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INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍ A DEL ESTADO BOL Í VAR RIF: G­20002070­9, NIT: 0219818858. MMAANNUUAALL
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍ A DEL ESTADO
BOL Í VAR
RIF: G­20002070­9, NIT: 0219818858.
MMAANNUUAALL DDEE NNOORRMMAASS YY PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS DDEE AALLMMAACCÉÉ NN
BOLET Í N N ° 3200
PPRROOCCEESSOO::
EESSTTRRUUCCTTUURRAA DDEELL MMAANNUUAALL
PAGINA : 1
DE:
DDEEPPEENNDDEENNCCIIAA:: AALLMMAACCÉÉNN
AASSUUNNTTOO:: ÍÍNNDDIICCEE
P ÁG REEMPLAZA:
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CONTENIDO

P Á GINA

Introducci ón

02/52

Alcance

03/52

Objetivo

04/52

Base Legal

05/52

Funcionamiento

07/52

Contenido

09/52

Simbolog í a a Utilizar

10/52

Responsabilidades

12/52

Uso del Manual

13/52

Revisi ón, Registro y Modificación

14/52

Procedimientos

 

Recepci ón de Bienes, Materiales y Suministros

15/52

Registro de Incorporaciones de Bienes Muebles y Materiales

27/52

Entrega de Bienes Materiales y Suministros

45/52

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: TSU/ Oscar Marín Fecha: Feb­06 Firma: Fecha: Firma: Fecha:
ELABORADO POR:
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TSU/ Oscar Marín
Fecha: Feb­06
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Unidad: Planificaci ó n y Desarrollo
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EESSTTRRUUCCTTUURRAA DDEELL MMAANNUUAALL
PAGINA : 2
DE:
DDEEPPEENNDDEENNCCIIAA:: AALLMMAACCÉÉNN
AASSUUNNTTOO:: IINNTTRROODDUUCCCCIIÓÓ NN
P ÁG REEMPLAZA:
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El presente Manual tiene como prop ósito establecer los criterios, definiciones y procedimientos, que intervienen en las operaciones de adquisiciones de materiales y suministros que realiza la Instituci ón en el marco de las

normativas legales vigentes, con el objeto de identificar las acciones relacionadas con la administraci ón, guarda

y custodia de los mismos.

Igualmente pretende determinar los niveles de responsabilidad que deben emplearse a los fines de asegurar un apropiado control interno y externo por parte de las unidades competentes. Asimismo se pretende garantizar un alto grado de confiabilidad al unificar los registros, lo cual permitirá:

• Una efectiva y eficiente administraci ón del sistema de materiales y suministros.

Ofrecer una vía para facilitar las auditorí as.

Poder suministrar información sobre todas las operaciones registradas, en el momento que sean requeridas, lo que a su vez permite agilizar la toma de decisiones por parte de los niveles gerenciales.

En té rminos generales son operaciones de registro de materiales y suministros, la adquisició n, incorporaciones, reasignaciones y desincorporaciones, sean éstas de origen presupuestarias o no.

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: TSU/ Oscar Marín Fecha: Feb­06 Firma: Fecha: Firma: Fecha:
ELABORADO POR:
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TSU/ Oscar Marín
Fecha: Feb­06
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Unidad: Planificaci ó n y Desarrollo
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DDEEPPEENNDDEENNCCIIAA:: AALLMMAACCÉÉ NN
AASSUUNNTTOO:: AALLCCAANNCCEE
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El presente Manual de Procedimientos de la Unidad de Almac én del Instituto Universitario de Tecnolog ía del estado Bolívar (IUTEB) est á estructurado de la siguiente manera:

Proceso

Boletín

3201­A

Recepció n de Materiales y Suministros. Registro de Incorporaci ón de Bienes Muebles y Materiales. Entrega de Bienes Materiales y Suministros. Salida de Bienes Materiales y Suministros

3202­A

3202­B

3203­A

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: TSU/ Oscar Marín Fecha: Feb­06 Firma: Fecha: Firma: Fecha:
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TSU/ Oscar Marín
Fecha: Feb­06
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PAGINA : 4
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DDEEPPEENNDDEENNCCIIAA:: AALLMMAACCÉÉ NN
AASSUUNNTTOO:: OOBBJJEETTIIVVOO
P ÁG REEMPLAZA:
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Entre los objetivos principales que persigue este Manual, se encuentran los siguientes:

Informar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo.

Aumentar la eficiencia del personal que labora en hacer y c ómo deben hacerlo.

Simplificar la determinaci ón de responsabilidades por fallas o errores.

Facilitar las labores de auditoria, la evaluaci ón de control interno y su vigilancia.

Ayudar a la coordinaci ón del trabajo y evitar duplicaciones en la ejecución de lo mismos.

Constituir una base para el an álisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los

la Unidad de Almacén,

indicá ndole lo que deben

procedimientos.

Reducir los gastos y aumentar la eficiencia.

Conservar escritos los procedimientos.

Agilizar las actividades de la unidad, a travé s del conocimiento exacto de la secuencia,

orden y requerimiento para una actividad de la Unidad de Almac én, facilitando el

desenvolvimiento de los procesos y la disminuci ón del tiempo en los procesos.

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: TSU/ Oscar Marín Fecha: Feb­06 Firma: Fecha: Firma: Fecha:
ELABORADO POR:
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AASSUUNNTTOO:: BBAASSEE LLEEGGAALL
P ÁG REEMPLAZA:
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Constitució n de la Rep ú blica Bolivariana de Venezuela, publicada el 30 de diciembre de 1999, gaceta N°

36.890.

TITULO III “Derechos Econ ómicos”. Capitulo VII de los Derechos Econ ómicos, Artí culo 116. TITULO V “Poder Judicial”. Secci ón Tercera del Gobierno y de la Administraci ón del Poder Judicial (Delitos Graves), Artí culo 271. TITULO V “de la Contraloría General de la Rep ública”. Secci ón Cuarta de la Contraloría General de la Rep ú blica, Artí culo 289 numeral 4. TITULO IV “Del Poder P úblico”. Secció n Segunda de la Administraci ón P ública.Artí culo 141.

Ley Contra la Corrupci ó n vigente a partir del 07/04/2003. TITULO IV “de los Delitos Contra el Patrimonio P úblico y la Administraci ón de Justicia en la Aplicació n de esta Ley”. Capitulo I “del Enriquecimiento Il í cito y su Restituci ón al Patrimonio P ú blico”. Art ículo 46, numerales 1,2 y 3. Capitulo II”Otros Delitos Contra el Patrimonio P úblico”. Artí culos 52 y 53.

Ley Orgánica que Regula la Enajenació n de Bienes del Sector P ú blico no afectos a las Industrias Básicas, publicado en Gaceta Oficial Nº 3.951 de fecha 7 de enero de 1987.

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AASSUUNNTTOO:: BBAASSEE LLEEGGAALL
P ÁG REEMPLAZA:
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Ley Org ánica de la Contralor ía General de la Rep ú blica y del Sistema Nacional de Control Fiscal, publicada el 17 de diciembre de 2001, gaceta N° 37347 TITULO III “De la Potestades de Investigaci ón de Responsabilidades y de las Sanciones”. Cap í tulo II “De las Responsabilidades “, Art ículos 82,83 y 84, “Responsabilidad Penal y Civil”. Cap í tulo IV “del Procedimiento Administrativo para la Determinación de Responsabilidades”, Art ículos 95 y 96 “Formulació n de Reparos, Declaració n de Responsabilidad e imposici ón de Multas”.

