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CIT-I-012

NORMALIZACION DE ENTREGA DE MTD

CIT-I-012 NORMALIZACION DE ENTREGA DE MTD

Versión 0

VICEPRESIDENCIA DE TRANSPORTE

PCO

1.

OBJETIVO

Establecer lineamientos para la entrega de la Memoria Técnica Documental (MTD) generada por la Vicepresidencia de Transporte, utilizando normas, estándares y procedimientos que permitan disponer de documentos con calidad y que reflejen una imagen Corporativa de ECOPETROL.

2. CONDICIONES GENERALES

a. Toda la MTD de ECOPETROL debe ser entregada al Centro de Información Técnica CIT

preferiblemente en Bogotá, con memorando remisorio interno, anexando inventario diligenciado el

formato CIT-F-005 Acta de entrega de MTD, de la siguiente forma:

Centro de Información Técnica Atn. Coordinador Técnico Terminal Puente Aranda Carrera 56 Nº. 19 – 78, Bogotá D.C. (En caso de ser enviada a Bogotá, pero igualmente se puede incluir la dirección del CIT correspondiente)

b. Este instructivo aplica a toda la memoria técnica que se elabore en y para ECOPETROL, por sus

funcionarios, por personal contratado o que sean resultado de cualquier tipo de relación contractual

realizad por ECOPETROL.

c. Se debe entregar como mínimo el documento original impreso y sus medios digitales que deben

ser fiel copia del documento físico. Los tipos de documentos que se entregan al CIT son los referenciados en el instructivo CIT-I-002 Recuperación de MTD, en su aparte “Documentos técnicos”.

Herramientas informáticas

d. Se deben tener en cuenta las herramientas informáticas definidas en la norma fundamental VIT-I-

001 en su literal b.

e. Para la elaboración de planos se debe emplear Autocad en la versión aprobada corporativamente.

Entrega de los documentos

La entrega de la documentación, ha de realizarse en las instalaciones del Centro de Información Técnica, previa aprobación por parte del interventor del contrato o el director del proyecto. Para ello se debe relacionar la documentación entregada utilizando el formato CIT-F-005 Acta de entrega de

MTD.

Los planos AS-BUILT deben hacer parte adjunta del Informe Final, debidamente aprobado

Interventoria.

por la

Para la entrega final de los planos AS-BUILT a ECOPETROL VIT. S.A. Se deben entregar :

Para el centro de información técnica: Una copia dura en original y otra en medio magnético con los documentos nativos que correspondan al impreso.

Para los planos que forman parte de un informe se debe entregar un original en papel bond.

Revisó: Martha Galindo Sánchez DTI

Aprobó: Juan Carlos Villegas VIT

Fecha: 02-2009

Fecha: 02-2009

Las copias duras de los planos, deben venir debidamente dobladas y protegidas en fundas o protectores para planos que no sean en vinilo, sino en protectores en polipropileno de tamaño carta, archivados en Fólderes de 3 argollas, ploteados a color, en papel bond de 110 gramos.

El Contratista debe entregar todos los archivos en .dwg y pdf y los archivos de ploteo (plot) en copia magnética CD o DVD, fiel copia del físico con su estuche y disco compacto debidamente identificados.

Redacción de los documentos

f. La redacción debe ser la determinada en la norma fundamental VIT-I-001 en los literales c, d y e

Contenido de los informes

g. Los informes técnicos de proyectos deben contener los siguientes elementos, en el orden indicado:

Tabla 1.

Elementos mínimos de un informe.

ELEMENTO DEL INFORME

OBLIGATORIEDAD

Carátula

Obligatorio

Portada

Obligatorio

Hoja de Resumen bibliográfico

Obligatorio

Tabla de Contenido

Obligatorio

Lista de Abreviaturas y símbolos

Condicional 2

Lista de Figuras, Gráficos, Fotos

Condicional

Lista de Tablas

Condicional

Lista de Anexos

Condicional

Contenido o texto del Informe

Obligatorio

Conclusiones

Opcional

Recomendaciones

Condicional Opcional

Bibliográfia

Obligatorio

Glosario

Opcional 1

Anexos

Condicional 2

Copia en Medio Digital

Obligatorio

Notas: 1 Opcional significa que el autor puede incluirlo o no a voluntad. 2 Condicional significa que si el informe incluye objetos descritos por el elemento, éste es de carácter obligatorio.

