PREPAGADOS Y CARGOS DIFERIDOS

DESARROLLO
PREPAGADOS Y CARGO DIFERIDO
Cargos Diferidos: Son erogaciones por servicios ya recibidos, cuyos beneficios alcanzan a
varios ejercicios posteriores a aqul en el que se realizan (gastos por amortizar) o por
servicios pendientes de recibirse (pagos anticipados). Es decir son gastos pagados por
anticipado y que no son susceptibles de ser recuperados, por la empresa, en ningn
momento. Se deben amortizar durante el perodo en que se reciben los servicios o se causen
los costos o gastos

Gastos Prepagados o Pagados por Anticipado: son gastos que se registraron como un
activo y que deben ser usados dentro del trmino de un ao o en un ciclo financiero a corto
plazo. Como su nombre lo indica, es una cuenta que abarcar todas las cuentas que se
paguen por anticipado a cuentas de futuros gastos, tales como: Seguros Pagados por
Anticipado, Intereses Pagados por Anticipado, Impuestos Pagados por Anticipado,
Alquileres Pagados por Anticipado, Publicidad Pagada por Anticipado, Suscripciones de
Peridicos y Revistas Pagadas por Anticipado.
Diferencia:
Un cargo diferido es un costo que se ha pagado en el presente, pero que se extender
durante un largo perodo y se contabilizar en una fecha futura. Los cargos diferidos pueden
incluir los honorarios y los gastos de amortizacin (prdida de valor) de los activos
intangibles, tales como derechos de autor y la investigacin y el desarrollo. Los gastos
pagados por anticipado, por otro lado, son costos que la empresa paga por adelantado antes
de que los costos realmente incurran. Los pagos anticipados pueden incluir artculos tales
como renta, inters, suministros y primas de seguros. Los cargos diferidos y gastos
anticipados difieren de varias maneras y estas diferencias se deben considerar siempre
cuando son contabilizados.
Caractersticas:

Sus caractersticas comunes son que representan un gasto aplicable a ejercicios

futuros y rara vez son recuperables en efectivo. Como se puede ver, los cargos
diferidos no tienen una representacin fsica, excepto la documental que ampara el

gasto futuro que representan.

Se cargan por los pagos efectuados por servicios recibidos o por recibir y se
acreditan por las porciones peridicas que se aplican a resultados. Su saldo
representa las acumulaciones por concepto de pagos de servicios por devengar o por
recibir.

Entre los gastos por amortizar existen, como conceptos ms frecuentes: Gastos de
Instalacin, Gastos preoperatorios, Gastos de organizacin, Gastos y descuentos por
emisin y colocacin de valores.

OBJETIVOS DEL AUDITOR EN EL EXAMEN DE LOS PREPAGADOS Y

CARGOS DIFERIDOS.
El auditor debe poner mucha atencin en este componente del activo, ya que en l se
encuentran todos los gastos pagados por anticipado hechos por la empresa y que en un
momento pueden traerle a la misma un beneficio futuro. El objetivo que persigue el auditor
es cerciorarse de que el importe de los gastos pagados por anticipado y de los cargos
diferidos se determine de acuerdo a los principios contables aceptados y que su monto sea
razonable considerndolo en funcin de las ganancias futuras que han de obtenerse.
Objetivos Generales:
Obtener suficiente evidencia acerca de que los gastos pagados por anticipado
representan beneficios o servicios a ser recibidos o utilizados en los prximos ejercicios
(periodos), por los cuales se ha contrado una obligacin o desembolsado de fondos y
que todas las transacciones o saldos de los gastos diferidos estn adecuada e
ntegramente contabilizados en los registros correspondientes as como tambin estn
registradas o atribuidas al periodo adecuado y que los montos de esta cuenta estn
debidamente calculados de acuerdo con la naturaleza y los trminos de la transaccin y
las normas contables que reflejan todos los hechos y circunstancias que afectan su
valuacin de acuerdo a las normas contables.
Obtener suficiente evidencia acerca de:
1. Que los gastos pagados por anticipado representan beneficios o servicios a ser
recibidos o utilizados en los prximos ejercicios periodos, por los cuales se ha
contrado una obligacin o desembolsado fondos.
2. Todas las transacciones o saldos de los gastos diferidos estn adecuada e
ntegramente contabilizados en los registros correspondientes.
3. Todas las transacciones correspondientes a la cuenta de activos diferidos estn
registradas o atribuidas al periodo adecuado.
4. Los montos de esta cuenta estn debidamente calculados de acuerdo con la
naturaleza y los trminos de la transaccin y las normas contables.
5. Que reflejan todos los hechos y circunstancias que afectan su valuacin de
acuerdo a las normas contables.

Objetivos Especficos:
1. Obtener certeza de la realidad de los valores registrados.
2. Las cuentas han sido adecuadamente resumidas, clasificadas y descriptivas y se
han expuesto todos los aspectos necesarios para una adecuada comprensin de estos
saldos y transacciones que afectan la cuenta.
3. Verificar que los plazos de amortizacin que se manejaron durante el periodo sean
los adecuados y reflejen claramente la realidad de la empresa respecto a este rubro.
Otros Objetivos:

Preparar un anlisis de cargos diferidos y gastos pagados por anticipado, indicando

la base y determinando la correccin de los costos de las acumulaciones y las

cancelaciones.
Revisar los asientos de gastos pagados por anticipado para identificar partidas

inusuales o significativas.
Determinar si es correcto que se difieran o amorticen cargos diferidos poco

comunes.
Examinar los asientos del registro de seguros en el ao comprobarlos contra las

facturas, comprobar la exactitud de las distribuciones.

Examinar las plizas de seguros en vigor al fin de ao; anotar quien, que y por
cuanto est asegurado y la importancia de cualquier clusula especial ; comparar las

partidas pendientes con el registro.

Comprobar si se han registrado loa gastos pagados por anticipado usuales dentro el

desarrollo de la empresa para verificar posibles omisiones.

