Manual de Procedimientos para La Requisición de Materiales

+-
TRIBUNAL SUPERIOR DE JUSTICIA DEL

DISTRITO FEDERAL
CONSEJO DE LA JUDICATURA DEL
DISTRITO FEDERAL
DIRECCIN EJECUTIVA DE PLANEACIN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA

REQUISICIN DE MATERIALES DE OFICINA DEL
CONSEJO DE LA JUDICATURA DEL DISTRITO
FEDERAL
SEPTIEMBRE 2009
M. P. Requisicin de Materiales de Oficina. Coord. Adminiva. (Septiembre 2009)

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NDICE
CONTENIDO
PGINA
I.-
Introduccin
II.-
Marco jurdico
III.-
Polticas y lineamientos
IV.-
Descripcin del procedimiento
V.-
Diagrama de flujo
13
VI.- Descripcin del formato
16

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I.-INTRODUCCIN
A efecto de normar el proceso de supervisin y control en la solicitud,
autorizacin y entrega de materiales de almacn, se hace necesario
implementar un Manual de Procedimientos especfico para la
Requisicin de Materiales de Oficina.
Se pretende lograr la regularizacin y estandarizacin en el llenado
del formato que se utiliza para el surtido del material. En este sentido,
se busca solventar deficiencias que se han presentado en el registro
y dotacin del material que surte el almacn del Consejo de la
Judicatura del Distrito Federal, evitando, de esta manera, que se
presenten irregularidades y malos manejos en su entrega.
Asimismo, cabe sealar que dicho manual permitir que los
requerimientos que realicen las diversas reas del Consejo se
atiendan de mejor manera al depender de cada rea el correcto
llenado de la solicitud y la recepcin del material solicitado,
coadyuvando con ello a que se determinen los promedios de
consumo mensuales y anuales de conformidad con las necesidades
reales de cada rea, permitiendo, de esta forma, delimitar de manera
precisa los requerimientos de compra del Consejo de la Judicatura
del Distrito Federal, que debern incluirse en el Programa Anual de
Adquisiciones, Arrendamientos y Prestacin de Servicios del
Consejo, ajustndose a los criterios establecidos en el artculo 134 de
la Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos.

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II.-MARCO JURDICO
1.- Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos:
-Artculo 122, Apartado C, Base Cuarta, fraccin II,
-Artculo 134.
2.- Estatuto de Gobierno del Distrito Federal:
-Artculo 83.
3.- Ley Orgnica del Tribunal Superior de Justicia del Distrito
Federal:
-Artculo 1,
-Artculo 195,
-Artculo 200, prrafo primero.
4.- Reglamento Interior del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal:
-Artculo 1,
-Artculo 4,
-Artculo 6,
-Artculo 8,
-Artculo 10, fracciones XIX, XXV y XXIX,
-Artculos 69-74.
5.- Acuerdos del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal:
-Acuerdo 32-28/2004 del 16 de junio de 2004,
-Acuerdo 36-48/2004 del 13 de octubre de 2004,
-Acuerdo 15-09/2005 del 23 de febrero de 2005,

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-Acuerdo 16-09/2005 del 23 de febrero de 2005,

-Acuerdo 15-11/2005 del 02 de marzo de 2005,
-Acuerdo 6-12/2007 del 14 de marzo de 2007,
Acuerdo 7-43/2008 del 02 de julio de 2008.

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III.-POLTICAS Y LINEAMIENTOS
a) De la autorizacin
La Direccin de Recursos Materiales y Servicios Generales, es la
nica instancia facultada para autorizar la entrega de materiales a las
reas solicitantes.
Las reas, a travs de su titular, debern designar a la persona(s)
autorizada(s) para firmar de recibido las requisiciones de material en
el momento que sean surtidas.
El titular del rea que solicita el material de oficina, deber enviar un
comunicado a la Direccin de Recursos Materiales y Servicios
Generales
con
el
nombre(s)
firma(s)
de
la
persona(s)
responsable(s) del llenado de la requisicin y recepcin del material,

a fin de conformar el Catlogo de Firmas autorizado.
Las requisiciones de material debern ser firmadas nicamente por

el titular del rea solicitante, cuya firma deber aparecer en el
Catlogo de Firmas autorizado para el
almacn. De lo contrario
sern devueltas.
La informacin que el titular del rea requiera en relacin al

acumulado del material que se ha recibido, se deber solicitar a la
Direccin de Recursos Materiales y Servicios Generales y se tomar
del Sistema de Control y Registro de Almacn (SICAL).