Reglamento de la Ley Org á nica de la Contralorí a General de la Rep ú blica, publicado en Gaceta Oficial N° 37169 del 29/03/2001.

Decreto de Reforma Parcial de la Ley de Licitaciones, publicado en Gaceta Oficial N° 5.556 Extraordinaria de fecha 13/11/2001. TITULO III. “Procedimiento de Selecció n de Contratistas”. Capitulo I. “Disposiciones Generales “. Artí culo 42. Capitulo III. “Licitaci ón Selectiva”.ñ Art ículo 72c, Numeral 1. TITULO IV “Procedimiento para Licitaciones”. Capitulo II “adjudicaci ón Directa”. Art í culo 87, Numeral 1, Art í culo 88, Numerales del 1 al 9.

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AASSUUNNTOTO:: FFUUNNCCIIOONNAAMMIIEENNTTOO
P ÁG REEMPLAZA:
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Cada boletí n constar á de un determinado n úmero de p áginas las cuales estar án numeradas en forma independiente, a objeto de poder sustituir, eliminar e incorporar nuevas p áginas, sin alterar las secuencias num érica restantes.

Los boletines se presentarán en un formulario est ándar impreso, cuya parte superior contiene espacios para indicar el n úmero del boletí n, proceso, p á gina, fecha de revisió n, fecha de vigencia, p ágina reemplazada, y n úmero de p ágina nueva.

En su parte inferior, hay espacios destinados para los nombres, apellidos y firmas de quien lo prepara, revisa y autoriza.

Este Manual se ha dividido en dos (2) cap í tulos, se ñ alá ndose en el primero lo concerniente a la estructura del Manual, los restantes corresponden a las actividades de la Unidad de Almac én, las cuales a su vez se han subdividido en procedimientos.

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AASSUUNNTTOO:: FUFUNNCCIIOONNAAMMIIEENNTTOO
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Para una mayor compresi ón del Manual y tendentes a facilitar su manejo se ha conformado el mismo en una serie de boletines, los cuales se presentan en forma codificada, mediante la utilizació n de cuatro (4) d ígitos, posteriormente un gui ón y una letra, cuyo significado son los mismos:

Primer d ígito:

Representa el Manual al cual pertenece el boletí n. Segundo d ígito:

Indica el cap ítulo al cual pertenece el bolet ín. Tercer y cuarto d ígito:

Indica la numeració n correlativa de los procedimientos dentro de cada cap í tulo del Letra:

Indica el orden secuencial de los procedimientos que tienen relaci ón en sus acciones.

Manual.

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AASSUUNNTTOO:: CCOONNTTEENNIIDDOO
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Cada bolet ín de procedimiento contiene:

Objetivo. Responsabilidades. Definiciones. Fuente. Formularios. Normas. Descripci ón del procedimiento. Flujogramas. Modelo de formularios. Caracterí sticas del formulario. Instrucciones para el llenado del formulario.

Para la codificaci ón de los formularios se procederá a colocar en primer lugar, la letra “F” en segundo lugar, precedido de un guió n el n úmero del boletí n al cual pertenece y en tercer lugar, precedido de un gui ón el n úmero uno (1) cuya asignaci ón se hará siempre al primer formulario del boletí n. En caso de que hayan m ás formularios, se proceder á a codificarlos en forma num érica secuencial, es decir, se deber á colocar el n úmero tres (3), cuatro (4),etc, dependiendo de la cantidad de formularios que contenga el bolet ín.

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AASSUUNNTTOO:: SSIIMMBBOOLLOOGGÍÍ AA AA UUTTIILLIIZZAARR
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Representa el inicio o fin del procedimiento.Representa el proceso determinado. Representa el conector de l í nea. Representa una toma de

Representa el proceso determinado.

o fin del procedimiento. Representa el proceso determinado. Representa el conector de l í nea. Representa

Representa el conector de l ínea.

Representa una toma de decisió n en el proceso. ó n en el proceso.

Representa los documentos en el procedimiento.í nea. Representa una toma de decisi ó n en el proceso. Representa archivos permanentes. Representa

Representa archivos permanentes.el proceso. Representa los documentos en el procedimiento. Representa archivos temporales. Representa un conector de p

Representa archivos temporales.Representa los documentos en el procedimiento. Representa archivos permanentes. Representa un conector de p á gina.

Representa un conector de p á gina. ágina.

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AASSUUNNTTOO:: SSIIMMBBOOLLOOGGÍÍ AA AA UUTTIILLIIZZAARR
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o 1/3
o
1/3
2/3 3/3
2/3
3/3
o­1/2 o­2/2
o­1/2
o­2/2
2/2
2/2

Representa el original del documento.

Representa la copia n úmero uno (1) de tres (3) copias.

Representa la copia n úmero dos (2) de tres (3) copias.

Representa la copia n úmero tres (3) de tres (3) copias.

Representa la original n ú mero uno (1) de dos (2) originales.

Representa la original n úmero dos (2) de dos (2) originales.

Representa gran cantidad de copias para distribuci ón.

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AASSUUNNTTOO:: RREESSPPOONNSSAABBIILLIIDDAADDEESS
P ÁG REEMPLAZA:
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Entre las responsabilidades para la elaboraci ón del Manual, se destacan las siguientes:

La unidad de Organizaci ón y Mé todos conjuntamente con la unidad de Almac én y la unidad de Compra es responsable de la elaboraci ón, revisió n, actualizaci ón, distribuci ón del presente Manual.

El Consejo Directivo es el encargado de la aprobaci ón del Manual.

Todas las modificaciones que requieran los usuarios IUTEB.

deberán ser discutidos por el Consejo Directivo del

El Manual será distribuido entre las personas involucradas en los procedimientos que laboren dentro del Instituto Universitario de Tecnolog ía del estado Bol ívar (IUTEB).

El empleado a quien se le entregue el Manual ser á responsable de su custodia.

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: TSU/ Oscar Marín Fecha: Feb­06 Firma: Fecha: Firma: Fecha:
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AASSUUNNTTOO:: UUSSOO DDEELL MMAANNUUAALL
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Este Manual debe ser entregado a cada persona que dentro del Instituto Universitario de Tecnolog í a del estado Bol ívar, est én involucrados en los procesos de Almac én.

El Manual es de uso obligatorio y todo nivel supervisorio será responsable porque su personal adscrito conozca y cumpla con las disposiciones contenidas en el mismo.

Las observaciones de fondo y forma que deseen realizarse a este Manual deber án ser autorizadas por la Unidad de Almacé n conjuntamente con la Unidad de Organizaci ón y M étodos.

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AASSUUNNTTOO:: RREEVVIISSIIÓÓ NN,, RREEGGIISSTTRROO YY MMOODDIIFFIICCAACCIIÓÓ NN
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La custodia y actualizació n del Manual de Almac én, estará a cargo de dos (2) unidades:

UNIDAD DE ORGANIZACI Ó N Y M É TODOS. UNIDAD DE ALMACÉ N.

La Unidad de Almacé n del IUTEB, podr á solicitar a la Unidad de Organizaci ón y Mé todos hacer conjuntamente las modificaciones que por efecto de la din ámica del Instituto y del mercado consideren necesarias, así como tambié n, podr án proponer la inclusi ón de aspectos importantes que no hayan sido contemplados.

