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Tema:
Propuesta de Implementacin de un Sistema Contable Informtico para el
Almacn Electrhogar
Autor:
Santiago Andrs Arias Saavedra
Director de Tesis:
CPA. DR. Jorge Guerrero M.C.A.
INDICE
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
1.8
1.9
1.9.1
1.9.2
1.9.3
1.9.4
1.9.5
1.10
1.10.1
1.10.2
2.1
2.2
2.2.1
2.2.2
2.2.3
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
2.8
2.9
2.10
2.11
2.12
2.13
2.14
2.15
2.16
2.17
Informe Ejecutivo
CAPTULO I: 1. EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIN
Planteamiento del problema
Formulacin del problema
Objetivo General
Objetivos Especficos
Justificacin
Limitaciones
Idea a defender o Hiptesis
Variables de Investigacin
Mtodos de la investigacin
Mtodo de observacin cientfica
Mtodo Inductivo
Mtodo Deductivo
Mtodo de Sntesis
Mtodo de Anlisis
Tipo y diseo de la investigacin
Explorativa
Descriptiva
CAPITULO
II:
MARCO
REFERENCIAL-TERICOCONCEPTUAL
Antecedentes
La Empresa
Concepto
Importancia de la empresa
Clasificacin de las empresas
La contabilidad
Objetivos de la contabilidad
Importancia de la contabilidad
La Contabilidad tambin sirve para
La contabilidad es interdependiente
Naturaleza, funciones y principios del sistema contable
Funciones bsicas de la contabilidad
La cuenta
Clasificacin de las cuentas contables
Cuentas que conforman el balance general
El Plan de cuentas (diseo)
La Transaccin
Transacciones Comerciales
Importancia de la transaccin
El Proceso contable
5
7
7
8
12
12
12
16
17
18
19
19
23
24
25
26
27
27
27
30
30
33
33
34
35
41
41
42
42
43
44
45
46
46
51
61
68
68
69
69
2
2.18
2.19
2.19.1
2.19.2
2.20
2.20.1
2.20.2
2.20.3
2.20.4
2.20.5
2.20.6
2.20.7
2.21
2.22
2.23
2.24
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
4.8
4.9
4.9.1
4.9.2
4.9.3
4.9.4
4.9.5
4.9.6
4.10
4.10.1
4.10.2
72
76
76
79
83
83
92
95
96
100
104
108
114
123
129
130
133
133
147
147
149
151
155
188
188
189
190
190
193
196
200
207
212
213
214
215
216
219
228
229
229
236
3
4.10.3
4.10.4
4.10.5
4.11
4.11.1
4.11.2
4.11.3
4.11.4
4.11.5
4.11.6
4.11.7
4.11.8
4.11.9
4.11.10
4.11.11
5.1
5.2
5.3
5.4
Documentos a utilizar
Forma de llenar los documentos
Devolucin en Ventas
Proceso Contable
Proceso de compras
Documentos a utilizar
Orden de compra
Cotizacin
Forma de llenar los documentos
Contabilizacin
Devolucin en compras
Proceso de Ventas
Documentos a utilizar
Forma de llenar los documentos
Devolucin en Ventas
CAPITULO V
Concluciones
Recomendaciones
Bibliografa
Glosario de trminos
237
238
244
245
258
259
260
264
265
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278
284
286
286
286
288
290
Informe Ejecutivo
La implementacin de un sistema de contabilidad dentro de las empresas es
fundamental, ya que esta es la que permite llevar un control de las
negociaciones mercantiles y financieras y adems de satisfacer la imperante
necesidad
de
informacin
para
as
obtendr
mayor
productividad
el
poder
explicativo
de
los
sistemas de
informacin
en
el
CAPTULO I
1. EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIN
de
informacin
para
as
obtendr
mayor
productividad
8
2
mayora
de
los
estudiosos
de
estas
cuestiones
aseguran
que,
9
3
La ubicacin
El tamao
Consideracin de medida.
Giro Comercial
Las empresas cuyo giro es el comercial se dedican a la compra y venta de
productos4. Se denominan de venta al pblico cuando los artculos van
directamente a los consumidores. El revendedor es aquel que compra en
grandes cantidades y vende a otros comerciantes. Se dice que vende al
mayoreo cuando por la cantidad de piezas vendidas se justifica dar un precio
ms bajo y al menudeo cuando se vende pieza por pieza al consumidor.
La utilidad del comerciante se logra cuando compra al mayoreo y vende al
menudeo aumentando a su precio de compra sus gastos y algo de utilidad.
Una vez conocida la empresa se puede incorporar la funcin administrativa.
Todas sus etapas estn interrelacionadas y cada una de ellas es importante en
cuanto a su participacin para el logro de los objetivos.
Planeacin: las actividades de planeacin fijan los propsitos de la empresa, as
como
los
recursos
materiales
humanos
para
lograrlos
10
11
5
Objetivos:
1.3 General
Proponer la implementacin de un sistema contable que genere orden y apoyo
a las personas que atienden en el almacn, adoptando el sistema llamado
Mnica 8.5, con el propsito de dar un tratamiento ptimo a la contabilidad que
se lleva en dicho almacn.
1.4 Especficos
Examinar la contabilidad llevada anteriormente, analizando todas las cuentas
que fueron usadas antes para volver a utilizarlas y las que no se consideren
necesarias desecharlas.
Estudiar al sistema contable, ver todas sus funciones y operaciones para
conocer mejor su funcionamiento y aplicacin.
Dar orden a la contabilidad para eliminar las fallas de facturacin.
Tener proyecciones ms competentes por la facilidad de la informacin.
Dar a conocer de forma ms detallada
Conocer con absoluta precisin cmo se maneja las cuentas por pagar y
cuentas por cobrar de la empresa.
1.5 Justificacin
Es conveniente proponer esta investigacin del sistema contable, sirve para dar
ms control al almacn de manera que pueda desenvolverse de manera ms
eficiente y sea ms competitivo.
Mejor competitividad para los dueos y propietario del almacn comercial.
12
13
explicar
mejor
dicha
eficiencia,
consideremos
los
niveles
de
14
15
1.6 Limitaciones
La empresa que llevara a cabo el estudio y la colocacin del sistema contable.
La empresa est ubicada en Carceln se dedica a la compra y venta de
electrodomsticos, y tambin audio y video.
Una limitacin puede ser el tiempo que se demorara en venir el programa a ser
instalado y verificado de ms o menos de 15 a 20 das
Tambin sera el precio que cuesta un programa desde 90 hasta 15000 y va a
niveles superiores, pero que el dueo est dispuesto a pagar para no tener algo
pirata y que rindiera para siempre y que pueda actualizado o cambiado a uno
mejor por menos precio.
El tiempo que tomara realizar la investigacin y la implementacin puede variar
de 3 meses a 4 meses.
Limitaciones De La Informacin Contable:
Primero que nada las limitaciones de la informacin contable van a depender
del tipo de informacin que se est utilizando, ya que la informacin depende
del giro que tenga la empresa. Por esto vamos a nombrar algunas de las
limitaciones que tienen estos sistemas, ya que abarcarlos todos sera muy
difcil. Nos centraremos principalmente en la informacin que afecta al control,
relacin con los costos de la empresa y con la toma de decisin de la empresa.
Una parte importante de esta comprensin es el reconocimiento claro de las
limitaciones de los informes de contabilidad. Un gerente comercial u otra
persona que est en posicin de tomar decisiones y que carezca de
conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciara hasta qu punto la
informacin contable se basa en estimativos ms que en mediciones precisas y
exactas.
16
17
18
de la
pasado por el error. Esto significa que el mtodo cientfico llega a nosotros
como un proceso, no como un acto donde se pasa de inmediato de la
ignorancia a la verdad. Este es quizs el mtodo ms til o adecuado, ya que
es el nico que posee las caractersticas y la capacidad para auto corregirse y
superarse, pero no el nico.
El mtodo cientfico es la conquista mxima obtenida por el intelecto para
descifrar y ordenar los conocimientos. Consta de 5 pasos fundamentales que
han sido desarrollados a travs de muchas generaciones y con el concurso de
muchos sabios.
Cinco pasos del mtodo cientfico7
Observacin:
Consiste en la recopilacin de hechos acerca de un problema o fenmeno
natural que despierta nuestra curiosidad. Las observaciones deben ser lo ms
claras y numerosas posible, porque han de servir como base de partida para la
solucin.
Hiptesis:
Es la explicacin que nos damos ante el hecho observado. Su utilidad consiste
en que nos proporciona una interpretacin de los hechos de que disponemos,
interpretacin que debe ser puesta a prueba por observaciones y experimentos
posteriores. Las hiptesis no deben ser tomadas nunca como verdaderas,
debido a que un mismo hecho observado puede explicarse mediante
numerosas hiptesis. El objeto de una buena hiptesis consiste solamente en
darnos una explicacin para estimularnos a hacer ms experimentos y
observaciones.
20
7
Experimentacin:
Consiste en la verificacin o comprobacin de la hiptesis. La experimentacin
determina la validez de las posibles explicaciones que nos hemos dado y
decide el que una hiptesis se acepte o se deseche8.
Teora:
Es una hiptesis en cual se han relacionado una gran cantidad de hechos
acerca del mismo fenmeno que nos intriga. Algunos autores consideran que la
teora no es otra cosa ms que una hiptesis en la cual se consideran mayor
nmero de hechos y en la cual la explicacin que nos hemos forjado tiene
mayor probabilidad de ser comprobada positivamente.
Ley:
Consiste en un conjunto de hechos derivados de observaciones y experimentos
debidamente reunidos, clasificados e interpretados que se consideran
demostrados. En otras palabras la ley no es otra cosa que una hiptesis que ha
sido demostrada mediante el experimento. La ley nos permite predecir el
desarrollo y evolucin de cualquier fenmeno natural.
Objetividad:
Se intenta obtener un conocimiento que concuerde con la realidad del objeto,
que lo describa o explique tal cual es y no como desearamos que fuese. Se
deja a un lado lo subjetivo, lo que se siente o presiente.
Racionalidad:
La ciencia utiliza la razn como arma esencial para llegar a sus resultados. Los
cientficos trabajan en lo posible con conceptos, juicios y razonamientos, y no
con las sensaciones, imgenes o impresiones. La racionalidad aleja a la ciencia
de la religin y de todos los sistemas donde aparecen elementos no racionales
o donde se apela a principios explicativos extras o sobrenaturales; y la separa
21
8
para
auto
corregirse
superarse.
22
Verificabilidad:
Es la confirmacin o rechazo de la hiptesis. Se verifican o rechazan las
hiptesis por medio del mtodo experimental. Se plantean hiptesis o
supuestas respuestas a nuestros problemas y esta confirma o se reestructura
de acuerdo a los resultados presentados durante la experimentacin.
Perfectibilidad: significa que el mtodo es susceptible de ser modificado,
mejorado o perfeccionado.
Normatividad:
Significa que el mtodo es un procedimiento, es una gua y en cuanto tal nos
proporciona principios y tcnicas para la investigacin. La Tcnica es un
conjunto de procedimientos de que se sirve una ciencia o arte.
No es un recetario: significa que el mtodo no es una lista de recetas para dar
con las respuestas correctas a las preguntas que el cientfico se formula. Lejos
de esto, el mtodo es el conjunto de procedimientos por los cuales:
- se plantean los problemas cientficos y
- se ponen a prueba las hiptesis cientficas.
1.9.2
23
10
1.9.3
la
conclusin
resulta
de
su
comparacin).
24
11
1.9.4
de
un
fenmeno
en
sus
partes.
25
12
previa
que
sobre
la
cuestin
tengamos.
1.10.2 Descriptiva15:
Analizar la situacin actual del sistema contable que tiene el almacn.
El objetivo de la investigacin descriptiva consiste en llegar a conocer las
situaciones, costumbres y actitudes predominantes a travs de la descripcin
exacta de las actividades, objetos, procesos y personas. Su meta no se limita a
la recoleccin de datos, sino a la prediccin e identificacin de las relaciones
que existen entre dos o ms variables. Los investigadores no son meros
tabuladores, sino que recogen los datos sobre la base de una hiptesis o teora,
exponen y resumen la informacin de manera cuidadosa y luego analizan
minuciosamente los resultados, a fin de extraer generalizaciones significativas
que contribuyan al conocimiento.
