BONNES PRATIQUES DACHAT

LART DE BIEN
NEGOCIER

Fiche ngociation CNRS Avril 2010

SOMMAIRE
1.

POURQUOI NGOCIER ?

2.

LE CADRE RGLEMENTAIRE

3.

a - Quand peut-on ngocier ?

b - Qui peut ngocier ?

c - Le contenu de la publicit

d - Les principes gnraux pour russir une bonne ngociation

e - Les lments de la ngociation

LA PRPARATION DE LA NGOCIATION
a - Les objectifs de la ngociation

4.

9
9

b - La stratgie de ngociation

10

c - Lvaluation des rapports de force entre lacheteur et le vendeur

12

d - Les techniques dinfluence

13

LENTRETIEN DE NGOCIATION

14

a - La coordination de lquipe charge de ngocier

14

b - La prise de contact

15

c - Le recueil dinformation

16

d - Lajustement

17

e - Les erreurs ne pas commettre

18

Annexes

Fiche ngociation CNRS Avril 2010

16

1. Pourquoi ngocier ?
La ngociation permet dadapter, en temps rel, les offres des fournisseurs la
demande de lutilisateur. Au terme de ce dispositif, lacheteur devra choisir le produit
correspondant au juste besoin.
La ngociation sappuie sur une volont relle des participants vouloir un accord de
type gagnant/gagnant alors que le marchandage vise faire baisser artificiellement
le prix de la prestation sans tenir compte de la diversit des propositions techniques.
Le recours la ngociation est recommand et cela doit sapprcier au regard des
enjeux, du contexte et de la nature achats.

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2. Le cadre rglementaire
a-

Quand peut-on ngocier ?

La ngociation peut avoir libre cours dans le cadre des procdures de march
adaptes. Les acheteurs peuvent recourir la procdure dite adapte pour tous
les achats de fournitures, et de services dont le montant est infrieur au seuil de
125 000 HT et 4 845 000 HT pour les achats de travaux.
Concernant les Directeurs dunit, ils ne peuvent avoir recours la procdure de
march adapte que pour les besoins de leur unit en fournitures et services et
travaux dun montant infrieur au seuil de 125 000 HT. Pour plus de dtails sur les
aspects rglementaires de lachat au CNRS, consulter le guide de lachat lattention
des directeurs dunits (intranet achat, rubrique guide de lacheteur).
Pour les marchs en procdure adapte, lacheteur est libre, sous rserve de
respecter des principes fondamentaux de la commande publique, de choisir le mode
de ngociation le plus pertinent.

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b-

Qui peut ngocier ?

Les situations sont trs diffrentes suivant les units et services du CNRS. Tantt,
les utilisateurs ngocient directement avec les fournisseurs, tantt ils le font avec les
acheteurs. Il est toutefois recommand de confier lactivit achats un ou des
personnels bien identifis dans lunit ou le service, voire de rpartir cette activit
entre plusieurs personnes selon les domaines dachat.
La russite de la ngociation dpend largement des changes entre les personnes.
Lorsque les enjeux le justifient, il est important de privilgier une ngociation en
binme acheteur / utilisateur.

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c-

Le contenu de la publicit

Les modalits de recours la ngociation doivent tre prcises, si elle a lieu, dans
le contenu de la publicit.
La publicit doit tre suffisamment prcise pour que les candidats prennent
immdiatement connaissance de lensemble des rgles de la consultation :
9
9
9
9
9
9

Intitul de la consultation
Caractristiques (y compris le montant ou volume estim)
Critres de slection des offres
Modalits de participation
Contacts
Informations complmentaires (modalits dexcution
droulement de la ngociation,)

du

march,

Il convient de prciser, en fonction des enjeux et de la nature des achats, les

conditions dans lesquelles se drouleront la ngociation et ventuellement les
entretiens de ngociation pour tous les candidats :
9 Lordre du jour avec la liste des questions et complments dinformation
9 Le profil des personnes qui devront assister la ngociation (responsable
commercial, technique, juridique, )
9 La dure de lentretien

Dans certains cas, pour ne pas avoir grer un nombre trop important de
ngociations, lacheteur pourra tre amener indiquer quil ne ngociera quavec les
3 ou 4 entreprises prsentant les offres conomiquement les plus intressantes.

Afin doptimiser la mise en concurrence et de scuriser sa procdure, il est

recommand, pour publier ses avis de publicit, dutiliser lapplication PUMA
partir du seuil de 20 000 HT (cf. guide de lachat lattention des directeurs
dunit). Cette application est intgre dans le portail NOUBA, lui-mme accessible
depuis lintranet des achats.
En rappel, les dispositifs rglementaires mettre en uvre dans le cadre dune
ngociation figurent en annexe 1.

