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El presupuesto de ventas de una empresa es la base de casi todas sus decisiones comerciales. Todos los empresarios -hasta
los ms pequeos- emplean alguna clase de pronstico de ventas, aunque sea de modo inconsciente o intuitivo, como punto
de partida para todos los planes de una empresa.
En el corto plazo, el presupuesto sirve para determinar el programa de produccin. Para cumplir con los pedidos de los
clientes, se requiere un programa de produccin mnimo. Esto a su vez obliga a disponer de cierta cantidad mnima de
materias primas, insumos, maquinarias y partes, y cierta dotacin de personal.
Si se subestiman las ventas futuras, no se podr cumplir con los pedidos de los clientes. Si se las sobreestima se incurrir en
diversos
sobrecostos
por
stock,
exceso
de
personal,
etctera.
Adems la empresa debe prever el flujo de efectivo -cash flow- para poder hacer frente a sus obligaciones. En sntesis, el
pronstico de ventas es el medio por el cual la empresa organiza sus metas especficas y sus planes de operacin.
INFLUENCIAS SOBRE LAS VENTAS
Las
ventas
de
una
empresa
pueden
ser
afectadas
por
mltiples
variables
externas
internas.
Algunas de las variables externas se relacionan con la evolucin econmica general, cambios imprevistos en la demanda,
acciones de los competidores, aparicin o desaparicin de sustitutos, etctera. A su vez cada una de estas grandes variables
pueden ser afectadas por mltiples factores econmicos, polticos, sociales, legales, culturales e incluso ecolgicos.
Las variables internas pueden relacionarse con la estrategia general de la empresa, factores y procesos de produccin,
canales comerciales, manejo de la mezcla de marketing, cantidad y calidad de su fuerza de ventas, etctera. Las variables
internas tambin pueden ser afectadas por mltiples factores y restricciones. Todo pronstico de ventas debe reflejas la
influencia de todas estas variables.
LAS DEFINICIONES BSICAS
Potencial de mercado es la mxima venta posible de un producto o servicio (P/S), en cierto territorio en un cierto perodo
de tiempo, por todos los competidores posibles.
Potencial de ventas es la mxima venta posible de un producto o servicio, en cierto territorio en un cierto perodo de
tiempo, por una empresa en particular.
Pronstico de ventas es la estimacin real de ventas que se realizarn, en dinero o unidades de P/S, en cierto territorio en
un cierto perodo de tiempo por una empresa, empleando supuestos sobre las variables externas e internas que imperarn.
Cuota de ventas es la meta de ventas en dinero o unidades de P/S, en cierto territorio en un cierto perodo de tiempo para
un individuo particular o para una parte del personal de ventas.
Por ejemplo:
La empresa Ford supone, a partir de un anlisis de todas las variables que afectan el negocio, que durante el ao prximo se
vendern en nuestro pas
475,000
automviles
de
todas
las
marcas
modelos
(potencial
de
mercado).
Supone que su cuota de mercado en ese ao ser del 28 %, es decir 133,000 automviles (potencial de ventas).
Estima que el 27 % de su potencial de ventas corresponder a la lnea Focus (35,910 vehculos), del cual a su vez el 24 %
corresponder
vehculos
tipo
sedan
(8618
vehculos).
A partir de esta estimacin, y asumiendo una venta estacional similar a la histrica, calcula que durante el mes de marzo se
vender
el
11
del
potencial
de
ventas
estimado,
948
vehculos
(pronstico
de
ventas).
A partir de aqu fija objetivos de venta de sedanes marca Ford Modelo Focus para cada concesionario para marzo del ao
prximo (cuotas de venta) y programa la produccin de los 948 vehculos -lo que a su vez afectar la planificacin de
produccin
de
cientos
de
autopartistas
en
Argentina,
Brasil
Europa-.
La meta de todo pronstico de ventas es hacer la mejor estimacin posible de las ventas futuras de la empresa, sobre la
base del conocimiento que se tiene hoy.
Realizar un pronstico de ventas ajustado a la realidad es de enorme importancia, ya que sobre la base de ste pronstico
se deber tomar decisiones que luego resulta muy difcil o caro modificar: toma de financiamiento a largo plazo,
incorporacin o desvinculacin de personal, incorporacin de nuevas lneas de produccin, etctera.
