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MANUAL DE GESTIN OPERATIVO DEL
VICERRECTORADO ACADMICO
COORDINACIN DE BIBLIOTECA
MANUAL OPERATIVO DE LA COORDINACIN DE BIBLIOTECA

DE LA UMC
2008
MANUAL OPERATIVO DE LA BIBLIOTECA AL FUENMAYOR RUIZ

Fecha: Marzo 2008

AUTORIZACIN
A partir de la presente fecha se autoriza la utilizacin del Manual de gestin de Calidad (MAN-VACBIB-001) de este servicio bibliotecario. El documento esta constituido por La lista maestra de las
normas internacionales y nacionales, de las formas, registros, procesos y procedimientos
desarrollados en este servicio.
Cualquier cambio o modificacin que un usuario considere necesario efectuar a dicho documento
debe notificarlo al Coordinador de Gestin de la Calidad y el Coordinador de la Biblioteca quienes
son los nicos autorizados para realizarlos.
Queda responsable del presente manual el Coordinador de la Biblioteca, quin se convierte en el
guardin y custodio del mismo.
Revisado por:
Lic. Belkis Cordero

Coord. De Biblioteca
Autorizado por:
Vctor Molina
Vicerrector Acadmico

Fecha: Marzo 2008
INTRODUCCIN
El presente manual operativo, es una segunda edicin del Manual Operativo de la Biblioteca, debido
a que se estn realizando ajustes en los formatos, editados por la Coordinacin de Calidad de la
UMC, tiene como propsito brindar una visin general del funcionamiento diario de la Biblioteca Al
Fuenmayor Ruiz, un servicio dirigido de a la Comunidad Universitaria y a usuarios de la comunidad
en general.
La Biblioteca Al Fuenmayor Ruiz de la UMC, es una unidad de informacin adscripta linealmente al
Vicerrectorado Acadmico, nuestra misin es apoyar las actividades acadmicas, de investigacin y
extensin de la comunidad universitaria, con los recursos tecnolgicos, de informacin y humanos
que posee.
La prestacin de servicio de la biblioteca esta regida por un reglamento que permite regular la
prestacin de los servicios que ofrece, de all que el presente manual describe todas las actividades
que se desarrollan en este servicio tomando en consideracin dicho reglamento.

TITULO:
Manual Operativo de la Biblioteca Al Fuenmayor Ruiz (MAN-VAC-BIB-001)
ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIN:
Este documento ha sido elaborado siguiendo los lineamientos emanados de la Coordinacin de
Calidad de la Universidad Nacional Experimental Martima del Caribe y esta enlazado con las
polticas y objetivos de calidad del Sistema de Gestin de la Calidad de la organizacin y el
reglamento interno que rige esta biblioteca para ser aplicado en la prestacin de los servicios de
informacin para apoyar la docencia, la investigacin y los cursos de extensin de esta universidad.
EMISIN DEL MANUAL OPERATIVO:

El Vicerrector de la Universidad Nacional Experimental del Caribe revis y aprob la segunda
edicin de este manual, el cual lleva como cdigo: MAN-VAC-BIB-001 y se estableci como fecha
de vigencia Marzo del 2008.
Este manual esta constituido por las siguientes partes:
o Listas Maestras de documentos, formas, registros, procedimientos y procesos
o Procedimientos utilizados en el funcionamiento de la Biblioteca
o Procesos utilizados en el funcionamiento de la Biblioteca
o Copias de formas y registros utilizados en el funcionamiento diario del servicio bibliotecario.
Toda la documentacin queda establecida por medio de las siguientes firmas:
Revisado Por
Lic. Belkis Cordero

Coordinadora de Biblioteca
Autorizado por:
Prof. Vctor Molina

Vicerrector Acadmico
SIPNOSIS:
La transformacin de la Escuela Nutica de Venezuela en Universidad Nacional Experimental del
Caribe se hace realidad el 7 de Julio del 2000, esto trajo consigo la necesidad de dar paso a la
introduccin de servicios estudiantiles que se ajustaran a la nueva demanda estudiantil y que
adems cumplieran con los parmetros establecidos por los organismos rectores de la Educacin
Superior, considerando esto se emprendi la tarea de conformar y desarrollar las colecciones de
materiales bibliogrficos y no bibliogrficos necesarios para satisfacer las necesidades de
informacin de las carreras ofertadas, haciendo nfasis en el rea martima, por ser nuestra rea

de exclusiva competencia y en donde debemos ser referencia tanto a nivel nacional como
internacional.
A finales del ao 2001, se comienzan a dar los primeros pasos de transformacin de la Biblioteca,
se logra asignar personal especializado en el rea de la informacin, se asigna presupuesto para
iniciar la actualizacin de las colecciones, las cuales se someten a procesos tcnicos normalizados
internacionalmente.
Para el ao 2002, dentro del proceso de automatizacin y aplicacin de tecnologas de informacin
que se esta desarrollando en la Universidad, se propuso la necesidad de adquirir un software de
gestin documental, que permitiera atender las necesidades de gestin y operacin de la Biblioteca,
con el fin de optimizar los recursos e iniciar la produccin de productos propios en la red, es
entonces cuando se adquiere el software Documanager un producto que permite gestionar todo los
procesos de biblioteca, se destaca el catlogo en lnea el cual se pueden acceder a travs de
Internet y permite que nuestros usuarios puedan consultar de manera remota a nuestra coleccin
hasta el nivel de ndices, gestin de prstamos tanto en sala como circulante, controles estadsticos
de movimientos de obras e ingreso a la base de datos.
Objetivo General:
Apoyar al Estudiantado, Profesores e Investigadores de la Universidad con informacin relevante,
rpida y oportuna a travs de servicios cnsonos con una Biblioteca Universitaria Especializada.
Objetivos Especficos:
1.0
2.0
3.0
Desarrollar de manera permanente programas de formacin de usuarios

Normalizar tcnicamente las colecciones de la biblioteca.
Automatizar los procesos de gestin bibliotecaria.
FUNCIONAMIENTO DE LA COORDINACIN DE BIBLIOTECA:

La Coordinacin de Biblioteca tiene como funcin principal garantizar el desarrollo de las actividades
tcnicas y administrativas de las Unidades de Informacin de la UMC. Sus funciones abarcan la
biblioteca de la sede de Pregrado, Al Fuenmayor Ruiz, ubicada en Catia La Mar y la de Postgrado,
Moros Parada ubicada en la Direccin de Investigacin y Postgrado, en Los Palos Grandes, Caracas.
La Biblioteca Al Fuenmayor Ruiz, esta constituida de la siguiente manera:
Coordinacin de Biblioteca:
o
Dirige y coordina las actividades tcnicas y administrativas de las Unidades de

Informacin de la UMC.
Supervisa las tareas del personal a su cargo.
Coordina el inventario general de los bienes de la Biblioteca o Centro de Informacin y

Documentacin.

o
Evala al personal a su cargo.
Promueve programas de Adiestramiento para el Personal a su cargo.
Planifica los programas a desarrollar por la Biblioteca a su cargo y vela por la ejecucin
de los mismos.
Coordina y supervisa la elaboracin tcnica de catlogos, ndices bibliogrficos,

resmenes de artculos y otras publicaciones.
Determina los sistemas y polticas para la ejecucin de los procesos tcnicos y

administrativos.
Elabora y modifica los estatutos y reglamentos manuales de sistemas y procedimientos

de las Bibliotecas y/o Centro de Informacin y Documentacin.
Mantiene contacto con Bibliotecas y/o Centro de Informacin y Documentacin a nivel

nacional e internacional para realizar intercambio de material bibliogrfico y de
experiencias.
Mantiene contacto con editoriales, libreras e instituciones afines tanto nacionales como
extranjeras, para mantener actualizada la Biblioteca y/o Centro de Informacin y
Documentacin.
Determina sistemas y polticas para la coleccin bibliogrfica.
Prepara el proyecto de presupuesto anual.
Elabora informes peridicos de las actividades realizadas.
Unidad de Procesos Tcnicos:

o
o
o
o
o
Se encarga de organizar, normalizar y realizar el procesamiento tcnico del material

bibliogrfico de la Biblioteca, a fin de ponerlo al servicio de los usuarios. Este
procesamiento implica tanto labores manuales como automatizadas, tales como
clasificacin y catalogacin de los libros e ingreso y mantenimiento de los registros
bibliogrficos de la base de datos Documanager.
Lleva controles estadsticos de los ingresos a la base de datos mensualmente.
Lleva el control de los materiales ingresados por los diferentes conceptos: compra,
donacin y canje de libros.
Llevar control de inventario del fondo bibliogrfico y no bibliogrfico.
Participa en la poltica de formacin de colecciones de las unidades de informacin
Unidad de Atencin al Usuario:

o
o
o
Esta Unidad se encarga de brindar Informacin a los usuarios sobre la Biblioteca y sus
servicios, brinda asesoramiento sobre dnde y cmo localizar la informacin y da asistencia
en el manejo de las fuentes consultadas: catlogo en lnea de la Biblioteca y bases de
datos.
Lleva los controles estadsticos de usuarios atendidos y obras consultadas mensualmente.
Formacin de usuarios de la Biblioteca.

o
Participar en la realizacin del inventario general de la biblioteca.
FUNCIONES DEL PERSONAL DE LA COORDINACIN DE BIBLIOTECA:

Desde el punto de vista de la conformacin del personal de la biblioteca, esta conformada por el
Coordinador de Biblioteca, Supervisor de Biblioteca, Asistente de Biblioteca y Auxiliar de Biblioteca,
cuyas funciones son las siguientes:
Coordinador de Biblioteca:
Dirige y coordina las actividades tcnicas y administrativas de una Biblioteca o Centro de
Informacin y Documentacin.
Orienta a los usuarios en el manejo y uso de las fuentes de informacin.
Supervisa las tareas del personal a su cargo.
Coordina el inventario general de los bienes de la Biblioteca o Centro de Informacin y

Documentacin.
Califica al personal a su cargo.
Promueve programas de Adiestramiento para el Personal a su cargo.
Elabora el proyecto de necesidades de la Biblioteca y/o Centro de Informacin y

Documentacin.
Planifica los programas a desarrollar por la Biblioteca a su cargo y vela por la ejecucin de
los mismos.
Coordina y supervisa la elaboracin tcnica de anuncios, catlogos, ndices bibliogrficos,

resmenes de artculos y otras publicaciones.
Promueve planes de informacin para los usuarios, a fin de aumentar el nmero de lectores
y dar publicidad a la Biblioteca y/o Centro de Informacin y Documentacin y al material
disponible.
Determina los sistemas y polticas para la ejecucin de los procesos tcnicos y

administrativos.
Elabora y modifica los estatutos y reglamentos manuales de sistemas y procedimientos de

las Bibliotecas y/o Centro de Informacin y Documentacin.
Mantiene contacto con Bibliotecas y/o Centro de Informacin y Documentacin a nivel

nacional e internacional para realizar intercambio de material bibliogrfico.
Vela por el cumplimiento de los estatutos y reglamentos vigentes.

Mantiene contacto con editoriales, libreras e instituciones afines tanto nacionales como
extranjeras, para mantener actualizada la Biblioteca y/o Centro de Informacin y
Documentacin.
Atiende consultas de carcter tcnico.
Disea programas tcnicos de orientacin al pblico, respecto al contenido del material

bibliogrfico existente en la Biblioteca y/o Centro de Informacin y Documentacin.
Participa con trabajos editados por la Biblioteca, en eventos nacionales e internacionales,

representando a la misma.
Decide la adquisicin de material bibliogrfico y equipo para la Biblioteca y/o Centro de

Determina sistemas y polticas para la coleccin bibliogrfica.
Prepara el proyecto de presupuesto anual.
Administra los recursos financieros generados y asignados a la Biblioteca y/o Centro de

Elabora la memoria y cuenta de la unidad a su cargo.
Opera el microcomputador para accesar informacin.
Realiza bsquedas bibliogrficas en base de datos, manuales y automatizadas, nacionales e

internacionales.
Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por
la organizacin.
Supervisor de Biblioteca:
Supervisa actividades del personal a su cargo.
Controla la asistencia del personal a su cargo.
Adiestra al personal en las normas y tcnicas establecidas para el proceso y ordenamiento

del material bibliogrfico.
Orienta al usuario sobre los servicios de la Biblioteca y/o Centro de Informacin y

Documentacin, manejo del fichero y material existente en la misma.
Atiende consultas de carcter tcnico.
Analiza artculos de publicaciones peridicas.

