Proyecto de Automatizacin de Oficinas

Diagnstico - CEDI

Centro de Ciruga y

INTRODUCCION

Este es un Estudio Analtico del Centro de Ciruga y Diagnsticos CEDI-.

El cual se dedica a prestar los servicios de Ciruga Plstica, Servicios de
Laboratorio, Compra y Venta de Medicinas, Importacin y Exportacin de
Equipo para laboratorio y Material Quirrgico, desde hace 15 aos, tiempo
durante el cual ha sido reconocido por su excelente servicio a nivel Nacional e
Internacional.
Su visin es prestar un excelente servicio con la ms alta tecnologa.
Desde sus inicios, hasta en la actualidad, se ha incrementado
considerablemente los pacientes, incrementndose las tareas administrativas.
Este estudio se enfoca en el rea Administrativa del Centro, el cual esta
integrado por dos personas, el Gerente (medico) y la Secretaria Administrativa.
Descubrindose que el problema de esta rea es que las tareas administrativas
se elaboran manualmente, invirtindose ms tiempo y esfuerzo humano, no se
cuenta con Tecnologa Avanzada, como Equipo y Sistema de Computo, que
simplifique las tareas, se han implementado
Mecanismos como la elaboracin de formularios a mquina de escribir, para
suplir la tecnologa, pero este ha duplicado el esfuerzo.
La Secretaria tiene a su cargo las tareas de: Pacientes, Recepcin, Caja,
Facturacin y Nmina, no contado con una herramienta de trabajo adecuada.
El propsito de esta investigacin es establecer una solucin efectiva, que
pueda implementarse a corto plazo, que sus resultados sean para grandes
beneficios para el centro a un costo no elevado, que la inversin se pueda
recuperar en un tiempo mximo de un ao.
Se recomienda adquirir un Sistema y Equipo de Computo, que permita
visualizar en pantalla los datos completos del paciente, su historia clnica, costo
de los exmenes realizados, etc.
Que las tareas puedan realizarse en la mitad de tiempo que actualmente se
utiliza, no invirtiendo un costo elevado.

CREACION DE UN SISTEMA DE ALMACENAMIENTO DE DATOS, AREA ADMINISTRATIVA DEL CENTRO DE CIRUGA Y DIAGNSTICO (CEDI)

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Diagnstico - CEDI

Centro de Ciruga y

A. MARCO GENERAL DE REFERENCIA

A.1 RESEA HISTORICA
El Centro de Ciruga y Diagnstico, CEDI, inici sus actividades como
Centro de Diagnstico, en el mes de mayo del ao de 1,988, contando con
clnicas de Consulta Externa y un laboratorio clnico dedicado a la atencin de
pacientes particulares.
Entre otras de sus actividades tenemos:
Instalar y operar laboratorios mdico-clnicos.
Compra-venta de medicinas.
Importacin y exportacin de equipo para laboratorio mdico.
Toda clase de material mdico quirrgico.
En 1,998 a raz de su gran xito obtenido en sus instalaciones, como Centro de
Diagnstico y debido a la confianza y peticin de sus pacientes se ve en
la necesidad de ampliar sus instalaciones e incluir un Hospital de Da, en el
que se realizan Cirugas Diagnosticas tales como:
Videocolecistectoma.
Histerectoma.
Apendicectoma.
Gastroendoscopa.
Colonoscopa.
Ciruga Esttica.
En el ao de 1,999 se obtiene el Galardn GRAN PREMIO AMERICA A LA
CALIDAD Y SERVICIO DEL AO 1999.
En diciembre del ao 2001, se destaca y se mantiene en la vanguardia; as
como, eficacia, vocacin de servicio e integridad obteniendo el Galardn
Internacional ORO Y PLATA A LA CALIDAD 2002.
En enero del 2003, califica para participar en el Programa de excelencia
Internacional LA CEIBA DE ORO.