COMO SE REALIZA EL PRONSTICO
1. Fijar los objetivos del pronstico.
Se lo puede usar para estimar el potencial de un mercado al que se piensa ingresar, para mostrar el cash flow
presupuestado, etctera. Distintos objetivos requieren tcnicas diferentes.
2. Determinar la exactitud que se precisa.
sta a su vez depende de la variabilidad de los datos, de la complejidad de lnea de productos involucrada, del perodo de
tiempo considerado y del estado de madurez del mercado considerado. Cuanta mayor exactitud se necesite, y cuanto ms
varen las variables, ms caro ser el presupuesto en trminos de dinero, tiempo y trabajo.
3. Hacer un pronstico preliminar.
Se parte de lo conocido (ventas histricas) proyectndolo hacia el futuro.
4. Modificar el pronstico preliminar en base a los cambios internos, de la propia empresa.
Qu cambios se van a introducir? Van a cambiar los precios? Se har una nueva campaa de publicidad? Se
incorporarn ms vendedores?
5. Modificarlo en base a los cambios externos.
Qu pasa con la economa? Qu est haciendo la competencia? Incorporaron ms vendedores? Hay nuevos productos?
Hay cambios de tecnologa?
6. Ajustarlo.
Y compararlo con los objetivos de ventas y ganancias de la empresa. Las ventas son suficientes? Se obtendrn las
ganancias esperadas? Si ambas cosas no concuerdan, se debern reducir los objetivos de la gerencia o se deber planificar
el modo de mejorar los resultados.
7. Revisar y evaluar.
El pronstico no es un elemento esttico, y las condiciones bajo las cuales se lo prepar cambian continuamente. Cuando
varan las condiciones internas o externas a la empresa, se debe ajustar el pronstico o modificar el plan de trabajo.
@altonivel
POR: ALTONIVEL
Para toda empresa es importante tener una estimacin programada de sus ventas, en trminos cuntitativos.
Organizarse es primodial, por lo que un presupuesto de ventas es la solucin.
Para quien no tiene conocimiento en este aspecto, vale destacar que este tipo de presupuesto incluye
bsicamente cuatro pasos: el pronstico de ventas; el plan de mercadotecnia; el presupuesto de promocin; y
el presupuesto de gastos de ventas.
El encargado en preparar dicho presupuesto es el gerente de ventas, asesorado por el director de
presupuestos. En tanto, estos cuatro procesos estn interrelacionados, donde el pronstico de ventas expresa
el potencial de demanda. Para convertirlo en un plan de mercadotecnia, la gerencia debe tomar decisiones de
polticas como precio, participacin en el mercado, fuerza de ventas, etc. Adems, el plan de mercadotecnia
se basa en ciertos supuestos en relacin con el nivel de gastos de publicidad y gastos de venta.
Pronstico de ventas
El pronstico de ventas est formado por las ventas de productos actuales a los clientes actuales, a los
nuevos, y por las ventas de nuevos productos a esos clientes.
Para realizar un pronstico de ventas es necesario cumplir los siguientes pasos:
1. Establecimiento de las suposiciones bsicas que deben ser usadas en el desarrollo del pronstico
(tendencias econmicas, cambios en la lnea de productos, en la distribucin, etc.)
2. Ejecucin de estudios de investigacin y simulacin de mercado.
3. Distribucin de la informacin necesaria al personal de ventas para un mejor anlisis de las necesidades de
los clientes.
4. Recoleccin de las encuestas a clientes importantes.
5. Refinamiento de las suposiciones bsicas sobre la base de nuevos estudios y objetivos de la
administracin.
6. Ejecucin de proyecciones estadsticas
7. Consolidacin en un pronstico combinado.
Plan de mercadotecnia
Las metas de un plan de mercadotecnia deben ser reales. Por ello, el plan se prepara sobre una base mucho
ms centralizada que el pronstico de ventas.Todo comienza con una comparacin de los pronsticos externo
e interno de ventas.
Tambin se deben considerar otros datos como: objetivos generales de venta, estrategias de la competencia,
caractersticas de los productos y relacin esperada entre promocin y volumen de venta.
Los presupuestos de promocin y de gastos de ventas
El plan de mercadotecnia completo se basa en un nivel adecuado de apoyo publicitario. El presupuesto de
gastos de ventas incluye todos los gastos del departamento de ventas y sus subdivisiones, excepto los de
promocin.
Existen cinco factores que afectan el esfuerzo de ventas: la concentracin de la clientela, magnitud del cliente,
rendimiento del producto, popularidad del producto y condiciones econmicas generales.