Confidencialidad

h. Los informes Técnicos de proyectos deben contener el nivel de confidencialidad que se le asigne

de acuerdo al instructivo CIT-I-004.

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División general del infrome técnico

i. Cuando los autores lo consideren necesario, el informe técnico se divide en unidades temáticas

llamadas TOMOS. De acuerdo a su contenido, cada TOMO puede dividirse en PARTES. A su vez las PARTES pueden subdividirse en CAPÍTULOS. En el caso de que la temática no amerite subdividirse se dividen directamente en capítulos.

j. Para la división del informe técnico en capítulos deberán seguirse los siguientes criterios:

Para la numeración se debe usar números arábigos.

Los capítulos son las divisiones principales del documento. Cada capítulo debe corresponder a un tema específico. Los títulos de cada capítulo se escriben en mayúsculas sostenidas al costado izquierdo de la página precedido por el numeral respectivo.

Organización del informe

k. Carátula (Pasta): La carátula o tapa del informe debe ir en pasta dura. Esta corresponde al empaste del informe y debe contener los siguientes elementos según el siguiente modelo:

Versión 0

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Logo Contratista – En escala más pequeño que el del cliente. Logo Ecopetrol Eliminado: <sp>
Logo
Contratista – En
escala
más pequeño
que el del cliente.
Logo Ecopetrol
Eliminado: <sp>
VICEPRESIDENCIA DE TRANSPORTE
Nombre del Proyecto (Si aplica)
CONTRATO No.: 5202304
No.: Contrato
No Contrato
OBRAS DE MANTENIMIENTO Y ATENCIÓN DE EMERGENCIAS PARA
LOS SISTEMAS DE TRANSPORTE DEL AREA TECNICA ANDINA
GERENCIA DE POLIDUCTOS DE LA VICEPRESIDENCIA DE
TRANSPORTE DE ECOPETROL S.A.
DE LA
Nombre del Contrato
y/o
Consultoría
Foto de la Planta
y/o trabajo que se
esta desarrollando
Nombre de la Planta, Siste-
ma o Área Operacional
AREA TECNICA ANDINA
Especificar cual es el motivo
de la emisión puede ser Inge-
niería básica, Ingeniería de
TOMO No.: I DE: III
Detalle o
Ingeniería Concep-
tual
(Si aplica)
Documento original o copia
ORIGINAL
REVISION: 0
Versión
Bogotá D.C., 27 Julio de 2010
Ciudad y fecha

Presentación de la marcación de carátulas de informes

l. Para la marcación de la portada se utilizará una hoja tamaño carta en la que se incluirá la siguiente información: (Ver modelo anterior)

Condiciones Generales:

Vicepresidencia

Arial, tamaño 15, negrilla, mayúscula, centrado

Nombre del Proyecto

Arial, tamaño 14, minúscula, centrado

No.: Contrato

Arial, tamaño 12, mayúscula, centrado

Nombre del Contrato y/o Consultoría

Arial, tamaño 13, mayúscula, centrado

Nombre de Planta o Sistema

Arial, tamaño 12, mayúscula, centrado

Motivo de la Emisión

Arial, tamaño 11, mayúscula, centrado

Volumen o Tomo No.: de:

Arial, tamaño 12, negrilla, mayúscula, centrado

Documento original o copia

Arial, tamaño 12, negrilla, mayúscula, centrado

Versión

Arial, tamaño 12, minúscula, centrado

Ciudad y Fecha

Arial, tamaño 12, minúscula, centrado

Cuando el informe utilice una gran cantidad de abreviaturas y símbolos, los cuales se deben mantener invariables a lo largo del mismo, deben clasificarse ordenadamente en una lista.

Los anexos deben relacionar en lista aparte los cuales se numeran secuencialmente.

La numeración debe ser secuencial por capítulos y en números arábigos, igual que la Lista de Figuras.