28
15
Encuesta:
Es un conjunto de preguntas que se prepara y puede ser aplicado a muchas
personas: tiene cuestionario.
Encuesta a 2 personas
Muy
tems
computador podra
ser de
2 ayuda a la empresa
Sera la empresa ms solvente con
3 un sistema contable
La implementacin de un sistema
contable ayudara en el trabajo
4 diario
Se podra ser ms competitivo este
5 local con un sistema contable
El Software
contener
a instalar debera
especificaciones
6 manuales
29
CAPITULO II
MARCO REFERENCIAL-TERICO-CONCEPTUAL
2.1 Antecedentes
La memoria del ser humano es limitada. Desde que tuvo la invencin de los
primitivos sistemas de escritura, el hombre los ha utilizado para llevar a cabo el
registro de aquellos datos de la vida econmica que le era preciso recordar.
Las primeras civilizaciones que surgieron sobre la tierra tuvieron que hallar la
manera de dejar constancia de determinados hechos con proyeccin aritmtica,
que se producan con demasiada frecuencia y era demasiado complejo para
poder ser conservados en la memoria. Reyes y sacerdotes necesitaban calcular
la reparticin de tributos, y registrar su cobro por uno u otro medio. La
organizacin de los ejrcitos tambin requera un clculo cuidadoso de las
armas, pagas y raciones alimenticias, as como de altas y bajas en sus filas.
Algunas sociedades que carecan de escritura en sentido escrito utilizaron, sin
embargo, registros contables; es el caso de los Incas, que empleaba los quipus,
agrupaciones de nudos de distintas formas y colores ordenados a lo largo de un
cordel, y cuya finalidad, an no desvelada totalmente era, sin duda, la de
efectuar algn tipo de registro numrico.
En Mesopotamia el cdigo de Hammurabi, promulgado aproximadamente en el
ao 1700 a de J.C. contena, a la vez que leyes penales, normas civiles y de
comercio. Regulaba contratos como los de prstamo, venta, arrendamiento,
comisin, depsito y otras figuras propias del derecho civil y mercantil. La
propia organizacin del estado, as como en adecuado funcionamiento de los
templos, exigan el registro de sus actividades econmicas en cuentas
detalladas. Los templos llegaron a ser verdaderas instituciones bancarias, que
realizaban prestamos -el inters estaba cuidadosamente regulados y contratos
de depsito.
30
32
2.2 La Empresa
2.2.1 Concepto16:
La empresa es la unidad econmico-social con fines de lucro, en la que el
capital, el trabajo y la direccin se coordinan para llevar a cabo una produccin
socialmente til, de acuerdo con las exigencias del bien comn. Los elementos
necesarios para formar una empresa son: capital, trabajo y recursos materiales.
En general, se entiende por empresa al organismo social integrado por
elementos humanos, tcnicos y materiales cuyo objetivo natural y principal es la
obtencin de utilidades, o bien, la prestacin de servicios a la comunidad,
coordinados por un administrador que toma decisiones en forma oportuna para
la consecucin de los objetivos para los que fueron creadas. Para cumplir con
este objetivo la empresa combina naturaleza y capital.
En Administracin la empresa es el grupo social en el que a travs de la
Administracin de capital y el trabajo se producen bienes y servicios, tendientes
a la satisfaccin de las necesidades de la sociedad.
En Derecho es una entidad jurdica creada con nimo de lucro y est sujeta al
Derecho mercantil.
En Economa, la empresa es la unidad econmica bsica encargada de
satisfacer las necesidades del mercado mediante la utilizacin de recursos
33
16
Hannington Terry: Como medir y gestionar la reputacion de su empresa. Deusto S.A. Ediciones 2006
Hannington Terry: Como medir y gestionar la reputacion de su empresa. Deusto S.A. Ediciones 2006
35
18
Hannington Terry: Como medir y gestionar la reputacion de su empresa. Deusto S.A. Ediciones 2006
Hannington Terry: Como medir y gestionar la reputacion de su empresa. Deusto S.A. Ediciones 2006
Hannington Terry: Como medir y gestionar la reputacion de su empresa. Deusto S.A. Ediciones 2006
38
21
Hannington Terry: Como medir y gestionar la reputacion de su empresa. Deusto S.A. Ediciones 2006
segmento debe tener un tamao lo suficientemente grande como para que sea
rentable, pero no tanto como para atraer a las empresas lderes.
Empresa lder: aqulla que marca la pauta en cuanto a precio, innovaciones,
publicidad, etc., siendo normalmente imitada por el resto de los actuantes en el
mercado.
Empresa seguidora: aqulla que no dispone de una cuota suficientemente
grande como para inquietar a la empresa lder.
Elementos de la empresa22
Factores activos: empleados, propietarios, sindicatos, bancos, etc.
Factores pasivos: materias primas, transporte, tecnologa, conocimiento,
contratos financieros, etc.
Organizacin: coordinacin y orden entre todos los factores y las reas.
Factores activos
Personas fsicas y/o jurdicas (entre otras entidades mercantiles, cooperativa,
fundaciones, etc.) que constituyen una empresa realizando, entre otras,
aportacin de capital (sea puramente monetario, sea de tipo intelectual,
patentes, etc.). Estas "personas" se convierten en accionistas de la empresa.
Participan, en sentido amplio, en el desarrollo de la empresa:
Administradores.
Clientes.
Colaboradores y compaeros.
Fuente financiera.
Accionistas.
39
22
Hannington Terry: Como medir y gestionar la reputacion de su empresa. Deusto S.A. Ediciones 2006
Suministradores y proveedores.
Trabajadores.
Factores pasivos
Todos los que son usados por los elementos activos y ayudan a conseguir los
objetivos de la empresa. Como la tecnologa, las materias primas utilizadas, los
contratos financieros de los que dispone, etc.
reas funcionales
40
Ventas
Pueden estar juntas o separadas en funcin del tamao y modelo de empresa.
2.3 La contabilidad23
Definicin
La contabilidad es una tcnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las
operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados.
Por consiguiente, los gerentes o directores a travs de la contabilidad podrn
orientarse sobre el curso que siguen sus negocios mediante datos contables y
estadsticos. Estos datos permiten conocer la estabilidad y solvencia de la
compaa, la corriente de cobros y pagos, las tendencias de las ventas, costos
y gastos generales, entre otros. De manera que se pueda conocer la capacidad
financiera de la empresa.
23
38
42
24
43
44
2.10 La cuenta26
Concepto:
La cuenta es un registro donde se anotan en forma clara, ordenada y
comprensible los aumentos y las disminuciones que sufre un valor o concepto
del activo, pasivo o capital contable, como consecuencia de las operaciones
realizadas por la entidad.
47
27
48
28
49
29
Juicios pendientes
Otro caso de pasivo contingente se presenta cuando se recibe de algn
empleado, una demanda laboral. La suma demandada en este caso,
normalmente se sujeta a un trmite para estudia si carece de fundamento o
procede total o parcialmente. Ante esta situacin, la contabilidad no puede
permanecer a la expectativa hasta su resolucin final.
Seguros contratados.
El asegurar los activos de una entidad ante diferentes riesgos, tiene como
finalidad de protegerlos, as como procurar que su reposicin por causar de
algn siniestro sea para quien solicite el seguro, al menor costo posible. La
suma asegurada no representa un valor que modifique la situacin financiera y
resultados de la entidad.
Activo depreciable.
El clculo de la depreciacin implica un asiento que se refleja por una parte en
cuentas de resultados, por ser una partida que disminuye la utilidad o
incrementa las perdidas y por otra, una aplicacin en la cuenta complementaria
correspondiente.
Cuentas nominales o de resultados30.
Son aquellas cuentas que registran los incrementos del patrimonio mediante los
ingresos, o las disminuciones por los costos o egresos, ocurridos en un perodo
determinado.
Cuentas de patrimonio.
Estas cuentas muestran las cantidades aportadas por los accionistas y las
ganancias o prdidas ocurridas por operaciones con el capital social u originado
50
30
por las actividades normales del negocio. Las cuentas que con mayor
frecuencia se encuentran dentro del patrimonio, son las siguientes:
Capital social
Supervit
Reservas
51
31
53
33
Maquinaria
En las empresas de tipo industrial (fabricacin de productos) y en determinadas
empresas de servicios, como por ejemplo: produccin de energa elctrica, etc.,
empleamos la cuenta Maquinaria para controlar los diversos tipos de mquinas
empleadas en la produccin de bienes y servicios34.
Muebles y enseres
La cuenta Muebles y Enseres, tambin denominada Mobiliario, la emplearemos
para controlar las mesas, sillas, archivos, etc., usadas en las diversas oficinas
de la empresa.
Equipos de oficina
Debido, primero a la mecanizacin y actualmente a la computarizacin de los
sistemas administrativos y como consecuencia del elevado costos de estos
equipos, (los cuales, en algunos casos, como los equipos de computacin,
tienen una vida muy limitada a consecuencia de los cambios rpidos en su
tecnologa) se ha hecho necesario abrir la cuenta Equipos de Oficina que
controlar la inversin en computadoras, calculadoras, procesadores de
palabras, mquinas de escribir, fotocopiadoras, etc.
Activo intangible
Patentes
Las patentes representan los derechos otorgados a una persona, natural o
jurdica, a nivel nacional o internacional, con carcter de exclusividad, para su
explotacin o venta.
Marcas de fbrica
Estas se emplean para procurar mantener los aspectos distintivos de los
productos de una empresa. Proporcionan a sus propietarios derechos de
exclusividad
para
el
uso,
explotacin
venta
de
la
marca.
54
34
Cargos diferidos
Gastos constitucin diferidos35
En la constitucin y legalizacin de una empresa se suelen incurrir en una serie
de desembolsos, los cuales, si son de cierta relevancia con relacin a los
ingresos de esa empresa, no debern cargarse al primer perodo, sino diferirlos
para ser repartidos en varios perodos futuros. Los gastos de constitucin se
realizan con la intencin de que la causa que los motiv la creacin de la
empresa, generara ingresos.
Cuentas de orden
Como dijimos en la primera parte del trabajo, las cuentas de orden son cuentas
que controlan operaciones que no alteran la naturaleza de los bienes, derechos
u obligaciones de un ente. Entre las ms comunes se encuentran:
Acreedoras
Giros al cobro bancos
Esta cuenta representa los efectos o giros enviados al banco para que efecte
su cobro, pero que an no han sido cobrados.
Pasivo
Pasivo Circulante
Efectos y cuentas por cobrar
Tienen la misma naturaleza de los efectos y cuentas por cobrar, pero, por
supuesto, en lugar de controlar los crditos a favor de la empresa, estas
cuentas controlarn deudas de la empresa.
55
35
Gastos acumulados
Forman parte de un grupo ciertas obligaciones de la empresa no canceladas
por razones de contratos, costumbres comerciales o ciertas eventualidades
Impuestos pendientes de pago
Sueldos devengados por pagar
Gastos diversos por pagar
Pasivo largo plazo
Hipoteca por pagar
Una hipoteca representa un derecho real que se constituye sobre un bien
inmueble a favor de un acreedor para garantizar una deuda, permaneciendo el
bien en poder del deudor. Este tipo de operaciones se controlarn por
intermedio de la cuenta Hipotecas. Si las hipotecas son a nuestro favor serian
hipotecas por cobrar, pero en este caso, y est de ms decirlo, no se
presentar en el pasivo sino en el activo. Si se presentara el caso de una
Hipoteca por pagar (porcin circulante), esta se colocar no en el pasivo a largo
plazo sino en el pasivo circulante.
Crditos diferidos
Todas las cuentas que representan los crditos diferidos, como lo son los
Intereses cobrados por anticipado, los Alquileres cobrados por anticipado y las
utilidades o ingresos diferidos, representan ingresos recibidos por la empresa y
cuyos efectos son atribuidos a futuros ejercicios36.
