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O.N.G VAHATRA
ANTSIRABE MADAGASCAR
Anne
2009
VAHATRA Lot 21 A 200 Avaratsena BP 197 110 Antsirabe Madagascar (260) 20.44.481.51 Email: vahatr@moov.mg
DI
RA
RF
RO
AA
CT
Directeur
Responsable Administratif
Responsable Financier
Responsable Oprationnel
Agent Administratif
Comptable
SOMMAIRE
LISTE DES ABREVIATIONS............................................................................................................................................ 1
POSTE : ....................................................................................................................................................................... 1
PARTIE I : PRESENTATION DU MANUEL....................................................................................................................... 4
1.
OBJECTIFS ................................................................................................................................................................4
2.
MISE A JOUR DU MANUEL ............................................................................................................................................4
2.1.
MODIFICATION DES PROCEDURES ...................................................................................................................4
2.2.
METHODOLOGIE DE MISE A JOUR ....................................................................................................................4
PARTIE II : LES PROCEDURES ADMINISTRATIVES ......................................................................................................... 5
1.
TRAITEMENT DU COURRIER ..........................................................................................................................................5
1.1.
LES COURRIERS ADMINISTRATIFS ....................................................................................................................5
1.2.
LES COURRIERS SPECIFIQUES AUX VOLETS DACTIVITE ....................................................................................6
2.
LES OPERATIONS ENTRE BUREAU DE LIAISON ET LES VOLETS ................................................................................................6
2.1.
VOLET MICROCREDIT..............................................................................................................................................6
2.2.
VOLET FORMATION PROFESSIONNELLE ......................................................................................................................7
PARTIE III : GESTION DES STOCKS ET DES IMMOBILISATIONS...................................................................................... 8
1.
GESTION DES STOCKS ..................................................................................................................................................8
1.1.
RECEPTION DE FOURNITURES ..........................................................................................................................8
1.2.
SORTIE DE FOURNITURES .................................................................................................................................8
1.3.
VALORISATION DES STOCKS .............................................................................................................................8
1.4.
COMPTABILISATION .........................................................................................................................................8
1.5.
APPROVISIONNEMENT.....................................................................................................................................8
1.6.
INVENTAIRE PHYSIQUE.....................................................................................................................................9
1.7.
DECOMPTES SURPRISES ...................................................................................................................................9
2.
IMMOBILISATIONS ......................................................................................................................................................9
2.1.
REGISTRE DES IMMOBILISATIONS ....................................................................................................................9
2.2.
RESPONSABLE DES IMMOBILISATIONS ............................................................................................................9
2.3.
SEUIL DIMMOBILISATION................................................................................................................................9
2.4.
PROCEDURE DIMMOBILISATION...................................................................................................................10
2.5.
MOUVEMENT DE LIMMOBILISATION ............................................................................................................11
2.6.
INVENTAIRE....................................................................................................................................................11
2.7.
VALORISATION ...............................................................................................................................................11
2.8.
AMORTISSEMENT...........................................................................................................................................12
PARTIE IV : GESTION DU PERSONNEL ........................................................................................................................ 13
1.
1.1.
1.2.
1.3.
2.
3.
3.1.
3.2.
3.3.
3.4.
4.
5.
6.
6.1.
6.2.
6.3.
7.
