UNIDAD V

BASES DE DATOS

APRENDER LINEAMIENTOS BSICOS PARA

UTILIZAR UN GESTOR DE BASE DE DATOS
PERSONAL

AGENDA
CONCEPTOS FUNDAMENTALES
PROPIEDADES DE LOS CAMPOS
CREACION DE UNA BASE DE DATOS
VINCULANDO LAS TABLAS DE LA BASE
CONSULTAS
FORMULARIOS
INFORMES
MENU DE PANEL

CONCEPTOS FUNDAMENTALES

Es importante tener claro que los trminos datos e informacin no son lo

mismo, ya que el primero es la materia prima para la generacin del segundo,
aunque en el uso cotidiano los trminos los apliquemos indistintamente.
Dato.
Es una representacin simblica (numrica, alfabtica, algortmica etc.), atributo o
caracterstica de una entidad.
El dato no tiene valor semntico (sentido) en s mismo, pero convenientemente
procesado se puede utilizar en la realizacin de clculos o toma de decisiones.
Se considera que un dato es la expresin mnima de contenido sobre un tema.
Ejemplos de datos son: la altura de una montaa, la fecha de nacimiento de un personaje
histrico, el peso especfico de una sustancia, el nmero de habitantes de un pas, etc.

Informacin.
Representa un conjunto de datos relacionados que constituyen una estructura de
menos complejidad (por ejemplo, un captulo de un libro de ciencias).
Es un conjunto de datos acerca de algn suceso, hecho, fenmeno o situacin,
que organizados en un contexto determinado tienen su significado, cuyo
propsito puede ser el de reducir la incertidumbre o incrementar el
conocimiento acerca de algo.
Brevemente diremos que:

Informacin es un conjunto organizado de datos procesados,

que constituyen un mensaje sobre un determinado ente, hecho
o fenmeno.

Grficamente

Base de datos.
Es un conjunto de datos almacenados los cuales
generalmente estn relacionados entre si.
Es una coleccin de datos, organizados de forma integrada
en archivos, junto con un conjunto de programas dedicados
a su gestin para la generacin de informacin.
Base de Datos

Informacin
Dato 1

Dato 1

Dato 4

Dato 4

Dato 2

Dato 2

Dato N
Dato 3

Dato

Dato 3

Dato N

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Propiedades de una Base de datos.
Representa algn aspecto del mundo real, llamado mini mundo o
universo de discurso (UdD) del cual provienen los datos. Los cambios en
el mini mundo se reflejan en la base de datos.
Es un conjunto de datos lgicamente coherente, con significado implcito.
Un montn de datos sin relacin entre s, agrupados de forma aleatoria, no
se considera una base de datos.
Toda base de datos se disea, se crea y se carga con datos, con un objetivo
determinado, y est dirigida a un grupo de usuarios, interesados en el
contenido y en el uso de la base de datos.
Pueden tener cualquier tamao y complejidad. Cuando la cantidad de
datos es grande y las relaciones entre ellos son muchas, es necesario
organizar y controlar todo el almacenamiento
Es posible buscar, obtener y/o actualizar los datos cuando sea necesario.

Gestor de Bases de datos (SGBD o DBMS)

Una base de datos puede ser creada y mantenida de forma manual (como el catlogo de
fichas de una biblioteca), o bien estar informatizada. En este ltimo caso, la creacin y
mantenimiento de la base de datos puede realizarse mediante un conjunto de programas
de aplicacin diseados especficamente para dichas tareas, o bien mediante un sistema
de gestin de bases de datos.
Primera definicin: Un SGBD es un conjunto de programas que permite a los usuarios
crear y mantener una base de datos.
Los SGBD son programas destinados principalmente a almacenar, manipular y recuperar
la informacin, y desempean operaciones que suelen tener lugar a diario, como por
ejemplo: altas y bajas de clientes, apuntes en las cuentas bancarias, adquisicin y
prdida de libros o su prstamo y devolucin, etc.
El SGBD es el que se encarga de acceder a los datos de nuestra base de datos.

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Definicin: un SGBD es un sistema software de propsito general,

que facilita el proceso de Definir, Construir y Manipular bases de
datos para diversas aplicaciones.
Definir una base de datos consiste en especificar los tipos de los
datos, las estructuras de los datos y las restricciones de los datos.

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Construir una BD es el proceso de almacenar los datos en algn medio de

almacenamiento controlado por el SGBD.
Manipular la BD es:
a) Consultar los datos para obtener cierta informacin,
b) Actualizar la base de datos (modificar o eliminar datos, o introducir nuevos)
para reflejar los cambios ocurridos en el mini mundo, o
c) Generar informes a partir de los datos almacenados.

Objetivo principal de un SGBD.