56
36
Patrimonio37
Capital social
Es la parte de los bienes aportada por los accionistas. El capital se puede
formar de acciones comunes o de acciones preferidas. En el balance general se
le debe restar al capital social la cuota no pagada del mismo.
Supervit
El trmino supervit significa exceder, sobrar, residuo y, en general, la parte
sobrante despus de satisfacer un uso o necesidad.
El supervit es el trmino ms apropiado para las utilidades no distribuidas,
pero que por supuesto estn sujetas a serlo. Puede provenir de: a) operaciones
normales - supervit operacional-; b) operaciones relacionadas con los
aumentos del capital ganancias en la emisin de acciones supervit de
capital-; c) por donaciones supervit por donacin-; d) por revalorizaciones de
activos supervit por revalorizacin de activos.
Reservas
Las reservas representan utilidades retenidas para el fortalecimiento econmico
de la empresa o bien para un fin determinado como podra ser:
Reservas Legales
Las leyes de una nacin pueden establecer que determinados entes, si
obtienen utilidades, debern apartar una determinada cantidad de esas
ganancias para la creacin de una reserva. Es decir, prohibir el reparto total de
esas utilidades.
Reservas Estatutarias
Que se rigen por estatutos, por los contratos que aceptan los accionistas y que
regulan la vida de la sociedad.
57
37
Reservas Voluntarias
Los accionistas de una sociedad, pueden por voluntad propia apartar una parte
de las ganancias para reservas con distintos fines.
Cuentas que conforman el Estado de Ganancias y Prdidas.
En este rubro existen muchas cuentas que a nuestro parecer estn de ms
describir dado que su nombre encierra casi por completo su concepto, tales
como: Ventas, Compras, Devoluciones en ventas, descuentos en ventas, etc.,trataremos de explicar de forma resumida las cuentas que pensamos contienen
una mayor complejidad.
Gasto de ventas
Controlar todos los costos ocasionados por la venta de los bienes o servicios
realizados por la empresa.
Se desglosan en tantas cuentas auxiliares como tipos de gastos o costos
deseamos controlar. Por ejemplo, Gastos de Propaganda, Comisiones, viticos.
La propaganda a su vez se desglosa en Televisin, Radio, Cine y Prensa.
Gastos de administracin
Los gastos de administracin son de la misma naturaleza que la cuenta
anterior, pero en este caso controlar los costos ocasionados por concepto de
administracin. Tambin se puede y debemos dividirla en tantas subcuentas
como gastos o costos deseamos controlar. Por ejemplo, Gastos de sueldos de
administracin, de alquileres, de limpieza, de depreciacin, etc.
Gastos e ingresos diversos
En estas cuentas registraremos ciertos gastos e ingresos provenientes de
operaciones diferentes a las normales de la empresa y que se obtienen con
carcter extraordinario y distinto a las operaciones propias de cada empresa.
58
Pasivo
(Bienes y derechos)
Capital
(Derecho del
propietario)
Esta ecuacin siempre est en equilibrio.
Es la base fundamental de la Contabilidad para el registro de las operaciones.
Su base es la ecuacin del Patrimonio, A = P + C. Para que la ecuacin est en
equilibrio es necesario:
- Que el Activo aumente por el lado izquierdo de la Cuenta (Debe) (Cargo)
- Que el Pasivo aumente por el lado derecho de la Cuenta (Haber) (Abono)
- Que el Capital aumente por el lado derecho de la Cuenta (Haber) (Abono)
Toda operacin comercial o hecho contable conlleva a un intercambio de
valores en sentido contrario, debe ser registrada de manera tal que afecte por lo
menos a dos cuentas y que los cargos y abonos sean por importes iguales y
debe ser analizada en sus elementos de Dbitos (DEBE) y Crditos (HABER).
El monto total de estos elementos en cada transaccin es el mismo.
Debitar, Cargar: cuando se anotan cantidades en el lado izquierdo de la
ecuacin
Abonar, Acreditar: cuando se anotan cantidades en el lado derecho de la
ecuacin
59
60
localizacin
dentro
del
plan
de
cuentas.
por
semejanza
con
otros
smbolos.
61
1 ACTIVO
2 PASIVO
3 PATRIMONIO
4 INGRESOS
5 GASTOS
La codificacin que normalmente se utiliza en la elaboracin del plan de
cuentas
contable
puede
ser:
Numrico,
Alfabtico
Alfanumrico.
El plan de cuentas con codificacin numrica que puede ser aplicado sin
dificultad alguna en el ejercicio prctico.
1
Activo.
1er nivel
11
Activo corriente
2do nivel
111
Disponible
3er nivel
11101
Caja
4to nivel
11102
Bancos
4to nivel
5to nivel
5to nivel
1110203
....................
PLAN DE CUENTAS
EMPRESA:
SUCURSAL:
N CUENTA
1
DESCRIPCION
ACTIVOS
ACTIVO CORRIENTE
01
DISPONIBLE
62
01
01
CAJAS
01
01
01
02
01
02
001
Pacifico
01
02
002
02
02
01
02
02
02
03
02
03
02
04
02
04
001
02
04
002
02
05
02
05
001
1% Impuesto retenido
02
05
002
2% Impuesto retenido
02
05
003
8% Impuesto retenido
02
05
004
03
03
04
04
001
Caja Chica
BANCOS
EXIGIBLE
001
Anticipos Sueldos
Pago Impuestos
REALIZABLE
01
Inventario
TRANSITORIO
01
Anticipo Proveedores
ACTIVO FIJO
01
63
01
01
01
01
001
Muebles y Enseres
01
01
002
Equipos de Oficina
01
01
003
Equipos de Computacin
01
01
004
Vehculos
02
02
01
02
01
001
02
01
002
02
01
003
02
01
004
01
01
01
01
01
02
02
01
02
01
DEPRECIACIONES
DEPRECIACIONES ACUMULADAS
OTROS ACTIVOS
PAGOS ANTICIPADOS
GARANTIAS
002
Arriendo Almacn
CARGOS DIFERIDOS
GASTOS CONSTITUCION
001
Gastos Constitucin
PASIVOS
PASIVO CORRIENTE
01
01
01
01
02
01
03
Proveedores
64
02
01
02
01
001
02
01
002
03
01
03
01
001
1% Retencin en la Fuente
03
01
002
2% Retencin en la Fuente
03
01
003
8% Retencin en la Fuente
03
01
004
04
01
04
01
05
05
01
05
01
001
Rol Mensual
05
01
002
05
01
003
05
01
004
Aportes IESS
05
01
005
05
01
006
01
01
01
01
01
RETENCIONES EN LA FUENTE
OTROS IMPUESTOS
001
Produbanco
PROVISIONES
01
PROVISIONES VARIAS
65
01
01
001
CAPITAL Y RESERVAS
01
01
01
01
01
02
02
01
02
01
001
02
01
002
02
02
02
02
001
Utilidades del ao
02
02
002
02
02
003
02
02
002
CAPITAL SOCIAL
CAPITAL SUSCRITO Y PAGADO
001
Capital Suscrito
UTILIDADES
UTILIDADES NO DISTRIBUIDAS
INGRESOS
01
01
02
Devoluciones
01
04
5
5
INGRESOS OPERACIONALES
Comercio al por mayor y menor
Intereses
01
Intereses Ganados
GASTOS
Operacionales de administracin
66
01
Gastos de personal
01
02
01
02
001
Horas Suplementarias
01
02
002
01
02
003
Bonos
01
02
004
13 Sueldo
01
02
005
14 Sueldo
01
02
006
Fondos de Reserva
01
02
007
Aporte Patronal
01
02
008
Vacaciones
02
02
01
02
01
001
Arriendo
02
01
002
Energa elctrica
02
01
003
Agua
02
01
003
Telfono
02
01
004
Honorarios
02
01
005
Suministros de oficina
02
01
006
Bancario
COSTOS DE PRODUCCION
COSTO DE VENTAS
GENERALES
GENERALES DE ADMINISTRACION
GASTOS DE VENTAS
02
01
01
PUBLICIDAD
Costo de ventas
67
2.14 La Transaccin
Concepto
La voz transaccin de latn "transactio", designa dos operaciones distintas. En
sentido corriente o vulgar esta expresin significa todo acuerdo de voluntades
sobre un objeto cualquiera, o ms concretamente, una operacin mercantil o
burstil. Se dice as, que se realiza una transaccin, para referirse, por ejemplo,
a la venta o compra-venta de un bien, a operaciones efectuadas por una bolsa
de comercio etc.
Segn el Novsimo Diccionario de la Lengua Castellana. En sentido gramatical,
en cambio "Acomodamiento amistoso sobre cualquier diferencia entre partes".
Segn el cdigo civil francs, Colin y Capitn "es un contrato por el que las
partes ponen trmino a un litigio ya nacido o previenen un litigio por nacer.
68
contables, por medio del cual registramos todas las operaciones mercantiles en
los comprobantes y libros de contabilidad.
Asiento Compuesto: cuando en el registro se afectan ms de dos cuentas,
pueden ser una cuenta deudora y dos o ms cuentas acreedoras, o dos o ms
cuentas deudoras y una acreedora.
70
39
1.
Balance General
informacin
presentada
en
los
estados
financieros
interesa
a:
72
41
Balance General
Es el documento contable que informa en una fecha determinada la situacin
financiera de la empresa, presentando en forma clara el valor de sus
propiedades y derechos, sus obligaciones y su capital, valuados y elaborados
de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.
En el balance solo aparecen las cuentas reales y sus valores deben
corresponder exactamente a los saldos ajustados del libro mayor y libros
auxiliares.
El balance general se debe elaborar por lo menos una vez al ao y con fecha a
31 de diciembre, firmado por los responsables:
Contador y Gerente.
Cuando se trate de sociedades, debe ser aprobado por la asamblea general.
Su estructura se presenta a continuacin:
73
74
75
76
77
Procedimientos Contables:
El manejo de registros constituye una fase o procedimiento de la contabilidad.
El mantenimiento de los registros conforma un proceso en extremo importante,
toda vez que el desarrollo eficiente de las otras actividades contable depende
en alto grado, de la exactitud e integridad de los registros de la contabilidad.
De acuerdo con H.A. Finney (1982, p.13-24) expresa en su libro "Curso de
Contabilidad" que los procedimientos contables son:
- Cuentas
- Dbitos y crditos
- Cargos y crditos a las cuentas
- Cuentas de activos
- Cuentas de pasivo y capital
- Resumen del funcionamiento de los dbitos y crditos
- Registros de las operaciones
- Cuentas por cobrar y por pagar
- El diario y el mayor
- Pases al mayor
- Determinacin de los saldos de las cuentas
- La balanza de comprobacin
Relacin de la contabilidad con otras disciplinas
La contabilidad tiene diversos libros que son indispensables para toda empresa
los cuales son:
78
Diario
Inventario
Mayor
de
los
estados
financieros.
* Entidad.
* Realizacin.
* Perodo Contable.
79
* Importancia relativa.
* Consistencia.
utilizan
para
identificar
una
entidad
dos
criterios:
valores,
derechos
obligaciones
de
este
ente
econmico
independiente. La entidad puede ser una persona fsica o una persona moral o
una combinacin de varias de ellas.
Realizacin: La contabilidad cuantifica en trminos monetarios las operaciones
que realiza una entidad con otros participantes en la actividad econmica y
ciertos
eventos
econmicos
que
la
afectan.
80
Cuando
ha
efectuado
transacciones
con
otros
entes
econmicos.
de
recursos
de
sus
fuentes.
su
vida
en
perodos
convencionales.
en
que
se
consideren
realizados
contablemente.
81
cuando
la
entidad
est
en
liquidacin.
de
utilidad
finalidad
de
la
informacin.
de
cuantificacin
que
permanezcan
en
el
tiempo.
82
83
42
activos;
b)
pasivos;
c)
patrimonio;
84
d)
e)
flujos de efectivo.
Esta informacin, junto con otra informacin en las notas a los estados
financieros, ayuda a los usuarios a pronosticar los flujos de efectivo futuros de
la empresa y en particular la oportunidad y certeza de la generacin de efectivo
y equivalentes de efectivo.
