Bancos: Control de operaciones y saldos

Manual de Usuario
Versin 2.75
(Captulo 5 - Men Bancos)
Tomo 7
Tabla de Contenido.
Captulo 5 Bancos. Pg.3

o Caractersticas Bsicas Pg.4
o Polticas.. Pg.5
o Funciones Bsicas Pg.7
Bancos. Pg.8
Conceptos Pg.11
Manual de Usuario - a2 Herramienta Administrativa Configurable

Men Bancos - Versin 2.75
Beneficiarios.Pg.16
Conciliaciones Pg.20
Diferidos Pg.25
Reimprimir Pg.27
Nueva Transaccin.. Pg.28
Emisin de Cheques.. Pg.29
Numero de Comprobante Pg.30
Pguese a la Orden de Pg.30
Polticas que Afectan la Emisin de Cheques. Pg.32
Fecha del Cheque y Fecha de Liberacin Pg.33
Anular un Cheque. Pg.37
Conceptos.. Pg.38
Emisin de Notas de Dbito..................................................................................... Pg.40
Depsitos Pg.42
Depsitos No Relacionados con las Ventas Pg.43
Como Indicar los % de Retencin y Comisiones Bancarias. Pg.44
Para las Tarjetas de Crditos. Pg.44
Para las Tarjetas de Dbito Pg.45
Depsitos de Ventas Diarias.. Pg.50
Deposito de Cobranza del da Pg.53
Notas de CrditoPg.57
Transferencias de Fondos. Pg.59
Ordenado por. Pg.61
Reportes Disponibles...... Pg.62
Otras Funciones Pg.69
Borrar Transacciones Pg.69
Editar Modificar Transacciones.. Pg.69
Filtro de Operaciones.. Pg.70
Contabilizar Transacciones Pg.71
o Consolidar Transacciones Bancarias. Pg.73
o a2 Contabilidad Comprobante Contable.Pg.75
Captulo 5.- Bancos: Los controles bancarios por parte de la empresa permiten detectar fallas de las
instituciones bancarias y propias, adems, cuando se realizan todas las operaciones de forma correcta y oportuna
se obtienen saldos reales de las cuentas actualizadas mucho antes que el propio banco.
Venezuela: www.a2.com.ve
Colombia: www.a2colombia.com
Pg.

En las transacciones Bsicas y Transferencias entre cuentas, se desglosa el ingreso o egreso segn sea el caso en
Conceptos. Se recomienda configurar los conceptos igual o lo ms parecido posible, a las cuentas contables
asignadas a bancos, as su contabilizacin podr hacerse de manera transparente y rpida.
Tabla de Contenido
Caractersticas Bsicas:
Emisin de Cheques: haga click en el botn Nuevo, luego en Cheques.
Notas de Crdito: haga click en botn Nuevo, luego Notas de Crdito.
Notas de Dbito: haga click en el botn Nuevo, luego en Notas de Dbito.
Depsitos: haga click en el botn Nuevo, luego en Depsitos.
Pg.

Caractersticas Avanzadas:
Transferencias entre cuentas: haga click en el botn Nuevo, luego en Transferencias.
Manejo de Diferidos: haga click en el botn Diferidos.
Conciliaciones: haga click en el botn Conciliar.
Tabla de Contenido
Antes de explicar todas las funcionalidades del mdulo es necesario el conocer las
Polticas que lo afectan:
Pg.

Tabla de Contenido
Poltica # 1, Realizar operaciones con bancos inactivos, al aplicacin permite colocar un banco inactivo de tal
manera que el usuario que tenga esta poltica activa no podr visualizarlo. Recuerde que las polticas son para
definir el perfil de cada usuario.
Pg.

Poltica # 2, Realizar operaciones con beneficiarios y proveedores inactivos, igual que la poltica # 1, pero
aplica a proveedores y beneficiarios.
Tabla de Contenido
Funciones Bsicas:
Pg.

Seleccin
Seleccin de
de la
la
entidad
entidad Bancaria
Bancaria
con
con la
la cual
cual se
se
trabajar.
trabajar.
Posibilidad
de
Posibilidad
de
Indicar
Indicar la
la fecha
fecha de
de
la
la transaccin.
transaccin.
Fecha nos permite indicarle al mdulo cual ser la fecha de la transaccin.

Ejemplo: Posibilidad de elaborar un cheque con una fecha distinta a la que por defecto nos presenta el mdulo
(Fecha del sistema), para este caso es 02/10/2004 siendo la del sistema y representa el da actual.
Al modificarla y elaborar un cheque automticamente nos toma dicha 04/10/2004 como se observa en la figura.
Observe
Observe que
que siendo
siendo el
el da
da 02/10
02/10 yy
cambiamos
cambiamos la
la fecha
fecha 04/10
04/10 la
la
transaccin
transaccin que
que para
para este
este caso
caso es
es
un
un cheque
cheque se
se registra
registra el
el 04/10.
04/10.
Funciones del Mdulo:

Pg.

