Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Referencias de Celdas y
Frmulas bsicas.
Autoevaluacin
http://www.ucv.edu.pe/cis/
cisvirtual@ucv.edu.pe
Estimado alumno:
En esta sesin aprenderemos a construir y aplicar adecuadamente una frmula, identificar y utilizar
las referencias de celdas que puede usar una frmula en la hoja de clculo, asignar nombres a rangos
de celdas para ser utilizados en los mismos procesos de clculo, as como tambin a proteger las
celdas de la hoja de clculo. Es muy importante tu predisposicin al aprendizaje, ya que tocaremos
un tema medular del Excel.
Importante:
Los detalles de los temas tratados en esta sesin se encuentran en la carpeta Lectura.
Asimismo los archivos a usar en toda esta sesin debes descargarlos desde el campus
virtual hacia la Unidad D: de tu PC.
Hasta la Sesin 01, tenamos los datos ingresados y los formatos de celdas aplicados Recuerdas!, ahora
debemos utilizar frmulas para obtener los resultados deseados. Pero las frmulas requieren de celdas
referenciales para su creacin, es por ello que iniciaremos nuestro sesin conociendo sobre los tipos y
mbitos referenciales que pueden asumir las celdas que conformen una formula.
FRMULAS EN EXCEL
Las frmulas son ecuaciones que efectan clculos con los valores de las respectivas celdas dentro de
la hoja de clculo. Una frmula comienza por un signo igual (=). Por ejemplo, la siguiente frmula
divide al resultado de 10 elevado al cuadrado y le suma 20 al resultado.
Ejemplo:
= 20+(10^2)/2
Elementos de una frmula:
Puedes crear su frmula (frmula bsica) o seleccionar de las ya creadas en el programa (funciones).
En cualquier caso estn conformadas por los siguientes elementos:
Significado
Ejemplo
+ (signo ms)
Suma
A3 + B3
(signo menos)
Resta , Negacin
A3 - B3
Pgina |2
* (asterisco)
Multiplicacin
A3 * B3
/ (barra oblicua)
Divisin
A3 / B3
^ (acento circunflejo)
Exponenciacin
A3 ^ B3
Operador de comparacin
Significado
Ejemplo
= (signo igual)
Igual a
A1=B1
Mayor que
A1>B1
Menor que
A1<B1
A1>=B1
A1<=B1
Distinto de
A1<>B1
REFERENCIAS DE CELDAS
Como una frmula usa referencias de celdas para obtener resultados, diremos que, es una expresin
que identifica la ubicacin exacta de un valor en la hoja de clculo de cualquier libro abierto o
cerrado creado en Excel. Las referencias de celdas sirven para automatizar los clculos generados por
una frmula.
El valor de la frmula va a depender entonces de los valores de las celdas referenciales, y cambiar
cuando se modifiquen los valores de las celdas referenciadas.
Tipos de referencias
Existen 2 tipos de referencias: Relativas y Absolutas.
a) Referencias Relativas:
Sabemos que el trmino relativo significa cambiante, entonces diremos que son aquellas
celdas que cambian automticamente su referencia (posicin) al ser copiada la frmula que
las contiene.
Para explicar adecuadamente estas referencias, desarrollaremos el siguiente ejercicio:
Pgina |3
o
o
Como cada producto tiene sus propias Unidades Vendidas y Precio Unitario, entonces las celdas que
conforman la frmula obtenida =C5*D5, son CELDAS RELATIVAS. El clculo para el resto de productos se
generar al copiarse la dicha frmula (proceso que veremos posteriormente).
b) Referencias Absolutas:
El trmino Absoluto puede significar Fijo, por ello diremos que son aquellas
celdas que no cambian su referencia (posicin) al ser copiada la frmula que las
contiene.
Para explicar este tipo de referencia, desarrollaremos el siguiente ejercicio:
Ahora crearemos la frmula para el Importe IGV.
o Hagamos clic en la celda donde se calcular el resultado: F5
o Escriba la frmula a usar: =E5*C11.
o A continuacin sobre la celda C11 pulsamos la tecla de funcin F4.
o Luego pulsamos Enter y el resultado es de: 112.50
Pgina |4
COPIADO DE FRMULAS
Ahora que ya estn creadas las frmulas de Monto Vendido y de Importe IGV, para el primer
producto, debemos obtener lo mismo para los productos restantes, para ello copiaremos la frmula
en cada caso.