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b) De la requisicin del formato

La Coordinacin Administrativa establecer el Formato CJ-CA-40
como nico formato vlido para la requisicin de material.
El Formato CJ-CA-40 Requisicin de Material deber ser llenado
utilizando el Catlogo de Artculos que se encuentra en el mdulo de
la Direccin de Recursos Materiales y Servicios Generales, ubicado
en la pgina de internet del Consejo de la Judicatura del Distrito
Federal.
No se autorizar ninguna requisicin de material que tenga
anotaciones que alteren el sentido original de los textos contenidos
en el Formato de Requisicin de Material CJ-CA-40.
El Formato CJ-CA-40 Requisicin de Material deber ser presentado
en tres tantos, original y dos copias, debidamente requisitado.
Para el control de requisiciones de material, cuando una requisicin
conste de varias hojas (ejemplo: 1/5, 2/5, etc.,) todas las hojas
debern llevar el mismo nmero de folio consecutivo que le
corresponda como requisicin individual, el cual ser asignado por la
Direccin de Recursos Materiales y Servicios Generales.
c) De la solicitud y entrega de material
Por cuestiones de seguridad y de control interno, deber acudir
personal del rea solicitante, al inmueble que ocupa el almacn, a
recoger el material solicitado, salvo la presidencia y las ponencias.

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La entrega de material deber permitir a las reas contar con los

insumos suficientes que les posibiliten desempear adecuadamente
sus labores, destacando que durante el primer trimestre de cada
ejercicio fiscal slo se podrn surtir cantidades mnimas, debido a
que no se cuenta con suficiencia presupuestal en este periodo.
d) Del control y los indicadores de servicio
La Direccin de Recursos Materiales y Servicios Generales, a travs
de los registros de bienes solicitados y suministrados, podr evaluar
la eficiencia del procedimiento para dar respuesta a las necesidades
de las reas del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal; hecho
que permitir elaborar indicadores de servicio.
e) De los reportes
A partir del Sistema de Control y Registro de Almacn (SICAL), la

Direccin de Recursos Materiales y Servicios Generales generar los
informes trimestrales que deban presentarse a la Comisin de
Administracin y Presupuesto, en cumplimiento a lo sealado en el
Acuerdo 7-43/2008 emitido por el Pleno del Consejo de la Judicatura
del Distrito Federal en sesin de fecha del 2 de julio de 2008.

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IV.- DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO
CLASIFICACIN
UNIDAD ADMINISTRATIVA: Coordinacin
Administrativa.
CJDF/CA/MP 08
SISTEMA: Abastecimientos.
FECHA
PGINA
01 09 09
1 de 3
PROCEDIMIENTO: Requisicin de material.
OBJETIVO: Llevar el control y registro de los materiales de almacn que se entregan a las reas del
Consejo de la Judicatura del Distrito Federal.
o
No.
rea
1 Responsable de
elaboracin
Descripcin de la Actividad
Documentos de apoyo
la Ingresa a la Intranet, selecciona el apartado Formato CJ-CA-40.
de
la de la Direccin de Recursos Materiales y Catlogo de Artculos.

solicitud del material Servicios Generales, en el cual se encuentra
el Catlogo de Artculos, as como el
Formato CJ-CA-40 Requisicin de Material y
el instructivo de ste.
2
Verifica que los artculos que vaya a solicitar Catlogo de Artculos.