Revisar las existencias de los suministros de oficina, que estn de acuerdo al saldo

registrado en libros
Buscar activos de esta categora no registrados:
Examinando documentos no anotados.
Examinando documentos posteriores a la fecha del balance.
Examinando los egresos de caja posteriores a la fecha de cierre.
Preparar cdula de diferidos.
Investigar los saldos, anormales o antiguos y obtener una explicacin para ellos
Investigar la existencia de saldos crdito y reclasificarlos en una cuenta de pasivo.

PRINCIPIOS Y PRCTICAS CONTABLES PRESENTACIN Y VALUACIN.

Principio Fundamental.

La equidad es el principio fundamental que debe orientar la accin de los contadores en

todo momento y se enuncia as:
La equidad entre intereses opuestos debe ser una preocupacin constante en
contabilidad puesto que los que se sirven de o utilizan los datos contables pueden
encontrarse ante el hecho de que sus intereses particulares se hallen en conflicto. De esto se
desprende que los estados financieros deben prepararse de tal modo que reflejen con
equidad, los distintos interese en juego en una hacienda o empresa dada.
Principios Generales.
Se detallan a continuacin

aquellos principios generales propuestos

que hacen a la

estructura general de los estados financieros.

Ente: Los estados financieros se refieren siempre a un ente donde el elemento

subjetivo o propietario es considerado como tercero. El concepto de "ente" es
distinto del de "persona" ya que una misma persona puede producir estados
financieros de varios "entes" de su propiedad.

Bienes Econmicos: Los estados financieros se refieren siempre a bienes

econmicos, es decir bienes materiales e inmateriales que poseen valor econmico
y, por ende, susceptible de ser evaluado en trminos monetarios.

Moneda de Cuenta: Los estados financieros reflejan el patrimonio mediante un

recurso que se emplea para reducir todos sus componentes heterogneos a una
expresin que permita agruparlos y compararlos fcilmente. Este recurso consiste
en elegir una moneda de cuenta y valorizar los elementos patrimoniales aplicando
un "precio" a cada unidad.
Generalmente se utiliza como moneda de cuenta el dinero que tiene curso legal en el
pas dentro del cual funciona el "ente" y en este caso el "precio" esta dado en
unidades de dinero de curso legal.
En aquellos casos donde la moneda utilizada no constituye un patrn estable de
valor, en razn de las fluctuaciones que experimente, no se altera la validez del
principio que se sustenta, por cuanto es factible la correccin mediante la aplicacin
de mecanismos apropiados de ajuste.

Empresa en Marcha: Salvo indicacin en contrario, se entiende que los estados

financieros pertenecen a una "empresa en marcha" considerndose que el concepto
que informa la mencionada expresin, se refiere a todo organismo econmico cuya
existencia temporal tiene plena vigencia y proyeccin futura.

Valuacin al Costo: El valor del costo adquisicin o produccin constituye el

criterio principal y bsico de valuacin que condiciona a la formulacin de los
estados financieros llamados "de situacin" en correspondencia tambin con el
concepto de "empresa en marcha", razn por la cual esta norma adquiere el carcter
de principio.
Esta afirmacin no significa desconocer la existencia y procedencia de otras reglas y
criterios aplicables en determinadas circunstancias, sino que , por el contrario,
significa afirmar que en caso de no existir una circunstancia especial que justifique
la aplicacin de otro criterio, debe prevalecer el de costo como concepto bsico de
valuacin. Por otra parte, las fluctuaciones del valor de la moneda de cuenta, con su
secuela de correctivos que inciden o modifican las cifras monetarias de los costos de
determinados bienes, no constituyen meros ajustes a la expresin de los respectivos
costos.

Ejercicio: En las empresas en marcha es necesario medir los resultados de la

gestin de tiempo en tiempo, ya sea para satisfacer razones de administracin,
legales, fiscales o para cumplir con compromisos financieros, etc.
Es una condicin que los ejercicios sean de igual duracin para que los resultados
de dos o ms ejercicios sean comparables entre s.

Devengado: Las variaciones patrimoniales que deben considerarse para establecer

el resultado econmico son las que competen a un ejercicio sin entrar a considerar si
se ha cobrado o pagado.

Objetividad: Los cambios en los activos, pasivos y en la expresin contable del

patrimonio neto, deben reconocerse formalmente en los registros contables, tan

pronto como sea posible medirlos objetivamente y expresar esa medida en moneda
de cuenta.

Realizacin: Los resultados econmicos slo deben computarse cuando sean

realizados, o sea cuando la operacin que los origina queda perfeccionada desde el
punto de vista de la legislacin o prcticas comerciales aplicables y se hayan
ponderado fundamentalmente todos los riesgos inherentes a tal operacin.
Debe establecerse con carcter general que el concepto "realizado" participa del
concepto de devengado.

Prudencia: Significa que cuando se deba elegir entre dos valores para un elemento
del activo, normalmente se debe optar por el ms bajo, o bien que una operacin se
contabilice de tal modo que la alcuota del propietario sea menor. Este principio
general se puede expresar tambin diciendo: "contabilizar todas las prdidas cuando
se conocen y las ganancias solamente cuando se hayan realizado".
La exageracin en la aplicacin de este principio no es conveniente si resulta en
detrimento de la presentacin razonable de la situacin financiera y el resultados de
las operaciones.

Uniformidad: Los principios generales, cuando fueren aplicables, y las normas

particulares utilizadas para preparar los estados financieros de un determinado ente
deben ser aplicados uniformemente de un ejercicio a otro. Debe sealarse por medio
de una nota aclaratoria, el efecto en los estados financieros de cualquier cambio de
importancia en la aplicacin de los principios generales y de las normas
particulares.
Sin embargo el principio de la uniformidad no debe conducir a mantener
inalterables aquellos principios generales cuando fueren aplicables, o normas
particulares que las circunstancias aconsejan sean modificadas.

Materialidad: (significacin o importancia relativa) Al ponderar la correcta

aplicacin de los principios generales y normas particulares debe necesariamente
actuarse con sentido prctico.

