MANUAL RAIS 2014

ano base 2013

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ndice
1.Objetivo......................................................................................................................................... 4
2.Consideraes sobre a RAIS........................................................................................................ 5
2.1.O que RAIS?....................................................................................................................... 5
2.2.Quem deve declarar..............................................................................................................5
2.3.Quem deve constar na RAIS.................................................................................................7
2.4.Quem no deve constar na RAIS..........................................................................................8
2.5.RAIS negativa ....................................................................................................................... 9
2.6.Encerramento de Atividades..................................................................................................9
2.7.Declarao de Rais dos Anos Anteriores (1976-2010).........................................................10
2.8.Rais Retificador ou de excluso...........................................................................................10
2.9.Certificado Digital................................................................................................................. 12
2.9.1.Como transmitir a rais com certificado digital?.............................................................12
2.10.Como informar................................................................................................................... 14
2.11.Prazo de Entrega............................................................................................................... 17
2.12.Dados do Responsvel pela entrega da RAIS...................................................................17
2.13.Comprovante de entrega da declarao............................................................................18
2.14.Penalidades....................................................................................................................... 18
3.Rais Ano-base 2013.................................................................................................................... 20
3.1.Conferncia da RAIS........................................................................................................... 20
3.2.Manuteno da RAIS........................................................................................................... 23
3.3.Gerao Individual da RAIS (por empresa).........................................................................24
3.4.Gerao Agrupada da RAIS.................................................................................................31
3.5.Importao e validao do arquivo......................................................................................35
4.Dvidas Frequentes.................................................................................................................... 39
4.1.Caracteres invlidos............................................................................................................ 39

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4.2.Cdigo de Atividade Econmica obrigatrio.........................................................................39

4.3.O que compe a base da RAIS...........................................................................................39
4.4.CEP Incompatvel ou Cdigo do Municpio Invlido.............................................................39
4.5.I/O error 003........................................................................................................................ 40
4.6.Erro de PIS/PASEP.............................................................................................................. 40
4.7.Menor aprendiz.................................................................................................................... 40
4.8.Funcionrio afastado........................................................................................................... 41
4.9.Mensalidade sindical............................................................................................................ 41
4.10.Valor do salrio contratual de preenchimento obrigatrio...............................................43
4.11.Posso transmitir a RAIS que contm somente Avisos?......................................................43
4.12.Como informar os dados das competncias que no gerei a folha pelo sistema...............43

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1. Objetivo
Este manual tem por objetivo auxiliar na conferncia, gerao e validao do arquivo da
RAIS ano-base 2013.

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2. Consideraes sobre a RAIS

2.1.

O que RAIS?
Todo estabelecimento deve fornecer ao Ministrio do Trabalho e Emprego (MTE), por meio

da Relao Anual de Informaes Sociais (RAIS), as informaes referentes a cada um de seus

empregados, de acordo com o Decreto n 76.900, de 23 de dezembro de 1975 e tem por objetivo:

o suprimento s necessidades de controle da atividade trabalhista no Pas,

o provimento de dados para a elaborao de estatsticas do trabalho,

a disponibilizao de informaes do mercado de trabalho s entidades

governamentais.

Os dados coletados pela RAIS constituem expressivos insumos para atendimento das
necessidades:

2.2.

da legislao da nacionalizao do trabalho

de controle dos registros do FGTS ;

dos Sistemas de Arrecadao e de Concesso e Benefcios Previdencirios;

de estudos tcnicos de natureza estatstica e atuarial;

de identificao do trabalhador com direito ao abono salarial PIS/PASEP.

Quem deve declarar

So obrigados a entregar a declarao da RAIS:
a) inscritos no CNPJ com ou sem empregados o estabelecimento que no

possuiu empregados ou manteve suas atividades paralisadas durante o ano-base est obrigado a
entregar a RAIS Negativa;
b) todos os empregadores, conforme definidos na CLT;
c) todas as pessoas jurdicas de direito privado, inclusive as empresas pblicas
domiciliadas no Pas, com registro, ou no, nas Juntas Comerciais, no Ministrio da Fazenda, nas
Secretarias de Finanas ou da Fazenda dos governos estaduais e nos cartrios de registro de
pessoa jurdica;
d) empresas individuais, inclusive as que no possuem empregados;

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e) cartrios extrajudiciais e consrcios de empresas;

f) empregadores urbanos pessoas fsicas (autnomos e profissionais liberais) que
mantiveram empregados no ano-base;
g) rgos da administrao direta e indireta dos governos federal, estadual ou
municipal, inclusive as fundaes supervisionadas e entidades criadas por lei, com atribuies de
fiscalizao do exerccio das profisses liberais;
h) condomnios e sociedades civis;
i) empregadores rurais pessoas fsicas que mantiveram empregados no ano-base;
j)

filiais, agncias, sucursais, representaes ou quaisquer outras formas de

entidades vinculadas pessoa jurdica domiciliada no exterior.

Notas:
I

o estabelecimento isento de inscrio no CNPJ identificado pelo nmero de

matrcula no Cadastro Especfico do INSS (CEI), conforme pargrafo nico do art. 2o do Decreto
n 76.900/75. Nessa categoria, incluem-se obras, empregadores pessoas fsicas, urbanas e rurais
que mantiveram empregados;
II o estabelecimento inscrito no CEI, que no possuiu empregados ou manteve suas
atividades paralisadas durante o ano-base, est dispensado de entregar a RAIS Negativa;
III

a empresa/entidade que possui filiais, agncias ou sucursais deve declarar a RAIS

separadamente, por estabelecimento (local de trabalho), entendido como tal todos aqueles
sujeitos inscrio no CNPJ, na categoria de rgo estabelecimento. No caso dos rgos da
administrao pblica direta ou indireta, a RAIS de cada rgo estabelecimento deve ser
fornecida separadamente, por local de trabalho dos empregados/servidores;
IV estabelecimento/entidade inscrito(a) no CNPJ e no CEI deve apresentar a declarao
da RAIS de acordo com o contrato de trabalho dos empregados, ou seja, se o contrato for pelo
CEI as informaes devem ser declarados no CEI e se for pelo CNPJ as informaes devem ser
declaradas no CNPJ. No caso da declarao ser prestada no CEI, deve haver tambm a
declarao da RAIS NEGATIVA do CNPJ.
V estabelecimento/entidade em liquidao dever entregar a RAIS mesmo nos casos de
falncia ou liquidao, pelos representantes legais definidos na legislao especfica.