se encuentren contemplados en el Catlogo
Formato CJ-CA-40 O y
de Artculos.
2 C.
Si los artculos solicitados aparecen en el
Catlogo de Artculos procede a requisitar el
Formato CJ-CA-40 en original y dos copias,
entregndolos a la Direccin de Recursos
Materiales y Servicios Generales de la
Coordinacin Administrativa.
En caso de que los artculos no estn
contemplados en el Catlogo de Artculos
informa al rea a fin de que considere un
artculo similar que se encuentre en dicho
catlogo.
Una vez que se ha requisitado debidamente

el
Formato
CJ-CA-40
Requisicin
de
Formato CJ-CA-40, O
y2C
Material, se recaba la firma del titular del

rea solicitante.
10
CLASIFICACIN
Administrativa.
CJDF/CA/MP 08
FECHA
01 09 09

No.
rea
4 Direccin
de
Recursos Materiales
y
Servicios
Generales
PGINA
Recibe Formato CJ-CA-40 requisitado
2 de 3
Documentos de apoyo
en Formato CJ-CA-40, O y
original y dos copias, revisa existencias en el

almacn, consultando el Sistema de Control y
Registro de Almacn (SICAL) y procede a
sellar de recibido y entregar copia uno del
2 C.
Sistema de Control y
Registro de Almacn
(SICAL).
Formato CJ-CA-40 al solicitante, conservando

copia dos para efectos de control interno.
Turna al Almacn Formato CJ-CA-40 en Formato CJ-CA-40, O.
original
Almacn
Recibe Formato CJ-CA-40 en original y Formato CJ-CA-40, O.

procede a entregar el material requerido el
mismo da en el que se solicit, pudiendo
efectuarse este requerimiento en cualquier da
hbil, dependiendo de las necesidades de
cada rea.
Responsable de la
Acude al Almacn con su copia sellada del Formato CJ-CA-40, C .
solicitud del material Formato CJ-CA-40.

Si surten el material requerido revisa que est
correcto,
recibe
material
firma
de
conformidad.
En caso de que no tengan parte del material
o no se cuente con el total del nmero de
unidades solicitadas, el Almacn procede a
indicarlo en el rubro de observaciones,
surtiendo el resto del material solicitado y
requiriendo la firma de conformidad.
11
Administrativa.
No.
8
rea
Almacn
CLASIFICACIN
CJDF/CA/MP 08
FECHA
PGINA
01 09 09
3 de 3
Documentos de apoyo
Entrega material al solicitante, firma de
Formato CJ-CA-40, O
entregado y recaba firma de recibido en
y C.
original y copia del formato del solicitante.
Archiva original.
Formato CJ-CA-40, O
FIN DEL PROCEDIMIENTO
12

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V.- DIAGRAMA DE FLUJO
13
CLASIFICACIN
UNIDAD
ADMINISTRATIVA:
CJDF/CA/MP 08
3Coordinacin
Administrativa.
FECHA
PROCEDIMIENTO:Requisicin de material.
RESPONSABLE DE LA
ELABORACIN DE LA SOLICITUD
DEL MATERIAL
DIRECCIN DE RECURSOS
MATERIALES Y SERVICIOS
GENERALES
01
09
PGINA
09
1 de 2
ALMACN
INICIO
4
6
Recibe Formato CJCA-40 requisitado en
original y dos copias,
revisa
existencias,
sella de recibido y
entrega copia del
Formato CJ-CA-40
al solicitante.
Ingresa a la intranet
y
selecciona
apartado en el que
se
encuentra
el
Catlogo
de
Artculos
y
el
Formato CJ-CA-40
Formato
CJ-CA-40
Formato CJ-CA40, O y 2 C
Catlogo
de Artculos
Sistema de
Control y Registro
de Almacn
(SICAL)
Los
artculos
Si
aparecen
en el
Catlogo
de
Artculos
Los
artculos
No
aparecen
en el
Catlogo
de
Artculos
Formato CJCA-40, O
2
Verifica que los artculos
a solicitar se encuentren
contemplados en el
Catlogo de Artculos.
Recibe Formato CJCA-40 en original y

procede a entregar
el material solicitado.
Catlogo
Artculos
de
Turna al Almacn
Formato CJ-CA-40
en original.
Formato
CJ-CA-40,
Oy2C
Formato CJCA-40, O
Informa al
rea a fin
de
que
considere
un artculo
similar que
se
encuentre
en dicho
Catlogo .
Requisita
Formato
CJ-CA-40
en original y
dos copias
y entrega a
la Direccin
de
Recursos
Materiales y
Servicios
Generales.
3
Una vez que se ha
requisitado el
Formato CJ-CA-40
se recaba la firma
del titular del rea
solicitante
Formato CJCA-40, O y 2
C
14
CLASIFICACIN
UNIDAD
ADMINISTRATIVA:
CJDF/CA/MP 08
Coordinacin
Administrativa.
PROCEDIMIENTO:Requisicin de material.
FECHA
01
RESPONSABLE DE LA SOLICITUD DEL

