COPIA NO CONTROLADA. DOCUMENTO CONTROLADO APENAS EM FORMATO ELETRNICO.

PSQ 290.0300 - PROCEDIMENTO DO SISTEMA DA QUALIDADE

CONTROLE DE DOCUMENTOS
(4.2.3 - Controle de Documentos)
(820.40 Document Control)

APROVAO

MARCOS FERNANDES NUNES

Gerente da QA/RA
Data: ___/___/___

ELABORAO

GISELA CRISTINA LUOLLI NASS

Assistente Administrativo

REVISO

APARECIDA CARDOSO COELHO

Analista da Qualidade Pleno

KaVo Dental Excellence

Edio: 005

Vigncia: 25 /02/13

COPIA NO CONTROLADA. DOCUMENTO CONTROLADO APENAS EM FORMATO ELETRNICO.

PROCEDIMENTO DO SISTEMA DA QUALIDADE

290.0300
CONTROLE DE DOCUMENTOS

NDICE
1. OBJETIVO ........................................................................................................... 4
2. ESCOPO .............................................................................................................. 4
3. DEFINIES ....................................................................................................... 4
3.1 MSQ - MANUAL DO SISTEMA DA QUALIDADE ............................................................... 4
3.2 PSQ - PROCEDIMENTOS DO SISTEMA DA QUALIDADE .................................................... 4
3.3 NIK - NORMAS INTERNAS KAVO .............................................................................. 4
3.4 INTRA - INSTRUES DE TRABALHO ......................................................................... 4
3.5 FSQ - FORMULRIOS ............................................................................................. 5
3.6 REGISTROS .......................................................................................................... 5
3.7 LISTA MESTRE DE DOCUMENTOS ............................................................................... 5
4. RESPONSABILIDADES ........................................................................................ 5
4.1 MATRIZ DE RESPONSABILIDADES DE DOCUMENTOS ....................................................... 5
4.2 GESTO DA QUALIDADE .......................................................................................... 7
4.3 ELABORADOR........................................................................................................ 7
4.4 REVISOR ............................................................................................................. 7
4.5 SOLICITANTE ........................................................................................................ 8
4.6 APROVADOR ......................................................................................................... 8
4.7 RH ..................................................................................................................... 8
4.8 PCPM ................................................................................................................ 8
4.9 ENGENHARIA ........................................................................................................ 8
4.10 PS-VENDAS...................................................................................................... 8
4.11 TODOS OS USURIOS ........................................................................................... 8
5. FLUXOGRAMA ..................................................................................................... 9
6. DESCRIO DO PROCESSO ............................................................................... 12
6.1 INCLUSO DE DOCUMENTOS (MSQ, PSQ, INTRA, NIK E FSQ) ................................... 12
6.2 REVISO DE DOCUMENTOS (MSQ, PSQ, INTRA, NIK E FSQ) ..................................... 12
6.3 EXCLUSO DE DOCUMENTOS (MSQ, PSQ, INTRA, NIK E FSQ) ................................... 13
6.4 CONTROLE DE ALTERAES (MSQ, PSQ, INTRA, NIK E FSQ) .................................... 14
6.5 CONTROLE DE REGISTROS ..................................................................................... 14
6.6 DISPONIBILIDADE DE DOCUMENTOS ........................................................................ 14
6.7 IDENTIFICAO DOS DOCUMENTOS ......................................................................... 14
6.7.1 Documentos em Elaborao ou Reviso .............................................................. 15
6.7.2 Documentos Obsoletos ..................................................................................... 15
6.7.3 Documentos Controlados................................................................................... 15
6.7.4 Documentos Vigentes ....................................................................................... 15
6.8 TREINAMENTO (MSQ, PSQ, INTRA, NIK E FSQ)..................................................... 16
6.9 SIGILO.............................................................................................................. 16
6.10 VALIDADE DOS DOCUMENTOS ............................................................................... 16
6.11 REAPROVAO DE DOCUMENTOS ........................................................................... 16
6.12 PROTEO DOS DOCUMENTOS .............................................................................. 16

KaVo Dental Excellence

Edio: 005

Pgina 2 de 18

COPIA NO CONTROLADA. DOCUMENTO CONTROLADO APENAS EM FORMATO ELETRNICO.