Igualmente, las diferentes Unidades del Instituto (usuarios) podrán tambi én proponer modificaciones y actualizaciones que mejoren significativamente el proceso, las cuales ser án analizadas a fin de determinar la conveniencia de la propuesta.

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: TSU/ Oscar Marín Fecha: Feb­06 Firma: Fecha: Firma: Fecha:
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PPRROOCCEESSOO:: RREECCEEPPCCIIÓÓ NN DDEE BBIIEENNEESS,, MMAATTEERRIIAALLEESS YY SSUUMMIINNIISSTTRROOSS
PAGINA : 15
DE:
DDEEPPEENNDDEENNCCIIAA:: AALLMMAACCÉÉ NN
AASSUUNNTTOO:: PPOORRTTAADDAA
P ÁG REEMPLAZA:
/
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PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO

P P R R O O C C E E D D I I M M

RREECCEEPPCCIIÓÓNN DDEE BBIIEENNEESS

MMAATTEERRIIAALLEESS YY SSUUMMIINNIISSTTRROOSS

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TSU/ Oscar Marín
Fecha: Feb­06
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Unidad: Planificaci ó n y Desarrollo
Unidad:
Unidad:
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍ A DEL ESTADO BOL Í VAR RIF: G­20002070­9, NIT: 0219818858. MMAANNUUAALL
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍ A DEL ESTADO
BOL Í VAR
RIF: G­20002070­9, NIT: 0219818858.
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AASSUUNNTTOO:: ÍÍ NNDDIICCEE IINNTTEERRNNOO
P ÁG REEMPLAZA:
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CONTENIDO

P Á GINA

Generalidades

17/52

Objetivo

 

Responsabilidades

 

Definiciones

 

Normas

19/52

Descripci ón del Procedimiento

22/52

Flujograma

Anexo

Formularios

Anexo

Instrucciones del llenado del formulario

25/52

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: TSU/ Oscar Marín Fecha: Feb­06 Firma: Fecha: Firma: Fecha:
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Fecha: Feb­06
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Unidad: Planificaci ó n y Desarrollo
Unidad:
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INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍ A DEL ESTADO BOL Í VAR RIF: G­20002070­9, NIT: 0219818858. MMAANNUUAALL
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AASSUUNNTTOO:: GGEENNEERRAALLIIDDAADDEESS
P ÁG REEMPLAZA:
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OBJETIVO:

Establecer las normas y procedimientos a seguir para realizar la Recepció n de Materiales y Suministros en la unidad de Almacén del IUTEB.

RESPONSABILIDADES:

Responsable de Almac én (Administrador II, Lic. Twiggy Sanchez): Es responsable de velar por el registro del ingreso de materiales, bienes y suministro solicitados por los responsables de proyectos, además de verificar que los artí culos recibidos, concuerden con lo establecidos en el contrato (orden de compra).

Asistente Administrativo III, TSU. Jacobo Ramirez: Es responsable de almacenar y distribuir los art ículos de acuerdo a las solicitudes realizadas por los responsables de proyectos, ademá s de realizar el registro de control de entrega y salida de materiales de la Unidad de Almacé n.

Responsable de Bienes Nacionales (Analista de Organizació n y Mé todos I, TSU. Robinson Bonett): Es responsable de realizar el control perceptivo de los bienes conjuntamente con la unidad de Almacé n y la unidad Solicitante o responsable de Proyecto y estampar el código de Bienes Nacionales.

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: TSU/ Oscar Marín Fecha: Feb­06 Firma: Fecha: Firma: Fecha:
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TSU/ Oscar Marín
Fecha: Feb­06
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Unidad: Planificaci ó n y Desarrollo
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INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍ A DEL ESTADO
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AASSUUNNTTOO:: GGEENNEERRAALLIIDDAADDEESS
P ÁG REEMPLAZA:
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DEFINICIONES:

Recepció n, entrega y control de existencia: La recepci ón de materiales constituye el punto clave en cualquier sistema de distribuci ón y entrega, tanto en la recepci ón, como en la entrega de materiales y en el control de las existencias, se emplean t écnicas de contabilidad en estos registros, adem ás se utilizan documentos administrativos tales como requisici ón, notas de pedido, ordenes de compra, notas de entrega, etc; que indican las cantidades, precios, caracterí sticas, especificaciones té cnicas de materiales, así como los diversos formatos de control. Los registros contables, los documentos administrativos y los diferentes formatos, permiten establecer tanto los controles de existencias, así como los inventarios f ísicos en cantidades y los inventarios en t érminos monetarios (en dinero). Un permanente control de los inventarios fí sicos evita, de no existir otras causas, el incumplimiento de las metas o prestaci ón de los servicios en forma oportuna por falta de material.

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: TSU/ Oscar Marín Fecha: Feb­06 Firma: Fecha: Firma: Fecha:
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TSU/ Oscar Marín
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Unidad: Planificaci ó n y Desarrollo
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Unidad:
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AASSUUNNTTOO:: NNOORRMMAASS
P ÁG REEMPLAZA:
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1.

La Responsable de Almacén debe comenzar el proceso de recepci ón de mercancía luego de recibir y revisar la siguiente documentación:

Original y dos (2) copias de la factura.

Original y dos (2) copias de nota de entrega.(en caso de ser a cr édito).

En caso de ser un bien, la documentaci ón del mismo.

6.

La Responsable de Almacén en compa ñ ía de la unidad Solicitante( Responsable del Proyecto) ser án los encargados de revisar el estado de los materiales y suministros y verificar que las caracterí sticas de los mismos sean las especificadas en la orden de compra, igualmente para la factura. En caso que la situaci ón lo amerite se debe consultar al responsable de compra para las revisiones correspondientes y a los T écnico Especializados de la Instituci ón. Para la recepci ón de bienes el control perceptivo se realizará en compa ñí a del Responsable de Bienes Nacionales.

8.

Los bienes, materiales y suministros se deben registrar por el valor original de adquisici ón, producci ón, construcci ón o intercambio.

10.

La unidad de Almacén, luego de recibir la mercanc ía en optimas condiciones y cumpliendo con el contrato debe firmar y sellar la factura y la nota de entrega.

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: TSU/ Oscar Marín Fecha: Feb­06 Firma: Fecha: Firma: Fecha:
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P ÁG REEMPLAZA:
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1.

La unidad de Almacén debe realizar todos los registros que establecen las leyes al momento de ingresar un bien a la Instituci ón, tomando en cuenta las características el valor original de adquisici ón, producci ón, construcció n o intercambio.

3.

Todo responsable por la tenencia, uso o custodia de los bienes muebles del Sector P úblico Nacional debe velar por su buen uso y conservaci ón y adoptar las medidas que corresponden para facilitar su correcto registro y control.

5.

Las Actas se realizarán en los siguientes casos:

g)

En caso de que el proveedor no entregue la documentación correcta, se dar á un tiempo de recepci ón definido por la unidad de Almacén.

b)

En caso de no recibir toda la cantidad de bienes, materiales y suministros estipulados en la orden de compra por no cumplir con las condiciones o estar en mal estado, solamente se recibir á mediante un acta parcial la cantidad que cumpla con el contrato. La cantidad restante se devolver á mediante esta misma acta.

c)

Al recibirse grandes cantidades de bienes y por circunstancia de espacio fí sico, horario de recepci ón; no se pueda realizar en un d ía el chequeo de los bienes, se elaborará el acta de recepció n parcial por el tiempo que lleve el proceso. Luego de culminar se realizará el acta definitiva.

