ESPECIALISTA EN LOGSTICA

ERP, ALMACN E INVENTARIOS

El gran desarrollo que ha experimentado la logstica ha propiciado la

aparicin de diversos sistemas de gestin global de empresa. Hablamos, por
ejemplo, de los ERP (Enterprise Resource Planning) los cuales tienen la
facultad de gestionar todos los procesos del tejido empresarial, conectando
todos los departamentos y sincronizando en tiempo real la informacin de todos
ellos para que sean accesibles a cualquier tarea que se precie.
Son muy conocidos los sistemas basados en SAP que incluyen multitud de
mdulos en funcin a su especializacin.
Tenemos, por ejemplo:

SAP FI (Modulo de Finanzas)

SAP MM (Material Management)
SAP SD (Comercial)
SAP PP (Planificacin y produccin)
SAP HR (Recursos humanos)

Todos ellos estn especializados en su

campo y complementan a otras aplicaciones como Excel, Acces o Powerpoint
(Microsoft Office) aportando una mayor robustez de datos. Asimismo estos
ERP pueden enlazarse con proveedores, clientes, minoristas por lo que su
capacidad de anlisis y potencia es sper eficiente.

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Un sistema informtico Logstico tendr como principales funciones las de

recoger los datos bsicos en el lugar y momento en el que se producen,
transformarlos en datos tiles sobre los cuales tomar decisiones, guardarlos y
recuperarlos con rapidez cuando sean requeridos y transportarlos a cualquier
punto de la cadena de produccin cuando se necesiten.

Otros ERP comunes son: Navision, AS400, Oracle, Abas, Syspro

Las herramientas informticas ms usadas en el campo logstico son las

que estn relacionadas con:

La Planificacin de compras y aprovisionamiento.

La Gestin de Almacn
o Control de recepcin
o Control de ubicacin
o Control de extracciones
o Control de preparacin de pedidos
La Gestin de expediciones
o Planificacin de rutas de reparto.
o Agrupacin de mercanca por rutas
o Gestin de los vehculos de reparto

Estas herramientas nos pueden resultar especialmente tiles a la hora

de realizar los recuentos de stock o las auditorias tanto externas como
internas. Estas auditoras consisten en hacer un seguimiento exacto y
pormenorizado de la calidad de un sistema o procedimiento concreto a travs
de una serie de valores cuantificables y otros no medibles pero que pueden ser
valorados con un rango de desviacin bastante pequeo. Las auditoras
externas son de carcter obligatorio y suelen realizarse normalmente a la
finalizacin del ao natural. Las internas son bastante recomendables ya que
aunque no aseguran al 100% el paso de una auditora externa, s que nos
permite tener un control ms exhaustivo sobre lo que vamos a medir a lo largo
de un medio-corto plazo.

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Los diferentes aspectos clave donde ms errores se pueden encontrar

en una auditoria (teniendo en cuenta que aunque un sistema informtico
gestione la empresa, el trabajo en s lo realizan personas que con buena o
mala fe pueden cometer errores) son:

Inventario (stock, precios, costes)

Retraso en pedidos.
Incidencias con el transporte
Rotacin del stock
Almacenaje del stock
Pedidos fraccionados
Datos relativos con el comercio internacional

INVENTARIOS

Los inventarios no tienen por qu ser slo de los productos o servicios

con los cuales la empresa comercie pero siempre tendremos que tener en
cuenta la relacin entre el coste de adquisicin, los depsitos y el stock que
tengamos. Es recomendable hacer inventarios internos cada trimestre a fin de
ir adaptndose e ir corrigiendo posibles incoherencias antes de la llegada de la
auditoria anual.

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Las unidades de un inventario pueden obtenerse a travs de diversos
medios como el informtico, el conteo manual, fichas (en desuso), etc

El Inventario puede ser:

Inventario fsico total

Se realiza el inventario fsico con el fin de compararlo con los datos del
sistema de control de stock. Si las diferencias son aceptables ya sea un valor
positivo o negativo, se suele dar el inventario por bueno y alterar
posteriormente las cantidades en los documentos de control permanente,
revisando nicamente los productos con diferencias ms acentuadas.

Inventario sin recuento fsico

Para aceptar este tipo de recuento ha de existir un calendario o un

programa de inventarios rotativos los cuales han de aportar unas diferencias
aceptables. Si este programa se realiza con frecuencia podra incluso
suprimirse el inventario fsico general en una fecha concreta dando por bueno
los resultados de los inventarios realizados hasta la fecha.

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Mezcla de inventario fsico y documentacin

Es la ms utilizada y consiste en asegurar de una vez la fiabilidad de los

datos procedentes de los documentos de control sin inventario fsico en la
fecha de balance, as como la correcta realizacin de los inventarios fsicos en
todos los puntos sin control temporal.

