AUDITORA GENERAL DE LA REPBLICA

AUDITORA GENERAL DE LA REPBLICA

GERENCIA SECCIONAL V

MEMORANDO DE PLANEACION
AUDITORIA REGULAR A LA CONTRALORA MUNICIPAL DE SOLEDAD
VIGENCIA 2012

BARRANQUILLA, MAYO 9 DE 2013

Memorando de Planeacin Simplificado de la Auditora Regular a la Contralora Municipal de Soledad, Vigencia 2012
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AUDITORA GENERAL DE LA REPBLICA

JAIME RAUL ARDILA BARRERA

Auditor General de la Repblica

REYNALDO RIOS PEREZ

Auditor Delegado para la Vigilancia de la Gestin Fiscal

SUSANA DEL CARMEN ABRAHAM DAU

Gerente Seccional V

LICETH PATRICIA REALES LOPEZ

Coordinadora

LUZ STELLA ARIZA RALLON

VANESSA LYSSETH CAMPO JIMNEZ
MARIBEL CORTES VELASQUEZ
LUIS CARLOS PALENCIA ALVAREZ
ROBINSON GUILLERMO PEREZ SANTOS
LICETH PATRICIA REALES LPEZ
VILMA CECILIA SUAREZ BLANCO
Auditores

Memorando de Planeacin Simplificado de la Auditora Regular a la Contralora Municipal de Soledad, Vigencia 2012
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TABLA DE CONTENIDO
Pgina
1.
JUSTIFICACIN DEL EJERCICIO DE AUDITORIA ...................................... 4
2.
ALCANCE DE LA AUDITORA ....................................................................... 5
2.1. SUBPROCESOS CRITICOS IDENTIFICADOS.............................................. 6
3.
RESULTADOS ESPERADOS DE LA AUDITORA......................................... 7
3.1. CONTROL INTERNO ..................................................................................... 7
3.2. PROCESO CONTABLE .................................................................................. 7
3.3. PROCESO PRESUPUESTAL ........................................................................ 7
3.4. CONTRATACION ........................................................................................... 7
3.5. TALENTO HUMANO ...................................................................................... 7
3.6. CONTROVERSIAL JUDICIALES.................................................................... 7
3.7. PARTICIPACION CIUDADANA ...................................................................... 7
3.8. PROCESO AUDITOR ..................................................................................... 8
3.9. MACROFISCAL .............................................................................................. 8
3.10. INDAGACIONES PRELIMINARES Y RESPONSABILIDAD FISCAL ............. 8
3.11. PROCESOS DE JURISDICCIN COACTIVA ................................................ 8
3.12. PROCESOS ADMINISTRATIVOS SANCIONATORIOS ................................ 8
4.
REQUERIMIENTOS DE RECURSOS HUMANOS, FISICOS Y
FINANCIEROS ............................................................................................... 9
4.1. RECURSOS HUMANOS ................................................................................ 9
4.2. RECURSOS FSICOS .................................................................................... 9
4.3. RECURSOS FINANCIEROS ........................................................................ 10
5.
TIEMPOS DE AUDITORIA DE LA AUDITORIA ESTABLECIDOS ............... 11

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1. JUSTIFICACIN DEL EJERCICIO DE AUDITORIA

La Gerencia Seccional V de la Auditora General de la Repblica en cumplimiento
del Plan General de Auditoras - PGA- vigencia 2013 y con el fin de revisar la
gestin realizada durante la vigencia 2012 de sus entes vigilados, practicar
Auditora Regular a la Contralora Municipal de Soledad a la vigencia 2012, la cual
incluir la evaluacin de los procesos administrativos y misionales que se
consideren relevantes, conforme a los procedimientos, sistemas y principios
establecidos en la Constitucin y normas de general aceptacin.
La auditora se desarrollar del 06 de mayo al 18 de julio de 2013, teniendo en
cuenta que la fase de ejecucin - trabajo de campo - se realizar en los das
comprendidos entre el 20 al 29 de mayo de 2013.
El ejercicio auditor se efectuar siguiendo los lineamientos del Manual del Proceso
Auditor de la Auditora General de la Repblica Versin 5.0 y las polticas definidas
en el Plan General de Auditorias vigencia 2013, utilizando las tcnicas y normas
de auditora generalmente aceptadas y los sistemas de control: financiero, de
legalidad, de gestin, de resultados y el informe de rendicin de cuenta de la
vigencia 2012.
La finalidad que se busca al trmino del ejercicio auditor es poder emitir un
pronunciamiento sobre la gestin realizada y los resultados obtenidos por la
Contralora Municipal de Soledad, durante la vigencia de 2012, a travs de un
informe definitivo de auditora, que luego sirva de base para suscribir un plan de
mejoramiento.