Informes presupuestarios de ventas
Los informes presupuestarios de venta deben proporcionar una base de control y esta base existe en el
sistema de contabilidad por reas de responsabilidad. Por eso, los informes de mercado y ventas deben
preparase para reflejar la forma como la organizacin asigna dichas responsabilidades.
La informacin presupuestaria debe proporcionar tambin la base para hacer la planeacin. Por ello, la
informacin presupuestaria debe facilitar el control y la replaneacin. La clave para lograr esto es una buena
estructura en trminos de informar por reas de responsabilidad, y un buen anlisis de variacin para explicar
las desviaciones del desempeo planeado.
6 Votes
porhttp://www.mailxm
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Elaborar el presupuesto de ventas es un proceso secuencial de toma de decisiones que implica una serie de pasos
ordenados, los cuales aparecen en la figura 2, que se relacionan estrechamente con las etapas de la planeacin en
administracin de ventas. Adems, incluye la secuencia de hechos inherentes al mtodo de objetivo y tarea del presupuesto
de ventas.
Como primer paso, los gerentes de ventas vinculados al presupuesto de ventas tienen que conocer los hechos. Querrn dar
un vistazo a la magnitud de las diferencias presentadas en el pasado entre las cifras presupuestadas y las cifras reales y
establecer las razones de esas diferencias. La experiencia fruto de los errores de aos anteriores permite pulir los aspectos
procedimental y conceptual del presupuesto de ventas. Los presupuestos pueden, cambiarse.
Ajustar con precisin los presupuestos de ventas y de gastos de ventas es un arte cuya prctica se beneficia con los errores
del pasado.
Los problemas y las oportunidades que se presentan en la administracin de ventas surgen del anlisis de la situacin. Estas
amenazas y desafos potenciales y reales tienen que evaluarse y dirigirse a determinar qu probabilidad tienen de ocurrir y
cul ser la gravedad de su impacto.
Aquello que un gerente de ventas considera un problema, a otro puede parecerle un desafo fascinante. Cualquiera que sea
el caso, este segundo paso del presupuesto de venta es real: enfrentar los hechos.
Elaboracin del pronstico de ventas
En este punto, la gerencia de ventas est lista para hacer el pronstico de ventas: el tercer paso en la elaboracin del
presupuesto. Como se mencionaba anteriormente, los mtodos para pronosticar difieren entre s. De hecho, una misma
firma puede utilizar varios mtodos y no es poco comn hacer un esfuerzo combinado.
Las proyecciones se hacen con respecto a los niveles de ventas anticipados por territorio, producto y tipo de cuenta, con
base en los supuestos de planeacin acerca de las condiciones futuras del ambiente.
El pronstico de ventas que surge es una mezcla de la imagen ampliada que ha suministrado el sistema de informacin de
marketing y los estimativos hechos por los vendedores. Se expresa en unidades y en dinero, de manera que las ltimas
comparaciones frente a los resultados reales pueden ayudar a los gerentes a analizar si las varianzas que se observan se
deben a diferencias de cantidad o de precio.
El pronstico de ventas es la parte central del procedimiento del presupuesto de ventas porque no slo determina las
utilidades de ventas presupuestadas sino tambin el nivel que se requiere en el esfuerzo de ventas.
Una vez que se ha desarrollado el pronstico de ventas, los vendedores deben conocer cules metas buscar y cules
objetivos lograr. Estos objetivos de ventas deben desarrollarse de manera satisfactoria, que d a los individuos afectados la
oportunidad de participar y ser escuchados.
Sin embargo, estar de acuerdo con estos objetivos no es suficiente para tener xito. Los objetivos tienen que ser
prioritarios, vlidos y contar con los recursos adecuados. Ser prioritarios significa que debe establecerse un ndice de
necesidad segn el orden de importancia en el cual deben lograrse los diferentes objetivos. Esto incluye examinar sus
posibles consecuencias en las utilidades.
Cuando se miran desde una perspectiva de costo / beneficio, tienen que descartarse muchos objetivos que, en principio, se
consideraron muy importantes. La validez se refiere a una investigacin sobre la posibilidad de lograr los objetivos que
subsistan, los cuales pueden producir objetivos adicionales inaceptables.
Al final de este cuarto paso del proceso del presupuesto, slo quedan los objetivos que se consideren valiosos, tiles o
factibles
Presupuesto de Ventas
Un presupuesto de ventas es la representacin de una estimacin programada de las ventas, en trminos cuantitativos,
realizado por una organizacin.
