Concepto de Administracin

Se puede conceptuar a la administracin como el esfuerzo humano coordinado para

obtener la optimizacin de los todos los recursos a travs del proceso administrativo, a fin de
lograr los objetivos constitucionales.

Isaac Guzmn Valdivia

Es la direccin eficaz de las actividades y la colaboracin de otras personas para obtener
determinados resultados.

Jos A. Fernndez Arena

Es una ciencia social que persigue la satisfaccin de objetivos institucionales por medio
de una estructura y a travs del esfuerzo humano coordinado.

Harold Koontz y Cyril ODonnell

Es la direccin de un organismo social y su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada
en la habilidad de conducir a sus integrantes.

Henry Sisk y Mario Sverdlik

Es la coordinacin de todos los recursos a travs del proceso de plantacin, direccin y
control, a fin de lograr objetivos establecidos.

Robert F. Buchele
El Proceso de trabajar con y a travs de otras personas a fin de lograr los objetivos de
una organizacin formal.

American Management Association

La administracin es la actividad por la cual se obtienen determinados resultados a travs
del esfuerzo y la cooperacin de otros.

Joseph L. Massie
Mtodo por el cual un grupo de cooperacin dirige sus acciones hacia metas comunes.
Este mtodo implica tcnicas mediante las cuales un grupo principal de personas (los gerentes)
coordinan las actividades de otras.

Elementos del concepto

La mayora de los conceptos de administracin utilizan los siguientes trminos:

Objetivo:

la administracin siempre esta enfocada a lograr determinados fines o

resultados.

Eficacia: se refiere a lograr los objetivos satisfaciendo los requerimientos del producto o
servicio en trminos de cantidad y tiempo.
Eficiencia: esto es hacer las cosas bien. Es lograr los objetivos garantizando los
recursos disponibles al mnimo costo y con la mxima calidad.
1

Grupo social:

es necesario que exista un grupo social para que se d la

administracin.

Coordinacin de recursos: en la administracin se requiere combinar, sistematizar

y analizar los diferentes recursos que intervienen en el logro de un fin comn.
Productividad: es la relacin entre la cantidad de insumos necesarios para producir un
determinado bien o servicio. Es la obtencin de los mximos resultados con el mnimo de
recursos, en trminos de eficiencia y eficacia.
Con estas definiciones podemos decir que la administracin es el proceso cuyo objeto es
la coordinacin eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos
con la mxima productividad.

Caractersticas de la administracin
La administracin posee las siguientes caractersticas que la diferencian de otras
disciplinas.

Universalidad:

existe en cualquier grupo social y es susceptible de aplicarse lo mismo

en una empresa industrial que en el ejercito, en un hospital, etc.

Valor instrumental: como su finalidad es eminentemente practica, la administracin

resulta ser un medio para lograr un fin y no un fin en s misma: a travs de esta se busca
obtener determinados resultados.
Unidad temporal: la administracin es un proceso dinmico en el que todas sus
partes existen simultneamente. Es decir que las etapas del proceso administrativo se dan
todas al mismo tiempo y no de manera aislada.
Amplitud de ejercicio:

se aplica en todos los niveles o subsistemas de una

organizacin formal.

Especificidad: aunque se auxilia de otras ciencias, tiene caractersticas propias que le

dan un carcter especfico; por lo que no puede confundirse con otras disciplinas afines.
Interdisciplinariedad:

la administracin se apoya de las ciencias sociales y es a fin a

todas aquellas ciencias y tcnicas relacionadas con la eficiencia del trabajo

Flexibilidad: los principios administrativos se adaptan a las necesidades propias de

cada grupo social en donde se aplican, la rigidez en la administracin es ineficaz.

Importancia de la Administracin
La importancia de la administracin radica en que es trascendente en la vida del hombre,
porque es imprescindible para el adecuado funcionamiento de cualquier organismo social, pues
simplifica el trabajo para lograr mayor productividad, rapidez y efectividad. Incluso en la vida
diaria es necesaria la administracin.

Ciencia, tcnica o arte?

La administracin es en parte una ciencia porque se fundamenta en principios y mtodos.
Tiene su parte de tcnica en la aplicacin o utilidad practica. Y es en parte arte porque en la
administracin se necesita de creatividad para poder alcanzar los objetivos exitosamente. Por
lo tanto la administracin es un conjunto de las tres.

Principios administrativos de Fayol

Fayol estableci 14 principios de administracin, estos principios son flexibles y
susceptibles de adaptarse a las distintas necesidades de las organizaciones.

1. Divisin del trabajo. Este principio se refiere a la especializacin de tareas. Debe

haber una organizacin de tal forma que permita la especializacin, para que de esta forma se
produzca mas con el mismo esfuerzo.
2. Autoridad y responsabilidad.

Fayol dice que no poda haber autoridad sin

responsabilidad y que la responsabilidad es el contrapeso indispensable de la autoridad. Un
buen jefe debe tener autoridad siempre y cuando lo respalde la responsabilidad.