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: TSU/ Oscar Marín Fecha: Feb­06 Firma: Fecha: Firma: Fecha:
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TSU/ Oscar Marín
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P ÁG REEMPLAZA:
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/

d) Cuando por diversas circunstancias no se encuentre completo el equipo conformado por la unidad de Almacé n, unidad de Compra, unidad Solicitante (Responsable de Proyecto) y el técnico especialista, y sea indispensable la presencia de todos o al menos uno en especial por el tipo de adquisici ón; se elabora el acta de recepci ón parcial. Posteriormente de que el bien sea revisado por la unidad que no estuvo presente y este de acuerdo con la compra se realizar á el acta definitiva. El tiempo de espera ser á definido por la unidad de Almac én tomando en cuenta la gesti ón de mismo.

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: TSU/ Oscar Marín Firma: Fecha: Firma: Fecha: Firma: Unidad:
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TSU/ Oscar Marín
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Unidad: Planificaci ó n y Desarrollo
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P ÁG REEMPLAZA:
/
/
RESPONSABLE ACCIÓN 1. Recibe del Proveedor los art ículos con la siguiente documentaci ón: •
RESPONSABLE
ACCIÓN
1.
Recibe del Proveedor los art ículos con la siguiente
documentaci ón:
nota de entrega (Venta a cr édito)
Factura en original y copias
Original Orden de Compra (F­3402­A1)
Documentació n del Bien. (En caso de ser un Bien).
7.
Verifica que las características de los artí culos
concuerden con la orden de compra y factura con ayuda
de los funcionarios establecidos en la norma N° 2 de este
RESPONSABLE
DE ALMAC ÉN
LIC. TWIGGY SANCHEZ
procedimiento.
O
Pudiendo suceder:
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO III
TSU. JACOBO RAMIREZ
J)
El bien, material y suministro entregado no cumple con lo
descrito en la orden de compra.
12.
Se elabora un Acta (Ver norma N. °8) especificando el
hecho, la cual debe ser firmada por el responsable de
Almacén, Proveedor y testigos presentes.
14.
Notifica sus observaciones y asignar á fecha y hora de
recepci ón a los documentos del proveedor.
ELABORADO POR:
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TSU/ Oscar Marín
Fecha: Feb­06
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P ÁG REEMPLAZA:
/
/

RESPONSABLE

 

ACCIÓN

 

A)

Si los datos de la Nota de Entrega y/o factura no

coinciden con la orden de compra.

2.

Se elabora un Acta ( Ver norma N.° 8) con las

observaciones.

RESPONSABLE

3.

Informa al proveedor la fecha de entrega de los

DE ALMAC ÉN LIC. TWIGGY SANCHEZ

documentos correctos para poder procesarle el pago.

d)

El bien, material y suministro entregado cumple con lo

O

 

ASISTENTE ADMINISTRATIVO III TSU. JACOBO RAMIREZ

 

descrito en la orden de compra y los datos de la Nota de

Entrega y/o factura coinciden con la orden de compra.

En caso de ser materiales y suministros:

 

7.

Realiza el control perceptivo. Procede a elaborar el “Acta

de Recepci ón Definitiva” en original y dos (2) copias.

En caso de ser Bienes

10.

Realizan el control perceptivo. Ver norma N° 2 de este

RESPONSABLE DE BIENES NACIONALES TSU. ROBINSON BONETT Y RESPONSABLE DE ALMAC ÉN LIC. TWIGGY SANCHEZ

 

procedimiento.

13.

Estampa el código de Bienes Nacionales.

RESPONSABLE DE BIENES NACIONALES TSU. ROBINSON BONETT

 
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ELABORADO POR:
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TSU/ Oscar Marín
Fecha: Feb­06
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Unidad:
Unidad:
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INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍ A DEL ESTADO
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RIF: G­20002070­9, NIT: 0219818858.
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P ÁG REEMPLAZA:
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RESPONSABLE ACCIÓN 1. Procede a elaborar el “Acta de Recepci ón Definitiva” en original y
RESPONSABLE
ACCIÓN
1. Procede a elaborar el “Acta de Recepci ón Definitiva” en
original y dos (2) copias.
2. Firma y sella la factura y la nota de entrega en original y
dos (2) copias.
3. Entrega al Proveedor copia de la factura y nota de
entrega (en caso de ser a cr édito).
4. Archiva copia N° 1 de la nota de entrega o la factura y
RESPONSABLE
DE ALMACÉN
LIC. TWIGGY SANCHEZ
las copias del “Acta de Recepci ón Definitiva”.
5. Llena el Comprobante de Incorporació n F­3202­A2
y
procede a enviarlo conjuntamente con copia de factura
Y
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO III
TSU. JACOBO RAMIREZ
y
copia de acta de recepci ón definitiva a la unidad de
Contabilidad.
6. Envía original de factura o nota de entrega y el original del
“Acta de Recepci ón Definitiva” a la unidad de Compra. ver
procedimiento “Pagos de Proveedores” del Manual de
Procedimientos Administrativos.
7. Continua con el procedimiento”Registro de
Incorporaciones de Bienes, Materiales y Suministros”,
boletí n N° 3202­A.
FIN DE PROCEDIMIENTO
ELABORADO POR:
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TSU/ Oscar Marín
Fecha: Feb­06
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Fecha:
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Fecha:
Firma:
Unidad: Planificaci ó n y Desarrollo
Unidad:
Unidad:
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍ A DEL ESTADO BOL Í VAR RIF: G­20002070­9, NIT: 0219818858. MMAANNUUAALL
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍ A DEL ESTADO
BOL Í VAR
RIF: G­20002070­9, NIT: 0219818858.
MMAANNUUAALL DDEE NNOORRMMAASS YY PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS DDEE AALLMMAACCÉÉNN
BOLET Í N N ° 3201­A
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PAGINA : 25
DE:
DDEEPPEENNDDEENNCCIIAA:: AALLMMAACCÉÉNN
AASSUUNNTTOO:: IINNSSTTRRUUCCCCIIOONNEESS DDEE LLLLEENNAADDOO
P ÁG REEMPLAZA:
/
/

Distribució n de Factura:

Original: Expediente. Copia N° 1:Proveedor Copia N° 2: Almacén Copia N° 3: Contabilidad Copia Extra: Bienes Nacionales. (En caso de ser un Bien).

Formulario: Acta Parcial.

Có digo: F­3201­A1

Objetivo: Registrar

motivos, reflejando los suscritos presentes, fecha de devolución, descripci ón del material, nominaci ón del proveedor y la identificaci ón del Instituto.

las

observaciones

especí ficas del hecho, donde se har á constar los

Preparaci ó n y Distribució n:

La unidad de Almacé n será la responsable de elaborar el Acta de Devoluci ón en original y dos (2) copias. Proveedor: 1 copia. Contabilidad: 1 copia. Almacé n: 1 copia. Expediente: Original.