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A.2 DEFINICION DEL DEPARTAMENTO

A AUTOMATIZAR
El departamento sobre el que s esta realizando el estudio de automatizacin
es el Departamento Administrativo, (Oficina de la secretara) debido a que las
tareas en este departamento se realizan de forma manual, y no existe un
sistema de almacenamiento de datos que permita guardar informacin y
consultar informacin de una manera rpida y sencilla, lo que causa prdida de
tiempo, Actualmente se cuenta con informacin registrada nicamente en
reportes diarios, hechos a mano y maquina de escribir y esto ocasiona que la
informacin no sea precisa ni oportuna al momento que es requerida.
MOBILIARIO
CANTIDAD

DESCRIPCIN

Recibidor con 1 gaveta

Silla Secretarial

Archivo de 4 gavetas

Butaca de madera

Fichero plstico

Lmpara mvil

Ventilador

UBICACIN O
PERSONA
RESPONSABLE
Secretaria
Secretaria
Secretaria
Administracin
Secretaria
Secretaria
Secretaria

STATUS
Perfecto
estado
Perfecto
estado
Con alguno
daos
Perfecto
estado
Perfecto
estado
Perfecto
estado
Perfecto
estado

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EQUIPO
UBICACIN O
CANTIDAD

DESCRIPCION

PERSONA

STATUS

RESPONSABLE
1
1
1
1

Maquina de escribir elctrica

marca Brother CE-700
Sumadora Electrnica
C/400
Planta

Administracin

Trabaja bien
Perfecto

NITSUKU

Secretaria

estado
Trabaja bien

Gruophone TX Series
Brazo de extensin para Planta

Secretaria

Trabaja bien

telefnica

(sin marca visible)

Fax Sharp UX-255

Micrfono

Royal

Secretaria

Administracin

Amplificador (sin marca visible)

Perfecto

Secretaria

estado
Perfecto

Secretaria

estado
Perfecto
estado

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MATERIALES
CANTIDAD
------638
2615
------------------------------------------100

DESCRIPCION
Papel Bond
Facturas a nombre del Centro Medico
Facturas a nombre del Dr. (Jefe del Centro Medico)
Boucher para Tarjetas de Crdito VISA
Boucher para Tarjetas de Crdito Master Card
Formularios para exmen de orina
Formularios para exmen de heces
Formularios para exmenes de Hematologa
Formularios para exmenes de Bioqumica
Formularios para exmenes Especiales
Fichas de control de pacientes

RECURSO HUMANO
CANTIDAD
DESCRIPCION
1
Gerente General
1
Secretaria de Administracin y Gerencia
2
Total de Recurso Humano

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A.3 TAREAS ADMINISTRATIVAS

Efectuadas por una persona en el rea Administrativa.

A.3.1.

RECEPCIN Y SECRETARIA:
Contestar Planta Telefnica.
Recepcin y envo de correspondencia.
Atencin a Visitadores Mdicos, Proveedores y Pacientes.
Elaboracin de Cartas y Fax.
Agenda de Gerente Administrativo.
Archivo de Documentos en rea Administrativa.
Requerimiento y control de tiles de oficina.
Envo de exmenes de laboratorio.
Recepcin de resultados de examinantes de laboratorio.

A.3.2

MODULO DE PACIENTES:
Control de citas de pacientes.
Archivo y control de expedientes de Pacientes.
Controlar el libro de consultas.
Control del libro de Procedimientos Hospitalarios.
Llenar formularios de fichas clnicas de pacientes.
Toma de Datos de pacientes nuevos.
Control de ingresos a hospital.
Calendario y control de cirugas de pacientes.
Localizar a Mdicos involucrados en cada ciruga.
Transcribir informes de laboratorio.
Tomar dictados de informes de electrocardiogramas.
Llamadas de recordatorio a pacientes de sus citas.
Llenar solicitudes de pacientes para autorizaciones de Seguros Mdicos.

A.3.3

CAJA:
Cobro de consultas a pacientes.
Cobro de exmenes de laboratorio.
Elaboracin de facturas a pacientes.
Solicitar autorizaciones por cobros con tarjetas de crdito.

A.3.4.

