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ADMINISTRACIN DE RIESGOS
Versin: 2
Fecha: 2013-06-27
Cdigo: SGC-PRO-011
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ADMINISTRACIN DE RIESGOS
ORIGINAL
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PROCEDIMIENTO
ADMINISTRACIN DE RIESGOS
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TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. ABREVIATURAS/ DEFINICIONES
4. CONTENIDO
11
13
13
5. RESPONSABILIDADES
15
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
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PROCEDIMIENTO
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1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos generales que permitan identificar, analizar, valorar y manejar
eventos que puedan interferir con el logro de los objetivos y resultados institucionales.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para el Sistema Integral de Gestin y Organismos Evaluadores
de la Conformidad que sean usuarios del sistema.
3. ABREVIATURAS / DEFINICIONES
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c) CONTROL DEL RIESGO: Es toda accin que tiende a prevenir o mitigar los
riesgos, significa analizar el desempeo de los procesos, evidenciando posibles
desviaciones frente al resultado esperado. Los controles proporcionan un modelo
operacional de seguridad razonable en el logro de los objetivos.
d) GESTIN DE RIESGO: Es el proceso que comprende el establecimiento y
aplicacin de las polticas, procedimientos, metodologa e instrumentos que
permiten brindar una seguridad razonable para controlar y responder a los
acontecimientos potenciales, que puedan afectar los objetivos y resultados
institucionales
e) ASPECTOS AMBIENTAL: Entorno en el cual opera la Universidad, incluyendo el
aire, agua, suelo, recursos naturales, flora, fauna, seres humanos y sus
interrelaciones.
f) IMPACTOS AMBIENTALES: Cualquier cambio en el medio ambiente ya sea
adverso o beneficioso, como resultado total o parcial de los aspectos ambientales
de la Universidad.
g) EFECTIVIDAD DEL CONTROL: Se refiere a que la aplicacin del control puede
dar como resultado la prevencin o mitigacin del riesgo.
h) APLICACIN DEL CONTROL Emplear o poner en prctica un control con el
propsito de que no se materialice el riesgo. No implica que el control sea efectivo
para la prevencin o mitigacin del riesgo.
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4. CONTENIDO
4.1.1 Revisin
El Equipo de Gestin de Riesgos revisa anualmente la poltica y la metodologa para la
administracin de riesgos, identificando los ajustes que sean necesarios y propone la
estrategia de socializacin de la metodologa.
al Vicerrector
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Los procesos administrativos, envan copia electrnica del Plan de Manejo de Riesgos
diligenciado a la Oficina de Gestin de la Calidad.
4.2.1
Mapa de Riesgos
A. Identificacin
1) Establecimiento de Contexto: En el anlisis del contexto se determinan los factores
internos y externos, con los cuales se clasificaran las causas de los riesgos, as:
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Factores internos
Talento Humano: Se refiere al conjunto de actitudes, comportamientos, formacin,
educacin, habilidades y experiencia de los funcionarios para el desempeo de su
labor y la prestacin del servicio.
Sistemas de Informacin: Se refiere al conjunto de software y hardware en los
cuales se procesan datos que generan informacin requerida para la prestacin del
servicio.
Recursos Financieros: Se refiere a los recursos monetarios propios, asignados y
disponibles, que permiten el funcionamiento del proceso en pro del cumplimiento de
la misin institucional.
Procedimientos y reglamentacin: Se refiere a la descripcin especfica de tareas y
actividades realizadas en el proceso, as como las polticas, los acuerdos y
resoluciones internas que afecten el alcance de los objetivos.
Infraestructura: Se refiere a los edificios, espacios de trabajo y servicios asociados
como el transporte, que afectan la prestacin del servicio.
Comunicacin: Se refiere a los componentes que orientan la difusin de polticas y
la informacin generada al interior de la Universidad.
Salud Ocupacional: Se refiere los medios y condiciones para preservar y proteger la
integridad de los funcionarios en el trabajo.
Factores externos
Econmicos: Se refiere al comportamiento del mercado, flujo de dinero y servicios
nacionales.
Socioculturales: Se refiere a las condiciones que afectan el modo de vivir y el medio
en que se desarrollan las personas y funciona la institucin.