IMPORTANCIA DE UN PRESUPUESTO DE VENTAS
El presupuesto de ventas es el primer paso para realizar un presupuesto maestro, que es el presupuesto que contiene toda
la planificacin.
Si el plan de ventas no es realista y los pronsticos no han sido preparados cuidadosamente y con exactitud, los pasos
siguientes en el proceso presupuestal no sern confiables, ya que el presupuesto de ventas suministra los datos para
elaborar los presupuestos de produccin, de compra, de gastos de ventas y de gastos administrativos.
PASOS PARA REALIZAR UN PRESUPUESTO DE VENTAS
A continuacin se comentan cada uno de los pasos que debe dar la empresa para preparar un presupuesto de ventas. Sin
embargo, estos pasos pueden ser modificados y ejecutarse en distintas formas, dependiendo de las caractersticas del
negocio y de las habilidades de la administracin.
1. Preparar Pronsticos de Ventas
Un pronstico es una declaracin o apreciacin cuantificada de las futuras condiciones que rodean a una situacin o
materia en particular, basada en uno o ms supuestos explcitos. Un pronstico debe manifestar siempre los supuestos en
que se basa. ste debe verse como uno de los insumos en el desarrollo del plan de ventas y puede ser aceptado,
modificado o rechazado por la administracin.
El pronstico de ventas es la base sobre la que descansa el presupuesto maestro, as que si ste ha sido preparado
cuidadosamente y con exactitud, los pasos siguientes en el proceso presupuestal sern mucho ms confiables.
Los pronsticos de ventas son una fuente importante de informacin en el desarrollo de estrategias y compromisos de
recursos por parte de la administracin superior, as que deben prepararse antes de cualquier decisin e indicar las ventas
probables bajo diversos supuestos alternativos. Por ello se puede hacer un pronstico de ventas de la industria a la que
pertenece la compaa y el sector en donde est ubicada y otro de la propia empresa.
Pronsticos de ventas del sector
Estas ventas recogen el potencial de negocios que pueden abarcar todas las empresas del sector o aquellas que
constituyan la competencia real. La comparacin del mercado o demanda con las ventas u ofertas del sector, permiten
detectar las situaciones siguientes:
Si el mercado o demanda es superior a la oferta, los productores pueden acortar la distancia mediante
estrategias de penetracin de mercado, el desarrollo de productos o la integracin.
Capacidad de fabricacin; No tiene caso planificar un mayor volumen de ventas que el que pueda
producirse, ni tampoco es conveniente operar una planta ms all de su capacidad econmica.
Disponibilidad de gente clave y de una fuerza laboral; si se planifican importantes incrementos en las
ventas y en la produccin.
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Sin embargo, estar de acuerdo con estos objetivos no es suficiente para tener
xito. Los objetivos tienen que ser prioritarios, vlidos y contar con los recursos
adecuados. Ser prioritarios significa que debe establecerse un ndice de
necesidad segn el orden de importancia en el cual deben lograrse los
diferentes objetivos. Esto incluye examinar sus posibles consecuencias en las
utilidades.
Cuando se miran desde una perspectiva de costo / beneficio, tienen que
descartarse muchos objetivos que, en principio, se consideraron muy
importantes. La validez se refiere a una investigacin sobre la posibilidad de
lograr los objetivos que subsistan, los cuales pueden producir objetivos
adicionales inaceptables.
Al final de este cuarto paso del proceso del presupuesto, slo quedan los
objetivos que se consideren valiosos, tiles o factibles.
Entre las ventas y el flujo de dinero yace una funcin muy importante el cobro
de la cartera. Por tradicin, las compaas han desarrollado actividades de
cobro a travs de sus departamentos de contabilidad. Sin embargo, desde hace
poco han trasladado esa responsabilidad a sus vendedores.
Mid-States enva las facturas una vez a la semana y los vendedores reciben
copia de todas las facturas que se envan a sus clientes por correo. Se espera
Adems de las facturas, cada vendedor recibe un reporte semanal del estado
de sus cuentas. Las comisiones se afectan segn la rapidez con que se reciban
los pagos, de manera que los vendedores estn muy atentos a esos estados.
