Administracin de compras e

inventarios en almacenes de alimentos

y bebidas
Autor: Alberto Hernndez Zambrano

Dada la importancia del manejo de materia prima en el xito econmico de las empresas,
es indispensable conocer importantes aspectos relacionados con su administracin, por
ello en PowerPeople publicaremos una serie de artculos que preparamos con el objetivo
de refrescar los conocimientos que usted posee en este rubro y he aqu el primero de
ellos, esperando que le sea de utilidad y reiterando nuestra disponibilidad en auxiliarle.
Introduccin
El almacn tiene como propsito fundamental proveer a la empresa de materiales
necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, tiene un papel vital
para el funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de produccin y de esta
forma afrontar la demanda de nuestros clientes.
Adicionalmente, el inventario de nuestros almacenes es uno de los activos ms grandes
existentes en la empresa, y aparece reflejado tanto en el balance general como en el
estado de resultados:
En el Balance General, el inventario a menudo es el activo corriente ms grande.
En el estado de resultados, el inventario final se resta del costo de las mercancas
disponibles para la venta, determinndose el costo de las mercancas vendidas durante
un periodo determinado.
Todo lo que nuestros almacenes contienen son bienes tangibles que se tienen para la
venta en el curso ordinario del negocio para ser consumidos en la produccin de los
departamentos correspondientes, es decir, Cocinas y Bares.

Los inventarios comprenden, las materias

primas para ser consumidos en la produccin de los productos que nuestra carta o men
incluyen tanto en Restaurantes como en Bares.
Las compras en nuestro medio como en cualquier otro, estn ntimamente ligadas a
nuestros almacenes es por ello que este artculo est enfocado a ambas actividades
dentro de la Industria de Alimentos y Bebidas.
Administracin de Compras y Almacenes
El inventario representa la existencia de materia prima para su produccin y venta. La
ptima administracin del departamento de compras y de nuestros almacenes consiste
en contar con la disponibilidad de estos recursos al momento de ser requeridos por los
departamentos del hotel, basndonos en la implementacin de polticas que nos
permitan decidir cunto y cundo se presenta el punto de reposicin de mercancas.
Una buena administracin del departamento de compras se centra en cuatro aspectos
bsicos:
1) Requerimientos de los departamentos solicitantes. Produccin.
2) Punto de reposicin.
3) Artculos de mayor cuidado.
4) Fluctuacin de precios de adquisicin.
La correcta administracin de las compras y de almacenes consiste en disponer de la
materia prima requerida para la operacin al menor costo posible, con la mejor calidad y
bajo las mejores condiciones de pago.

Un inventario bien abastecido nos permite optimizar tiempos debido a que generalmente
la produccin y la entrega no se lleva a cabo instantneamente, por ello debemos contar
con existencias suficientes en nuestros almacenes a las que podamos recurrir
oportunamente para que la produccin y la venta no sufran retrasos.
El objetivo de la administracin del departamento de compras, contempla dos aspectos
que se oponen entre s:
1.- Se requiere la menor inversin en el inventario, debido a que otros recursos que no se
destinan a ese fin, se pueden invertir en otros proyectos aceptables que de otra manera
no sera posible financiarlos.
2.- Hay que asegurar que el almacn disponga de inventario suficiente para enfrentar la
demanda de nuestros clientes cuando se presente y para que la produccin funcione
correctamente.
Los aspectos anteriores caen en conflicto debido a que si se reduce el inventario
efectivamente se reduce tambin la inversin, pero corremos el riesgo de no contar con
la suficiente materia prima para satisfacer la demanda de las operaciones de la
organizacin.
Por otra parte, si tenemos inventarios grandes, aumenta la inversin.
Al controlar el inventario de manera eficiente tenemos dos vertientes:
Podemos satisfacer las necesidades de nuestros clientes en el tiempo y forma correctos
pero generalmente implica un costo alto debido a los cargos por manejo de mercancas,
rendimiento de las mercancas y almacenamiento de mercancas.
La correcta administracin de nuestro inventario tiene como objetivos especficos la
satisfaccin del cliente, optimizar las compras y la produccin y por ltimo pero no por
ello menos importante reducir lo ms posible la inversin en este rubro.
Anlisis y optimizacin de almacenes.
Para lograr la eficiencia en el manejo de nuestro inventario y optimizar costos por este
concepto, la organizacin debe disear una poltica de manejo de inventarios,
considerando las condiciones en las cuales desarrolla su actividad empresarial, en
nuestro caso, conforme a las polticas de alimentos y bebidas. Dicha poltica planea el