Bancos: Posibilidad de incluir nuevos bancos desde el mdulo de bancos, para que esta opcin este disponible se
debe revisar la Poltica # 3, Incluir nuevos bancos desde el mdulo de transacciones. Al estar activa el
usuario lo podr hacer, al estar inactiva solo podr visualizar informacin de los mismos.
Poltica # 3, Activa:
Tabla de Contenido
Poltica # 3 Inactiva: El usuario no puede incluir bancos nuevos, solo podr visualizar informacin.
Pg.

Informacin
Informacin
de
de Bancos.
Bancos.
Detalle:
Detalle - Saldos:
Pg.

Detalle Saldos Vistazo: Nos permite Visualizar las ltimas 20 transacciones del banco en particular.
Detalle Formatos de Impresin: Posibilidad de definir los formatos de impresin como lo muestra la figura.
Detalle Operaciones: Posibilidad de ejecutar el reporte de operaciones de bancos.
Pg.
10

Detalle Estadsticas y Proyecciones:
Detalle Conceptos y Cuentas Contables:
Tabla de Contenido
Pg.
11

Conceptos:
Al igual que en la opcin de bancos se tiene la Poltica # 4, Incluir nuevas cuentas. La cual al esta activa
podemos crear conceptos nuevos.
Posibilidad
Posibilidad
de
de Incluir
Incluir
un
un
Concepto
Concepto
Nuevo.
Nuevo.
Poltica # 4, Inactiva:
Pg.
12

Paso a Paso Incluir un Concepto:
Tipo de Concepto:
Ejemplos:
Gastos:
Energa Elctrica
Telfonos
Reparaciones
Mantenimiento
Egresos:
Compras de Mercanca para la venta
Tesorera Nacional, pago de impuestos.

Ingresos:
Ingresos por ventas
Pg.
13

Conceptos:
Categora: Nos permite agrupar las transacciones.

Para un mejor entendimiento hemos creado un concepto denominado Telfonos y la categora que le hemos definido
es Comunicaciones.
Y se hace necesario manejar de forma individual los pagos de los diferentes nmeros telefnicos ya que los recibos
de pagos son emitidos por la empresa proveedora del servicio, un recibo por nmero, y la empresa desea mantener
un control sobre este gasto.
Pg.
14

Tabla de Contenido
Reporte Transacciones por Conceptos agrupado por la Categora Comunicaciones:
Agrupado por
Agrupado por
Categora
Categora
Categora
Categora
Comunicaciones
Comunicaciones
Detalle
Detalle del
del Gasto
Gasto
Telfonos,
Telfonos,
Categora
Categora
Comunicaciones
Comunicaciones
Pg.
15

Tabla de Contenido
Beneficiarios:
Poltica # 5, Incluir nuevos beneficiarios.

Poltica # 5, Inactiva:
Tabla de Contenido
Pg.
16

Si la aplicacin esta integrada a a2 Contabilidad, para una mejor operatibilidad puede
incluir un concepto una cuenta contable asociada al beneficiario .
De esta manera al momento de elaborar un cheque a un determinado beneficiario, no es necesario indicarle la
cuenta contable, el sistema la coloca de forma automtica.
Paso a Paso:
1. Ejecutar el Mdulo de a2 sistema
2. Seleccionar el Usuario al cual se le activar la posibilidad de manejar las cuentas contables.
3. Entrar en la opcin Mens.
Pg.
17

4. Seleccionar de las formas disponibles la opcin Beneficiarios.
5. De la ventana recursos del Usuario de la pestaa General activar las cuentas contables.
6.
Gua
rde
los
cambios, lo cual podr hacer en forma general en particular como lo indica la figura.
Pg.
18

Obsrvese al activar las cuentas contables podemos asociar un beneficiario a una cuenta contable y a un concepto.
Cuentas Contables:
Pg.
19

Tabla de Contenido
Conciliaciones:
El proceso de conciliaciones bancarias se realiza todos los meses del ao con la finalidad de detectar fallas, ya sean
del banco o del usuario de la aplicacin.
Cmo se hace?
Con el Estado de Cuenta del banco se procede a filtrar las operaciones del mes reflejadas en el estado de cuenta de
a2, luego se revisa una a una todas las transacciones mostradas en el reporte bancario y buscando su igual en las
operaciones procesadas en la aplicacin. Si una de las operaciones no estn en la aplicacin se procede a buscar el
comprobante fsico de la misma, si este existe y coincide con el estado de cuenta se transcribe la misma en el
mdulo de bancos. En caso contrario se debe hacer un proceso de auditoria para verificar la situacin.
Cuando la operacin no est en el estado de cuenta del banco y si en la aplicacin es porque la transaccin est
diferida.
Tabla de Contenido
Pg.
20