Para esto seguiremos trabajando con el ejercicio anterior:
Controlador de relleno
o
o
o
!
4
Importante:
MUY BIEN!: Lo has logrado, pero debemos practicar ms, recuerda la prctica nos hace
diestros. Usa los archivos que se encuentran en la carpeta Recursos del campus virtual.
Pgina |5
As tenemos:
a) Referencias de celdas en la misma hoja de clculo.
Cuando las celdas se encuentran en la misma hoja de clculo.
Para comprender el mbito de esta referencia, usaremos el cuadro del ejercicio anterior.
Ahora crearemos la frmula para el Importe Vendido.
o Hagamos clic en la celda donde se calculara el resultado: G5
o Escriba la frmula a usar: =E5+F5 y pulse Enter.
o A continuacin copiamos la formula como en los casos anteriores.
Observe que las celdas E5 y F5 estn en la misma hoja de clculo donde se inserta la
frmula. A ello se le conoce como referencias de celdas en la misma hoja.
Importante:
FCIL Y SENCILLO!: Mira, nuestro cuadro Ventas de Enero est terminado y ya conocemos
bastante de frmulas, pero an nos falta ms.
Pgina |6
Como los Totales de Enero y Febrero los encontramos en otras hojas el procedimiento para
realizarlo es el siguiente:
Obteniendo el Total Enero en la Hoja Resumen:
o
Hacer clic en la etiqueta de hoja Resumen y luego clic en la celda donde se desea
obtener el resultado para este caso: E4
Pgina |7
o
o
o
o
Escriba el signo =
Ahora hacer clic en la etiqueta de la hoja ENERO y luego clic en la celda referencial a
usar (G10).
Pulse Enter. Se obtuvo el primer resultado.
Para el caso del Total Febrero seguimos los pasos anteriores. Observa como se
muestra los resultados.
Referencia obtenida para el
Total de Enero.
Pgina |8
De lo expuesto
deducimos que en
la hoja RESUMEN,
se ha referenciado a
la celda C5 de la
hoja PERU y del
libro Cambios.xlsx.
Pgina |9
Se refiere a la
hoja de clculo.
=E8/[Cambios.xlsx]Per!$C$5
Se refiere al libro
de Referencia.
!
5
Se refiere a la
celda Referencial.
Importante:
FELICITACIONES!: Estas mejorando, poco a poco vamos conociendo algo ms. Ya
conocemos sobre Frmulas y Referencias de celdas.
NOMBRES DE CELDAS
Otro de los temas bastante usuales en el manejo de frmulas es la asignacin de un nombre a un
rango de celdas, lo cual nos facilita la referencia rpida y absoluta de celdas locales y externas en los
Libros de Excel.
pulsemos enter.
Ahora vers cmo se usa este nombre de celdas, en la obtencin del Promedio Unidades
Vendidas:
P g i n a | 10
Digita la frmula: =PROMEDIO(), luego seleccionas las celdas o ingresas el nombre del
rango unid_ene y pulsemos enter para obtener el resultado.
Importante:
RECUERDA: unid_ene es el nombre asignado al rango de celdas de las Unidades
Vendidas de Enero. No olvides que el nombre asignado debe ser nico en el libro.
El resultado es el siguiente:
Es muy sencillo y
prctico,
usar
frmulas
con
nombres de celdas,
emplalo
frecuentemente, te
facilitar los procesos
de clculo.
P g i n a | 11
En nuestro caso, debemos eliminar el nombre de celdas: unid_ene. Observe lo que pasar:
o Hagamos clic en el nombre de celdas a borrar: unid_ene.
o Ahora haremos clic en el botn Eliminar y confirme la eliminacin.
o
o
Importante:
VISTE!: Es fcil, espero vuelvas a practicarlo hasta dominarlo. Puedes usar CRTL +Z
hasta mostrar nuevamente el resultado.
P g i n a | 12
FORMATO CONDICIONAL
Excel nos ofrece la posibilidad de cambiar el color, estilo, subrayado y tamao de fuente, as como los
bordes de una celda cuando el valor que aparece cumple unas determinadas condiciones.
El formato condicional es la manera de decirle a Excel que aplique formato a todas las celdas que
respondan a uno o ms criterios.
P g i n a | 13
Procedimiento:
Selecciona el rango donde aplicars el formato condicional para nuestro caso B3:B12.
En la cinta de opciones selecciona la ficha Inicio, el grupo Estilos y en el botn Formato
condicional, elige el tipo: Resaltar Reglas de Celdas.