En cualquier caso las comprobaciones consisten en lo siguiente:

Conocer las ltimas entradas del proveedor, produccin etc segn sea
el caso y las primeras entradas del nuevo periodo comprobando en cada
caso que estn correctamente aplicadas dentro de su ejercicio
correspondiente.
Realizar la misma operacin con las salidas de produccin, clientes,
etc segn cada caso.

Los inventarios pueden ser errneos debidos a diversos factores,

incluyendo la mayor parte de incongruencias en los procesos intermedios del
proceso logstico, siendo los errores ms comunes incongruencias de clculo,
retraso en la puesta al da de los datos, criterios poco claros en conceptos
complementarios como mermas, y valoracin de precios actuales aplicados a
productos caducados o claramente obsoletos.

Retrasos en los pedidos

Este aspecto slo es analizado cuando se realizan auditoras internas ya

que normalmente es escasamente ilustrativo y difcil de aprovechar si no va
ligado a un seguimiento permanente de esta informacin y unas medidas
concretas y paulatinas con el objetivo de mejorar gradualmente la eficacia de la
empresa en este campo.

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Un anlisis completo debe incluir el retardo total entre la fecha de

entrada de un pedido y la llegada de la mercanca al cliente, incluyendo todo
los procedimientos intermedios del pedido partiendo del vendedor hasta la
llegada del pedido a la empresa; desde la llegada de este pedido a la empresa
hasta la entrada al almacn de expediciones; hasta la entrega al transportista y
por ltimo hasta la entrega al cliente.

Tener en cuenta para el anlisis que hay que contabilizar los das
festivos incluyndolos dentro del apartado afectado y no incluir pedidos con
incidencias como falta de stock, aplazamientos de pedidos, etc.

Incidencias con el transporte

Las inexactitudes en el
transporte pueden deberse
tanto a factores externos como
internos y todos ellos influirn
en el coste del transporte y la
calidad del servicio.
Entre otros factores a
tener en cuenta pueden ser la
disponibilidad de flota propia,
subcontratada, la existencia de
depsitos o almacenes
secundarios que incluyan una
red de distribucin de la propia
empresa, etc

Para poder valorar la calidad del servicio en conjunto debemos

extrapolar las estadsticas de retraso junto con la propia opinin de los clientes
y las impresiones del departamento comercial.
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Sin embargo si lo que queremos estudiar es el coste del producto, de

entrada debemos valorar como medida ms practica el coste por kg expedido
aunque el pago se haya efectuado bajo otros conceptos. Tambin es
importante desarrollar un cuadro comparativo basndonos en diferentes
aspectos como el desglose por tipo de transporte (propio o no), por zonas,
incluyendo siempre costes parciales y fechas anuales.

Segn el tipo de empresa, del producto o de tipo de cliente se pueden

dar argumentos suficientes y con las mximas probabilidades de xito para
pasar del sistema de distribucin por medio de agencias intermediarias a
distribuidores regionales con albaranes propios, con un precio ya concertado
de antemano y con unas condiciones de contratacin respecto a los plazos de
entrega tambin especificados.

Almacenaje del Stock

Las nuevas leyes de seguridad y
sanidad obligan actualmente a toda
empresa que comercie con productos
alimenticios que exista un proceso por el
cual queden registrado de forma
inequvoca todos los pasos desde el
inicio de la materia prima hasta su
conversin en un producto
manufacturado, incluyendo todos los
procesos relacionados con el transporte,
expedicin y servicio al cliente final. Esto es lo que denominamos trazabilidad.

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Trazabilidad

El significado original viene determinado por el Comit de la Seguridad

Alimentaria de AECOC: Se entiende trazabilidad como el conjunto de aquellos
procedimientos preestablecidos y autosuficientes que permiten conocer el
histrico, la ubicacin y la trayectoria de un producto o lote de productos a lo
largo de la cadena de suministros en un momento dado, a travs de unas
herramientas determinadas.

O dicho de una forma ms sencilla y extrapolable:

Trazabilidad: Conjunto de informacin registrada normalmente a travs de etiqueta identificativa,
lote y/o cdigo de barras que incluye todos y cada uno de los procesos a los que se ha sometido
un producto de forma que cualquier incidencia futura en alguno de estos puntos puede provocar
un retroceso en la informacin y la recuperacin del estado original del producto con el fin de
obtener una respuesta a la incidencia y una solucin al problema.