Frecuentemente se presentan situaciones que no encuadran dentro de aquellos y que,

sin embargo, no presentan problemas porque el efecto que producen no distorsiona
el cuadro general.
Desde luego, no existe un lnea demarcatoria que fije los lmites de lo que es y no es
significativo y debe aplicarse el mejor criterio para resolver lo que corresponda en
cada caso, de acuerdo con las circunstancias teniendo en cuenta factores tales como
el efecto relativo en los activos o pasivos, en el patrimonio o en el resultados de las
operaciones.

Exposicin: Los estados financieros deben contener toda la informacin y

discriminacin bsica y adiciona que sea necesaria para una adecuada interpretacin
de la situacin financiera y de los resultados econmicos del ente a que se refieren.

Entidad. Parte del supuesto de que una empresa tiene una personalidad jurdica
distinta a la de los miembros que la integran. La empresa es un ente jurdico.

Periodo contable. De este principio se parte informar acerca de los resultados de

operaciones de dicha empresa y su situacin financiera.

Enfrentamiento. Es considerado el principio ms importante. Conforme a este

principio, se pretende que se casen los ingresos de un ejercicio contable con los
gastos incurridos para la obtencin de aquellos.

Conservatismo o criterio prudencial. Implica el reconocimiento de perdidas tan

luego se conozcan, y por el contrario los ingresos no se contabilizan sino hasta se
realizan.

IRREGULARIDADES MS COMUNES EN LOS PREPAGADOS Y CARGOS

DIFERIDOS.

Que los papeles de trabajo correspondiente a Notas al Informe no expresen

razonabilidad para sustentar los hallazgos significativos por los resultados de las
comprobaciones.

Que los papeles de trabajo correspondiente a Notas al Informe no expresen los

resultados lo suficientemente claros, comprensibles y detallados.

No cumplimiento de los objetivos de la auditora, su alcance y metodologa.
No evaluar correctamente los resultados expuestos, segn legislacin establecida.
No definir las responsabilidades ante los incumplimientos que afecten la buena

marcha de la organizacin.
No facilitar el seguimiento para determinar si se adoptan las medidas correctivas

apropiadas.
El contenido del Informe no es utilizado oportunamente por los responsabilizados e

interesados
No participacin de los directivos y funcionarios facultados, para discutir los
resultados del Informe.

Las irregularidades en los estados financieros pueden ser el resultado de una mal
interpretacin u omisin deliberadas de los efectos de hechos u operaciones u otros
cambios intencionados en los registros contables bsicos.
Tipos de Errores:

Errores de Omisin: no son intencionales, son errores humanos y los ms

numerosos y costosos en la industria, pues contribuyen en ms al gasto o la falta de

beneficio.
Errores intencionales: son los desfalcos y falsificaciones de registros.
Error de Muestreo: se produce cuando se utiliza incorrectamente el valor de una
variable incluida en la muestra como por ejemplo, cuando se lista un saldo de una
cuenta de 87, 65 anotando en su lugar 78, 65.

EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO.

Estn constituidos por cuentas representadas por gastos que generalmente no
ocurren de manera repetida, que no corresponden a operaciones normales de la empresa y
cuyos efectos sean atribuibles a los resultados de varios ejercicios futuros. Las diversas
partidas que integran esta agrupacin deben mostrarse separadamente, cuando sean de
relativa importancia. Debe indicarse en notas la base de valuacin, el mtodo de
amortizacin, el monto aplicable al ejercicio y el ao en que extinguirn tales cargos.

Deben mostrarse separadamente, cuando sean de importancia las siguientes partidas:

Gastos de organizacin.
Gastos de desarrollo.
Gastos de investigacin.
Gastos de explotacin.
Y otras de naturaleza semejantes.
El auditor debe poner mucha atencin en este componente del activo, ya que en l se
encuentran todos los gastos pagados por anticipado hechos por la empresa y que en un
momento pueden traerle a la misma un beneficio futuro.
En cuanto a la ejecucin de controles internos en los cargos diferidos, observamos que
estos gastos son por montos significativos que generalmente no ocurren de manera repetida,
representan los pagos efectuados por servicios ya recibidos, que beneficiaran a la empresa
durante varios ejercicios econmicos.
El control internos para la cuenta cargos diferidos, se basa en la normativa que rige la
empresa, plasmada en los manuales de procedimientos. Por tal motivo, cuando vamos a
efectuar los manuales, tomamos en consideracin:

Debe existir una poltica definida, tanto para la acumulacin de partidas en este
rubro, como para la amortizacin de las mismas.

Deben existir registros auxiliares que muestren con claridad concepto, fecha de pago,
importe y periodo de amortizacin.

Deben examinarse de forma peridica los conceptos que integren los cargos
diferidos para verificar si conservan su vigencia y subsiste el beneficio a los
ejercicios futuros, o si se decide su amortizacin anticipada.

Revisar y evaluar la solidez y/o debilidades del sistema de Control Interno y con
base en dicha evaluacin.

Realizar las pruebas de cumplimiento y determinar la extensin y oportunidad de los

procedimientos de auditora aplicables de acuerdo a las circunstancias.

Preparar un memorando o informe con el resultado del trabajo, las conclusiones

alcanzadas y los comentarios acerca de la solidez y/o debilidades del control interno,
que requieren tomar una accin inmediata o pueden ser puntos apropiados para
nuestra carta de recomendaciones.

Planear y realizar las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los estados
financieros y que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias.

Verificar que la gerencia realiza revisin peridica del valor contable y el plazo de
amortizacin de los cargos diferidos.

Determinar si se revisan las transacciones y saldos de la cuenta diferidos e investiga

aspectos dudosos, para comprobar as la veracidad de saldos y transacciones.

Verificar que los soportes de las cuentas registradas como diferidos, se encuentren en
orden y de acuerdo a las disposiciones legales.

Observar si se emplean procedimientos para revisar la correcta erogacin de los

gastos pagados por anticipado, para comprobar as la valuacin de este componente.