EMBAUCHE .........................................................................................................................................................13
DETERMINATION DES BESOINS EN PERSONNEL...........................................................................................................13
RECHERCHE ET RECRUTEMENT DES CANDIDATS ..........................................................................................................13
PROCEDURE D'EMBAUCHE DEFINITIVE .....................................................................................................................13
DEMISSION..........................................................................................................................................................13
SUIVI DU PERSONNEL..........................................................................................................................................13
DEMANDE DE CONGE, DE PERMISSION ET DAUTORISATION DABSENCE ..........................................................................13
PROMOTIONS ET MODIFICATIONS DE SALAIRE ...........................................................................................................14
CONTROLES DES ABSENCES IRREGULIERES .................................................................................................................14
HEURES SUPPLEMENTAIRES - PERSONNEL NON CADRE ................................................................................................14
PAYE MENSUELLE................................................................................................................................................15
COTISATIONS SOCIALES ET FISCALES (SMIA, CNAPS, IRSA) .................................................................................15
DEPLACEMENTS ET MISSIONS.............................................................................................................................15
ORDRE DE MISSION :............................................................................................................................................15
ALLOCATIONS DE SEJOUR : ....................................................................................................................................16
APRES LA MISSION :.............................................................................................................................................16
ALLOCATION FAMILIALE......................................................................................................................................16
1.
PROCEDURES DES ACHATS..........................................................................................................................................17
1.1.
GENERALITES..................................................................................................................................................17
1.2.
BUDGET PREVISIONNEL..................................................................................................................................17
1.3.
DECLENCHEMENT DU PROCESSUS .................................................................................................................17
1.4.
DOCUMENTS DACHAT...................................................................................................................................17
1.5.
LE SUIVI DES ACHATS......................................................................................................................................17
1.6.
LA RECEPTION ................................................................................................................................................17
1.7.
LE REGLEMENT ...............................................................................................................................................18
2.
PROCEDURES DE VENTES ...........................................................................................................................................19
2.1.
FACTURATION ................................................................................................................................................19
2.2.
REGLEMENT DU CLIENT..................................................................................................................................19
2.3.
RECOUVREMENT............................................................................................................................................19
PARTIE VI : LES PROCEDURES FINANCIERES .............................................................................................................. 20
1.
GESTION DES CAISSES ...............................................................................................................................................20
1.1.
GENERALITES..................................................................................................................................................20
1.2.
LES CAISSES ....................................................................................................................................................20
1.3.
CONTROLE......................................................................................................................................................21
1.4.
PROCEDURES DAPPROVISIONNEMENT DES CAISSES ....................................................................................21
1.5.
LARRETE DES CAISSES....................................................................................................................................21
2.
BANQUES ...............................................................................................................................................................22
2.1.
RESPONSABILITES...........................................................................................................................................22
2.2.
SEPARATION DES TACHES ..............................................................................................................................22
2.3.
LE COMPTE FONCTIONNEMENT.....................................................................................................................22
2.4.
LE COMPTE FONDS DE GARANTI ....................................................................................................................23
2.5.
LE COMPTE MICROCREDIT .............................................................................................................................24
2.6.
RAPPROCHEMENT BANCAIRE ........................................................................................................................24
2.7.
ANNULATION DE CHEQUES ............................................................................................................................24
PARTIE VII : LA GESTION COMPTABLE ....................................................................................................................... 25
1.
CADRE COMPTABLE ..................................................................................................................................................25
1.1.
ACCES AUX DONNEES COMPTABLES ..............................................................................................................25
1.2.
LES FINANCEMENTS .......................................................................................................................................25
1.3.
LES RESSOURCES DE VAHATRA:......................................................................................................................25
1.4.
CLASSEMENT DES PIECES COMPTABLES.........................................................................................................25
2.
SAISIE DES PIECES COMPTABLES ..................................................................................................................................25
2.1.
DEPENSES.......................................................................................................................................................25
2.2.
OPERATIONS DE PRETS ET DE FONDS DE GARANTI ........................................................................................27
2.3.
OPERATION SPECIFIQUE AU VOLET FORMATION PROFESSIONNELLE............................................................27
3.
LES TRAVAUX COMPTABLES ........................................................................................................................................29
3.1.
LES TRAVAUX QUOTIDIENS ............................................................................................................................29
3.2.
LES TRAVAUX HEBDOMADAIRES ....................................................................................................................29
3.3.
LES TRAVAUX MENSUELS ...............................................................................................................................29
3.4.