CONTABILIDAD:
Elaboracin de Planilla.
Control de turnos de mdicos y enfermeras.
Recepcin de facturas de proveedores.
Pagos a Proveedores.
Elaboracin de cheques de proveedores.
Elaboracin de cheques de nomina.
Control de Cuenta Corriente de pacientes.
Envo de boletas de remisin de pago de tarjeta de crdito.
Control de Fechas de pago de tarjeta de crdito.
Control de facturas emitidas y de facturas de proveedores del mes.
Envi de facturas emitidas y de proveedores para contabilidad externa.

A.4 ORGANIGRAMA MAESTRO

(EMPRESA)

Gerente General

Secretaria
Administrativa y de
Gerencias

Encargada de
enfermera Hospital de
Da

Tcnicas de
Laboratorio

Staff de Mdicos,
Cirujanos y
Anestesista

Personal de
Mantenimiento

A.5 ORGANIGRAMA DEPARTAMENTO

(FUNCIONAL)

Gerente General
CEDI

Tcnico de red,
Informtica

Secretaria
Administrativa

B. ANALISIS SITUACIONAL DE LA EMPRESA

B.1 EN DONDE ESTA EL CENTRO DE CIRUGIA Y
DIAGNOSTICO CEDI?
El Centro de Diagnstico en este momento presta un servicio que se podra
denominar bueno, pero el servicio en el rea administrativa podra ser
mejorado, ya que aunque el paciente se sienta bien al recibir el servicio mdico
en el momento que tiene que efectuar un pago o realizar un trmite que incurra
en el manejo de papelera esto le puede resultar tedioso, tomando como
ejemplo a los pacientes que a la hora de facturar se quejan sobre la forma de
cmo se hace.
El centro de Diagnstico cuenta con un gran respaldo en el rea mdica, como
dicen: la mejor publicidad es un cliente satisfecho, pero si aunado a esto se
implementase un sistema de apoyo en el rea administrativa que permita al
paciente en un corto tiempo, realizar pagos u otro tipo de operaciones, el
servicio sera de mejor calidad.
Aunque en este momento se tiene una serie de limitaciones, no son imposibles
de librar y con una inversin se podra mejorar el servicio, las bases ya estn,
tomando en cuenta la capacidad del personal con el que se cuenta, solo falta
darle el apoyo necesario en el rea administrativa introduciendo tecnologa que
les permita trabajar de una manera ms rpida y eficiente y esperar a la larga
obtener mejores resultados con ms pacientes satisfechos.

B.1.1 MISION:
Prestar un excelente servicio a los pacientes para su pronta mejora, apoyados
en el sistema de atencin personalizada.
B.1.2 VISION:
Convertirse en un Centro de Diagnstico donde el paciente sea la
persona ms importante.

B.1.3 METAS:
Incrementar la productividad de los empleados en un 40% en un perodo
de un ao, brindando motivaciones personales e incrementos salriales.
Disminuir el tiempo de atencin de los pacientes en el rea
administrativa, en un 50%.

B.1.4 OBJETIVOS:
Mejorar los servicios que se prestan actualmente, utilizando para ello la
tecnologa Medica ms moderna.
Implementar un control en el rea administrativa que permita brindar un
mejor servicio.
Contar con un sistema de computo que permita integrar la mayora de
operaciones realizadas en el rea administrativa (cobros, control de
pacientes, nmina, pago a proveedores), incrementando la
productividad.
Se debe crear un manual de procedimientos de procedimientos, en el
cual se establezcan normas y reglas sobre la toma de decisiones
internas.
B.1.5 FACTORES INTERNOS Y EXTERNOS
B.1.5.1 INTERNOS:
Falta de Seguridad de la informacin:
Existe el riesgo de fuga o prdida de informacin debido a que los
mismos se guardan en archivos fsicos.
Acumulacin de trabajo:
Falta de asignacin de atribuciones del puesto; una misma persona
realiza varias tareas: Atencin de pacientes, Cobros, Nmina, Control
de pacientes de forma manual.
No se tiene una agenda diaria en la que se programen las tareas del
da.
Falta de un sistema de computacin adecuado que permita realizar
las tareas anteriores de una forma ms eficiente y rpida.
Mobiliario del personal inadecuado; no existe una rea especfica de
trabajo.
B.1.5.2 EXTERNOS:
Falta de seguridad en el rea:
Debido a la ubicacin y por las personas que frecuentan el rea, esto
unido a la falta de seguridad policaca en la zona, puede inspirar un poco
de desconfianza en algunas personas.
Falta de solidez econmica del pas:
Debido a varios factores como: Los escndalos de iliquidez de algunos
bancos, los paquetazos fiscales, el mal manejo de los fondos del
gobierno.
Problemas en la Economa Mundial:
El alza del dlar y los cambios drsticos que sufre la economa en
Estados Unidos debido a las guerras que se estn llevando a cabo,