Participa con el Consejo de Biblioteca, en la planificacin del proyecto de necesidades de la

Biblioteca y/o Centro de Informacin y Documentacin.
Selecciona y recomienda la adquisicin del material bibliogrfico y equipo para la Biblioteca

y/o para el Centro de Informacin y Documentacin.
Procesa tcnicamente el material bibliogrfico.
Supervisa y participa en la elaboracin tcnica de boletines, catlogos e ndices

bibliogrficos.
Lleva control de obras procesadas.
Actualiza el Kardex sobre las publicaciones.
Elabora lista de bibliografas recomendadas.
Vela por la conservacin y restauracin del material bibliogrfico.
Opera el microcomputador para accesar la informacin contenida en el mismo y

suministrarla al usuario de la Biblioteca y/o Centro de Informacin y Documentacin de
acuerdo a sus requerimientos.
Lleva control estadstico de obras consultadas y de usuarios atendidos.
Participa en el inventario general de la unidad.
la organizacin.
Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala.
Asistente de Biblioteca:
Orienta al usuario sobre el servicio y manejo del catlogo pblico y el fichero.
Distribuye el material bibliogrfico que va a los diferentes departamentos.
Cataloga el material bibliogrfico segn el sistema de clasificacin SDD
Participa en la elaboracin tcnica de catlogos, boletines e ndices bibliogrficos, anuarios

y otras publicaciones similares.
Asigna materias segn clasificacin de la la Tabla de Encabezamiento de Materias
Codifica y sella el material bibliogrfico que ingresa a la Biblioteca o Centro de Informacin

y Documentacin.

Coloca nmero de inventario
Pega etiquetas, tarjetas y bolsillos.
Transcribe las fichas faltantes en el catlogo pblico o ficheros.
Recibe publicaciones peridicas.
Restaura material bibliogrfico existente en la unidad.
Elabora estadsticas de usuarios del servicio.
Lleva el control del material bibliogrfico procesado.
Elabora solvencias de biblioteca.
Participa en el inventario general de la Biblioteca o Centro de Informacin y

Documentacin.
Transcribe datos bibliogrficos en equipos de computacin.
Accesa informacin bibliogrfica en el microcomputador y la suministra al usuario segn sus

requerimientos.
la organizacin.
Auxiliar de Biblioteca:
Suministra al usuario informacin sobre el uso del servicio, manejo del catlogo pblico o
fichero y sobre el material existente.
Recibe del usuario solicitud de prstamo de material bibliogrfico.
Entrega al usuario el material bibliogrfico solicitado.
Recibe del usuario el material bibliogrfico devuelto.
Mantiene ordenado el material bibliogrfico en la estantera.
Controla segn las normas establecidas, el material bibliogrfico solicitado en prstamo.
Recibe las solicitudes de carnets.
Ordena segn nmero de Cdula de Identidad los carnets plastificados.

Recibe del usuario solicitud de solvencias de Biblioteca.
Entrega al usuario solvencia de Biblioteca.
Vela por el orden y disciplina del saln de lectura.
Realiza inventario general de la Biblioteca.
Remite material bibliogrfico a usuarios que lo soliciten telefnicamente a travs de

agencias de envo.
Aplica sanciones a usuarios morosos.
Transcribe y accesa informacin bibliogrfica operando un microcomputador.
la organizacin.
ORGANIZACIN TCNICA DE LA BIBLIOTECA:

La biblioteca esta organizada bajo el Sistema Decimal Dewey (SDD), es un sistema de
clasificacin de bibliotecas, desarrollado por Melvil Dewey, basado en la ordenacin del
conocimiento a travs de dgitos, a un grupo principal se le asigna un dgito, del 0 al 9, y a cada
nivel que deba ser creado dentro del grupo se le aade un nuevo dgito.
Adems, adems se utiliza la Tabla del Cutter, en su versin Sanborn, que es una combinacin
alfabtica del apellido del autor con nmeros, la combinacin del SDD, el cutre, el ao de edicin
del libro y el nmero de volumen y ejemplar permiten que se almacenamiento correctamente los
libros en la estanteras.
Desde el punto de vista tcnico tambin es importante considerar la catalogacin de los libros, para
lo estamos regidos por las Tablas de Encabezamiento de Materia, de la Biblioteca Jos
ngel Arango, de Santa Fe de Bogot, la cual permite asignar palabras claves a cada ttulo con
el fin de garantizar su rpida recuperacin, de igual manera se manejan las Reglas de
Catalogacin Angloamericana, que son las que permiten una descripcin exhaustiva de los
libros, con el fin de poder conformar catlogos de consulta que permitan a los usuarios la
recuperacin inmediata de la informacin.
Es importante mencionar que desde el punto de vista de clasificacin y catalogacin, la Biblioteca
Al Fuenmayor Ruiz, se encuentra manejada bajo estndares internacionales, lo cual le permite
manejar la informacin de manera normalizada.

LISTAS MAESTRAS

Pg.: 1/2
Fecha: 11/03/08
Cambio: 00
PRO-REC-CAL-001
FORMULARIO: 001 CAL
LISTA MAESTRA DE NORMAS NACIONALES E INTERNACIONALES
IDENTIFICACION
PROCEDENCIA
USO
EDICIN
ESPECIFICO
REGLAMENTO DE LA
CONSEJO
BIBLIOTECA CAP./ALT.
AL FUENMAYOR RUIZ
UNIVERSITARIO DE
LA UMC
Normativa
Interna
Normas de uso
de los
servicios
que ofrece la
LEY DE UNIVERSIDADES
CONGRESO DE LA
Normativa
REPUBLICA
Externa
CONSTITUCIN
BOLIVARIANA DE
VENEZUELA
REGLAS DE
CATALOGACION
ANGLOAMERICANAS
CONGRESO DE LA
UBICACIN
EMISOR
FISICA DEL
DOCUMENTO
Consejo
Gaceta Oficial
Extraordinaria
1.4290
8/09/1970
Asamblea
Biblioteca
Nacional
Gaceta Oficial
Asamblea
Externa
5.453
24/03/2000
Nacional
Normativa
Externa
1997
AMERICAN
LIBRARY
ASSOCIATION
Biblioteca
Universitario de
la
UMC
Normativa
REPUBLICA
AMERICAN LIBRARY
ASSOCIATION
En proceso
RGANO
FECHA DE
VIGENCIA
ACTUAL
EN
REVISION
Biblioteca
ACTUAL
Biblioteca
ACTUAL

Pg.: 2/2
Fecha: 11/03/08
Cambio: 00
PRO-REC-CAL-001
FORMULARIO: 001 CAL
SISTEMA DECIMAL DEWEY
LISTA DE
ON LINE COMPUTER
LIBRARY CENTER,
INC.
BIBLIOTECA LUIS
Normativa
ON LINE
2000
Externa
Normativa
ROJAS EBERHARD
Biblioteca
ACTUAL
Biblioteca
ACTUAL
Biblioteca
ACTUAL
ENCABEZAMIENTO DE
MATERIAS PARA
BIBLIOTECAS
ANGEL
ARANGO(SANTA FE
DE BOGOTA,
COLOMBIA)
CUTTER THREE FUGURE
LIBRARY OF
Normativa
AUTHOR TABLE
CONGRESS
Externa
UNIVERSIDAD
MARITIMA DEL
CARIBE
Normativa
Interna
2001
(Ago-Dic.)
UNIVERSIDAD
MARITIMA DEL
CARIBE
Biblioteca
CONSEJO
UNIVERSITARIO DE
LA UMC
Normativa
Interna
2003
(30 de Julio)
UNIVERSIDAD
MARITIMA DEL
CARIBE.
Biblioteca
GACETA UNIVERSITARIA
REGLAMENTO
ESTUDIANTIL
1997
COMPUTER
LIBRARY CENTER,
INC
Externa
EDITORES
1969
AMERICAN
LIBRARY
ASSOCIATION
ACTUAL
ACTUAL

Pg.: 1/2
Fecha: 11/03/08
Cambio: 00
PRO-REC-CAL-001
FORMULARIO: 001 CAL
LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS-REGISTROS
REQUISITO
DESCRIPCIN
TIEMPO DE
UBICACIN
DEL REGISTRO
7.2
7.2
7.2
7.2
ESTADISTICAS DE
MATERIAS
CONSULTADAS EN
SALA
COORDINACI
N DE
BIBLIOTECA
RETENCIN/
DESTINO/
FINAL
2 AOS/
ARCHIVO SEMIACTIVO
RESPONSABLE
COORDINACIN DE
BIBLIOTECA
ESTADISTICAS DE
COORDINACI
2 AOS/
COORDINACIN DE
USUARIOS
ATENDIDOS EN
SALA
REPORTE
MATERIAS
CONSULTADAS
POR PRESTAMO
CIRCULANTE
REPORTE
USUARIOS
ATENDIDOS POR
PRESTAMO
CIRCULANTE
N DE
BIBLIOTECA
ARCHIVO SEMIACTIVO
BIBLIOTECA
COORDINACI
2 AOS/
N DE
BIBLIOTECA
ARCHIVO SEMIACTIVO
COORDINACI
2 AOS/
N DE
BIBLIOTECA
ARCHIVO SEMIACTIVO
COORDINACION DE
IDENTIFICACIN
REG-VAC-BIB-001
REG-VAC-BIB-002
REG-VAC-BIB -003
BIBLIOTECA
COORDINACIN DE
BIBLIOTECA
REG-VAC-BIB -004

Pg.: 2/2
Fecha: 11/03/08
Cambio: 00
PRO-REC-CAL-001
FORMULARIO: 001 CAL
CLUSULA ISO
DESCRIPCIN DEL
9001
REGISTRO
8.1
8.1
INVENTARIO DE
COLECCIN
BIBLIOGRFICA
LIBRO DE
INVENTARIO
PERSONAL
DE
LA
COORDINACI
N DE
BIBLIOTECA
TIEMPO DE
RETENCIN/
DESTINO/ FINAL
2 AOS/ ARCHIVO
IINVENTARIO DE
COLECCIN
BIBLIOGRAFICA
DESINCORPORADA
COORDINACI
N DE
BIBLIOTECA
RESPONSABLE
IDENTIFICACIN
COORDINACIN DE
BIBLIOTECA
SEMI-ACTIVO
REG-VAC-BIB -006
PERMANENTE
COORDINACIN DE
BIBLIOTECA
REG-VAC-BIB -007
BIANUAL
COORDINACIN DE
BIBLIOTECA
REG-VAC-BIB -008
2 AOS/ ARCHIVO
COORDINACIN DE
SEMI-ACTIVO
BIBLIOTECA
COORDINACI
N DE
BIBLIOTECA
8.1
8.1
UBICACIN
REG-VAC-BIB -005

Pg.: 1/2
Fecha: 11/03/08
Cambio: 00
PRO-REC-CAL-001
FORMULARIO: 001 CAL
LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS-PROCESOS

CODIGO DEL
NOMBRE DEL
DOCUMENTO
DOCUMENTO
PSO-VAC-BIB-
PRESTAMO EN SALA
FECHA DE
PUBLICACION
MARZO-2008
001
PSO-VAC-BIB002
PSO-VAC-BIB-
PRESTAMO CIRCULANTE
DEVOLUCION DE LIBROS
NO. DE
FECHA DE
RESPONSABLE
CAMBIO
CAMBIO
DE APROBACION
---------------
---------------
-----
----
PSO-VAC-BIB004
PSO-VAC-BIB005
PSO-VAC-BIB006
PROCESOS TECNICOS:
CATALOGACIN Y
CLASIFICACIN
DE BIBLIOTECA
DE LA
BIBLIOTECA
USUARIOSL
DE LA
BIBLIOTECA
USUARIOSL
DE LA
BIBLIOTECA
MARZO-2008
COORDINACION
DE BIBLIOTECA
001
MARZO-
COORDINACIN
2008
DE BIBLIOTECA
COORDINACIN
INVENTARIO
DEVOLUCIN DE LIBROS
AUTOMATIZADO
USUARIOSL
COORDINACIN
DE BIBLIOTECA
MARZO-2005
DE BIBLIOTECA
MARZO-2008
DEL
DOCUMENT
O
COORDINACIN
MARZO-2008
003
USUARIO
COORDINACIN
DE BIBLIOTECA
UBICACIN
FISICA DEL
DOCUMENTO
COORDINACIN
DE BIBLIOTECA
COORDINACIN
DE BIBLIOTECA
COORDINACIN
DE BIBLIOTECA
PERSONAL DE
COORDINACIN
LA
DE BIBLIOTECA
BIBLIOTECA
PERSONAL DE
COORDINACIN
LA
DE BIBLIOTECA
BIBLIOTECA
PERSONAL DE
COORDINACIN
LA
DE BIBLIOTECA
BIBLIOTECA