PROCEDIMENTO DO SISTEMA DA QUALIDADE

290.0300
CONTROLE DE DOCUMENTOS

6.13 DOCUMENTOS DE ORIGEM EXTERNA ....................................................................... 16

6.14 CONDIES GERAIS ........................................................................................... 17
7. DOCUMENTO RELACIONADO ............................................................................. 17
8. DOCUMENTOS COMPLEMENTARES .................................................................... 17
9. ANEXOS ............................................................................................................ 17
10. HISTRICO DE REVISES ............................................................................... 18

KaVo Dental Excellence

Edio: 005

Pgina 3 de 18

COPIA NO CONTROLADA. DOCUMENTO CONTROLADO APENAS EM FORMATO ELETRNICO.

PROCEDIMENTO DO SISTEMA DA QUALIDADE

290.0300
CONTROLE DE DOCUMENTOS

1. OBJETIVO
Estabelecer a sistemtica para controle de documentos, padronizando o processo de
anlise, alterao e aprovao de documentos da qualidade e garantir a disponibilidade dos
documentos.

2. ESCOPO
Aplicado a todos os documentos do Sistema de Gesto da Qualidade da KaVo do
Brasil e documentos de origem externa.

3. DEFINIES
3.1 MSQ - Manual do Sistema da Qualidade
o documento que descreve o Sistema da Qualidade da KaVo do Brasil em sua
ntegra, apresentando o escopo do sistema, possveis excluses, procedimentos
documentados, Poltica da Qualidade e a interao entre os processos de gesto da
qualidade.

3.2 PSQ - Procedimentos do Sistema da Qualidade

Os procedimentos so documentos que descrevem um processo de uma maneira
abrangente, completando o Manual do Sistema da Qualidade e atendendo requisitos
normativos.

3.3 NIK - Normas Internas KaVo

So documentos estabelecidos internamente para definir padres de trabalho e/ou
normas administrativas.

3.4 INTRA - Instrues de Trabalho

So documentos que descrevem as atribuies de forma mais detalhada. Toda
instruo de trabalho deve estar diretamente relacionada a um Procedimento do Sistema da
Qualidade, ou seja, deve descrever mais detalhadamente as operaes citadas em um
Procedimento, referenciando o documento como tal. O procedimento da qual a INTRA foi
relacionada ser citado no item 7 Documento Relacionado, da prpria INTRA.

KaVo Dental Excellence

Edio: 005

Pgina 4 de 18

COPIA NO CONTROLADA. DOCUMENTO CONTROLADO APENAS EM FORMATO ELETRNICO.

PROCEDIMENTO DO SISTEMA DA QUALIDADE

290.0300
CONTROLE DE DOCUMENTOS

3.5 FSQ - Formulrios

So documentos com a finalidade de registrar uma atividade executada ou os
resultados obtidos. Todo formulrio deve estar relacionado com um Procedimento do
Sistema da Qualidade, uma Instruo de Trabalho e ou Normas Internas KaVo.

3.6 Registros
So os documentos que fornecem evidncia objetiva da atividade realizada ou dos
resultados obtidos, sendo este um formulrio do Sistema da Qualidade, Documentos
Externos e ou do SAP.

3.7 Lista Mestre de Documentos

Planilha na qual todos os documentos do Sistema de Gesto da Qualidade so
disponibilizados e identificados para o mbito da KaVo do Brasil.

4. RESPONSABILIDADES
4.1 Matriz de Responsabilidades de Documentos
A Matriz de Responsabilidades de Documentos do Sistema de Gesto da Qualidade
da KaVo do Brasil conforme a tabela a seguir:

Matriz de Responsabilidade de Documentos

Documento

Elaborar

Revisar

Aprovar

Distribuir

Original

Arquivo
Obsoleto

Manual do
Sistema da
Qualidade

Gesto
Qualidade

Gerente
QA/RA

Diretoria

Lista Mestra de
Documentos

Gesto da
Qualidade

*10 anos

Procedimentos
do Sistema da
Qualidade

rea
Responsvel
pelo processo

Gesto da
Qualidade

Gerente da
rea
Responsvel

Lista Mestra de
Documentos

Gesto da
Qualidade

*10 anos

Instrues de
Trabalho

rea
Responsvel
pelo processo

Gesto
Qualidade

Liderana da
rea
Responsvel

Lista Mestra de
Documentos

Gesto da
Qualidade

*10 anos

Normas Internas
KaVo

rea
Responsvel
pelo processo

Gesto
Qualidade

Gerente da
rea
Responsvel

Lista Mestra de
Documentos.