Firmas:

Responsable de Almacén. Testigo. (especificar cargo) Proveedor

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: TSU/ Oscar Marín Fecha: Feb­06 Firma: Fecha: Firma: Fecha:
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
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TSU/ Oscar Marín
Fecha: Feb­06
Firma:
Fecha:
Firma:
Fecha:
Firma:
Unidad: Planificaci ó n y Desarrollo
Unidad:
Unidad:
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍ A DEL ESTADO BOL Í VAR RIF: G­20002070­9, NIT: 0219818858. MMAANNUUAALL
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍ A DEL ESTADO
BOL Í VAR
RIF: G­20002070­9, NIT: 0219818858.
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PAGINA : 26
DE:
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AASSUUNNTTOO:: IINNSSTTRRUUCCCCIIOONNEESS DDEE LLLLEENNAADDOO
P ÁG REEMPLAZA:
/
/

Formulario: Acta de Recepció n Definitiva.

Có digo: F­3201­A2

Objetivo:Registrar las

observaciones espec íficas del hecho, donde se har á constar el tipo

de incorporació n, reflejando los suscritos presentes, fecha de recepci ón, descripci ón del

material, nominaci ón del proveedor y la identificaci ón del Instituto.

Preparaci ó n y Distribució n

La unidad de Almacé n ser á la responsable de elaborar el Acta de Recepció n en original y una (1) copia. Contabilidad: 1 copia. Almacé n:1 copia. Expediente: Original.

Firmas:

Responsables de Almacé n. Testigo. (especificar cargo)

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: TSU/ Oscar Marín Fecha: Feb­06 Firma: Fecha: Firma: Fecha:
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
TSU/ Oscar Marín
Fecha: Feb­06
Firma:
Fecha:
Firma:
Fecha:
Firma:
Unidad: Planificaci ó n y Desarrollo
Unidad:
Unidad:
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍ A DEL ESTADO BOL Í VAR RIF: G­20002070­9, NIT: 0219818858. MMAANNUUAALL
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍ A DEL ESTADO
BOL Í VAR
RIF: G­20002070­9, NIT: 0219818858.
MMAANNUUAALL DDEE NNOORRMMAASS YY PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS DDEE AALLMMAACCÉÉNN
BOLET Í N N ° 3202­A
PPRROOCCEESSOO:: RREEGGIISSTTRROO DDEE IINNCCOORRPPOORRAACCIIOONN DDEE BBIIEENNEESS,, MMAATTEERRIIAALLEESS YY SSUUMMIINNIISSTTRROOSS
PAGINA : 27
DE:
DDEEPPEENNDDEENNCCIIAA:: AALLMMAACCÉÉ NN
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PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO

P P R R O O C C E E D D I I M M

RREEGGIISSTTRROO DDEE IINNCCOORRPPOORRAACCIIÓÓNN

DDEE BBIIEENNEESS MMAATTEERRIIAALLEESS yy SSUUMMIINNIISSTTRROOSS

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: TSU/ Oscar Marín Fecha: Feb­06 Firma: Fecha: Firma: Fecha:
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Unidad:
Unidad:
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍ A DEL ESTADO BOL Í VAR RIF: G­20002070­9, NIT: 0219818858. MMAANNUUAALL
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PAGINA : 28
DE:
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AASSUUNNTTOO:: ÍÍ NNDDIICCEE IINNTTEERRNNOO
P ÁG REEMPLAZA:
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CONTENIDO

P Á GINA

Generalidades

29/52

Objetivo

 

Responsabilidades

 

Definiciones

 

Normas

32/52

Descripci ón del Procedimiento

35/52

Flujograma

Anexo

Formularios

Anexo

Instrucciones del llenado del formulario

36/52

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OBJETIVO:

Establecer las normas y el procedimiento a seguir para el registro de las incorporaciones de los bienes, materiales y suministros a la Instituci ón.

RESPONSABILIDADES:

Responsable de Almac én (Administrador II, Lic. Twiggy Sanchez): Es responsable de mantener un registro eficiente de incorporaciones de bienes materiales y suministros de acuerdo a las normativas legales vigentes.

Responsable de Bienes Nacionales (Analista de Organizació n y Mé todos I, TSU. Robinson Bonett): Es responsable del registro de los diferentes movimientos de los bienes nacionales de la Institució n.

DEFINICIONES:

Bienes nacionales: Son considerados bienes patrimoniales del estado, est án regidos por las normas ordinarias sobre la propiedad, puede ser objeto de cualquier negociaci ón de índole privada y patrimonial y est án sometidos a las reglas sobre enajenaci ón, prescripción, etc. Los bienes nacionales son los inmuebles, muebles, derechos y acciones, que por cualquier t í tulo entraron a formar parte del Patrimonio de la Naci ón, al constituirse é sta en estado soberano. Tambi én son bienes nacionales, aquellos que por cualquier t ítulo adquiera o haya adquirido la Naci ón o se haya destinado o se destinare a alg ún establecimiento p úblico nacional. Los bienes muebles e inmuebles que se encuentren en el territorio nacional y no tengan due ño.

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DEFINICIONES: (Continuación)

Tipos de Incorporaci ó n:

Compras:Para registrar las adquisiciones de bienes y materiales que se efectú en de acuerdo con las normas legales y administrativas aplicables. Inventario inicial: Para registrar los bienes muebles y materiales existentes a la fecha de incorporar una nueva dependencia al sistema de contabilidad. Omisi ó n en inventario inicial: Para registrar bienes y materiales no incluidos en el inventario inicial. Devoluci ó n de bienes y materiales robados, hurtados o perdidos: Para incorporar los bienes y materiales recuperados que se hab í an desincorporado por robo, hurto o p érdida no culposa. Aparici ó n de bienes y Materiales desincorporados por causas imputables a funcionarios o empleados:

Para incorporar los bienes y materiales desincorporados por robo, hurto o desaparici ón imputables a sus administradores o custodia. Donaciones: Para incorporar los bienes y materiales donados u obsequiados a t ítulo gratuito, procedentes de personas o entidades no nacionales. Ingreso provisional de bienes dados en comodato: Para registrar bienes con contrato de comodato. Los bienes registrados con este có digo se depreciar án sólo si ingresan definitivamente. Estos bienes deber án ser controlados f ísicamente a fin de cada ejercicio fiscal, por lo cual el sistema deber á emitir una nueva planilla de cargo, que deber á ser firmada por los responsables patrimoniales primario, de uso o del almacén, seg ún corresponda.

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DEFINICIONES: (Continuación)

Modalidades Ingreso definitivo de bienes dados en comodato: Para registrar definitivamente los bienes que hab ían sido ingresados provisionalmente por estar en situaci ón de comodato. Fabricació n o producció n de materiales y bienes: Para incorporar los materiales y bienes producidos, transformados o manufacturados en talleres de las dependencias de la Administraci ón P ública

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Control de los Materiales:

1.

Los materiales y suministros se deben registrar por el valor original de adquisici ón, producci ón, construcci ón o intercambio.

4.

El control integral de los materiales y suministros adscritos a cada organismo deberá llevarse en forma centralizada en cada Unidad Ejecutora Local.

3.

Los Materiales y suministros deben clasificarse de acuerdo al clasificador presupuestario de la Instituci ón.

4.

En el caso de materiales cuyo deterioro sea irreversible, deberá procurarse la mayor recuperaci ón econ ómica posible mediante el aprovechamiento de sus partes o por venta de las mismas.

7.

Trimestralmente la unidad de Almacén deberá conciliar el monto de los bienes, materiales y suministros incorporados por el concepto “Recepció n de bienes materiales y suministros” con el registro de incorporaciones de la unidad de Contabilidad.