Revisar que exista un control sobre los suministros de oficina y que existan polticas
para la adecuada utilizacin de estos elementos, igualmente que prevengan hurtos
que afecten considerablemente a la empresa.

Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado de los

cargos diferidos y de la salvaguarda de los suministros de oficina. Al igual que el
conocimiento y cumplimiento de este por parte de los empleados.

La cuenta diferida est constituida por gastos pagados por anticipado los cuales
evitan erogaciones de fondos en ejercicios futuros.

Un control interno apropiado sobre los gastos pagados por anticipado demanda que
cuando estos se extienden ms all del periodo actual se consideren como activos
circulantes. Deben revisarse los gastos pagados por anticipado para determinar que

todas sus partidas son vigentes y que no estn sobreestimados ni subestimados. En

caso de que haya devoluciones, el control interno debe decidir que se depositen en
un banco.

El control interno sobre los cargos diferidos tienen por objeto vigilar que puedan
establecerse nicamente con autoridad del consejo de directores, o del comit
ejecutivo, o alguna otra alta autoridad.

La adecuada autorizacin del gasto.

El mantenimiento de registros contables suficientemente detallados muestren la

amortizacin de las partidas registradas como pagos anticipados.

El control interno debe ser peridicos para determinar si realmente estn vigentes,
determinar si el saldo est correcto y las cantidades pendientes de amortizacin sean
clasificadas como gasto Prepagados o cargo diferido segn sea el caso.

PROGRAMAS DE AUDITORIA.
Para validar la informacin que la empresa suministra, con respecto a los Gastos Diferidos,
se debe fijar el siguiente programa de auditora desarrollando los puntos que describimos a
continuacin:

PRIMAS DE SEGUROS PAGADAS POR ANTICIPADO:

Ordenar y examinar las plizas.

Computar o verificar las primas de seguros pagados por anticipado.
Examinar las devoluciones y reclamaciones.
Determinar si el seguro es suficiente

INTERESES Y DESCUENTOS PAGADOS POR ANTICIPADO:

Hacer una lista de pagars y otros documentos deudores.
Calcular o verificar las cantidades pagadas por anticipado.

 COMISIONES PAGADAS POR ANTICIPADO:

Investigar los convenios existentes.
Ratificar los adelantos.
Verificar las cantidades pagadas por anticipado, usando las cifras de ventas u
otra base.
ADELANTOS A LOS EMPLEADOS:
Ratificar en caso necesario.
GASTOS DE VENTAS PAGADOS POR ANTICIPADO:
Hacer una lista de todas las partidas.
Determinar la aplicabilidad al futuro de todas las partidas.
CUOTAS Y SUBSCRIPCIONES PAGADAS POR ANTICIPADO:
Hacer una lista y distinguir si son importantes.
INVENTARIOS DE SUMINISTRO:
Hacer una prueba de las cantidades y de los precios.
Hacer una prueba de los clculos matemticos.
Eliminar las partidas anticuadas.
Pruebas Sustantivas:
1. Revisar y evaluar la solidez y/o debilidades del sistema de Control Interno y con
base en dicha evaluacin:
Realizar las pruebas de cumplimiento y determinar la extensin y
oportunidad de los procedimientos de auditora aplicables de acuerdo a las
circunstancias.
Preparar un memorando o informe con el resultado del trabajo, las
conclusiones alcanzadas y los comentarios acerca de la solidez y/o
debilidades del control interno, que requieren tomar una accin inmediata o
pueden ser puntos apropiados para nuestra carta de recomendaciones.

2. Planear y realizar las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los estados
financieros y que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias.
Pruebas De Cumplimiento:
1. Verificar que la gerencia realiza revisin peridica del valor contable y el plazo
de amortizacin de los cargos diferidos.
2. Determinar si se revisan las transacciones y saldos de la cuenta diferidos e
investiga aspectos dudosos, para comprobar as la veracidad de saldos y
transacciones.
3. Verificar que los soportes de las cuentas registradas como diferidos, se encuentren
en orden y de acuerdo a las disposiciones legales.
4. Observar si se emplean procedimientos para revisar la correcta erogacin de los
gastos pagados por anticipado, para comprobar as la valuacin de este componente.
5. Revisar que exista un control sobre los suministros de oficina y que existan
polticas para la adecuada utilizacin de estos elementos, igualmente que prevengan
hurtos que afecten considerablemente a la empresa.
6. Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado de los
cargos diferidos y de la salvaguarda de los suministros de oficina. Al igual que el
conocimiento y cumplimiento de este por parte de los empleados.
La cuenta diferida est constituida por gastos pagados por anticipado los cuales
evitan erogaciones de fondos en ejercicios futuros.
PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
1. Preparar un anlisis de cargos diferidos y gastos pagados por anticipado,
indicando la base y determinando la correccin de los costos de las acumulaciones y
las cancelaciones.
2. Revisar los asientos de gastos pagados por anticipado para identificar partidas
inusuales o significativas.

3. Determinar si es correcto que se difieran o amorticen cargos diferidos poco

comunes.
4. Examinar los asientos del registro de seguros en el ao comprobarlos contra las
facturas, comprobar la exactitud de las distribuciones.
5. Examinar las plizas de seguros en vigor al fin de ao; anotar quien, qu y por
cuanto est asegurado y la importancia de cualquier clusula especial; comparar las
partidas pendientes con el registro.
6 Comprobar si se han registrado loa gastos pagados por anticipado usuales dentro
el desarrollo de la empresa para verificar posibles omisiones.
7. Revisar las existencias de los suministros de oficina, que estn de acuerdo al
saldo registrado en libros.

RESEA DE LA EMPRESA AUDITADA.

