PRESUPUESTO BASE CERO

Concepto
El presupuesto base cero es una metodologa de planeacin y presupuesto que
trata de reevaluar cada ao todos los programas y gastos de una organizacin.
Proporciona informacin detallada sobre los recursos econmicos que se
necesitan para lograr los resultados deseados, destacando la duplicidad de
esfuerzos.
El proceso de elaboracin del presupuesto base cero consiste en identificar
paquetes de decisin y clasificarlos segn su orden de importancia, mediante un
anlisis de costo beneficio.
Establece programas, fija metas y objetivos, toma decisiones relativas a las
polticas bsicas de la organizacin.
Caractersticas
Es una herramienta flexible y poderosa para el aparato estatal, puede simplificar
los procedimientos presupuestales, ayuda para evaluar y asignar los recursos
financieros de manera eficiente y eficaz.
El proceso requiere que cada gerente justifique el presupuesto solicitado
totalmente y en detalle, comprobar porqu se debe gastar, ayuda a la toma de
decisiones, y a la asignacin de recursos.
Proporciona a cada gerente un mecanismo para identificar, evaluar y comunicar
sus actividades y alternativas a los niveles superiores.
Cada gerente debe preparar un paquete de decisin de cada actividad u
operacin, el cual debe incluir un anlisis de costos, propsitos, alternativas,
evaluacin de resultados, consecuencias de la no adopcin del paquete y
beneficios obtenidos.
Este mtodo se puede adaptar a cualquier organizacin, tanto para la industria
como para el gobierno.

Objetivos del Presupuesto Base Cero

Reducir gastos sin afectar actividades prioritarias, manteniendo los servicios o

minimizando los efectos negativos de la medida. Suprime las actividades de baja
prioridad que no afectan el resultado esperado de la organizacin. En caso de
requerirse economas mayores, la reduccin se extiende a las actividades de
prioridad media, tratando de minimizar los efectos negativos de la medida.
Identificar cada actividad y operacin al cien por ciento, a fin de que cada gerente
evale y analice la necesidad de cada funcin, as como los mtodos alternativos
para desempear esa funcin.
Evaluar a fondo, por cada gerente de actividad o centro de costos, todas las
operaciones para valorar las alternativas y comunicar su anlisis y
recomendaciones a la alta direccin, a fin de que las revisen y examinen al
determinar las asignaciones del presupuesto.
Paquetes de decisin
Es un documento que identifica y describe una funcin o una actividad especfica
en tal forma que la direccin pueda evaluarlo y clasificarlo en comparacin con
otras actividades que compitan por los mismos recursos y decidir aprobarlo o no,
incluyendo las consecuencias de no ejecutar esa funcin.
Requiere de un anlisis detallado de las funciones incluyendo alternativas,
tendencias de costos, y recomendaciones que indiquen la intensidad y efectividad
del trabajo para decidir sobre su aprobacin o rechazo.
Los paquetes de decisin se evaluarn y clasificarn en orden de importancia
mediante un anlisis sistemtico.
Formato para la estructuracin de los paquetes de decisin:
Nombre o Ttulo del paquete:
Divisin:
Departamento:
Clasificacin:
Propsito:
Descripcin de las actividades:
Logros y Beneficios:

Medicin (evaluacin cuantitativa del paquete):

Recursos requeridos:
Alternativas y consecuencias de no aprobar el paquete
Decisin:
Fecha de preparacin
Clasificacin de paquetes de decisin
Los paquetes de decisin se pueden clasificar en dos grupos:
1. De eliminacin mutua.- Aquellos que presentan diversas alternativas para
realizar la misma actividad, eligindose la mejor, excluyendo los paquetes
restantes.
2. De incremento.- Son aquellos que presentan diferentes niveles de
actividad o costo. Finalidad: Identificar y presentar los paquetes de decisin
en orden de importancia y beneficios para ayudar en la evaluacin y
determinacin de los niveles presupuestales.
Quin los prepara: Todos los gerentes que preparan paquetes de decisin o
realizan la clasificacin de paquetes de decisin.
A quines se presentan: Segn lo especifiquen los niveles superiores de la
gerencia, incluyendo al superior inmediato dela organizacin y al director de la
divisin.
Funcionamiento del proceso
El presupuesto base cero se desarroll a partir de las siguientes etapas:
1. Definicin de objetivos a conseguir, entre los que suelen estar la reduccin
de gastos, optimizar la funcin costo rendimiento y asignar los recursos
escasos a los diferentes centros de responsabilidad.
2. Identificacin de los paquetes de decisin.
3. Diseo de las hojas de anlisis de los distintos bloques de decisin.
4. Establecimiento de las distintas alternativas.
5. Ordenacin por prioridades.

6. Decisin.
Ventajas e inconvenientes
Ventajas
1. Mientras que el Presupuesto base cero analiza todos los gastos, incluidos
los ya existentes, el resto de los sistemas realiza un anlisis slo de las
nuevas decisiones de gasto.
2. El horizonte temporal del PPBC es ms amplio que el anual.
3. Se trata de partir de cero cada ao, de modo que se vuelva a justificar
todas las partidas del nuevo presupuesto y no se negocie el incremento
sobre el presupuesto del ao anterior sin ms. En el caso del sector
pblico, esto conlleva la ordenacin por prioridades de las actividades del
Sector Pblico, con un detalle analtico de las distintas formas de alcanzar
cada objetivo.
Inconvenientes
1. Necesidad de una planificacin adecuada antes de su puesta en marcha.
2. Su aplicacin estricta y sin planificacin absorbe una enorme utilizacin de
tiempo.
3. En su aplicacin se ha detectado la utilizacin de datos intiles y la
duplicidad de esfuerzos en distintos niveles del proceso.