AUTRES TRAVAUX PERIODIQUES....................................................................................................................29
3.5.
LES TRAVAUX ANNUELS..................................................................................................................................29
PARTIE VIII : LES AUTRES SERVICES ADMINISTRATIFS ............................................................................................... 30
1.
2.
PHOTOCOPIES .........................................................................................................................................................30
TELEPHONE ............................................................................................................................................................30
Destinataires
Le Directeur
Le RA
Le Directeur
Le responsable concern
Le RF
Le service comptabilit
Le RA
Le Directeur
Le service Comptabilit
Le Directeur
Le RF
Le service comptabilit
(ventuellement)
Le Directeur
Le responsable concern
Le responsable concern
Factures
Autres
Tous les documents informatiques seront conservs et classs sur lordinateur de la AA, qui
doit effectuer hebdomadairement des sauvegardes.
Le courrier est obligatoirement prsent la signature du Directeur.
Le dossier de prsentation comprend :
Dans le cas exceptionnel o un courrier doit partir sans la signature du Directeur (absence ou
voyage de celui-ci par exemple) le responsable concern signera le courrier qui devra tre
prsent au Directeur ds son retour, pour approbation.
1.2.LES COURRIERS SPECIFIQUES AUX VOLETS DACTIVITE
Ces courriers concernent tous les documents utiliss dans le cadre des activits de VAHATRA et qui
mettent en relation le bureau de liaison et les agences.
Les expditeurs des courriers remplissent convenablement le cahier de transmission et le
transmette en mme temps que leur contenu au bureau de liaison. Les destinataires des
documents vrifient quantitativement tous les documents transmis avant dmarger sur la partie
destine cet effet.
Il y a quatre (2) cahiers de transmission utiliser qui doivent contenir les informations suivantes :
Nature du cahier de
transmission
Informations contenues
dans le cahier
denregistrement
Destinataire
au niveau du
bureau de liaison
Cahier mixte
Dossier de prts
Date de la transmission,
numros des partenaires,
nombre, margement
AA
Date de la transmission,
numros des partenaires,
nombre des carnets,
margement, observation
AA
1.6.INVENTAIRE PHYSIQUE
1.6.1. Responsabilit de lAssistante Administrative
LAA est responsable de la bonne tenue des fiches de stocks, du rangement des stocks.
Laccs larmoire de fournitures est strictement interdit aux personnes trangres au
Service Administratif.
1.6.2. Inventaire physique
la fin de chaque exercice, on doit procder un dcompte dinventaire physique de tous
les articles dtenus en inventaire, au niveau du bureau de liaison. Avant de commencer le
dcompte, lAA doit vrifier la suite numrique des bons de livraison et sassurer quil nen
manque aucun. Pendant le dcompte, aucun mouvement de stock nest permis.
Le dcompte est fait par lAA en prsence du RA et les carts entre la quantit physique et
la quantit thorique sont nots sur ltat dinventaire (ST06). Les carts sont ensuite
ajusts directement sur les fiches de stock par le RA.
1.7.DECOMPTES SURPRISES
Des dcomptes surprises peuvent tre effectus par le RF et le Directeur.
2. Immobilisations
2.1.REGISTRE DES IMMOBILISATIONS
Les immobilisations sont gres directement sur le logiciel CIEL Compta par le service
comptabilit. Ce logiciel permet de faire le suivi des immobilisations et amortissements.
2.2.RESPONSABLE DES IMMOBILISATIONS
Le registre des immobilisations est intgr au systme comptable informatis. Il est mis jour par
le responsable des immobilisations, soit lagent comptable. Ce dernier doit sassurer que le
registre des immobilisations est constamment jour.