Paso a Paso
1. En la columna titulada "ST" de la lista de transacciones bancarias, haga doble click sobre la operacin que
desea conciliar, al hacer esto se muestra la letra "P" que indica que est PRE-Conciliada. Repita esta
operacin las veces necesarias.
Utilidad Botn Derecho del Mouse nos permite Editar, Borrar, Reimprimir y Marcar Desmarcar transacciones.
Para esta paso es necesario el revisar las polticas # 13, Permitir cambiar el estatus de transacciones ya
conciliadas y la # 16, Permitir conciliaciones de cuentas.
Nota: Cuando un banco esta conciliado se debe tener cuidado al cambiar el estatus de las transacciones,
ya que esta accin puede afectar los saldos disponibles.
2. Al momento de marcar todas las operaciones reflejadas en el estado de cuenta del banco con las
elaboradas en a2, haga click en el botn Conciliar.
Pg.
21

3. En la ventana se muestra en resumen los montos de las operaciones PRE-Conciliadas los cuales deben
arrojar en el campo Diferencia la cantidad de cero (0) para as poder procesar la conciliacin.
4. Para terminar el proceso haga click en el botn Grabar.
5. Para imprimir el reporte de conciliacin bancaria haga click en el botn Imprimir.
Tabla de Contenido
Reporte Preliminar Conciliacin Bancaria: Nos permite visualizar todas las transacciones que fueron
previamente PRE conciliadas y que se muestran en el grid con P.
Pg.
22

Obsrvese el grid despus de la conciliacin:
Pg.
23

Luego
Luego de
de la
la conciliacin
conciliacin el
el
estatus
de
las
estatus
de
las
transacciones
transacciones cambia
cambia aa
una
X,
lo
cual
una X, lo cual le
le indica
indica
que
que el
el movimiento
movimiento esta
esta
conciliado.
conciliado.
Tabla de Contenido
Diferidos:
Pg.
24

En la ventana de operaciones diferidas se muestran slo aquellas transacciones con estatus de diferidas las cuales
no han sido cargadas en el estado de cuenta actual.
El
proceso de liberacin de operaciones diferidas se puede realizar de forma manual o automtica, todo depende de
las polticas de usuarios.
Al estar la poltica # 20, Verificar la liberacin de transacciones (proceso manual), activa el usuario deber
liberar de forma manual las transacciones.
Al estar inactiva es un proceso automtico la aplicacin las libera segn los parmetros que se indicaran en la
opcin Ttulos y Correlativos.
Paso a Paso:
1. Haga doble click en la columna titulada "X", sobre la lnea de la operacin para marcar con la bandera "Si".
Para cambiar a "No" repita esta operacin.
2. Para finalizar haga click en el botn Procesar
Ttulos y Correlativos:
Para el manejo de las transacciones en diferidos se le debe indicar a la aplicacin en la opcin de ttulos y
correlativos los das de diferimiento, como lo indica la figura.
Pg.
25

Tabla de Contenido
Reimprimir:
Pg.
26

Poltica # 25.
Desactivada: El botn de reimpresin no aparece disponible.
Activada:
Poltica # 27, Realizar una impresin preliminar por pantalla antes de reimprimir el documento
Nos permite visualizar una impresin preliminar.
Para poder reimprimir debemos ubicar el cursor en el documento transaccin que se desea reimprimir.
Nueva Transaccin:
Pg.
27

Elaborar nuevas transacciones:

Cheques
Notas de Dbito
Depsitos
Notas de Crdito
Transferencias
Analicemos cada una en detalle:
Tabla
de
Contenido
Emisin
de cheques:
Pg.
28

Paso a Paso
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Para cambiar nmero de Cheque haga click sobre l e introduzca el nuevo.

Ingrese la cantidad el monto del cheque, para usar la Calculadora haga click en el botn
Introduzca el beneficiario del Cheque o haga clic en el botn de Buscar.
La cantidad en Letras es Escrita Automticamente, Ingrese la fecha de la transaccin, para usar el
calendario haga clic sobre el botn.
Escriba el concepto de la operacin. Presione dos veces la tecla Enter o una vez TAB para salir.
Introduzca el o los conceptos de tipo Dbito, que sumen la cantidad total de la Nota de Dbito. Para abrir
una nueva lnea presiona la tecla de Flecha Abajo. Haga click en el botn ubicado a la derecha de la celda o
presione la tecla ALT+Flecha Abajo. Luego con la flechas arriba o abajo seleccione el concepto apropiado y
presione ENTER dos veces para introducir la cantidad. Si escribe un concepto que no existe,
automticamente el sistema preguntar si desea incluir un nuevo concepto sin necesidad de salir del Banco
e ir a la opcin Conceptos.
Para eliminar un concepto mueva el cursor con la flecha arriba o abajo hasta estar sobre l, luego haga click
en el botn Borrar.
Haga click en el Botn de Totalizar para finalizar el proceso.
Tabla de Contenido
Opciones:
Anular Cheque: Marca como documento anulado el nmero de cheque actual.
Pg.
29