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d - Les principes gnraux pour russir

une bonne ngociation
La ngociation peut conduire faire voluer le projet initial sous rserve que les
principes fondamentaux de la commande publique ne soient pas remis en question.
Les principes respecter sont les suivants :

galit de traitement des candidats :

9 Diffuser les mmes documents et dans les mmes dlais aux candidats la
ngociation

9 Exiger des lments permettant de comparer les propositions (exemple : prix

nets et remises dgressives)
9 laborer des documents explicites pour favoriser la mise en concurrence
9 Ne pas conduire des ngociations dans un sens qui soit favorable un
candidat

Confidentialit des offres :

9 Ne pas rcuprer les lments dun fournisseur pour les donner un autre
candidat

Transparence des procdures :

9 Disposer dun support de publicit adapt au montant du march et ses
caractristiques

9 Informer tous les candidats de la manire dont vont se drouler les

ngociations et adapter les caractristiques en fonction de limportance de
lachat effectuer : ordre du jour, liste des participants, dure, questions
prparer, documents requis, ...

Traabilit des procdures :

9 Disposer de tous les lments de la procdure et documents changs avec
9
9
9
9

les candidats pour justifier du respect des principes fondamentaux de la

commande publique
Courriers, mails, fax envoys tous les candidats
Fiches de ngociation (exemple en annexe 2)
Propositions et complments dinformation transmis par les entreprises
Tableaux danalyse et rapport de synthse

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e-

Les lments de la ngociation

Durant la ngociation, lacheteur peut tre amen prciser certains points du cahier
des charges et les entreprises qui sen seraient cartes ont alors la possibilit de
remettre une nouvelle proposition. La discussion sur la valeur technique permet un
rajustement des offres pour viter que des prestations ne puissent tre surqualifies
ou sous qualifies.
Il est fondamental de pouvoir ngocier sur lensemble des lments pour ajuster les
propositions des fournisseurs au juste besoin.
Quelques exemples dlments de ngociation :

La qualit : mthodologie, performance dune machine, fiabilit dun matriel,

dure de vie dune imprimante, ...

Les dlais de livraison : il sagit dtre livr dans les dlais indiqus dans la
consultation et dans les meilleures conditions.

Les pnalits de retard : les entreprises vont dterminer le montant que cela
reprsente et le rpercuter sur le prix de la prestation.

La garantie et le SAV viennent complter le critre de qualit et dassistance. Les

enjeux de cette clause sont essentiellement financiers.

Les capacits de production ou de stockage chez le fournisseur. Une commande

importante ne doit pas reprsenter de difficults pour le fournisseur. Dans le cas
contraire, cela se peut se traduire par un retard de livraison ou par des livraisons
partielles.

Le prix : bien quil soit dterminant dans la ngociation, il ne reprsente pas

forcment le critre le plus important. Il sagit de ne pas se limiter au seul prix
propos par le fournisseur et danalyser les composantes de cot de la prestation
(exemple : un taux de remise nest pas suffisant pour juger de la pertinence de la
proposition. Dans ce cas il faudra prendre en compte le prix net du produit
acheter).

Les comptences techniques : les utilisateurs exigent de plus en plus

dassistance technique et donc de comptences sur les produits quils achtent. Il
ne faut pas seulement assurer la mise disposition du matriel mais galement
prendre en compte la maintenance et la formation.

La dure du contrat : elle permet des volumes plus important pour le fournisseur
ce qui se traduit par de meilleures conditions tarifaires.

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3. La prparation de la ngociation
a-

Les objectifs de la ngociation

Avant toute ngociation, lacheteur doit fixer des objectifs quil considre comme
indispensables la satisfaction des utilisateurs.
Lacheteur pourra les reporter sur une fiche de ngociation (cf. annexe 2) et dcider,
en fonction de la ralisation des objectifs, de poursuivre ou non les entretiens avec
les fournisseurs.
A lissue des ngociations, la fiche sera signe par lensemble des participants la
ngociation et conserve dans le dossier de consultation.
Le niveau des objectifs sera fonction :

des conditions dexcution du prcdent march (nature et frquence des

litiges, mcontentement des utilisateurs, ) pour sassurer de la pertinence
de loffre du fournisseur ;
des lments obtenus lissue de lanalyse comparative des offres. Il sagit
didentifier la meilleure performance pour chacun des critres de choix et de
lutiliser comme levier de ngociation ;
des lments de comparaison avec dautres acheteurs ;
du niveau de connaissance du march fournisseur.
Ces objectifs doivent tre ralistes et raisonnables au regard de ce que peuvent
proposer les fournisseurs.

