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COMO EST MANEJANDO LAS CUENTAS POR COBRAR?

manuelponce@partnerconsulting.com.pe

Si la empresa vende a crdito, es debido a las condiciones del mercado y tambin para
estimular las ventas. Pero la compaa no desea esperar mucho tiempo para tener el dinero
en la caja. Las cuentas por cobrar no son dinero. Por lo tanto, es necesario convertirlas lo
ms rpidamente posible en caja.
Cun rpido se estn cobrando las cuentas de clientes?
Esto se hace calculando el plazo promedio de cobro en das o sea el nmero promedio de
das de venta que representan las cuentas por cobrar. La siguiente formula sirve para
calcular este ratio:
Ventas a crdito / Cuentas por cobrar = Rotacin
365 / Rotacin = Nmero de das
En la prctica, las ventas probablemente no se cobran todos los das en las mismas
cantidades. En muchas empresas las ventas y las cuentas por cobrar fluctan durante el ao
en un rango grande debido a las tendencias estacionales.
Por lo tanto, el ratio arriba indicado muestra la mejor aproximacin del promedio de ventas
diarias a crdito debido a que este ratio incorpora cualquier variacin estacional que ha
ocurrido hasta la fecha. Estos ratios toman en cuenta solo las ventas a crdito. Tambin, uno
o dos clientes morosos importantes pueden hacer distorsionar estos ratios. Como veremos
mas adelante, es importante revisar peridicamente la cartera de cuentas por cobrar para
identificar a los clientes morosos. Estos ratios tambin se usan, cuando se esta desarrollando
las proyecciones de flujo de caja, para estimar cuando sern cobradas las ventas a crdito.
Cun pronto se emiten las facturas?
Otro factor que hay que considerar cuando se calcula el promedio de das de cobranza, es el
tiempo promedio que la empresa toma para que las facturas les lleguen a los clientes,
despus que la mercanca ha sido despachada.
Sera conveniente, en caso que no se haga, despachar la mercanca con una Gua-Factura.
De esta forma los clientes reciben sus pedidos junto con la factura. Tambin el tener un
programa computarizado para registrar las ventas, crditos, facturacin y cobranzas es muy
til para el control de las cobranzas, detectando rpidamente a los malos pagadores,
restringindoles la venta y por lo tanto disminuyendo el tiempo de cobranza.
Qu significa estos ratios en trminos de soles?

Javier Prado Este 596 Of. 403 / Los Halcones 181 Of. 501
Centro Financiero - San Isidro - Lima
Telfono: (551) 441-1162
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Es importante entender el valor monetario de una buena gerencia de cobranzas. Por

ejemplo, asumamos que el perodo promedio de cobranza es 45 das y que la cobranza
diaria promedio de las ventas a crdito es de 9,589 soles. Si se puede mejorar el periodo de
cobranza en 15 das, tendremos un flujo de caja adicional de 143,835 soles (15 x 9,589). El
costo de financiar esos 15 das, en caso que mejoremos el tiempo de cobranza, a la tasa de
inters del 23 % resulta en un costo anual adicional para la empresa de 33,083 soles.
Vendemos solo a los clientes con buenas referencias de crdito?
Esta es una pregunta importante que debemos contestarla antes de despachar la mercanca
a los clientes que nos compran a crdito. La habilidad para seleccionar a los buenos clientes
se vera reflejada en el nivel de la cuenta de incobrables. Si la empresa es suficientemente
grande para soportarlo, debemos establecer un departamento de crditos y cobranzas. Se
deben establecer lmites de crdito a cada cliente de acuerdo a su historia de pagos y a
informacin obtenida es compaas especializadas en informacin de crditos.
Es necesario revisar peridicamente la situacin financiera de los clientes importantes. El
departamento de crditos y cobranzas puede evaluar el impacto de la situacin econmica
del pas en los clientes de la empresa. Por ejemplo, si hay una recesin en una industria
importante, los proveedores a esa industria sern tambin afectados. Las empresas que les
proveen de bienes o servicios podrn prever que habr ms lentitud en el cobro de las
cuentas de esos clientes. Esta situacin se tendr que reflejar en las proyecciones de flujo de
caja y se tomarn medidas para incentivar a los clientes para que paguen ms rpidamente.
Quines son los clientes morosos?
El perodo promedio de cobranza y el porcentaje de deudas incobrables nos pueden decir
cuan bien estamos manejando las cuentas por cobrar.
La informacin de los clientes que se demoran en pagar o son morosos la podemos obtener
en el reporte de antigedad de saldos por cobrar, el cual muestra las facturas por cobrar
de cada cliente por orden de cdigo o en orden alfabtico.
Este reporte contiene la siguiente informacin de cada cliente:

El nombre de la persona de contacto y su numero telefnico

El limite te de crdito
El saldo por cobrar a la fecha del reporte, generalmente al fin de cada mes. Para ser
exacto, la suma de los saldos por cobrar debe ser igual a la cifra de cuentas por cobrar
que aparece en el libro mayor y en los estados financieros de fin de mes.
El nmero de das de las columnas de antigedad se deben extender por el tiempo
necesario de acuerdo a la necesidad de la empresa.

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Si el plazo mximo del crdito de la empresa es 60 das las facturas que tienen mas de 90
das pueden convertirse en incobrables. Por lo tanto, debemos analizar atentamente las
facturas que caen en este rango. Un seguimiento estrecho podra descubrir los problemas
que tiene el cliente y tomar las acciones para solucionarlos.
En el cuadro "Antigedad de Saldos por Cobrar" podemos controlar las cuentas individuales
de cada cliente en forma detallada por cada factura que adeudan, notas de dbito o crdito y
los pagos que han hecho.
Acelerar el perodo de cobranza
Se pueden usar varios mtodos par disminuir el periodo de cobranza:

Ofrecer descuentos por pronto pago, por ejemplo: por pago a los 10 das de haber
recibido la mercanca.
Cobrar intereses si es posible, por pagos despus del plazo del crdito.
Establecer cuidadosamente los lmites de crdito de los clientes y no permitir despachos
de mercanca en exceso de esos limites sin previa autorizacin de la gerencia.
Controlar los saldos de las cuentas por cobrar de cada cliente. Hacer un seguimiento
estrecho de los clientes que pagan lentamente.

Recomendaciones para el rea de Crditos:

Establezca lmite de crdito a cada cliente.
Disminuya el crdito en los periodos de recesin del pas o de la industria que se
encuentra la empresa.
Sospeche de una compaa antigua que de un momento a otro desea ser cliente de la
empresa .......... quin le ha cortado el crdito?
Utilice empresas de informacin de crditos.
Tenga la "reserva de dominio" cuando venda a crdito mercanca costosa como aparatos
elctricos, o emita letras para tener para as tener un instrumento de cobro de ejecucin
mas rpida.
Cobre intereses por los pagos despus del plazo del crdito.
Considere la aceptacin de tarjetas de crdito.
Recomendaciones para las cuentas por cobrar:
Facture el mismo da que despache la mercanca.
Si es posible utilice el sistema de Gua Factura.
Enve a los clientes peridicamente estados de cuenta.
Controle las cuentas por cobrar con el reporte de antigedad de saldos.
Controle diariamente las cuentas retrasadas.
No despachar mercanca a los clientes que tienen facturas vencidas, excepto con

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autorizacin escrita de la gerencia o pago contra entrega.

Este alerta por signos de problemas:

Cheques posdatados.
Cheques emitidos incorrectamente.
Tener un buen sistema de manejos de las cuentas morosas, como llamadas telefnicas,
cartas, Cas. de cobranzas, etc.
Cuestionario de auto evaluacin de la empresa
1. Tiene polticas de crdito?
2. Tiene procedimientos establecidos de verificacin del crdito antes del despacho de las
mercancas?
3. Se emite mensualmente el reporte de antigedad de saldos por cobrar as como el
reporte detallado de las cuentas por cobrar de cada cliente?
4. Se verifica mensualmente que el saldo de cuentas por cobrar del libro mayor coincida
con el total de esas cuentas del reporte de antigedad de saldos?
5. Se han establecido descuentos por pronto pago?
6. Se han establecido el cobro de intereses por los pagos posteriores al plazo del crdito?
7. Se toman acciones firmes contra los clientes que continuamente pagan con demora?
8. Conoce el periodo promedio de cobranza de las cuentas por cobrar?
9. Conoce el porcentaje de las cuentas por cobrar que son cuentas incobrables y que por
lo tanto tiene que cargarlo a perdidas?
10. Conoce cul es el costo de mantenimiento de las cuentas por cobrar?
11. Conoce cunto le cuesta a la empresa las cuentas incobrables y las demoras de pago
de los clientes moros?
El crdito no se regala se gana!

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