No Endosable: Coloca el texto de NO ENDOSABLE en el cheque, lo cual indica que el beneficiario no puede ser
otro que el escrito en el cheque.
Imprimir Comprobante: Al estar marcado el cuadro de verificacin indica al sistema que desea imprimir el
comprobante del cheque, en caso contrario se realiza la operacin sin imprimir ningn fsico.
Nmero de Comprobante de Egreso (No. Cheque): Este es un consecutivo que se genera de forma automtica,
cada banco maneja uno diferente.
Pg.
30

Ttulos
Ttulos yy
Correlativo
Correlativo
ss
Pguese a la orden de: Posibilidad de Seleccionar del archivo de beneficiarios a la persona o empresa que se
le emitir el cheque.
Polticas que afectan la emisin de cheques:

Pg.
31

Poltica # 6, Poder elaborar transacciones con beneficiarios no incluidos en el archivo al estar activa nos
permite colocar un beneficiario que no este incluido en el archivo de los mismos.
Poltica # 7, Autorizar a la emisin de cheques
Poltica # 18, Autorizar a realizar transacciones que superen el saldo disponible
Poltica # 21, Modificar el correlativo de cheques al momento de la transaccin
Poltica # 22, Incluir conceptos al momento de elaborar las transacciones
Poltica # 23, Obligar la entrada de conceptos al momento de elaborar las transacciones
Poltica # 24, Permitir duplicar los nmeros de documentos en las transacciones
Poltica # 28, Poder cambiar el beneficiario de los cheques emitidos desde cuentas por pagar
Tabla de Contenido
Fecha del Cheque y Fecha de Liberacin:
Pg.
32

La fecha de liberacin es muy til cuando se estila manejar das de pagos especficos y deseamos colocarle una
fecha de liberacin de entrega al beneficiario.
Veamos un ejemplo de esta capacidad:
Supongamos que el da de la semana para los pagos entrega de cheques a nuestros (proveedores) son los das
viernes, siendo hoy 04/10/2004, colocamos en la fecha de liberacin el 8/10/2004 que corresponde al prximo
viernes.
Obsrvese el saldo disponible y el cheque emitido (Dbito Diferido):
Pg.
33

Transacciones Diferidas:
Depsitos (Cheques Diferidos): 5.874.141
Cheques y Notas de Dbitos: 7.500.000 y 37.500, los 37.500 corresponden al dbito bancario.
Total Dbitos diferidos: 7.537.500
Total Crditos diferidos: 5.874.141
Siendo el saldo disponible para el da 04/10/2004: 9.431.320,13
Lo
importante de esta capacidad de asignar das de pagos es el manejo de una tesorera sana de los recursos
financieros ya que siendo este nuestro capital de trabajo nos permite el siguiente aspecto importante.
Supongamos que el cheque que se debe entregar el 08/10/2004 por cualquiera que sea el motivo el proveedor no lo
retira, teniendo que esperar hasta el prximo viernes 15/10/2004. Tendremos congelados y ociosos los 7.537.500
por un lapso de tiempo comprendido entre las fechas 04/10 al 15/10 es decir 11 das.
Pg.
34

Para un mejor entendimiento y conocer el procedimiento cuando se presentan estos casos, observe lo pasos:
1.
2.
3.
4.
Nos posicionamos en la transaccin.

Oprimimos el botn Editar.
Al hacerlo se no despliega para este caso el cheque emitido.
Nos posicionamos en el campo Fecha de liberacin y la modificamos colocndole 15/10 como lo indica la
figura.
5. Para finalizar oprimimos el botn totalizar.
Observe ahora las transacciones Diferidas:
Pg.
35

Al
cambiar la fecha de liberacin trasladamos la entrega del cheque de 7.500.000 para el da 15/10. Y el Saldo
Disponible para el da 06/10/2004 nos quedara:
Tabla de Contenido
Anular un cheque:
Pg.
36

Paso a Paso:
1. Nos posicionamos en el cheque que deseamos anular.
2. Editamos la transaccin, botn editar.
3. Marcamos en la opcin anular.
4. Al hacerlo coloca el campo Monto del cheque en cero y registra en los campos pguese a la orden de,
detalle movimiento, las palabras Cheque Anulado.
5. Para finalizar totalizamos la transaccin.
Tabla de Contenido
Detalle del Cheque:

Pg.
37

Detalle Movimiento: La descripcin que se coloca en esta seccin es la que nos aparecer en el grid del mdulo
como lo muestra la figura.
Conceptos: Al oprimir el botn de seleccin se despliega la informacin de todos los conceptos creados.
Tabla de Contenido
Si el concepto que se requiere no esta en la seleccin la aplicacin nos permite crearlo desde la emisin de cheques
sin tener que salirnos a hacerlo. El procedimiento para que se active la opcin de incluir un concepto, cuando se
escribe el concepto y este no esta registrado la aplicacin despliega esta posibilidad como lo muestra la figura.
Pg.
38