Gesto da
Qualidade

*10 anos

KaVo Dental Excellence

Edio: 005

Pgina 5 de 18

COPIA NO CONTROLADA. DOCUMENTO CONTROLADO APENAS EM FORMATO ELETRNICO.

PROCEDIMENTO DO SISTEMA DA QUALIDADE

290.0300
CONTROLE DE DOCUMENTOS

Documento

Elaborar

Revisar

Aprovar

Distribuir

Original

Arquivo
Obsoleto

Formularios

rea
Responsvel
pelo processo

Gesto
Qualidade

Liderana da
rea
Responsvel

Lista Mestra de
Documentos

Gesto da
Qualidade

*10 anos

Especificaes
Tcnica do
Produto

Engenharia
Produtos

Engenharia
Produtos

Engenharia de
Fbrica

Sistema

Sistema

*10 anos

Pasta do Projeto
Design History
File

Engenharia
Produtos

Engenharia
Produtos

Engenharia
Produtos

Sistema

Sistema

*10 anos

Desenhos

Engenharia
Produtos

Engenharia
Produtos

Engenharia de
Fbrica

Sistema / PCPM

Sistema

*10 anos

Lista de Peas

Engenharia
Produtos

Engenharia
Produtos

Engenharia
Produtos

Sistema

Sistema

*10 anos

Dados do
Material

Engenharia
Produtos

Engenharia
Produtos

Engenharia
Produtos

Sistema

Sistema

*10 anos

Plano de
Controle e
Roteiro

Engenharia de
Fbrica

Engenharia
de Fbrica

Engenharia de
Fbrica

Sistema / PCPM

Sistema

*10 anos

Registro Mestre
de Modificaes

Engenharia de
Produtos ou
Engenharia de
Fabrica

Engenharia
de Produtos
ou
Engenharia
de Fabrica

Engenharia de
Produtos ou
Engenharia de
Fabrica

Sistema

Sistema

*10 anos

Manual de Uso,
Manuteno

Engenharia
Produtos

Engenharia
Produtos

Engenharia
Produtos

Sistema

Sistema

*10 anos

Manual de
Instalao

Ps Venda

Ps Venda

Ps Venda

Sistema

Ps Venda

*10 anos

Peas de
Reposio

Engenharia
Produtos/Ps
Vendas

Ps Venda

Engenharia
Produtos/Qualid
ade/ Ps Venda

Sistema

Ps Venda

*10 anos

Instruo de
Montagem

Engenharia de
Fabrica

Engenharia
de Fabrica

Engenharia de
Fabrica

Sistema/PCPM

Sistema

*10 anos

Arquivo Tcnico
CE

Assuntos
Regulatrios

Assuntos
Regulatrios

Gerente da
rea

Sistema

Gesto da
Qualidade

*10 anos

* 10 anos aps a sada do produto de linha de fabricao.

KaVo Dental Excellence

Edio: 005

Pgina 6 de 18

COPIA NO CONTROLADA. DOCUMENTO CONTROLADO APENAS EM FORMATO ELETRNICO.

PROCEDIMENTO DO SISTEMA DA QUALIDADE

290.0300
CONTROLE DE DOCUMENTOS

4.2 Gesto da Qualidade

a) Verificar a necessidade de Incluso, Alterao e ou Excluso de documentos;
b) Definir o tipo e a numerao de um novo documento conforme INTRA 806600.011
Incluso, Reviso ou Excluso de Documentos;
c) Aprovar incluso e alterao de documentos;
d) Identificar documentos como em Reviso, em Elaborao, Obsoleto, Cpia
Controlada;
e) Efetivar o documento conforme descrito na INTRA 806600.011 - Incluso, Reviso
ou Excluso de Documentos;
f) Distribuir cpias controladas;
g) Identificar e controlar documentos de origem externa relacionados ao Sistema da
Qualidade;
h) Analisar a relevncia de alteraes solicitadas e verificar necessidade de mudana
da edio do documento;
i) Remover cpias controladas de documentos obsoletos;
j) Avaliar a possibilidade de excluso de um documento;
k) Excluir documento mantendo histrico.