La gerencia de ventas y los vendedores tienen que llevar a cabo una amplia
gama de actividades de
ventas que van desde reclutamiento hasta evaluacin, y desde la consecucin
de clientes potenciales hasta el servicio posventa. El propsito del quinto paso
del proceso del presupuesto de ventas es identificar las tareas tcticas.
Esta responsabilidad representa un reto significativo porque saber dnde se
quiere estar y cmo llegar all son dos asuntos diferentes.
Tienen que examinarse las opciones, proyectarse los impactos de ventas y
ganancias, y considerarse su probabilidad.
Especificacin de los recursos necesarios
En este nivel pueden reunirse los objetivos, las tareas y los recursos de ventas
en un todo coherente. Las entradas y peticiones de las diferentes unidades de
la funcin de ventas se unen e integran en un paquete completo.
En el proceso del presupuesto de ventas, este sptimo paso es el ltimo que se
realiza en el interior de la organizacin de ventas.
Para lograr un producto final slido, se
requieren una coordinacin y una revisin cuidadosas de los aspectos que
integran el presupuesto de gastos de ventas y el presupuesto total.
Presentacin y revisin
En el paso 8, la gerencia de ventas tiene que presentar y defender su
propuesta de presupuesto ante la gerencia general. Tiene que justificar su
solicitud basada en el argumento de fondos insuficientes, para competir con
otras partes de la organizacin.
Los ejecutivos de alto nivel faltaran a sus obligaciones si no enfrentaran la
propuesta presupuestal de la gerencia de ventas. Algunos gerentes de ventas
piden, de manera deliberada, ms fondos de los que esperan recibir; aunque la
tica de esta actitud es cuestionable, hacer peticiones iniciales infladas puede
ser una necesidad en algunas firmas.
En cualquier caso, los presupuestos de ventas y de gastos de ventas tienen
que ajustarse al presupuesto corporativo general y estar en coordinacin con
Presupuesto USM
EJERCICIOS : Presupuesto de Ventas
Introduzca el contenido del subttulo aqu
Ejercicio 1.
AO / VENTA UND.
1997 / 63.200
1998 / 69.500
1999 / 72.600
2000 / 74.500
2001 / 78.700
2002 / 81.400
AO 2.003
VENTA EN Bs.
1ER. TRIM. 421.000,00
2DO. TRIM. 464.000,00
3ER. TRIM. 440.000,00
4TO. TRIM. 465.000,00
ventas.
Ejercicio 2.
La empresa MIRANDA C.A., nos pide un anlisis del
reales para el ao 1999, y aos anteriores. La prepar
ao 2000 y la tendencia y sus proyecciones hasta el
siguientes datos:
AO / VENTA UNID.
1993 / 115.200
1994 / 121.500
1995 / 131.500
1996 / 108.500
1997 / 168.800
1998 / 182.400
AO 1999
VENTA EN Bs.
1ER. TRIM. 2.125.000
2DO. TRIM. 2.390.000
3ER. TRIM 2.894.650
4TO. TRIM. 3.859.350
Ejercicio 3.
AO / VENTA UND
1.993 / 63.200
1.994 / 69.500
1.995 / 72.600
1.996 / 74.500
1.997 / 78.700
1.998 / 81.400
AO 1.999
VENTA EN BS.
1er. Trim. 421.000,00
2do.Trim. 464.000,00
3er. Trim. 440.000,00
4to. Trim. 465.000,00
AO / HABITANTES
1.993 / 122.000
1.994 / 129.000
1.995 / 133.000
1.996 / 150.000
1.997 / 172.000
1.998 / 190.000
1.999 / 230.000
2.000 / 290.000
2.001 / 330.000
2.002 / 380.000
2.003 / 425.000
Ejercicio 4.
AO / VENTA UND
1.993 / 125.200
1.994 / 129.500
1.995 / 139.500
1.996 / 118.500
1.997 / 178.800
1.998 / 192.400
AO 1.999
VENTA EN BS.
1er. Trim. 2.625.000,00
2do.Trim. 2.890.000,00
3er. Trim. 3.394.650,00
4to. Trim. 4.359.350,00
trimestre.
6) Los productos son consumidos por un nivel de po
que se detalla a continuacin:
AO / HABITANTES
1.993 / 280.000
1.994 / 310.000
1.995 / 350.000
1.996 / 400.000
1.997 / 550.000
1.998 / 610.000
1.999 / 720.000
2.000 / 1.050.000
2.001 / 1.120.000
2.002 / 1.250.000
2.003 / 1.300.000