3. Disciplina. Con este principio Fayol se refiere a la obediencia y a la presencia de

respeto de acuerdo a las normas establecidas en la empresa, porque la disciplina es
fundamental para la buena marcha de la sociedad y de cualquier organizacin.
4. Unidad de mando. Con este principio Fayol nos dice que un colaborador no debe
recibir ordenes de mas de un superior, pues si hay mas de una fuente de mando se pueden
suscitar conflictos, ya que el empleado no sabr si obedecer a un jefe u otro. Por eso es
importante que haya una sola unidad de mando.
5.Unidad de direccin. Este principio se refiere a que debe haber un solo jefe y un
solo programa para coordinar el conjunto de operaciones que persiguen un mismo fin, pues
solo as se lograran los resultados deseados.
6.Subordinacin del inters individual al general.

Este principio se refiere a

que debe ser ms importante el inters de grupo que el inters personal, pues la ambicin o la
pereza o alguna otra debilidad del hombre pueden hacer que se pierda de vista el inters
general en provecho para la empresa por el inters particular.

7. Remuneracin al personal. Esto se refiere a que el trabajo del hombre debe ser
pagado y este pago debe ser justo. Fayol explico diversos modos de pago que podan ser
segn las jornadas de tiempo, tarifas por tarea o por trabajo a destajo. Adems reflexiono en
cuanto a bonos, participaciones de utilidades, pago de directores de nivel medio y superior,
pago en especie, trabajo pro bienestar(higiene y seguridad) e incentivos no monetarios.
8. Descentralizacin vs. Centralizacin. Con respecto esto Fayol se refera a
que los jefes pueden delegar funciones en sus subordinados en la medida de lo posible, de
3

acuerdo con la funcin, el subordinado y la carga de trabajo del supervisor y del inferior. Esto
quiere decir que cuando un jefe confa en sus fuerzas, su inteligencia y su experiencia, puede
extender su accin personal y reducir a sus empleados a simples agentes de ejecucin, en este
caso se estara hablando de centralizacin. En cambio cuando un jefe prefiere recurrir a la la
experiencia de sus colaboradores, entonces estaramos hablando de descentralizacin.

9. Jerarqua. Este principio se refiere a que debe de haber una cadena de mando, con
esto se refiere a los niveles de comunicacin y autoridad que deben de ser respetados, para
evitar conflictos e ineficiencias. Dijo tambin que el abuso de este elemento puede provocar
lentitud administrativa o burocracia.
10. Orden.

Este principio establece que debe haber un lugar para cada cosa y cada
cosa en su lugar. En una organizacin este principio cambiara a un lugar para cada
persona y cada persona en su lugar.

11. Equidad. En este principio se establece que todo superior debe ser justo, se debe
tener la voluntad de ser equitativo.
12.Estabilidad del personal. Es necesario que haya estabilidad en el personal para
que se d el desarrollo del empleado. Esto quiere decir que no debe ser desplazado un
empleado cuando apenas concluy su periodo de aprendizaje, pues no habr tenido tiempo de
rendir en su trabajo.
13. Iniciativa. Esto se refiere a que es muy importante la creatividad para lograr el
desarrollo de la organizacin. La iniciativa de los colaboradores debe ser aprovechada pues de
lo contrario la organizacin se estancara y ser superada por otra. Por ello es importante que
los jefes sepan fomentar la iniciativa de su personal.
14. Espritu de grupo o unin del personal.

Esto se refiere a que debe haber

unin en el personal para que se pueda crear un espritu de grupo. Fayol anota una serie de
enunciados que apoyan este principio, como son: La unin hace la fuerza. La armona y la
unin del personal de una empresa constituyen una gran fuerza para ella.

mbito administrativo
Empresa
Aunque la administracin es aplicable a cualquier grupo social, su campo de accin ms
representativo es la empresa.
La empresa: Nace para atender las necesidades de la sociedad y crea satisfactores a
cambio de una retribucin que compense el riesgo de los inversionistas. En la empresa el factor
humano es decisivo y la administracin establece los fundamentos para lograr armonizar los
numerosos intereses de los accionistas, directivos, empleados, trabajadores y consumidores.

Concepto de empresa
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Anthony Jay
Instituciones para el empleo eficaz de los recursos mediante un gobierno (junta directiva),
para mantener y aumentar la riqueza de los accionistas y proporcionarles seguridad y
prosperidad a los empleados.

Diccionario de la Real Academia Espaola

La entidad integrada por el capital y el trabajo, como factores de la produccin y dedicada
a las actividades industriales, mercantiles o de prestacin de servicios, con fines lucrativos y la
consiguiente responsabilidad.

Isaac Guzmn Valdivia

Es la unidad econmico-social en la que el capital, el trabajo y la direccin se coordinan
para lograr una produccin que responda a los requerimientos del medio humano en el que la
propia empresa acta.

Jos Antonio Fernndez Arena

Es la unidad productiva o de servicio que, constituida segn aspectos prcticos o legales,
se integra por recursos y se vale de la administracin para lograr sus objetivos.

Petersen y Plowman
Actividad en la cual varias personas cambian algo de valor, bien se trate de mercancas o
de servicios, para obtener una ganancia o utilidad mutua.