2.3.SEUIL DIMMOBILISATION
2.2.1. Condition gnrale
Un matriel est comptabilis en immobilisation lorsque sa valeur est suprieure ou
gale 100 000 Ar, et est class suivant sa nature :
en agencement, amnagement et installation
en matriel danimation
en matriel de formation
en matriel informatique
en matriel et mobilier de bureau
en matriel de transport
2.2.2. Conditions complmentaires
Pour chaque nature du matriel, les exceptions suivantes doivent galement tre
considres :
a. Quelle que soit leur valeur dacquisition, doivent tre comptabiliss en tant que
charges :
b. Quelle que soit leur valeur dacquisition, doivent tre comptabiliss en tant que
immobilisations :
c. En cas dacquisition de matriels par lot, les conditions cumulatives suivantes doivent
tre remplies pour pouvoir les immobiliser :
Libell
Animation
Appareil photo
Armoire
Banc
Coffre
Chaise
Etagre
Installation
Massicot
Machine coudre
Matriel informatique
Matriel de test
Table
Tableau
Bicyclette
NB : Les codes attribus aux immobilisations sont dfinitifs et ne pourront pas tre modifies.
10
11
2.8.AMORTISSEMENT
Les actifs immobiliss sont amortis selon la mthode damortissement linaire. Le taux appliqu
est dfinit comme suit :
Immobilisation
Agencement, amnagement et installation
Matriel danimation
Matriel de formation
Matriel informatique
Matriel et mobilier de bureau
Matriel de transport
Taux
25%
20%
20%
33,33%
20% ou 25%
25%
12
13
envoy au Service Comptabilit qui calcule le montant des provisions pour congs pays
inscrire aux tats financiers de l'exercice.
3.2. Promotions et modifications de salaire
Les promotions et les augmentations de salaire dcides par le Directeur, aprs apprciations
faites par le suprieur hirarchique de l'intress, donnent lieu une dcision d'augmentation
de salaire. La dcision est communique auprs du Service Administratif qui va effectuer les
modifications dans l'tat de paie.
3.3. Contrles des absences irrgulires
Chaque responsable du volet est charg de contrler la prsence des employs sous ses
ordres.
Toute absence non autorise doit tre rapporte au Chef du Service du Personnel qui, luimme, devrait mettre au courant le Directeur Administratif et Financier, et/ou le Directeur
Gnral, afin de dcider des sanctions ventuelles prendre l'encontre de l'employ
concern. Les sanctions sont portes sur la fiche individuelle de chaque employ.
3.4. Heures supplmentaires - Personnel non cadre
En fonction du volume de travail faire, le personnel non cadre peut effectuer des heures
supplmentaires pendant le mois ou la semaine.
Aprs accomplissement des heures prvues, lagent tablit et fait signer la fiche de demande
de travail a son responsable, puis transmet ltat, au Directeur pour approbation avant de le
remettre auprs du Service Administratif.
Le Service Administratif contrle l'exactitude mathmatique du total des heures
supplmentaires, du montant payer.
Comme les heures supplmentaires sont payes en mme temps que le salaire, le Service
Administratif utilise par consquent ltat du relev des heures supplmentaires pour la
prparation de la paie puis l'annexe l'tat de paie afin de faciliter les contrles ultrieurs de
ce dernier, arrivs au Directeur celui ci apprcie le montant global des heures supplmentaires
payer au titre du mois considr et analyse le cas des agents dpassant un montant
raisonnable d'heures supplmentaires ou effectuant rgulirement des heures
supplmentaires .
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4. PAYE MENSUELLE
Intervenants
RA
RF
Directeur
DI, RA
RF
RA
Service
Comptabilit
RA
Service
Comptabilit
Service Comptabilit
RA et Directeur
RA
Service Comptabilit
6. DEPLACEMENTS ET MISSIONS
6.1. Ordre de mission :
Tout dplacement pour raison de service doit faire l'objet d'un ordre de mission (RH 01), en
deux exemplaires, tabli par le Service Administratif, sign par le Directeur. La nature, le motif,
la dure, et les lieux doivent tre indiqus dans cet ordre de mission dont :
-
15
Perdiem
Petit djeuner
Djeuner
Dner
Montant (Ar)
1 000
2 000
1 500
Hbergement
Ces frais doivent tre supports par des pices justificatives
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Responsable du suivi
Biens
Le responsable concern
Travaux, services
Le responsable concern
Tches
1.6.LA RECEPTION
LAA est charg de la rception des articles.