MATERIAL
09
09
PGINA
2 de 2
ALMACN
Entrega material al solicitante,

firma de entregado y recaba
firma de recibido en original y
copia
del
formato
del
solicitante.
Acude al Almacn con copia

sellada del Formato CJ-CA40.
Formato,
CJ-CA-40, C
Almacn
Si surte
el
material
requerido
Almacn
No surte el
material
requerido
total
o
parcialmen
te
Formato,
CJ-CA-40,
OyC
9
Archiva original
Revisa
que
est correcto,
recibe material
y firma de
conformidad.
El Almacn lo
indica en el
rubro
de
observaciones
del Formato CJCA-40,
surtiendo
el
resto
del
material
solicitado
y
requiriendo
la
firma
de
conformidad.
Formato,
CJ-CA-40, O
FIN
15

DISTRITO FEDERAL
DISTRITO FEDERAL
VI.- DESCRIPCIN DEL FORMATO
16
CONSEJO DE LA JUDICATURA DEL DISTRITO FEDERAL

COORDINACIN ADMINISTRATIVA
DIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
Hoja____de____
REQUISICIN DE MATERIAL
Datos del rea
Nombre del solicitante:
Puesto:
Mes
rea:
Da
Ao
Fecha:
DRMSG
Datos del almcen

Folio nmero:
Fecha en que recibi solicitud:

Mes
Da
Fecha que entreg material:
Ao
Mes
Da
Ao
Fecha enMes
que se Da
recibiAo
requisicin
CANTIDAD
SURTIDA
SOLICITADA
PARTIDA
CDIGO
DESCRIPCIN DEL ARTCULO
UNIDAD
Num.
AUTORIZACIN DEL TITULAR AUTORIZ:

DEL REA SOLICITANTE
Letra
ENTREG:
Director de Recursos Materiales
Num.
NO HAY
EXISTENCIAS
OBSERVACIONES
Letra
RECIBI:
Responsable de almcen
y Servicios Generales
Nombre y Firma:
Nombre y Firma:
Nombre y Firma:
Nombre y Firma:
Favor de NO hacer anotaciones extras en el formato
CJ~CA~40
17
CONSEJO DE LA JUDICATURA DEL DISTRITO FEDERAL

COORDINACIN ADMINISTRATIVA
DIRECCIN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES
Hoja____de____
(21)
Datos del rea
Nombre del solicitante:
Puesto:
(1)
rea:
(2)
(4)
(3)
Mes
Da
Ao
Fecha:
DRMSG
Datos del almcen

Folio nmero:
Fecha en que recibi solicitud:
(5)
Mes
Da
Fecha que entreg material:
(6)
(7)
(8)
Ao
Mes
Da
Ao
Fecha enMes
que se Da
recibiAo
requisicin
CANTIDAD
SOLICITADA
PARTIDA
CDIGO
UNIDAD
DESCRIPCIN DEL ARTCULO
Num.
(9)
(10)
(11)
AUTORIZACIN DEL TITULAR AUTORIZ:

DEL REA SOLICITANTE
(17)
Nombre y Firma:
SURTIDA
(13)
Letra
Num.
Letra
ENTREG:
y Servicios Generales
NO HAY
EXISTENCIAS
(15)
OBSERVACIONES
(16)
(12)
Director de Recursos Materiales
Nombre y Firma:
(14)
RECIBI:
Responsable de almcen
(19)
(18)
Nombre y Firma:
(20)
Nombre y Firma:
Favor de NO hacer anotaciones extras en el formato
CJ~CA~40
18

DISTRITO FEDERAL
DISTRITO FEDERAL
DESCRIPCIN DEL FORMATO
Nombre del formato:
Nmero de formato:
CJ-CA-40
Objetivo del formato:
Llevar
de
forma
adecuada
transparente el control de surtido de

material del Almacn del Consejo de la
Judicatura del Distrito Federal a las
diferentes reas de trabajo, cumpliendo
con
las
normas
lineamientos
establecidos.
Nmero de tantos del formato:
Original y dos copias.
Distribucin:
Original: para Almacn.