PSO-VAC-BIBI007
PSO-VAC-BIBI008
PRESTAMO SALA
AUTOMATIZADO
MARZO-2008
PRESTAMO EN CIRCULANTE
AUTOMATIZADO
COORDINACIN
DE BIBLIOTECA
COORDINACIN
DE BIBLIOTECA
PERSONAL DE
COORDINACIN
LA
DE BIBLIOTECA
BIBLIOTECA
PERSONAL DE
COORDINACIN
LA
DE BIBLIOTECA
BIBLIOTECA

Pg.: 1/2
Fecha: 11/03/08
Cambio: 00
PRO-REC-CAL-001
FORMULARIO: 001 CAL
LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS-PROCEDIMIENTOS
CODIGO DEL
NOMBRE DEL DOCUMENTO
DOCUMENTO
PRO-VAC-BIB-001
PRO-VAC-BIB-002
PRO-VAC-BIB-003
PRO-VAC-BIB-004
PRESTAMO EN SALA
PRESTAMO CIRCULANTE
DEVOLUCION DE LIBROS
PROCESOS TECNICOS:
CATALOGACIN Y
CLASIFICACIN
FECHA DE
PUBLICACIO
N
ENERO -2002
JUNIO-2002
JUNIO-2002
DICIEMBRE2001
NO. DE
FECHA DE
CAMBIO
CAMBIO
RESPONSAB
LE DE
APROBACIO
N
COORDINACI
N DE
BIBLIOTECA
USUARIO
UBICACIN
DEL
DOCUMENTO
FISICA DEL
DOCUMENTO
USUARIOSL
DE LA
BIBLIOTECA
COORDINACI
N DE
BIBLIOTECA
COORDINACI
ON DE
BIBLIOTECA
COORDINACI
N DE
BIBLIOTECA
USUARIOSL
COORDINACI
DE LA
N DE
BIBLIOTECA
BIBLIOTECA
PERSONAL DE COORDINACI
LA
N DE
BIBLIOTECA
BIBLIOTECA
COORDINACI
N DE
BIBLIOTECA
LA
N DE
BIBLIOTECA
BIBLIOTECA

Pg.: 2/2
Fecha: 11/03/08
Cambio: 00
Artculo I.
PRO-REC-CAL001
FORMULARIO: 001 CAL
CODIGO DEL
NOMBRE DEL DOCUMENTO
DOCUMENTO
FECHA DE
PUBLICACION
PRO-VAC-BIB-005
INVENTARIO
PRO-VAC-BIB-006
NO. DE
FECHA DE
RESPONSABLE
CAMBIO
CAMBIO
DE
APROBACION
COORDINACIN
DE BIBLIOTECA
DEL
FISICA DEL
DOCUMENTO DOCUMENTO
LA
N DE
BIBLIOTECA
BIBLIOTECA
PERSONAL DE
LA
BIBLIOTECA
PERSONAL DE
LA
BIBLIOTECA
PERSONAL DE
LA
BIBLIOTECA
DEVOLUCIN DE LIBROS
AUTOMATIZADO
ENERO-2004
COORDINACIN
DE BIBLIOTECA
PRO-VAC-BIBI007
PRESTAMO SALA
AUTOMATIZADO
ENERO -2004
COORDINACIN
DE BIBLIOTECA
PRO-VAC-BIBI008
PRESTAMO CIRCULANTE
AUTOMATIZADO
ENERO -2004
COORDINACIN
DE BIBLIOTECA
USUARIO
UBICACIN
COORDINACI
N DE
BIBLIOTECA
COORDINACI
N DE
BIBLIOTECA
COORDINACI
N DE
BIBLIOTECA

PROCESOS

Pg. 1/2
Fecha:11/03/2008
Cambio:00
PRO-VAC-BIB-001
FORMA:001CAL
DESCRIPCIN: MANUAL DE GESTIN DE LA COORDINACION DE BIBLIOTECA
PROCESO: PRSTAMO EN SALA (MANUAL)
1.0
PROPSITO:
Servicio de prstamo interno, que permite la consulta de libros dentro del recinto de la
biblioteca, se establecen pautas para su prestacin.
2.0
ALCANCE:
Aplicable todos los usuarios que asistan a la biblioteca.
3.0
RESPONSABILIDAD DE AUTORIDAD:
Coordinacin de Biblioteca.
Comunidad Universitaria.
Comunidad en General
4.0
DESCRIPCIN DEL PROCESO:

ENTRADA
Usuarios
TRANSFORMACIN:
1.- El usuario solicita la obra o tema a consultar
2.- El funcionario de la biblioteca busca la obra, si no esta notifica al usuario, si se encuentra, la
obra el usuario llena la ficha de prstamo en sala
3.-El usuario le entrega la ficha a el funcionario, con su documento de identificacin.
4.-El funcionario verifica los datos de la ficha, si no estn completos le notifica al usuario, si
esta completa, el funcionario, revisa la obra, firma la ficha y la entrega al usuario.
5.- El funcionario archiva la ficha y el documento del usuario, en el fichero por orden alfabtico.
6.- El usuario consulta la obra
7.- El usuario entrega la obra consultada
8.-El funcionario verifica el estado de la obra, si no se encuentra en buen estado, notifica al
usuario y aplica sanciones, si esta en buen estado, coloca el sello devuelto a la ficha y entrega
documento de identificacin al usuario.
9.- El funcionario coloca el libro para ser intercalado en la estantera.
SALIDA
Libro Consultado
Usuario Atendido

Pg. 2/2
Fecha: Fecha: 11/03/2008
Cambio:00
PSO-VAC-BIB-001
FORMA:001CAL
5.0
DEFINICIONES
6.0
REFERENCIAS
7.0
REGISTROS
8.0
ANEXOS:
Flujograma
9.0
REGISTROS DE CAMBIOS
UBICACIN
DEL
CAMBIO/SECCI
NATURALEZA DEL
CAMBIO
FECHA
DEL
N DEL CAMBIO
CAMBIO
N/

ENT RAD A/USU AR IO T R AN SFO R M AC I N

BIBLIO T EC AR IO
Fecha: 11/03/2008
Cambio:00
PSO-VAC-BIB-001
SALID A
INICIO
U SU ARIO
SO LICIT A
LIBR O
NO TIFIC A
R EC IB E
S O LIC IT UD
B US CA LA
O B RA
NO
SI
LLE N A FICH A
(FO R M A 001-B IB )
P O R DU P LICA D O
E N TRE G A FICH A
C O N DO C U M EN TO
DE
ID EN TIFICA CI N
N O TIFICA
RE C IB E
SO LICITU D
NO
V E R IFIC A
D A TO S
RE V IS A LA O B R A Y
FIR M A LA FIC HA
CO NS U LTA O B RA
E N TRE G A LA
OBRA
C O LO C A LA FICH A E N E L
A R CH IVO C O N
D O C U M EN TO D E
ID E NTIFICA C I N
DE V U ELV E O B R A
R E V IS A O B RA Y
S E LLA FIC HA
RE C IBE
DO CU M E NT O
D E VU E LV E D O C .
ID EN TIFIC A CI N
C O LO CA PA R A
INTE R CA LAR EN
E S TA NTE R A
REG -VAC -BIB-001

REG -VAC -BIB-002
LIB R O
C O N SU LT AD O
R EVISAD O PO R :
BELKIS C O R DER O

Pg. 1/2
Fecha: 11/03/2008
Cambio: 00
PSO-VAC-BIB-002
FORMA: 001 CAL
PROCESO: PRSTAMO CIRCULANTE (MANUAL)
1.0
PROPSITO:
Servicio de prstamo de libros, que permite la consulta de libros fuera del recinto de la
biblioteca, se establecen pautas para su prestacin, de acuerdo a lo establecido en el
reglamento de la Biblioteca Al Fuenmayor Ruiz.
2.0
ALCANCE:
Aplicable los usuarios internos que asistan a la biblioteca.
3.0
4.0

ENTRADA
Usuarios
TRANSFORMACIN:
1.- El usuario solicita la obra para prstamo circulante.
2.- El funcionario de la biblioteca busca la obra, si no esta notifica al usuario, si se
encuentra, la obra el usuario llena la ficha de prstamo circulante por duplicado.
3.- El usuario le entrega la ficha a el funcionario, con su documento de identificacin.
esta completa, el funcionario revisa la obra, firma la ficha.
5.- El funcionario coloca la fecha de vencimiento.
6.- El funcionario la entrega al usuario la obra.
7.- El funcionario entrega copia de la ficha de prstamo circulante.
8.- El funcionario intercala ficha original en archivo por fecha de vencimiento.
SALIDA
Libros prestados
Usuarios atendidos

Pg. 2/2
Fecha: 11/03/2008
Cambio:00
PSO-VAC-BIB-002
FORMA:001CAL
PROCESO: PRSTAMO CIRCULANTE (MANUAL)
5.0
DEFINICIONES:
Usuarios Internos:
a) Estudiantes regulares de la UMC.
b) Personal Docente, Investigador, Administrativo y Obrero que presta sus servicios
en la UMC.
c) Estudiantes regulares de la UMC.
Personal Docente, Investigador, Administrativo y Obrero que presta sus servicios en la
UMC, fijo o en calidad de contratado. (Tomado: Art. 4. del Reglamento de la Biblioteca)
6.0
REFERENCIAS:
7.0
REGISTROS:
REG-VAC-BIB-003
REG-VAC-BIB-004
8.0
ANEXOS:
Flujograma
9.0
REGISTRO DE CAMBIOS
UBICACIN
DEL
CAMBIO/SECCI
NATURALEZA DEL
CAMBIO
FECHA
DEL
N DEL CAMBIO
CAMBIO
N/

PROCESO DE PRSTAMO CIRCULANTE (MANUAL)
ENTRADA/USUARIO
TRANSFORMACIN
BIBLIOTECARIO
SALIDA
Fecha: 11/03/2008
Cambio: 00
PSO-VAC-BIB-002
INICIO
USUARIO
SOLICITA OBRA
RECIBE
SOLICITUD
SI
LLENA FICHA (FORMA:002BIB)

POR DUPLICADO
RECIBE
SOLICITUD
ENTREGA FICHA
CON DOCUMENTO
DE IDENTIFICACIN
NOTIFICA
BUSCA
LA
OBRA
NO
NOTIFICA
SI
VERIFICA
LISTA DE
MOROSOS
NO
REVISA LA
OBRA
COLOCA LA
FIRMA Y
FECHA DE
VENCIMIENTO
ENTREGA LA
OBRA Y FICHA
AL USUARIOS
Y DOC. DE
IDENTIF.
INTERCALA
FICHA
ORIGINAL EN
ARCHIVO
REG-VAC-BIB-003
REG-VAC-BIB-004
LIBRO PRESTADO
REVISADO POR:
BELKIS CORDERO
COORD. BIBBLIOTECA

Pg. 1/2
Fecha: 11/03/2008
Cambio:00
PSO-VAC-BIB-003
FORMA:001CAL
PROCESO: DEVOLUCIN DE LIBROS (MANUAL)
1.0
PROPSITO:
Determinar los pasos a seguir para la devolucin de libros dado por el servicio de Prstamo
Circulante.
2.0
ALCANCE:
Aplicable los usuarios internos que asistan a la biblioteca.
3.0
4.0

