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VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO
DIRECCI
DIRECCIN DE ADMINISTRACI
ADMINISTRACIN Y FINANZAS
MANUAL
MANUAL DE
DE NORMAS
NORMAS Y
Y PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS
PARA
PARA EL
EL CONTROL
CONTROL DE
DE ACTIVOS
ACTIVOS FIJOS
FIJOS
MARZO
MARZO 2009
2009
Divisi
n de
n yy Sistemas
Divisi
Organizaci
Divisin
de Organizaci
Organizacin
Sistemas
CAP:
SEC:
VERSIN
1
PG:
1/13
FECHA:
Marzo 2009
ASUNTO:
CONTENIDO
Objetivo/Alcance.
1.2
1.3
Hoja de Participantes.
1.4
1.5
Base Legal.
Captulo II
2. Descripcin de los Procedimientos
2.1 Control de los Activos Fijos
Glosario de Trminos
Manual_de_Activos_Fijos.doc
CAP:
SEC:
VERSIN
1
PG:
2/13
FECHA:
Marzo 2009
ASUNTO:
REGISTRO Y CERTIFICACIN DEL MANUAL
Versin N
01
Este Manual fue elaborado por la Divisin de Organizacin y Sistemas junto con el personal de la Direccin de
Administracin y Finanzas adscrita al Vicerrectorado Administrativo de la Universidad Central de Venezuela, con la debida
revisin y aprobacin por parte de las autoridades correspondientes.
ELABORADO POR:
NOMBRE
Tsu Marylin Mourezuth
CARGO
FIRMA
FECHA
Analista de Organizacin y
Sistemas
REVISADO POR:
NOMBRE
Lic. Marisela Gonzlez
Econ. Rubmar Gonzlez
Econ. Miren Caires
Lic. Bartolo Rodriguez
Lic. Yraida Alonzo
CARGO
FIRMA
FECHA
Jefe de la Div. de
Organizacin y Sistemas
Sub Directora de Planificacin
y Presupuesto
Directora de Planificacin y
Presupuesto
Jefe Div. Bienes
Jefa Div. Contabilidad
AVALADO POR:
NOMBRE
Econ. Gladys Fernndez
Prof. Alfredo Marcano
Manual_de_Activos_Fijos.doc
CARGO
Directora de Administracin y
Finanzas
Coordinador del
Vicerrectorado Administrativo
FIRMA
FECHA
CAP:
SEC:
VERSIN
1
PG:
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FECHA:
Marzo 2009
ASUNTO:
INTRODUCCIN
El presente manual se constituye como material de consulta, ya que contiene los elementos fundamentales que
permiten identificar y describir la operatividad de los procedimientos que realiza la Divisin de Bienes y la
Divisin de Contabilidad para el control de los activos fijos. Adems, es importante sealar que las acciones a
seguir contenidas en el presente manual podrn optimizarse a medida que el procedimiento sea cada vez ms
prctico, lo cual permitir la flexibilidad adecuada en la bsqueda permanente de alcanzar la eficiencia y
eficacia de la gestin administrativa, el mismo est conformado por:
Captulo I. Aspectos Generales del Manual conformado por los objetivos y alcance del manual, la base legal
vigente que rigen de manera general los procesos.
Captulo II. Presenta la descripcin del procedimiento, adems se establecen los responsables de ejecutarlos
de una manera clara y ajustada a las bases legales y normativas de la Institucin, flujograma con sus
respectivas entradas y salidas, formularios e instructivos, as como un glosario de trminos que permitir al
usuario facilitar su interpretacin.
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CAP:
SEC:
PG:
I
1.1
4/13
VERSIN
FECHA:
1
Marzo 2009
ASUNTO:
ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL / OBJETIVO Y ALCANCE
OBJETIVO
Establecer las normas y procedimientos que regirn
las actividades de conciliacin de los activos fijos
que se efectan entre las unidades de bienes y de
contabilidad de las Facultades y Dependencias
Centrales de la Universidad Central de Venezuela
coordinado por las Divisiones de Bienes y de
Contabilidad de la Direccin de Administracin y
Finanzas, con el fin de servir como instrumento de
informacin, decisin y control en el nivel de
desempeo de sus funciones.