Razn social.
SCOMI OILTOOL DE VENEZUELA S.A.
RIF: J-30393713-6
Resea histrica.
Oiltools fue fundada en 1962, cuando Bill Ridgeway incorpora a Oiltools Medio Oriente en
Beirut. All comienza su historia como Agentes / Distribuidores de Huqhes Tool Company

y Bowen para todos los pases del Medio Oriente. Durante los siguientes aos la compaa
crece y se instala en frica del Norte.
La compaa se expandi geogrficamente en 1970, en 1978 fue adquirida por ENSERH
CORPORATION, una compaa establecida en Dallas con intereses en la distribucin de
gas, servicios de ingeniera y servicios de campo petrolero. Oiltools continu operando
como unidad independiente dentro de ENSERH CORPORATION hasta 1984, cuando
surgi con la compaa Pool Company, establecida en Houston como una empresa de
perforacin y reacondicionamiento.
En este tiempo, dos de las ms grandes compaas, arraigadas de Oiltools junto con Chris
Bianca abordaron la agencia de Pool con una oferta para comprar todas las operaciones de
Oiltools. La oferta fue aceptada, permitiendo a Pool concentrarse en su principal negocio, el
de perforacin y reacondicionamiento. En octubre de 1990 Oiltools resurgi como una
compaa totalmente independiente, desde entonces se ha expandido rpidamente en ambos
trminos en su cobertura geogrfica y ms cadenas de productos.
De acuerdo con las leyes britnicas y a travs de un convenio establecido con Venezuela la
empresa OILTOOLS ENGINEERRING SERVICES LIMITED decidi constituir una
compaa llamada "SCOMI OILTOOLS DE VENEZUELA S.A." fundada el 18 de octubre
de 1996.
Ubicacin geogrfica.
La empresa SCOMI OILTOOLS DE VENEZUELA S.A. se encuentra ubicada en la
Avenida Jos Antonio Anzotegui, Sector el Cinco, Anaco, Estado - Anzotegui. Telf.:
0282. 4252970 - 0414.8380836/3949809.
Misin.
La misin de SCOMI Oiltools Internacional es realizar sus operaciones a escala global
enfocndose en el suministro de servicios especializados y manufactura de productos
propios para las empresas productoras de gas y petr1eo y contratistas de perforacin.
Visin.
Incrementar el nivel de calidad de los productos y servicios ofrecidos, especialmente en el
mercado petrolero.

Objetivo de la empresa.
Ofrecer productos y servicios ptimos que satisfagan las expectativas de sus clientes en
las reas de fluidos de perforacin, control de slidos y servicios ambientales.
Entorno Financiero.
Actividades de tipo servicios relacionadas con la extraccin de petrolero y gas, incluyendo
las perforaciones de pruebas, desarrollo, venta, alquiler y servicio de equipos y otros rubros
utilizados para el control de s1idos y manejo de desechos, incluyendo sin que constituyan
limitacin, Cribas vibratorias, centrfugas, hidrociclones, equipos limpiadores de lodo,
floculacin, elaboracin de techados, estabilizacin, solidificacin, saneamiento biolgico,
intercambio inico, smosis invertida, evaporacin en fro, precipitacin, inyeccin de
cortes relleno/cultivo de tierras y otros equipos relacionados, manejo de fluidos, sistemas de
desechos y servicios ambientales relacionados.
Principales Clientes:
PDVSA Gas, S.A.
Petrleos de Venezuela, S.A. (PDVSA)
Smith International de Venezuela, C.A.
Servicios Halliburton de Venezuela, S.A.
Principales Proveedores.
Zado Services, C.A.
Pyramid Engineering Services, C.A.
Evergreen Services, C.A.
Schlumberger Venezuela, S.A.
Estructura Organizativa.
La empresa Scomi Oiltools de Venezuela S.A., cuenta con un grupo de profesionales y
tcnicos altamente capacitados, orientados por una cultura basada en los lineamientos y
requerimientos. Obedece a una organizacin de tipo funcional representado por un
organigrama de estructura horizontal donde cada uno tiene establecido la lnea de autoridad
y responsabilidad, las cuales tienen que ver con los objetivos y polticas de la empresa.
Gerente General
Este tiene la responsabilidad de comunicar al personal la importancia de satisfacer los
requisitos de los clientes, adems coordinar, evaluar, planificar junto con cada uno de los

gerentes de los distintos departamentos las actividades a ser ejecutadas. Sus funciones y
responsabilidades son:

Realizar planes de ventas de servicios y de inversiones

Dar lineamientos a la lnea Gerencial para el buen desarrollo de la empresa.
Elaborar reportes semanales para la Vice presidencia.
Definir e implantar acciones correctivas y preventivas, producto de las auditorias de

calidad y financieras.
Dar los lineamientos al gerente QHSE para implantar y mantener el Sistema de la
Calidad.
Mantener actualizados y revisin constante de los manuales y procedimientos de la
organizacin; as como desarrollar e implementar cualquier otro que considere
necesario.
Comunicar y difundir las Polticas de Calidad, Ambiente y Seguridad e Higiene de
la empresa.
Revisar mensualmente el reporte de estados financieros de la empresa.

Disear las polticas, objetivos y normas especficas a seguirse dentro de la

organizacin, as como mantener altos niveles de productividad al menor costo,
garantizando altos niveles de calidad en los servicios prestados.
Realizar el plan de trabajo anual, que incluye la proyeccin de ingresos y de la
nueva inversin.

Asistente Administrativo a la Gerencia

Asumir decisiones que afectan el largo plazo del negocio. Evaluar diferentes alternativas
para la solucin de problemas considerando lo que puede afectar un cambio en otros. Toma
decisiones de alta responsabilidad, sus decisiones afectan la marcha de la empresa, sus
errores pueden ocasionar prdidas financieras importantes, prdida de prestigio de la
empresa. Sus funciones y responsabilidades son:

Coordinar las importaciones y exportaciones de la empresa

Custodiar los documentos legales de la empresa.
Tramitar las diferentes plizas de seguros de la empresa.
Elaborar y custodiar los contratos de fianzas.

Tramitar los contratos con los Bancos.