Material complementario: Glosario y bibliografía

m. Glosario: Cuando los términos que deben ser definidos son numerosos es preferible elaborar

una lista de todos esos términos en orden alfabético o por tema, con su respectivo significado, lo

cual constituye el glosario del informe.

n. Bibliografía: La bibliografía debe escribirse después del glosario, si lo hay. Las referencias

bibliográficas se deben ordenar consecutivamente de acuerdo con su orden de aparición en el texto. Los llamados desde el texto se hacen escribiendo entre paréntesis el número respectivo. Cuando una referencia ocupe dos o más renglones, el segundo y los subsiguientes se escriben dejando una sangría de cuatro espacios.

pasta de argolla, en color

blanco, tamaño carta y con bolsillos transparentes, en el lomo y en la portada, que permitan

introducir el lomo y la carátula de acuerdo a los formatos siguientes:

ñ. La documentación deberá ser entregada en folders plásticos de

Lomo Folder

5.5 cm

Lomo Folder 5.5 cm 1. Logo Ecope- trol 2. Vicepresidencia VICEPRESIDENCIA DE TRANSPORTE 3. Nombre del
1. Logo Ecope- trol 2. Vicepresidencia VICEPRESIDENCIA DE TRANSPORTE 3. Nombre del Proyecto (Si aplica)
1.
Logo Ecope-
trol
2.
Vicepresidencia
VICEPRESIDENCIA DE
TRANSPORTE
3.
Nombre del Proyecto
(Si aplica)
4.
No.: de Contrato
CONTRATO No.: 5202304
5. Nombre del Contrato y/o
Consultoría
27 cm
OBRAS DE MANTENIMIENTO Y
ATENCION DE EMERGENCIAS PARA
LOS SISTEMAS DE TRANSPORTE
DEL AREA TECNICA ANDINA DE LA
GERENCIA DE POLIDUCTOS
DE LA VICEPRESIDENCIA DE
TRANSPORTE DE ECOPETROL S.A
6. Nombre de la Planta, Siste-
ma o Área operacional
AREA TECNICA ANDINA
TOMO No.: I DE: III
7. Volumen o Tomo No.:
de:
ORIGINAL
8. Documento original o copia
9. Revisión
Revisión: 0
10. Logo Contratista
11. Ciudad y Fecha
Bogotá D.C., 27 Julio de 2010

Especificar cual fue el motivo: Ingenie- ría: Conceptual, Básica o Detalle (Si aplica)

Notas:

Para la marcación se debe tener en cuenta el tamaño del folder considerando que varían de 0.5” a 3.0”, para lo cual hay que conservar el formato pero ajustar los tamaños.

En el ejemplo se muestra la marcación para un fólder tamaño 2.0”, de cambiar este tamaño se debe ajustar al lomo.

Condiciones generales:

Vicepresidencia

Nombre del Proyecto

No.: Contrato

Nombre del Contrato y/o Consultoría

Nombre de la Planta o Sistema

Arial, tamaño 12, negrilla, mayúscula, centrado

Arial, tamaño 11, minúscula, centrado

Arial, tamaño 10, mayúscula, centrado

Arial, tamaño 9, mayúscula, centrado

Arial, tamaño 10, mayúscula, centrado

Motivo de la emisión

Arial, tamaño 9, mayúscula, centrado

Volumen o Tomo No.:

de :

Arial, tamaño 10, negrilla, mayúscula, centrado

Documento original o copia

Arial, tamaño 10, negrilla, mayúscula, centrado

Versión

Arial, tamaño 8, minúscula, centrado

Ciudad y Fecha

Arial, tamaño 8, minúscula, centrado

Organización de medios digitales

o. Se debe hacer entrega al CIT de fiel copia en formato magnético del material impreso que

corresponda al informe. Esta copia debe contener los archivos nativos (.dwg,.doc,.xls,.cdr) y un único archivo en formato .pdf; este archivo debe compilar todo el documento de manera organizada y debe ser igual al informe físico. Este archivo no debe contener restricciones, pues

estas serán aplicadas en el CIT.

Presentación de medios digitales

p. Los nombres de las carpetas en las que se encuentre el contenido de los CD o los DVD deben

ser precisos e indicar claramente el contenido de éstas.

q. Los archivos en pdf de los planos deben conservar la escala correspondiente al original.

Organización del contenido digital:

Carpeta Inicial: Diagramas P&ID´s de las Plantas

Subcarpetas

Diagramas P&ID Planta Alban

Registro fotográfico Planta Alban. Etc.

Todo CD o DVD entregado debe contener:

Un archivo dentro del mismo CD nombrado como Léame.txt

En la cara interna del cartón de marcación, se debe incluir la siguiente información:

Autor

Fecha de creación

Un breve resumen del contenido del CD o del DVD, que permita identificar claramente el

contenido.