Roland Caude
Conjunto de actividades humanas colectivas, organizadas con el fin de producir bienes o
rendir beneficios.

Lourdes Munch
Grupo social en el que, a travs de la administracin del capital y el trabajo, se producen
bienes y/o servicios tendientes a la satisfaccin de las necesidades de la comunidad.

Organismo social
Es una entidad social con capacidad jurdica para realizar fines especficos, estable y
estructurada formalmente de tal manera que permita la eficiencia del trabajo grupal en la
consecucin de sus objetivos como institucin, empresa y organizacin.

Amitai Etzioni
Unidades sociales deliberadamente construidas o reconstruidas para alcanzar fines
especficos.
En la empresa existe un elemento muy importante que debe ser incluido, este es la
sinergia, que es un efecto multiplicador de beneficios, cuando se da la unin de dos o ms
elementos.

Caractersticas de la empresa

Persigue retribucin por los bienes o servicios que presta.

Es una unidad jurdica.

Opera conforme a leyes vigentes(fiscales, laborales, ecolgicas, de salud, etc).
Se fija objetivos.
Es una unidad econmica.
La negociacin es la base de su vida, compra y vende.
Integra y organiza recursos ya sean propios o ajenos.
Se vale de la administracin para operar un sistema propio.
Corre riesgos.
Investiga el mejoramiento de sus productos, sus procesos y sus servicios.

Objetivos de la Empresa

Econmico- Empresariales:
Retribuir el riesgo que corre el capital invertido por los accionistas.
Mantener el capital a valor presente.
Obtener beneficios arriba de los intereses bancarios para repartir utilidades a los
inversionistas.
Reinvertir en el crecimiento de la empresa.

De operacin:

Investigar las necesidades del mercado para crear productos y servicios competitivos.
Mantener sus procesos con mejora continua.
Pagar y desarrollar empresas proveedoras.
Pagar a los empleados los servicios prestados.
Investigar y desarrollar nueva tecnologa.
Desarrollar habilidades de trabajo en su personal.
Crecimiento moral e interno de sus empleados.

Sociales:
Satisfacer las necesidades de los consumidores del mercado.
Sustituir importaciones y, en algunos casos, generar divisas y tecnologa.
Proporcionar empleo.
Pagar impuestos.
Cubrir, mediante organismos pblicos o privados, la seguridad social.
Proteger la ecologa.

reas funcionales de la empresa

Produccin
Ingeniera del producto
Ingeniera de planta
Producto en proceso

Almacenamiento

Mercadotecnia

Publicidad
Precio
Plaza
Producto

Finanzas

Financiamiento
Contralora

Recursos Humanos
Capacitacin
Seleccin de personal
Sueldos y salarios
Higiene de la empresa

Recursos de la Empresa
La empresa cuenta con recursos financieros( el capital con que cuenta la empresa),
materiales (los terrenos, propiedades, mobiliario con que cuenta la empresa), tcnicos (la
maquinaria con que cuenta la empresa) y de sistemas (el software con que cuenta la empresa.

Proceso Administrativo
El proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a travs de las
cuales se efecta la administracin, mismas que se interrelacionan y forman un progreso
integral.
El proceso administrativo se divide de la siguiente manera:
Administracin:

Mecnica
-Planeacin. Qu se quiere hacer?
-Organizacin. Cmo se va ha hacer?

Dinmica
-Direccin. Ver que se haga
-Control. Cmo se ha realizado?
El proceso administrativo se compone de las siguientes etapas:

Planeacin
Organizacin
Direccin
Control

Planeacin
Antes de iniciar una accin administrativa, es imprescindible determinar los resultados
que pretende alcanzar el grupo social (empresa), as como las condiciones futuras y los
elementos necesarios para que este funcione eficientemente.
La planeacin establece las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo.
La eficiencia en la actuacin depende en gran parte de una buena planeacin.

Concepto de Planeacin
Agustn Reyes Ponce
La planeacin consiste en fijar el curso concreto de accin que ha de seguirse,
estableciendo los principios que habrn de orientarlo, la secuencia de operaciones para
realizarlo y la determinacin de tiempo y nmeros necesarios para su realizacin.

Jos Antonio Fernndez Arena

Es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define el problema, se
analizan las experiencias pasadas y se esbozan planes y programas.

Burt K. Scanlan
Sistema que comienza con los objetivos, desarrolla polticas, planes, procedimientos y
cuenta con un mtodo de retroalimentacin de informacin para adaptarse a cualquier cambio
en las circunstancias.

Ernest Dale
Determinacin del conjunto de objetivos por obtenerse en el futuro y de los pasos
necesarios para alcanzarlos, a travs de tcnicas y procedimientos definidos.

Joseph L. Massie
Mtodo por el cual el administrador ve hacia el futuro y descubre los alternativos cursos
de accin; a partir de los cuales establece objetivos.

George R. Terry
Planeacin es la seleccin y relacin de hechos, as como la formulacin y uso de
suposiciones respecto al futuro en la visualizacin y formulacin de las actividades propuestas
que se cree sean necesarias para alcanzar los resultados deseados.