Al responder si se nos despliega la ficha archivo de conceptos que nos permite incluir uno nuevo.
Una vez completado este paso podr seleccionarlo desde la ventana de seleccin de los mismos.
Al hacerlo debe oprimir dos veces la tecla Enter para aceptar el concepto que le ser cargada la transaccin que
para este caso es la emisin de un cheque.
Para finalizar totalizamos el comprobante.
Tabla de Contenido
Emisin de Notas de Dbito: Comnmente utilizadas para realizar descuentos al saldo bancario por los
conceptos de: Emisin de Chequeras, Corte de Cuenta, Mantenimiento de Cuenta, Cheques devueltos, etc.
Pg.
39

Paso a Paso
1. Para cambiar nmero de Nota de Dbito haga click sobre l e introduzca el nuevo.
Pg.
40

2. Ingrese la cantidad de dinero, para usar la Calculadora haga clic en el botn.
3. La cantidad en Letras es Escrita Automticamente, Ingrese la fecha de la transaccin, para usar el
calendario haga clic sobre el botn.
4. Escriba el concepto de la operacin. Presione dos veces la tecla Enter o una vez TAB para salir.
5. Introduzca el o los conceptos de tipo Dbito, que sumen la cantidad total de la Nota de Dbito. Para abrir
una nueva lnea presiona la tecla de Flecha Abajo.
6. Haga click en el botn ubicado a la derecha de la celda o presiona la tecla ALT+Flecha Abajo. Luego con la
flechas arriba o abajo seleccione el concepto apropiado y presione ENTER dos veces para introducir la
cantidad. Si escribe un concepto que no existe, automticamente el sistema preguntar si desea incluir un
nuevo concepto sin necesidad de salir del Banco e ir a la opcin Conceptos.
7. Para eliminar un concepto mueva el cursor con la flecha arriba o abajo hasta estar sobre l, luego haga click
en el botn Borrar.
8. Haga click en el Botn de Totalizar para finalizar el proceso.
Nota: Se recomienda cargar las Notas de Dbito con un corte de cuenta actualizado.
Tabla de Contenido
Depsitos: El mecanismo de depsitos bancarios de a2 tiene dos vertientes, la primera para realizar depsitos
bancarios no relacionados con las Ventas y el segundo de Ventas Diarias.
Pg.
41

Depsitos
No
Relacionados con las Ventas : Los depsitos bancarios pueden provenir de varias fuentes como: Efectivo,
Pg.
42

Cheques, Tarjeta de Crdito o Dbito, cada uno de ellos est contemplado en el sistema para as poder aplicar el
tiempo de diferimiento que posean.
Resumen nos permite visualizar el detalle del depsito: Se muestra un resumen del depsito donde se reflejan
varios aspectos bien interesantes como: cantidad de cheques, tarjetas de crdito, tarjetas de dbito, comisiones
generadas y monto diferido de la operacin. En el lado derecho se refleja el desglose de la comisiones y diferidos.
Para salir de esta ventana presione el botn Salir ubicado en la parte superior.
Tabla de Contenido
Pg.
43

Como indicar los porcentajes de retencin y comisin que las instituciones bancarias
efectan a los establecimientos comerciales por su uso, para los casos de:
Tarjeta de Crdito.
Tarjeta de Dbito.
Para las Tarjetas de Crdito:
En el campo Retencin se indica el % que la institucin bancaria efecta al establecimiento comercial por el uso de
la tarjeta, esto sucede cuando se establece un convenio comercial, en donde todas las transacciones que son
pasadas por el punto de venta del banco, sern cargadas a la cuenta corriente que el establecimiento tenga con el
organismo.
Es decir que toda transaccin le ser debitado un 5% menos al monto de la misma, abonando a la cuenta del
comercio el resto.
%
% de
de Retencin
Retencin
Comisin
del
Comisin
del
Banco
por
uso
Banco por uso de
de
la
la tarjeta.
tarjeta.
Tabla de Contenido
Pg.
44

Para las Tarjetas de Dbito:
Modulo a2 Sistema:
Instituciones Financieras:
Tabla de Contenido
Pg.
45

Obsrvese su aplicacin:
Se ha elaborado un depsito que esta conformado por distintos movimiento para poder explicar las bondad en el
manejo de las diferentes formas de pago que contempla la aplicacin:
Efectivo
Cheque
Tarjeta de Dbito
Tarjeta de Crdito
Para el caso de las tarjetas de crdito se registran dos movimientos:

1. Comisin Tarjetas de Crdito
2. Impuesto Retenido (Impuesto sobre la renta)
Monto Total en Tarjeta de Crdito: 450.000
Tabla de Contenido
Pg.
46

Impuesto por uso de la tarjeta definido en la ficha de tarjetas de crdito: 5%.
450.000 x 5% =22.500
%
% de
de Retencin
Retencin
Impuesto
Impuesto sobre
sobre la
la
renta.
renta.
%
% de
de Retencin
Retencin
Comisin
del
Comisin
del
Banco
Banco por
por uso
uso de
de
la
la tarjeta.
tarjeta.
Retencin de Impuesto sobre la renta definido en la ficha: 2%