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b-

La stratgie de ngociation

Il sagit dtablir les points sur lesquels lacheteur peut faire des concessions au
vendeur et de les classer sur une chelle de 1 3 en fonction de leur importance.
(1) : Lacheteur ne cdera pas sur ce point
(2) : Ce point est sujet discussion
(3) : Les marges de manuvre sont confortables, il peut mme cder.
Lacheteur abordera les points ngocier par ordre de difficult.
Cela correspond en grande partie la hirarchie des critres de choix. Or, dans une
ngociation, il faudra envisager de descendre un niveau plus fin de sous critres.
La deuxime tape consiste dterminer les positions du vendeur sur les points
discuter.
Cette notion est fondamentale. En effet, sil ny a pas de concessions, il ny a pas de
ngociation.
Savoir faire des concessions nimplique pas quil faut tre le premier les faire.
Vous devez donc inciter le vendeur cder le premier tout en lui faisant comprendre
que vous ne serez pas aussi intransigeant sur les autres points.
La stratgie de ngociation dpendra de litinraire choisi c'est--dire lordre de
passage des concessions.
Lacheteur doit sinterroger sur la meilleure manire de raliser ses objectifs et
denvisager les contre-stratgies qui risquent de lui tre opposes.

Protagonistes
Protagonistes

Acheteur
Acheteur

Vendeur
Vendeur

Priorits
Priorits

IV
IV

II
II

V
V

II
II

III
III

II
II

II
II

V
V

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Zones dchange :

Zone I : ngociation facile puisque le vendeur est dispos faire des

concessions et que lacheteur ne peut pas cder

Zone II : ngociation possible car lun des interlocuteurs est ouvert une
discussion ventuelle en fonction de la position de lautre
Zone III : Cest une zone de troc o les 2 parties sont disposes discuter
Zone IV : Point de blocage
Zone V : Cest un lment sur lequel lacheteur peut cder facilement et quil
utilisera comme un joker en cas de situation de blocage

Exemple :
Vous avez lanc une consultation pour le renouvellement des formations de
bureautique.
Le march est trs concurrentiel et les offres sont particulirement intressantes.
Vous devez prparer la ngociation avec un des principaux prestataires du march
et pour ce faire, vous avez affect chacun des critres de choix un coefficient de
priorisation des concessions.

Analyse comparative des offres lissue de la consultation

Code

Acheteur

Vendeur

Mthodologie et pdagogie

Dlai de mise en place

Prix

Qulait des intervenants

Droulement de la ngociation : b, a, d et c.

Acheteur
1
Vendeur

3
Point de
blocage

2
3

a
b

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Joker

Lacheteur peut sortir son

joker pour dbloquer la
situation. Il montre ainsi sa
volont de parvenir un
compromis
et
met
le
fournisseur en situation de
devoir faire son tour une
concession.

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c - Lvaluation des rapports de force

entre lacheteur et le vendeur
Lacheteur est en position favorable quand :
9 Le volume dachat demand reprsente une fraction importante du CA du
fournisseur (entre 1,5 et 20%)
9 Le potentiel de croissance des besoins est important
9 Il est leader sur le march des achats
9 Les produits sont normaliss et quil est possible de faire jouer la
concurrence
9 Il possde une information complte de loffre des fournisseurs et que ses
besoins sont clairement identifis
9 Lentreprise veut dvelopper la clientle publique
Le fournisseur est en position favorable quand :

9 Les besoins concernent un segment dactivit technologique. La

concurrence est limite et les fournisseurs peuvent imposer une pression sur
les prix et les dlais
9 Il est en situation de monosource (exemple : consommables pour
imprimantes)
9 Il entretient des relations privilgies avec les utilisateurs lui permettant
dinfluencer la rdaction du CDC
9 Il a tabli une dpendance technique (exemple : mise en place dun outil
de gestion informatique)

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d-

Les techniques dinfluence

Il sagit dun ensemble de procds que lacheteur pourra utiliser ponctuellement

durant le droulement de la ngociation.

Demander plus pour obtenir moins

Il sagit davoir une exigence dont on sait quelle ne pourra tre satisfaite par le
fournisseur. Lacheteur note le refus de son interlocuteur en mettant en vidence
que cela reprsente une relle concession de sa part. Lorsque lacheteur
prsentera une nouvelle requte, infrieure la premire, le vendeur sera
sensible cet effort et ne pourra refuser une seconde fois.