4.3 Elaborador
a) Preencher o formulrio FSQ 0300.002 Solicitao de Incluso, Reviso e
Excluso de Documentos e encaminhar para Gesto da Qualidade;
b) Elaborar/alterar documentos e validar com as reas envolvidas;
c) Atualizar as informaes de registros dos documentos;
d) Elaborar uma prova contemplando as alteraes/incluses nos documentos;
e) Atualizar histrico de reviso de documentos;
f) Verificar todos os documentos vinculados ao documento a ser excludo;

4.4 Revisor
a) Revisar documento elaborado/alterado pelo elaborador, analisando criticamente
quanto adequao e aos itens normativos e regulatrios, segundo definio do Manual da
Qualidade;

KaVo Dental Excellence

Edio: 005

Pgina 7 de 18

COPIA NO CONTROLADA. DOCUMENTO CONTROLADO APENAS EM FORMATO ELETRNICO.

PROCEDIMENTO DO SISTEMA DA QUALIDADE

290.0300
CONTROLE DE DOCUMENTOS

4.5 Solicitante
a) Preencher o formulrio FSQ 0300.002 Solicitao de Incluso, Reviso e
Excluso de Documentos, e encaminhar para Gesto da Qualidade;
b) Alterar documentos e validar com as reas envolvidas;
c) Atualizar histrico de reviso de documentos com as alteraes;
d) Verificar todos os documentos vinculados ao documento a ser excludo/alterado.
4.6 Aprovador
a) Analisar criticamente o contedo do documento quanto sua adequao e
aprovar ou reprovar.

4.7 RH
a) Controlar treinamentos nos documentos;
b) Disponibilizar treinamento do documento aos usurios conforme PSQ 290.3360
Treinamento, Conscientizao e Competncia de Pessoal.

4.8 PCPM
a) Distribuir documentos conforme definido na Matriz de Responsabilidades de
Documentos (item 4.1);
b) Assegurar que todos os documentos utilizados no processo de fabricao e
montagem estejam atualizados e disponveis em todos os locais.

4.9 Engenharia
a) Controlar documentos conforme definido na Matriz de Responsabilidades de
Documentos (item 4.1);

4.10 Ps-Vendas
a) Controlar documentos conforme definido na Matriz de Responsabilidades de
Documentos (item 4.1);

4.11 Todos os Usurios

a) Devem efetuar treinamento nos documentos ao qual a(s) atividade(s) que executa
(m) est relacionado (PSQ, INTRA, NIK).

KaVo Dental Excellence

Edio: 005

Pgina 8 de 18

COPIA NO CONTROLADA. DOCUMENTO CONTROLADO APENAS EM FORMATO ELETRNICO.

PROCEDIMENTO DO SISTEMA DA QUALIDADE

290.0300
CONTROLE DE DOCUMENTOS

b) Realizar suas as atividades de acordo com o documento ao qual est treinado e

evidenciar ao responsvel direto alguma (s) mudana (s) na atividade executada e/ou no
documento.
c) identificar e apontar melhorias no processo no qual est inserido, fazendo uma
abrangncia para a documentao do Sistema da Qualidade (PSQ, INTRA, NIK e FSQ).

5. FLUXOGRAMA

KaVo Dental Excellence

Edio: 005

Pgina 9 de 18

COPIA NO CONTROLADA. DOCUMENTO CONTROLADO APENAS EM FORMATO ELETRNICO.

PROCEDIMENTO DO SISTEMA DA QUALIDADE

290.0300
CONTROLE DE DOCUMENTOS

KaVo Dental Excellence

Edio: 005

Pgina 10 de 18

COPIA NO CONTROLADA. DOCUMENTO CONTROLADO APENAS EM FORMATO ELETRNICO.