puede perjudicar en la variacin de precios en determinados materiales o

equipos que se necesiten adquirir.
Cambio prximo de gobierno:
El prximo cambio de gobernantes puede representar en este momento
un factor importante, debido a las nuevas leyes e impuestos que el nuevo
gobierno pueda decretar.

B.1.6 RESTRICCIONES:
Horario de atencin del servicio a los pacientes:
Se tiene un horario muy rgido de servicio, el cual no hace excepciones.
Falta de manual de Procedimientos:
No se tiene un manual en el que se describa en que momento y por
quien deben ser tomadas decisiones importantes, as como en el caso de
una emergencia los pasos a seguir sin que se tenga que consultar a una
persona de mayor jerarqua que pueda ser difcil de localizar.
Parqueo:
No se cuenta con un rea de parqueo propio que tenga un fcil y rpido
acceso a los pacientes que por alguna razn no pueden realizar mucho
esfuerzo, y la seguridad de que el carro se queda en un lugar seguro.

B.1.7 FORTALEZAS, OPORTUNIDADES, DEBILIDADES Y

AMENAZAS

(ANALISIS FODA):
FORTALEZAS

OPORTUNIDADES

Se tiene experiencia y capacitacin

constante al personal que labora en
reas mdicas
Actualizacin constante de equipo
medico quirrgico
Preferencia por un buen servicio a los
pacientes

Ofrecer un horario ms flexible en

algunas especialidades
Ampliar sus instalaciones y realizar
nuevos servicios
Automatizar el rea administrativa y
prestar un mejor servicio

DEBILIDADES

AMENAZAS

No existe un sistema de
almacenamiento de datos

Empresas que prestan los mismos

servicios a precios ms favorables,
con mejor ubicacin y con horarios
ms flexibles
Alza constante de los impuestos y
aranceles
Cambio o modificcines de leyes y
decretos
Tecnologas cambiantes en reas
mdicas.

Mala organizacin en la distribucin

de las tareas administrativas
No existe control especfico en la
administracin de la informacin
Existe insatisfaccin de algunos
pacientes debido a trmites un poco
lentos

B.2 A DONDE SE QUIERE LLEGAR?

Ofrecer y prestar el mejor servicio, a un precio competitivo, de alta calidad, en
un menor tiempo, reduciendo la posibilidad de confusin o perdida de
informacin en cada una de las tareas administrativas, obteniendo respuestas
de una manera eficiente, concisa y veraz.

B.2.1 OBJETIVOS DEL ESTUDIO:

Organizar las tareas y el sistema de almacenamiento de de datos el
rea administrativa.
Establecer puntos de control y seguridad de la informacin que se
este manejando en el rea.

B.2.2 LOGROS A PERSEGUIR:

Realizar las tareas administrativas eficientemente, con un sistema dinmico,
confiable y muy rentable.

B.3 QUE SE PUEDE HACER?

Lo primero que se debe hacer es implementar el sistema de almacenamiento
de datos, establecer manuales de procedimientos, estndares y parmetros de
comportamientos de los pacientes, codificar los diferentes servicios y precios de
los mismos, con ello se lograra disminuir el sobre costos en utilera y tiempo en
las diferentes etapas de los servicios que se prestan a los pacientes.

B.4 CMO SE PUEDE LLEGAR ALLI?

Ordenando las tareas administrativas, ingresando al sistema de forma
adecuada toda la informacin de pacientes y de los diferentes
procedimientos, para que esta quede almacenada y este disponible y pueda
ser consultada en cualquier momento por el personal autorizado,
permitiendo la toma de dediciones en las diferentes actividades que se
realice en el centro medico.
Capacitando al personal involucrado para que pueda utilizar de una manera
eficiente el sistema.
As como estar pendiente del mantenimiento peridico del sistema
implementado.