Lultimatum
Le principe vise mettre la pression sur son interlocuteur pour lobliger dcider
dans lurgence.

Le silence
Cette tactique sutilise lorsque lacheteur estime ne pas tre satisfait par les
rponses du vendeur. Ce dernier va devoir dvelopper son propos et donner plus
dinformation lacheteur, en esprant que cela lui permette de revenir dans la
ngociation.

Le principe de raret
Lacheteur va insister sur le caractre exceptionnel de ce dossier et argumenter
auprs du vendeur pour dmontrer quil ne peut rater cette affaire.

Le principe de similarit
Il sagit de prendre dfaut son interlocuteur en lui indiquant que les exigences
demandes par lacheteur nont rien dexceptionnelles puisque dautres
concurrents sont capables de proposer des prestations similaires.

Distraire pour mieux influencer

Ici, lacheteur se trouve dans une situation inconfortable et il tentera de faire
diversion pour dtourner lattention de son interlocuteur.

Le doigt dans lengrenage

Le vendeur peut adopter un raisonnement pour justifier de son refus mais il ne
peut faire machine arrire de peur de perdre la face. Lacheteur pourra alors tre
tent de lamener poursuivre dans cette voix soit pour dmontrer lincohrence
de ses propos soit pour obtenir un maximum de concession de sa part.

Le bluff
Il sagit dune pratique haut risque. Le vendeur peut prendre au mot lacheteur
et mettre ce dernier dans une situation trs inconfortable.

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4. Lentretien de ngociation
a - La coordination de lquipe charge
de ngocier
Lors des ngociations, il nest pas question quil y ait dsaccord entre les membres
de lquipe. Il est donc primordial de runir lensemble de lquipe pour prparer la
ngociation, quitte organiser des runions prparatoires pour prciser qui fait quoi.
ROLES

RESPONSABILITES

Le leader

Conduit les ngociations

Met en scne les autres membres de lquipe

Le Gentil

Fait preuve de sympathie et de comprhension avec lquipe

adverse
Endort lquipe adverse dans une fausse scurit pour les amener
donner plus dinformations

Le Mchant

Suspend les ngociations quand cela savre ncessaire

Dmonte systmatiquement tout argument avanc par lquipe
adverse
Intimide et dstabilise lquipe adverse

LInflexible

Retarde la progression des ngociations

Permet aux autres de se rtracter pour des propositions mises
la lgre

LObservateur

Suggre des mthodes ou des tactiques permettant de sortir dune

impasse
Empche la discussion de scarter du sujet de dpart
Relve les incohrences de la partie adverse

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b-

La prise de contact

Pendant cette phase, les acteurs vont prendre contact et structurer le climat de la
ngociation.
Les premiers contacts, la poigne de main, le regard, les marques de respect, de
courtoisie, la proposition dun caf, lchange de cartes de visite ont une influence
sur lambiance de la ngociation.
Pendant cette phase, vous allez devoir observer votre interlocuteur, noter ses
comportements, ses ractions ou changements dattitude, faire preuve dune coute
attentive en tant dcontracte pour ne pas introduire danxit dans la ngociation.

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c-

Le recueil dinformation

Cette phase va servir rduire les incertitudes, expliciter lobjet de la ngociation,

prendre connaissance des positions et demandes de la partie adverse et valuer
les rapports de force.
Les ngociateurs vont couter, poser des questions, reformuler, dvelopper leur
argumentation, rappeler les objectifs, lister les points difficiles du projet,
Cette phase est assez longue car les ngociateurs argumentent leurs propositions.
A ce stade, lacheteur est incapable dvaluer les marges de manuvre de son
interlocuteur. Il va devoir utiliser diffrentes techniques pour lamener dvelopper
son propos et pratiquer tantt lcoute active, tantt le questionnement. Le principe
est dexplorer toutes les pistes avant de dmarrer lchange entre les parties.

La formulation des questions

9 Ouvertes pour permettre son interlocuteur de dvelopper son
argumentation
9 Fermes pour lamener faire un choix

La reformulation littrale (reprendre les mots ou expressions du fournisseur)

ou interprtative. Cela permet :
9 Dindiquer que lacheteur est lcoute de son interlocuteur
9 Sassurer quil a bien compris les propos du fournisseur

Le rsum pour valider et acter certains points durant la ngociation.

La qualit des informations recueillies dpend bien souvent de la qualit des
questions poses.