ALCANCE
Est dirigido a normalizar y estandarizar las
distintas actividades que desarrollan las Divisiones
de Bienes y de Contabilidad de la Direccin de
Administracin y Finanzas, en materia de control de
los activos fijos, involucrando a las Facultades y
Dependencias
Centrales
que
conforman
Institucin.
Manual_de_Activos_Fijos.doc
la
CAP:
SEC:
PG:
I
1.2
5/13
VERSIN
FECHA:
1
Marzo 2009
N
VERSIN
FECHA DE
VIGENCIA
RESPONSABLE
ADMINISTRATIVO
RESPONSABLE
ACTUALIZACIN
1era
Marzo 2009
Direccin de
Administracin y Finanzas
Divisin de Organizacin y
Sistemas
Manual_de_Activos_Fijos.doc
PRINCIPALES CAMBIOS
REALIZADOS
CAP:
SEC:
PG:
I
1.3
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Marzo 2009
ASUNTO:
ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL/ HOJA DE PARTICIPANTE
NOMBRES Y APELLIDOS
UNIDAD
Bartolo Rodriguez Z.
Divisin de Bienes
Yraida Alonzo H.
Divisin de Contabilidad
Esperanza Urbaez
Divisin de Contabilidad
Marylin Mourezuth
Manual_de_Activos_Fijos.doc
CAP:
SEC:
PG:
I
1.4
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VERSIN
FECHA:
1
Marzo 2009
ASUNTO:
ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL / USO DEL MANUAL
1. El Manual debe estar a disposicin de todo el personal que labora en las reas de bienes muebles y
contabilidad de las Faculltades y Dependencias Centrales que forman parte de la Universidad Central de
Venezuela.
2. En la aplicacin del presente Manual, las Divisiones de Contabilidad y de Bienes, adscritas a la Direccin de
Administracin y Finanzas, velarn por el cumplimiento de los procedimientos aqu descritos.
4. El Manual se encuentra organizado de manera tal, que el usuario pueda encontrar una informacin clara y
precisa, tanto de las unidades que intervienen en los procedimientos como en las responsabilidades
5. Los usuarios del Manual debern notificar a su supervisor inmediato las sugerencias, modificaciones o
cambios que afecten el contenido del mismo, con el objeto de garantizar la vigencia de su contenido y con
ello mejorar la base de conocimiento en el tiempo.
6. Este Manual est dividido en captulos y secciones con el fin de hacer ms fcil su actualizacin.
7. Este Manual solamente podr ser modificado por la Divisin de Organizacin y Sistema adscrita a la Direccin
de Planificacin y Presupuesto.
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CAP:
SEC:
PG:
I
1.5
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VERSIN
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Orgnica
Administrativos,
de
Gaceta
Procedimientos
Oficial
2.818
Ley
Orgnica
Administrativos,
de
Gaceta
Procedimientos
Oficial
2.818
Gaceta Oficial
de
Reforma
de
la
Ley
Orgnica
de
de
Simplificacin
de
Trmites
CAP:
SEC:
PG:
II
2.1
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1
Marzo 2009
PROCEDIMIENTO:
CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS
OBJETIVO
Establecer los pasos a seguir por las Facultades y Dependencias Centrales de la Universidad Central de
Venezuela, para regular el control de los activos fijos de la Institucin.
UNIDADES INVOLUCRADAS
Unidad de Bienes Muebles de las Facultades y Dependencias Centrales
Unidad de Contabilidad de las Facultades y Dependencias Centrales
Divisin de Bienes.
Divisin de Contabilidad.
NORMAS ESPECFICAS
1. Las unidades de bienes muebles de las Facultades y Dependencias Centrales mantendrn actualizado un
archivo con el registro y control de los activos fijos, el cual estar conformado por la informacin legal que
demuestre su propiedad, informacin financiera que demuestre su valor nominal y depreciacin e
informacin administrativa que demuestre fecha de adquisicin, ubicacin, reparaciones, mantenimiento,
cobertura de seguro, cdigo de identificacin y traslado.
