete locuri i lucruri la care copilul nu are voie/acces de unul singur, ci
doar cu tine. Spre exemplu nu e o idee bun s-l lai pe copil s se joace n
voie cu cheile de la main. Orict de distractiv ar fi cutarea lor ulterioar

cnd el nu i mai amintete unde le-a pus (n cazul meu ajunseser dup un
dulap), astfel de situaii sunt contraproductive. Cteva reguli i restricii ajut
s i pstrezi lucrurile foarte necesare acolo unde le este locul.
59. Cere frailor mai mari ca uneori s poarte de grij de fratele / sora mai mic.
De asemenea, pe msur ce cresc, ei pot s preia i sarcini uoare din cas

Citeste intregul articol la http://florinrosoga.ro/blog/tehnici-managementtimpului/#ixzz3H4eSFPdj