Como ya hemos apuntado la trazabilidad es un factor imprescindible en

el sector alimentario aunque su utilidad y necesidad va ms all y abarca todo
tipo de gneros y sectores donde el servicio post-venta es determinante para la
rentabilidad de la empresa. De hecho, esta caracterstica es uno de los factores
mejor valorados por el cliente hoy en da: Servicio, calidad y atencin postventa.
En estos casos la trazabilidad nos ayudar a encontrar las desviaciones en
materia de calidad y mermas del producto gestionado de forma que podamos
determinar e identificar los fallos y tomar las medidas necesarias para
solucionarlos.
Estas soluciones no slo abarcan la cobertura del cliente final sino los
mismos procesos productivos de la empresa ya que pueden ayudar a la mejora
de los servicios y los acabados del producto comercializado.

Tipos de trazabilidad

Externa: Es aquella que toma la trazabilidad propia de la cadena de

suministro o de su rama logstica y le aade algunos conceptos
adicionales para completar la informacin que llega al cliente o a los
proveedores finales. Esta informacin puede abarcar desde datos de
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rotura en el embalaje hasta los posibles cambios de temperatura que

pudieran amenazar las condiciones ptimas del producto.
Interna: Es la trazabilidad propiamente dicha. Consiste en obtener la
traza (rastros) que va dejando un producto a lo largo de su cadena de
suministro incluyendo temperatura, composicin, maquinaria usada en
su manipulacin, el nmero de lote, referencia en resumen, cualquier
dato que pudiera verse sujeto a manipulacin voluntaria o involuntaria y
que pudiera derivar en una alteracin de la calidad prevista.

Dado que esta trazabilidad incluye el almacenamiento y registro de

numerosos datos productivos y logsticos, esta informacin suele ir codificada
en forma de cdigo de barras que se genera automticamente por un sistema
informtico que incluye sensores de todo tipo y que se encuentra estandarizado
a travs de la codificacin GS1-128 y el EPC (o cdigo electrnico de producto)

(Normativa de la trazabilidad en anexo)

Sentido de la trazabilidad

Segn el objeto de la trazabilidad podemos distinguir entre dos

direcciones proporcionalmente opuestas:

Trazabilidad directa: Es la trazabilidad ms habitual que abarca desde el

proceso de produccin hasta la entrega al cliente final. Es tpica de
empresas con una fuerte orientacin a la produccin.
Trazabilidad inversa: Es la opuesta a la trazabilidad directa y est
principalmente enfocada en departamentos con una fuerte dedicacin a
la post-venta. El proceso invierte el sentido de las medidas de la cadena
de suministro de forma que a partir de la recepcin a los almacenes de
un producto ya adquirido por el cliente, damos marcha atrs para
determinar el origen de la reclamacin. Este tipo de trazabilidad es
aplicada principalmente en departamentos o empresas de Servicio de
Atencin tcnica, Servicio de atencin al cliente, industria alimentaria,
empresas e-commerce

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Factores a tener en cuenta

Desde el 1 de Enero de 2005, legalmente el proceso de trazabilidad es

obligatorio para todas las partes de la cadena de suministro, desde la
fbrica hasta los proveedores y como no, las minoristas que ofrecen el
producto al cliente y para cualquier sector de la empresa, teniendo
especial relevancia la industria alimentaria.
Tener implantada una correcta trazabilidad implica un control ms
exhaustivo del producto clasificado en lotes, mejorando su gestin de
stocks y aprovisionamiento as como una mejora en los procesos de
identificacin de mermas o defectos de forma que es posible retirarlos
incluso antes de alcanzar la fase final de suministro (distribucin), con lo
que ahorramos en costes adicionales como transporte, almacenaje,
devoluciones, etc
La trazabilidad tiene normativas que afectan tanto a todos los productos
alimenticios (normativa de disposicin horizontal) como a los que
abarcan a determinados tipos de productos (disposicin vertical).
Dentro de la normativa de disposicin vertical incluimos alimentos como
la leche, la carne, los huevos o el pescado que deben incluir no slo esta
normativa sino adems la horizontal, es decir, la genrica para todo tipo
de productos.
Para cumplir con la legislacin la empresa ha de poner los medios
necesarios para registrar la informacin a travs de sistemas
informticos preparados para ello (cualquier SGA/ERP hoy en da lo
permite ya que clasifica por fechas, lotes y referencias de productos).
Estas mismas empresas deben tener medio para poder codificar cada
stock y cada unidad de referencia de forma exacta a travs de cdigo de
barras con codificacin EAN-13, que la identifique unitariamente. Por
ltimo la empresa ha de cumplir con la comunicacin de la parte de
trazabilidad que le corresponde al siguiente nodo de la cadena de
suministro, incluyendo datos acerca del tipo de producto que se ha
manipulado o procesado, quien ha proporcionado dicho producto o a
quien se ha expedido, la fecha tanto de recepcin como de expedicin si
procede y por ltimo pero no menos importante, incluir un dato de
trazabilidad consistente en una fecha estimada que permita acotar el
riesgo de defecto en el producto.