2. El Registro contable de los activos fijos se har atendiendo el valor nominal, incurrido por la Universidad
para el momento de su adquisicin.
3. Las unidades de contabilidad de las Facultades y Dependencias Centrales debern registrar contablemente
las desincorporaciones y/o transferencias de los activos fijos, utilizando como soporte contable el Acta de
Desincorporacin debidamente suscrita por los responsables primarios, de uso y el registrador de bienes
responsable.
4. Las unidades de contabilidad y de bienes muebles, debern efectuar la conciliacin de los activos fijos de las
Facultades y Dependencias Centrales a las cuales pertenecen.
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CAP:
SEC:
PG:
II
2.1
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1
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PROCEDIMIENTO:
CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS
5. Las Facultades y Dependencias Centrales, a travs de la autoridad correspondiente, remitirn dentro de los
primeros siete (7) das hbiles del mes subsiguiente a la Divisin de Contabilidad, la conciliacin de los
activos fijos.
6. No sern considerados en la conciliacin de los activos fijos aquellas cuentas de gastos que no se
correspondan con los bienes adquiridos, tal es el caso de las memorias porttiles, de igual forma, no deber
considerarse lo correspondiente al Impuesto al Valor Agregado (IVA).
7. Las Donaciones de activos fijos recibidas deben ser registradas por las unidades de bienes muebles y
contabilidad de las Facultades y Dependencias Centrales, para lo cual se utilizar como soporte
la
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CAP:
SEC:
PG:
II
2.1
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VERSIN
FECHA:
1
Marzo 2009
DESCRIPCIN
bienes.
5. Genera mensualmente reportes de inventarios
de
bienes
muebles
de
la
Facultad
Dependencia Central.
acto
parte
de
la
autoridad
correspondiente.
FACULTAD O DEPENDENCIA
CENTRAL/UNIDAD DE CONTABILIDAD
descritas en el documento.
7. Recibe de la unidad de bienes muebles reporte
2.1 En caso de no corresponderse, notifica
la incongruencia a la unidad de compras o
unidad administrativa.
8. Efectua la conciliacin de los activos entre la
2.2 En caso de corresponderse, coloca la
etiqueta de identificacin del bien mueble.
3. Registra en el sistema de Bienes Muebles los
la
Divisin
de
Contabilidad
descripcin,
Dependencia Central.
costo,
fecha
de
adquisicin,
DIVISIN DE CONTABILIDAD
10. Recibe mensualmente de las unidades de
bienes muebles.
activos fijos.
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CAP:
SEC:
PG:
II
2.1
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VERSIN
FECHA:
1
Marzo 2009
PROCEDIMIENTO:
CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS
de
la
Facultad
rendir
los
registros
de
contabilidad
se
da
Manual_de_Activos_Fijos.doc
FLUJOGRAMA
PGINA: 01 DE 02
Unidad Responsable:
rea Funcional:
DIVISIN DE CONTABILIDAD
Procedimiento:
Proceso:
PROCESOS CONTABLES
No
Se corresponde?
3. Notifica la incongruencia a la
Unidad de compras o Unidad
Administrativa
Si
4. Coloca Etiqueta de Identificacin del
Bien mueble
C:P:2
P:11
5. Registra en el sistema de bienes los
datos del bien
6.
Verifica
la
existencia
de
desincorporaciones
debidamente
soportadas y/o transferencia de bienes
FLUJOGRAMA
PGINA: 02 DE 02
Unidad Responsable:
rea Funcional:
DIVISIN DE CONTABILIDAD
Procedimiento:
Proceso:
PROCESOS CONTABLES
V:P:1
P:10
11. Recibe de las Facultades y Dependencias Reporte de
Inventario de los Activos Fijos
12.
No
Si
CAP:
SEC:
PG:
III
13/13
VERSIN
FECHA:
1
Marzo 2009
inanimados.
Centrales.
obsolecencia economica
Acto
Administrativo:
Manifestacin
de
extinguiendo
derechos
dividen
obligaciones.
normas
generales
normas
en
especficas.
comerciales.
el precio de suscripcin.
privada.
Trmite:
Cada
una
de
las
actividades
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