450.000 / 1.15 que representa el 15% del IVA = 391.304,35
391.304,35 x 2% de impuesto sobre la renta = 7.826,09
Pg.
47

Al totalizar el depsito la transaccin que en donde se manejo diferentes formas de pago, registra la operacin en el
grid de la siguiente manera:
Monto total del deposito = 1.200.000

150.000 (efectivo).
250.000 (cheque Diferido).
350.000 (tarjeta de dbito) Comisin 1% = 3.500.
450.000 (tarjeta de crdito Diferido) Comisin 5% = 22.500 + Impuesto retenido 2% 450.000 / 1.15 =
391.304,35 X 2% = 7.826,09.
Total Diferidos = 700.000.
Total Disponible = 496.500
Tabla de Contenido
Paso a Paso:
1. Ingrese el nmero de Depsito y presione ENTER, luego la fecha a realizar la operacin.
Para Depsitos No Relacionados con las Ventas:
Pg.
48

2. Ingrese el monto, luego selecciona el tipo de forma de pago (Efectivo, Cheque, Tarjeta de Crdito o Dbito)
haga click en el botn ubicado a la derecha de la celda o presiona la tecla ALT+Flecha Abajo. En los casos
distintos a efectivo seleccione el nombre o descripcin de la entidad emisora, ingrese la fecha de liberacin y
las observaciones. Para abrir una nueva lnea presiona la tecla de Flecha Abajo.
3. Para eliminar un rubro mueva el cursor con las flechas arriba o abajo hasta estar sobre l, luego haga clic en
el botn Borrar.
5. Introduzca el o los conceptos de tipo Dbito, que sumen la cantidad total del Depsito. Para abrir una nueva
lnea presiona la tecla de Flecha Abajo. Haga click en el botn ubicado a la derecha de la celda o presiona la
tecla ALT+Flecha Abajo. Luego con la flechas arriba o abajo seleccione el concepto apropiado y presione
ENTER dos veces para introducir la cantidad. Si escribe un concepto que no existe, automticamente el
sistema preguntar si desea incluir un nuevo concepto sin necesidad de salir del Banco e ir a la opcin
Conceptos.
en el botn Borrar.
7. Haga click en el botn Totalizar para finalizar el proceso.
Tabla de Contenido
Depsitos de Ventas Diarias: Realiza el balance de las ventas de forma automtica, desglosando las ventas
en las formas de pago: Efectivo, Cheque, Tarjeta de Crdito y Tarjetas de Dbito. En las tres ltimas formas de pago
se diferencian para cada tipo de tarjeta de crdito o dbito y por entidades bancarias.
Pg.
49

Ingrese la fecha del da que desea realizar el corte de ventas, haga click en el botn para mostrar el calendario.
Luego haga click en el botn de Iniciar.
Tabla de Contenido
Una vez indicada la fecha de ventas oprimimos el Botn Iniciar:
Pg.
50

Observe que todas las transacciones que estn en el grid corresponden a las ventas del da 05/10/2004:
Reporte de Ventas del da 05/10/2004:
Pg.
51

En este paso tenemos la posibilidad de indicar las operaciones que deseamos depositar en el banco con el cual nos
encontramos trabajando. Para hacerlo nos posicionamos en la primera columna a la izquierda representada por una
X, haciendo doble click en ella desmarcamos la transacciones, al hacerlo estas no sern procesadas para este
deposito, quedando pendientes las restantes, con la posibilidad de efectuar otro deposito pero en otro banco distinto.
Observe que tres transacciones desmarcamos dos: Ventas en Efectivo y en Cheque ya que solo deseamos
depositar en este banco las transacciones que provengan de Tarjetas de Crdito y de Dbito, al presionar el botn
Procesar se nos presenta la siguiente informacin:
Esta es una prestacin de la aplicacin que le permitir establecer un control sobre las ventas y el ingreso de las
mismas al banco. Es decir que todo lo que se vendi se deposit.
El reporte de ventas diarias debe ser igual al depsito efectuado en el banco.
Tabla de Contenido
Pg.
52

Paso a Paso:
1. Ingrese el nmero de Depsito y presione ENTER, luego la fecha a realizar la operacin.
Para Depsitos de Ventas Diarias:

2. Haga click en el botn Ventas, ubicado a la derecha de la pantalla.
3. Ingresa la fecha del da que desea realizar el corte de ventas, haga click en el botn para mostrar el
calendario. Luego haga click en el botn de Iniciar.
5. Introduzca el o los conceptos de tipo Dbito, que sumen la cantidad total del Depsito. Para abrir una nueva
lnea presiona la tecla de Flecha Abajo. Haga click en el botn ubicado a la derecha de la celda o presiona la
tecla ALT+Flecha Abajo. Luego con la flechas arriba o abajo seleccione el concepto apropiado y presione
ENTER dos veces para introducir la cantidad. Si escribe un concepto que no existe, automticamente el
sistema preguntar si desea incluir un nuevo concepto sin necesidad de salir del Banco e ir a la opcin
Conceptos.
en el botn Borrar.
Polticas aplicadas a la transaccin:
1. Realizar operaciones con bancos inactivos.
9. Autorizar la emisin de Depsitos.
Tabla de Contenido
Pg.
53

Depsito de Cobranza del da: Este procedimiento es igual que los Depsitos de Ventas Diarias, como se
puede observar en la figura la disponibilidad de esta capacidad:
Cobranzas del da:
Pg.
54

Reporte Relacin de Cobros:
Deposito Cobranzas:
Observe como se registr los depsitos de las ventas del da y de las cobranzas:
Pg.
55

Tabla
Notas
de
Contenido
de
Crdito:
Pg.
56

Paso a Paso
1. Para cambiar nmero de Nota de Crdito haga click sobre l e introduzca el nuevo.
2. Ingrese la cantidad de dinero.
calendario haga click sobre el botn.
Pg.
57

5. Introduzca el o los conceptos de tipo Crdito, que sumen la cantidad total de la Nota de Crdito. Para abrir
presiona la tecla ALT+Flecha Abajo. Luego con la flechas arriba o abajo seleccione el concepto apropiado y
en el botn Borrar. Secuencia de Teclado: ALT+B.
7. Haga click en el Botn Totalizar para finalizar el proceso.
10. Autorizar la emisin de Notas de Crdito.
Tabla de Contenido
Transferencias de Fondos:
Pg.
58

Pg.
59

Paso a Paso:
1. Para cambiar nmero de Transferencia haga click sobre l e introduzca el nuevo.
2. Ingrese la cantidad de dinero.
3. Seleccione el Nombre de la Cuenta Bancaria donde desea transferir el dinero. Haga click en el botn para
mostrar la lista de Cuentas Bancarias.
calendario haga click sobre el botn.
6. Introduzca el o los conceptos de tipo Dbito, que sumen la cantidad total de la Nota de Dbito. Para abrir
presiona la tecla ALT+Flecha Abajo. Luego con la flechas arriba o abajo seleccione el concepto apropiado y
en el botn Borrar.
11. Autorizar las transferencias entre cuentas.
Tabla de Contenido
Ordenado por: Esta utilidad nos permite parametrizar la forma en que visualizamos la informacin que se nos
presenta el Grid. Pudindolo hacer por: Fecha, Tipo de transaccin, Monto, Documento, Concepto, Beneficiario,
Orden de entrada.
Pg.
60

El orden que presenta por defecto es por la fecha es decir de menor a mayor:
Ordenado por Tipo:

Nos presenta el siguiente orden: Cheques, Notas de Dbito, Depsitos, Notas de Crdito.
Reportes disponibles desde el Mdulo de Bancos:
Pg.
61

General de Bancos:
Tabla de Contenido
Reporte
Bancarias:
Transacciones
Pg.
62

El reporte de transacciones le permite visualizar el Libro de bancos ordenado por fecha, siendo este de mucha
utilidad operativa ya que presenta la informacin al estilo de un estado de cuenta bancario.
Opcin filtrar:
Pg.
63

Posibilidad
Posibilidad de
de
seleccionar
seleccionar
que
que tipo
tipo de
de
operaciones
operaciones
visualizaremos.
visualizaremos.
Posibilidad
de
Posibilidad
de
seleccionar
las
seleccionar
las
transacciones
transacciones
(conciliadas,
no
(conciliadas,
no
conciliadas,
conciliadas,
diferidas
diferidas todas).
todas).
Rango
Rango de
de fechas
fechas
Si deseamos solo visualizar transacciones de un beneficiario especfico podemos seleccionar cual.
Exportar: Posibilidad de Exportar la informacin generada en el reporte a los formatos:
Pg.
64

El archivo creado es guardado en el directorio EMPRE001\REPORTS\TRANSACCIONES
Tabla de Contenido
Reporte
Movimientos:
Resumen
Colombia: www.a2colombia.com Posibilidad

Posibilidad de
de
Agrupar
las
Agrupar
las
transacciones
transacciones
por
por Bancos
Bancos
Beneficiarios.
Beneficiarios.
Pg.
de
65

Reporte de Transacciones por Concepto:
Pg.
66

Solo ingresos:
Posibilidad de visualizar por Tipos de Conceptos:

Ingreso
Pg.
67

Egreso
Gasto
Todas
As como por una categora especfica:
Otras Funciones del Mdulo:

Pg.
68

Borrar transacciones: Para borrar una transaccin en particular se debe posicionar en la que se desea eliminar y
oprimir el botn borrar, una vez efectuado estos pasos se le despliega el siguiente mensaje:
Al estar desactivada la poltica # 15, Usuario autorizado para eliminar transacciones, el botn borrar queda
desactivado y el usuario no podr eliminar transacciones.
Editar Modificar Transacciones: Si desea modificar una transaccin en particular se debe posicionar en ella y
oprimir el botn Editar.
Al estar desactivada la poltica # 14, Usuario autorizado para modificar transacciones, el botn denominado
Editar se convierte en Detalle, lo que solo le permitir visualizar.
Filtro Operaciones: Posibilidad de definir que transacciones sean mostradas en el Grid.
Pg.
69

Si solo deseamos visualizar los cheques, desmarcamos las notas de dbitos, el debito bancario, los depsitos y las
notas de crdito.
Tabla de Contenido
Contabilizar:
Pg.
70

Consolidacin Bancaria - Contable Esta opcin le permitir postear todos los movimientos generados en el mdulo
de bancos a contabilidad de forma automtica.
Pasos para activar la consolidacin
1. Abra la paleta de directorios de los usuarios en el mdulo de sistema.
2. Especifique el directorio de la contabilidad.

3. Indique la Empresa Activa (Empresa donde se registrarn los movimientos que provienen del administrativo.
4. En la configuracin de la forma de bancos active la nueva opcin "Cuentas Contables". Para hacerlo en la
ventana recursos del usuario, en la paleta general.
Pg.
71

5. Configure por cada banco las cuentas asociadas a la cuenta del banco, al impuesto al dbito bancario y las
comisiones en la opcin cuentas contables.
Tabla de Contenido
Pg.
72

Consolidar Transacciones Bancarias en a2 Contabilidad: Esta capacidad le ofrece la posibilidad de
una forma automtica consolidar todas las transacciones bancarias en la contabilidad.
Nota: Antes de consolidar las transacciones bancarias es recomendable primero conciliar las cuentas para as
garantizar que la informacin contable es valida.
Opciones:
Banco: Posibilidad de seleccionar el banco con el cual consolidaremos.
Incluir las transacciones de todos los bancos en el comprobante: Al activarla se tomaran en cuenta todas las
transacciones de todos los bancos creados.
Incluir el nmero de cuenta de banco en la referencia del movimiento: Para un mejor control operativo esta
opcin debe estar activa.
Rango de Fechas: Posibilidad de consolidar operaciones por perodos, los cuales son definidos en esta opcin.
Tipo de transacciones: Posibilidad de Procesar las transacciones por tipo es decir solo los cheques , los
depsitos, notas de dbito, notas de crdito.
Consolidar solamente las transacciones conciliadas: RECOMENDABLE, al estar activa esta opcin el usuario
no podr contabilizar las transacciones si no estn primero conciliadas. De hacerlo se le presentar el siguiente
mensaje:
Fecha del Comprobante: El mdulo presenta por defecto la fecha del da de trabajo.
Ordenado por: Dbitos y Crditos por comprobante la posibilidad de hacerlo sin ordenar lo cual no es
recomendable.
Activar un comprobante por transaccin: No viene activa por defecto porque cuando son muchas las
transacciones estos de puede ser engorroso en el manejo de los mismos.
Iniciar:
Pg.
73

Grabar:
a2 Contabilidad - Comprobante Contable:

Pg.
74

Transacciones Comprobantes Contables:
F8 Importar Comprobantes de Administracin Pendientes:
Pg.
75

Informacin de Comprobantes de Bancos Pendientes:
Comprobante Transacciones Bancarias Procesadas:
Pg.
76

Totalizar Procesar Comprobante Contable:
Tabla de Contenido
Pg.
77

Bancos: Control de operaciones y saldos

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Captulo 5 Bancos. Pg.3

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Fecha nos permite indicarle al mdulo cual ser la fecha de la transaccin.

Funciones del Mdulo:

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Detalle Operaciones: Posibilidad de ejecutar el reporte de operaciones de bancos.

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Detalle Conceptos y Cuentas Contables:

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Compras de Mercanca para la venta

Tesorera Nacional, pago de impuestos.

Ingresos por ventas

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Categora: Nos permite agrupar las transacciones.

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Reporte Transacciones por Conceptos agrupado por la Categora Comunicaciones:

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Poltica # 5, Incluir nuevos beneficiarios.

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Obsrvese el grid despus de la conciliacin:

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Desactivada: El botn de reimpresin no aparece disponible.

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Elaborar nuevas transacciones:

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Para cambiar nmero de Cheque haga click sobre l e introduzca el nuevo.

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Polticas que afectan la emisin de cheques:

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Fecha del Cheque y Fecha de Liberacin:

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Obsrvese el saldo disponible y el cheque emitido (Dbito Diferido):

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Depsitos (Cheques Diferidos): 5.874.141

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Nos posicionamos en la transaccin.

5. Para finalizar oprimimos el botn totalizar.

Observe ahora las transacciones Diferidas:

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Detalle del Cheque:

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