ENTRADA
Usuarios
TRANSFORMACIN:
1.- El usuario devuelve la obra y entrega Forma:002-BIB.
2.- El funcionario revisa el estado fsico de la obra, si se encuentra en buen estado procede
a revisar la ficha de prstamo circulante (Forma:002-BIB), la ubica la copia en el fichero y
verifica la fecha de entrega, si esta dentro del lapso de vencimiento, le coloca el sello de
devuelto y archiva la ficha la copia y devuelve el original al usuario.
3.-Si la entrega se encuentra fuera del lapso de lo establecido, le coloca el sello de devuelto
y le informa al usuario, sobre la sancin que corresponde de acuerdo a lo establecido en el
Reglamento de la biblioteca en el artculo 15, numeral 15.2.
SALIDA
Libro(s) devuelto(s)
Usuario(s) atendido(s)
5.0
DEFINICIONES:
6.0
REFERENCIAS:

Pg. 2/2
Fecha: 11/03/2008
Cambio:00
PSO-VAC-BIB-003
FORMA:001CAL
7.0
REGISTROS:
REG-VAC-BIB-003
REG-VAC-BIB-007
8.0
ANEXOS
9.0
REGISTRO DE CAMBIOS
UBICACIN
DEL
CAMBIO/SECCI
NATURALEZA DEL
CAMBIO
FECHA
DEL
N DEL CAMBIO
CAMBIO
N/

PROCESO DE DEVOLUCIN DE LIBROS POR
PRSTAMO CIRCULANTE (MANUAL)
ENTRADA/USUARIO
TRANSFORMACIN
BIBLIOTECARIO
Fecha: 11/03/2008
Cambio: 00
PSO-VAC-BIB-003
SALIDA
INICIO
USUARIO
ENTREGA LA
OBRA
APLICAN
SANCIONES
RECIBE LA
OBRA
NO
VERIFIC
A EDO.
DE LA
SI
BUSCA
FICHA
APLICAN
SANCIONES
SI
VERIFICA
ESTA
MOROSO?
NO
COLOCA
SELLO DE
DEVUELTO
EN LA FICHA
COLOCA
FICHA PARA
CONTROL
ESTADISTICO
COLOCA OBRA
PARA
INTERCALAR
EN
ESTATANTERIA
REG-VAC-BIB-003
LIBRO DEVUELTO
REVISADO POR:
REG-VAC-BIB-007
BELKIS CORDERO

Pg. 1/3
Fecha: 11/03/2008
Cambio: 00
PSO-VAC-BIB-004
FORMA:001CAL
PROCESO: PROCESOS TCNICOS: CLASIFICACIN Y CATALOGACIN DE LIBROS
1.0
PROPSITO:
2.0
Garantizar la adquisicin y organizacin tcnica de las colecciones bibliogrficas.

ALCANCE:
Aplicable a todos los libros que ingresen a la biblioteca
3.0
Coordinacin de Biblioteca
Unidad de Procesos Tcnicos
Proveedores
Coordinadores Docentes
Docentes
4.0

ENTRADA
Libros
TRANSFORMACIN:
A.
SELECCIN DE LIBROS:
1.- Verificacin bianual de los programas sinpticos de las carreras dictadas en la UMC.
(REG-VAC-008), a los fines de actualizar la coleccin.
2.-Entrega de catlogos actualizados a los profesores para la seleccin de los materiales
para apoyar sus ctedras.
3.- Solicitud de materiales seleccionados y/o sugeridos por los profesores
4.- La Coordinacin solicita materiales solicitados a la Coordinacin de compras
SALIDA:
Libro seleccionado

Pg. 2/3
Fecha: 11/03/2008
Cambio:001
PSO-VAC-BIB-004
FORMA:001CAL
B. RECEPCIN DE LIBROS:
7.- El Proveedor entrega los libros con su respectiva lista
8.- El Bibliotecario verifica la lista, si coincide con el material entregado, sella la factura con
el control perceptivo, si no concuerda la lista con el material entregado se informa a la
Unidad de Compras para que realice el reclamo correspondiente al Proveedor y haga las
correcciones pertinentes.
SALIDA: Factura revisada
C.
CLASIFICACIN Y CATALOGACIN:
9.- Al ingresar el libro a la biblioteca, este es revisado hoja por hoja para detectar cualquier
anomala que se pueda presentar, falta de hojas, pginas sueltas, mal encuadernado,
infectado, entre otros, si el material se encuentra en buen estado es pasado a ser sellado,
en la primera hoja, pagina N 15 y en los laterales por el lado de las pginas, si no esta en
buen estado se devuelve al proveedor.
10.- Una vez sellado, pasa a la asignacin del nmero de inventario consecutivo que
corresponda de acuerdo al libro de inventario REG-VAC-SER-006.
11.- El funcionario realiza la bsqueda del libro en la base de datos por autor, ttulo,
materia o/y ISBN, para verificar la existencia del libro en la base de datos, si se encuentra,
lo agrega a la existencia en el mdulo correspondiente y coloca la clasificacin que seala la
base de datos, en la portada del libro y lo pasa a trabajo mecnico ( etiqueta, protectores)
posteriormente es almacenado en la estantera, si no se encuentra en la base de datos,
debe ser procesado tcnicamente, asignndole la clasificacin, catalogacin y Cutter
correspondiente y posteriormente debe ser pasado al trabajo mecnico.
12.-Posteriormente es ingresado a la base de datos, para lo cual se deben llenar los campos
que corresponda.
SALIDA
Libro procesado
5.0
DEFINICIONES:

Pg. 3/3
Fecha: 11/03/2008
Cambio:001
PSO-VAC-BIB-004
FORMA:001CAL
Proveedor: Es el que hace entrega de los libros a la biblioteca, en calidad de vendedor,
donador o por cualquier otra razn que ingrese el libro a la biblioteca.
Catalogacin: Es el proceso por el cual se describen los elementos informativos que
permiten identificar un documento, as como establecer los puntos de acceso que
permitirn recuperarlo por el ttulo, autor o materia, que se conocen de antemano.
Clasificacin: La Clasificacin Decimal Universal es un sistema de clasificacin del
conocimiento que nace de la necesidad de ordenar y catalogar las obras en las bibliotecas.
Se utiliza para la identificacin, agrupacin y distribucin sistemtica de documentos o
cosas semejantes, con caractersticas comunes o sistema determinado y que pueden ser
con posterioridad diferenciales segn su tipologa fundamental.
La Clasificacin Decimal Universal es un sistema de clasificacin del conocimiento que nace
de la necesidad de ordenar y catalogar las obras en las bibliotecas.
Cutter: Clasificacin alfanumrica que se le asigna al libros considerando el autor de este.
Trabajo Mecnico: Es un proceso que consiste en la colocacin de la etiqueta del libro en
el lomo, colocacin de cdigo de barras y de informacin en lpiz grafito en la portada
relativa a: fecha de ingreso, costo y el nombre del proveedor
6.0
REFERENCIAS:
7.0
REGISTROS
8.0
ANEXOS
9.0
UBICACIN
DEL
NATURALEZA DEL CAMBIO
FECHA
CAMBIO/SECCIN/
Proceso de seleccin de
CAMBIO
PAG: 01
libros
11/03/2008
DEL
N DEL CAMBIO
01

SELECCIN DE LIBROS
Fecha: 11/03/2008
Cambio:001
PSO-VAC-BIB-004
Repblica Bolivariana de Venezuela

Universidad Nacional Experimental Martima del Caribe
Vicerrectorado Academico
PROCESOS TCNICOS-SUB-PROCESO SELECCIN DE LIBROS
ENTRADA
TRANSFORMACIN
SALIDA
PROVEEDOR
-12BIBLIOTECA
DOCENTES
COORD. COMPRAS
LIBROS/CATALOGOS
RECEPCIN
DE CATALOGO
Y/O
MUESTRAS
ENTREGA CATALOGOS Y
MUESTRAS A DOCENTES
RECIBE CATALOGOS
Y MUESTRAS
SELECCIONA
OBRAS
SI
MARCA EN EL
CATLOGO EL
MATERIAL
RECIBE
SOLICITUD
ENTREGA EL
CATLOGO
REALIZA
REQUISICIN
REVISADO POR:
BELKIS CORDERO
LIBRO
SOLICITADO.
REQUISICIN
COORD.
COMPRAS

Fecha: 11/03/2008
Cambio:001
PSO-VAC-BIB-004
RECEPCIN DE LIBROS
ENTRADA
TRANSFORMACIN
BIBLIOTECA
UNID. DE COMPRAS
PROVEEDOR
SALIDA
LIBROS
VERIFICA
LAS LISTAS
NO
SOLICITA
CAMBIO A
PROVEEDOR
REALIZA EL
CAMBIO
SI
SELLA NOTA
DE ENTREGA
ENVIA A UNID. DE
COMPRAS
FACTURA
REVISADA
REVISADO POR:
BELKIS CORDERO
Fecha: 11/03/2008
Cambio:001
PSO-VAC-BIB-004

CLASIFICACIN Y CATALOGACIN
ENTRADA
TRANSFORMACIN
BIBLIOTECA
C
LIBROS
PROVEEDOR
LO RECIBE EL
PROVEEDOR
NO
REVISON DEL
LIBRO
SALIDA
SI
SE
SELLA
SE ASIGNA N DE
INVENTARIO
SISE AGREGA A
BUSQUEDA
EN BASE DE
DATOS
EXISTENCIA
NO
SE CLASIFICA
SE CATALOGA
TRABAJO
MECNICO
SE INGRESA
LA BASE DE
DATOS
LIBRO
PROCESADO
REVISADO POR: BELKIS CORDERO

Pg. 1/2
Fecha: 11/03/2008
Cambio:00
PSO-VAC-BIB-005
FORMA:001CAL
PROCESO: INVENTARIO DE LA COLECCIN BIBLIOGRFICA
1.0
2.0
3.0
PROPSITO:
Determinar el estado de la coleccin, su enriquecimiento y su tamao tanto en ttulos como
en volmenes.
ALCANCE:
Aplicable a toda la coleccin bibliogrfica.
Todo el personal de la Coordinacin de Biblioteca.
.
4.0

ENTRADA
Libros
TRANSFORMACIN:
1. Ordena las fichas topogrficamente

2. Ordena las estanteras
3. Inicia trabajo cotejo de ficha con libro:
1. Coloca en el adverso de la ficha la fecha
2. Verifica la existencia de la estantera con la existente en la ficha, si hay
diferencia marca con un clip la ficha, y seala en N de ejemplar
que no se encuentra en la estantera, si no la hay coloca una V.
3. Verifica el nmero de inventario del libro Vs. el nmero asignado en la
ficha, si hay diferencia pasa el material a correccin del grupo B,
quien debe corregir de manera inmediata el error y pasar nuevamente
el libro al grupo A, por ltimo remarque el nmero de inventario
con bolgrafo negro sobre el libro.

4. Pase las fichas marcadas con clip al grupo B de manera progresiva,
este verificar si el libro se encuentra en prstamo, esta extraviado por
un estudiante, para lo cual el grupo B colocar al lado del ejemplar
extraviado p.c. si esta extraviado por prstamo circulante y e si esta
extraviado y actualizar en la base de datos la existencia colocando
una nota al ejemplar extraviado su condicin.
4. Una vez finalizado el trabajo con las fichas proceda a:
1. Vaciar informacin de fichas marcadas con clip en formato de LIBROS
EXTRAVIADOS, llene los formatos organizados por materia, totalice,
no quite el clip a la ficha.

