Acta de Constitucin del Proyecto

Su Vajilla S.A.
Proyecto Cristalera

Acta de Constitucin del Proyecto

Preparado por:

Firma:

Fecha: 14/04/09

Juan Prez
Versin: 1.0
Cliente/Usuario Final:
Personal y Gerencia de Gerencia
Su Vajilla
Unidad de Negocio: Operativa
Tctica - Gerencial

Contacto en el cliente: Juan

Prez

Tipo de Proyecto(S/M/L):

Firma:
Project Manager: Emilio Borr

Project Sponsor: Juan Prez

Firma:

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Proyecto Cristalera

ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO

rev 1.5 07/04/2009

Tabla de Contenidos
Seccin 1 Visin general del proyecto....................................................................1
1.1 Declaracin del problema..............................................................................................1
1.2 Descripcin del proyecto...............................................................................................1
1.3 Justificacin del Proyecto..............................................................................................1
1.4 Metas y objetivos...............................................................................................................1
1.5 Alcance del proyecto........................................................................................................2
1.5 Factores crticos de xito..............................................................................................3
1.6 Supuestos...............................................................................................................................3
1.7 Restricciones.........................................................................................................................4
1.8 Hitos principales del proyecto....................................................................................4

Seccin 2 Organizacin del proyecto.......................................................................5

2.1 Estructura del Proyecto..................................................................................................5
2.2 Autoridad de supervisin del proyecto.................................................................5
2.3 Interesados principales..................................................................................................5
2.4 Instalaciones y Recursos del Proyecto..................................................................6

Seccin 3 Historial de las revisiones........................................................................7

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Seccin 1 Visin general del proyecto

1.1 Declaracin del problema
La empresa Su Vajilla actualmente administra el alquiler de vajilla y la relacin con los
proveedores y clientes de forma manual. Debido al crecimiento alcanzado en los ltimos
tiempos el volumen de informacin a manejar se elev dando como resultado una
ralentizacin en los procesos operativos diarios.

1.2 Descripcin del proyecto

El propsito principal del proyecto consistir en informatizar automatizar la gestin tanto
operativa como gerencial comercial de la empresa, en virtud de esto se realizar un software
de gestin de alquiler de vajilla y relaciones con clientes y proveedores de acuerdo a laos
reglas de negocio vigentes y los requerimientos expresamente solicitados. MuyMuy
inespecfico.
Se realizar la entrega de un software de gestin de alquiler de vajilla y relaciones con clientes
y proveedores. El producto del proyecto es un software , no la entrega de un software.

1.3 Justificacin del Proyecto

Como en todo proyecto, lo que motiva este emprendimiento, es el cambio. El mismo se ve
impulsado por la evolucin de la empresa, la creciente necesidad de formalizacin de la
administracin y un mejor control del accionar diario. Se define como solucin a estos tpicos
el establecimiento de un producto de decide por tales motivos, realizar un software que
informatizar los procesos existentes en la organizacin, brindando apoyo tanto al sector
operativo como gerencial,encargado de la administracin central, en lo que hace a control y
manejo de procesos los softwares no manejan procesos, los procesos estn en la organizacin..
aA la vez esto traer una disminucin de horas hombre y costo de administracin de la
informacin, as como tambin una mejora en los tiempos de atencin a clientes y
proveedores.

1.4 Metas y objetivos

El Proyecto tendr como meta el construir un producto de alta calidad orientado a para
automatizar los procesos de administracin de alquiler de vajilla y relaciones con proveedores
y clientes. Sern objetivos a alcanzar:
Reduccin de los tiempos de operacin en un 50% respecto a los tiempos actuales.
Reduccin de horas/hombre de trabajo.
Almacenamiento Procesamiento de la informacin con fines estadsticos y de reportes para los
distintos niveles de la organizacin.n, dando lugar a nuevos informes y tratamiento de la
informacin, optimizando su uso.
Generacin de reportes para los distintos niveles de la organizacin.

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Articulacin de las reservas desde el modulo local y de reservas con la pgin la pgina web de
Su Vajilla.
Gestin de proveedores y registro histrico de pedidos realizados
Mejora del manejo de artculos en stock.
Control sobre las piezas rotas y solicitudes que no pudieron ser satisfechas.

Recordar que desde las metas y objetivos del proyecto se desagregan luego los diferentes
entregables, por eso sera conveniente mencionar aqu proveedores, gestin del stock de la
vajilla, de reposicin de piezas rotas, de pedidos de piezas inexistentes.