Responsabilidad de los Estados Financieros
La Junta de Directores y/o otros cuerpos directivos de una empresa es
responsable de la preparacin y presentacin de sus estados financieros.
Componentes de los Estados Financieros
Un juego completo de estados financieros expresados en dlares ecuatorianos
incluye los siguientes componentes:
a)
balance general;
b)
estado de resultados;
c)
d)
e)
85
86
b)
inversiones temporales;
c)
identificadas;
d)
inventarios;
e)
f)
activos financieros (excluyendo los montos presentados bajo (e), (c), (b) y
(a));
g)
h)
activos intangibles;
i)
j)
k)
l)
provisiones;
inters minoritario; y
o)
87
requiera,
cuando
tal
presentacin
sea
necesaria
para
presentar
88
ingresos;
b)
c)
costos financieros;
d)
gasto de impuesto;
f)
89
g)
partidas extraordinarias;
h)
inters minoritario; y
i)
Un
90
Ventas
(x)
(x)
Costos de personal
(x)
(x)
(x)
Algunas
91
Ventas
Costo de ventas
(x)
Utilidad bruta
Costos de distribucin
(x)
Gastos administrativos
(x)
(x)
X
Las empresas que clasifican gastos por funcin deben revelar informacin
adicional sobre la naturaleza de gastos, incluyendo gastos de depreciacin y
amortizacin.
La eleccin entre el mtodo de funcin del gasto y la naturaleza del gasto
depende de factores tanto histricos como de la industria y la naturaleza de la
organizacin. Ambos mtodos proveen una indicacin de aquellos costos que
podra esperarse varen, directa o indirectamente, con el nivel de ventas o
produccin de la empresa. Debido a que cada mtodo de presentacin aplica a
diferentes tipos de empresa, esta Norma requiere elegir el mtodo que ms
razonablemente presente los elementos de los resultados de operaciones de la
empresa.
2.20.2 NEC 3
Estados de Flujos de Efectivo43
Objetivo
La informacin sobre los flujos de efectivo de una empresa es til para
proporcionar a los:
92
43
93
94
2.20.3 NEC7
Efectos de las Variaciones en Tipo de
Cambios de Moneda Extranjera44
Objetivos
Una empresa puede llevar a cabo actividades extranjeras en dos formas.
Pueden tener transacciones en moneda extranjera o puede tener operaciones
extranjeras. Para incluir las transacciones en moneda extranjeras en los
estados financieros de una empresa, las transacciones deben ser expresadas
en la moneda en que informa la empresa y los estados financieros de las
operaciones extranjeras deben ser traducidos a la moneda en que informa la
empresa.
Los temas principales en la contabilidad de transaccin en moneda extranjera y
de operaciones extranjeras son decidir que tasa de cambio usar y cmo
reconocer en los estados financieros el efecto de los cambios en las tasas de
cambio.
Alcance
Esta norma debe aplicarse:
a)al contabilizar las transacciones en monedas extranjeras, y
b) al traducir los estados financieros de operaciones extranjeras que se incluyen
en los estados financieros de la empresa por consolidacin, consolidacin
proporcional.
Esta Norma no trata de la contabilidad de coberturas para partidas en moneda
extranjera que no sean la clasificacin de diferencias originados en un pasivo
en moneda extranjera contabilizado como una cobertura de una inversin neta
95
44
2.20.4 NEC 9
Ingresos45
Objetivo
La utilidad se define en el Marco de Conceptos para la Preparacin y
Presentacin de los Estados Financieros como aumentos en los beneficios
econmicos durante el perodo contable en la forma de entradas o incrementos
de activos o disminuciones de pasivos que resultan en aumentos de capital,
distintos a aquellos que se refieren a contribuciones de los participantes en el
capital. La utilidad abarca tanto a los ingresos como a las ganancias. Ingreso es
la utilidad que se origina en el curso de las actividades ordinarias de una
96
45
99
2.20.5 NEC11
Inventarios46
Objetivo
El objetivo de esta Norma es prescribir o sealar el tratamiento contable para
inventarios bajo el sistema de costo histrico. Un tema primordial en la
contabilidad de inventarios es la cantidad de costo que ha de ser reconocida
como un activo y mantenida en los registros hasta que los ingresos
relacionados sean reconocidos. Esta Norma proporciona guas prcticas sobre
la determinacin del costo y su subsecuente reconocimiento como un gasto,
incluyendo cualquier disminucin a su valor neto de realizacin.
Tambin brinda lineamientos sobre las frmulas de costeo que se usan para
asignar costos a inventarios.
Alcance
Esta Norma debe ser aplicada por todas las empresas en los estados
financieros preparados en el contexto del sistema de costo histrico en la
contabilidad de inventarios que no sean:
a)
b)
instrumentos financieros.
Costo de Inventarios
El costo de inventarios debe comprender todos los costos de compra, costos de
conversin y otros costos incurridos para traer los inventarios a su presente
ubicacin y condicin.
Costo de Compra
Los costos de compra de inventarios comprenden el precio de compra,
derechos de importacin y otros impuestos (distintos de los que son
recuperables por la empresa de parte de las autoridades fiscales) y transporte,
manejo y otros costos directamente atribuibles a la adquisicin de productos
terminados, materiales y servicios. Los descuentos por pronto pago,
bonificaciones y otras partidas similares se deducen en la determinacin de los
costos de compra.
101
Frmulas de Costeo
El costo de inventarios de partidas que no son ordinariamente intercambiables y
de bienes o servicios producidos y segregados para proyectos especficos debe
ser asignado usando la identificacin especfica de los costos individuales.
La identificacin especfica de costos significa que se atribuyen costos
especficos a partidas identificadas de inventario. Este es el tratamiento
apropiado para partidas que son segregadas para un proyecto especfico,
independientemente de si han sido compradas o producidas. Sin embargo
cuando hay grandes nmeros de partidas de inventario que son ordinariamente
intercambiables, la identificacin especfica no es apropiada porque la seleccin
de partidas podra ser hecha para obtener efectos predeterminados sobre la
utilidad neta o prdida por el perodo.
El costo de inventarios debe ser asignado usando la frmula PEPS, (primeras
entradas, primeras salidas), la de costo promedio ponderado y UEPS, (ltimas
entradas, primeras salidas).
La frmula PEPS asume que las partidas del inventario que fueron compradas
primero son vendidas primero, y consecuentemente las partidas remanentes en
inventario al final del perodo son aquellas compradas o producidas ms
recientemente.
Bajo la frmula de costo promedio ponderado, el costo de cada partida es
determinado a partir del promedio ponderado del costo de partidas similares al
principio de un perodo y el costo de partidas similares compradas o producidas
durante el perodo. El promedio puede ser calculado en una base peridica, o al
ser recibido cada embarque adicional, dependiendo de las circunstancias de la
empresa.
La frmula UEPS, (ltimas entradas, primeras salidas) asume que las partidas
de inventario que fueron compradas o producidas al ltimo son vendidas
102
ocurren despus del final del perodo al grado en que tales eventos confirmen
las condiciones existentes al final del perodo.
Los estimados de valor neto realizable tambin toman en consideracin el
propsito para el que se mantiene el inventario. Por ejemplo, el valor neto
realizable de la cantidad de inventario mantenido para satisfacer ventas firmes o
contratos de servicios, se basa en el precio del contrato. Si los contratos de
ventas son por menos que las cantidades mantenidas en inventario, el valor
neto realizable del exceso se basa en precios generales de venta. Las prdidas
contingentes sobre contratos de ventas firmes en exceso de las cantidades
mantenidas en inventario y las prdidas contingentes en contratos de compra
firmes son tratadas de acuerdo con la Norma Ecuatoriana de Contabilidad NEC
No. 4 referente a Contingencias y Sucesos que Ocurren despus de la Fecha
del Balance.
Las cantidades normales de materiales y otros suministros mantenidas para uso
en la produccin de inventarios no son rebajadas por debajo del costo si los
productos terminados en los que sern incorporados se espera sean vendidos
al costo o por encima de l. No obstante cuando una baja en el precio de
materiales es una indicacin de que el costo de los productos terminados
exceder al valor neto realizable, los inventarios de materiales se rebajan. En
este caso el costo de reemplazo puede ser la mejor cuantificacin disponible del
valor neto realizable de esos materiales.
2.20.6 NEC 12
Propiedad, Planta y Equipo47
Objetivo
El objetivo de esta Norma es sealar el tratamiento contable para las
propiedades, planta y equipo (tambin llamados activos fijos). Los temas
104
47
105
Definiciones
Los siguientes trminos se usan en esta Norma con el significado que se indica
en cada caso:
Propiedades, Planta y Equipo son activos tangibles que: son retenidos por
una empresa para ser usados en la produccin o abastecimiento de bienes o
servicios, para rentar a terceros o para propsitos administrativos; y (b) se
espera sean usados durante ms de un perodo.
Depreciacin es la distribucin sistemtica de la cantidad depreciable de un
activo durante su vida til.
Cantidad depreciable es el costo de un activo, u otra cantidad que sustituye al
costo en los estados financieros, menos el valor residual.
Vida til es:
a) el perodo de tiempo durante el cual espera una empresa usar un activo; o
b) el nmero de unidades de produccin o similares que una empresa espera
obtener de un activo.
Costo es la cantidad de efectivo o equivalentes de efectivo pagados o el valor
justo de otra compensacin entregada para adquirir un activo en el momento de
su adquisicin o construccin.
Valor residual es la cantidad neta que la empresa espera obtener por un activo
al final de su vida til, despus de deducir los costos esperados en su
disposicin.
Valor justo es la cantidad por la que un activo podra ser intercambiado entre un
comprador informado y dispuesto y un vendedor informado y dispuesto, en una
transaccin en libre competencia.
106
b)
bosques
recursos
naturales
renovables
similares;
108
48
c)
d)
e)
b)
c)
b)
b)
obsolescencia; y
c)
depreciacin deben ajustarse para el perodo en curso y para los futuros si las
expectativas son significativamente diferentes de las estimaciones anteriores.
El efecto del cambio debe revelarse en el perodo contable en el que ocurra.
La vida til de un activo depreciable para una empresa puede ser ms corta que
su vida fsica. Adems del uso y desgaste fsico, que depende de factores
operativos tales como el nmero de turnos en los cuales ha de usarse el activo
y el programa de reparaciones y mantenimiento de la empresa, es necesario
tomar otros factores en consideracin. Estos incluyen la obsolescencia
originada por cambios tecnolgicos o mejoras en la produccin, la
obsolescencia resultante de un cambio en la demanda en el mercado para los
artculos o servicios que producen el activo, y lmites legales tales como la
terminacin de las fechas de arrendamientos relativos.
Valor Residual
El valor residual de un activo generalmente es insignificante y puede pasarse
por alto el calcular el importe depreciable. Si hay probabilidad de que el valor
residual sea importante, ste se estima a la fecha de adquisicin del activo o la
fecha de cualquier revaluacin posterior del activo, sobre la base del valor
realizable que prevalezca en esa fecha para activos similares que hayan
llegado al fin de sus vidas tiles habiendo operado en condiciones semejantes a
aquellas en las cuales el activo ser usado.
residual total, se deducen los costos en que se espera incurrir al disponerse del
activo al fin de su vida til.
Mtodos de Depreciacin
El mtodo de depreciacin elegido debe aplicarse consistentemente de un
perodo al otro a menos que circunstancias modificadas justifiquen un cambio.
En el perodo contable en el cual se modifique el mtodo, el efecto del cambio
debe cuantificarse y revelarse y las razones para ello deben exponerse.
111
de
depreciacin
independientemente
del
elegido
nivel
de
es
necesario
rentabilidad
de
su
la
uso
consistente,
empresa
de
112
113
del
bien
del
servicio
recibido.
114
49
DE LA CONTABILIDAD
CONTABILIDAD Y ESTADOS FINANCIEROS
Contribuyentes obligados a llevar contabilidad.- Todas las sucursales y
establecimientos permanentes de compaas extranjeras y las sociedades
definidas como tales en la Ley de Rgimen Tributario Interno, estn obligadas a
llevar contabilidad.