PROCEDIMENTO DO SISTEMA DA QUALIDADE

290.0300
CONTROLE DE DOCUMENTOS

KaVo Dental Excellence

Edio: 005

Pgina 11 de 18

COPIA NO CONTROLADA. DOCUMENTO CONTROLADO APENAS EM FORMATO ELETRNICO.

PROCEDIMENTO DO SISTEMA DA QUALIDADE

290.0300
CONTROLE DE DOCUMENTOS

6. DESCRIO DO PROCESSO
Todas as incluses, revises e excluses de documentos so analisadas criticamente
e aprovadas pela funo aprovadora conforme definido na Matriz de Responsabilidades de
Documentos (item 4.1), antes de sua emisso. Todas as alteraes so identificadas e a
verso pertinente de cada documento fica disponvel nos locais de uso, assim como os
documentos obsoletos so identificados e recolhidos, evitando assim o uso ou distribuio
no intencional.

6.1 Incluso de Documentos (MSQ, PSQ, INTRA, NIK e FSQ)

As etapas do processo de incluso de documentos do sistema de gesto da qualidade
esto descritas na INTRA 806600.011 Incluso, Reviso e Excluso de Documentos.
Nessas etapas, a Gesto da Qualidade define o tipo e a numerao do novo documento, o
elaborador preenche o formulrio FSQ 0300.002 Solicitao de Incluso/Reviso ou
Excluso de Documentos, coleta a assinatura e aprovao das reas envolvidas no processo
e envia Gesto da Qualidade, para aprovao da incluso e identificao (Em Elaborao)
do documento.
Aps aprovao da incluso, o documento elaborado pelo elaborador submetido
anlise das reas envolvidas e reviso pelo revisor, verificando assim a adequao do
documento quanto ao contedo e quanto ao atendimento aos itens normativos pertinentes
quela atividade.
A aprovao do documento no sistema de gesto da qualidade feita pelo aprovador
conforme definido na Matriz de Responsabilidades no item 4.1, que analisa criticamente se o
contedo est adequado com a realidade do processo existente. Aps, repassa o documento
para a Gesto da Qualidade para fazer todo o processo de publicao do documento na Lista
Mestre de Documentos, conforme detalhado na INTRA 806600.011 - Incluso, Reviso e
Excluso de Documentos.
Nota 1: Quando o documento aprovado for um Procedimento (PSQ), deve-se
atualizar o Manual da Qualidade e inserir o novo documento.

6.2 Reviso de Documentos (MSQ, PSQ, INTRA, NIK e FSQ)

As etapas de reviso de documentos do sistema de gesto da qualidade esto
descritas conforme INTRA 806600.011 Incluso, Reviso ou Excluso de Documentos.
Nessas etapas, o elaborador/solicitante preenche o formulrio FSQ 0300.002 Solicitao
de Incluso/Reviso ou Excluso de Documentos, coleta a assinatura e aprovao das reas
envolvidas no processo e envia Gesto da Qualidade, para aprovao da alterao e
identificao (Em Reviso) do documento.
Nota 2: Quando o solicitante da reviso no for o elaborador do documento a
ser revisado, o mesmo dever obter a aprovao da alterao pela rea
responsvel no formulrio FSQ 0300.002 Solicitao de Incluso/Reviso ou
Excluso de Documento.
Antes de aprovar a alterao, a Gesto da Qualidade analisa a relevncia da
alterao no documento para verificar a necessidade ou no de mudana da edio do

KaVo Dental Excellence

Edio: 005

Pgina 12 de 18

COPIA NO CONTROLADA. DOCUMENTO CONTROLADO APENAS EM FORMATO ELETRNICO.