Jorge L. Oria
Funcin administrativa continua y dinmica de seleccionar entre diversas alternativas los
objetivos, polticas, procedimientos y programas de una organizacin.

Leonard J. Kazmier
Consiste en determinar objetivos y formular polticas, procedimientos y mtodos para
lograrlos.

Robert Murdick Y Joel Ross

Es el pensamiento que precede a la accin, comprende el desarrollo de las alternativas y
la relacin entre ellas, como medida necesaria de accin para lograr un objetivo.

Robert N. Anthony
Es el proceso para decidir las acciones que deben realizarse en el futuro. Generalmente
el proceso de planeacin consiste en considerar las diferentes alternativas en el curso de las
acciones y decidir cual de ellas es la mejor.

Henry Sisk Y Mario Sverdlik

Anlisis de informacin relevante del presente y del pasado y una ponderacin de
probables desarrollos futuros, de tal manera que pueda determinarse un curso de accin que
posibilite a la organizacin lograr sus objetivos.

Elementos Del Concepto

Objetivo: resultados deseados.
Cursos alternos de accin: diversos caminos, formas de accin o estrategias.
Eleccin: determinacin, anlisis y la seleccin, la decisin mas adecuada.
Futuro: prever situaciones futuras, anticipar hechos inciertos, prepararse para
contingencias y trazar actividades futuras.
Podemos decir que la planeacin es la determinacin de los objetivos y eleccin de los
cursos de accin para lograrlos, con base en la investigacin y elaboracin de un esquema
detallado que habr de realizarse en un futuro.

Importancia de la Planeacin

Propicia el desarrollo de la empresa al establecer mtodos de utilizacin racional de los

recursos.
Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro.
Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con las
mayores garantas de xito.
Mantiene una mentalidad futurista teniendo ms visin del porvenir y un afn de lograr y
mejorar las cosas.

Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las corazonadas o

empirismos.
Promueve la eficiencia al eliminar la improvisacin.
La moral se eleva sustancialmente, ya que todos los miembros de la empresa conocen
hacia donde se dirigen sus esfuerzos.
Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la
empresa.

Principios de la Planeacin
Factibilidad: debe ser realizable, adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas.
Objetividad y cuantificacin: basarse en datos reales, razonamientos precisos y
exactos, nunca en opiniones subjetivas, especulaciones o clculos arbitrarios (precisin)
expresada en tiempo y dinero.
Flexibilidad: es conveniente establecer mrgenes de holgura que permitan afrontar
situaciones imprevistas y que puedan proporcionar otros cursos de accin a seguir.
Unidad: todos los planes deben integrarse a un plan general y al logro de los propsitos
y objetivos generales.

Del cambio de estrategias: cuando un plan se extiende, ser necesario rehacerlo

completamente. La empresa tendr que modificar los cursos de accin (estrategias) y
consecuentemente las polticas, programas, procedimientos y presupuestos para lograrlos.

Pasos de la Planeacin
1. Deteccin de la oportunidad de acuerdo con:

El mercado
La competencia
Lo que desean los clientes
Nuestras fuerzas
Nuestras debilidades

2. Establecimiento de objetivos y metas:

Donde se desea estar, que se quiere lograr y cuando.

3. Consideracin de las premisas de planeacin:

En que ambiente (interno o externo) operarn nuestros planes.

4. Identificacin alternativas:

Cules son las alternativas ms prometedoras para alcanzar nuestros objetivos.

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5. Comparacin de alternativas:

Que alternativa proporcionar la mejor posibilidad de cumplir las metas con el costo
ms bajo y las mayores utilidades.

6. Eleccin de una alternativa:

Seleccin del curso de accin a seguir.

7. Elaboracin de planes de apoyo, como los planes para:

Comprar equipo
Comprar materiales
Contratar trabajadores
Desarrollar un nuevo producto

8. Expresin numrica de los planes mediante la elaboracin de

presupuestos tales como:
Volumen y precio de ventas
Gastos de operacin necesarios para los planes
Gastos para equipos de capital.

Etapas de la Planeacin
Misin o Propsito
Es la declaracin duradera de objetivos que distinguen a una organizacin de otras
similares. Cul es nuestro negocio? Describe el propsito, los clientes, los productos o
servicios, los mercados, la filosofa y la tecnologa bsica de una empresa.

Definir que es la organizacin y lo que aspira a ser.

Ser lo suficientemente especfica para auxiliar ciertas actividades y lo suficientemente
amplia para permitir el crecimiento creativo.
Distinguir a una organizacin de todas las dems.
Servir como marco para evaluar las actividades presentes y futuras.
Ser formulada en trminos tan claros que se puedan entender en toda la empresa.

Objetivos
Los objetivos deben ser perfectamente conocidos y entendidos por todos los miembros de
la organizacin. Deben ser estables; los cambios continuos en los objetivos originan conflictos y
confusiones. Representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines por
alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo
especfico.

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Caractersticas:
Deben establecerse a un tiempo especifico.
Se determinan cuantitativamente.