Luego elige el operador de comparacin: Es Mayor que como se muestra a continuacin:
Importante:
Observa, como se ha coloreado todos los sueldos superiores a 800. Si tu cambias estos
valores por otros, se vuelve a evaluar el criterio y dependiendo del valor se colorea o
no la celda. MUY FCIL. Sigamos
P g i n a | 14
Procedimiento:
Selecciona el rango F3:F12
En la Cinta de opciones, selecciona el botn Formato condicional.
Selecciona el tipo: Reglas superiores e inferiores y luego 10 superiores
Establece los argumentos del formato a aplicar:
En
Formato
Personalizado
selecciona la Ficha
relleno, luego indica
color de fondo Verde.
P g i n a | - 15 -
Importante:
Ves, como se han coloreado 4 sueldos netos ms altos. Si tu cambias estos valores por
otros, se vuelve a evaluar el criterio y dependiendo del valor se colorea o no la celda.
MUY SENCILLO. Continuemos
c) Barras de datos.
Las barras de datos son tiles para encontrar nmeros ms altos y ms bajos especialmente con
grandes cantidades de datos. La longitud de la barra de datos representa el valor de la celda.
Una barra ms grande representa un valor ms alto y una barra ms corta representa un valor
ms bajo.
Ejercicio: Continuando con el ejercicio anterior ahora se desea aplicar un formato condicional
Barra de Datos a la columna Aporte Oblig.
Procedimiento:
Selecciona el rango de datos donde aplicars el formato condicional: C3:C12
Selecciona Formato condicional de la ficha Inicio en la Cinta de opciones
Selecciona el tipo: Barras de datos y elige el relleno a aplicar. Los resultados sern:
Importante:
Mira se han coloreado todos los aportes obligatorios, pero unos ms que otros,
dependiente del valor que contiene la celda. Continuemos
P g i n a | - 16 -
d) Escalas de color.
Las escalas de colores son guas visuales que ayudan a comprender la variacin y la distribucin
de datos.
Ejercicio: Ahora debes aplicar un formato condicional Escala de color a la columna Prima de
Seguro, utilizando el mismo ejercicio que vienes trabajando.
Procedimiento:
Selecciona el rango donde aplicars el formato condicional:D3:D12
Selecciona Formato condicional de la ficha Inicio en la Cinta de opciones
Selecciona el tipo: Escalas de color y elige el relleno a aplicar. Nos quedar as:
Importante:
Ya lo tienes, haz coloreado todos los valores de primas de seguro, pero con una
variedad de colores, dependiente del valor que contiene la celda.
CONTINUA, ya falta poco.
P g i n a | - 17 -
e) Conjunto de iconos.
Clasifica los datos de tres a cinco categoras que representa un rango de valores: valores ms
altos, valores medios y valores ms bajos.
Ejercicio: Aplicars un formato condicional Conjunto de conos de Flechas a la columna Total
Dsctos, pero a los resultados obtenidos debers personalizarlos con tus propios valores.
Valores altos :
Valores medios:
Valores bajos :
mayor o igual a 90
entre 70 y 90
menores que 70
P g i n a | - 18 -
Importante:
MUY BIEN! puedes comparar los valores predeterminados obtenidos anteriormente, y
los actuales; han cambiado al establecer nuevos valores en los intervalos. Ahora
veremos los formatos condicionales por FRMULAS, muy usuales tambin.
P g i n a | - 19 -
Procedimiento:
Primero aplicaremos el formato condicional para resaltar el nombre del alumno con el promedio ms
alto. A continuacin se mencionan los pasos:
o
o
o
o
Ingresar
la
frmula:
=Max($F$3:$F$12)=F3
Y aplicar Formato, color de
relleno Amarillo.
Hacer clic en el botn Aceptar.
Observe los resultados:
P g i n a | - 20 -
Importante:
FELICITACIONES! Hemos terminado la sesin de hoy, esperando que lo aprendido lo
vuelvas a practicar para poder dominarlo. La siguiente sesin desarrollaremos una
PRCTICA DIRIGIDA, donde resumiremos todo lo aprendido a la fecha. Hasta la
siguiente sesin..
AUTOEVALUACIN:
Ahora demuestra lo aprendido:
1. Responde V (Verdadero) o F (Falso), marca con X:
F
( )
( )
( )
10 mejores
Es mayor
Es menor que
NA.
P g i n a | - 21 -