Proporcionar un entorno prctico y eficiente a la vez, a la hora de almacenar y
recuperar la informacin de la BD.

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Sistema de Bases de Datos (SBD).

Es el conjunto formado por la base de datos y el software, tanto del
SGBD como el de los programas de aplicacin.

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Caractersticas del enfoque de BD.

Antes de la llegada de los SGBD, las empresas almacenaban su informacin
empleando el enfoque clsico de procesamiento de Archivos, en el cual la
definicin e implementacin de los Archivos necesarios para una aplicacin
especfica se realiza como parte de la programacin de la aplicacin.
Las caractersticas que distinguen el enfoque de BD del enfoque clsico de
procesamiento de Archivos son:
1. Naturaleza auto descriptiva de los sistemas de bases de datos.
2. Separacin entre los programas y los datos.
3. Datos compartidos y procesamiento de transacciones multiusuario.
4. Soporte de mltiples vistas de los datos.

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1) Naturaleza auto descriptiva de los sistemas de bases de datos.

Adems de la base de datos en s misma, el sistema contiene una descripcin completa de la
base de datos, almacenada en el catlogo del sistema y consiste en informacin sobre la
estructura de cada Archivo, el tipo y formato de almacenamiento de cada elemento y las
restricciones que se aplican a los datos. La informacin contenida en el catlogo se llama
metainformacin (metadata).
El catlogo es necesario porque el SGBD no est escrito para una determinada aplicacin, sino
para cualquier aplicacin de bases de datos, de forma que el SGBD tiene que consultar el
catlogo para conocer la estructura de los archivos de cada BD (por ejemplo: un Banco, una
Universidad, etc).
En cambio, en el procesamiento de Archivo clsico, la definicin de los datos es parte del
cdigo de los programas de aplicacin, as que un programa slo puede trabajar con una base
de datos especfica, cuya estructura se describe en el propio cdigo (un ejemplo es un
programa escrito en lenguaje "C")

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2) Separacin entre los programas y los datos.

En el procesamiento de Archivos tradicional, como ya se ha indicado,
la estructura de los Archivos de datos est integrada en los
programas, as que un cambio en la estructura de un Archivo puede
implicar la modificacin de todos los programas que acceden al
mismo.
En cambio, los programas de acceso del SGBD se escriben para que
sean independientes de cmo y dnde estn almacenados los datos.
La estructura de los Archivos se guarda en el catlogo del SGBD,
separada de los programas de acceso. Esta propiedad es la
independencia entre programas y datos.

3) Datos compartidos y procesamiento de transacciones

multiusuario.
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Un SGBD multiusuario, debe permitir el acceso simultneo a la base de datos

por parte de varios usuarios. Esto es imprescindible si los datos de diversas
aplicaciones se deben integrar y mantener en una sola base de datos. El
SGBD debe incluir software de control de concurrencia para asegurar que,
cuando varios usuarios intenten actualizar los mismos datos, lo hagan de
manera controlada, de forma que el resultado final sea correcto.
Un ejemplo sera el caso de varios encargados de realizar reservas de asientos
numerados en una sala de cine: el SGBD debe asegurar que slo un empleado
tenga acceso a un asiento especfico en un momento dado, para asignarlo a
un cliente, y que en cuanto un empleado reserve un asiento, los dems lo
vean inmediatamente. Cada operacin de reserva sera una transaccin. Una
funcin fundamental del SGBD es asegurar que las transacciones
concurrentes se realizan de manera correcta, sin interferencias entre ellas.

4) Soporte de mltiples vistas de los datos.

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Como se ha indicado, un Sistema de BD suele tener muchos usuarios. Algunos

de ellos no deberan poder acceder a todos los datos (por cuestiones de
seguridad), o simplemente no necesitan acceder ms que a una parte de ellos.
Por ejemplo, en un sistema de gestin de una productora de pelculas de cine, el
personal de nminas necesita ver slo la parte de la base de datos que contiene
informacin acerca de los empleados de la productora, y no necesita saber nada
acerca de la recaudacin de las pelculas proyectadas en diferentes salas de cine.
Por tanto, cada usuario (o grupo de usuarios) puede necesitar una vista o
perspectiva diferente de la BD. Una vista puede ser un subconjunto de la base
de datos, y puede contener datos virtuales (no almacenados, sino que se derivan
o calculan a partir de otros datos).
Los usuarios normalmente no necesitan saber (de hecho, no lo saben) si ven y
utilizan todos o slo parte de los datos, y tampoco si son datos derivados o no.

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Actores de un SDB.

Administrador de la Base de Datos.

Diseadores de la Base de Datos.
Usuarios finales.
Analistas de sistemas y programadores de aplicaciones
(Ingenieros de Software)
Diseadores e implementadores del SGBD.
Desarrolladores de herramientas.
Operadores y personal de mantenimiento.