Pg. 2/2
Fecha: 11/03/2008
Cambio:00
PSO-VAC-BIB-005
FORMA:001 CAL
PROCESO: INVENTARIO DE LA COLECCIN BIBLIOGRFICA
2.
3.
4.
5.
Posteriormente debe trabajar con el formato INVENTARIO, el cual se

trabajar tambin por rea, en este formato debe indicar en cada
recuadro el nmero de ejemplares que indica en cada ficha que existe
en existencia en estantera ( existencia real), para lo cual debe tomar
ficha por ficha, cada recuadro representa un ttulo
Totalice por reas del conocimiento.
Coloque los totales por reas del conocimiento en el REGISTRO REGVAC-BIB-006 .
Se actualiza en la base de datos, con las fichas marcadas con clip.
SALIDA
Informe de Inventario
5.0
DEFINICIONES:
6.0
REFERENCIAS:
7.0
REGISTROS:
REG-VAC-BIB-005
REG-VAC-BIB-006
REG-VAC-BIB-007
8.0
ANEXOS:
Flujograma
9.0
UBICACIN
DEL
CAMBIO/SECCIN/
FECHA
DEL
N DEL CAMBIO
CAMBIO
PAG
MANUAL DE GESTIN
O
V
C
INVENTARIO DE LA COLECCIN
BIBLIOGRFICA
Fecha: 11/03/2008
Cambio:00
PSO-VAC-BIB-005
ENTRADA
LIBROS
TRANSFORMACIN
BIBLIOTECA
SALIDA
VERIFICA
ESTADO
FSICO DE LA
COLECIN
ORDENA ESTANTERIA
TOPOGRAFICAMENTE
DESIN.
SI FORMA.004-BIB
INTERCALA FICHA
NO
TO
PO
GR
AFI
CA
EN
LIB
RO
SE
COL
OCA
FEC
HA
DE
INVE
NTAR
IO
VERIFIC
SE MARCA FICHA
ANO
EXISTE (FORMA:007)
NCIA
ESTANT
ERIA
Vs.
FICHAS
SI
SE
SE LLENA
FORMA:006
COLO
CA
SE TOTALIZA
EXISTENCIA DE TIT.
Y EJ.
REG-VAC-BIB-006
ACTUALIZAR
EN
FECH
AY
VISTO
BUEN
O
REG-VAC- FORMA:006
BIB-005 FORMA:007
REG-VACBIB-006
APROBADO POR:
BELKIS CORDERO
B.D
INFORME DE
INVENTARIO

Pg. 1/2
Fecha: 11/03/2008
Cambio:00
PSO-VAC-BIB-006
FORMA:001CAL
PROCESO: PRSTAMO EN SALA (AUTOMATIZADO)
1.0
2.0
3.0
PROPSITO:
El proceso de Prstamo en sala es el que permite a los usuarios tanto internos como
externos la consulta de libros dentro del recinto de la biblioteca de manera automatizada.
ALCANCE:
Aplicable los usuarios internos y externos que asistan a la biblioteca.
4.0

ENTRADA
Usuarios
TRANSFORMACIN:
1.- El usuario solicita la obra para prstamo en sala
2.- El funcionario de la biblioteca verifica, si no hay disponibilidad de la obra notifica al
usuario y hace recomendaciones de otra bibliografa,
si hay disponibilidad de la obra
solicita el carnet al usuario e lo busca o lo ingresa a la base de datos

3.- El funcionario verifica el estado de cuenta del usuario, si esta solvente,
procede a
realizar el prstamo, si no esta solvente, le notifica al usuario, que el prstamo no procede.

4.- El funcionario procede a realizar el prstamo en la base, incluye el nmero de inventario
del libro en el campo especificado para tal fin.
5.- El Funcionario recibe la obra, lo devuelve en la base de datos y le entrega su
identificacin.
6.- El funcionario entrega la (s) obra(s) al usuario
SALIDA
Libros prestados
Usuarios atendidos
5.0
DEFINICIONES:

Pg. 2/2
Fecha: 11/03/2008
Cambio:00
PSO-VAC-BIB-006
FORMA:001CAL
PROCESO: PRSTAMO EN SALA (AUTOMATIZADO)
6.0
REFERENCIAS:
7.0
REGISTROS
8.0
ANEXOS
9.0
REGISTRO DE CAMBIOS
UBICACIN
DEL
CAMBIO/SECCIN/
FECHA
CAMBIO
PAG
DEL
N DEL CAMBIO

Fecha: 11/03/2008
Cambio:
PSO-VAC-BIB-006
PRSTAMO EN SALA AUTOMATIZADO

ENTRADA/USUARIO
TRANSFORMACIN
BIBLIOTECARIO
SALIDA
INICIO
USUARIO
SOLICITA OBRA Y
ENTREGA SU
IDENTIFICACIN
NOTIFICA Y
RECOMIENDA OTRA
OBRA
RECIBE SOLICITUD
E IDENTIFICACIN
BUSCA LA
OBRA
NO
SI
BUSCA O
INGRESA LOS
DATOS DEL
USUARIO
LE NOTIFICA QUE EL
PRSTAMO NO
PROCEDE
NO
VERIFICA EL EDO.
DE CUENTA
SI
PROCEDE A
REALIZAR EL
PRSTAMO
INCLUYE EL N
DE
INVENTARIO
RECIBE LA OBRA EN
PRSTAMO
ENTREGA LA OBRA
CONSULTA LA OBRA
EN PRSTAMO
RECIBE LA OBRA, LA DEVIELVE

EN EL SISTEMA Y ENTREGA
IDENTIFICACIN
LIBRO
PRESTADO,
USUARIO
ATENDIDO
DEVUELVE LA OBRA
EN PRSTAMO
REVISADO POR:
BELKIS CORDERO
COORD. BIBBLIOTECA

Pg. 1/2
Fecha: 11/03/2008
Cambio:00
PSO-VAC-BIB-007
FORMA:001CAL
PROCESO: PROCESO PRESTAMO EN SALA (AUTOMATIZADO)
1.0
PROPSITO:
El proceso de Prstamo en sala es el que permite a los usuarios tanto internos como externos
la consulta de libros dentro del recinto de la biblioteca de manera automatizada.
2.0
ALCANCE:
Aplicable solo a los usuarios que asistan a la sala de consulta de la UMC
3.0
Usuarios
4.0

ENTRADA
Usuarios
TRANSFORMACIN

2.- El funcionario de la biblioteca verifica, si no hay disponibilidad de la obra notifica al usuario y
hace recomendaciones de otra bibliografa, si hay disponibilidad de la obra,
3.-El funcionario verifica el estado de cuenta del usuario, si esta solvente, procede a realizar el
prstamo, si no esta solvente, le notifica al usuario, que el prstamo no procede.
4.-El funcionario procede a realizar el prstamo en la base, incluye el nmero de inventario del
libro en el campo especificado para tal fin.
6.- El usuario realiza la consulta y devuelve la(s) obra(s)
identificacin.
SALIDA
Libros prestados
Usuarios atendidos
5.0
DEFINICIONES:

6.0
7.0
Pg. 2/2
Fecha: 11/03/2008
Cambio:00
PSO-VAC-BIB-007
FORMA:001CAL
REFERENCIAS:
6.1
Reglamento de la Biblioteca Al Fuenmayor Ruiz.
6.2
Plan anual 2004 de la Biblioteca
REGISTROS:
7.1 Registros del mdulo de estadstica de prstamo (base de datos), reportes diarios,
semanales y mensuales de obras consultadas y usuarios atendidos.
8.0
ANEXOS:
UBICACIN
DEL
CAMBIO/SECCIN/
FECHA
CAMBIO
PAG
DEL
N DEL CAMBIO

PROCESO PRESTAMO EN SALA (AUTOMATIZADO)

ENTRADA/USUARIO
TRANSFORMACIN
BIBLIOTECARIO
Fecha: 11/03/2008
Cambio:00
PSO-VAC-BIB-007
SALIDA
INICIO
USUARIO
SOLICITA OBRA Y
ENTREGA SU
IDENTIFICACIN
NOTIFICA Y
RECOMIENDA OTRA
OBRA
RECIBE SOLICITUD
E IDENTIFICACIN
BUSCA LA
OBRA
NO
SI
BUSCA O
INGRESA LOS
DATOS DEL
USUARIO
LE NOTIFICA QUE EL
PRSTAMO NO
PROCEDE
NO
VERIFICA EL EDO.
DE CUENTA
SI
PROCEDE A
REALIZAR EL
PRSTAMO
INCLUYE EL N
DE
INVENTARIO
RECIBE LA OBRA EN
PRSTAMO
ENTREGA LA OBRA
CONSULTA LA OBRA
EN PRSTAMO
RECIBE LA OBRA, LA DEVIELVE

EN EL SISTEMA Y ENTREGA
IDENTIFICACIN
LIBRO PRESTADO
DEVUELVE LA OBRA
EN PRSTAMO
REVISADO POR:
BELKIS CORDERO
COORD. BIBBLIOTECA

Pg. 1/2
Fecha: 11/03/2008
Cambio:00
PSO-VAC-INV-BIB008
PROCESO: PRSTAMO CIRCULANTE (AUTOMATIZADO)
1.0
PROPSITO:
El proceso de Prstamo Circulante es el que permite a los usuarios internos la consulta de libros
fuera del recinto de la biblioteca de manera automatizada, que no estn sujeto a las
restricciones establecidas en el Reglamento de la Biblioteca.
2.0
3.0
ALCANCE:
Aplicable solo a los usuarios internos de la UMC
Comunidad Universitaria
4.0

ENTRADA
Usuarios
TRANSFORMACIN
1.- El usuario solicita la obra para prstamo circulante

solicita el carnet al usuario e incluye el nmero de C.I. o apellido y nombre del usuario en el
sistema.
3.-El funcionario verifica el estado de cuenta del usuario, si esta solvente y su lmite de prstamo
lo permite (segn Reglamento, art. 15, ordinal 15.2) procede a realizar el prstamo, si no esta
solvente o su lmite de prstamo se encuentra en el mximo de obras a prestar, le notifica al
usuario, que el prstamo no procede.
libro en el campo especificado para tal fin
5.- El funcionario entrega la obra al usuario y le indica la fecha de vencimiento del
prstamo.

Pg. 2/2
Fecha: 11/03/2008
Cambio:00
PSO-VAC-BIB-008
SALIDA
Libros prestados
Usuarios atendidos
5.0
DEFINICIONES:
6.0
REFERENCIAS:
7.0
1.1
1.2
REGISTROS:
7.1 Registros del mdulo de estadstica de prstamo (base de datos), reportes diarios de
obras consultadas y usuarios atendidos.
8.0
ANEXOS:
UBICACIN
DEL
CAMBIO/SECCIN/
FECHA
DEL
N DEL CAMBIO
CAMBIO
PAG
Fecha: 11/03/2008
PSO-VAC-BIB-008

ENTRADA/USUARIO
TRANSFORMACIN
BIBLIOTECARIO
SALIDA
INICIO
USUARIO
SOLICITA OBRA Y
ENTREGA SU
IDENTIFICACIN
NOTIFICA Y
RECOMIENDA OTRA
OBRA
RECIBE
SOLICITUD
BUSCA LA
OBRA
NO
SI
BUSCA O
INGRESA LOS
DATOS DEL
USUARIO
LE NOTIFICA QUE EL
PRSTAMO NO
PROCEDE
VERIFICA EL EDO.
DE CUENTA
SI
PROCEDE A
REALIZAR EL
PRSTAMO
INCLUYE EL N
DE
INVENTARIO
RECIBE LA OBRA EN
PRSTAMO
ENTREGA LA OBRA,
DOCUMENTO DE
IDENTIFICACIN Y LE
INDICA LA FECHA DE
VENCIMIENTO DEL
PRSTAMO
LIBRO PRESTADO
REVISADO POR:
BELKIS CORDERO
COORD. BIBBLIOTECA

PROCEDIMIENTOS
Pg. 1/2
Fecha: 11/03/2008
Cambio:00
PRO-VAC-BIB-001

1.0
PROPSITO:
Servicio de prstamo interno, que permite la consulta de libros dentro del recinto de
la biblioteca ,se establecen pautas para su prestacin.
2.0
ALCANCE:
PROCEDIMIENTO: ATENCIN DE USUARIO
Aplicable todos los usuarios que asistan a la biblioteca
3.0
4.0

ENTRADA
Usuarios
PROCEDIMIENTO:
1.- El usuario solicita la obra o tema a consultar
2.- El funcionario de la biblioteca busca la obra, si no esta notifica al usuario, si se encuentra, la
obra el usuario llena la ficha de prstamo en sala
3.-El usuario le entrega la ficha a el funcionario, con su documento de identificacin.
esta completa, el funcionario, revisa la obra, firma la ficha y la entrega al usuario.
5.- El funcionario archiva la ficha y el documento del usuario, en el fichero por orden alfabtico.
6.- El usuario consulta la obra
7.- El usuario entrega la obra consultada
8.-El funcionario verifica el estado de la obra, si no se encuentra en buen estado, notifica al
usuario y aplica sanciones, si esta en buen estado, coloca el sello devuelto a la ficha y entrega
documento de identificacin al usuario.
9.- El funcionario coloca el libro para ser intercalado en la estantera.
SALIDA
Libro Consultado
Usuario Atendido
5.0
DEFINICIONES:
6.0
REFERENCIAS:
3.1
Plan anual 2008
3.2

7.0
8.0
Pg. 2/2
Fecha: 11/03/2008
Cambio:00
PRO-VAC-BIB-001
REGISTROS:
3.3
REG-VAC-BIB-001.
3.4
REG-VAC-BIB-002
ANEXOS:
UBICACIN
DEL
CAMBIO/SECCIN/
FECHA
CAMBIO
PAG
DEL
N DEL CAMBIO

Pg. 1/2
Fecha: 11/03/2008
Cambio:00
PRO-VAC-BIB-002

PROCEDIMIENTO: PRESTAMO CIRCULANTE
1.0
PROPSITO:
2.0
ALCANCE:
Aplicable todos los usuarios internos que asistan a la biblioteca
3.0
4.0

ENTRADA
Usuarios
PROCEDIMIENTO
Servicio de prstamo circulante, que permite la consulta de libros fuera del recinto
de la biblioteca ,se establecen pautas para su prestacin.
SALIDA
Libros prestados
Usuarios atendidos
5.0
DEFINICIONES:
6.0
REFERENCIAS:
6.1
6.2
Plan anual 2002 de la Biblioteca.

