Logistica de inventario

Con la realizacin del inventario se busca comparar las cifras que tenemos segn
los libros con las existencias reales que hay en el almacn, calculando su valor y
la calidad de las mismas, apunta Thierry Casillas, profesor de Pymes de EOI
Escuela de Negocios. Aunque este clculo parece de sentido comn dentro de un
negocio dedicado a la produccin o venta de artculos, resulta necesario en
cualquier tipo de compaa ya que, como recuerda Casillas, incluso una empresa
de servicios tiene un volumen de existencias, aunque slo sea el material de
oficina, y hay que hacer recuento de ellas.
Realizar inventario al menos una vez al ao no deja de ser una exigencia legal en
la medida en que cualquier sociedad debe valorar sus existencias con vistas al
cierre contable. Por esa razn, muchas empresas suelen aprovechar el final del
ejercicio econmico para hacer recuento de sus activos.
Este inventario anual es una opcin que se puede realizar cuando existe un
nmero limitado de referencias, dice Jos Ramn Mrquez de la Cuesta, profesor
del Instituto de Formacin Empresarial de la Cmara de Madrid. El inconveniente,
destaca, es que la empresa debe efectuar una interrupcin de sus actividades de
almacenamiento, paralizando las entradas y salidas mientras dure el recuento.
Pero si no quieres detener tu actividad, tienes la posibilidad de hacer un inventario
cclico, a lo largo del ejercicio. De esta forma, la empresa realiza cada semana o
mes el recuento de un determinado nmero de referencias y cuando finalice el ao
habr hecho ya el recuento total, aclara Mrquez de la Cuesta
En cuanto a cmo debes clasificar tus bienes, recuerda que en un inventario que
incluya todos los activos deber existir una divisin entre lo que llamamos partidas
de activo circulante (existencias del almacn) y las de activo fijo (maquinaria,
instalaciones, edificios, mobiliario, equipos informticos, etc). Todo eso,
lgicamente, debe ser tambin objeto de inventario, seala Mrquez de la
Cuesta.
Por lo que se refiere a los bienes consumibles (papel, bombillas, bolgrafos,
papeleras), necesarios para la actividad pero de menor valor, se deben sumar en
el circulante. Lo habitual es que se fije un lmite de precio (con relacin a su valor
por unidad) y en funcin de ste se incluyan en una u otra partida.
Puede que pienses que los bienes de tu empresa son tan limitados que casi los

puedes ir contando sobre la marcha, pero no olvides que un inventario es un

sistema de control y, cuanto ms preciso sea, mejor. Lo primero es verificar la
ubicacin de los artculos, es decir, localizarlos. Esa tarea debera ser fcil si has
hecho los deberes previos: codificarlos todos. Asignar a tus activos unos cdigos
de ubicacin y de producto te servir tanto para identificar cada uno como su
emplazamiento en el almacn.
Respecto a las herramientas necesarias, se trata de elaborar unas bases de
datos, para lo cual debera bastarte con los programas informticos ms
habituales. Desde Internet es posible descargar modelos de hojas de inventario en
Excel. Segn vayas haciendo el recuento de las existencias fsicas reales (tal
como se les denomina en la jerga), producto a producto y referencia a referencia,
y sepas el nmero de unidades que tienes de cada cosa, es importante que
introduzcas esa cifra en una aplicacin informtica. Eso te permitir comparar el
dato con el que figura en tus archivos de control. En caso de que haya diferencias
en los nmeros, estaremos ante una desviacin, ya sea negativa o positiva (que
falten o sobren productos). Si concluido este recuento resulta que tus existencias
no coinciden finalmente con las que esperabas, has de hacer una valoracin de
esa desviacin o desajuste para proceder a su regularizacin. Dicho de forma ms
sencilla: debes ajustar las cifras de tus libros de acuerdo con la realidad. Cuando
realizas el recuento del inventario, ests obteniendo tambin los datos para tu
inventario contable, y la regularizacin es por tanto una regularizacin contable,
que afecta al balance de la compaa, explica Mrquez de la Cuesta.