1.6.1. Les biens et articles
A larrive des biens et articles, lAA doit sassurer avant de les accepter quils sont conformes
la commande correspondante. Pour ce faire, elle vrifie la correspondance des
spcifications inscrites sur le bon de commande avec celles du bon de livraison ou de la
facture du fournisseur. Elle doit ensuite procder au comptage physique afin de sassurer que
la quantit reue est identique ou infrieure celle commande.
LAA doit refuser les biens ou articles non conformes au bon de commande tabli cet effet,
ainsi que les quantits excdant celles qui ont t commandes.
Dans le cas dune livraison partielle, lAA annote le bon de commande de la quantit reue et
marque sur le bon de livraison que la livraison nest pas complte, puis classe le bon de
commande avec les autres bons de commande en attente de livraison.
17
18
2. Procdures de ventes
2.1.FACTURATION
2.1.1. Etablissement des factures
Les factures sont tablies par la AA et sont mises en deux exemplaires (pour le tiers et pour
le service comptabilit) aprs signature du Directeur
Les factures doivent porter les mentions obligatoires suivantes :
a. Nom et adresse du client
b. Mention facture
c. Date de la facture
d. Numro de la facture (par ordre chronologique)
e. Dnomination des produits et services
f. Quantit, prix unitaire, prix total, mention des rabais, remises, ristournes accords
g. Echance de rglement
2.1.2. Comptabilisation et classement
Les factures doivent tre comptabilises dans le journal de ventes sur CIEL COMPTA ds leur
rception. Aprs saisie, le comptable appose la mention OK SAISIE , et classe la facture
provisoirement en attente du rglement.
2.2.REGLEMENT DU CLIENT
2.2.1. Rception du rglement
a. Paiement en espces
Le RA reoit les paiements en espces et lenregistre dans le journal de caisse. Elle
appose un acquit de paiement sur lexemplaire de facture du tiers.
b. Paiement par chque
LAA reoit les paiements par chque et les verse sur le compte de fonctionnement. Elle
appose un acquit de paiement sur lexemplaire de facture du tiers.
2.2.2. Comptabilisation et classement
Le rglement est enregistr sur CIEL COMPTA dans le journal de trsorerie concern ds leur
encaissement. La facture dment acquitte est classe dfinitivement.
2.3.RECOUVREMENT
Chaque compte client doit tre tudi et justifi chaque mois. Il est conseill de les suivre trs
rgulirement et deffectuer des relances afin de ne pas pnaliser la trsorerie.
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1.1.GENERALITES
Les caisses doivent tre gardes dans un endroit scuris (coffre portatif et/ou coffre mural).
Lorsque le teneur de caisses qui est la seule personne pouvant avoir accs aux caisses doit
sabsenter, mme pour une courte dure, il doit sassurer que le coffre est verrouill afin dviter
que des sommes ne soient drobes en son absence. Le teneur de caisses est responsable des
manquants.
1.2.LES CAISSES
1.2.1. La caisse fonctionnement
Fonctionnement et Approvisionnement :
Actions
Tenue de la caisse
Imputation comptable des pices
Saisie sur CIEL COMPTA et classement
Arrt mensuel
Frquence
Journalire
Journalire
Journalire
Mensuel
Responsables
Agent administratif
Service Compta
Service Compta
Directeur et RA
Recettes
La caisse ne reoit que le reversement des reliquats davance sur mission.
Dpenses
La caisse fonctionnement est utilise pour le paiement des dpenses courantes (photocopies,
recharge tlphone, frais de dplacement, fournitures divers ).