7.0
8.0
Pg. 2/2
Fecha: 11/03/2008
Cambio:00
PRO-VAC-BIB-002
REGISTROS:
7.1
REG-VAC-BIB-002
7.2
REG-VAC-BIB-003
7.3
REG-VAC-BIB-004
ANEXOS:
UBICACIN
DEL
CAMBIO/SECCIN/
FECHA
CAMBIO
PAG
DEL
N DEL CAMBIO

Pg. 1/2
Fecha: 11/03/2008
Cambio:00
PRO-VAC-BIB-003
PROCEDIMIENTO: DEVOLUCIN DE LIBROS ( MANUAL)
1.0
PROPSITO:
Determinar los pasos a seguir para la devolucin de libros dado por

el servicio de Prstamo Circulante, se involucra en este procedimiento el personal
bibliotecario y el usuario.
2.0
3.0
ALCANCE:
4.0

ENTRADA
Usuarios
TRANSFORMACIN:
1.- El usuario devuelve la obra.

2.- El funcionario revisa el estado fsico de la obra, si se encuentra en buen estado procede a incluir
el nmero de inventario de la obra o el apellido y nombre del usuario en el campo establecido en la
base de datos, si la obra no se encuentra en buen estado el usuario tendr que dar cumplimiento a
lo establecido en el Reglamento de la biblioteca, en su artculo 31.
4.-El funcionario procede ha descargar el prstamo de la base de datos, si la(s) obra(s) entregadas
se encuentran dentro de los lmites de tiempo, el sistema har una sola operacin de devolucin, si
la(s) obra(s) son entregadas fuera del lapso establecido, el
sistema suspender automticamente al usuario del servicio de prstamo circulante de acuerdo a
lo establecido en el Reglamento de la biblioteca en el artculo 15, numeral 15.2.
5.-El Funcionario notifica al usuario de la suspensin y de los das que estar inactivo segn lo
establecido en el reglamento
SALIDA:
Libros devueltos

4.0
DEFINICIONES:
5.0
REFERENCIAS:
6.0
5.1
5.2
REGISTROS:
6.1
7.0
REG-VAC-BIB-007
ANEXOS:
UBICACIN
DEL
CAMBIO/SECCIN/
FECHA
CAMBIO
PAG
DEL
N DEL CAMBIO

Pg. 1/4
Fecha: 11/03/2008
Cambio:00
PRO-VAC-BIB-004
PROCEDIMIENTO: PROCESOS TECNICOS: CLASIFICACIN Y CATALOGACIN
1.0
PROPSITO:
2.0
Garantizar la adquisicin y organizacin tcnica de las colecciones bibliogrficas.

ALCANCE:
Aplicable a todos los libros que ingresen a la biblioteca
3.0
Unidad de Procesos Tcnicos
Proveedores
Docentes
4.0

ENTRADA
Libros
TRANSFORMACIN:
A.
SELECCIN DE LIBROS:
1.- Verificacin bianual de los programas sinpticos de las carreras dictadas en la UMC.
(REG-VAC-008), a los fines de actualizar la coleccin.
2.-Entrega de catlogos actualizados a los profesores para la seleccin de los materiales
para apoyar sus ctedras.
3.- Solicitud de materiales seleccionados y/o sugeridos por los profesores
4.- La Coordinacin solicita materiales solicitados a la Coordinacin de compras
SALIDA:
Libro seleccionado

B.
RECEPCIN DE LIBROS:
Pg. 2/4
Fecha: 11/03/2008
Cambio:00
PRO-VAC-BIB-004
7.- El Proveedor entrega los libros con su respectiva lista

8.- El Bibliotecario verifica la lista, si coincide con el material entregado, sella la factura con
el control perceptivo, si no concuerda la lista con el material entregado se informa a la
Unidad de Compras para que realice el reclamo correspondiente al Proveedor y haga las
correcciones pertinentes.
SALIDA: Factura revisada
C.
CLASIFICACIN Y CATALOGACIN:
9.- Al ingresar el libro a la biblioteca, este es revisado hoja por hoja para detectar cualquier
anomala que se pueda presentar, falta de hojas, pginas sueltas, mal encuadernado,
infectado, entre otros, si el material se encuentra en buen estado es pasado a ser sellado,
en la primera hoja, pagina N 15 y en los laterales por el lado de las pginas, si no esta en
buen estado se devuelve al proveedor.
10.- Una vez sellado, pasa a la asignacin del nmero de inventario consecutivo que
corresponda de acuerdo al libro de inventario REG-VAC-SER-006.
11.- El funcionario realiza la bsqueda del libro en la base de datos por autor, ttulo,
materia o/y ISBN, para verificar la existencia del libro en la base de datos, si se encuentra,
lo agrega a la existencia en el mdulo correspondiente y coloca la clasificacin que seala la
base de datos, en la portada del libro y lo pasa a trabajo mecnico ( etiqueta, protectores)
posteriormente es almacenado en la estantera, si no se encuentra en la base de datos,
debe ser procesado tcnicamente, asignndole la clasificacin, catalogacin y Cutter
correspondiente y posteriormente debe ser pasado al trabajo mecnico.

Pg. 3/4
Fecha: 11/03/2008
Cambio:00
PRO-VAC-BIB-004
12.-Posteriormente es ingresado a la base de datos, para lo cual se deben llenar los campos
que corresponda.
SALIDA
Libro procesado
6.0
DEFINICIONES:
Proveedor: Es el que hace entrega de los libros a la biblioteca, en calidad de vendedor,
donador o por cualquier otra razn que ingrese el libro a la biblioteca.
Catalogacin: Es el proceso por el cual se describen los elementos informativos que
permiten identificar un documento, as como establecer los puntos de acceso que
permitirn recuperarlo por el ttulo, autor o materia, que se conocen de antemano.
Clasificacin: La Clasificacin Decimal Universal es un sistema de clasificacin del
conocimiento que nace de la necesidad de ordenar y catalogar las obras en las bibliotecas.
Se utiliza para la identificacin, agrupacin y distribucin sistemtica de documentos o
cosas semejantes, con caractersticas comunes o sistema determinado y que pueden ser
con posterioridad diferenciales segn su tipologa fundamental.
La Clasificacin Decimal Universal es un sistema de clasificacin del conocimiento que nace
de la necesidad de ordenar y catalogar las obras en las bibliotecas.
Cutter: Clasificacin alfanumrica que se le asigna al libros considerando el autor de este.
Trabajo Mecnico: Es un proceso que consiste en la colocacin de la etiqueta del libro en
el lomo, colocacin de cdigo de barras y de informacin en lpiz grafito en la portada
relativa a: fecha de ingreso, costo y el nombre del proveedor
7.0
ANEXOS:

Pg. 4/4
Fecha: 11/03/2008
Cambio:00
PRO-VAC-BIB-004
8.0
9.0
REFERENCIAS:
8.1
Sistema Decimal Dewey .
8.2
Lista de Encabezamiento de Materias
REGISTROS:
REG-VAC-BIB-008: Libro de inventario

REG-VAC-BIB-006
10.0
ANEXOS:
UBICACIN
DEL
CAMBIO/SECCIN/
FECHA
CAMBIO
PAG
DEL
N DEL CAMBIO

Pg. 1/3
Fecha: 11/03/2008
Cambio:00
PRO-VAC-BIB-005
PROCEDIMIENTO: INVENTARIO DE COLECCIONES
1.0
PROPSITO:
El inventario de la coleccin de la biblioteca Cap./ Alt. Al Fuenmayor Ruiz, se debe realizar segn
el artculo 11 del Reglamento de este servicio una vez al ao durante el mes de julio, con cierre
parcial del servicio, El propsito es poder verificar la presencia del total de libros que componen el
fondo bibliogrfico de la biblioteca, esta tarea es primordial en toda la biblioteca, porque los
resultados que se desprenden de esta actividad permiten tomar las acciones preventivas y
correctivas para resguardar este patrimonio institucional y gestionar la informacin existente.
2.0
ALCANCE:
Aplicable todos los materiales bibliogrficos y no bibliogrficos que ingresen a la biblioteca
3.0 RESPONSABILIDAD DE AUTORIDAD:
4.0

ENTRADA
Libros
TRANSFORMACIN
1. Ordenar las fichas topogrficamente

2. Ordenar las estanteras
3. Verificar el estado de los libros, si existe libros deteriorados proceder a su desincorporacin,
utilizando FORMA:004-BIB
4. Intercalar fichas topogrficas en los libros que correspondiente
5. Iniciar trabajo cotejo de ficha con libro:
5. Colocar en el adverso de la ficha topogrfica la fecha
6. Verificar la existencia de la estantera con la existente en la ficha, si
hay diferencia marca con un clip la ficha, y seala en

Pg.2/3
Fecha: 11/03/2008
Cambio:00
PRO-VAC-BIB-005
N de ejemplar que no se encuentra en la estantera, si no la

hay coloca una V.
7. Verificar el nmero de inventario del libro Vs. el nmero asignado en la
ficha, si hay diferencia se debe corregir de manera inmediata el error,
por ltimo se debe remarcar el nmero de inventario con
bolgrafo negro sobre el libro.
8. Verificar si el libro se encuentra en prstamo, si esta extraviado por un

estudiante, colocar al lado del ejemplar extraviado p.c. si esta
extraviado por prstamo circulante y e si esta extraviado y actualizar
en la base de datos la existencia colocando una nota al ejemplar
extraviado su condicin. (Forma-007: Libros Extraviados)
6. Una vez finalizado el trabajo con las fichas proceda a:
6. Vaciar informacin de fichas marcadas con clip en formato de LIBROS
EXTRAVIADOS, llene los formatos organizados por materia, totalice,
no quite el clip a la ficha.
7. Posteriormente debe trabajar con el formato INVENTARIO, el cual se
trabajar tambin por rea, en este formato debe indicar en cada
recuadro el nmero de ejemplares que indica en cada ficha que existe
en existencia en estantera ( existencia real), para lo cual debe tomar
ficha por ficha, cada recuadro representa un ttulo
8. Totalice por reas del conocimiento.
(Coloque los totales por reas del conocimiento en el REGISTRO REG-VAC-BIB-006.)
9.
Totalice los libros desincorporados en la FORMA:004-BIB, en REGVAC-BIB-005
5.0
DEFINICIONES:
Ficha topogrfica: Es el documento fsico que contiene informacin normalizada del material
ingresado (datos bibliogrficos, fecha de ingreso, N de inventario e informacin relativa a la
existencia en ejemplares del material).
PRODUCTO.
Informe de inventario de coleccin bibliogrfica

6.0
7.0
Pg. 3/3
Fecha: 11/03/2008
Cambio:00
PRO-VAC-BIB-005
REFERENCIAS:
3.5
Reglamento de la Biblioteca Al Fuenmayor Ruiz
3.6
Polticas de desarrollo de colecciones de la UMC
3.7
Estndares nacionales para realizar inventario. (Biblioteca Nacional de Venezuela)
REGISTROS:
REG-VAC-BIB-005: Inventario de coleccin bibliogrfica desincorporada
REG-VAC-BIB-006: Inventario de coleccin bibliogrfica.
UBICACIN
DEL
CAMBIO/SECCIN/
FECHA
CAMBIO
PAG
DEL
N DEL CAMBIO

Pg. 1/2
Fecha: 11/03/2008
Cambio:00
PRO-VAC-BIB-006
PROCEDIMIENTO: DEVOLUCIN DE LIBROS AUTOMATIZADO
1.0
PROPSITO:
Determinar los pasos a seguir para la devolucin de libros dado por

el servicio de Prstamo Circulante, se involucra en este procedimiento el personal
bibliotecario y el usuario.
2.0
3.0
ALCANCE:
4.0

ENTRADA
Usuarios
TRANSFORMACIN:
1.- El usuario devuelve la obra.