B.4.1. ESTABLECIENDO PRIORIDADES:

Equipar las oficinas con equipo necesario.
Implementar programas de nminas, facturacin y control de
pacientes.

B.4.2. PLANIFICAR LAS ACCIONES A TOMAR:

Cotizar precios de mobiliarios, escritorios, sillas.
Cotizar equipo de cmputo adecuado y que se ajuste a las
necesidades de la empresa.

B.4.3. ESTABLECER RECURSOS:

Al realizar las cotizaciones de mobiliario y equipo de cmputo, se
debe presentar el informe a la gerencia para su estudio y
aprobacin.

B.4.4. ESTABLECER CONTROLES:

Mantenimiento y revisin peridica del equipo, sometindolo a
pruebas.

MATRIZ FODA
FACTORES INTERNOS
1.

2.

3.

FORTALEZAS:
Experiencia y
capacitacin
constante del
personal.
Modernizacin
constante de
equipo medico.

1.
2.

Mala distribucin de
las tareas
administrativas.

3.

No existe control de
la informacin

4.

Los trmites son un

poco lentos.

Servicio al cliente

FACTORES EXTERNOS

OPORTUNIDADES:
1.

Poder ampliar
horarios flexibles.

2.

Ampliar
infraestructura y
nuevos servicios

3.

1.

2.

OBJETIVOS
ESRATEGICOS Y
ESTRATEGIAS(FO)
1. Ampliar los horarios
de atencin y crear
nuevos servicios.
2.

Automatizar rea
administrativa
AMENAZAS:
Competencia,
precios ms bajos
y horarios ms
flexibles.
Alza de impuestos,
aranceles que
afectan precios.

3.

Cambios de leyes.

4.

Tecnologa
cambiante

Campaa con
enfoque en alta
calidad de servicio
a los pacientes.

OBJETIVOS
ESRATEGICOS Y
ESTRATEGIAS(FA)
1. Ofrecer a los
pacientes servicios
de calidad a precios
a bajo precio.

2.

DEBILIDADES:
No hay Base de
Datos

Establecer una
estabilidad
econmica para
poder sobresalir
ante las nuevas
tecnologas.

OBJETIVOS
ESRATEGICOS Y
ESTRATEGIAS(DO)
1. Automatizar el rea
administrativa.

2.

Crear Base de
Datos, simplificar y
agilizar los trmites
existentes.

OBJETIVOS
ESRATEGICOS Y
ESTRATEGIAS(DA)
1. crear el sistema
que permitir
ampliar los horarios
de atencin y la
creacin de nuevos
servicios.
2.

Posibilidad de
competir en el
mercado
adquiriendo nueva
tecnologa para
poder servir
eficientemente.

C. EL PROBLEMA
C.1 ANTECEDENTES DEL PROBLEMA

Segn informacin recabada, la falta de un sistema de almacenamiento de

datos o de informacin ha existido desde el inicio del Centro de Ciruga y
Diagnostico CEDI, nadie se ha propuesto ni responsabilizado en llevar a cabo la
implementacin de un sistema de almacenamiento de informacin de pacientes,
que simplifique las tareas administrativas, pues la falta de un historial clnico de
pacientes ha impedido crear estndares o parmetros de comportamiento de
los pacientes documentados es el mayor problema en la oficina administrativa
del centro.
Las consecuencias pueden ser:
Procedimientos y atencin a pacientes un poco costosos y mas
esfuerzo humano.
Prdida de tiempo en la recepcin o entrega de resultados clnicos,
Algunos pacientes insatisfechos