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2. ALCANCE DE LA AUDITORA
La Auditora General de la Repblica mediante el proceso de auditora, verificar
la informacin reportada en la rendicin de la cuenta por la Contralora Municipal
de Soledad vigencia fiscal 2012; emitir concepto sobre el fenecimiento o no de la
misma, sobre el cumplimiento del plan de mejoramiento, opinin sobre la
razonabilidad de sus estados financieros y concepto sobre la gestin y resultados
alcanzados por la entidad durante la vigencia auditada, respecto de los procesos
evaluados.
En la auditora se evaluarn los procesos administrativos y misionales que
desarroll la entidad en cumplimiento de su misin constitucional y legal; se
practicar examen sobre las reas y subprocesos identificados como puntos
crticos determinados en el mapa de riesgos, a travs de la evaluacin y
verificacin de operaciones, documentos, registros y ejecucin de actividades que
comprenden la gestin llevada a cabo durante la vigencia fiscal 2012. Asimismo,
se verificar el cumplimiento de las recomendaciones formuladas en el informe de
auditora, las acciones correctivas contenidas en el plan de mejoramiento de la
vigencia 2011 y las denuncias presentadas a la Auditora General de la Repblica
sobre presuntas irregularidades en la gestin fiscal desarrollada por el Organismo
de Control.
La Gerencia Seccional V identific como procesos a auditar el Sistema de Control
Interno, Contabilidad, Presupuesto, Talento Humano, Contratacin, Controversias
Judiciales, Participacin Ciudadana, Control Fiscal, Macrofiscales, Procesos de
Responsabilidad Fiscal, Indagaciones Preliminares, Procesos de Jurisdiccin
Coactiva y Procesos Administrativos Sancionatorios.
La captura y verificacin de pruebas se har mediante el procedimiento tcnico de
muestras representativas de operaciones, procesos y actividades descritas en
este memorando de planeacin, para obtener conclusiones sobre los procesos
examinados, aplicando los siguientes controles:
Financiero, para evaluar el sistema de registro de la informacin contable,
teniendo en cuenta los estados financieros con corte a Diciembre 31 de 2012 y
emitir una opinin sobre la razonabilidad de los mismos.
De Legalidad, se evaluar la aplicacin de las normas internas y externas que son
aplicables a la Contralora.
De Gestin y Resultados, se verificar la eficiente utilizacin de los recursos
humanos, fsicos y tcnicos, en el logro de la misin, objetivos y metas para cada

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dependencia, teniendo en cuenta los procesos y actividades que desarrolla y la

evaluacin de resultados obtenidos frente al mandato constitucional.
2.1.

SUBPROCESOS CRITICOS IDENTIFICADOS

A partir de la matriz de riesgos debidamente diligenciada para la Contralora

Municipal de Soledad y del plan de mejoramiento de la vigencia 2011, la Gerencia
Seccional V de la Auditora General de la Repblica elabor un mapa de riesgos,
donde se definieron los siguientes subprocesos crticos:
Control Interno: Evaluacin de la gestin de la Oficina de Control Interno.
Proceso Contable: Planeacin, programacin y aspectos generales de la
contabilidad; registro, causacin y ejecucin del proceso contable y de tesorera;
resultados y complementos del proceso contable.
Proceso Presupuestal: Planeacin y ejecucin del presupuesto.
Proceso Talento Humano: Seleccin, vinculacin y distribucin de personal;
pago de nmina, prestaciones sociales y aportes parafiscales, y plan de
capacitacin de personal.
Contratacin Administrativa: Procedimientos y normas de la contratacin
pblica; etapa precontractual, contractual y postcontractual.
Controversias Judiciales: Procedimientos y etapas procesales.
Participacin Ciudadana: Utilizacin, promocin y divulgacin
mecanismos, recepcin de quejas y reclamos, y tramite de PQR.