Igualmente, estn obligadas a llevar contabilidad, las personas naturales y las
sucesiones indivisas que realicen actividades empresariales y que operen con
un capital propio que al inicio de sus actividades econmicas o al 1o. de enero
de cada ejercicio impositivo hayan superado los USD 60.000 o cuyos ingresos
brutos anuales de esas actividades, del ejercicio fiscal inmediato anterior, hayan
sido superiores a USD 100.000 o cuyos costos y gastos anuales, imputables a
la actividad empresarial, del ejercicio fiscal inmediato anterior hayan sido
superiores a USD 80.000. Se entiende como capital propio, la totalidad de los
activos menos pasivos que posea el contribuyente, relacionados con la
generacin de la renta gravada.
En el caso de personas naturales que tengan como actividad econmica
habitual la de exportacin de bienes debern obligatoriamente llevar
contabilidad, independientemente de los lmites establecidos en el inciso
anterior.
La contabilidad deber ser llevada bajo la responsabilidad y con la firma de un
contador legalmente autorizado.
Los documentos sustenta torios de la contabilidad debern conservarse durante
el plazo mnimo de siete aos de acuerdo a lo establecido en el Cdigo
Tributario como plazo mximo para la prescripcin de la obligacin tributaria, sin
perjuicio
de
los
plazos
establecidos
en
otras
disposiciones
legales.
egresos
para
determinar
su
renta
imponible.
BASE IMPONIBLE
Conciliacin tributaria.- Para establecer la base imponible sobre la que se
aplicar la tarifa del impuesto a la renta, las sociedades y las personas
naturales obligadas a llevar contabilidad, procedern a realizar los ajustes
pertinentes dentro de la conciliacin tributaria y que fundamentalmente
consistirn en que la utilidad o prdida lquida del ejercicio ser modificada con
las siguientes operaciones:
1. Se restar la participacin laboral en las utilidades de las empresas, que
corresponda a los trabajadores de conformidad con lo previsto en el Cdigo del
Trabajo.
2.
Se
restar
el valor
total
de
ingresos
exentos
no
gravados;
en
la
proporcin
prevista
en
este
Reglamento.
Tributario
Interno
este
Reglamento.
8. Se sumar, de haber lugar, el valor del ajuste practicado por la aplicacin del
principio de plena competencia conforme a la metodologa de precios de
transferencia,
9.
Se
establecida
restar
en
el
el
presente
incremento
neto
Reglamento.
de
empleos.
beneficio
Los
establecido
gastos
personales
en
el
el
caso
en
prrafo
de
precedente.
personas
naturales.
la
aplicacin
DECLARACIN
PAGO
de
DEL
la
correspondiente
IMPUESTO
LA
tarifa.
RENTA
conyugal,
se
observarn
las
siguientes
normas:
las
correspondientes
declaraciones
por
separado.
su
declaracin
por
sus
propios
ingresos;
y,
con
la
actividad
generadora
de
renta.
b) Todos los empleadores, personas naturales o sociedades, por los pagos que
realicen en concepto de remuneraciones, bonificaciones, comisiones y ms
emolumentos a favor de los contribuyentes en relacin de dependencia; y,
c) Los contribuyentes dedicados a actividades de exportacin por todos los
pagos que efecten a sus proveedores de cualquier bien o producto exportable,
incluso aquellos de origen agropecuario. Siempre que dichos valores
constituyan
renta
gravada
para
quien
los
perciba.
ellos
de
las
respectivas
declaraciones.
los
pagos
parciales
efectuados
en
el
mismo
perodo.
CRDITO TRIBUTARIO
Crdito tributario por retenciones en la fuente.- Las retenciones en la fuente dan
lugar a crdito tributario que ser aplicado por el contribuyente a quien se le
practicaron tales retenciones en su declaracin de Impuesto a la Renta.
Crdito tributario.- Para ejercer el derecho al crdito tributario por las
importaciones o adquisiciones locales de bienes, materias primas, insumos o
servicios, establecidos en la Ley de Rgimen Tributario Interno y cumplidos los
dems requisitos establecidos en la misma ley, sern vlidos exclusivamente
los documentos aduaneros de importacin y dems comprobantes de venta
recibidos en las operaciones de importacin con su respectivo comprobante de
pago del impuesto y aquellos comprobantes de venta expresamente
autorizados para el efecto por el Reglamento de Comprobantes de Venta y de
Retencin, en los cuales conste por separado el valor del Impuesto al Valor
Agregado pagado y que se refieran a costos y gastos que de acuerdo con la
Ley de Rgimen Tributario Interno son deducibles hasta por los lmites
establecidos para el efecto en dicha ley.
a) Darn derecho a crdito tributario total:
El IVA pagado en la adquisicin local o importacin de: bienes, materias primas,
insumos o servicios y bienes que pasen a formar parte del activo fijo, cuando
nicamente:
1. Se transfiera bienes o preste servicios, en su totalidad gravados con tarifa
doce por ciento.
120
de
los
plazos
que
establece
el
presente
reglamento.
hasta
las
fechas
previstas
en
este
reglamento.
Los sujetos pasivos del IVA declararn el impuesto de las operaciones que
realicen mensualmente y pagarn los valores correspondientes a su liquidacin
en el siguiente mes, hasta las fechas que se indican a continuacin, atendiendo
al noveno dgito del nmero del Registro nico de Contribuyentes.
121
123
50
es el ingreso o la renta para quien recibe), sino que debe descontar por
Impuesto a la Renta, los porcentajes que determinen las normas vigentes.
Quin debe retener este impuesto?
Debe retener la persona natural, sucesiones indivisas, sociedad pblica o
privada, que entregue rentas gravadas y que por disposicin legal,
reglamentaria o por orden administrativa tenga la calidad de agente de
retencin del Impuesto a la Renta.
En qu casos se retiene este impuesto?
Se retiene en los casos establecidos en las normas vigentes adjuntas. A
manera de ejemplos generales algunos casos de retencin son:
1. Los empleadores cuando pagan las remuneraciones.
2. Toda persona cuando enve rentas al exterior.
3. Las sociedades que paguen rendimientos financieros.
4. Las sociedades y las personas naturales obligadas a llevar contabilidad
cuando paguen rentas gravadas.
Sobre qu se retiene?
Se retiene sobre el monto total de rentas pagadas, enviadas o acreditadas,
siempre que se trate de rentas gravadas. Para la retencin no se considerar
los valores de IVA ni ICE.
Cules son los porcentajes de retencin de este impuesto?
Los porcentajes de Retencin de Impuesto a la Renta varan de acuerdo a la
transaccin realizada, por compra de bienes o adquisicin de servicios. Para
ver el detalle de porcentajes a retener revise el documento adjunto
124
125
126
Noveno Dgito
Fecha
mxima
de
declaracin
1
128
Expansin(aumento de demanda)
Innovacin(nuevos productos)
Reemplazo(en bienes productivos)
Estratgicas(posicin
futura
de
la
empresa)
Financieras(Derechos
Obligaciones)
Los ingresos de operacin se deducen de la informacin de precios y demanda
proyectada, calculados en el estudio de mercado, de las condiciones de ventas,
de las estimaciones de ventas de residuos y del clculo de los ingresos por
venta de equipos cuyo reemplazo est previsto durante el periodo de
129
51
52
Vctor Molina: Sistemas contables para empresas grandes, medianas, y pequeas , Ecuador, Segunda Edicin
54
Vctor Molina: Sistemas contables para empresas grandes, medianas, y pequeas , Ecuador, Segunda Edicin
la
informacin
con
los
datos
obtenidos.
Por otro lado, y como dato importante, cabe destacar que una empresa ya sea
pequea o mediana, ingresa con ventaja al mercado, superando a aquellas
organizaciones que no poseen su propia sistematizacin, ya que estas no
encuentran sus datos ordenados y al alcance de cualquier necesidad.
Paquetes en el mercado.
Se llama software contable a los programas de contabilidad o paquetes
contables, destinados a sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad. El
Software contable registra y procesa las transacciones histricas que se
generan en una empresa o actividad productiva: las funciones de compras,
ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, control de inventarios, balances,
produccin de artculos, nminas, etc. Para ello solo hay que ingresar la
informacin requerida, como las plizas contables, ingresos y egresos, y hacer
que el programa realice los clculos necesarios.
131
132
CAPITULO III
3.1 Diagnstico general de la empresa en la parte contable y tributaria
El almacn se dedica a la compra y venta de electrodomsticos, la cual lleva la
contabilidad de una manera bsica y normal, no muy diferente con la que se
hara en el sistema contable, utiliza el sistema de permaneca en inventarios
para las transacciones y el mtodo promedio ponderado para valorar
mercadera, lleva un sistema de clientes y proveedores como tambin de
cuentas por cobrar y cuentas por pagar, as mismo la contabilidad la lleva en
libros o cuadernos u hojas volantes, lleva alrededor de 70 cuentas, tambin
emite facturas y notas de venta, y no compra al mayoreo sino a distribuidores o
mayoristas.
Se manejar la parte contable de la siguiente manera:
No fue tarea fcil organizar cientos de documentos que representan hechos
contables no muy claros, y confusos, para iniciar la contabilidad, se requiere
elaborar un balance inicial, el cual estar conformado por los bienes y derechos
del empresario o dueo y sus obligaciones, el patrimonio saldr por diferencia.
Este tipo de empresario o el dueo opera como persona natural, por lo que es
conveniente separar los bienes personales del empresario de los bienes
dedicados al negocio del almacn, lo mismo los gastos y los ingresos. Si el
dueo o empresario lleva varios aos trabajando, ser casi imposible armar un
balance inicial de hace cinco o ms aos que existe el almacn, por lo que este
se deber hacer en la fecha en la que se puedan identificar con claridad todos
los bienes, derechos y obligaciones del almacn.
Una vez elaborado el balance inicial, se debe proceder a la identificacin y
clasificacin de todas las actividades realizadas por el almacn, como compras
de mercadera, materiales, pago de servicios, ventas, de tal forma que todas y
cada una puedan ser incorporadas en la contabilidad.
133
Activo Disponible
Caja Chica
Bancos Pacifico Cta Cte # 478628
Documento por Cobrar o L/c
Cuentas por Cobrar
Propiedades planta y equipo: son los bienes que tiene la empresa y los usa
para su beneficio.
Equipo de Oficina
Depreciacin acumulada Equipo Oficina
Muebles y enseres
Depreciacin acumulada Muebles y Enseres
Vehculos
Depreciacin acumulada Vehculo
Inventario Mercadera: estas cuentas son hechas para dar mayor referencia de
el inventario que posee el almacn y se adhieren a la perspectiva del almacn,
y son cuentas que se usaran cada vez que ingrese mercadera y estarn
abiertas por todo el ao.
Inventario Mercadera Mando Play station 2
Inv Mercadera Refrigeradora Indurama
Inv Mercadera Lavadora Samsung
Inv Mercadera Secadora Gen Electric
Inv Mercadera Grabadora Sony
135
Iva Pagado en Bienes y Servicios: son los impuestos que el almacn paga a fin
de mes en el formulario 104.
12% Iva Pagado Bienes
12% Iva Pagado Servicios
Pasivos: estas cuentas son para identificar las obligaciones financieras que
posee el almacn.
Obligaciones financieras
Cuentas por Pagar
Documento por Pagar
SRI por Pagar (IVA por Pagar)
Iva Cobrado bienes:
12% Iva Cobrado bienes
137
138
Intereses
Intereses Ganados
Costos de Ventas
Devoluciones
Devoluciones en ventas
Como se maneja la parte tributaria:
Segn la ley de rgimen tributario interno dice que el almacn debe cumplir con
ciertas disposiciones legales y tributarias en las cuales se encuentran.
Base imponible.- En general, la base imponible est constituida por la totalidad
de los ingresos ordinarios y extraordinarios gravados con el impuesto, menos
las devoluciones, descuentos, costos, gastos y deducciones, imputables a tales
ingresos.