Copia
1:
para
control
del
rea
solicitante.
Copia
2: para control de la Direccin
Recursos
Materiales
Servicios
Generales.
19

DISTRITO FEDERAL
DISTRITO FEDERAL
DESCRIPCIN DE LLENADO
No. CONCEPTO
(1).- Nombre del solicitante:
SE DEBE ANOTAR
Nombre del titular del rea que solicita el
material.
(2).- Puesto:
Denominacin del puesto que desempea el

solicitante.
(3).- rea:
El rea en la que est adscrito el solicitante.
4).- Fecha:
La
fecha
de
elaboracin
del
formato
(requisicin).
(5).- Folio nmero:
Nmero consecutivo con sello foliador.
(6).- Fecha en que recibi
Mes, da y ao de recepcin de la requisicin
requisicin:
(7).- Fecha que entreg

material:
de material en el Almacn.
Mes, da y ao en que el Almacn entrega

el material al rea solicitante.
20

DISTRITO FEDERAL
DISTRITO FEDERAL
(8).- Fecha:
Mes, da y ao en el que se recibi la

requisicin, para firma de autorizacin, en la
Direccin de Recursos Materiales y Servicios
Generales.
(9).- Partida:
La partida presupuestal del clasificador por

objeto del gasto que corresponda a cada
material que se est solicitando.
(10).- Cdigo:
Nmero de clave del producto solicitado.
(11).- Descripcin del artculo:
Nombre genrico del artculo, de acuerdo con

el Catlogo de Artculos.
(12).- Unidad:
La unidad de medida del artculo requerido.
(13).- Solicitada:
Cantidad solicitada del artculo (indicar slo

con nmero y letra) .
(14).- Surtida:
Cantidad de artculos que fueron entregados

(indicar con nmero y letra).
(15).- No hay existencias:
Se llenar con una X slo en caso de que el

artculo solicitado no se encuentre disponible
en ese momento.
(16).- Observaciones:
Este apartado slo se utilizar cuando no se

cuente con parte del material solicitado o no
se cuente con el total del nmero de
unidades solicitadas, o en caso de que se
necesiten hacer precisiones relacionadas con
la entrega del material.
21

DISTRITO FEDERAL
DISTRITO FEDERAL
(17).- Autorizacin del responsable

del rea solicitante:
(18).- Autoriz:
Nombre y firma del titular del rea

solicitante del material.
Nombre y firma del titular de la Direccin
de
Recursos
Materiales
Servicios
Generales.
(19).- Entreg:
Nombre y firma del responsable del

Almacn.
(20).- Recibi:
Nombre y firma de la persona autorizada

por el rea solicitante para recibir material
(21).- Hoja__de__.
Nmero
de
hojas
consecutivas
que
contiene la requisicin.
22

DISTRITO FEDERAL
DISTRITO FEDERAL
Elaborado:
Validado:
________________________ __________________________________
C.P. Javier Haro de Alba
Lic. Javier A. Escalera Leandro
Coordinador Administrativo
Director Ejecutivo de Planeacin
23

DISTRITO FEDERAL
DISTRITO FEDERAL
Mxico, D.F. a 1 de septiembre de 2009.
Autoriza:
El Consejo de la Judicatura del Distrito Federal
Mag. Edgar Elas Azar

Presidente
Mag. Lic. Rafael Crespo Dvila

Consejero
Lic. Luz del Carmen Guinea Ruvalcaba

Consejera
Lic. Luis Manuel Mrquez Lugo

Consejero
Dr. Israel Alvarado Martnez

Consejero
_________________________________
Lic. Rafael Santa Ana Solano
Consejero
24

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