Custodiar las cuentas por pagar en el exterior.
Hacer inventario y administrar el material de publicidad de la empresa.
Realizar las conciliaciones de las cuentas en dlares en el Banco Provincial.
Suministrar los documentos legales en el momento que sea necesario.
Organizacin de documentos crticos e importantes para su supervisor inmediato.

Administracin de procesos Aduanales para la importacin y exportacin de

mercanca, conocimiento de leyes y reglamentos aduanales, control de los contratos
de inmuebles.

Contralor
Mantener un control de los gastos originados de su gestin. Dar un buen manejo a sus
asignaciones econmicas que afecten el negocio. Mantener informado a sus supervisados
sobre la importancia del control de costos. Cuidado y debido uso de los recursos otorgados
para el desempeo de sus funciones. Tener una visin global del efecto de los gastos para la
organizacin y para su rea de trabajo. El control de costos es su especialidad, elabora
presupuesto anual de acuerdo a los objetivos funcionales, crea normas e implanta
mecanismos que sirven a la Organizacin para optimizar los resultados en la gestin del
control de los gastos. Sus funciones y responsabilidades son:

Manejar los fondos econmicos de la empresa.

Proteger los activos de la empresa.
Planear las actividades econmicas para el control administrativo de la empresa.
Asesorar al Gerente General en cualquier operacin administrativa.
Apoyar a los departamentos que lo requieran dentro de la Gerencia de Finanzas.
Evaluar, interpretar y reportar datos relevantes de los informes administrativos.

Gerente de Administracin y Finanzas

Es responsable de mantener actualizado, y en constante revisin, los manuales y
procedimientos concernientes a su rea; as como desarrollar e implementar cualquier otro
que considere necesario, en conjunto con su supervisor inmediato as como asistir a las
reuniones de los crculos de calidad que se desarrollan en la empresa. Sus funciones y
responsabilidades son:

Revisar todos los reportes concernientes a las gestiones contables elaborados por el

personal a cargo.
Emitir rdenes de pago a proveedores.
Interpretar y reportar datos relevantes de los informes administrativos.
Supervisar que las actividades del Departamento se ejecuten correctamente.
Suministrar a la Contralora, Gerencia General y dems Gerencias de la compaa,

la informacin financiera que le sea solicitada con respecto a sus reas respectivas.
Garantizar que el sistema contable automatizado est funcionando correctamente,
adems de que la informacin suministrada a la Gerencia General y Contralora, sea

confiable.
Realizar y enviar los reportes financieros a la Casa Matriz.

Contador General
Su ocupacin principal es revisar y aprobar las codificaciones contables de las
transacciones y registros diarios, as como verificar los libros y las piezas contables. Sus
funciones y responsabilidades son:

Supervisar que las actividades del Departamento se ejecuten correctamente.

Velar por el correcto registro de la contabilidad, a travs del anlisis de toda la

informacin contable.
Suministrar a la Contralora, Gerencia General y dems Gerencia de la compaa, la

informacin financiera que le sea solicitada con respecto a sus reas respectivas.
Atender las auditorias Financieras y Fiscales que se realicen en la empresa.
Revisar todo lo relativo a las declaraciones de impuestos (retenciones IVA).
Recopilar toda la informacin de los diferentes departamentos para preparar los

Estados financieros.
Hacer el cierre contable mensual y procesar los ajustes correspondientes.

Asistente Contable
Elabora todas las funciones que ordene el contador, adems de elaborar Anlisis de los
gastos por Departamentos. Sus funciones y responsabilidades son:

Realizar Anlisis de los costos.

Realizar Conciliaciones Bancarias e nter-compaas.

Realizar y analizar los diferentes asientos contables.
Asistir a las dems unidades del Departamento.
Realizar el libro de compras, libro de ventas.
Realizar ajustes, pases de comprobantes.
Llenar declaraciones del IVA.
Custodio de Caja Chica Administrativa y Caja Fuerte.
Atender funcionarios pblicos (auditores fiscales, municipales y nacionales).

Analista de Cuentas por Pagar

Su principal actividad es generar las rdenes de pago, elaborar la relacin de pago, clculos
de factura, emisin de cheques, etc. Sus funciones y responsabilidades son:

Atencin al proveedor.
Revisar la exactitud de las facturas en cuanto a clculos.
Verificar el cumplimiento de las facturas contra regulaciones legales.
Procesar las facturas en SISCON, considerando como fecha de factura la fecha de

recepcin del Dpto. de Compras

Procesar las facturas estrictamente en bolvares.
Realizar y chequear el listado de pagos, cheques generados, y registros contables
correspondientes.

Analista de Cuentas por Cobrar

Su objetivo primordial es recaudar todos los soportes de cobranzas (depsitos, vauchers,
comprobantes de retencin, etc.). Sus funciones y responsabilidades son:

Recopilar toda la documentacin necesaria para emitir la facturacin (orden de

compra, Reporte de servicio, Pre-Factura, etc.,).

Realizar la facturacin de los servicios prestados al cliente.
Ingresar la informacin al sistema (SISCON) para emitir la factura, conjuntamente

con el asiento contable.

Enviar al cliente la factura (Oriente y Occidente).

Administrador IT
Administrar y mantener en ptimo funcionamiento el sistema de redes que se implante en la
empresa, asegurando el correcto desempeo e integridad de los datos y sistemas all
almacenados, as como administrar y controlar las claves de acceso a los sistemas de redes
y de informacin. Sus funciones y responsabilidades son:

Planificar y coordinar el mantenimiento de los programas y equipos a fin de

asegurar su buen funcionamiento.

Disear y desarrollar los Sistemas de Informacin y velar por su eficaz implantacin

y puesta en marcha.
Gestionar el adiestramiento de los usuarios a travs de cursos dictados internamente

o por contratados.
Mantener actualizado y en constante revisin los manuales y procedimientos
concernientes a su rea, as como desarrollar e implementar cualquier otro que
considere necesario, en conjunto con su supervisor inmediato.

Procedimientos de Control interno.

Con el fin de mantener o disminuir los ndices de errores en los procesos la empresa cuenta
con:

Reglamento interno de la empresa.