de

los

Proceso Control Fiscal: Revisin de cuentas, programacin y ejecucin de

auditora, traslado de hallazgos, pronunciamiento de auditoras, evaluacin del
control interno, control al control de la contratacin, patrimonio cultural y vigencias
futuras.
Macrofiscales: Pronunciamiento de las auditorias.
Procesos Indagacin Preliminar y Responsabilidad Fiscal Fiscales:
Normatividad que regula el proceso, desarrollo del proceso y fallo que determina la
responsabilidad fiscal.
Proceso de Jurisdiccin Coactiva: Normatividad, inicio, trmite y resultado del
proceso.
Proceso Administrativo Sancionatorio: Normatividad, Inicio, trmite y resultado
del proceso.

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3. RESULTADOS ESPERADOS DE LA AUDITORA

3.1.

CONTROL INTERNO

Dictaminar la gestin desarrollada por la Oficina de Control Interno o quien haga

sus veces, y del sostenimiento del Modelo Estndar de Control Interno (MECI) de
conformidad con los lineamientos legales y plazos establecidos.
3.2.

PROCESO CONTABLE

Emitir una opinin sobre la razonabilidad de los estados financieros de la

Contralora Municipal de Soledad, despus de comprobar que la elaboracin de
los mismos est de acuerdo con las normas de contabilidad generalmente
aceptadas y el Plan General de Contabilidad Pblica PGCP-.
3.3.

PROCESO PRESUPUESTAL

Emitir concepto sobre la gestin adelantada por la Contralora Municipal de

Soledad en el proceso presupuestal realizado durante la vigencia 2012.
3.4.

CONTRATACION

Emitir pronunciamiento sobre la gestin en las Etapas Precontractual, Contractual

y Post contractual, y el resultado obtenido por la Contralora en el proceso
contractual desarrollado durante la vigencia 2012.
3.5.

TALENTO HUMANO

Emitir un pronunciamiento sobre la gestin y resultado de la Oficina de Talento

Humano en la administracin del talento humano.
3.6.

CONTROVERSIAL JUDICIALES

Informar sobre el cumplimiento en relacin al manejo, control y atencin de las

demandas, con el fin de proteger o restablecer los intereses jurdicos y
econmicos de la Contralora.
3.7.

PARTICIPACION CIUDADANA

Dictaminar sobre la gestin y resultado de la Contralora en el trmite de los

requerimientos ciudadanos y la ejecucin del plan de divulgacin y estmulos a la
ciudadana.

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3.8.

PROCESO AUDITOR

Emitir concepto sobre la gestin del proceso auditor desarrollado por la Contralora
durante la vigencia, en trminos de eficiencia, eficacia y oportunidad, e identificar
el alcance y la cobertura del control fiscal sobre los recursos ejecutados por las
entidades territoriales a travs de los diferentes procesos de contratacin.
3.9.

MACROFISCAL

Conceptuar sobre la oportuna presentacin de los Informes Macrofiscales y la

oportuna comunicacin y difusin a las partes interesadas.
3.10. INDAGACIONES PRELIMINARES Y RESPONSABILIDAD FISCAL
Conceptuar sobre la legalidad, gestin y resultado de las Indagaciones
Preliminares y Procesos de Responsabilidad Fiscal tramitados en la vigencia
2012, en relacin con el impulso de las actuaciones procesales y la oportunidad de
las decisiones, tendientes a procurar el resarcimiento de los daos ocasionados al
Estado.
3.11. PROCESOS DE JURISDICCIN COACTIVA
Conceptuar sobre la efectividad, actuaciones, cumplimiento, legalidad y garantas
procesales del Proceso de Jurisdiccin Coactiva en la Contralora.
3.12. PROCESOS ADMINISTRATIVOS SANCIONATORIOS
Conceptuar sobre el cumplimiento de la normatividad, la gestin y el resultado del
proceso administrativo sancionatorio.

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4. REQUERIMIENTOS DE RECURSOS HUMANOS, FISICOS Y

FINANCIEROS
4.1.