Programas en los que se encuentran los archivos (Word, Excel, Autocad, etc., y su versión)

Dentro del documento impreso se debe crear un bolsillo adicional que permita archivar el CD y/o el DVD.

La caja del CD y/o el DVD es la Estándar de aprox. 1 cm de grosor, no utilizar la delgada de

3 mm.

No seran aceptados medios digitales que vengan de la siguiente manera: 1. Civ; 2. Cont.

3. Eleco.

4. Gen.

5. Ins.

6. Mec.

7. Pro. Pues es muy difícil identificar el contenido de las

carpetas.

Cada disco o DVD se deben marcar con la etiqueta de CDs o DVDs y debe tener en lo posible la misma información que contiene la tapa de la caja.

Presentación carátula del CD

Eliminado: ¶ Logo Ecopetrol Logo Consultor - En escala más pequeño que el del cliente
Eliminado: ¶
Logo Ecopetrol
Logo Consultor -
En escala más
pequeño que el
del cliente
1. VICEPRESIDENCIA DE TRANSPORTE
(Si aplica)
Nombre del Proyecto
CONTRATO No.: 5202304
OBRAS DE MANTENIMIENTO Y ATENCION DE EMERGENCIAS
PARA LOS SISTEMAS DE TRANSPORTE DEL AREA TECNICA
ANDINA DE LA GERENCIA DE POLIDUCTOS DE LA
VICEPRESIDENCIA DE TRANSPORTE DE ECOPETROL S.A.
Nombre del contrato
y/o consultoría
AREA TECNICA ANDINA
Nombre
de
la
Planta,
Sistema o Área Opera-
cional
Revisión: 0
Versión
Bogotá D.C., 27 Julio de 2010
Fecha
Disco 1 de 3

Elaboración de planos:

r. Se deben utilizar los siguientes tamaños de papel según las NORMAS DIN.

Formato

Dimensiones (cm.)

A4

22

x

30

 

A1

60

x

84

A3

30

x

42

B1

70

x

100

B2

50

x

70

B3

35

x

50

Se deben seguir estas condiciones adicionales:

Orientación:

Horizontal

Tipo de letra:

Arial

Márgenes:

Superior

2 cm.

Inferior

2 cm.

Izquierdo

2 cm.

Derecho

2 cm.

Para elaborar el plano tenga en cuenta:

Las conexiones de las líneas de un plano a otro deben indicarse, así:

No. de plano al que va o del que viene

Descripción del equipo hacia donde va o del que viene

No. de plano al que va o del que viene
No. de plano
al que va o del
que viene

Consecutivo de conexión del plano

PLANO No. 1 1
PLANO No. 1
1
PLANO No. 2 1 PLANO 1
PLANO No. 2
1
PLANO 1

PLANO 2

Los planos deben tener las líneas de conexión solamente en la parte izquierda y derecha del plano.

Las primeras revisiones (preliminares) del plano serán con letras (Rev. A, Rev. B Posteriormente la primera revisión oficial será la Rev. 1, luego se continuará con la Rev. 2,

3,

Para la simbología de válvulas, equipos e instrumentos, emplear el instructivo VIT-I-077 “Codificacion de planos, equipos, instrumentos, tuberias, ductos, cajas y cables”, y las normas ANSI-ISA, 5.1 a 5.5.

Los primeros planos del paquete de planos de cada Planta deben ser los de simbología y convenciones.

La disposición del plano se debe hacer, como se muestra a continuación:

Especificaciones de los campos del formato de planos

s. Elaborar los planos teniendo en cuenta las siguientes especificaciones para cada campo:

1. PLANOS DE REFERENCIA: Relacionar los planos que complementen o usen la información del plano en mención.

2. CONVENCIONES: Relacionar las convenciones especiales usadas en el plano.

3. NOTAS: Con un triángulo, enumeradas consecutivamente y con su descripción. Incluir el promotor del documento en términos de dependencia de ECOPETROL responsable del mismo. Se debe indicar el lugar geográfico (Depto., Municipio o Vereda) donde se realizo o se va ha realizar el proyecto.

Los datos a incluir en los espacios de los numerales del 4 al 8 corresponden a los datos originales o históricos del plano.