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Ventajas del SGBD.

Un SGBD debe ofrecer una serie de beneficiosas capacidades, que el
Administrador de Base de Datos (DBA) debe aprovechar para conseguir
los objetivos de diseo, de administracin y de uso de una gran base de
datos multiusuario. Entre ellas, destacamos las siguientes:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Disminucin y control de la redundancia de datos.

Evitar inconsistencias en los datos
Mantenimiento de la integridad
Aplicacin de restricciones de seguridad
Suministro de mltiples interfaces de usuario
Representacin de relaciones complejas entre los datos
Respaldo y recuperacin

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1. Disminucin y control de la redundancia de datos.
En el desarrollo de software tradicional con procesamiento de Archivos, para
cada usuario o grupo de usuarios se define e implementan los archivos
necesarios para sus propias aplicaciones (programas).

La redundancia de datos provoca varios problemas:

- Duplicacin del trabajo, pues al introducir nuevos datos en el sistema (un
nuevo director) es necesario copiarlos en varios sitios (en cada archivo en el
que se guarden datos de directores).
- Desperdicio del espacio de almacenamiento (mayor costo de
almacenamiento).
- La obligacin de controlar que, cada vez que cambie un dato, todas sus
copias sean actualizadas correctamente en los diferentes Archivos.

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2. Evitar inconsistencias en los datos.

La inconsistencia surge cuando existen varias copias del mismo
dato y tras la modificacin de una de ellas, las dems no son
actualizadas, o s lo son pero de forma incorrecta. Es posible
evitar la inconsistencia de dos maneras:
- Si se elimina la redundancia.
- Si existe redundancia controlada

3. Mantenimiento de la integridad.
Es asegurar que la informacin almacenada y utilizada por una aplicacin de
bases de datos es correcta, que refleja fielmente la realidad, el mini mundo.
No existe integridad de datos cuando:
a) Existe inconsistencia. Se da cuando existe redundancia de datos.
b) Existe informacin imposible (40/MAY/1972 como fecha de fin de un
rodaje, una pelcula sin director) o informacin falsa que no se ajusta a la
realidad.

4. Aplicacin de restricciones de seguridad.

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El hecho de que en un sistema de bases de datos los datos estn centralizados

supone mayor peligro de accesos no autorizados, que si estuvieran
almacenados en un sistema de Archivos. Es imprescindible que slo tengan
acceso al SBD los usuarios autorizados.
Adems, es muy habitual y conveniente que no todos los usuarios puedan
acceder a toda la informacin almacenada, pues existen datos confidenciales
que slo ciertas personas pueden ver o utilizar. Incluso es posible que ciertos
usuarios slo tengan permiso para obtener los datos (consultar o ver),
mientras que otros s puedan actualizarlos adems de consultarlos.
El SGBD debe disponer de un robusto subsistema de seguridad y
autorizacin, mediante el cual el ABD pueda:
- Crear cuentas de usuario protegidas con contraseas.
- Crear restricciones a cada cuenta, de forma que se controle a qu datos tiene
acceso el usuario y el tipo de operaciones que puede realizar sobre esos datos.

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5. Suministro de mltiples interfaces de usuario.

- Lenguajes de consulta
- Interfaces de Lenguajes de Programacin
- Formularios (forms) y comandos (rdenes)
- Interfaces controladas por mens y de lenguaje natural
6. Representacin de relaciones complejas entre los datos
- Relaciones uno a uno
- Relaciones uno a muchos
- Relaciones muchos a uno

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7. Respaldo y recuperacin.
El subsistema de respaldo y recuperacin del SGBD se encargar de
recuperarse de fallos de hardware o de software. Si el fallo ocurre mientras
esta en marcha un programa que actualiza gran cantidad de datos, el
subsistema debe asegurar que:
a) la base de datos se restaura al estado en que estaba justo antes de comenzar
el programa, o bien que
b) el programa contina su ejecucin por el punto en donde la dej cuando se
produjo el fallo, y finaliza su trabajo correctamente.

Otras ventajas del enfoque de bases de datos.

A. Datos compartidos actualizados
B. Flexibilidad
C. Rpida creacin de nuevas aplicaciones
D. Cumplimiento de reglas o normas de empresa

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Archivos en una Base de Datos.

Generalmente, las bases de datos organizan los datos en estructuras llamadas Tablas,
entonces las tablas son los objetos principales en una Base de datos.
Tabla.
Es un conjunto de datos organizados en Filas (Registros) y Columnas (Campos).
Registro.
Las filas en una tabla son equivalentes a los registros de un archivo. Son todos los
elementos de informacin que pertenecen a una entidad en particular.
Campo.
Las columnas en una tabla son los campos. Es decir que es un elemento individual de
informacin que posee el mismo tipo en todos los registros.