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2.3.

Quem deve constar na RAIS

O empregador, ou aquele legalmente responsvel pela prestao das informaes, dever

relacionar na RAIS de cada estabelecimento, os vnculos laborais havidos ou em curso no anobase e no apenas os existentes em 31 de dezembro, abrangendo:
I - empregados contratados por empregadores, pessoa fsica ou jurdica, sob o regime da
CLT, por prazo indeterminado ou determinado, inclusive a ttulo de experincia;
II - servidores da administrao pblica direta ou indireta, federal, estadual ou municipal,
bem como das fundaes supervisionadas;
III - diretores sem vnculo empregatcio para os quais o estabelecimento tenha optado pelo
recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Servio FGTS;
IV - servidores da administrao pblica direta ou indireta federal, estadual, do Distrito
Federal ou municipal, bem como das fundaes supervisionadas;
V - servidores pblicos no-efetivos, demissveis ad nutum ou admitidos por meio de
legislao especial, no regidos pela CLT;
VI - empregados dos cartrios extrajudiciais;
VII - trabalhadores avulsos, aqueles que prestam servios de natureza urbana ou rural a
diversas empresas, sem vnculo empregatcio, com a intermediao obrigatria do rgo gestor
de mo de obra, nos termos da Lei n 8.630, de 25 de fevereiro de 1993, ou do sindicato da
categoria;
VIII - trabalhadores com contrato de trabalho por prazo determinado, regidos pela Lei n
9.601, de 21 de janeiro de 1998;
IX - aprendiz contratado nos termos do art. 428 da CLT, regulamentado pelo Decreto n
5.598, de 1 de dezembro de 2005;
X - trabalhadores com contrato de trabalho por tempo determinado, regidos pela Lei n
8.745, de 9 de dezembro de 1993;
XI - trabalhadores regidos pelo Estatuto do Trabalhador Rural, Lei n 5.889, de 8 de junho
de 1973;
XII - trabalhadores com contrato de trabalho por prazo determinado, regidos por Lei

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Estadual;
XIII - trabalhadores com contrato de trabalho por prazo determinado, regidos por Lei
Municipal;
XIV - servidores e trabalhadores licenciados;
XV - servidores pblicos cedidos e requisitados; e
XVI dirigentes sindicais.
XVII - empregados de cartrios extrajudiciais;
XVIII - trabalhadores temporrios regidos pela Lei n 6.019, de 3 de janeiro de 1974;
XIX - trabalhadores avulsos (aqueles que prestam servios de natureza urbana ou rural a
diversas empresas, sem vnculo empregatcio, com a intermediao obrigatria do rgo gestor
de mo de obra, nos termos da Lei n 8.630, de 25 de fevereiro de 1993, ou do sindicato da
categoria);

Notas:
I o sindicato ou rgo gestor de mo de obra ou a empresa contratada, que no ano base
congregou trabalhadores avulsos, deve fornecer as informaes referentes a esses trabalhadores,
alm das relacionadas com seus prprios empregados. Em razo disso, a empresa tomadora
desses servios no deve declarar esses trabalhadores em sua RAIS;
II os aprendizes contratados pelas entidades sem fins lucrativos, mencionadas no inciso
II do art. 430 da CLT, com exerccio de atividades prticas em outra empresa, devem ser
informados na RAIS declarada pela entidade contratante respectiva. Nesse caso, a empresa onde
o aprendiz exerce as atividades prticas da aprendizagem no deve declar-lo na sua RAIS;
III os servidores que estiverem na situao de cedidos ou requisitados devem ser
declarados na RAIS tanto pelo rgo de origem quanto pelo rgo requisitante, caso percebam
remuneraes de ambos os rgos.
IV o dirigente sindical deve ser declarado na RAIS tanto pelo sindicato quanto pelo
estabelecimento/rgo de origem, caso o mesmo perceba remunerao de ambas as partes. Se a
remunerao for paga exclusivamente pelo sindicato apenas este deve declar-lo na RAIS.

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2.4.

Quem no deve constar na RAIS

diretores sem vnculo empregatcio para os quais no recolhido FGTS;

autnomos;

eventuais;

ocupantes de cargos eletivos (governadores, deputados, prefeitos, vereadores, etc.), a

partir da data da posse, desde que no tenham feito opo pelos vencimentos do rgo de
origem;

estagirios regidos pela Portaria MTPS n 1.002, de 29 de setembro de 1967, e pela Lei n
11.788, de 25 de setembro de 2008;

empregados domsticos regidos pela Lei n 11.324/2006; e

cooperados ou cooperativados.

2.5.

RAIS negativa

a declarao da Rais, na qual so fornecidos somente os dados cadastrais do estabelecimento,

cadastrado com CNPJ, quando o mesmo no teve empregado durante o ano-base.
A declarao da Rais Negativa pode ser informada atravs do seu browser somente para
declaraes do ano-base .
Para declaraes Negativas de anos anteriores, deve ser utilizado o programa GDRAIS Genrico
e o transmissor RAISNET 2013.
Para preencher e enviar sua declarao de estabelecimento sem empregados utilize o formulrio
prprio de Declarao de RAIS Negativa Web

2.6.

Encerramento de Atividades
O(A) estabelecimento/entidade que encerrou as atividades em 2013 e no entregou a

declarao da RAIS dever marcar a opo Encerramento das Atividades, disponvel no

programa GDRAIS2013, e informar a data do encerramento de suas atividades. A data de
desligamento dos empregados, quando for o caso, obrigatria e deve ser menor ou igual data

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de encerramento das atividades do estabelecimento.

Declarao antecipada de encerramento das atividades
No caso de encerramento das atividades no decorrer de 2014, o estabelecimento pode
antecipar a entrega da declarao, utilizando o programa GDRAIS2013. O campo data de
encerramento pode ser preenchido com o dia, ms e ano equivalente data em que est sendo
entregue a declarao da RAIS (no formato DD/MM/AAAA). A data de desligamento dos
empregados, quando for o caso, obrigatria e deve ser menor ou igual data de encerramento
das atividades do
estabelecimento.
A declarao da RAIS referente ao ano-base 2013 tambm dever ser entregue.
Declarao de encerramento das atividades em anos-base anteriores
No caso de encerramento das atividades, em anos-base anteriores, os estabelecimentos
devero utilizar o programa GDRAIS Genrico que est disponvel nos endereos eletrnicos
http://portal.mte.gov.br/rais ou http://www.rais.gov.br.