PROCEDIMENTO DO SISTEMA DA QUALIDADE

290.0300
CONTROLE DE DOCUMENTOS

documento. Ser considerada alterao de pouca relevncia, ou seja, quando no h

necessidade de mudana da edio quando a alterao for:
a) Somente na formatao e estruturao do documento, no alterando o contedo;
b) Incluso de documento relacionado (item 7) nas INTRAs;
c) Incluso de Procedimento no Manual da Qualidade;
d) Correes ortogrficas;

Quando forem feitas quaisquer dessas alteraes, o documento substitudo sem

alterar a edio e publicado pela Gesto da Qualidade, no alterando o processo e no
sendo necessrio o treinamento.
Quando necessria a alterao da edio do documento, o elaborador altera o
documento conforme INTRA 806600.011 Incluso, Reviso e Excluso de Documentos, e
submete a anlise das reas envolvidas e posterior reviso pelo revisor, verificando assim a
adequao do documento quanto formatao e quanto ao atendimento aos itens
normativos pertinentes quela atividade.
A aprovao do documento feita pelo aprovador conforme definido na Matriz de
Responsabilidades no item 4.1, que analisa criticamente se o contedo est adequado com
a realidade do processo existente. Aps, repassa o documento para a Gesto da Qualidade
para fazer todo o processo de publicao do documento com nova edio na Lista Mestre de
Documentos, conforme detalhado na INTRA 806600.011 - Incluso, Reviso e Excluso de
Documentos.

6.3 Excluso de Documentos (MSQ, PSQ, INTRA, NIK e FSQ)

O processo de excluso iniciado pelo solicitante/elaborador do documento por meio
do FSQ 0300.002 Solicitao de Incluso, Reviso ou Excluso de Documentos.
Nota 3: Quando o elaborador do documento no for mais o responsvel pelo
documento, o atual responsvel (solicitante) ou o aprovador poder solicitar a
excluso do mesmo.
A Gesto da Qualidade ento avalia a possibilidade de excluso e quais os
documentos afetados conforme descrito na INTRA 806600.011 Incluso, Reviso ou
Excluso de Documento. Os documentos vinculados ao documento a ser excludo tambm
devem ser alterados a fim de retirar a essa atividade do documento, para isso deve-se
solicitar alterao desse(s) documento(s) e seguir as etapas de alterao conforme j
mencionado no item 6.2.
Nota 4: Quando o documento a ser excludo for um Procedimento (PSQ), o
mesmo no poder ser excludo pois esse documento atende a itens
normativos.
Quando h cpias controladas do documento a ser excludo, a Gesto da Qualidade
identifica e remove das reas de uso, evitando assim seu uso no intencional.
Ao excluir um documento, o histrico mantido, seguindo as etapas de excluso
conforme detalhado na INTRA 806600.011 Incluso, Reviso ou Excluso de Documentos,
tornando desta maneira o documento obsoleto.

KaVo Dental Excellence

Edio: 005

Pgina 13 de 18

COPIA NO CONTROLADA. DOCUMENTO CONTROLADO APENAS EM FORMATO ELETRNICO.

PROCEDIMENTO DO SISTEMA DA QUALIDADE

290.0300
CONTROLE DE DOCUMENTOS

6.4 Controle de Alteraes (MSQ, PSQ, INTRA, NIK e FSQ)

O controle de alteraes dos documentos do Sistema de Gesto da Qualidade feito
no item 10 Histrico de Revises, do PSQ, INTRA, e da NIK onde so relatadas pelo
elaborador/solicitante todas as alteraes efetuadas no documento, a data da alterao e a
ltima edio.
Nos formulrios, as alteraes nos documentos so controladas por meio do
formulrio FSQ 0300.001 Histrico de Reviso de Formulrio. Cada formulrio possui um
formulrio com o histrico da alterao e sempre que elaborado um novo formulrio, cria-se
tambm o FSQ 0300.001 Histrico de Reviso de Formulrio.

6.5 Controle de Registros

Os registros de cada atividade relacionada a um documento so controlados
conforme PSQ 290.0302 Controle de Registros. de responsabilidade do
elaborador/solicitante do documento enviar as informaes atualizadas de armazenamento
dos registros referentes ao documento que est elaborando ou alterando Gesto da
Qualidade, a fim de que este mantenha a lista de registros atualizada.