Manuales de normas y procedimientos de las distintas Gerencias.

Todo esto ayuda a que dichos procesos comience tengan un buen inicio, en el caso de
detectar una falla poderla corregir en el momento y as terminar con los objetivos
esperados.
rea en especfica para realizar la Auditoria.
Tomando en cuenta que el activo a investigas son los Cargos Diferidos y a la actividad de la
Empresa, nos situaremos en la Gerencia de Administracin y Finanzas, en especfico con el
Contador General, ya que dicha partida no est Departamentizada y es esa una Partida
Contable con una naturaleza en propia.

Se estudiaran los proyectos realizados que comienzan en un determinado ejercicio fiscal y

concluyen en el ejercicio siguiente.

ORGANIGRAMA GENERAL.
SCOMI OILTOOLS DE VENEZUELA S.A.

Gerente
General

Contralor

Gerente de
Operaciones

Gerencia
Ambiental
Asistente
Gcia.
Ambiental

Gerente de
Distrito

Recepcionista

Ingeniero de
Proyectos

Sup. Taller

Almacenista

Sup. Serv.
Tcnicos
Sup.
Gestin
Ambiental

Tcnico en
Control de
Slidos
Sup.
Ambiental

Asistente
Administrativo
Gerencia

Gerente QHSE

Ingeniero
de Distrito

Gerente de
Fluidos

Gerente
RRHH

Asistente
RRHH

Asist. Adm.
de Distrito

Coord. de
QHSE

Sup. de
QHSE

Gerente
Tcnico

Presentacin y clasificacin en los estados financieros

Cuyo servicio se estime se va recibir en los prximo doce meses, deber ser presentado en
el Estado De Situacin dentro del grupo de activos no corriente, junto con las cuenta de
gastos pre- pagados. La porcin del cargo diferido que valla siendo consumida en cada,
periodo, ira siendo registrada en la cuenta de amortizacin acumulada que corresponda al
gasto diferido en cuestin. El gasto consumido en el Estado de resultado al cierre.
Plan global.
Se present a la Junta Directiva de la Empresa, el Plan Operativo Anual donde se expone la
necesidad de hacer estudio al rea de Administracin y Finanzas en conjunto con la
Gerencia de Distrito para verificar los movimientos contables con los operativos de los
proyectos en determinado periodo.
Dicho Plan contempla doscientas (200) horas de auditora y una posible extensin de
ochenta (80) horas mximo. El periodo de anlisis seria del mes de abril 2012 hasta mayo
2012.
Por voto unnime fue aprobado por dicha Junta para la realizacin del la Auditoria
Financiera de la cuenta Cargos Diferidos del Proyecto xxxx.
Programa de auditora.
Para validar la informacin que la empresa suministra, con respecto a los gastos diferidos,
se debe fijar el siguiente programa de auditora desarrollando los puntos que describimos a
continuacin:
Pruebas Sustantivas

Revisar y evaluar la solidez y/o debilidades del sistema de Control Interno y con

base en dicha evaluacin.

Realizar las pruebas de cumplimiento y determinar la extensin y oportunidad de

los procedimientos de auditora aplicables de acuerdo a las circunstancias.

Preparar un memorando o informe con el resultado del trabajo, las conclusiones
alcanzadas y los comentarios acerca de la solidez y/o debilidades del control
interno, que requieren tomar una accin inmediata o pueden ser puntos apropiados

para nuestra carta de recomendaciones.

Planear y realizar las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los estados
financieros y que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias.

Pruebas de cumplimiento

Verificar que la gerencia realiza revisin peridica del valor contable y el plazo de

amortizacin de los cargos diferidos.

Determinar si se revisan las transacciones y saldos de la cuenta diferidos e
investiga aspectos dudosos, para comprobar as la veracidad de saldos y

transacciones.
Verificar que los soportes de las cuentas registradas como diferidos, se encuentren

en orden y de acuerdo a las disposiciones legales.

Observar si se emplean procedimientos para revisar la correcta erogacin de los
gastos pagados por anticipado, para comprobar as la valuacin de este

componente.
Revisar que exista un control sobre los suministros de oficina y que existan
polticas para la adecuada utilizacin de estos elementos, igualmente que

prevengan hurtos que afecten considerablemente a la empresa.

Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado de los
cargos diferidos y de la salvaguarda de los suministros de oficina. Al igual que el
conocimiento y cumplimiento de este por parte de los empleados. La cuenta
diferida est constituida por gastos pagados por anticipado los cuales evitan
erogaciones de fondos en ejercicios futuros.

Procedimientos de auditora.

Preparar un anlisis de cargos diferidos y gastos pagados por anticipado, indicando

la base y determinando la correccin de los costos de las acumulaciones y las

cancelaciones.
Revisar los asientos de gastos pagados por anticipado para identificar partidas

inusuales o significativas.
Determinar si es correcto que se difieran o amorticen cargos diferidos poco

comunes.
Examinar los asientos del registro de seguros en el ao comprobarlos contra las
facturas, comprobar la exactitud de las distribuciones.

Examinar las plizas de seguros en vigor al fin de ao; anotar quien, qu y por
cuanto est asegurado y la importancia de cualquier clusula especial; comparar las

partidas pendientes con el registro.

Comprobar si se han registrado loa gastos pagados por anticipado usuales dentro el

desarrollo de la empresa para verificar posibles omisiones.

Revisar las existencias de los suministros de oficina, que estn de acuerdo al saldo

registrado en libros
Buscar activos de esta categora no registrados:
-

Examinando documentos no anotados.

Examinando documentos posteriores a la fecha del balance.

Examinando los egresos de caja posteriores a la fecha de cierre.

Preparar cdula de diferidos.

Investigar los saldos, anormales o antiguos y obtener una explicacin para

ellos.

Investigar la existencia de saldos crdito y reclasificarlos en una cuenta de

pasivo.

1. Especficos

Obtener certeza de la realidad de los valores registrados.