2.7.

Declarao de Rais dos Anos Anteriores (1976-2010)

Para gerar a declarao utilize o programa GDRAIS Genrico que permite informar os

anos-base 1976 a 2010.

A transmisso da declarao da RAIS deve ser efetuada, por meio da Internet, a partir do
GDRAIS Genrico (1976 a 2010) nas funes Gravar Declarao ou Transmitir Declarao.
A transmisso poder ser feita a partir de arquivo gravado no disco rgido.
Para transmitir o arquivo necessrio copiar (fazer download) e instalar o programa
RAISNet 2013. O cone do RAISNet no aparecer na rea de trabalho.
Os estabelecimentos que no entregaram a Declarao RAIS dentro do prazo esto sujeitos s
penalidades previstas na legislao (leia item Penalidades nesta pgina).

2.8.

Rais Retificador ou de excluso

Retificao da RAIS ano-base 2013 detectando-se erros na declarao enviada, seja

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nos campos do estabelecimento ou nos campos do trabalhador, o estabelecimento/entidade

dever adotar os seguintes procedimentos para a retificao:
a) retificao dos dados do estabelecimento, exceto, os campos

CNPJ/CEI ou CEI

Vinculado clicar na opo Servios e, em seguida, na opo Retificao dos Dados do

Estabelecimento,

disponveis

nos

endereos

(http://www.mte.gov.br/rais

ou

http://www.rais.gov.br), preencher corretamente o formulrio com todos os dados solicitados e,

em seguida, clicar na opo Enviar.
a.1)

no ser permitida a retificao de erros nos campos do CNPJ/CEI ou CEI

Vinculado. O procedimento para esses casos o de excluso, conforme item 10.2 abaixo.
b) retificao dos dados do empregado, exceto, os campos PIS/PASEP, data de admisso,
data de desligamento e CBO utilizar o programa GDRAIS2013 para fazer as devidas correes
e
gravar a declarao retificadora. No momento da gravao do arquivo, ser solicitado o nmero
do CREA da declarao enviada anteriormente, referente ao estabelecimento que est sendo
retificado.
b.1)

no arquivo da retificao devem ser gravados somente os empregados que foram

corrigidos e, quando for o caso, os vnculos a serem includos. Os empregados declarados

corretamente no devem constar na declarao retificadora para evitar duplicidades;
b.2)

no ser permitida a retificao de erros nos campos PIS/PASEP, data de

admisso, data de desligamento e CBO.

Excluso da RAIS ano-base 2013 detectando-se erros na declarao enviada,

referente aos campos CNPJ/CEI, CEI Vinculado, PIS/PASEP, data de admisso, data de
desligamento e CBO, o(a) estabelecimento/entidade dever adotar os seguintes procedimentos:
a) CNPJ/CEI, CEI Vinculado gerar uma nova RAIS corretamente do estabelecimento
com todos os empregados e transmitir o arquivo por meio da Internet e;
a.1) excluir a declarao incorreta do estabelecimento, utilizando a opo Servios e em
seguida,

opo

Excluso

de

Estabelecimento,

disponveis

nos

endereos

(http://www.mte.gov.br/rais ou http://www.rais.gov.br), preencher todos os dados solicitados no

formulrio, inclusive, o nmero do CPF do responsvel pela declarao e clicar na opo Enviar.

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b) PIS/PASEP, data de admisso, data de desligamento e CBO gerar uma nova RAIS
corretamente do estabelecimento, incluindo somente o(s) empregado(s) que foi(ram) corrigido(s) e
transmitir o arquivo por meio da Internet e;
b.1) Excluir o PIS/PASEP do(s) empregado(s) enviado(s) com erro, utilizando a opo
Servios e, em seguida, a opo Excluso de Vnculos, disponveis nos endereos
(http://www.mte.gov.br/rais ou http://www.rais.gov.br), preencher todos os dados solicitados
no formulrio, inclusive, o nmero do CPF do responsvel pela declarao e clicar na opo
Enviar.

Retificao da RAIS de exerccios anteriores caso o(a) estabelecimento/entidade

necessite retificar declaraes da RAIS de exerccios anteriores, dever consultar os
procedimentos constantes nos endereos (http://www.mte.gov.br/rais ou http://www.rais.gov.br),
item Orientaes, opo Retificao da RAIS de exerccios anteriores.
a) em caso de dvida, contactar a Central de Atendimento da RAIS telefone 0800-7282326
ou as Superintendncias Regionais do Trabalho e Emprego, Gerncias Regionais do Trabalho e
Emprego ou Agncias Regionais do Trabalho e Emprego, para solicitar os esclarecimentos
necessrios.

2.9.

Certificado Digital
Os estabelecimentos ou arquivos que possuem 11 ou mais vnculos empregatcios devero

transmitir a declarao utilizando um certificado digital vlido padro ICP Brasil. A obrigatoriedade
tambm inclui os rgos da Administrao Pblica.
As declaraes podero ser transmitidas com o certificado digital de pessoa jurdica,
emitido em nome do estabelecimento, ou com certificado digital do responsvel pela entrega da
declarao, sendo que este pode ser um CPF ou um CNPJ.
Para os demais estabelecimentos que no se enquadrarem nessa obrigatoriedade, a utilizao
de certificado digital para transmisso da declarao ser facultativa.

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2.9.1.

Como transmitir a rais com certificado digital?