6.6 Disponibilidade de Documentos

A distribuio dos documentos conforme definido na Matriz de Responsabilidade de
Documentos (item 4.1) e somente podem ser disponibilizados aps a sua aprovao,
comprovada pelas assinaturas do elaborador, do revisor e do aprovador no prprio
documento.
Aps aprovao, as verses pertinentes de cada documento do Sistema de Gesto da
Qualidade so disponibilizadas na Lista Mestre de Documentos todos os usurios. Os
documentos fsicos que precisam estar disponveis nos locais de uso sero disponibilizados,
identificados e controlados adequadamente.
Nota 5: Todos os documentos (MSQ, PSQ, INTRA, NIK e FSQ) a serem
utilizados devem ser sempre obtidos a partir da Lista Mestre de Documentos,
garantindo assim a utilizao da verso atualizada do documento.
O departamento de Planejamento e Controle de Produo e Materiais responsvel
por assegurar que todos os documentos utilizados no processo de fabricao e montagem
estejam atualizados e disponveis em todos os locais para onde forem designados e que
todos os documentos desnecessrios ou obsoletos sejam removidos desses locais.

6.7 Identificao dos Documentos

Os documentos podem ser identificados como em elaborao, em reviso, obsoletos,
cpia controlada e cpia no controlada.
A Lista Mestre de Documentos identifica o numero da edio vigente, a data de
vigncia e o status do documento, que pode estar definido como Em Elaborao, Em
Reviso ou Vigente.

KaVo Dental Excellence

Edio: 005

Pgina 14 de 18

COPIA NO CONTROLADA. DOCUMENTO CONTROLADO APENAS EM FORMATO ELETRNICO.

PROCEDIMENTO DO SISTEMA DA QUALIDADE

290.0300
CONTROLE DE DOCUMENTOS

6.7.1 Documentos em Elaborao ou Reviso

Os documentos em elaborao ou reviso so identificados atravs do carimbo Em
reviso em vermelho, datado e vistado (documento fsico) ou com marca da gua Em
Elaborao ou Em Reviso em vermelho (documento eletrnico).
Quando um documento est em reviso ou elaborao, a Lista Mestre de
Documentos deve ser atualizada a fim de identificar o status do documento. O status a ser
utilizado Em Reviso e Em elaborao respectivamente.

6.7.2 Documentos Obsoletos

Quando um documento publicado for substitudo por uma nova verso, o Sistema da
Qualidade mantm o histrico do documento obsoleto, permitindo todo o seu rastreamento.
As cpias distribudas na verso atual devem substituir a verso anterior, que so
recolhidas logo aps a aprovao do documento e antes da sua publicao.
Os documentos originais cancelados ou desatualizados so identificados atravs do
carimbo Obsoleto em vermelho, datado e vistado e mantidos arquivados conforme
especificado na Matriz de Responsabilidade de Documentos (item 4.1). Os demais
documentos cancelados ou desatualizados (cpias controladas) so recolhidos e seu
descarte obedece ao seguinte critrio:

Documento = Rasgar;

Sistema = Deletar

6.7.3 Documentos Controlados

A identificao de cpias controladas feita atravs do carimbo Produo PCPM ou
Cpia Controlada, este ltimo em vermelho, datado e vistado. As cpias que no
possurem esta identificao sero consideradas cpias no controladas. Cpias no
controladas tambm podero apresentar a inscrio digital Cpia No Controlada.
Documento controlado apenas em formato eletrnico..
As cpias controladas podem ser rastreadas pela Lista Mestre de Documentos, que
controla todas as informaes para recuperao desses documentos, quando for preciso.
Nota 6: No h cpias controladas de formulrios. As verses atualizadas dos
formulrios estaro disponveis na Lista Mestre de Documentos.

6.7.4 Documentos Vigentes

Os documentos tornam-se vigentes aps sua aprovao
assinaturas do elaborador, revisor e aprovador no prprio documento.

comprovada

pelas

KaVo Dental Excellence

Edio: 005

Pgina 15 de 18

COPIA NO CONTROLADA. DOCUMENTO CONTROLADO APENAS EM FORMATO ELETRNICO.