Orden Pblico: Se refiere a las alteraciones de las normas y principios de
convivencia que son de cumplimiento incondicional y que rigen a la Universidad.
Legal y normativo: Se refiere a las leyes, polticas pblicas y normas que rigen y
pueden afectar el funcionamiento de la institucin.
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B. Anlisis
Los riesgos identificados se analizan de acuerdo a su probabilidad (ALTA MEDIA
BAJA) e impacto (ALTO MEDIO BAJO), para ello se deber individualizar la escala
de calificacin para cada uno de los riesgos basado en la experticia, informacin objetiva
y/o datos histricos.
Para realizar el anlisis se cruza la probabilidad con el impacto en la matriz de priorizacin
inicial. (Ver SGC-INT-011-01)
C. Valoracin
Los riesgos se valoran de acuerdo a los controles existentes, los cuales se pueden
clasificar en:
Control de direccin: permite crear guas para el cumplimiento de los resultados.
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Para lograr la valoracin de los riesgos, se cruza la evaluacin del control con la
priorizacin inicial de riesgos en la matriz de vulnerabilidad. (Ver SGC-INT-011-01)
D. Manejo de riesgo
De acuerdo a la matriz de vulnerabilidad se define el nivel de exposicin del riesgo
(GRAVE, MODERADO, LEVE), con lo cual se determina el tratamiento para el riesgo:
Evitar: Implementar acciones direccionadas a prevenir la materializacin del riesgo.
Reducir: Implementar acciones orientadas a disminuir la probabilidad y el impacto del
riesgo.
Transferir: Implementar acciones que permitan traspasar las prdidas a una entidad
externa.
Compartir: Implementar acciones que permitan la cooperacin entre los procesos.
Asumir: Aceptar el riesgo.
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Acciones Preventivas
4.2.3
Plan de mitigacin
Se formula el Plan de Mitigacin para los Riesgos con nivel de exposicin grave en el
formato (SGC-FOR-011-02), siguiendo lo establecido en el instructivo (SGC-INT-011-01).
4.3.1
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Riesgo Institucional
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revisin.
La Oficina de Control Interno, publica en la pgina Web del MECI (Modelo Estndar de
Control Interno), el Plan de Manejo de Riesgo Institucional - Procesos Administrativos.
4.3.2
El Jefe de Planeacin junto con los responsables de los objetivos institucionales, elaboran
el Plan de Manejo de Riesgo institucional - Contexto Estratgico, el cual contempla los
riesgos que afectan el cumplimiento de los objetivos del PDI.
El Jefe de Planeacin presenta ante el Comit de Coordinacin del SIG Estrategias, el
Plan de Manejo de Riesgo institucional - Contexto Estratgico.
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Una vez aprobada la poltica ser publicada en la pgina web del MECI (Modelo Estndar
de Control Interno) de la Universidad.
4.5.1
Procesos Administrativos
Los Jefes de los procesos hacen seguimiento y evalan por lo menos una vez al ao sus
mapas de riesgos con el fin de garantizar su pertinencia, control y actualizacin; para ello
verifican los riesgos, la efectividad de los controles y la implementacin de las acciones de
tratamiento planteadas. La revisin se registra en Seguimiento a Mapa de Riesgos (SGCFOR-011-03).
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4.5.2
Los Directores hacen seguimiento y evalan por lo menos una vez al ao sus mapas de
riesgos con el fin de garantizar su pertinencia, control y actualizacin; presentan ante el
Comit Tcnico, el Plan de Manejo de Riesgos.
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Los auditores internos de calidad deben incluir en sus auditoras, revisiones respecto a los
planes de manejo de riesgo establecidos.
5. RESPONSABILIDADES.
RESPONSABLE
RESPONSABILIDADES
Vicerrector
Administrativo
Jefe
Planeacin
Contexto Estratgico.
Comit
de Aprobar la poltica
Coordinacin
del riesgos.
Sistema
de
Gestin
Institucional.
Control Interno
Oficina de Gestin Realizar la divulgacin de la metodologa.
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de Calidad
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Usuarios
de
metodologa
Universidad
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.
Revisado por:
Aprobado por:
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Funcionarios de la UTP
Vicerrector Administrativo
Comit de Coordinacin
del Sistema Integral de
Gestin
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