Declarao do ano-base 2013
Os estabelecimentos que possuem a partir de 11 vnculos empregatcios devero

utilizar a certificao digital para transmitirem sua declarao. Alm da declarao do

estabelecimento, o arquivo que tiver 11 vnculos ou mais, tambm dever ser transmitido por meio
de certificao digital.
Para a entrega das declaraes da RAIS dever ser utilizado certificado digital vlido, que
tenha sido emitido por Autoridade Certificadora integrante da Infra-Estrutura de Chaves Pblicas
Brasileira (ICP Brasil), que no tenha sido revogado e que ainda esteja dentro de seu prazo de
validade.
As declaraes podero ser transmitidas com o certificado digital de pessoa jurdica,
emitido em nome do estabelecimento, ou com certificado digital do responsvel pela entrega da
declarao, sendo que este pode ser um CPF ou um CNPJ.
Para os demais estabelecimentos que no se enquadram nessa obrigatoriedade, a
utilizao da certificao digital continuar faculttiva, com a opo de transmitirem sua declarao
por meio dessa chave privada, caso possuam.
Para entregar a declarao da RAIS por meio da Internet, o estabelecimento dever
efetuar um dos seguintes procedimentos:
a) selecionar no GDRAIS a opo Declarao e a seguir a opo Transmitir
Declarao ou acionar o cone correspondente ou ainda, acionar o boto transmitir na tela
do assistente de gravao. Ser exibida uma tela onde o usurio seleciona o local onde se
encontra a declarao a transmitir. Selecione a declarao e acione o boto transmitir.
b) ser oferecida para todas as declaraes a alternativa de transmiti-las com
Certificado Digital.
Estar disponvel, tambm, aos estabelecimentos/entidades que no tiveram vnculos no
ano-base 2013, a opo para fazerem a declarao da RAIS Negativa Web pelos endereos
eletrnicos http://portal.mte.gov.br/rais ou http://www.rais.gov.br.
Quando se tratar de declarao centralizada, a RAIS das filiais poder ser entregue por
meio da Internet pela matriz, desde que os trabalhadores sejam informados sob o CNPJ da
empresa a qual estiveram vinculados.
Os arquivos que no forem analisados pelo GDRAIS2013 no podero ser transmitidos.

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Declarao dos anos anteriores (1976 a 2011)

Para a transmisso da RAIS de exerccios anteriores obrigatria a utilizao de
certificado digital vlido padro ICP Brasil, inclusive para os rgos da Administrao Pblica.
As declaraes podero ser transmitidas com o certificado digital de pessoa jurdica,
emitido em nome do estabelecimento, ou com certificado digital do responsvel pela entrega da
declarao, sendo que este pode ser um CPF ou um CNPJ.
Notas:
I aps o prazo legal, as declaraes devem ser transmitidas por meio da Internet,
mediante a utilizao do programa GDRAIS2013, conforme descrito acima, ou entregues nas
Superintendncias Regionais do Trabalho e Emprego (SRTEs), Gerncias Regionais do Trabalho
e Emprego e Agncias Regionais do Trabalho e Emprego, para o caso de estabelecimentos sem
acesso Internet. O arquivo gerado para entrega ser acompanhado da Relao dos
Estabelecimentos Declarados, emitida a partir do GDRAIS2013;
II caso o arquivo apresente alguma irregularidade (inconsistncias e/ou dano fsico), o
mesmo ser devolvido e a declarao da RAIS considerada no entregue;
III para gerar a declarao da RAIS fora do prazo legal, os responsveis devero utilizar
os programas disponveis nos endereos eletrnicos:
http://portal.mte.gov.br/rais ou http://www.rais.gov.br.

2.10.

Como informar

O estabelecimento/entidade com vnculo empregatcio, no ano-base, dever utilizar

obrigatoriamente o Programa Gerador de Declarao RAIS (GDRAIS2013) para declarar e fazer a
transmisso pela internet.
O estabelecimento/entidade sem vnculo empregatcio (RAIS NEGATIVA) dever informar
apenas os campos que identificam o mesmo, podendo, para tanto, utilizar-se dos programas
GDRAIS2013 ou RAIS Negativa Web.
A empresa/entidade que possui filiais, agncias, sucursais, com ou sem empregados, ou
sem movimento no ano-base, deve fornecer as informaes separadamente, por estabelecimento
CNPJ especfico.

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Na gerao da RAIS, podem ser includas inscries CNPJ/CEI diferentes e em qualquer

quantidade. O programa GDRAIS2013 providenciar a gerao do arquivo de entrega com os
estabelecimentos selecionados.
O arquivo da declarao dever ser gravado no disco rgido, utilizando a opo
Declarao, item Gravar Declarao, disponvel no programa GDRAIS2013.
Como obter o programa GDRAIS2013
O programa GDRAIS2013 deve ser copiado, gratuitamente, dos seguintes endereos
eletrnicos do Ministrio do Trabalho e Emprego:
http://portal.mte.gov.br/rais ou http://www.rais.gov.br.
Para copiar o programa GDRAIS2013, o estabelecimento deve efetuar o download
(procedimento para copiar o programa no disco rgido do micro ou em mdia magntica). O
microcomputador deve ter Sistema Operacional Windows XP com Service Pack 3 ou superior e no
mnimo 16 Mb de espao livre no disco rgido.
Aps a execuo do download, deve-se iniciar a instalao do GDRAIS2013 com duplo
clique no arquivo GDRAIS2013.exe. O nome do diretrio no pode ser alterado.
O programa contm um arquivo-texto (LEIA-ME), com orientaes e especificaes
tcnicas e um PROGRAMA FACILITADOR que permitir empresa/entidade gerar a RAIS
(inclusive, a Negativa) de seu(s) estabelecimento(s).
O estabelecimento que possui sistema prprio de folha de pagamento informatizado deve
utilizar as especificaes tcnicas contidas na opo Ajuda, item Layout Arquivo RAIS para
gerar o arquivo.txt da folha de pagamento. Em seguida, deve executar a opo Analisador do
GDRAIS2013, para conferir a validade do arquivo a ser entregue.
Finalidades do programa GDRAIS2013
O programa GDRAIS2013 tem duas finalidades:
a)

gerador

da

declarao

da

RAIS

desenvolvido

para

estabelecimento/entidade que no possui sistema prprio de folha de pagamento informatizado.