RECURSOS HUMANOS

Para auditar a la Contralora Municipal de Soledad, el recurso humano est

compuesto por seis (6) profesionales y un (1) asesor que se encuentran asignados
a la Gerencia Seccional V, y que analizaran los siguientes procesos:
PROCESOS A EVALUAR
Evaluacin de la Gestin de la Oficina de
Control Interno
Contabilidad
Presupuesto
Talento Humano
Contratacin
Controversias Judiciales
Participacin Ciudadana
Proceso Auditor: Calidad del Proceso Auditor,
Revisin de Cuentas, Evaluacin del Control al
Control de la Contratacin, Vigencias Futuras,
Beneficios del Control Fiscal, Control Fiscal
Ambiental,
Funciones
de
Advertencia,
Patrimonio Cultural,
Macrofiscal (Finanzas Territoriales, Deuda
Pblica, Informe del Balance e Informe de
Recursos Naturales)
Indagacin Preliminar y Responsabilidad Fiscal
Jurisdiccin Coactiva
Administrativo Sancionatorio

NOMBRE DEL AUDITOR

Luis Carlos Palencia Alvarez
Liceth Patricia Reales Lpez
Liceth Patricia Reales Lpez
Robinson Guillermo Perez Santos
Maribel Cortes Velasquez y Vilma Cecilia
Suarez Blanco
Vilma Cecilia Suarez Blanco
Luz Stella Ariza Ralln

Vanessa Lysseth Campo Jimenez, Luis Carlos

Palencia Alvarez.

Robinson Perez
Maribel Cortes Velasquez y Vilma Cecilia
Suarez Blanco
Maribel Cortes Velasquez y Vilma Cecilia
Suarez Blanco
Maribel Cortes Velasquez y Vilma Cecilia
Suarez Blanco

La coordinacin de la auditora estar a cargo de la funcionaria Liceth Patricia

Reales Lpez, quien adems de las labores propias del programa de auditora,
ser responsable de la consolidacin oportuna de los documentos en cada fase, la
supervisin de la auditora estar a cargo de la Doctora Susana Del Carmen
Abraham Dau, Gerente Seccional V.
4.2.

RECURSOS FSICOS

Se dispondr de siete (5) computadoras porttiles, tiles de oficina, dos (2)

scanner porttil, papelera oficial, Manual de Proceso Auditor los cuales son
proporcionados por la Auditora General de la Repblica. El trabajo de campo se
llevar a cabo en las instalaciones de la Contralora Municipal de Soledad, en un
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espacio fsico dotado de independencia, seguridad y con recursos tecnolgicos.

Se solicitar con anticipacin un equipo de cmputo con acceso a internet y una
lnea telefnica.
4.3.

RECURSOS FINANCIEROS

Para el desarrollo y cumplimiento de los objetivos de la auditora a la Contralora

Municipal de Soledad, es necesario el desplazamiento de ocho (8) funcionarios de
la Gerencia Seccional V de Barranquilla hacia el municipio de Soledad- Atlntico,
que genera reconocimientos de viticos as:
Funcionarios
Cantidad
1
1
1
2
3
8

Grado
Gerente Seccional
Asesor
Profesional Especializado G03
Profesional Universitario G02
Profesional Universitario G01
Total

Viticos
226.680
226.680
226.680
453.360
680.040
1.813.440

Pasajes

Presupuestado
0
0
0
0
0
0

226.680
226.680
226.680
453.360
680.040
1.813.440

Se realiz el respetivo diligenciamiento de la solicitud de comisiones a la Auditora

Delegada para la Vigilancia de la Gestin Fiscal, a travs del formato establecido
en el Sistema de Gestin de Calidad.

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5. TIEMPOS DE AUDITORIA DE LA AUDITORIA ESTABLECIDOS

El tiempo programado para el desarrollo de las diferentes etapas del proceso
auditor se relaciona a continuacin:
Tabla No. 5-1 Cronograma de Actividades
ETAPA DEL PROCESO
FECHA INICIO
FECHA FINAL
Planeacin
06/05/2013
10/05/2013
Trabajo de Campo
20/05/2013
29/05/2013
Informe Preliminar
30/05/2013
11/06/2013
Contradiccin de la Contralora
13/06/2013
19/06/2013
Informe Definitivo
20/06/2013
26/06/2013
Traslado de Hallazgos
27/06/2013
18/07/2013
Presentacin Plan de Mejoramiento
27/06/2013
18/07/2013
Fuente: Plan General de Auditoras -PGA- Vigencia 2013 de la Auditoria General de la Repblica.

Las fechas de la comunicacin de los informes se deben efectuar de acuerdo a lo

establecido en el Plan General de Auditoras PGA- vigencia 2013.

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