Las cuentas han sido adecuadamente resumidas, clasificadas y descriptivas y se ha
nexpuesto todos los aspectos necesarios para una adecuada comprensin de estos

saldos y transacciones que afectan la cuenta.

Verificar que los plazos de amortizacin que se manejaron durante el periodo sea
los adecuados y reflejen claramente la realidad de la empresa respecto a este
rubro.

Basamentos legales.
Normas Internacionales de Informacin Financiera.
Normas Internacionales de Auditora Interna.
Reglamento Interno de Scomi Oiltools de Venezuela, S.A., aprobado en Junta
Directiva Nro. JDO-04-10 de fecha 16/02/2010.

Manual de Normas y Procedimiento de la Gerencia de Distrito de Scomi

Oiltools de Venezuela, S.A., aprobado en Junta Directiva Nro. JDO-03-11 de

fecha 02/04/2011.
Manual de Normas y Procedimiento de la Gerencia de Administracin y
Finanzas de Scomi Oiltools de Venezuela, S.A., aprobado en Junta Directiva
Nro. JDO-06-11 de fecha 24/08/2010.

ANEXOS

1. Cuestionario de auditora aplicado a la Gerencia de Administracin y

Finanzas.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
UNIDAD DE AUDITORA INTERNA
SCOMI OILTOOLS DE VENEZUELA, C.A
GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y

PAG.
1 de 2

FINANZAS
EVALUCIN

DEL

SISTEMA

DE

CONTROL S NO N/A COMENTARIOS

INTERNO
APRECIACIN GENERAL SOBRE EL SISTEMA
DE CONTROL INTERNO EXISTENTE
1. La estructura organizativa que se aplica en la Empresa,
se encuentra vigente y fue aprobada por la autoridad
competente de la misma?
2. En la Empresa existe Reglamento Interno?
3. El Reglamento Interno se encuentra actualizado?
4. Existen en la Empresa Manuales de Normas,
Organizacin y Procedimientos, documentados por
escrito y dictados por la autoridad competente? En caso
afirmativo, estos Manuales estn siendo aplicados tal
como fueron concebidos y se encuentran actualizados.
5. En la Empresa se da cumplimiento a las Instrucciones
y Modelos para la Contabilidad segn las NIIF?
6.

Las

funciones

incompatibles

(Contratacin,

Contabilidad, Tesorera) estn debidamente separadas?

7. Se concilian mensualmente las diferentes cuentas que
se mantienen en las Instituciones Bancarias de los
Cargos Diferidos?
8. Quin es el Empleado responsable de la Cuenta de los

2.- Cuestionario de auditora aplicado a la Gerencias de Distrito.

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
PAG.
1 de 2

UNIDAD DE AUDITORA INTERNA

SCOMI OILTOOLS DE VENEZUELA, C.A
GERENCIA DE DISTRITO
EVALUCIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
APRECIACIN GENERAL SOBRE EL SISTEMA DE
CONTROL INTERNO EXISTENTE
1. La estructura organizativa que se aplica en la Empresa, se encuentra
vigente y fue aprobada por la autoridad competente de la misma?
2. En la Empresa existe Reglamento Interno?
3. El Reglamento Interno se encuentra actualizado?
4. Existen en la Empresa Manuales de Normas, Organizacin y
Procedimientos, documentados por escrito y dictados por la autoridad
competente? En caso afirmativo, estos Manuales estn siendo
aplicados tal como fueron concebidos y se encuentran actualizados.
5. La contratacin de Proyectos, est en concordancia con los planes y
programas institucionales, de manera que la misma responda a los
requerimientos de la Empresa?
6. La contratacin de Proyectos se hacen con estricto apego a las
disposiciones legales y reglamentarias aplicables y en acatamiento de las
polticas prescritas por la mxima autoridad de la Empresa?
7. La contratacin de Proyectos se tramitan siguiendo el orden de
recepcin de las solicitudes respectivas, salvo en casos de carcter
urgente, debidamente motivados y autorizados por la autoridad
competente?
8. Las Gerencias que necesitan los de contratacin de Proyectos, adoptan
las previsiones correspondientes a fin de que el rea de Contratacin
disponga de un tiempo prudencial para la tramitacin, de acuerdo con las
normas y procedimientos establecidos y para permitir el suministro

NO N/A

COMENTARIOS

Anexo B.
Cedula de trabajo. Febrero 2012

Cedula de trabajo. Marzo 2012

Resumen.

Cedula Final.

Informe de auditora.
Conclusiones.
La inexistencia de Manuales de Normas y Procedimientos que regulan las operaciones
inherentes al rea proyectos, incide en el correcto manejo de las actividades
correspondientes a esa Gerencia. En consecuencia, no garantiza la efectiva orientacin del
personal en la ejecucin de los procesos que le son inherentes.
As mismo, los expedientes que maneja y custodia esa Gerencia relativos a los proyectos en
ejecucin, carecen de ndice y soportes lo cual no permite su oportuna localizacin y el
respaldo de las transacciones efectuadas.
Recomendaciones.
Para la Junta Directiva:
Gestionar la delegacin al Gerente de distrito relativa al trmite de las valuaciones del
proyecto con el objeto de dar cumplimiento a las normativas que rigen esta materia.
Para la Gerencia de Distrito:
1. Emprender acciones tendentes a fortalecer el sistema de control interno, a los fines
de elaborar y solicitar la aprobacin de los instrumentos necesarios para su
operatividad.
2. Implementar el mecanismo para adecuar los expedientes de la guarda y custodia de
la Gerencia que permita garantizar el respaldo de las transacciones efectuadas por la
empresa.
Para la Gerencia de Administracin y Finanzas.
Actualizacin de los manuales de normas y procedimientos.

BIBLIOGRAFA
Navarro Mira Juan., Apunte De Auditora, Versin 1,8, Marzo 2006.
Mendvil E., V., Elementos de Auditora. Sexta edicin, editorial cengage learning. Mxico.

Instituto Mexicano de Contadura Pblica, Normas y Procedimientos de Auditora, 1era.

Edicin