Nesse caso, aps a digitao das informaes, o declarante dever emitir os relatrios
necessrios para correo de erros e arquivamento, gerar o arquivo a ser entregue e as cpias de
segurana do estabelecimento, as quais devem ser mantidas disposio da fiscalizao.
Recomenda-se fazer mais de uma cpia de segurana;
b) analisador de arquivo RAIS desenvolvido para o estabelecimento/entidade

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que possui sistema prprio de folha de pagamento informatizado, com o objetivo de validar o
arquivo gerado, conforme o layout do GDRAIS2013.
Erros ou inconsistncias na declarao
Para evitar inconsistncias que no permitiro ao programa gerar o arquivo a ser entregue,
as informaes devem ser digitadas corretamente. O programa GDRAIS2013 gera os relatrios
necessrios para correo de erros.
Havendo inconsistncias, ser emitido o Relatrio de Erros ou Relatrio de Avisos, conforme o
caso:
a) Relatrio de Erros relaciona as inconsistncias que devero ser corrigidas para
que se possa gerar a declarao;
b) Relatrio de Avisos relaciona as inconsistncias que no impedem a gerao
da declarao, mas que devero ser verificadas pelo declarante para possvel correo, pois as
inconsistncias podem distorcer as informaes da RAIS (por ex.: remuneraes incoerentes,
erros de digitao, etc).
Para correo das inconsistncias, o estabelecimento dever proceder da seguinte forma:
Declaraes com at 15.000 vnculos
a) utilizar a opo IMPORTAR disponvel no menu DECLARAO do programa
GDRAIS2013 para proceder correo dos erros;
b) aps a correo dos erros, o estabelecimento dever, ainda, utilizar a opo verificar
inconsistncias, disponvel no menu DECLARAO do programa GDRAIS2013, com o objetivo
de conferir se ainda h erros no arquivo importado;
c) realizados os procedimentos dos itens a e b acima, providenciar a gravao final do
arquivo; e
d) ao trmino da gravao da declarao, o programa GDRAIS2013 disponibiliza a
emisso do relatrio que contm a relao de estabelecimentos declarados.
Declaraes com mais de 15.000 vnculos
a) utilizar a opo ANALISADOR DE ARQUIVOS RAIS disponvel no menu UTILITRIOS
do programa GDRAIS2013, para submeter o arquivo gerado pelo estabelecimento validao de
consistncia e integridade.
b) ao final da anlise ser gerado um relatrio. Caso seja identificada alguma

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inconsistncia, o estabelecimento deve fazer as correes usando seus prprios recursos

informatizados e gerar um novo arquivo para ser submetido ao ANALISADOR DE ARQUIVOS
RAIS.
c) realizados os procedimentos dos itens a e b acima, providenciar a gravao final do
arquivo; e
d) ao trmino da gravao da declarao, o programa GDRAIS2013 disponibiliza a
emisso do relatrio que contm a relao de estabelecimentos declarados.

2.11.

Prazo de Entrega
O prazo para a entrega da declarao da RAIS inicia-se no dia 20 de janeiro de 2014 e

encerra-se no dia 21 de maro de 2014.

1 O prazo de que trata no ser prorrogado.
2 Vencido o prazo de que trata o

caput deste artigo, a declarao da RAIS

2013 e as

declaraes de exerccios anteriores gravadas no GDRAIS Genrico, disponvel nos endereos

eletrnicos de que trata o caput do art. 4, devero ser transmitidas por meio da Internet ou o
arquivo poder ser entregue nos rgos regionais do MTE, para os estabelecimentos sem acesso
Internet, acompanhadas da Relao dos Estabelecimentos Declarados.
3 Havendo inconsistncias no arquivo da declarao da RAIS que impeam o processamento
das informaes, o estabelecimento dever reencaminhar cpia do arquivo.
4 As retificaes de informaes e as excluses de arquivos podero ocorrer, sem multa, at o
ltimo dia do prazo estabelecido no caput deste artigo.

2.12.

Dados do Responsvel pela entrega da RAIS

Neste campo devem ser informados os dados cadastrais do escritrio de contabilidade, do

profissional liberal ou do prprio estabelecimento responsvel pela entrega do arquivo.

Durante a gravao do arquivo, sero solicitados os seguintes dados do responsvel pelo
preenchimento e entrega da declarao:
a) Inscrio do CNPJ/CEI/CPF selecionar um dos tipos de inscrio e informar o nmero
correspondente;
b) razo social/nome informar a razo social do estabelecimento ou o nome completo do

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responsvel pela entrega da declarao, no caso de pessoa fsica;

c) endereo informar o endereo do estabelecimento ou do responsvel pela declarao;
d) e-mail informar o e-mail para contato;
e) telefone informar o cdigo DDD e o nmero do telefone para contato;
f) nome do responsvel informar o nome completo do responsvel pela entrega da
declarao;
g) data de nascimento informar a data de nascimento no formato DD/MM/AAAA;
h) CPF do responsvel informar o nmero do CPF do responsvel pela entrega da
declarao.
Nota: as informaes referentes aos dados do responsvel no podero ser retificadas.

2.13.

Comprovante de entrega da declarao

O recibo estar disponvel para impresso em at 5 dias teis aps a entrega da

declarao, nos endereos eletrnicos: http://portal.mte.gov.br/rais ou http://www.rais.gov.br

opo Impresso de Recibo.
Ateno!
Preservar o Protocolo de Transmisso de Arquivo, fornecido no ato da transmisso do
mesmo, onde consta o nmero do Controle de Recepo e Expedio de Arquivo (CREA), que,
juntamente com a inscrio CNPJ/CEI, ser obrigatrio para emisso do recibo de Entrega da
RAIS pela Internet. Para os canteiros de obras, informar tambm o CEI vinculado.

2.14.

Penalidades
Conforme determina o art. 2 da Portaria n 14, de 10 de fevereiro de 2006, alterada pela

Portaria n. 688, de 24 de abril de 2009, o empregador que no entregar a RAIS no prazo legal
ficar sujeito multa prevista no art. 25 da Lei n 7.998, de 1990, a ser cobrada em valores
monetrios a partir de R$ 425,64 (quatrocentos e vinte e cinco reais e sessenta e quatro
centavos), acrescidos de R$ 106,40 (cento e seis reais e quarenta centavos) por bimestre de
atraso, contados at a data de entrega da RAIS respectiva ou da lavratura do auto de infrao, se

Pgina 18

este ocorrer primeiro.

