Pautas para mejorar la comunicacin

La comunicacin efectiva es la responsabilidad de todas las personas de la organizacin, gerentes y

no gerentes, para trabajar hacia una meta comn, la cual puede evaluarse mediante los resultados
que se persiguen. Las siguientes pautas son auxiliares para superar las barreras a la comunicacin.

Aclarar el propsito del mensaje: Los emisores de los mensajes deben tener claro qu es
lo que quieren comunicar. Esto significa que uno de los primeros pasos de la comunicacin
es aclarar el propsito del mensaje y hacer un plan para lograr el fin deseado.
Utilizar una codificacin inteligible: La comunicacin efectiva requiere que la
codificacin y la decodificacin se hagan con smbolos familiares al emisor y receptor del
mensaje. As, el gerente (y en especial el especialista asesor) deben evitar palabras tcnicas
innecesarias, que slo son inteligibles para expertos en su campo particular.
Utilizar el tono y lenguaje apropiados para asegurar la credibilidad Dice el dicho: el
tono hace la msica; en la comunicacin tambin el tono de voz, la eleccin del lenguaje y
la congruencia entre qu se dice y cmo se dice influyen en la reaccin del receptor del
mensaje. Un gerente desptico que ordena a los supervisores subordinados que practiquen
la administracin participativa crear una duda de credibilidad que ser difcil de superar.
Obtener realimentacin: Muy a menudo la informacin se transmite sin comunicar: la
comunicacin slo se completa cuando el receptor comprende el mensaje, y el emisor
nunca sabe si lo comprendieron a menos que reciba realimentacin, lo que se logra al hacer
preguntas, solicitar respuestas a una carta y animar a los receptores a presentar sus
reacciones al mensaje.
Escuchar: La comunicacin efectiva es responsabilidad no slo del emisor, sino tambin
del receptor de la informacin. As, escuchar es un aspecto que requiere algunos
comentarios adicionales.

Escuchar: clave para comprender

El gerente apresurado que nunca escucha, pocas veces tendr una visin objetiva del
funcionamiento de la organizacin. Tiempo, empata y concentracin en el mensaje del
comunicador son prerrequisitos para entender. Las personas quieren que las escuchen y tomen en
serio: que las comprendan; as, los gerentes deben evitar interrumpir a los subordinados y ponerlos a
la defensiva. Tambin es prudente dar y pedir realimentacin, ya que sin ella nunca se puede estar
seguro de que se entendi el mensaje; para que sta sea sincera, los gerentes deben desarrollar una
atmsfera de confianza y un estilo de liderazgo que d apoyo y reste importancia al estatus (como
pertrecharse detrs de un escritorio inmenso).
Escuchar es una habilidad que puede desarrollarse. John W. Newstrom y Keith Davis proponen diez
tcnicas para mejorar el arte de escuchar:
1. Deje de hablar.
2. Permita a su interlocutor sentirse cmodo.
3. Demustrele que quiere escucharlo.
4. Evite las distracciones.
5. Cree empata con su interlocutor.
6. Sea paciente.
7. Contngase.
8. Cuide sus argumentos y crticas.
9. Haga preguntas.
10. Deje de hablar!

Sugerencias para mejorar la comunicacin escrita

La escritura efectiva puede ser ms la excepcin que la regla, y tampoco la educacin y la
inteligencia garantizan una buena redaccin. Muchas personas tienen el hbito de utilizar un
lenguaje tcnico que slo pueden entender expertos en su campo. Cuando los autores omiten la
conclusin (o la entierran en el reporte), utilizan demasiadas palabras y mala gramtica, palabras
inapropiadas, estructuras ineficaces de frases y mala ortografa, surgen los problemas comunes de la
comunicacin escrita; sin embargo, algunas pautas permiten mejorarla bastante: 14
Utilice palabras y frases sencillas.
Utilice palabras cortas y conocidas.
Utilice pronombres personales (como usted) cuando sea apropiado.
Presente ilustraciones y ejemplos: use grficas.
Utilice oraciones y prrafos breves.
Utilice verbos activos, como El gerente proyecta
Evite palabras innecesarias.
John Fielden sugiere que el estilo de redaccin debe ajustarse a la situacin y el efecto que el
escritor quiere lograr;especficamente, recomienda un estilo enrgico cuando el escritor tiene
capacidad, con un tono firme pero corts. El estilo pasivo es apropiado cuando el escritor est en
una posicin inferior a la del receptor del mensaje. El personal se recomienda para comunicar
buenas noticias y hacer solicitudes persuasivas de accin. El impersonal es en general correcto para
transmitir informacin negativa. El animado o festivo es para las buenas noticias, anuncios y cartas
de venta. En cambio, un estilo menos festivo, que combina el impersonal con el pasivo, puede ser
apropiado para los escritos comerciales comunes.

Sugerencias para mejorar la comunicacin oral

Para algunas personas, incluso ejecutivos, la idea de pronunciar un discurso puede ocasionarles
pesadillas; sin embargo, puede aprenderse cmo darlos y divertirse al hacerlo. Un ejemplo clsico
de este aprendizaje de comunicacin oral es Demstenes, el estadista griego, quien muy
descorazonado despus de dar mal su primer discurso en pblico se convirti en uno de los mejores
oradores con prctica, prctica y ms prctica.
Los gerentes necesitan inspirar, liderar y comunicar una visin. Tener una idea clara del propsito
organizacional es esencial, pero insuficiente para dirigir: esta visin debe expresarse bien, lo que
significa no slo definir los hechos, sino transmitirlos de una manera que inspire a las personas al
apelar a sus valores, su orgullo y sus objetivos personales.
La mayora de las sugerencias para la comunicacin escrita tambin se aplican en la comunicacin
oral, la siguiente perspectiva ofrece consejos tiles para mejorar la comunicacin oral.

Algunos de los comunicadores mas efectivos son los conductores estadounidenses de noticiarios de
television como Tom Brokaw (NBC), Peter Jennings (ABC) y el retirado Dan Rather (CBS). Como
mantienen la atencion de la audiencia televisiva a pesar de los muchos programas importantes de
otros canales? He aqui algunas sugerencias que podrian utilizarse:
Cuando se dirija a una audiencia grande, comuniquese como lo haria en una conversacion
uno a uno.
Cuente una historia, una anecdota y de ejemplos.
Haga pausas, no se apresure; en una conversacion, una pausa muestra que esta escuchando.
Utilice auxiliares visuales como diagramas, cuadros, diapositivas de retroproyector y
presentaciones
graficas de computadora.
Comunique seguridad y genere confianza, esto puede hacerse con una voz fuerte y clara,
buena postura y una sonrisa.
Utilice lenguaje florido y especifico, y mediante su lenguaje corporal muestre que se siente
confiado y al mando de la situacion.
La proxima vez que vea la television, piense en lo que puede aprender de los muy bien pagados
conductores, que en ocasiones llegan a millones de personas.