2.- El funcionario revisa el estado fsico de la obra, si se encuentra en buen estado procede a incluir
el nmero de inventario de la obra o el apellido y nombre del usuario en el campo establecido en la
base de datos, si la obra no se encuentra en buen estado el usuario tendr que dar cumplimiento a
lo establecido en el Reglamento de la biblioteca, en su artculo 31.
4.-El funcionario procede ha descargar el prstamo de la base de datos, si la(s) obra(s) entregadas
se encuentran dentro de los lmites de tiempo, el sistema har una sola operacin de devolucin, si
la(s) obra(s) son entregadas fuera del lapso establecido, el

Pg. 2/2
Fecha: 11/03/2008
Cambio:00
PRO-VAC-BIB-006
sistema suspender automticamente al usuario del servicio de prstamo circulante de acuerdo a
lo establecido en el Reglamento de la biblioteca en el artculo 15, numeral 15.2.
5.-El Funcionario notifica al usuario de la suspensin y de los das que estar inactivo segn lo
establecido en el reglamento
SALIDA:
Libros devueltos
5.0
DEFINICIONES:
6.0
REFERENCIAS:
6.1
7.0
REGISTROS:
7.1
8.0
Reporte de la base de datos de libros devueltos diariamente
ANEXOS:
UBICACIN
DEL
CAMBIO/SECCIN/
FECHA
CAMBIO
PAG
DEL
N DEL CAMBIO

Pg. 1/2
Fecha: 11/03/2008
Cambio:00
PRO-VAC-BIB-007
PROCEDIMIENTO: PROCESO PRESTAMO EN SALA (AUTOMATIZADO)
2.0
PROPSITO:
El proceso de Prstamo en sala es el que permite a los usuarios tanto internos como externos
la consulta de libros dentro del recinto de la biblioteca de manera automatizada.
3.0
ALCANCE:
Aplicable solo a los usuarios que asistan a la sala de consulta de la UMC
4.0
Usuarios
5.0

ENTRADA
Usuarios
TRANSFORMACIN

3.-El funcionario verifica el estado de cuenta del usuario, si esta solvente, procede a realizar el
prstamo, si no esta solvente, le notifica al usuario, que el prstamo no procede.
libro en el campo especificado para tal fin.
6.- El usuario realiza la consulta y devuelve la(s) obra(s)
identificacin.
SALIDA
Libros prestados
Usuarios atendidos

6.0
DEFINICIONES:
7.0
REFERENCIAS:
7.1
Pg. 2/2
Fecha: 11/03/2008
Cambio:00
PRO-VAC-BIB-007
8.0
REGISTROS:
7.1 Registros del mdulo de estadstica de prstamo (base de datos), reportes diarios,
semanales y mensuales de obras consultadas y usuarios atendidos.
9.0
ANEXOS:
UBICACIN
DEL
CAMBIO/SECCIN/
FECHA
CAMBIO
PAG
DEL
N DEL CAMBIO

Pg. 1/2
Fecha: 11/03/2008
Cambio:00
PRO-VAC-BIB-008
PROCEDIMIENTO: PRESTAMO CIRCULANTE (AUTOMATIZADO)
1.0
PROPSITO:
El proceso de Prstamo Circulante es el que permite a los usuarios internos la consulta de libros
fuera del recinto de la biblioteca de manera automatizada, que no estn sujeto a las
restricciones establecidas en el Reglamento de la Biblioteca.
2.0
3.0
ALCANCE:
Aplicable solo a los usuarios internos de la UMC
4.0

ENTRADA
Usuarios
TRANSFORMACIN
1.- El usuario solicita la obra para prstamo circulante

solicita el carnet al usuario e incluye el nmero de C.I. o apellido y nombre del usuario en el
sistema.
3.-El funcionario verifica el estado de cuenta del usuario, si esta solvente y su lmite de prstamo
lo permite (segn Reglamento, art. 15, ordinal 15.2) procede a realizar el prstamo, si no esta
solvente o su lmite de prstamo se encuentra en el mximo de obras a prestar, le notifica al
usuario, que el prstamo no procede.
libro en el campo especificado para tal fin
5.- El funcionario entrega la obra al usuario y le indica la fecha de vencimiento del
prstamo.

Pg. 1/2
Fecha: 11/03/2008
Cambio:00
PRO-VAC-BIB-008
SALIDA
Libros prestados
Usuarios atendidos
5.0
DEFINICIONES:
6.0
REFERENCIAS:
7.0
9.1
9.2
REGISTROS:
7.1 Registros del mdulo de estadstica de prstamo (base de datos), reportes diarios de
obras consultadas y usuarios atendidos.
8.0
ANEXOS:
UBICACIN
DEL
CAMBIO/SECCIN/
FECHA
CAMBIO
PAG
DEL
N DEL CAMBIO

BIBLIOTECA JOS S. MOROS PARADA
2008

Pg.: 1/1
Fecha: 11/03/08
Cambio: 00
PRO-REC-CAL-001
FORMA 001-CAL
CODIGO DEL
NOMBRE
DOCUMENTO
DEL
DOCUMENT
O
PRO-VAC-INV-
SELECCIN
BIB-001
DE LIBROS
PRO-VAC-INVBIB-002
PROCESOS
PRO-VAC-INV-
TECNICOS
CLASIFICACI
NY
CATALOGACI
N
PRESTAMO
INTERNO
FECHA DE
NO. DE
FECHA DE
RESPONSAB
USUARIO
UBICACIN
CONTROLAD
PUBLICACIO
N
CAMBIO
CAMBIO
LE DE
APROBACIO
N
DEL
DOCUMENTO
FISICA DEL
DOCUMENTO
O
NO
CONTROLAD
O (NC)
-----------------
---------------
SUPERVISIN
FUNCIONARIO
SUPERVISIN
---
----
DE
BIBLIOTECA
S DE LA
BIBLIOTECA
DE
BIBLIOTECA
2002
2002
SUPERVISIN
DE
BIBLIOTECA
FUNCIONARIO
S DE LA
BIBLIOTECA
SUPERVISIN
DE
BIBLIOTECA
2002
SUPERVISIN
DE
BIBLIOTECA
USUARIOSL
DE LA
BIBLIOTECA
SUPERVISIN
DE
BIBLIOTECA
2002
SUPERVISIN
DE
BIBLIOTECA
USUARIOS DE
LA
BIBLIOTECA
SUPERVISIN
DE
BIBLIOTECA
BIB-003
PRO-VAC-INV-
PRESTAMO
CIRCULANTE
BIB-004

Pg.: 1/1
Fecha: 11/03/08
Cambio: 00
PRO-REC-CAL-001
FORMA 001-CAL
LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS-PROCESOS
CODIGO DEL
DOCUMENTO
NOMBRE
DEL
DOCUMENT
O
PSO-VAC-INV-
SELECCIN
BIB-001
DE LIBROS
PSO-VAC-INVBIB-002
CLASIFICACI
PSO-VAC-INV-
NY
CATALOGACI
N
PRSTAMO
EN SALA
FECHA DE
NO. DE
FECHA DE
RESPONSAB
USUARIO
UBICACIN
CONTROLAD
PUBLICACIO
N
CAMBIO
CAMBIO
LE DE
APROBACIO
N
DEL
DOCUMENTO
FISICA DEL
DOCUMENTO
O
NO
CONTROLAD
O (NC)
-----------------
---------------
SUPERVISIN
SUPERVISIN
SUPERVISIN
---
----
DE
BIBLIOTECA
DE
BIBLIOTECA
DE
BIBLIOTECA
2002
SUPERVISIN
DE
BIBLIOTECA
SUPERVISIN
DE
BIBLIOTECA
SUPERVISIN
DE
BIBLIOTECA
JUNIO-2002
SUPERVISIN
DE
BIBLIOTECA
SUPERVISIN
DE
BIBLIOTECA
SUPERVISIN
DE
BIBLIOTECA
-2001
SUPERVISIN
DE
BIBLIOTECA
SUPERVISIN
DE
BIBLIOTECA
SUPERVISIN
DE
BIBLIOTECA
2002
BIB-003
PSO-VAC-INV-
PRESTAMO
CIRCULANTE
BIB-004

Fecha: 11/03/08
Cambio: 00
PRO-REC-CAL-001
FORMA 001-CAL
LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS-REGISTROS
FECHA DE
NO. DE
FECHA DE
RESPONSAB
USUARIO
UBICACIN
CONTROLAD
DEL
DOCUMENT
O
PUBLICACIO
N
CAMBIO
CAMBIO
LE DE
APROBACIO
N
DEL
DOCUMENTO
FISICA DEL
DOCUMENTO
O
NO
CONTROLAD
O (NC)
REG-VAC-INV-
ESTADISTICA
ENERO- 2002 -----------------
---------------
SUPERVISIN
PERSONAL
SUPERVISIN
BIB-001
S PRESTAMO
INTERNO
----
DE
BIBLIOTECA
DE LA
BIBLIOTECA
DE LA
BIBLIOTECA
CODIGO DEL
DOCUMENTO
REG-VAC-INVBIB-002
NOMBRE
ESTADISTICA
---
ENERO -2002
S PRSTAMO
CIRCULANTE
SUPERVISIN
DE
BIBLIOTECA
PERSONAL
DE LA
BIBLIOTECA
SUPERVISIN
DE LA
BIBLIOTECA

PROCESOS

PSO-VAC-INV-BIB-001
PROCESO DE SELECCIN DE LIBROS

ENTRADA
PROVEEDOR
INICIO
LIBROS/CATALOGOS
TRANSFORMACIN
BIBLIOTECA
SALIDA
COORDINADOR DOCENTE
DOCENTES
DIR. POSTGRADO
RECEPCIN
DE CATALOGO
Y/O
MUESTRAS
ENTREGA CATALOGOS Y
MUESTRAS A DOCENTES
RECIBE
CATALOGOS Y
MUESTRAS A
COORDINADOR
NOTIFICA
RECIBE
SOLICITUD
LLENA
RECIBE
SOLICITUD
RECIBE CATALOGOS
Y MUESTRAS
NO
SELECCIONA
OBRAS
SI
LLENA LA
SOLICITUD
FORMA:001BIB(INV.)
ENTREGA
SOLICITUD
CONSOLIDA
REQUISICIN
REVISADO POR:
REQUISICIN
DE MATERIAL
A
ADMINISTRAC
IN DE
POSTGRADO

PSO-VAC-INV-BIB-002
PROCESO CLASIFICACIN Y CATALOGACIN

ENTRADA
TRANSFORMACIN
BIBLIOTECA
SALIDA
INICIO
LIBROS
SE ASIGNA NDE
INVENTARIO
BUSQUEDA
EN BASE DE
DATOS
SE CATALOGA
NO
SI
SE AGREGA A
LA
EXISTENCIA
SE CLASIFICA
B.D
SE INGRESA
ELABORA
ETIQUETA
ACTIVIDAD
LIBRO
MECANICA
SE PASA A
ESTANTERA
REVISADO POR
REG-VAC-BIB-005
PROCESADO

PROCESOS PRSTAMO EN SALA
ENTRADA/USUARIO TRANSFORMACIN
BIBLIOTECARIO
PSO-VAC-INV-BIB- 003
SALIDA
INICIO
USUARIO GUARDA
SUS
PERTENENCIAS
SE DIRIGE A LA
ESTANTERA
BUSCA LA
OBRA
NO
SOLICITA
ORIENTACIN
SI
CONSULTA LA
OBRA
SI
REALIZA LA
BUSQUEDA
NO
REMITE AL
USUARIO A OTRO
SERVICIO
DEVUELVE LA
OBRA AL SITIO
INDICADO
RETIRA
PERTENENCIAS
REG-VAC-BIB-001
CONTABILIZA
OBRAS
CONSULTADAS
(REG-VAC-INV-BIB001)
INTERCALA
OBRAS EN
ESTANTERIA
LIBRO
CONSULTADO
REVISADO POR:
ROSACARMEN FARIAS