La base imponible de los ingresos del trabajo en relacin de dependencia est
constituida por el ingreso ordinario o extraordinario que se encuentre sometido
al impuesto, menos el valor de los aportes personales al IESS, excepto cuando
stos sean pagados por el empleador, sin que pueda disminuirse con rebaja o
deduccin alguna; en el caso de los miembros de la Fuerza Pblica se
reducirn los aportes personales a las cajas Militar o Policial, para fines de retiro
o cesanta.
Retenciones en la fuente de ingresos del trabajo con relacin de dependencia.Los pagos que hagan los empleadores, personas naturales o sociedades, a los
contribuyentes que trabajan con relacin de dependencia, originados en dicha
relacin, se sujetan a retencin en la fuente con base en las tarifas
establecidas.
139
141
143
144
145
147
55
uno
negativo
en
cada
una
de
las
situaciones.
148
56
ASPECTOS POSITIVOS
ASPECTOS NEGATIVOS
FORTALEZAS
OPORTUNIDADES DEBILIDADES
AMENAZAS
INTERNAS
EXTERNAS
INTERNAS
EXTERNAS
Negativas
Oportunidades
Amenazas
software,
debido
depreciacin
a
a
su
rpida
que
algn
menor tiempo.
muchas
otras
empresas
149
los clientes hacia la tecnologa siendo Haber escogido una tecnologa poco
que
estn
familiarizados
con
realizados
por
la
Debilidades
ms
escasos
econmicos.
Personal motivado.
contable.
de la informacin.
correctas,
rpidas
vender
informacin
la
competencia.
un
mejoramiento
en
la
Es costoso.
Enfrentar problemas de flujo de caja,
malgastar su dinero y desperdiciar
oportunidades de ampliacin.
150
empresa
no
se
encuentra
tambin se eligi por los procedimientos y mtodos que recuerdo con las
circunstancias del almacn
151
152
153
Ejemplos:
154
organizacin
ya
cuenta
con
un
departamento
de
computacin,
155
para
la
planificacin
familiar
actividades
del
proyecto;
156
57
Fuente: http://www.monografias.com/sistema-informacion-contable.
cubrir
esas
necesidades.
Es
importante
documentar
Es
posible
que
tenga
que
repetir
varias
veces
los
Fuente: http://www.monografias.com/trabajos66/sistema-informacion-contable.
158
59
Fuente: http://www.monografias.com/trabajos66/sistema-informacion-contable.
capacitacin
en
el
sistema
contable
especfico;
informes,
161
162
165
166
contienen todos los mdulos que usted requiere en un solo paquete, y usted
puede escoger los mdulos que desea instalar y utilizar en su sistema.
Los mdulos que usted instale dependern de factores como el tamao y la
complejidad de su organizacin, el sistema financiero existente y la experiencia
de su personal contable. Por ejemplo, muchas organizaciones contratan con
firmas externas ciertas funciones contables como el pago de sueldos. Si usted
decide contratar esta funcin con una empresa, probablemente no necesite el
mdulo de software para planillas de sueldos. Organizaciones pequeas que
tienen pocas transacciones para registrar puede que decidan ingresar
manualmente las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar en libros diarios y
registrar solamente los resultados resumidos en un mdulo de libro mayor cada
mes. Para este fin solamente sera necesario instalar el mdulo de software del
libro mayor pero no los mdulos de las cuentas por pagar o cuentas por cobrar.
Y el equipo deber consultar con el personal del departamento de contabilidad y
los auditores y examinar las normas legales cuando decidan qu mdulos se
computarizarn.
La instalacin de mdulos innecesarios aumenta el costo y la complejidad de un
sistema financiero computarizado. Piense en buscar asesora de expertos para
identificar sus necesidades con respecto a los diferentes mdulos. Asegrese
de tomar en consideracin el crecimiento futuro, y evale si estar en
condiciones de modificar un paquete de software simplemente aumentando
mdulos adicionales en el futuro, si la organizacin crece o si usted necesita
ampliar el sistema.
La tabla a continuacin describe las funciones que realizan los mdulos de
software contable que se utilizan con mayor frecuencia. Tome en cuenta que los
nombres de los mdulos podran variar de un vendedor a otro, o que algunas
funciones relacionadas podran estar vinculadas en el mismo mdulo.
167
definir
los
archivos
maestros,
tablas
de
referencia,
equipos,
Debe ser capaz de crear cdigos del tamao necesario para las diferentes
cuentas y manejar la subcodificacin a nivel departamental, de cada lugar, del
proyecto, de cada fuente de financiamiento o actividad, si fuera necesario.
Balance general
Informa sobre la relacin entre los activos, los pasivos y el patrimonio.
Debe ser capaz de crear informes correspondientes al flujo de caja y los
presupuestos.
Debe ser capaz de crear informes que satisfagan los requerimientos legales y
cubran las necesidades de las fuentes de financiamiento y de los
administradores.
Balance de comprobacin
Informa con respecto a los saldos de cada cuenta, generalmente una vez por
mes y proporciona pruebas para hacer saber a los usuarios si la informacin
que se ingresa est siendo registrada correctamente.
En la contabilidad tradicional de asientos contables dobles, refleja los activos y
los gastos como nmeros positivos (dbitos) y el patrimonio, los ingresos y los
pasivos.
Cuentas por cobrar
Maneja los informes referentes a los ingresos adeudados a una organizacin
provenientes de las ventas a crdito, prstamos o donaciones prometidas.
Generalmente es responsable de la facturacin a los clientes.
Generalmente tiene la capacidad de reconocer los depsitos en las cuentas
bancarias.
Por lo general mantiene los archivos maestros correspondientes a los clientes,
incluyendo sus nombres y direcciones.
169
170
Inventario
Actualiza las existencias del inventario y los precios cuando se reciben los
productos.
Reduce los inventarios en el momento de la venta.
Podra vincularse con el sistema de rdenes de compra para mostrar los
productos que fueron pedidos.
Debera permitir el registro de las fechas de expiracin de los bienes de
consumo o las fechas en las que deben descartarse los productos.
Podra permitir actualizaciones del inventario en base a los inventarios fsicos o
cuando ya no se pueden vender los productos, debido a los daos sufridos o a
su fecha de expiracin.
Podra tener la capacidad de alertar al personal cuando se requiere volver a
pedir
los
productos,
en
base
al
anlisis
de
su
utilizacin.
171
172
60
Fuente: http://www.monografias.com/trabajos66/sistema-informacion-contable.
del
Paquete Bsico
Sistema
Modifica
Vendedor
de
Terceros
Software
el
Capacidad General
1.
Cuenta
con
la
usuarios,
incluyendo
acceso
simultneo?
2.
Est
programado
realmente
para
varios
tipos de monedas?
las
necesidades
futuras de la organizacin?
4.
Puede
manejar
el
nmero de transacciones
de la organizacin?
5.
Su
velocidad
de
ingreso y procesamiento
de datos es aceptable?
6. Es adaptable a los
escenarios
ejemplo,
locales
(por
formatos
de
fecha/moneda)?
173
7.
Se
pueden
aadir
8.
Funciona
software
con
el
de
la
bsico
organizacin?
Identificacin de Cuentas
9.
Puede
aceptar
la
estructura de codificacin de
su lista de cuentas?
10.
Puede
aceptar
las
subclasificaciones/los anlisis
de sus cuentas?
de
las
cuentas?
de
seguridad),
cuentas
o
se
(menos
registran
despus
de
haberlas
previos
sean
174
relacionados
con
el
mismo)?
una
compuesta, con
transaccin
ms de una
16.
El
sistema
"cierra"
los
excepto
cuando
se
para
cualquier
modificacin?
19.
Puede
importar
listas
(por
20.
Puede
exportar
listas
(por
175
como
para
no
contadores?
24.
Los
mens
son
lgicos
intuitivos?
26.
La
ayuda
es
sensible
al
contexto?
Rendicin de Informes
176
fechas
del
informe,
divisiones,
columnas)?
34.
Los
informes
pueden
ser
de
barras
grficas
de
secciones?
Seguridad
39.
Hay
restricciones
al
uso
de
Capacitacin
177
42.
Hay
capacitacin
un
costo
una
vez
adicional
de
terminada
la
instalacin?
Apoyo
46.
Hay
apoyo
tcnico
inmediato
47.
Hay
apoyo
tcnico
inmediato
disponible en el sitio?
178
satisfechas?
55.
El
reputacin?
56.
Responde
el
vendedor
las
Licencias
sistema
otros
sitios
en
su
179
el software?
180
los
necesitan.
Planificar e
adoptar
un
sistema
de
contabilidad
computarizado eficiente podra parecer una tarea muy difcil y compleja para
cualquier administrador. La intencin de esta Gua es ayudarle a considerar
algunos de los factores relevantes para tomar la decisin de computarizar o
modernizar un sistema contable.
181
controlar
los
gastos
en
comparacin
con
los
tems
presupuestados, seguir con atencin los saldos de las cuentas y pronosticar las
necesidades futuras de flujos de caja.
Un sistema computarizado puede proporcionar los datos que requieren tanto los
administradores financieros como los administradores del programa.
Los controles monetarios y de inventario se implementan con mayor facilidad.
Las organizaciones que cuentan con oficinas o puntos de prestacin de
servicios en varios lugares pueden administrar sus finanzas de manera ms
coordinada y ms consistente y pueden compartir la informacin entre los
diversos centros de costos.
Los administradores deben cumplir con ciertos requisitos de rendicin de
informes y proporcionar informacin financiera en los formatos solicitados por
sus entidades rectoras, fuentes de financiamiento o administradores de mayor
jerarqua.
Los formatos para la rendicin de informes pueden ser modificados
simplemente presionando un botn o haciendo clic con un ratn.
Una vez que los datos exactos se encuentran en el sistema, la mayora de los
informes pueden ser impresos cuando se solicitan.
El personal puede hacer consultas a travs del Internet referentes a los datos
en la medida necesaria y cumplir con las solicitudes de informes de la gerencia
rpida y fcilmente.
Los requisitos de rendicin de informes son satisfechos ms rpidamente, con
menor esfuerzo.
Los auditores tienen mejor acceso a los datos clave requeridos de las
transacciones, como el nmero de un cheque, el monto del mismo, el nombre
183
187
CAPTULO IV
La propuesta de implementacin de un sistema contable como Mnica 8.5
deber contar con la participacin de integrantes del personal. Se debe formar
un equipo del proyecto, determinar los objetivos, hacer reuniones regularmente,
establecer los requisitos de rendicin de informes, llevar a cabo una evaluacin
(incluyendo un anlisis de costos), elaborar un presupuesto y desarrollar un
cronograma susceptible de logro.
4.1 Introduccin
Esta empresa o almacn implementara un sistema contable llamado Mnica
8.5, el cual trabajara con la empresa en el rea de la contabilidad, la
importancia que tiene el implementar un sistema contable en el almacn ser
vital, para tener rapidez y agilidad en el manejo diario de la contabilidad, el
almacn podr saber ms rpidamente sus estados financieros, podr agilitar
su cobro a clientes o proveedores, tambin podr ver si tiene cuentas o
documentos por pagar de manera ms rpida y efectiva, y podr verificar en el
inventario si hay stock o desabastecimiento de productos con mucha rapidez y
agilidad.
Lo cual significa que la empresa podr ir de manera ms rpida en el manejo
interno de sus actividades diarias, por ende ser ms competitiva, dar mejor
atencin al cliente y ser ms accesible con nuevas tecnologas, para su mejor
desempeo en el amito comercial.
188
190
191
Despacho del producto con o sin recargo por flete segn la promocin y
expreso en la factura de venta.
Proporcionar satisfaccin al cliente
Igualarn o superarn la calidad de la competencia
Los descuentos pueden ser en efectivo o en unidades de compra.
Si el cliente desea un producto que no est en exhibicin y es posible traerlo se
lo manda a pedir al proveedor con cargos extra bajo una orden de compra
especial.
El pago de la venta de los electrodomsticos se lo hace mediante efectivo y
solo se acepta cheques o cuentas por cobrar y documentos por cobrar a
clientes conocidos por el dueo o que sean de larga trayectoria como clientes.
En la venta de los mismos no se hace descuentos a menos que el artefacto
este ms de 4 meses en el almacn sin haber sido vendido, lo cual raramente
pasa.