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Todos los datos que se almacenan en Access para formar una base de datos, se
encuentran en un solo archivo. El archivo contendr dentro de s los siguientes
objetos: tablas, ndices, consultas, formularios, informes, relaciones, etc.
La extensin de dicho archivo es .mdb y la extensin .idb corresponde a un archivo
que Access utiliza para el control de los bloqueos de registros de la base de datos
cuando se produce un acceso concurrente de varios usuarios.
Access como aplicacin y DBMS trabaja los datos en forma de objetos. De stos solo
las tablas son utilizadas para almacenar informacin, los dems objetos se utilizan
para gestionar, tratar, analizar, recuperar, visualizar o publicar la informacin de las
tablas.
CAMPOS
REGISTROS

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PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

Tipos de campos en Base
Cada campo de una tabla debe de contener un solo tipo de dato que influye sobre
la forma de funcionar del campo. A la hora de crear un campo en una tabla, hay
que especificar de qu tipo son los datos que se van a almacenar en ese campo.

Alfanumricos. Se utilizan para almacenar textos que pueden contener

letras y nmeros, pero teniendo en cuenta que los nmeros sern tratados como
un carcter ms. El ms utilizado es el tipo Texto [VARCHAR].

UNIDAD IV

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PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

Numricos, enteros y reales: Se utilizan para almacenar valores numricos
sobre los que, al contrario que en los tipos alfanumricos, se podrn realizar
operaciones aritmticas. En las propiedades delos reales hay que indicar cuntas
de las cifras del tamao asignado sern decimales (se conoce tambin como la
escala). Los ms utilizados son Integer [INTEGER] y Nmero[NUMERIC].

UNIDAD IV

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PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

Memo:
Puede contener texto en formato libre, de longitud variable hasta un mximo de
64,000 caracteres. Se utiliza para textos extensos como comentarios o
explicaciones.

Temporales:
Se utilizan para guardar fechas y/o horas.

UNIDAD IV

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PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

Especiales: Tipos de datos que no entran en ninguna de las clasificaciones
anteriores. El ms utilizado es el tipo S/No [BOOLEAN]

UNIDAD IV

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PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

Propiedades y Tamao.
Cada tipo de campo cuenta con un conjunto de propiedades que permiten definir
si son obligatorios o no, adems de establecer un valor predeterminado.

UNIDAD IV

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PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

Las Claves.
Una clave es una referencia que se utiliza para identificar los registros de forma
nica y esta formada por uno o ms atributos (columnas) de los registros.
De todas las posibles claves de una tabla, se denomina clave primaria o principal
a la que es mnima en cuanto al nmero de campos que la componen.
Normalmente todas las tablas deben tener una clave principal definida.
Una clave principal es una columna (o combinacin de columnas) que permite
identificar de forma inequvoca cada fila de la tabla, por lo que no pueden haber
en una tabla dos filas con el mismo valor en la columna definida como clave
principal. Ejemplo: carnet en la tabla Alumno

UNIDAD IV

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PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

Para una tabla de Notas no basta el carnet para identificar de forma unica a
una fila: as que la llave ser carnet+codmateria+ciclo

UNIDAD IV

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PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

Los tipos de relaciones.
Cuando se establecen relaciones entre las tablas de una base de datos es necesario
determinar un campo comn a dichas tablas.
Los tipos de relaciones que podemos establecer entre dos tablas son:
Uno a uno: un registro de una tabla se relaciona con un solo registro de la otra
tabla.Ejemplo: Un Registro Alumno(dui) en la UES se relaciona con un registro
de Licencias de Conducir(dui) de Vice Ministerio de Transito.
Uno a varios: cada elemento de informacin de una tabla (registro) se relaciona
con varios elementos de informacin de otra tabla. Ejemplo: Un Registro de
alumno(carnet) se relaciona con N registros Notas(carnet+codmateria+ciclo)
como se muestra

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PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

Los tipos de relaciones.
Varios a varios: varios registros de una tabla se relacionan con varios registros
de otra tabla. En este caso se debe utilizar una tercera tabla de interseccin
(tabla intermedia) para definir la relacin entre las dos tablas y, por tanto, se
establecern dos relaciones uno a varios entre las tres tablas.
Ejemplo: Un Articulo(CodigoArt) puede relacionarse con N Facturas(numfact) a
la vez que una factura(numfact) puede relacionarse con N Articulos(CodigoArt)
Es decir que debemos crear una Tabla de Detalle Articulos para almacenar ambos
codigos para poder dar cabida a la relacion de muchos a muchos entre Dos tablas.

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PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

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BASES DE DATOS
Parte I

PREGUNTAS Y RESPUESTAS