8.

la unidad de Almac én para administrar los materiales del “IUTEB” debe mantener un registro y control de movimiento con las siguientes planillas:

Existencia y su Valoraci ón.

Recursos asignados a las distintas categorí as program áticas.

Distribuci ón F í sica.

Asignaci ón a Responsables Patrimoniales.

Incorporació n, reasignaciones y desincorporaciones producidas en un per íodo.

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7.

La unidad de Almacé n debe verificar lo siguiente:

Si los materiales realmente existen.

Si están realmente asignados a los proyectos impuestos.

Si el material está siendo utilizado eficientemente.

Si el estado de mantenimiento es el adecuado.

Si los materiales est án siendo utilizado para los fines previstos.

7.

Las verificaciones deben efectuarse con continuidad y con la frecuencia que permita la detecció n temprana de diferencias y de posibles problemas operativos del programa de los materiales y suministros.

Control de los Bienes Muebles:

9. Los bienes muebles se deben registrar por el valor original de adquisición, producci ón, construcci ón o intercambio. Los semovientes se registrar án al precio determinado por comisió n de peritos avaluadores.

10. S ólo se registrar án en la contabilidad los bienes patrimoniales del dominio privado de la Naci ón destinados al servicio oficial o a cumplir finalidades especí ficas del servicio p úblico; por consiguiente, no se registrarán contablemente los bienes de los entes descentralizados territorial y funcionalmente.

11. En el caso de bienes nacionales muebles cuyo deterioro sea irreversible, deberá procurarse la mayor recuperaci ón econ ó mica posible mediante el aprovechamiento de sus partes o por venta de las mismas.

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12.

Los Funcionarios adscritos a Almacé n conjuntamente con el responsable de Bienes Nacionales deben llenar los siguientes registros para las diferentes modalidades de incorporaci ón:

a.

Ficha del bien.

b.

Comprobante de Incorporaci ón.

c.

Actualizaci ón del registro de existencia.

d.

Actualizaci ón del registro auxiliar de bienes muebles.

13.

La responsable de Contabilidad debe asentar la modalidad de incorporación en los libros contables correspondientes, verificando los respaldos de autenticidad del hecho.

14.

El Responsable de Bienes Nacionales debe estampar el n ú mero del inventario del bien, antes de distribuirlo a la unidad Solicitante.

15.

Para administrar los bienes del “IUTEB” debe mantenerse un registro y control de movimientos con las siguientes planillas:

a.

Existencia y su Valoraci ón.

b.

Recursos asignados a las distintas categorí as program áticas.

c.

Distribuci ón F í sica.

d.

Asignaci ón a Responsables Patrimoniales.

e.

Incorporació n, reasignaciones y desincorporaciones producidas en un per íodo.

16.

El Responsable de Bienes Nacionales debe verificar lo siguiente:

Si los bienes realmente existen.

Si están realmente asignados a los proyectos impuestos.

Si el bien est á siendo utilizado eficientemente.

Si el estado de mantenimiento es el adecuado.

Si los bienes est án siendo utilizado para los fines previstos.

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RESPONSABLE

 

ACCIÓN

 

El procedimiento a seguir es el llenado de los registros que a continuaci ón se le presenta. (ver instrucciones de llenado).

• Creaci ón de la ficha del bien.

 

• Comprobante de Incorporaci ón.

• Actualización del Registro de Auxiliar de Almacén

• Registro Auxiliar.

 

• Tarjeta de Estante.

 

Nota: Luego

de

realizar

los

registros correspondientes, continua con la acci ón N° 5 del

procedimiento Entrega de Bienes, Materiales y Suministros, boletí n N°3202­B.

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Formulario: Ficha del Bien Mueble

Có digo: F­3202­A1

Objetivo: Mantener registrada las caracterí sticas, movimientos, vida útil y toda la informaci ón relevante que describa un bien en el IUTEB. El mismo se elabora al momento de ingresar las caracterí sticas del bien al inventario de bienes nacionales de la unidad de Almacén.

Preparaci ó n y Distribució n:

El responsable de la unidad de Bienes Nacionales de llenar el formato en original y copia. La copia reposar á en la unidad de Almac én.

Llenado del Formulario:

1. N° de Inventario del Bien: Coloque el n ú mero de inventario asignado a cada bien.

2. Descripci ó n Espec í fica del Bien: Se ñale los detalles m ás relevantes de cada bien.

3. Valor Unitario del Bien: Valor de adquisici ón de cada bien.

4. Có digo del Concepto de Incorporaci ó n: Coloque el n úmero que identifique la modalidad de la incorporació n (seg ú n tabla de incorporaciones).

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1.

Concepto de la Incorporació n: Indique la modalidad de la incorporación, seg ún la tabla de incorporaciones.

2.

Nú mero y Fecha de Incorporaci ó n: Coloque el n úmero que le corresponde a la incorporació n y la fecha de la misma.

3.

Có digo de la Imputació n Presupuestaria: Indique el código presupuestario asignados a la partida que se está ejecutando.

4.

Orden de Compra o Documento: Indique el n úmero de la orden de Compra y la fecha de emisi ón.

5.

Proveedor: Coloque el nombre, cedula de identidad del Proveedor. Indique la razó n social, registro de informaci ón fiscal y el n úmero de informaci ón tributaria del proveedor.

6.

Orden de Pago: Indique el n úmero de la orden de pago y la fecha de emisi ón.

7.

Cuenta Bancaria: Coloque n úmero y tipo de cuenta bancaria del IUTEB. Indique el n úmero de cheque y el n úmero de cuenta a abonar. Coloque el n ú mero y la fecha de la solicitud de fondos de caja chica. Agregue el n ú mero de rendici ón.

11.

Responsable Patrimonial Primario: Coloque el nombre completo del Director del Instituto. Coloque la cé dula de identidad del Director del Instituto.

13.

Corresponsable de Uso: Escriba apellidos y nombre de la persona que solicita el pré stamo.

14.

Reasignació n del Bien: Indique el c ódigo que identifique el tipo de reasignació n, seg ún el catalogo de modalidades de reasignaciones. Coloque la fecha de la reasignaci ón. Indique el Nombre completo y la cédula del coordinador del departamento donde ser á reasignado el bien.

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1.

Conservaci ó n del Bien: Vida Ú til del Bien: Indique la vida útil en a ños del bien.

2.

Valor Residual del Bien: Luego de realizar los c álculos de depreciaci ón, indique el valor residual del bien.

3.

Fecha de Rotulaci ó n: Indique la fecha de rotulaci ón.Indique el estado de conservaci ón del bien, especificando la descripci ón y la fecha de la ultima verificació n.

4.

Contrato de Mantenimiento: Indique el n úmero del contrato. Indique la razón social del proveedor o nombre, apellido y cédula de identidad. Indique el registro de información fiscal y el n úmero de informaci ón tributaria.

19.

P ó liza de Seguro: Indique el n úmero de la p óliza, nombre de la aseguradora. Indique el inicio y el fin de la cobertura. Coloque la fecha de vigencia y el monto de la p óliza.

20.

Desincorporaci ó n:

Indique el código que identifique el tipo de desincorporaci ón, seg ún el catalogo modalidades de desincorporació n Indique la modalidad de la desincorporaci ón, seg ú n la tabla de conceptos de desincorporaci ón. Indique la fecha de la desincorporaci ón.