Lineamientos:
Deben de asentarse por escrito.
No deben confundirse con los medios o estrategias para alcanzarlos.
al determinarlos, debemos recordar las seis preguntas clave de la administracin (qu,
cmo, dnde, cundo, quin, porqu)

Estrategias
Son cursos de accin general o alternativas, que muestran la direccin y el empleo
general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones ventajosas. Un
rea clave de resultados es una actividad bsica dentro de una empresa, que est relacionada
con el desarrollo total de la misma.
Lineamientos:
Asegurarse de que sean consistentes y contribuyan al logro de los objetivos.
Determinadas con claridad
No confundir las estrategias con las tcticas, ya que stas ltimas combinan la accin
con los medios para alcanzar el objetivo.
Considerar las experiencias pasadas para su establecimiento; esto permitir sugerir un
mayor nmero de cursos de accin.
Analizar las consecuencias que pudieran presentarse al momento de aplicarlas
Al establecerlas, auxiliarse de tcnicas de investigacin y de planeacin

Caractersticas:

Se avienen al concepto tradicional militar, al incluir consideraciones competitivas

Su vigencia est estrechamente vinculada a la del objetivo u objetivos para los que
fueron diseadas; una vez alcanzados, a la par del establecimiento de unos nuevos, es
necesario formular nuevas estrategias.
Debido a la dinmica del medio ambiente, una estrategia que en su momento fue til,
puede ser, en otro tiempo, la menos indicada para lograr el mismo objetivo.
Para cada rea clave es necesario establecer una estrategia especfica. Es decir, que
una estrategia establecida para un rea clave, por ejemplo: productividad, no podr
aplicarse para penetracin de mercado.
Se establecen en los niveles jerrquicos ms altos.

Polticas
Son guas para orientar la accin; son criterios, lineamientos generales a observar en la
toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organizacin.
Las polticas son imprescindibles para el xito del plan debido a que:

Facilitan la delegacin de autoridad

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Motivan y estimulan al personal, al dejar a su libre albedro ciertas decisiones.

Evitan prdidas de tiempo a los superiores, al minimizar las consultas innecesarias que
pueden hacer sus subordinados
Otorgan un margen de libertad para tomar decisiones en determinadas actividades.
Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa
Proporcionan estabilidad y uniformidad en las decisiones
Indican al personal como debe actuar en sus operaciones
Facilitan la induccin del nuevo personal

Lineamientos:

Establecerse por escrito para darles validez

Redactarse claramente y con precisin
Darse a conocer en todos los niveles donde se vas a interpretar y aplicar
Coordinarse con las dems polticas
Revisarse peridicamente
Ser razonable y aplicable a la prctica
Estar acorde con los objetivos de la empresa
Debe ser estable en su formulacin
Ser flexible

Programas
Un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades especficas que habrn
de realizarse para alcanzar los objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus
partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecucin.
La importancia de los programas es que:

Suministran informacin e indican el estado de avance de las actividades

Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control
Identifica a las personas responsables de llevarlos a cabo, ya que se determina un
programa para cada centro de responsabilidad
Determinan los recursos que necesitan
Disminuyen los costos
Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizarse especficamente
Determinan el tiempo de iniciacin terminacin de actividades
Se incluyen nicamente las actividades que son necesarias
Evitan la duplicidad de esfuerzos
Lineamientos:

Deben participar en su formulacin: tanto el responsable del programa, como aquellos

que intervendrn en la ejecucin.

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La determinacin de los recursos y el periodo para completarlo, deben estar

relacionados con las posibilidades de la empresa
La aprobacin del desarrollo y ejecucin del programa, debe comunicarse a todos
aquellos que estn involucrados en el mismo
Deben ser factibles
Evitar que los programas se contrapongan entre s
Deben establecerse por escrito, graficarse y ser precisos y de fcil comprensin
El programa debe ser adaptable a las modificaciones o cambios que se presenten, as
mismo, debe considerarse las consecuencias que operarn en el futuro.

Presupuestos
Es un esquema escrito de todas o algunas de las fases de actividad de la empresa
expresado en trminos econmicos (monetarios), junto con la comprobacin subsiguiente de
las realizaciones de dicho plan.
Caractersticas:

Es un esquema, pues, se elabora en un documento formal, ordenado sistemticamente

Est expresado en trminos cuantitativos
Es general porque debe establecerse para toda la empresa
Es especfico porque puede referirse a cada una de las reas de la organizacin
Es diseado para un periodo determinado

Tipologa de la Planeacin
Los planes en cuanto al periodo establecido se clasifican en :

Corto plazo. Menor o igual a un ao.

Mediano plazo. Uno a tres aos.
Largo plazo. Mayor de tres aos.

En los casos de planeacin total o integral puede ser clasificada:

Estratgica. Establece los lineamientos generales de la planeacin.

Tctica o funcional. Determina planes ms especficos.

Operativa. Su funcin consiste en la formulacin y asignacin de actividades detalladas.