O valor da multa resultante da aplicao, acima prevista, quando decorrente da lavratura
de Auto de infrao, dever ser acrescido de percentuais, em relao ao valor mximo da multa
prevista no art. 25 da Lei n 7.998, de 1990, a critrio da autoridade julgadora, na seguinte
proporo:
I - de 0% a 4% - para empresas com 0 a 25 empregados;
II - de 5% a 8,0% - para empresas com 26 a 50 empregados;
III - de 9% a 12%- para empresas com 51 a 100 empregados;
IV - de 13% a 16,0% - para empresas com 101 a 500 empregados; e
V - de 17% a 20,0% - para empresas com mais de 500 empregados.
de responsabilidade do empregador corrigir as informaes da RAIS antes de efetuar a
entrega, para no prejudicar o empregado no recebimento do abono salarial, previsto no art. 239
da Constituio Federal.
A lavratura do auto de infrao, com a aplicao ou no da multa correspondente ao
atraso, no entrega da RAIS ou entrega com erros ou omisses, NO isenta o empregador da
obrigatoriedade de prestar as informaes requeridas pelo Ministrio do Trabalho e Emprego.

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3. Rais Ano-base 2013

3.1.

Conferncia da RAIS
Gere o relatrio em Mdulos / Rotina Anuais / Relatrio para Conferncia da RAIS. Este

relatrio trar os dados que sero gerados no arquivo da RAIS, tais como, dados cadastrais dos
funcionrios e as bases de clculo.

Ano Base: Informe o ano para a emisso no formato AAAA.

Os

campos

Estabelecimento,

Funcionrio,

Funo,

Centro

de

Custo,

Nvel

(Departamento). Nvel 2 (Setor) e Nvel 3 (Seo) so filtros para a emisso do relatrio.

Boto "Emisso Agrupada": permite o acesso rotina Mdulos\ Processamentos
Agrupados, que possibilita gerar o relatrio de vrias empresas ao mesmo tempo.

Salve o arquivo em PDF atravs do boto

para conferncia.

Neste manual, exemplificaremos a conferncia dos valores do ms de maro. Abaixo o

relatrio apresenta os valores dos eventos que integram remunerao para RAIS e Qtde de H.E.,
ou seja a quantidade de horas extras pagas no ms de maro.

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Para conferir a base de clculo, emita a Ficha Financeira em Relatrios / Funcionrios,

marcando a opo Listar referncia dos Eventos.

Qtd de H.E.

Verifique em Cadastros / Genricos / Eventos, quais eventos pagos e descontados

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possuem a incidncia Integra Remunerao para RAIS marcada.

Compe a base de clculo para a RAIS a soma e deduo de todos os eventos que
possuem esta incidncia marcada.

Neste exemplo, os eventos 1, 9, 18, 19 e 36 possuem esta opo marcada.

Dica: Eventos de faltas, abatem a base de clculo, desde que marcada a opo de
incidncia para a RAIS.
A soma destes eventos pagos em maro corresponde a 2.187,28 (1.000 + 34,09 + 5,05 +
148,14 + 1.000), conforme o relatrio de conferncia, bem como a quantidade de Horas Extras.

Importante: eventos de 1 a 200 e de 900 a 1001 so padro EBS, e caso no tenham sido
alteradas, as incidncias esto corretamente marcadas. Caso tenha sofrido alteraes pelo
usurio, consulte uma consultoria para verificar se este evento integra ou no a base de clculo
da RAIS.

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3.2.

Manuteno da RAIS
Esta rotina utilizada por cliente que adquiriram o sistema durante o ano e no possuem

todas as informaes calculadas para informar a base de clculo da RAIS para gerao do
arquivo.
Nos meses em que ocorre o clculo da folha, no possvel efetuar alterao nos valores,
sendo bloqueado o campo e permitido somente a consulta.
Para acessar a rotina clique em Mdulos / Rotina Anuais / Manuteno da Rais/DIRF.

Funcionrio: Selecione o funcionrio.

Exerccio: Informe o ano para consulta ou incluso, no formato AAAA.

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Admisso: Preenchimento automtico com a data de admisso.

Demisso: Preenchimento automtico com a data de desligamento.
A guia DIRF apresenta os quadros Remunerao e Pagamento para consulta e manuteno dos
campos: Valor do Adiantamento e Valor do IRRF referentes ao adiantamento salarial; Base IRRF,
Deduo por Dependente, Deduo de INSS, Outras Dedues, Valor IRRF e Data Pagamento
referentes ao pagamento mensal.
O quadro 13 Salrio apresenta os dados exclusivos do 13 Salrio, para consulta e manuteno.
A guia RAIS apresenta o quadro Remunerao e 13 Salrio com a Base RAIS, para consulta e
manuteno.
O campo Complemento apresenta a somatria dos eventos 119 - Complemento de Integraes
de Hora Extra no 13 Salrio, e 120 - Complemento de Integraes de Vencimentos Variveis no
13 Salrio, e no permite insero ou alterao do valor. Os clientes que estiverem utilizando o
sistema pela primeira vez, cujo 13 Salrio no foi processado pelo sistema Cordilheira, devem
informar o valor do complemento junto com o valor do 13 Salrio.
Importante: Os valores includos ou alterados nesta rotina sero considerados nas demais
consultas e relatrios do sistema Cordilheira Recursos Humanos.

3.3.

Gerao Individual da RAIS (por empresa)

Para gerar o arquivo da RAIS acesse: Mdulos / Rotina Anuais / Gerao do Arquivo da

RAIS.
Ano Base: preenchido automaticamente com o ano anterior a data do sistema, informada
na Barra de Atalhos e permite alterao.

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Responsvel pela Gerao: Selecione o cdigo do responsvel pelas informaes da

RAIS. Caso o cadastro deste responsvel no esteja completo, a mensagem abaixo ser emitida:

Ao clicar em Sim, ser direcionado a tela de cadastro de responsveis onde dever

preencher todos os campos.
Dica: O campo Tipo de documento deve ser preenchido com CNPJ.

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Diretrio Destino: selecione o local onde ser salvo o arquivo gerado.

Nome do Arquivo: Ser preenchido automaticamente com RAISNNNNN.TXT, onde
NNNNN corresponde ao nmero da empresa, podendo ser alterado. Esse recurso permite gerar
arquivos de empresas diferentes no mesmo diretrio, sem que os mesmos sejam sobrepostos.
Boto "Gerao Agrupada": permite o acesso rotina Mdulos\ Processamentos
Agrupados, que possibilita gerar o arquivo de vrias empresas ao mesmo tempo.
Opo Empresa exerceu atividades durante todo o ano base: O estabelecimento sem
empregados (RAIS NEGATIVA), deve informar se exerceu atividade durante o ms de dezembro
do ano base que est sendo declarado, marcando esta opo. Caso contrrio, a opo no deve
ser selecionada.
O boto Controle de Ponto: Nesta tela deve ser selecionado o tipo de controle de ponto
adotado por estabelecimento. A opo selecionada ser gravada no cadastro do estabelecimento

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para as prximas geraes.