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Formulario: Comprobante de Incorporació n.

Có digo: F­3202­A2

Objetivo: Mantener suministros al IUTEB.

registrada

las incorporaciones de los bienes muebles, materiales

y

Preparaci ó n y Distribució n:

Se prepara en la unidad de Almacé n. Se elabora en original y una (1) copia. Original: Unidad de Almacén. Copia N° 1: Direcció n. En caso de ser un bien entrega copia a la unidad de Bienes Nacionales.

Llenado del Formulario:

1. Nú mero: Indicar el n úmero asignado al comprobante

2. Fecha: Indicar d í a, mes y a ño en que se realiza la incorporaci ón

3. Selecció n: Marque con una equis (x) si la incorporaci ón corresponde a un bien mueble o a un material.

4. Organismo: Código y denominaci ón del organismo seg ú n tabla.

5. Unidad Administradora: Código y denominaci ón de la Unidad Ejecutora Local.

6. Dependencia Usuaria: Có digo y denominació n de la Responsable del Proyecto.

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7. Responsable Del Almac én: Código y Denominaci ón del Almacén.

Cédula de Identidad, Apellidos y Nombres, Cargo del Responsable del Almacén.

8. Cantidad: Indicar n úmero de bienes que serán incorporados

9. Có digo de Catalogo: Código que seg ún el Catá logo de Bienes y Materiales le corresponde al bien o material que se incorpora.

10. Numero De Inventario: Indicar n úmero asignado al bien en el inventario.

11. Descripci ó n: Coloque nombre y demás especificaciones que identifiquen al bien.

12. Incorporació n: Có digo y denominaci ón del concepto de incorporaci ón seg ú n tabla

13. Valor Unitario: Indique el valor de adquisici ón del bien, si es conocido, o el que resulte del aval úo correspondiente.

14. Valor Total: Se obtiene de multiplicar la cantidad de los bienes o materiales por el valor unitario asignado a los mismos.

15. Responsable Patrimonial Primario:

Cedula de identidad: n ú mero de la cé dula del Responsable Patrimonial Primario Apellidos y nombres: Apellidos y Nombre del Responsable Patrimonial Primario Cargo: Denominació n del cargo que ocupa el Responsable Patrimonail Primario.

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INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍ A DEL ESTADO
BOL Í VAR
RIF: G­20002070­9, NIT: 0219818858.
MMAANNUUAALL DDEE NNOORRMMAASS YY PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS DDEE AALLMMAACCÉÉNN
BOLET Í N N ° 3202­A
PPRROOCCEESSOO:: RREEGGIISSTTRROO DDEE IINNCCOORRPPOORRAACCIIOONN DDEE BBIIEENNEESS,, MMAATTEERRIIAALLEESS YY SSUUMMIINNIISSTTRROOSS
PAGINA : 41
DE:
DDEPEPENENDDEENNCCIIAA:: ALMAC É N
AASSUUNNTTOO:: IINNSSTTRRUUCCCCIIOONNEESS DDEE LLLLEENNAADDOO
P ÁG REEMPLAZA:
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Formulario: Registro Auxiliar de Existencia En Almacén

Có digo: F­3202­A3

Objetivo: Mantener

registrada

los movimientos de los bienes y materiales en el almacé n.

Preparaci ó n y Distribució n:

Se prepara en la unidad de Almacé n. Se elabora en original y una (1) copia. Original: Unidad de Almacén. Copia N° 1: Administraci ón. En caso de ser un bien entrega copia a la unidad de Bienes Nacionales.

Llenado del Formulario:

Fecha: Indique el d ía, mes y a ño del movimiento del bien, material y suministro. Presupuestario:

Có digo: Indique el có digo presupuestario. Descripci ó n: Se ñale la descripció n de la modalidad de ingreso a almac én. Tipo de Movimiento Indique c ódigo y denominaci ón del tipo de movimiento (incorporaci ón, desincorporació n o reasignaci ón, seg ún tablas). Entradas:

Cantidad: Indique el n úmero de unidades por cada bien o material que se incorpore. Valor Unitario: Se ñale el valor de adquisición, en bol ívares, de cada bien o material. Valor Total: Se obtendr á de multiplicar el monto de la columna "cantidad" por el monto del precio unitario.

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: TSU/ Oscar Marín Fecha: Feb­06 Firma: Fecha: Firma: Fecha:
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
TSU/ Oscar Marín
Fecha: Feb­06
Firma:
Fecha:
Firma:
Fecha:
Firma:
Unidad: Planificaci ó n y Desarrollo
Unidad:
Unidad:
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INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍ A DEL ESTADO
BOL Í VAR
RIF: G­20002070­9, NIT: 0219818858.
MMAANNUUAALL DDEE NNOORRMMAASS YY PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS DDEE AALLMMAACCEENN
BOLET Í N N ° 3202­A
PPRROOCCEESSOO:: RREEGGIISSTTRROO DDEE IINNCCOORRPPOORRAACCIIOONN DDEE BBIIEENNEESS,, MMAATTEERRIIAALLEESS YY SSUUMMIINNIISSTTRROOSS
PAGINA : 42
DE:
DDEEPPEENNDDEENNCCIIAA:: AALLMMAACCÉÉ NN
AASSUUNNTTOO:: IINNSSTTRRUUCCCCIIOONNEESS DDEE LLLLEENNAADDOO
P ÁG REEMPLAZA:
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Salidas:

Cantidad: Indique el n úmero de unidades por cada bien o material que se desincorpore. Valor Unitario: Se ñale el valor de adquisició n, en bolívares, de cada bien o material. Valor Total: Se obtendrá de multiplicar el monto de la columna "cantidad" por el monto del precio unitario. Existencias:

Cantidad: Indique el n úmero de unidades por cada bien o almacén existente en el almacé n. Valor Unitario: Se ñale el valor de adquisició n, en bolívares, de cada bien o material existente en el almacén Valor Total: Se obtendrá de multiplicar el monto de la columna cantidad por el monto del precio unitario.

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: TSU/ Oscar Marín Fecha: Feb­06 Firma: Fecha: Firma: Fecha:
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
TSU/ Oscar Marín
Fecha: Feb­06
Firma:
Fecha:
Firma:
Fecha:
Firma:
Unidad: Planificaci ó n y Desarrollo
Unidad:
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RIF: G­20002070­9, NIT: 0219818858.
MMAANNUUAALL DDEE NNOORRMMAASS YY PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS DDEE AALLMMAACCÉÉNN
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PPRROOCCEESSOO:: RREEGGIISSTTRROO DDEE IINNCCOORRPPOORRAACCIIOONN DDEE BBIIEENNEESS,, MMAATTEERRIIAALLEESS YY SSUUMMIINNIISSTTRROOSS
PAGINA : 43
DE:
DDEPEPENENDDEENNCCIIAA:: ALMAC É N
AASSUUNNTTOO:: IINNSSTTRRUUCCCCIIOONNEESS DDEE LLLLEENNAADDOO
P ÁG REEMPLAZA:
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Formulario: Registro Auxiliar.

Có digo: F­3202­A4

Objetivo: Identificar la ubicaci ón geográ fica y los responsables patrimoniales primario y por uso, así como los movimientos de los bienes del organismo.