4. REV.: Enunciar secuencialmente todas las revisiones que ha tenido el documento incluyendo la última.

5. DESCRIPCIÓN: Colocar la descripción de la revisión (Ej.: Emitido para comentarios de ECOPETROL, emitido para Ingeniería de detalle, revisión por ECOPETROL, emitido para construcción, emitido para Licitación, emisión final, emitido para cotización, As-Built, Así Construido). Se debe describir la razón por la cual fue hecha.

6. ELABORO: Indicar el nombre de la persona que lo realizó (dibujante).

7. APROBÓ (Firma y Registro): Indicar el nombre, firma y registro de quien aprobó el contenido del documento a nivel de ECOPETROL.

8. FECHA: Corresponde a la fecha de aprobación de la revisión utilizando el esquema DD/MM/AA así: 25 Mar/07, 10 Dic/08.

Los datos a incluir en los espacios de los numerales del 9 al 18 corresponden a los datos actuales del plano.

9. CONSULTOR: Incluir el nombre de la firma o el consultor (contratista) responsable de la elaboración del plano.

10. NOMBRE DEL PROYECTO: Colocar el nombre del proyecto

11. CONTRATO: Incluir el número del contrato.

12. DESCRIPCION DEL PLANO: Indicar la información que se encuentra en el plano incluyendo nombre de la planta o nombre del sistema operacional.

13. DISEÑO, ELABORO (dibujante), REVISO, APROBÓ (Colocar matricula profesional):

Relacionar las iniciales del nombre de la persona que Diseñó, Elaboro, Revisó y Aprobó según corresponda.

14. SOFTWARE, VERSIÓN: Indicar programa y versión en la que fue elaborado el plano.

15. ARCHIVO: Nombre del archivo magnético en donde se encuentra el documento. El archivo magnético debe nombrarse con el código del plano asignado por el contratista, agregándole además el número de la versión ó revisión.

16. ESCALA: Colocar la escala en la cual se dibujó. En caso de ser elaborado sin una escala determinada se debe colocar SIN. Si son varios dibujos a diferente escala se debe colocar INDICADAS. Si es el plano de perfil de una Línea o Sistema se debe colocar la escala Vertical y la escala Horizontal. Ej.: H: 1: 10.000, V: 1: 500

17. FECHA: Colocar la fecha en la cual se elaboro el dibujó.

18. PLANCHA No.: _ DE: _ Indicar si es más de un plano (Ej: 1/3, 2/3 y 3/3).

19. REVISIÓN: Indicar el número de la revisión o versión actual del plano.

20. PLANO No.: (ECOPETROL) Escribir el consecutivo del plano de manera invertida.

21. PROMOTOR: Relacionar sigla de la dependencia que actúa como promotora durante las etapas de revisión y aprobación.

22. PLANO No.: (CONTRATISTA) Según codificación del consultor (Contratista).

23. PLANO No.: (ECOPETROL) Los planos se deben identificar según la codificación especificada cada en el Instructivo VIT-I-077 “CODIFICACION DE PLANOS, EQUIPOS, INSTRUMENTOS, TUBERIAS, DUCTOS, CAJAS Y CABLES”,

24. LOGO CONSULTOR: Colocar el logo del consultor y su razón social.

25. ESCALA DE PLOTEO: Se refiere a la escala a la que se debe plotear el plano.

26. GEOREFERENCIACIÓN: Se refiere al Sistema de Referencia MAGNA SIRGAS - origen

Bogotá (Coordenadas geográficas: Norte, Este y Altitud). Nota: Se deben colocar los vértices más representativos del área o línea del plano.

 

3.

DESARROLLO

ACTIVIDADES

RESPONSABLE

OBSERVACIONES

1

Elaborar documentos técnicos del contrato

Empresa contra-

 

tista

2

Elaborar documentos dígitales de acuerdo a la normativa

Empresa contra-

 

3

Entrega de la MTD al CIT

tista

 

4

Recepción de la MTD

CIT4

 
 

Verificación de cantidades entrega-

 

Si la información recibida no cumple con los estándares de entrega, se informará al contratista y se devuel- ve la documentación.

5

das y cumplimiento de la normas de entrega

CIT4

6

Asignación de clasificación temática

CIT3

 

HISTORIAL DE CAMBIOS Y REVISIONES

FECHA

 

NATURALEZA DEL CAMBIO

02-2009

1.

Generación del documento