Tcnicas de la Planeacin
Para planear eficazmente es imprescindible valerse de herramientas que permitan al
administrador optimizar los recursos.
Tcnicas auxiliares que facilitan la toma de decisiones en la planeacin:

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Mtodos cuantitativos

Investigacin de operaciones:
Metodo simples
Modelo de transporte
Modelo de asignacion
Redes
Simulacin
Modelos de inventarios
Lneas de espera

Tcnicas de ingeniera econmica

Valor presente
Anlisis de recuperacin
Punto de equilibrio
Tasa interna de retorno

Mtodos cualitativos

Delfos
Tormenta de ideas
Tcnicas de juego (dramatizaciones, casos)
Grupos T
Puntos fuertes y puntos dbiles
Cadena de fines y medios

Organizacin
Concepto de organizacin
La palabra organizacin tiene tres acepciones; la primera, etimolgicamente, proviene del
griego organon que significa instrumento; otra se refiere se refiere a la organizacin como
una entidad o grupo social; y otra mas que se refiere a la organizacin como un proceso.
Esta etapa del proceso administrativo se basa en la obtencin de eficiencia que solo es
posible a travs del ordenamiento y coordinacin racional de todos los recursos que forman
parte del grupo social.
Despus de establecer los objetivos a alcanzar, en la etapa de organizacin, es necesario
determinar que medidas utilizar para lograr lo que se desea, y de esto se encarga la etapa de
organizacin.

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Agustn Reyes Ponce

Organizacin es la estructuracin de las relaciones que deben existir entre las funciones,
niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin
de lograr su mxima eficiencia dentro de los planes y objetivos sealados.

Eugenio Sisto Velasco

Organizar es ordenar y agrupar las actividades necesarias para alcanzar los fines
establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad,
responsabilidad y jerarqua y estableciendo las relaciones que entre dichas unidades deben
existir.

Isaac Guzmn Valdivia

Organizacin es la coordinacin de las actividades de todos los individuos que integran
una empresa con el propsito de obtener el mximo de aprovechamiento posible de los
elementos materiales, tcnicos y humanos, en la realizacin de los fines que la propia empresa
persigue.

Joseph L. Massie
La estructura y asociacin por lo cual un grupo cooperativo de seres humanos, asigna las
tareas entre los miembros, identifica las relaciones e integra sus actividades hacia objetivos
comunes.

Harold Koontz y Cyril ODonnell

Organizar es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar a
cada grupo un administrador con la autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar tanto en
sentido horizontal como vertical toda la estructura de la empresa.

Lyndall Urwick
Disposicin y correlacin de las actividades de una empresa.

Mario Sverdlik
Proceso de estructurar o arreglar las partes de una empresa.

Elementos del concepto

Los elementos bsicos del concepto son:

Estructura.

La organizacin implica el establecimiento del marco fundamental en el

que habr de operar el grupo social, ya que establece la disposicin y la correlacin de
funciones, jerarquas y actividades necesarias para lograr los objetivos

Sistematizacin. Esto se refiere a que todas las actividades y recursos de la

empresa deben de coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.
Agrupacin y asignacin de actividades y responsabilidades. Organizar
implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la
especializacin.
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Jerarqua. La organizacin, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles

de responsabilidad dentro de la empresa.
Simplificacin de funciones. Uno de los objetivos bsicos de la organizacin es
establecer los mtodos ms sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible.
As, podemos decir que la organizacin es el establecimiento de una estructura donde
habr de operar un grupo social, mediante la determinacin de jerarquas y la agrupacin de
actividades, con el fin de obtener el mximo aprovechamiento posible de los recursos y
simplificar las funciones del grupo social.
Existe una red de relaciones personales y sociales, no establecidas ni requeridas por la
organizacin formal pero que se producen espontneamente a medida que las personas se
asocian entre s, se conoce como: organizacin formal.

Importancia

Es de carcter continuo (expansin, contraccin, nuevos productos).

Es un medio que establece la mejor manera de alanzar los objetivos.
Suministra los mtodos para que se puedan desempear las actividades
eficientemente, con el mnimo de esfuerzos.
Evita lentitud e ineficiencia.
Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

La estructura debe reflejar los objetivos y planes de la empresa, la autoridad y su

ambiente.

Principios de la Organizacin
Hay nueve principios que dan la pauta para establecer una organizacin racional.

1.

Del objetivo

Este principio se refiere a que todas las actividades establecidas en la organizacin deben
estar relacionadas con los objetivos y propsitos de la empresa. Esto nos dice que la existencia
de un puesto solo es justificable si sirve para alcanzar los objetivos establecidos y no se deben
hacer gastos innecesarios en puestos que no contribuyen en nada a lograr los objetivos.

2.

Especializacin

Este principio afirma que el trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea
posible, a la realizacin de una sola actividad. El trabajo se llevar a cabo mas fcilmente si se

17

subdivide en actividades claramente relacionadas y delimitadas. Mientras ms especifico y

menor sea el campo de accin de un individuo, mayor ser su eficiencia y destreza.

3.