Quelques principes respecter :

Privilgier les questions ouvertes aux questions fermes,

Questions ouvertes mais prcises et facilement comprhensibles par le
vendeur,

Prenez votre temps et laisser votre interlocuteur le temps de sexprimer,

Faites prciser ce que vous ne comprenez pas.

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d-

Lajustement

A ce stade, tout est affaire dquilibre et de dosage. Vous atteindrez vos objectifs si
vous accordez des concessions.
Le grand principe de la ngociation est :

de donner quelque chose qui a peu dimportance pour vous et qui est
important pour le vendeur afin,
dobtenir quelque chose qui a beaucoup dimportance pour vous et qui a peu
dimportance pour le vendeur.
Il sagit pour lacheteur dtablir les points sur lesquels il peut faire des concessions
et de les classer par ordre dimportance. Cette hirarchie sera le fil conducteur de
lacheteur pendant la ngociation (Cf. stratgie de ngociation).

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e-

Les erreurs ne pas commettre

Ne rien concder si le vendeur campe sur ses positions. Ayez le courage de

lever la sance. Cela prsente lavantage de calmer la tension, de refroidir les
esprits et de permettre de demander conseil.

Ne pas reprendre une ngociation en partant directement du point de blocage

Ecouter et faire parler votre interlocuteur, vous dcouvrirez peut-tre des
points inexploits.

Utiliser le conditionnel pour tester les diffrentes possibilits qui soffrent

vous tout en vous permettant de revenir dessus.

Ne pas indiquer votre budget achat ou votre prix objectif car votre interlocuteur
naurait alors plus aucune raison de baisser son offre tarifaire

Ne pas ngocier en ordre dispers car votre interlocuteur aura tendance

privilgier le propos qui lui sera le plus favorable

Les interactions qui existent entre ces critres ne peuvent tre dissocies du
prix de la prestation. Il est donc capital de pouvoir ngocier sur lensemble de
ces critres. Matriser ses motions pour ne pas montrer que vous avez
atteints vos objectifs

Savoir faire preuve de fermet et de souplesse dans la ngociation

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Annexe 1 : Rappels des dispositifs rglementaires dans le cadre dune ngociation

Seuils
Catgories*

Publicit

Mode de consultation

Pices conserver en cas de recours la ngociation

en HT

Fournitures
Services

De 0
20 000

Aucune publicit obligatoire

Travaux***

Pas d'obligation de mise en

concurrence Consultation par
courrier, par fax, par mail

Aucune obligation (ventuellement les devis, le formulaire d'accompagnement du choix d'une offre
conomiquement avantageuse et la copie du bon de commande pour les achats les plus importants)

Fournitures
Services
Travaux**
(peinture et
revtement de
sol
CVC
recloisonnement
et modification
des installations
terminales
lectriques et
distribution
d'alimentation)

Publicit obligatoire adapte :

De 20 000
125 000

PUMA (recommand),
Ou presse spcialise, Journal
dannonces lgales

Mise en concurrence obligatoire

pour les marchs
concurrentiels

Copie de la publicit
Copie de la lettre ou du dossier de consultation
Rponses des candidats quel que soit le support (courrier, courriel, fax)
Echanges du CNRS avec les candidats sur la ngociation, les demandes de prcisions et de complments
dinformation
Document de synthse prsentant lanalyse comparative des offres des candidats
Formulaire daccompagnement du choix dune offre conomiquement avantageuse
Notification au titulaire : courrier, lettre de commande, bon de commande, courriel ou fax de confirmation
Pices contractuelles du march : devis+bon de commande, devis+march, march complexe
Pice prsentant le rejet de loffre aux candidats non retenus : courrier, courriel ou fax de rejet

* Les rgles prsentes ici sont celles applicables aux directeurs dunits.
** Le directeur dunit est PRM pour les marchs de travaux dentretien dont le besoin est infrieur un montant de 125 000 HT et qui ne porte pas sur linfrastructure du btiment, ni sur les
installations techniques et les rseaux primaires en place. Avant tout lancement de projet, se rapprocher du service logistique et service achats de la dlgation rgionale.

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Annexe 2 : Exemple de fiche de prparation et de suivi de la ngociation

Nom de l'entreprise :
Liste des personnes de
l'entreprise ayant particip
la ngociation
Critres de choix

Conditions
initiales de la

Objectifs

../..

Dates de ngociation
../..
../..

Qualit
Dlais
Prix
Garantie

Observations

Signature des participants au terme des entretentiens de ngociation :

Fiche ngociation CNRS Avril 2010

20

Observations
../..