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La empresa tiene la obligacin de disponer los medios ajustados a sus

necesidades econmicas o productivas de forma la precisin de la
trazabilidad sea la ms exacta a la realidad posible.
La empresa debe garantizar el mantenimiento y almacenamiento de la
informacin de trazabilidad un tiempo lo suficientemente amplio como
para evitar posibles descuadres a la hora de una revisin de los datos.
Aunque no existe una legislacin que acote este tiempo de
almacenamiento las empresas suelen conservar los datos el tiempo
mximo previsto desde la fabricacin hasta el consumo final del
producto por parte del cliente + 1 margen de 3 meses adicional. Aunque
esto es orientativo y depender de las fechas de caducidades o de
disminucin de la calidad del producto, as como de la obsolescencia del
mismo.

Principales errores cometidos durante una trazabilidad

Aunque el sistema informtico usado para este fin suele ser exacto y
coherente con los datos, no podemos olvidar que siempre existe un
componente humano que puede dar lugar a errores que pudieran derivar tanto
en un riesgo para el consumidor como en la corrupcin de los datos
introducidos en el sistema.
Los principales errores con los que nos encontramos y que debemos
evitar en la medida de lo posible son:

Mezcla de lotes en las unidades de transporte (ya sea en palets o

contenedores u otros medios de contencin).
Lotes de producto a granel. Puede haber discrepancias tanto en
cantidad, como en otros datos como peso, etiquetas mal ubicadas
Control errneo de los lotes durante devoluciones o reclamaciones.
Errores en la introduccin manual de datos en el sistema.
Errores durante los traspasos de producto entre diferentes sucursales,
almacenes o minoristas que pueden derivar en gastos adicionales de
reexpedicin o devolucin.

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Estos errores se pueden evitar en parte con una poltica y unos
procedimientos de empresa respecto a las funciones de cada trabajador
establecidos de forma eficiente, ordenada y coherente.

Dejemos al torero hacer su funcin, dejemos al preparador de pedidos que

haga su funcin, y no mezclemos trabajos

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METODOLOGA DE ALMACENAJE

Aunque depende del tipo de empresa y principalmente del tipo de producto

(no es lo mismo si se trata de un producto perecedero o no perecedero),
podemos clasificar la forma de almacenar el stock en un almacn de las
siguientes formas:

FIFO (First In First Out):

o Es decir, lo primero que entra, es lo
primero que sale. De esta forma nunca
nos quedaremos con productos
caducados. Para desarrollar este tipo
de almacenaje debemos dejar claro la
distincin entre las diferentes
referencias que podemos tener en el
almacn ya que siempre se debe
aplicar sobre el mismo tipo de
producto.

LIFO (Last In First Out): Lo ltimo que entra es lo primero que sale

Precio Medio Ponderado: El coste del stock es variable y se pondera

en funcin a los movimientos efectuados sobre ste.

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Rotacin del Stock

Empresarialmente hablando, una buena

rotacin de stock redunda en una buena facturacin y
rentabilidad del producto. No es lo mismo tener un
stock en almacn que no se mueve, porque realmente
slo nos proporciona un gasto por almacenamiento,
no una rentabilidad por venta que un producto con
una alta rotacin porque es muy agradable a los
pedidos de los clientes. Veremos posteriormente que
esta alta rotacin tambin supone un gran riesgo para
el almacn ya que el aprovisionamiento debe ser continuo pero ajustado a una
buena relacin coste-unidades de forma que no nos quedemos sin stock y al
mismo tiempo no nos quedemos sin espacio en el almacn por un exceso de
aprovisionamiento.

Podremos medir la rotacin del stock comparando el stock de todos los

meses (o incluso realizando comparaciones trimestrales o semestrales) y as
podremos anteponernos a las necesidades del cliente realizando un ptimo
proceso de aprovisionamiento. Estas comparaciones son especialmente tiles
cuando estamos hablando de producto estacional, aquel que se vende en un
periodo concreto del ao como pueden ser periodos navideos o veraniegos
que requieren de una previsin y una buena evaluacin de cantidades de
producto.

Un buen anlisis de esta rotacin es establecer cuadros mensuales de

stocks iniciales, entradas, salidas y stock final como mnimo de 1 ao; con
estos datos podremos calcular el TAM (tendencia anual mvil) de las salidas y
dividiendo por el stock mensual podremos obtener el promedio de la rotacin
anual.

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