Jerarqua

Este principio se refiere a la necesidad de establecer centros de autoridad de los que

emane la comunicacin necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la
responsabilidad fluyan en lnea clara e ininterrumpida, desde el ms alto ejecutivo hasta el nivel
mas bajo. Este principio establece que la organizacin es una jerarqua.

4.

Paridad de autoridad y responsabilidad

Esto se refiere a que a cada grado de responsabilidad debe corresponder el grado de

autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad. Por ejemplo, no se le puede
hacer responsable de un trabajo a una persona, sino se le otorga la autoridad para poder
realizarlo; y de igual manera, no se le puede dar autoridad a un empleado, sobre
determinado trabajo, sino se le hace responsable por los resultados.

5.

Unidad de mando

Este principio establece que al determinar un centro de autoridad y decisin para cada
funcin, debe asignarse un solo jefe; y los subordinados no debern reportar ms de un
superior porque si el empleado recibe ordenes de mas de un solo jefe, esto solo le
ocasionara confusin, ineficiencia y fuga de responsabilidad.

6.

Difusin

Este principio nos dice que las obligaciones de cada puesto que cubren autoridad y
responsabilidad, deben publicarse y ponerse por escrito, a disposicin de todos los
miembros de la empresa que tengan relacin con dicha autoridad y responsabilidad. Por
otra parte la relacin de labores no debe hacerse con demasiado detalle.

7.

Amplitud o tramo de control

Debe haber un lmite en cuanto al nmero de subordinados que deben reportar a un

ejecutivo, de manera que este pueda realizar sus funciones con eficiencia. Lyndall Urwick
dice que un gerente no debe ejercer autoridad directa a mas de cinco o seis
subordinados, con el fin de asegurar que no este sobrecargado y pueda, en determinado
momento, atender funciones de mayor importancia.

8.

De la Coordinacin

Siempre debern mantenerse en equilibrio las unidades de una organizacin. El

administrador debe buscar el equilibrio adecuado en todas las funciones

9.

Continuidad

La empresa debe mantenerse, mejorarse y ajustarse constantemente.

Problemas para determinar los niveles de la organizacin:

Costo,

comunicacin, planeacin y control.

Factores que determinan un tramo eficaz:

18

(Capacidades del supervisor)

Entender rpidamente.
Llevarse bien con los compaeros.
Ganarse la lealtad y el respeto.
Incrementar la habilidad para reducir el tiempo que pasa con los subordinados.

Etapas de la Organizacin
Divisin del trabajo:

es la separacin y delimitacin de las actividades con el fin de

realizar una funcin con la mayor precisin, eficiencia y mnimo de esfuerzo, dando lugar a la
especializacin y perfeccionamiento del trabajo.

Jerarquizacin:

se refiere a la disposicin de funciones por orden de rango, grado o

importancia.

Departamentalizacin:

Descripcin de funciones, actividades y responsabilidades:

es la divisin o agrupamiento de las funciones y

actividades en unidades especificas con base en su similitud.
es la
recopilacin ordenada y clasificada de todos los factores y actividades necesarias para
llevar a cabo el trabajo de la mejor manera.

Coordinacin: se refiere a sincronizar y armonizar los esfuerzos, las lneas de

comunicacin y autoridad deben ser fluidas y se debe lograr la combinacin y la unidad de
esfuerzos bien integrados y balanceados en el grupo social.
Tipologa de la organizacin
Lineal o militar
Esta centralizada en una sola persona y se da en pequeas empresas.

Ventajas:
Mayor facilidad en la toma de decisiones y en su ejecucin.
No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad.
La disciplina es fcil de mantener.
Desventajas:
Es rgida e inflexible.
La organizacin depende de hombres clave, provocando trastornos.
No fomenta la especializacin.
Los ejecutivos saturados de trabajo, no realizan funciones de direccin, solamente son
operativos.

Funcional o de Taylor
19

Consiste en dividir el trabajo y establecer la especializacin de manera que cada hombre,

desde el gerente hasta el obrero, ejecuten el menor nmero de funciones.

Ventajas:
Mayor especializacin.
Se obtiene la ms alta eficiencia de cada persona.
La divisin del trabajo es planeada.
El trabajo manual se separa del intelectual.
Disminuye la presin sobre un solo jefe.

Desventajas:
Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad.
Se viola el principio de unidad de mando.
Dificultades entre los jefes por no definir la autoridad claramente.

Lineo funcional
Se combinan los dos tipos de organizacin, aprovechando las ventajas y evitando las
desventajas inherentes a cada una.
Conserva de la organizacin lineal o militar la autoridad que se transmite a travs de un
solo jefe. Y de la funcional, la especializacin de cada actividad en una funcin. Este tipo de
organizacin es el mas utilizado en la actualidad.

Staff
Surge como consecuencia de las grandes organizaciones y del avance de la tecnologa,
contar con especialistas capaces de proporcionar informacin experta y de asesora a los
departamentos de lnea.
Ventajas:
Logra que los conocimientos expertos influyan sobre la manera de resolver los
problemas de direccin.
Hace posible el principio de responsabilidad y autoridad, y la especializacin Staff.
Desventajas:
Ha confusin sino son bien definidos los deberes y responsabilidades de la asesora.