1.5 Alcance del proyecto

El proyecto incluye
Mdulo de Reservas. (escritorio y web)
Mdulo de reposicin de vajilla.
Mdulo de Alquileres.
Registro de vajilla solicitada inexistente o no comercializada.
Mdulo de cobranzas a clientes, cobranzas a quines?
Gestin de la devolucin del seguro por piezas rotas.
Mdulo de informes y estadsticas.
Mdulo de ayuda y configuracin.
Mdulo de Gestin de Clientes
Mdulo de Gestin de Proveedores
Mdulo de Gestin de Stock

El proyecto no incluye
Manejo de personal y registro de sus horas.
Entrenamiento y capacitacin de los usuarios finales.
Logstica de traslado y entrega.

Muy buena la definicin de lo que no incluye!

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Entregable

Criterio/s de aceptacin

Mdulo de Reservas. (escritorio y web)

Deber recolectar las peticiones de reserva

realizadas va web. Tambin deber ser capaz
de registrar dichos pedidos junto con los
recibidos por mostrador. Este trabajo implicar
el impacto en el stock de artculos disponibles.
Se prev que tambin pueda informar las
reservas vigentes y el historial de reservas.

Mdulo de reposicin de vajilla

Se deber poder emitir pedidos de reposicin

en funcin a un stock determinado y un lmite
mnimo que podr ser establecido..(esto es un
supuesto, releer de la teora que son los
activos de los procesos de la organizacin )
Este modulo tendr que respetar la estructura
del formulario de pedidos actual.

Mdulo de alquileres

Este mdulo deber poder registrar e informar

todos los alquileres junto a su informacin
asociada., (esto es un supuesto, releer de la
teora que son los activos de los procesos de
la organizacin )para ello podrn tomarse
como modelo los formularios de solicitud
utilizados en la actualidad.

Registro de vajilla solicitada inexistente o no

comercializada

Registro e informacin sobre de las piezas

solicitadas que no existen en stock o no se
comercializan. Cantidad de solicitudes por
tem.

Mdulo de cobranzas a clientes

Registro e informacin sobre de los pagos

hechos y deudas a cobrar con la devolucin de
los artculos alquilados.

Gestin de la devolucin del seguro por

piezas rotas.

Administracin de la devolucin o no, en

funcin de las roturas ocasionadas a las
piezas. Registro de las piezas rotas y del
cliente involucrado. Informacin actual e
histrica sobre las roturas ocasionadas.

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Entregable

Criterio/s de aceptacin

Mdulo de informes y estadsticas

Indicadores Predefinidos:
Indicador de cantidad de solicitudes de
alquiler.
Indicador de cantidad de prdidas de vajilla.
Indicador de tiempos de respuesta promedio
en mostrador.
Indicador de clientes ms fieles.
Indicador de productos ms alquilados.
Indicador de solicitudes de alquiler que no
pudieron ser satisfechas.
Indicador de retenciones de seguro.
Indicador de stock.
Comparativas entre diferentes perodos de
tiempo para todos los indicadores.
Indicadores giles:
Se deber poder contar con toda la
informacin recopilada en el negocio y
herramientas para combinar dicha informacin
de manera de obtener informes e indicadores
adicionales basados en los temas
seleccionados.Por ejemplo un criterio de
aceptacin de este mdulo , puede ser que
sea posible construir un informe de gestin a
partir de necesidades puntuales de la
Gerencia y no que estn ya todos los informes
preestablecidos de manera tal que si surge
algn otro formato se debe pedir una
actualizacin del software.

Mdulo de ayuda y configuracin

Mdulo de ayuda conteniendo informacin

necesaria para la correcta utilizacin del
sistema.
Informacin de customizacin de ambiente
para correcto funcionamiento del sistema
(hardware, software, etc.).

Mdulo de Gestin de Clientes

Deber encargarse de administrar la

informacin referente a los clientes y ser
capaz de registrar con que frecuencia realizan
alquileres.

Mdulo de Gestin de Proveedores

Deber registrar e encargarse de administrar

toda la informarcin los datos de referente a
los proveedores e informary registrar el
historial de pedidos realizados a los
proveedores.

Mdulo de Gestin de Stock

Deber mantener registro de la cantidad de

piezas en stock, adems deber
controlarinformar el stock de piezas rotas.

Mi criterio es definir los criterios de aceptacin de manera similar a lo escrito en Gestin de

proveedores.