nivel ptimo de la inversin en este rubro y requiere que se cumpla con el stock
requerido.
Nivel ptimo de Inventario:
Es aquel nivel que permite satisfacer plenamente las necesidades de la unidad de negocio
o bien de los centros de consumo con la mnima inversin.
Un nivel alto de inventario tiende a satisfacer absolutamente las necesidades de nuestros
clientes pero a un costo de almacn alto y una inversin mayor, en tanto que un nivel
bajo de inventario usualmente no satisface las necesidades de nuestros clientes pero
mantenemos un costo de almacn bajo y representa una baja inversin y el nivel ptimo
de Inventario: Satisface plenamente las necesidades de nuestros clientes, a un costo de
inventario bajo, evita desperdicios y representa la inversin correcta.
Al momento de desarrollar nuestra poltica de inventarios en cuanto a su nivel ptimo,
debemos tomar en cuenta varios factores:
1. Rotacin de productos: a travs de estadsticas debemos determinar cmo es el
consumo de materia prima durante el ao:
Lineal: la produccin se comporta siempre de la misma manera.
Estacional: hay periodos donde la produccin es baja y periodos donde es alta.
Combinado: la empresa tiene lneas de produccin que se comportan de manera lineal,
pero a la vez, cuenta con lneas de produccin estacional.
Impredecible: la produccin no se puede planear, pues depende de factores externos no
controlables.
2. Capacidad de compra: Suficiente capital para financiar las compras.
3. Artculos perecederos: La duracin de los productos es un dato indispensable para
determinar el tiempo mximo que puede permanecer el producto en almacn antes de
su produccin y/o consumo.
4. Tiempo de respuesta del proveedor:
Abastecimiento rpido: Justo a Tiempo

Abastecimiento demorado: Niveles altos

5. Capacidad de almacenamiento: Depende de la capacidad de nuestros almacenes
incluyendo refrigeradores, conservadores y congeladores, en base a ello se podr
mantener ms o menos unidades en inventario. Alternativas?:
Pactos con proveedores para suministros peridicos.
Mayor eficiencia en el departamento de compras en base a estadsticas.
6. Capital suficiente para financiar el inventario: Mantener el inventario produce un costo.
Si la rotacin es alta el costo de oportunidad es bajo.
Si la rotacin es baja el costo de oportunidad es alto.
7. Costos asociados a mantener el inventario:
Manejo de mercancas
Seguros
Desperdicio
Productos de lento movimiento. Cunto nos cuesta tener producto almacenado cuando
ste no es perecedero?
8. Proteccin:
Escasez del producto. Veda de langosta, frutas de temporada.
Demanda intempestiva. Temporada alta, tipo de clientes (Spring Break)
Aumentos de precios.
Acceso a la zona. Ejemplo: acceso a la zona hotelera de Cancn.
9. Riesgos incluidos en los inventarios:

 Baja de precios. Ocasionalmente sucede.

Dao de los productos. Productos a granel y secos.
Prdidas accidentales y robos.
Falta de demanda.
Tcnicas de administracin de compras y almacenes
Como se explica en las secciones precedentes, el objetivo de la administracin de compas
y almacenes, es equilibrar la inversin en nuestros inventarios y la demanda real del
producto o servicio ofertado, con la intensin de satisfacer las necesidades de nuestros
clientes y por consiguiente, cubrir los objetivos de ambos departamentos y de la
empresa.
Para logra este objetivo, las organizaciones deben desarrollar mtodos y tcnicas de
control de inventarios. A continuacin se explican diversos mtodos para tal efecto.
EL MTODO ABC, EN LOS INVENTARIOS:
Este consiste en efectuar un anlisis de los inventarios categorizando los productos con el
objeto de lograr un mayor control y atencin sobre los inventarios, que por su precio de
adquisicin o uso delicado merecen una atencin especial y/o permanente.
El anlisis de nuestros inventarios es necesario para establecer tres segmentos de
productos: A, B y C. Los grupos se deben implementar con base a su valor. La ley 80-20
dice que generalmente el 80% del valor del inventario est representado por el 20% de
los artculos y el 80% de los artculos representan el 20% de la inversin.
Los artculos A incluyen los inventarios que representan el 80% de la inversin y el 20%
de los artculos, en el caso de una composicin 80/20. Los artculos B, con un valor
medio, abarcan un nmero menor de inventarios que los artculos C de este grupo y por
ltimo los artculos C, que tienen un valor reducido y sern un gran nmero de
inventarios.
Este sistema permite administrar la inversin en las tres categoras o grupos para poner
atencin al manejo de los artculos A, que representan el 80% de la inversin, para que a
travs de su eficiente y estricto control, se mantenga y en algunos casos se llegue a
reducir la inversin en inventarios mediante su ptima administracin.
DETERMINACIN DEL PUNTO DE REPOSICIN:

Como transcurre algn tiempo antes de recibirse el inventario ordenado, el responsable

de compras debe hacer el pedido antes de que se agote el presente inventario
considerando el nmero de das necesarios para que el proveedor reciba y procese la
solicitud, as como el tiempo en que el producto estar en trnsito y finalmente en
nuestro almacn.
El punto de reposicin consiste en la existencia de un indicador que seala cuando
realizar las rdenes de compra, indicando que las existencias de determinado producto
han llegado a cierto nivel y que debe hacerse un nuevo pedido.
Existen muchas formas de marcar el punto de reposicin, la ms indicada es establecerla
considerando el Stock de mximos y mnimos, el tiempo de respuesta de nuestros
proveedores, la disponibilidad en el mercado, su fluctuacin de precio de adquisicin y la
temporada. Hoy en da existen softwares que nos facilitan esa actividad al llevar las
existencias del inventario a travs de dicha herramienta, a este tipo de control se le
llamaba hace tiempo La requisicin viajera, su objetivo era ahorrar trabajo
administrativo como hoy en da, se establecan puntos de control y aprobacin para que
por este medio se elaboraran nuevas rdenes de compra y que no llegaran a faltar
productos en nuestros almacenes.
Existen dos aspectos ms para considerar en el punto de reposicin:
rdenes o pedidos fijos. En ste, el objetivo es poner la orden cuando la cantidad en
existencia es justamente suficiente para cubrir la demanda mxima que puede haber
durante el tiempo que pasa en llegar el nuevo pedido al almacn.
Resurtidos peridicos. Este sistema es muy popular en la mayora de los casos cuando se
tiene establecido el control de inventarios perpetuo. La idea principal de este sistema es
conocer las existencias.
RESERVA O SEGURIDAD DE INVENTARIOS:
La mayora de las empresas deben mantener ciertas existencias de seguridad para hacer
frente a una demanda mayor que la esperada. Estas reservas se crean para amortiguar
las situaciones que se crean por cambios impredecibles en la demanda de nuestros
productos.

Los inventarios de reserva a veces son mantenidos en forma de artculos semiterminados

para balancear los requerimientos de produccin de los diferentes procesos o
departamentos de que consta la produccin y as poder ajustar las programaciones de la
produccin y surtir a tiempo.
Por lo regular es imposible poder anticipar todos los problemas y fluctuaciones que
pueda tener la demanda, aunque es muy cierto que los negocios deben tener ciertas
existencias de reserva si no quieren tener clientes insatisfechos.
La existencia de reserva de inventarios es un precio que muchas veces es necesario pagar
cuando nuestra filosofa de servicio al cliente es la indicada ya que el contar con lo
necesario en nuestros almacenes produce un incremento en la participacin del mercado
que atendemos.
CONTROL DE INVENTARIOS JUSTO A TIEMPO (JUST IN TIME):
En el control de inventarios just in time, la idea es que se adquieran la materia prima y se
entregue para produccin en el tiempo y forma correctos. Esto requiere de proveedores
muy confiables, compras muy eficientes y un sistema an ms eficiente de administracin
de compras y almacenes.
Una unidad de negocio puede reducir su produccin en proceso mediante una
administracin ms eficiente, esto se refiere a factores internos. Se pueden reducir las
materias primas necesarias gracias a una mayor eficiencia interna, Nos referimos a una
reingeniera de mens, mens ms inteligentes, es decir, HACER MS CON MENOS y
adoptar esta frase como una filosofa para nuestros mens. La habilidad del Chef y del
responsable de Bares combinados con trabajo en equipo son indispensables para reducir
la cantidad de productos en almacn respecto a nuestros productos de nuestros mens
de alimentos y bebidas, por lo tanto, podemos decir que si los productos se desplazan
rpidamente de nuestros almacenes e igualmente rpido se reabastecen se reduce el
costo de quedarse sin existencias y de la misma manera se satisface al cliente, lo cual es
nuestro objetivo final.

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