Por comits
Asignarlos diversos asuntos administrativos a un grupo de personas que se renen para
discutir y resolver los problemas que se les encomienden; se da en combinacin con otro tipo
de organizacin. Hay comits directivos, ejecutivos, de vigilancia, consultivos, etc.

Ventajas:
Las soluciones son ms efectivas.
Se comparte la responsabilidad.
Permite que las ideas se fundamenten.
Se aprovecha al mximo la experiencia.
Desventajas:

20

Las decisiones son lentas.

Es difcil disolverlos.
Los gerentes se desligan de la responsabilidad.

Tcnicas de organizacin
Organigramas
Los organigramas son herramientas necesarias para llevar a cabo una organizacin
racional.
Los organigramas se clasifican por:

Su objetivo: Estructurales, Funcionales y Especiales.

Su rea: Generales, Departamentales.
Su contenido: Esquemticos, Analticos.
Los organigramas pueden ser de forma horizontal, vertical, circular y mixta.

Manuales
Son documentos detallados, que contienen en forma ordenada y sistemtica, informacin
acerca de la organizacin de la empresa y pueden ser: de polticas, departamentales, de
bienvenida, de organizacin, de procedimientos, de contenido mltiple, de tcnicas, de puestos.

Importancia de los manuales

Uniforman y controlan el cumplimiento de funciones.

Delimitan las actividades, responsabilidad y funciones.
Aumentan la eficiencia de los empleados.
Son una fuente de informacin, pues muestran la organizacin de la empresa.
Ayudan a la coordinacin y evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad.
Son una base para el mejoramiento de sistemas.
Reduce costos al incrementar la eficiencia.

Anlisis del puesto

Es una tcnica pormenorizada de las labores que se desempean en una unidad de
trabajo especfica e impersonal (puesto), as como las caractersticas, conocimientos y
aptitudes que debe poseer el personal que lo desempea.
El anlisis del puesto tiene como objetivos: mejorar los sistemas de trabajo, delimitar
funciones y responsabilidades, evitar fugas de responsabilidad y autoridad, fundamentar

21

programas de entrenamiento, retribuir adecuadamente al personal y mejorar la seleccin del

personal.

Descripcin del puesto

Es la determinacin tcnica de lo que el trabajador debe hacer y esta integrada por:
encabezado o identificacin, titulo, ubicacin, instrumental y jerarqua.

Especificacin del puesto

Es la enunciacin precisa de los requisitos que debe satisfacer el trabajador para
desempear el puesto, por ejemplo: escolaridad y conocimientos, requisitos fsicos, legales,
mentales y de personalidad; esfuerzo, responsabilidad y condiciones de trabajo.

Diagrama o procedimiento de flujo

Es la representacin grafica que muestra la sucesin de los pasos de que consta un
procedimiento.

Ventajas
Mayor simplificacin del trabajo.
Determinar la posibilidad de combinar o readaptar la secuencia de las operaciones.
Mejorar alguna operacin combinndola con otra parte del proceso.
Eliminar demoras.
Una mejor distribucin de la planta.

Tipos de diagramas de procedimiento

Grfica de flujo de operaciones.

Grficas esquemticas de flujo.
Grfica de ubicacin de equipo.
Grfica de flujo de formas.

Secuencia para elaborar un diagrama de procedimiento

Escoger el procedimiento por realizar.

Determinar las tcnicas analticas que habrn de utilizarse.
Analizar el trabajo.
Hacer una lista de la forma como se va a realizar el trabajo.
Establecer el procedimiento ms factible.
Presentar la propuesta.
Prepara instrucciones.
Implantar el nuevo procedimiento.
Observar el procedimiento implantado.
Preparar una gua de logros.
Llevar registros adecuados de realizacin.

Procedimientos
Los procedimientos

establecen el orden cronolgico y la secuencia de actividades

que deben seguirse en la realizacin de un trabajo repetitivo.

22

El mtodo

detalla la forma exacta de cmo ejecutar una actividad previamente

establecida.
Tanto los procedimientos como los mtodos estn ntimamente ligados. Los primeros
determinan el orden lgico que se debe seguir en una serie de actividades; y los mtodos,
indican como efectuar dichas actividades.
Los procedimientos son importantes porque determinan el orden lgico que deben seguir
las actividades; promueve la eficiencia y especializacin; delimitan responsabilidades y evitan
duplicidades; determinan como deben ejecutarse las actividades, y tambin cuando y quien
debe realizarlas; son aplicables en actividades que se presentan repetitivamente.

Lineamientos para la implantacin de procedimientos

Previamente a su aplicacin, se capacite al personal.

Sean muy accesibles y fciles de interpretar.
Se representen grficamente.
Que se evite la automatizacin del personal.
Al implantarlos se adecuen a situaciones reales y factibles.
Se revisen peridicamente.
Deben adecuarse a las necesidades y caractersticas de cada rea.
No deben ser demasiado rgidos.
Deben ser estables, los cambios continuos confunden al personal.
La supervisin no debe ser rigorista.

y combinndolos para perfeccionarlos.

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