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Dependencias y Links con otros proyectos

El mdulo de reservas del nuevo sistema estar en estrecha relacin con la web de Su Vajilla.
Dado que podr accederse va web a realizar las reservas y estas reservas debern ser
tomadas por el mdulo para el consecuente tratamiento de la misma.

1.5 Factores crticos de xito

Mejorar tiempos de respuesta en la administracin comercial.
Reduccin de costos de administracin.
Automatizacin de los procesos operativos y gerenciales.
Correcto funcionamiento de la pgina web de Su Vajilla en conjunto con el mdulo de reservas.

1.6 Supuestos
La pgina web de Su Vajilla cuenta con una interfaz de comunicacin con el modulo de
reservas a incorporar. Representacin de Su Vajilla para asesoramiento adicional respecto a
know how de negocio y clarificacin de requerimientos.
Todos los mdulos que formarn parte del software entregado debern respetar las estructuras
de formularios actuales, en lo que hace a nuevas funcionalidades las estructuras propuestas
sern validadas en tiempo y forma por Su Vajilla.

Agregar la existencia de formularios que siguen vigentes.

1.7 Restricciones
De Costos
Se cuenta con un presupuesto de $100.000 (pesos cien mil)
De Tiempos
El proyecto no debe extenderse ms de seis meses.
De Calidad
Su vajilla no trabaja actualmente bajo normas ISO-IRAM, ni posee certificaciones
de calidad o procesos que haya que respetar.
Otras
No Aplica.

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1.8 Hitos principales del proyecto

Hito

Fecha

Entrega del Acta de Constitucin de Proyecto

14/04/09

Entrega de la WBS

21/04/09

Entrega del diccionario WBS

21/04/09

Entrega del Documento de Alcance

21/04/09

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Seccin 2 Organizacin del proyecto

2.1 Estructura del Proyecto
la estructura del proyecto se presenta en forma de organigrama.
Sponsor: Juan Perez

SPONSOR
Juan Perez

PM: Emilio Borr

STAKEHOLDER
Carlos Garca

STAKEHOLDER
Gustavo Szulc

StakeHolders:
Gustavo Szulc

PROJECT MANAGER
Emilio Borr

Carlos Garca
TEAM MEMBER
Grupo
de Trabajo:
Guillermo
Mantegna

TEAM MEMBER
Esteban Socas

TEAM MEMBER
Matias Cestoni

Guillermo Mantenga
Esteban Socas Selman
Matas Cestoni
Ivan Muzzupappa
Martn Camizzaro

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TEAM MEMBER
Ivan Muzzupappa

TEAM MEMBER
Martin Camizzaro

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2.2 Autoridad de supervisin del proyecto

Project Manager: Emilio Borr.
El PM cuenta con la mxima autoridad y responsabilidad en este proyecto, la misma se
encuentra en estrecha relacin con la estructura organizacional adoptada, la misma es de tipo
proyectizada.
Nivel de Autoridad: Alto, definir en base al tipo de organizacin (proyectizada, funcional, matricial)

2.3 Interesados principales

Nombre

Puesto/Rol

Principal Inters en
el Proyecto

Otras
Responsabilidade
s

Juan Perez

Encargado del rea

Operativa

Mejora de las
operaciones diarias en
cuanto a tiempos y
calidad de atencin.

Gustavo Szulc

Socio Gerente

Mejora en la calidad de
atencin. Maximizacin
de las ganancias.

Socio Gerente

Mejora de la operativa
diaria. Administracin
central y estadstica de
los datos de la
empresa.

Carlos Garca

2.4 Instalaciones y Recursos del Proyecto

Recursos requeridos

Responsabilidades

Ambiente de desarrollo:
5 Equipos con windows
xp y entorno de
desarrollo Eclipse. Base
de datos Oracle 10g en
servidor de desarrollo
dedicado.

Gerencia: Aprobacin de presupuesto. Contratacin de proveedores de

hardware y software.

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Recursos requeridos

Responsabilidades

Lugar fsico de trabajo:

5 Puestos de trabajo
con cercana fsica.

Gerencia: Acondicionamiento del lugar de trabajo. Contratacin de la

mano de obra dedicada a tal fin.

Repositorio centralizado
de artefactos y cdigo
Equipo de Trabajo de desarrollo: Instalacin y configuracin del
fuente. (tipo SVN o
repositorio.
CVS)

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Seccin 3 Historial de las revisiones

Versi
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Fecha

Revisado por

Descripcin/Estado

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