No cadastro do Estabelecimento em Parmetros/ Recursos Humanos/ Geral, Controle do
Ponto.

O boto Participante do PAT abre a tela que permite informar os dados por
estabelecimento para o Programa de Alimentao do Trabalhador (PAT).

Ano Base: Preenchido automaticamente de acordo com a tela de gerao do arquivo.

Estabelecimento: Selecione o estabelecimento para o qual deseja informar os dados do
PAT.
Quadro "Trabalhadores beneficiados pelo PAT":
Informe o nmero de trabalhadores beneficiados, de acordo com a faixa salarial. Para
auxiliar neste preenchimento, emita o relatrio Relao por Faixas Salariais em Relatrios /
Funcionrios:
- Trabalhadores com mais de cinco salrios mnimos
- Trabalhadores com menos/igual de cinco salrios mnimos

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Informe o percentual da(s) modalidade(s) utilizada(s) pela empresa, em relao ao nmero

total de beneficiados:
- Servio prprio
- Refeio-Convnio
- Administrao de Cozinhas
- Cesta de Alimentos
- Refeies Transportadas
- Alimentao-Convnio
Por exemplo: o total de funcionrios da empresa que recebem benefcios de 200
colaboradores, que correspondem a 100%. No quesito refeio-convnio, 180 funcionrios esto
enquadrados, desta forma, aplica-se a regra de 3.
200 = 100%
180 = X%
200 X = 100 * 180
X = 18.000/200 = 90%
Ou seja, 90% dos trabalhadores esto enquadrado em refeio-convnio e os demais nas
demais modalidades.
Os dados informados so gravados para que possam ser utilizados em uma nova gerao
para o mesmo ano base, permitindo alterao ou excluso dos mesmos.
O estabelecimento que tiver informao gravada nesta rotina, ser gerado como
participante do PAT no arquivo da RAIS.
O boto Contribuies Patronais d acesso a rotina para informao das contribuies
patronais, por estabelecimento.

Pgina 28

Estabelecimento: selecione o estabelecimento para o qual sero informadas as

contribuies.
Sindicato (Contribuio Sindical): selecione o sindicato e informe o valor recolhido a
ttulo de contribuio sindical patronal.
Se a empresa gera a GRCSU patronal na Apurao Mensal, o sindicato e o valor da
contribuio sindical patronal sero preenchidos automaticamente com os dados da guia gerada
na apurao de tributos do ms de janeiro do ano base.
Se o valor da contribuio no foi gerado pela rotina de Apurao de Tributos, e o sindicato
patronal estiver informado no cadastro do estabelecimento, em Parmetros\ Recursos Humanos\
Geral, o campo sindicato ser preenchido automaticamente conforme o cadastro, permitindo
alterao.
Aps preencher todos com as informaes, clique em OK para gerar o arquivo. Caso
ocorra alguma inconsistncia, o sistema emitir o alerta abaixo:

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Ao clicar em Sim, ser emitido o relatrio com os erros que impedem a gerao do arquivo.

Erro Estabelecimento sem e-mail

informado: para corrigir acesse: Cadastros /

Empresas / Estabelecimento, aba Cadastrais e preencha o campo E-mail.

Erro: Funcionrios Ativos sem CPF ou com CPF Invlido: no cadastro dos funcionrios
listados, informe o CPF na aba Documentao e verifique se o mesmo esta correto.

Efetuadas as correes, gere novamente o arquivo. No ocorrendo inconsistncias, a

mensagem abaixo ser emitida.

Pgina 30

Clique em Ok e acesse o aplicativo validador da RAIS.

3.4.

Gerao Agrupada da RAIS

Para gerar o arquivo da RAIS para vrias empresas simultneas, clique no Boto

Processamentos Agrupados da rotina de Gerao da RAIS, ou acesse

Mdulos /

Processamentos Agrupados.

Selecione o processamento 9 Rotinas Anuais.

Informe o Ano Base para gerao dos arquivos.
Selecione a opo para gerar por Grupos ou Empresas.
Grupo: campo habilitado somente se a gerao selecionada for por Grupo. Selecione o
grupo que deseja processar. Os grupos de empresas devem ser cadastrados em Cadastros\
Agrupamento de Empresas.
Na gerao por grupo as empresas s viro automaticamente selecionadas para um
determinado processamento, se a rotina estiver vinculada no cadastro do grupo.

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Empresa: campo habilitado somente se a gerao selecionada for por Empresa. Selecione
uma empresa para processamento ou ainda selecione aleatoriamente vrias empresas, clicando
no boto "Selecionar Vrias"
Na gerao por empresa, sem criar grupo, todas as rotinas ainda no processadas para o
ms/ano ficaro selecionadas.
Tanto na gerao por Grupo como na gerao por Empresa, permitido efetuar alteraes,
marcando ou desmarcando as rotinas diretamente na tela de processamento.
Para facilitar a seleo das rotinas, com o boto direito do mouse possvel marcar ou
desmarcar todas referente a linha ou coluna. Para gerar somente a RAIS, desmarque as demais
colunas, se desejar.
Na aba Parmetro, preencha os campos em negrito Responsvel e Diretrio onde ir
salvar os arquivos gerados.

Boto "Dados do PAT": clique neste boto para informar os dados do PAT, para as
empresas que participam do programa, para que os mesmos sejam gerados no arquivo da RAIS.
Boto 'Controle de Ponto': Nesta tela deve ser selecionado o tipo de controle de ponto
adotado por estabelecimento. A opo selecionada ser gravada no cadastro do estabelecimento
para as prximas geraes.