El precio de venta se obtiene agregando desde un 10% a un 100%
dependiendo del producto y como este su demanda en el mercado porque hay
productos que la competencia no tiene y nosotros lo mandamos a traer.
192
193
estrategias
de
mercado,
de
ventas,
estudio
de
mercado,
en
cuenta
las
fechas
de
expedicin.
fraudes
en
compras
por
favoritismo.
La auditoria:
La Auditora Interna forma parte del Control Interno, y tiene como uno de sus
objetivos fundamentales el perfeccionamiento y proteccin de dicho control
interno.
199
SUCURSAL:
N CUENTA
DESCRIPCION
ACTIVOS
ACTIVO CORRIENTE
01
01
01
01
01
01
02
01
02
001
Banco Pacifico
01
02
002
02
02
DISPONIBLE
CAJAS
001
Caja
BANCOS
EXIGIBLE
CUENTAS POR COBRAR CLIENTES
01
LOCALES
02
02
02
03
200
02
03
001
Anticipos Sueldos
02
04
02
04
001
02
04
002
02
05
02
05
001
1% Impuesto retenido
02
05
002
2% Impuesto retenido
02
05
003
8% Impuesto retenido
02
05
004
03
03
04
04
01
01
01
01
01
001
Muebles y Enseres
01
01
002
Equipos de Oficina
01
01
003
Equipos de Computacin
01
01
004
Vehculos
Pago Impuestos
REALIZABLE
01
Inventario Mercadera
TRANSITORIO
01
Anticipo Proveedores
ACTIVO FIJO
ACTIVO FIJO TANGIBLE
ACTIVO FIJO DEPRECIABLE
201
02
DEPRECIACIONES
02
01
02
01
001
02
01
002
02
01
003
DEPRECIACIONES ACUMULADAS
02
01
01
01
01
01
01
02
02
01
02
01
004
002
Arriendo Almacn
CARGOS DIFERIDOS
GASTOS CONSTITUCION
001
Gastos Constitucin
PASIVOS
PASIVO CORRIENTE
01
01
01
Proveedores
01
02
02
01
Impuestos
202
02
01
001
02
01
002
03
01
03
01
001
1% Retencin en la Fuente
03
01
002
2% Retencin en la Fuente
03
01
003
8% Retencin en la Fuente
03
01
004
04
01
04
01
05
05
01
05
01
001
05
01
002
05
01
003
05
01
004
05
01
005
05
01
006
06
01
06
01
001
06
01
002
RETENCIONES EN LA FUENTE
OTROS IMPUESTOS
001
203
06
01
01
01
01
01
01
01
01
003
001
Produbanco
PROVISIONES
PROVISIONES VARIAS
01
001
CAPITAL Y RESERVAS
01
01
01
01
01
02
02
01
Reserva Legal
02
02
Reserva Facultativa
02
03
Reserva de Estatutaria
03
03
01
03
01
CAPITAL SOCIAL
CAPITAL SUSCRITO Y PAGADO
001
Capital Suscrito
RESERVAS
UTILIDADES
UTILIDADES NO DISTRIBUIDAS
001
204
03
01
002
03
02
03
02
001
03
02
002
03
02
005
INGRESOS
INGRESOS OPERACIONALES
01
01
04
VENTAS VARIAS
01
07
Devolucin en Ventas
Intereses
01
Intereses Ganados
GASTOS
Operacionales de administracin
01
01
02
01
02
001
Horas Suplementarias
01
02
002
01
02
003
Bonos
01
02
004
13 Sueldo
Gastos de personal
Salario Bsico Unificado
205
01
02
005
14 Sueldo
01
02
006
Fondos de Reserva
01
02
007
Aporte Patronal
01
02
008
Vacaciones
02
02
01
02
01
001
Arriendo
02
01
002
Energa elctrica
02
01
003
Agua
02
01
003
Telfono
02
01
004
Honorarios
02
01
005
Suministros de oficina
02
01
006
Gasto Bancario
COSTOS DE PRODUCCION
COSTO DE VENTAS
01
01
GENERALES
GENERALES DE ADMINISTRACION
GASTOS DE VENTAS
02
01
Publicidad
206
207
Mayores:
A doble folio:
208
Control de inventarios
Kardex: para el mejor control de ingreso y salida de mercadera del almacn.
Rol de provisiones
209
Rol de pagos individual: para entregar a cada uno de los empleados un rol
individual.
210
Estado de resultados:
211
Balance general:
212
Cada uno de los elementos por comprar debe estar adecuadamente definido en
el presupuesto para que su precio sea real y pueda adquirirse en el local, con
especificaciones como las siguientes:
Materiales: nombre, referencia, color, unidad de medida, descuento, IVA,
proveedor, etc.
Conjuntos: Diseo, calidad de componentes, cantidad, valor unitario.
213
214
215
61
Cotizacin62:
Es prcticamente muy parecida a la orden de compra, pero esta permite realizar
estimacin de precios sobre mercadera al proveedor.
217
63
por
cdigo,
por
descripcin
por
cantidad.
218
la
fecha
en
la
que
se
va
llegar
bodega.
descripcin
detallada
minuciosa
del
producto.
Fecha
Cdigo
Descripcin Cuenta
Parcial
Debe
510201004
150
110204002
18
Haber
110102002
Bancos
153
210301004
15
168
168
219
Fecha
Cdigo
Descripcin Cuenta
Parcial
110301
Inventario Mercadera
Debe
Haber
29/07/2010
228
144
Puntero laser
84
27,36
110102002
Bancos
253,08
210301001
1% Ret Fte
2,28
255,36
255,36
La empresa compra 2 unidades del articulo Cmara Fotogrfica Olympus Modelo Fe-5010 - 12 Mega Pixels en 220 $ paga el 50 % con cheque N 001
y la diferencia y nos conceden crdito personal Almacenes la Ganga, SA Factura N 457
Fecha
Cdigo
Descripcin Cuenta
110301
Inventario Mercadera
29/07/2010
440
440
52,8
110102002
Bancos
268,4
210102
220
210301001
1% Ret en la Fte
4,4
220
Descripcin
Fecha
Cdigo
Cuenta
29/07/2010
110205002 2% Impuesto Retenido
0,6
110101001 Caja
33
410104
Ventas
Palanca Play Statiom 2
210201001
30
30
3,6
Fecha
Cdigo
Descripcin Cuenta
540101
Costo de Ventas
33,6
29/07/2010
110301
26
Inventario mercaderas
26
26
Suman 26
26
221
Fecha
Cdigo
Descripcin Cuenta
Parcial
Debe
Haber
29/07/2010
110102002 Banco
718,48
110101001
Caja
718,48
718,48
718,48
Fecha
Cdigo
Descripcin Cuenta
110101001
Caja
29/07/2010
110202
444
Doct por Cobrar
444
444
222
Fecha
Cdigo
Descripcin Cuenta
110102002
Bancos
29/07/2010
444
110101001
Caja
444
P/r:deposito en bancos
Suman 444
444
Descripcin
Fecha
Cdigo
Cuenta
Parcial Debe
Haber
29/07/2010
510201003 Gasto Telfono
13
11020402
1,56
110102002
Bancos
14,3
210301002
2% Ret Fte
0,26
14,56
223
Descripcin
Fecha
Cdigo
Cuenta
29/07/2010
110102002 Bancos
87,36
110202
87,36
Fecha
Cdigo
Descripcin Cuenta
210101
Proveedores
Parcial
Debe
Haber
29/07/2010
110102002
135
Bancos
P/r:
Cancela
deuda
135
proveedores
Suman
135
135
224
Fecha
Codigo
Descripcin
Cuenta
Parcial Debe
Haber
29/07/2010
110102 Bancos
12
7
Intereses
Ganados
12
Bancos
19
19
225
Fecha
Cdigo
Descripcin Cuenta
Parcial Debe
Haber
29/07/2010
Pagado
Bienes
12%
110204002
IVA
115,44
93,36
IVA
Pagado
Servicios
1,56
por Pagar)
20,52
Suman 115,44
115,44
226
Descripcin
Fecha
Cdigo
Cuenta
Parcial
Debe
Haber
29/07/2010
210301001 1% Retencin en la Fuente
SRI
210501006
por
7,78
Pagar
7,78
7,78
7,78
Descripcin
Fecha
Cdigo
Cuenta
Parcial
Debe
410104
Ventas
1537
4201
Intereses Ganados
12
Haber
29/07/2010
540101
Costo de Ventas
848
510201006
Gasto Bancario
410107
Devolucin en Vts
590
510201003
Gasto Telfono
13
3103020012
91
1549
1549
227
Descripcin
Fecha
Cdigo
Cuenta
Parcial
Debe Haber
29/07/2010
310302001 Utilidad del Ejercicio
91
Ejercicio
91
91
91
Fecha
Cdigo
Descripcin Cuenta
Parcial
Debe Haber
210301001
1% Retencin en la Fuente
2,2
210102
244,2
29/07/2010
110301
Devoluc Compras
12%
110204001
Bienes
Iva
220
Pagado
26,4
228
4.10.1 Procedimientos
Pasos en el proceso de ventas:
Pre acercamiento.
Es el proceso de investigacin y de recoleccin de informacin sobre el cliente
que precede a la presentacin de ventas. Apariencia, Actitud y conociendo del
producto y cliente.
Cmo iniciar una venta:
Los primeros momentos en que un vendedor pasa con un posible cliente son
los ms importantes de toda la presentacin. Se tiene que lograr que ponga
atencin en el producto -"captar al posible cliente"-. Debe transformar la
atencin del cliente en inters positivo. Aqu estn los pasos a seguir para
adquirir la atencin y para pasar a la etapa de inters.
La entrevista comienza con un buen acercamiento, la cual el vendedor debe
preparar con mucho cuidado. Para tal objetivo debe hacer un estudio al detalle
del posible cliente, de modo que conozca:
229
231
Cierre
Hacer un anlisis de venta completa, relacionar las caractersticas de ventas
con los beneficios para el cliente, poner en relieve el beneficio clave, lograr
compromisos a lo largo de la presentacin, estar atento a cualquier seal de
compras.
Hacer una conversacin de venta completa. Hacer todos los pasos descritos
para una venta exitosa.
Relacionar las caractersticas de ventas con los beneficios para el cliente.
Poner en relieve el beneficio clave.
Lograr compromisos a lo largo de la presentacin.
Estar atento a cualquier seal de compras.
Tcnicas especficas para cerrar una venta.
Revisar los puntos de ventas -concentrar todas las caractersticas importantes
al cierre.
Comparar las ventajas con las desventajas -hacer una dualidad.
Asumir el cierre -estar convencido y tener una actitud de haber cerrado.
No ofrecer otra opcin -decisin de compra favorable, no darle de decidir entre
comprar o no.
Sugerir la posesin como si ya fuese suyo.
Hacer un cierre con un obsequio -darle algo gratis.
233
235
O tambin:
236
237
cual le muestra una serie de selecciones, entre ellas crear un nuevo cliente,
seleccionar la opcin correspondiente y hacer un doble click sobre esta opcin
presionar ENTER.
Enviado a .- En este campo puede ingresar otra direccin diferente a la de su
cliente, por ejemplo si la entrega de la mercadera se va a realizar en otra
direccin. Ud. puede utilizar el botn de Buscar que se encuentra en dicho
recuadro para localizar una direccin en particular que pudiera pertenecer a otra
empresa (un embarcador por ejemplo).
Reg. Tribut.- Aqu puede ingresar el registro tributario del cliente. Normalmente
este valor se extrae del registro del cliente cuando fue creado (Por ejemplo el
RUT en Chile, el NIT en Colombia, RUC en Per, etc.). De acuerdo al pas que
haya elegido en lugar de Reg. Tribut. puede aparecer el equivalente (por
ejemplo RIF en Espaa). Existe la posibilidad de que Ud. solamente ingrese el
nro. de Registro Tribut. sin necesidad de ingresar el cdigo del cliente, vea la
opcin de preferencias dentro de facturas, en el modulo de parmetros.
Enviar.- Indicar la forma de envi de la mercadera. Aqu Ud. puede poner por
ejemplo Por Correo, Almacn, Su Almacn, etc.
