EJERCICIO 7 CAPITULO 4 - SISTEMATIZACIN

Competencias:
Comprender las fuerzas que impulsan un cambio en un proceso
administrativo
Describir y diferenciar las etapas al llevar a cabo una
sistematizacin

INSTRUCCIONES Y ENUNCIADOS DEL EJERCICIO:

En algunos departamentos de servicio al cliente se da una serie de errores
comunes que se cometen al sistematizar determinado proceso de dicho
departamento. A continuacin se identifican 5 de los errores tpicos que se
cometen con ms frecuencia en los departamentos de servicio al cliente.
Despus de haber ledo la informacin complete la tercera columna con dos
acciones para evitar que se cometan dichos errores. Tome en cuenta lo
estudiado en este captulo.

ERROR
Carecer de un plan

Se busca un sistema de
talla nica

No se documenta
proceso

el

DEFINICION
Al sistematizar procesos
dentro
de
un
departamento
de
atencin al cliente se
desconoce que se est
sistematizando, porque,
y hacia donde llevara
dicho proceso.
Se consideran paquetes
ya
elaborados
de
software que apoyen la
sistematizacin
del
proceso
del
departamento
de
atencin al cliente, sin
considerar si se ajusta a
la
empresa,
sin
adaptarlo
a
las
particularidades,
su
visin
y
sus
necesidades.
Se
cuenta
con
un
sistema que apoya al

SOLUCION
Definir
objetos
concretos.
Crear
un
reglamento.

Crear un nuevo paquete

analizarlo si es apto y va
acorde con lo que la
empresa trabaja para
que las personas que en
dado momento formaran
parte de dicha empresa
puedan
adaptarse
y
desenvolverse
fcilmente
y
entendiendo
lo que
realmente
sern
sus
actividades.
Implementar y elaborar
un documento donde se

La
falta
implementacin

Dejando
fuera
cuantificacin

de

la

departamento
de
atencin al cliente, que
se ha desarrollado con el
tiempo, y que funciona
bastante bien porque las
personas lo han estado
haciendo de esa forma
durante mucho tiempo.
Sin
embargo,
dicho
proceso
no
est
documentado.
Se detiene o no se
concluye
la
implementacin
o
ejecucin de proceso de
sistematizacin para el
departamento
de
atencin al cliente. La
documentacin por s
sola no es suficiente.

No se tiene claramente
definidos
y
cuantificables
los
resultados
que
se
esperan
de
la
sistematizacin de los
procesos
del
departamento
de
atencin al cliente. La
evaluacin de sistemas
es un esencial. Sin esta
informacin se hace casi
imposible
llevarla
a
cabo.

haga constar que dicho

sistema est plasmado
en papel,
ya sea
individual o incluirlo en
un reglamento interno.
Para
que
sea
ms
factible consultarlo a la
hora de surgir cualquier
duda.

Con el pasar del tiempo

ir
contratando
a
personal
capacitado
para
que
vayan
surgiendo las nuevas
ideas e ir implementado
nuevos procesos para
que poco a poco la
sistematizacin
de
procesos vaya creciendo
e irlo reflejando a todos
los clientes.
Se tiene que llevar a
cabo
un
tiempo
estimado para lograr los
resultados tomando en
cuenta hacerlo en un
tiempo prudencial.