Pgina 32

Se a empresa gera a GRCSU patronal na Apurao Mensal, o sindicato e o valor da

contribuio sindical patronal sero gerados automaticamente no arquivo, com os dados da guia
gerada na apurao de tributos do ms de janeiro do ano base.
Caso no tenha a apurao deste valor, a contribuio poder ser informada atravs da
rotina Mdulos\ Rotinas Anuais\ Gerao do Arquivo da RAIS, boto Contribuies Patronais, ou
diretamente no programa validador da RAIS, aps a importao.

Caso o boto Processar no habilitar, verifique nesta aba se no h outros campos no

preenchidos.

Clique em Processar

Aps concluir, verifique na aba empresas a legenda.

Pgina 33

Se a bolinha indicativa estiver com a cor diferente de Verde, clique no no cone

da coluna Info. para verificar o motivo da no gerao do arquivo. Aps corrigir, basta processar
novamente. gerado um arquivo para cada empresa com o nome RAISNNNNN.TXT, onde
NNNNN corresponde ao nmero da empresa.

Observaes:
A RAIS retificadora deve ser gerada pela rotina Mdulos\ Rotinas Anuais\ Gerao do
Arquivo da RAIS, pois necessrio informar por empresa o cdigo do recibo anterior e a data da
retificao;

Pelo processamento agrupado, todas as empresas sero geradas como "Sim, empresa
exerceu atividades durante todo o ano base". Para as empresas que no exerceram atividades

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durante todo ano base, o arquivo deve ser gerado pela rotina individual, em Mdulos\ Rotinas
Anuais\ Gerao do Arquivo da RAIS, desmarcando a opo na tela, ou gerar pelo processamento
agrupado, e alterar no programa validador da RAIS, aps a importao.

3.5.

Importao e validao do arquivo

Aps a gerao do arquivo, acesso o aplicativo GDRais 2014. Para baixar o instalador ,

acesse o site www.rais.gov.br.

Para importar o arquivo gerado pelo Cordilheira Recursos Humanos, acesse Declarao /
Importar / Ano atual (2014).

Localize o arquivo no diretrio em que salvou o arquivo e clique em Avanar.

Selecione a empresa e clique em Avanar.

Pgina 35

Clique em Visualizar para ver o relatrio de importao.

Pgina 36

Clique em Declarao / Verificar inconsistncias ou no cone

, clique em Avanar e

selecione a(s) empresa(s) e novamente em Avanar.

Pgina 37

Clique em Visualizar Erros e Visualizar Avisos para verificar as inconsistncias que

devero ser corrigidas.

Pgina 38

Pgina 39

4. Dvidas Frequentes
4.1.

Caracteres invlidos
Verifique se h ocorrncia de caracteres especiais como , , , &, -, /, etc, nos seguintes

cadastros:
Empresa e estabelecimento Cadastros / Empresas
Responsveis Cadastros / Responsveis
Funcionrios Cadastros / Cadastro de Funcionrios / Funcionrios

4.2.

Cdigo de Atividade Econmica obrigatrio

O Cdigo de Atividade Econmica (CNAE) deve ser informado no cadastro do

estabelecimento em Cadastros / Empresas / Estabelecimento, aba Documentao

4.3.

O que compe a base da RAIS

Compe a base de clculo para a RAIS a soma e deduo de todos os eventos que

possuem esta incidncia Integra Remunerao para RAIS. Verifique em Cadastros / Genricos /
Eventos, quais eventos pagos e descontados possuem esta incidncia marcada.

4.4.

CEP Incompatvel ou Cdigo do Municpio Invlido

Acesse Cadastros / Empresas / Estabelecimento, aba Cadastrais e informe o CEP correto

conforme o Municpio. Utilize o cone dos correios para importar os dados do endereo.
Caso no possua o Municpio cadastrado, clique em Novo e cadastre-o. Sugere-se
cadastrar o municpio com o mesmo cdigo do SIAF.

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4.5.

I/O error 003

Selecione outro diretrio para Salvar o arquivo. Este erro pode ocorrer devido a

permisses de gravao do usurio.

4.6.

Erro de PIS/PASEP
Verifique o CPF do funcionrio, se no h PIS duplicado entre os funcionrios ou ento se,

durante o perodo, o funcionrio casou ou trocou de nome, precisa verificar tambm se o PIS
vlido, pois houve alterao e renovao do cadastro junto a caixa.

4.7.

Menor aprendiz
O que fazer quando durante a gerao da RAIS ocorre um erro a respeito de menor

aprendiz?

No cadastro do menor aprendiz informe o vnculo empregatcio 55 e cdigo do

caged 25.

Pgina 41

4.8.

Funcionrio afastado
O funcionrio afastado ir para a RAIS, se durante o ano houve pagamento de valores.

Verifique em Cadastros /Cadastro de Funcionrios / Movimentao a data de afastamento e

retorno, se houver.

4.9.

Mensalidade sindical
Quando a empresa possui mensalidade sindical para os associados (Contribuio

confederativa, contribuio associativa, etc), mas na RAIS no est puxando, deve verificar:

- Acessar Cadastros / Genricos / Sindicatos / Parmetros e verificar o grupo informado no

evento de desconto sindical. Este grupo deve ser 39 Descontos Sindicais. Caso esteja em outro
grupo, dever alterar o evento para o grupo 39, acessar Cadastro / Genricos / Sindicatos /
Parmetros, boto Descontos e vincular o evento ao sindicato.

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O tipo de desconto do cadastro do evento deve estar preenchido corretamente.

No cadastro do funcionrio, na aba Dados Funcionais / Dados Complementares /

Geral, dever marcar a opo sindicalizado.

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Importante:
Esse procedimento exige o recalculo da folha, por isso o mais indicado informar
manualmente o valor do desconto sindical direto no GDRAIS.

4.10.

Valor do salrio contratual de preenchimento obrigatrio

Comissionistas puros no possuem salrio contratual, desta forma, o preenchimento do

valor contratual (garantia mnima determinada pelo sindicato) dever ser preenchido diretamente
no aplicativo da RAIS.

4.11.

Posso transmitir a RAIS que contm somente Avisos?

Os avisos no impedem a transmisso do arquivos, somente erros impedem. Desta forma,

fica a critrio do cliente a transmisso com avisos.

4.12.

Como informar os dados das competncias que no gerei a folha pelo

sistema
Poder preencher diretamente no aplicativo da RAIS ou em Mdulos / Rotinas Anuais /
Manuteno de RAIS/DIRF, aba RAIS.

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