PROCEDIMENTO DO SISTEMA DA QUALIDADE

290.0300
CONTROLE DE DOCUMENTOS

6.8 Treinamento (MSQ, PSQ, INTRA, NIK e FSQ)

Aps publicao e vigncia do documento no sistema, o RH fica responsvel pelo
controle de treinamento dos usurios do documento.
Nota 7: Quando o documento for um formulrio, no h necessidade de
realizar o treinamento.
Para realizao desse treinamento necessrio a formulao de uma prova, sendo
responsvel por essa formulao o elaborador do documento. Essa prova dever constar
questes que envolva os principais itens do documento e ou as principais alteraes do
documento. Aps dever ser encaminhada para gesto da qualidade para formalizar o
processo junto do RH.
O controle dos treinamentos nos documentos do Sistema de Gesto da Qualidade
est descrito no PSQ 290.3360 Treinamento, Conscientizao e Competncia de Pessoal.

6.9 Sigilo
Todos os documentos relativos ao Sistema da Qualidade so sigilosos. Quando
necessrio cpia para circulao fora do mbito da KaVo do Brasil dever ser solicitada
autorizao Diretoria ou ao departamento de Gesto da Qualidade.

6.10 Validade dos Documentos

Todos os documentos existentes so vlidos at sua alterao ou nova edio.

6.11 Reaprovao de Documentos

Quando necessrio, os documentos so submetidos a uma anlise e reviso de forma
a verificar se o que praticado est condizente com o que est escrito e vice-versa.

6.12 Proteo dos Documentos

Os documentos em arquivos eletrnicos tm a sua proteo garantida atravs de
back-ups dirios, conforme PSQ 290.0319 Backup.

6.13 Documentos de Origem Externa

Os documentos de origem externa fsicos sero identificados com a inscrio KaVo
do Brasil e so controlados atravs de consultas peridicas nos respectivos rgos
nacionais e internacionais. Para as Normas utilizadas, o controle feito eletronicamente,
onde a verso mais atual do documento fica disponvel. Para este tipo de documento no
sero feitas cpias controladas, estando os originais disponveis apenas para consulta na
Gesto da Qualidade.

KaVo Dental Excellence

Edio: 005

Pgina 16 de 18

COPIA NO CONTROLADA. DOCUMENTO CONTROLADO APENAS EM FORMATO ELETRNICO.

PROCEDIMENTO DO SISTEMA DA QUALIDADE

290.0300
CONTROLE DE DOCUMENTOS

6.14 Condies Gerais

Para manter a padronizao de todos os documentos do Sistema de Gesto da
Qualidade, alm de disponibilizar um modelo padro de documento para a rea solicitante,
a Gesto da Qualidade tambm verifica a formatao do documento conforme descrito na
INTRA 806600.010 Elaborao e Formatao de Documentos.

7. DOCUMENTO RELACIONADO
MSQ Manual do Sistema da Qualidade

8. DOCUMENTOS COMPLEMENTARES
PSQ 290.0302 Controle de Registros;
PSQ 290.0319 Backup;
PSQ 290.3360 Treinamento, Conscientizao e Competncia de Pessoal;
INTRA 806600.010 Elaborao e Formatao e Documentos;
INTRA 806.600.011 Incluso, Reviso ou Excluso de Documentos;
FSQ 0300.002 - Solicitao de Incluso, Reviso ou Excluso de Documentos;
FSQ 0300.001 Histrico de Reviso de Formulrio.

9. ANEXOS
No aplicvel.

KaVo Dental Excellence

Edio: 005

Pgina 17 de 18

COPIA NO CONTROLADA. DOCUMENTO CONTROLADO APENAS EM FORMATO ELETRNICO.

PROCEDIMENTO DO SISTEMA DA QUALIDADE

290.0300
CONTROLE DE DOCUMENTOS

10. HISTRICO DE REVISES

Reviso

Histrico

Data de
Vigncia

Ed. 001

Edio Inicial

03/11/08

Ed. 002

Incluso da Nota no Item 6.4 referente ao processo de reviso do Manual de

Uso. Adequao da matriz de responsabilidade, quanto o Manual de Instalao.

21/01/10

Ed. 003

Incluso no item 5. Matriz de Responsabilidade o Arquivo Tcnico CE.

05/08/10

Ed. 004

Incluso no item 6.1 a sua descrio.

28/10/11

Ed. 005

Todo o documento foi alterado. Desvinculado o anexo 2 para numerao prpria

FSQ 0300.001. Anexo 3 para numerao prpria FSQ 0300.002.

25/02/13

KaVo Dental Excellence

Edio: 005

Pgina 18 de 18