Pago.- Hacer un click en la flecha que marca hacia abajo para ver las
diferentes formas de pago que tiene el cliente para cancelar la factura,
normalmente la transaccin es en efectivo, pero puede ser cambiada a
cualquier otro tipo.
Vend.- Se refiere al vendedor que est realizando la venta de la mercadera, en
algunas ventas no es necesario especificar el vendedor, por lo tanto puede
dejarlo en blanco.
Su refer.- Ingresar cualquier conjunto de caracteres que permita identificar el
requerimiento que ha hecho su cliente, este campo puede ser dejado en blanco.
Por ejemplo si su cliente le hizo un requerimiento por escrito (una orden de
239
compra) y viene con una referencia entonces ese Nro. puede ser ingresado en
este campo.
Fecha .- La fecha en que se realiza la venta, esta fecha no puede ser mayor a
10 das de la fecha del computador (la fecha de hoy), as mismo no puede ser
una fecha anterior a un perodo de cierre.
La mayora de campos son auto explicativos, sin embargo algunos de ellos
merecen algn comentario, por ejemplo si Ud. ha especificado que el precio del
producto este basado en un porcentaje sobre su costo (Ver opcin de
Parmetros) entonces ste se mostrara sobre la columna de % el cual le indica
el porcentaje de incremento sobre el costo que se ha aplicado.
Para ingresar un producto del inventario, hacer un click en la columna de cd.
artculo y tipear el cdigo del item, si el producto es encontrado en el archivo del
inventario, entonces se le mostrara la descripcin. Si el artculo es nuevo, Ud.
puede crear este nuevo item sin salir del proceso de realizar una factura,
simplemente presionar el botn de Crea prod. (Crea producto) y llenar los
campos que se muestran en el computador.
Cuando Ud. termina de ingresar los productos de la factura, en la parte inferior
izquierda de su pantalla se muestran los campos de pago (ingresar la cantidad
a cancelar, si es al crdito dejar en cero este campo) , la referencia (una breve
descripcin del pago, ejemplo Pago cheque nro. xxxx) , y la fecha de
vencimiento (esta fecha no debe ser menor que la fecha de la factura).
Una vez realizado el ingreso de los productos, Ud. puede presionar uno de
estos botones
Guarda, imprime.- Le permite salvar la factura en el disco duro , es decir,
ingresar la factura al sistema e imprimirla. Tenga en cuenta que hasta que no
salve la factura, sta no se encuentra en el sistema (solamente est en
pantalla, si apaga su computador por ejemplo, esta informacin se pierde).
240
242
pago ( pagos) que desea aplicar a dicha factura. Tambin puede usar este
botn para aplicar crditos o devoluciones que haya realizado para su cliente.
Existen procedimientos de ayuda cuando Ud. realiza por ejemplo una factura,
estos procedimientos son para ayudar al usuario en la elaboracin de la factura
y pueden ser deshabilitados ya que en algunos casos no son necesarios. Estos
procedimientos son:
Creacin rpida de productos .- Cuando se est facturando y Ud. no tiene el
producto en su inventario, solamente tiene que ingresar el cdigo del producto y
luego "Entre", si el producto no se encuentra en los archivos se muestra una
pantalla para crear el producto en forma rpida (se ingresa solamente
descripcin, precio y costo).
Columnas de orden.- en algunos casos es necesario ordenar los productos por
alguna columna, por ejemplo por cdigo, por descripcin por cantidad.
bsqueda incremental.- Cuando est ingresando un producto se muestra
inmediatamente una tabla de cdigos cercanos de productos, Ud. puede elegir
productos de esta tabla si utiliza la tecla del tabulador (Tiene el smbolo --->| ) y
luego usa las flechas de subir y bajar puede utilizar el ratn.
En Facturacin tenemos los reportes de ventas en los cuales se encuentran:
ventas por fechas, ventas por vendedor, ventas por clientes, ventas por ruc,
ventas por productos, ventas por trminos, etc.
243
16,8
16,8
13
13
244
245
Tenemos:
Plan de cuentas
Transacciones
Consultas
Reportes
Plan de cuentas
Diario general
Mayor general
Procesos
246
Memorizacin
247
Libro Mayor
248
Kardex
249
Creacin de productos:
250
Ingresar mercaderia al
almacen:
251
252
253
Balance general
254
Balance de Comprobacin
255
256
Estado de Resultados
Presenta los resultados econmicos del ejercicio en un lapso de tiempo,
relacionando los ingresos con los egresos (utilidad o prdida).
257
258
259
260
261
262
263
4.11.4 Cotizacin:
La cotizacin es un mtodo que permite realizar requerimientos al proveedor
para que estimen precios sobre mercadera que se intenta comprar.
264
de
envo,
de
seguro
si
existe,
firma
autorizada,
266
no tiene el
puede elegir
productos de esta tabla si utiliza la tecla del tabulador (Tiene el smbolo --->| ) y
luego usa las flechas de subir y bajar puede utilizar el ratn.
268
4.11.6 Contabilizacin:
Ejemplos de transacciones a utilizar en el sistema contable:
Transaccin de compra de mercadera:
La empresa adquiere 8 unidades de Flash Memory Pen Drive Memoria Usb Kingston Dt
Mini Slim 4gb
en 18 c/u y 6 unidades del articulo Puntero laser a 14$ c/u se paga con cheque.
Almacenes LaserGlow y Coys SA Fact N 1456
Fecha
Cdigo
Descripcin Cuenta
110301
Inventario Mercadera
Parcial Debe
Haber
29/07/2010
228
144
Puntero laser
84
27,36
110102002
Bancos
253,08
210301001
1% Ret en la Fte
2,28
269
270
Ahora en el libro diario general doy clic en cerrar asiento en la cual aparece otra
ventana,
271
Sale otra ventana que muestra una lista de cuentas por cdigo las cuales toca
escoger cuales cuentas van hacer el asiento contable.
272
Descripcin
Fecha
Cdigo
Cuenta
29/07/2010
210301001 1% Retencin en la Fuente
2,2
210102
244,2
110301
Devoluc Compras
220
110204001
26,4
273
274
Ahora en el libro diario general doy clic en cerrar asiento en la cual aparece otra
ventana,
275
Sale otra ventana que muestra una lista de cuentas por cdigo las cuales toca
escoger cuales cuentas van hacer el asiento contable.
276
277
280
282
283
284
285
CAPITULO V
5.1 CONCLUSIONES
Analizando y examinando el sistema contable actual, se determina que el
mismo no es utilizado en toda su capacidad, porque el mismo no se adapta a la
operatividad de la empresa.
Revisando el plan de cuentas que la empresa usa para la jornalizacin, es decir
en el proceso contable, existen varias cuentas que no son utilizadas y otras que
no demuestran en realidad lo que sucedi en la transaccin, porque su
denominacin est mal realizada.
El sistema de facturacin presenta muchas fallas de carcter tcnico, en
algunos casos las ventas no fueron registradas, en otras hay confusin con la
codificacin.
Las cuentas por cobrar presenta en su anlisis, que existe un porcentaje muy
alto de cartera vencida que el sistema contable no lo detecta.
Del anlisis de cuentas por pagar se demuestra que la empresa demora mas
del tiempo lmite permitido por el proveedor para realizar los pagos.
5.2 RECOMENDACIONES
Se implementar el sistema contable Mnica 8.5 para el mejor manejo de la
contabilidad en el almacn.
Se capacitar al personal del rea de contabilidad para que conozcan de mejor
manera el uso del sistema.
Formar un equipo de trabajo para actualizar la informacin del almacn y
procesarla al da.
286
287
5.3 Bibliografa
1. VILA Baray Hctor Luis vila Baray: Introduccin a la metodologa de
la investigacin
2.
288
289
290
291
asegura que el mayor est balanceado para el inicio del siguiente periodo
contable, consta nicamente de las cuentas de Activos, Pasivos y Capital.
Balance General o Estado de Situacin. Estado detallado, conocido tambin
como Estado Financiero, Estado de Activos y Pasivos, Estado de Recursos y
Obligaciones, Estado de Situacin o simplemente Estado, que muestra la
naturaleza e importe de los Activos, Pasivos, y Capital (activo neto) de un
negocio, en una fecha dada. Desde un punto de vista contable, el balance
general es una relacin de los saldos de las cuentas reales tomadas del libro
mayor despus del cierre de las cuentas nominales. Es una fotografa
instantnea de las operaciones de un negocio, que muestra los beneficios que
corresponden a las distintas clases de propietarios en el valor del activo neto o
lquido. Es un documento que muestra la situacin financiera de una entidad del
Sector Pblico o Privado, en una fecha determinada.
Balanceo de los Mayores. Establecer la igualdad de: a)-los dbitos totales y
los crditos totales en el mayor general, b)-el saldo de la cuenta de control de
las cuentas por cobrar en el mayor general y las sumas de las cuentas
individuales de clientes en el mayor auxiliar (Sub mayores) de cuentas por
cobrar y c)-el saldo de la cuenta de control de cuentas por pagar en el mayor
general y la suma de las cuentas individuales de acreedores en el mayor
auxiliar de cuentas por pagar.
Beneficio. Ganancia realizada por una empresa y que corresponde a la
diferencia entre los gastos requeridos para la produccin de un bien o de un
servicio y los ingresos correspondientes a la venta de los bienes producidos en
el mercado. Es la diferencia entre el Margen Bruto y el Costo Fijo.
Caja Chica. Un fondo que contiene una pequea cantidad de efectivo que se
utiliza para pagar los gastos menores.
Costo de facturacin
292
293
294
295
296
297
298
Documento por pagar a corto plazo. Un documento por pagar que vence en
el transcurso de un ao, una forma normal de financiamiento.
Documento por pagar. Un pasivo demostrado, una obligacin evidenciada por
la emisin de una promesa escrita formal para pagar una cierta cantidad de
dinero, usualmente con intereses, en una fecha futura (Letras de Cambio
aceptada o Pagar emitido).
Eficacia. Es el grado en que una actividad o programa alcanza sus objetivos,
metas y otros efectos que se haba propuesto. Este aspecto tiene que ver con
los resultados del proceso de trabajo de la entidad, por lo que debe
comprobarse que la produccin o el servicio se cumplimente con la cantidad y
calidad esperadas; y que sea socialmente til el producto obtenido o el servicio
prestado.
Eficiencia. Se refiere a la relacin entre los recursos consumidos (insumos) y la
produccin de bienes y servicios. La eficiencia se expresa como porcentaje,
comparando la relacin insumo produccin con un estndar aceptable
(norma). La eficiencia aumenta en la medida en que un mayor nmero de
unidades se producen utilizando una cantidad dada de insumos. Trabajar con
eficiencia equivale a decir que la entidad debe desarrollar sus actividades
siempre bien. Una actividad eficiente maximiza el resultado de un insumo dado
o minimiza el insumo de un resultado dado.
Facturacin. Accin y efecto de facturar. Conjunto de operaciones contables
que comprenden desde el simple registro de pedidos hasta la contabilizacin y
control estadstico de los elementos de la factura.
Formularios. Forma ms usual de captar informacin, cuyo objetivo es
asegurar la transmisin efectiva de la informacin
Ganancia. Un aumento en el capital del propietario que no es resultado de un
ingreso o una inversin que realice el propietario de negocio.
299
300
Seguridad de la aplicacin
Es el proceso de proteccin de la informacin y sus aplicaciones de datos
accidental o intencional de la modificacin no autorizada, destruccin o
divulgacin. La proteccin incluye la confidencialidad, integridad y disponibilidad
de estas aplicaciones y sus datos.
Pasivos corrientes y a largo plazo. Los Pasivos corrientes y a largo plazo son
las deudas u obligaciones financieras de una entidad, cuyos compromisos de
pago excedan o no los doce meses, respectivamente. Pueden estar
constituidos
por
los
siguientes
conceptos:
1)-Obligaciones
simples
internacionales
bilaterales
multilaterales
de
crditos,
clusulas
contractuales
para
cada
caso,
3)-Operaciones
reunir,
analizar,
clasificar,
registrar
informar
sobre
las
301
302