Pices justificatives
Toute dpense doit tre justifie par une facture ou au moins un reu. Seules les pices
originales sont acceptes. Les informations suivantes doivent figurer sur chaque pice :
Informations communes :
Les mentions suivantes doivent obligatoirement figurer sur chaque pice :
factures adresses VAHATRA
nom du fournisseur
Frquence
Journalire
Journalire
Journalire
Mensuel
Mensuel
Responsables
Agent administratif
Service Compta
Service Compta
Directeur et RA
Service Compta
La caisse fonds de garanti est utilise pour le paiement des retraits de fonds de garanti de
valeur infrieure 20 000 Ariary. Le retrait nest pas possible sans reu dment sign
mentionnant le nom, adresse et rfrence du propritaire du compte de fonds de garanti.
1.3.CONTROLE
Le Directeur et le RF sont habilits faire des contrles physiques des caisses des agences. Ces
contrles doivent tre faits en prsence du teneur de caisse laide du formulaire de dcompte de
caisse (CA 04)
1.4.PROCEDURES DAPPROVISIONNEMENT DES CAISSES
La caisse du bureau de liaison est approvisionne ou rapprovisionne suivant les prvisions
tablies par le RA.
1.5.LARRETE DES CAISSES
Les caisses doivent tre arrtes mensuellement par le RA qui doit effectuer un rapprochement
entre les en caisses et les soldes inscrits dans le cahier de caisse. Le cahier de caisse, les en caisses
ainsi que les pices justificatives doivent tre par la suite transmis auprs du Directeur pour
vrification.
La procdure darrte de caisse suivre est la suivante :
- Comptage physique des en caisses par le RA
- Rapprochement du solde sur livre de caisse par rapport au solde comptable
- Rapprochement du solde thorique par rapport au comptage physique
- Apposition du dtail des espces suivi de la mention arrt la somme de .. et de
la signature du RA dans le cahier de caisse
- Transmission du cahier avec le montant en espce et les pices justificatives auprs du
Directeur pour vrification et signature
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2. Banques
VAHATRA dispose de trois comptes bancaires distincts qui sont tous la BMOI. Ces trois comptes sont :
- Le compte fonctionnement
- Le compte fonds de garanti
- Le compte microcrdit
Toute sortie de banque ncessite toujours deux signatures. Les signataires autoriss sont :
Directeur
Directeur
RF
RF
RA
RO
RA
RO
Aucun chque ne doit tre sign en blanc. Les pices justificatives supportant une sortie de banque
doivent toujours tre prsentes aux deux signataires en mme temps que le chque, afin quils
puissent vrifier que les pices et le chque correspondent.
2.1.RESPONSABILITES
Pour tous les virements, que ce soit compte compte ou vers les bnficiaires, VAHATRA utilise le
service internet BMOINET. Ces virements sont sous la responsabilit du RF.
Les carnets de chques doivent tre sous le contrle exclusif du RA et gards lintrieur du
coffre.
2.2.SEPARATION DES TACHES
En principe, celui qui est responsable des comptes bancaires ne doit pas prparer le
rapprochement bancaire. Les pices de banque et autres relevs bancaires doivent tre reus
directement par lagent charg du rapprochement bancaire et ne doivent tre remis au RF quune
fois les rapprochements bancaires effectus.