PROCESOS PRSTAMO CIRCULANTE PSO-VAC-INV-BIB- 004

ENTRADA/USUARIO
INICIO
TRANSFORMACIN
BIBLIOTECARIO
SALIDA
USUARIO TOMA
LA OBRA DE LA
ESTANTERIA
LLENA FICHA (FORMA:002)
VERIFICA
SI
LISTA DE
MOROSOS Y
LLENA FICHA CON

DE PRESTAMO
NO
NOTIFICA
INTERCALA
FICHA DE
PRESTAMO
LIBRO PRESTADO
ENTREGA LA
OBRA AL
USUARIO
REVISADO POR:
ROSACARMEN FARIAS

PROCEDIMIENTOS

Pg. 1/2
Fecha: 11/03/2008
Cambio:00
PRO-VAC-INV-BIB-001
1.0 PROPSITO:
Permite decidir el tipo de material que conformar la coleccin de la Biblioteca
de acuerdo a las necesidades de informacin de la comunidad universitaria, con la participacin
de docentes, alumnos y bibliotecarios
2.0 ALCANCE:
Aplicable todos los libros que ingresen a la biblioteca
3.0 RESPONSABILIDAD DE AUTORIDAD:
Supervisin de Biblioteca
Directores de Escuelas
Docentes
4.0 DESCRIPCIN DEL PROCESO:
ENTRADA
Libros y catalogo
TRANSFORMACIN
1.- Coordinacin de Biblioteca recibe los catlogos y muestras de libros de los proveedores
2.- Coordinacin de Biblioteca entrega los catlogos y muestras de libros a los Coordinadores
y Directores de Escuela
3.- Coordinadores y Directores de Escuela reciben los catlogos y muestras de los libros de
acuerdo a su rea
4.- Coordinadores y Directores de Escuela entregan los catlogos y muestras a los docentes
Con su respectiva forma:001-BIB(INV)
5.- Docentes reciben los catlogos y muestran, si hay libros de su inters en los catlogos o
muestras para su ctedra o requiere alguna otra obra independiente de lo entregado, llena la
FORMA:001-BIB(INV), si no existen libros de su inters lo notifica a su Coordinador o Director
de escuela.
6.- Directores de Escuela y/o Coordinadores docentes avalan la solicitud (FORMA:005-BIB), la sellan
y la entregan a la Coordinacin de Biblioteca, adicionalmente deben enviar copia digital de la
solicitud
7.- Coordinacin de Biblioteca procesa la solicitud ante la Unidad de Compra

Pg. 2/2
Fecha: 11/03/2008
Cambio:00
PRO-VAC-INV-BIB-001
SALIDA
Libro solicitado: Requisicin Servicios Generales
5.0 DEFINICIONES:
6.0 REFERENCIAS:
7.0 REGISTROS:
8.0 ANEXOS:
9.0
UBICACIN DEL
CAMBIO/SECCIN/
FECHA
CAMBIO
PAG
DEL
N DEL CAMBIO

1.0
PROPSITO:
Pg. 1/2
Fecha: 11/03/2008
Cambio:00
PRO-VAC-INV-BIB-002
Organizar los libros para su fcil almacenamiento, recuperacin y controlar el ingreso de estos
a la biblioteca
2.0
3.0
4.0
ALCANCE:
Aplicable todos los libros que ingresen a la biblioteca
Supervisin de la Biblioteca
ENTRADA
Libros
TRANSFORMACIN
1.- El funcionario de la biblioteca le asigna el nmero de inventario acorde con nmero

consecutivo que corresponda de acuerdo al libro de inventario
2.-El funcionario realiza la bsqueda del libro en la base de datos por autor, ttulo, materia o/y
ISBN
3.-El funcionario verifica la existencia del libro en la base de datos, si se encuentra, agrega a
existencia en el mdulo correspondiente y coloca la clasificacin correspondiente en la
portada del libro y lo pasa a trabajo mecnico ( etiqueta, protectores) y pasa a estantera, si no
lo pasa a catalogacin y clasificacin, para su posterior ingreso a la base de datos
4.- El funcionario elabora etiqueta y lo pasa a actividad mecnica
5.- El funcionario copia la clasificacin con lpiz grafito en la portada del libro, le pega el
protector al lomo y/o a la etiqueta segn lo requiera el caso y lo intercala en estantera
5.0
DEFINICIONES: Clasificacin de libros: es la tarea que se realiza para asignarle la
signatura topogrfica a los libros, segn el Sistema Decimal DEWEY. que nos permite ubicar el
material en estantera.
Catalogacin de Libro: es la descripcin fsica del libro, de acuerdo a las Reglas
Angloamericanas de catalogacin.

Pg. 2/2
Fecha: 11/03/2008
Cambio:00
PRO-VAC-INV-BIB-002
Actividad mecnica del libro: se refiere al trabajo que se realiza al libro despus de sus clasificacin
y catalogacin (etiquetado, sellado, colocacin de clasificacin en la portada a lpiz , etc.)
5.0
REFERENCIAS: Sistema Decimal Dewey, Reglas Angloamericanas de Catalogacin 2, Lista
de encabezamiento de materias para bibliotecas, Tabla de Cutter
PRODUCTO.
Libro procesado
6.0
REGISTROS
7.0
ANEXOS:
8.0
UBICACIN DEL
CAMBIO/SECCIN/
FECHA
CAMBIO
PAG
DEL
N DEL CAMBIO

Pg. 1/2
Fecha: 11/03/2008
Cambio:00
PRO-VAC-INV-BIB-003
1.0
PROPSITO:
2.0
ALCANCE:
Aplicable todos los usuarios que asistan a la biblioteca
3.0
Comunidad universitaria
4.0

ENTRADA
Usuarios
TRANSFORMACIN
1.- El usuario guarda sus pertenencias en el sitio establecido

2.- Se dirige a la estantera.
3.- Busca la obra, si se encuentra realiza su consulta y posteriormente ubica el libro(s) en el sitio
sealado, retira sus pertenencias.
4.- Si no encuentra el libro, solicita orientacin al referencista, quin le orientar en la bsqueda
con otras alternativas.
5.- El bibliotecario contabiliza las obras consultadas en el REG-VAC-INV-BIB-001
6.- El bibliotecario intercala libro en la estantera
SALIDA
Libro consultado
5.0
DEFINICIONES:

6.0
REFERENCIAS:
7.0
REGISTROS:
REG-VAC-INV-BIB-001
8.0
ANEXOS:
Pg. 2/2
Fecha: 11/03/2008
Cambio:00
PRO-VAC-INV-BIB-003
UBICACIN DEL
CAMBIO/SECCIN/
FECHA
CAMBIO
PAG
DEL
N DEL CAMBIO

1.0
PROPSITO:
Pg. 1/2
Fecha: 11/03/2008
Cambio:00
PRO-VAC-INV-BIB-003
El proceso de Prstamo Circulante es el que permite a los usuarios internos la consulta de

libros fuera del recinto de la biblioteca, que no estn sujeto a las restricciones establecidas en el
Reglamento de la Biblioteca.
2.0
ALCANCE:
3.0
Comunidad universitaria
4.0

ENTRADA
Usuarios
TRANSFORMACIN
1.-El usuario toma la obra de la estantera

2.- Llena la ficha de bolsillo del libro (FORMA: 002-BIB(INV))
3.- El bibliotecario verifica la lista de morosos, si no esta en la lista le entrega el libro y archiva la
ficha
4.- Si el usuario esta moroso, se le notifica que no puede hacer uso del servicio y se le indica
cuando puede hacerlo de acuerdo a los das de suspensin
SALIDA
Libro prestado
5.0
DEFINICIONES:
6.0
REFERENCIAS:
7.0
REGISTROS:
REG-VAC-INV-BIB-002

8.0
ANEXOS:
10.0
UBICACIN DEL
CAMBIO/SECCIN/
FECHA
CAMBIO
PAG
DEL
N DEL CAMBIO

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MANUAL DE GESTIN OPERATIVO DEL

MANUAL OPERATIVO DE LA COORDINACIN DE BIBLIOTECA

MANUAL OPERATIVO DE LA BIBLIOTECA AL FUENMAYOR RUIZ

MANUAL DE GESTIN OPERATIVO DEL

Fecha: Marzo 2008

Lic. Belkis Cordero

MANUAL OPERATIVO DE LA BIBLIOTECA AL FUENMAYOR RUIZ

MANUAL DE GESTIN OPERATIVO DEL

Fecha: Marzo 2008

MANUAL OPERATIVO DE LA BIBLIOTECA AL FUENMAYOR RUIZ

MANUAL DE GESTIN OPERATIVO DEL

EMISIN DEL MANUAL OPERATIVO:

Lic. Belkis Cordero

Prof. Vctor Molina

MANUAL DE GESTIN OPERATIVO DEL

Desarrollar de manera permanente programas de formacin de usuarios

FUNCIONAMIENTO DE LA COORDINACIN DE BIBLIOTECA:

Dirige y coordina las actividades tcnicas y administrativas de las Unidades de

Supervisa las tareas del personal a su cargo.

Coordina el inventario general de los bienes de la Biblioteca o Centro de Informacin y

MANUAL OPERATIVO DE LA BIBLIOTECA AL FUENMAYOR RUIZ

MANUAL DE GESTIN OPERATIVO DEL

Evala al personal a su cargo.

Promueve programas de Adiestramiento para el Personal a su cargo.

Coordina y supervisa la elaboracin tcnica de catlogos, ndices bibliogrficos,

Determina los sistemas y polticas para la ejecucin de los procesos tcnicos y

Elabora y modifica los estatutos y reglamentos manuales de sistemas y procedimientos

Mantiene contacto con Bibliotecas y/o Centro de Informacin y Documentacin a nivel

Determina sistemas y polticas para la coleccin bibliogrfica.

Prepara el proyecto de presupuesto anual.

Elabora informes peridicos de las actividades realizadas.

Unidad de Procesos Tcnicos:

Se encarga de organizar, normalizar y realizar el procesamiento tcnico del material

Unidad de Atencin al Usuario:

MANUAL OPERATIVO DE LA BIBLIOTECA AL FUENMAYOR RUIZ

MANUAL DE GESTIN OPERATIVO DEL

Participar en la realizacin del inventario general de la biblioteca.

FUNCIONES DEL PERSONAL DE LA COORDINACIN DE BIBLIOTECA:

Orienta a los usuarios en el manejo y uso de las fuentes de informacin.

Supervisa las tareas del personal a su cargo.

Coordina el inventario general de los bienes de la Biblioteca o Centro de Informacin y

Evala al personal a su cargo.

Califica al personal a su cargo.

Promueve programas de Adiestramiento para el Personal a su cargo.

Elabora el proyecto de necesidades de la Biblioteca y/o Centro de Informacin y

Coordina y supervisa la elaboracin tcnica de anuncios, catlogos, ndices bibliogrficos,

Determina los sistemas y polticas para la ejecucin de los procesos tcnicos y

Elabora y modifica los estatutos y reglamentos manuales de sistemas y procedimientos de

Mantiene contacto con Bibliotecas y/o Centro de Informacin y Documentacin a nivel

Vela por el cumplimiento de los estatutos y reglamentos vigentes.

MANUAL OPERATIVO DE LA BIBLIOTECA AL FUENMAYOR RUIZ

MANUAL DE GESTIN OPERATIVO DEL

Atiende consultas de carcter tcnico.

Disea programas tcnicos de orientacin al pblico, respecto al contenido del material

Participa con trabajos editados por la Biblioteca, en eventos nacionales e internacionales,

Decide la adquisicin de material bibliogrfico y equipo para la Biblioteca y/o Centro de

Determina sistemas y polticas para la coleccin bibliogrfica.

Prepara el proyecto de presupuesto anual.

Administra los recursos financieros generados y asignados a la Biblioteca y/o Centro de

Elabora la memoria y cuenta de la unidad a su cargo.

Opera el microcomputador para accesar informacin.

Realiza bsquedas bibliogrficas en base de datos, manuales y automatizadas, nacionales e

Evala al personal a su cargo.