Preparaci ó n y Distribució n:

Se prepara en la unidad de Almacé n. Se elabora en original y una (1) copia. Original: Unidad de Almacén. Copia N° 1: Administraci ón. En caso de ser un bien entrega copia a la unidad de Bienes Nacionales.

Llenado del Formulario:

Nº De Inventario Del Bien: Colocar n ú mero de control asignado a cada bien. Descripci ó n: Nombre y descripció n del bien y demá s especificaciones necesarias para su identificació n. Incorporació n:

Fecha: Dí a, mes y a ño en que se incorpora el bien. Có digo: Indicar n úmero por concepto de incorporaci ón. Seg ú n tabla de incorporaci ón. Concepto: Indicar el concepto de incorporaci ón. Seg ún tabla de Incorporaci ón.

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: TSU/ Oscar Marín Fecha: Feb­06 Firma: Fecha: Firma: Fecha:
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
TSU/ Oscar Marín
Fecha: Feb­06
Firma:
Fecha:
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Fecha:
Firma:
Unidad: Planificaci ó n y Desarrollo
Unidad:
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BOLET Í N N ° 3202­A
PPRROOCCEESSOO:: RREEGGIISSTTRROO DDEE IINNCCOORRPPOORRAACCIIOONN DDEE BBIIEENNEESS,, MMAATTEERRIIAALLEESS YY SSUUMMIINNIISSTTRROOSS
PAGINA : 44
DE:
DDEEPPEENNDDEENNCCIIAA:: AALLMMAACCÉÉ NN
AASSUUNNTTOO:: IINNSSTTRRUUCCCCIIOONNEESS DDEE LLLLEENNAADDOO
P ÁG REEMPLAZA:
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Reasignació n:

Fecha: Día, mes y a ño en que se reasigna el bien. Có digo: Indicar el n úmero de la reasignaci ón. Seg ún tabla de Resiagnaciones. Concepto: Indicar el concepto de la reasignaci ón. Seg ún tabla de Reasignaciones. Desincorporaci ó n:

Fecha: Día, mes y a ño en que se desincorpora el bien.

Có digo: Indicar el n ú mero de la desincorporaci ón Seg ún tabla de Desincorporaciones Concepto : Definir concepto de la desincorporaci ón. Segú n tabla de Desincorporaciones Valor Del Bien:

Indicar el valor del bien seg ún libros.

Ultima

Fecha: Día, mes y a ño en que se hizo la ú ltima verificaci ón. Có digo: Código del estado de conservaci ón del bien, seg ún tabla. Verificador: Apellidos, nombre y c édula de identidad del verificador.

Verificació n:

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: TSU/ Oscar Marín Fecha: Feb­06 Firma: Fecha: Firma: Fecha:
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
TSU/ Oscar Marín
Fecha: Feb­06
Firma:
Fecha:
Firma:
Fecha:
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Unidad: Planificaci ó n y Desarrollo
Unidad:
Unidad:
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MMAANNUUAALL DDEE NNOORRMMAASS YY PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS DDEE AALLMMAACCÉÉ NN
BOLET Í N N ° 3202­B
PPRROOCCEESSOO:: EENNTTRREEGGAA DDEE BIBIEENNEESS,, MMAATTEERRIIAALLEESS YY SUSUMMIINNIISTRSTROOSS
PAGINA : 45
DE:
DDEEPPEENNDDEENNCCIIAA:: AALLMMAACCÉÉ NN
AASSUUNNTTOO:: PPOORRTTAADDAA
P ÁG REEMPLAZA:
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PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOO

P P R R O O C C E E D D I I M M

EENNTTRREEGGAA DDEE BBIIEENNEESS

MMAATTEERRIIAALLEESS YY SSUUMMIINNIISSTTRROOSS

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: TSU/ Oscar Marín Fecha: Feb­06 Firma: Fecha: Firma: Fecha:
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
TSU/ Oscar Marín
Fecha: Feb­06
Firma:
Fecha:
Firma:
Fecha:
Firma:
Unidad: Planificaci ó n y Desarrollo
Unidad:
Unidad:
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍ A DEL ESTADO BOL Í VAR RIF: G­20002070­9, NIT: 0219818858. MMAANNUUAALL
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍ A DEL ESTADO
BOL Í VAR
RIF: G­20002070­9, NIT: 0219818858.
MMAANNUUAALL DDEE NNOORRMMAASS YY PPRROOCCEEDDIIMMIIEENNTTOOSS DDEE AALLMMAACCEENN
BOLET Í N N ° 3202­B
PPRROOCCEESSOO:: EENNTTRREEGGAA DDEE BBIIEENNEESS,, MAMATTERERIIAALELESS YY SUSUMMIINNIISTSTRROOSS
PAGINA : 46
DE:
DDEEPPEENNDDEENNCCIIAA:: AALLMMAACCÉÉ NN
AASSUUNNTTOO:: ÍÍ NNDDIICCEE IINNTTEERRNNOO
P ÁG REEMPLAZA:
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CONTENIDO

P Á GINA

Generalidades

47/52

Objetivo

 

Responsabilidades

 

Definiciones

 

Normas

49/52

Descripci ón del Procedimiento

50/52

Flujograma

Anexo

Formularios

Anexo

Instrucciones del llenado del formulario

51/52

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: TSU/ Oscar Marín Fecha: Feb­06 Firma: Fecha: Firma: Fecha:
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
TSU/ Oscar Marín
Fecha: Feb­06
Firma:
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Fecha:
Firma:
Unidad: Planificaci ó n y Desarrollo
Unidad:
Unidad:
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BOLET Í N N ° 3202­B
PPRROOCCEESSOO:: EENNTTRREEGGAA DDEE BBIIEENNEESS MMAATTEERRIIAALLEESS YY SSUUMIMINNIISSTTRROOSS
PAGINA : 47
DE:
DDEEPPEENNDDEENNCCIIAA:: AALLMMAACCÉÉ NN
AASSUUNNTTOO:: GGEENNEERRAALLIIDDAADDEESS
P ÁG REEMPLAZA:
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OBJETIVO:

Mantener un control de entrega de Bienes, materiales y suministros a las diferentes unidades del IUTEB.

RESPONSABILIDADES:

Responsable de Almac én (Administrador II, Lic. Twiggy Sanchez): Es responsable de velar por el registro eficiente de entrega de materiales a los responsable de proyectos Asistente Administrativo III, TSU. Jacobo Ramirez: Es responsable de almacenar y distribuir los art ículos de a cuerdo a los solicitudes realizadas por los responsables de proyectos, adem ás de realizar el registro de control de entrega y salida de materiales de la Unidad de almac én.

DEFINICIONES:

Almacenamiento: Es una función té cnica de control, cuido y de preservación del material; comprende un conjunto de actividades, tareas y de procedimientos relacionados con la recepció n, clasificaci ón, codificaci ón, manejo, preservaci ón, localizació n, ubicaci ón, control de existencias, entrega o despacho y en algunos casos el re­embalaje, cuya finalidad es evitar las p érdidas, los deterioros, y los faltantes por otorgamiento, así como entregar los bienes oportunamente y en optimas condiciones de uso.

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: TSU/ Oscar Marín Fecha: Feb­06 Firma: Fecha: Firma: Fecha:
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
APROBADO POR:
TSU/ Oscar Marín
Fecha: Feb­06
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Fecha:
Firma:
Fecha:
Firma:
Unidad: Planificaci ó n y Desarrollo
Unidad:
Unidad:
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