2.3.LE COMPTE FONCTIONNEMENT
2.3.1.Compte et destination :
Banque
Intitul
Numro
BMOI
Fonctionnement 00004 00006 070261001 04
2.3.2.Fonctionnement :
Ce compte reoit :
les financements des bailleurs (envoi de fonds)
les recettes lies au fonctionnement de VAHATRA (allocation familiale,
remboursement tlphone du personnel)
les recettes lies aux prts (adhsion prts, colage FP)
Ce compte est aussi utilis pour rgler toute les dpenses lies au fonctionnement
(salaires, Cnaps, SMIA, IRSA, investissements, services)
22
Intervenants
RA
Actions
Rception des factures
RA
RA
RA
RF
Imputation budgtaire
Comptabilit
Directeur
RA
Prparation chque
Signataires
Signature chque
10
RA
11
RA
12
Comptabilit
13
Directeur et RF
Intitul
Fonds de garanti
Numro
00004 00006 070261002 01
2.4.2.Fonctionnement du compte :
Ce compte est utilis pour toutes les oprations relatives au fonds de garanti :
Approvisionnement de la caisse FG
Retraits et dpts de fonds de garanti
Versement des frais dadhsion
Rception du virement de fonds de garanti ultrieur
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Intitul
Epargne
Numro
00004 00006 070261003 95
2.5.2.Fonctionnement :
Ce compte est utilis pour toutes les oprations relatives aux prts :
Octroi de prts
Dpts des collectes
Virement des fonds de garantie collects
Rception des fonds de crdits
2.5.3.Octroi de prt :
Les chques d'octroi sont mis aprs visa conjoint des concerns suivant les spcifications
provisoires de prts. Tous les octrois sont dlivrs par chque contre reu sign par le
bnficiaire.
2.5.4.Virement du fonds de garanti ultrieur
Avant la fin du mois (m), le RA imprime ltat de collecte du mois (m-1) et calcul le
montant du fond de garanti ultrieur. Il transmet ensuite la pice au RF qui effectue le
virement. Le montant du fonds de garanti ultrieur vir se calcul suivant la
formule suivante:
2.6.RAPPROCHEMENT BANCAIRE
Un rapprochement bancaire doit tre prpar la fin de chaque mois, pour chaque compte
bancaire et par le comptable. Pour cela, un rapprochement entre les relevs bancaires et les
chques mis comptabilises dans les journaux doit tre fait dans le logiciel CIEL Compta.
Les tats de rapprochement sont par la suite imprims et prsents auprs du Directeur, avec les
relevs, pour approbation.
Une fois complts et dment rviss et approuvs par le Directeur, les rapprochements
bancaires doivent tre classs, pour rfrence ultrieure.
2.7.ANNULATION DE CHEQUES
En cas dannulation de chque, la souche contenant le numro de chque est dtache et
conserve lintrieur du carnet de chques.
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25
26
Imprims
Documents de saisie
Oprations
Priodicit
Traitement comptable
Fiches
Mensuel
Priodicit
Documents de saisie
Hebdomadaire
Hebdomadaire
Hebdomadaire
Fin juin et dcembre
Mensuel
Mensuel
Mensuel
Hebdomadaire
Hebdomadaire
Suivant le cas
Octroi de prt
Remboursement de prt
Intrt sur prt
Intrt sur pargne
Transfert dpargne
Passage en perte
Recettes (droits, rachat carnet)
Collecte dpargne
Retrait dpargne
Intrt de placement
Oprations
27
28
29
Photocopie
Tlphone
Ces oprations peuvent engendrer des dpenses importantes et cest la raison pour laquelle on a prvu certains
contrles.
1. Photocopies
Les photocopies sont sous le contrle de lAA qui inscrit quotidiennement la liste, la quantit et le montant
des photocopies dans le registre destin cet effet.
2. Tlphone
Le tlphone (fixe et cellulaire) est sous le contrle du RA. Tous les appels sont enregistrs dans le registre
tlphonique. Les appels personnels sont refacturs aux utilisateurs au tarif des oprateurs chaque fin du
mois.
la fin du mois, le RA pointe le registre tlphonique avec la facture dtaille du tlphone et sassure que
tous les appels apparaissant sur la facture de tlphone, ont t lists dans le registre tlphonique. Par la
suite, les appels personnels sont refacturs aux utilisateurs au tarif des oprateurs chaque fin du mois.
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