C.2 JUSTIFICACIN DEL PROBLEMA

Con el fin de encontrar la mejor solucin a este problema, se he venido
realizando un tipo de encuestas a los pacientes y estos han coincidido en que
en necesario mejor muchos aspectos, entre ellos la atencin a pacientes, pues
existen algunos proceso en los que se debe mejorar en calidad, buen servicio,
confiabilidad y en el menor tiempo posible.
Es evidente que el sistema de almacenamiento de informacin es muy
necesario para el centro, permitir crecer como Centro de Ciruga y Diagnostico
y de esta forma poder competir en este mbito.
QUE SE ALCANSA SI SE RESUELVE EL PROBLEMA:
Lo primero que se alcanzara seria trabajar con un sistema dinmico y
confiable.
Bajaran los costos de gastos de utilera y tiempo.
Se contara con un considerable registro de historial clnico de
pacientes, fcil de consultar, lo cual ayudara a crear parmetros de
comportamientos.
Las tareas administrativas podran seguir siendo ejecutadas por una
solo secretaria, esto viene a favorecer al Centro, pues reduce los
gastos operativos.

QUE PASARIA SI NO SE RESUELVE EL PROBLEMA:

Pues el problema seguira existiendo, no se tendr un sistema
dinmico y confiable para el almacenamiento de datos.
No se podrn crear manuales de procedimientos, la calidad de los
servicios podran ir disminuyendo debido a que la competencia y la
globalizacin es constante.
Los costos y gastos de operacin podran ir en aumento dando lugar
perdida
Ineficiencia en las exigencias de los pacientes.

C.3 DETERMINACION DEL PROBLEMA

La falta de un sistema de almacenamiento de datos o de informacin, que

permita tener guardada gran cantidad de informacin, disponible y fcil de
consultar en cualquier momento, que ayude a formular estndares,
procedimientos y agilizar no solo los tramites sino tambin los servicios, esta
provocando insatisfaccin en algunos clientes, perdida de tiempo, altos costos
en operacin.
Lo que se busca con este proyecto es distribuir adecuadamente las tareas,
llevarlas a cabo eficientemente, que los datos queden documentados y puedan
ser consultados en el momento necesario, para la toma de decisiones, ya sea
para el departamento administrativo o para el propio paciente, que los trmites
e inscripcin de pacientes sea breves y sin contratiempos.

C.4 A QUE DEPARTAMENTO AFECTA EL PROBLEMA

El departamento mas afectado es el mismo departamento administrativo, pues
si no existe un sistema de computo, las tareas se realizan de modo manual,
entonces los datos claro que quedaran guardados pero en archivos fsicos y
esto provoca que las actividades en el rea se realicen ocupando mas tiempo.
A continuacin se describe en lo que mas afecta al departamento de
administracin:
Proceso de atencin e inscripcin de pacientes un poco lento
Entrega de resultados clnicos a destiempo
No se logra satisfacer a todos los pacientes
Algunos clientes optan por retirarse o cambiarse
Ineficiencia en atencin
Perdida de tiempo en la atencin de los pacientes.
Mal manejo de la informacin Medica de cada uno de los pacientes
que se atienden.
Falta de acomodacin de un horario especial para cada uno de sus
pacientes, lo cual puede ocasionar a la larga una mala atencin
mdica.

OTROS DEPARTAMENTOS QUE PODRIAN SER AFECTADOS

El departamento de Laboratorio, se ve afectado pues no existe el sistema que
les permita desde ese lugar revisar en pantalla los datos o estados clnicos de
pacientes, poder asignar y guardar en el sistema los exmenes o servicios que
se les realicen a los pacientes en el laboratorio, entonces el paciente tendra
que regresar a administracin para que la secretaria le revise los datos d los
servicios realizados.

GERENCIA:
Aunque la Gerencia no realiza demasiadas tareas
Esta rea se puede ver afectada debido a la falta de informacin de los
pacientes.
El Gerente regularmente no se entera del movimiento del da sino hasta el final
de cada da cuando se le entregan cuentas detalladas.
No posee una agenda de los pacientes que se deben atender y el horario de
cada uno de ellos.
No hay forma de saber que tiene o quien es el paciente que le espera, aunque
este lleve un tratamiento regular, sino hasta que recibe la ficha del paciente.
En conclusin todo el Centro de Ciruga y Diagnostico CEDI, se ve afectado,
pues si la administracin y los procesos no son automatizados, se seguirn
trabajando y ejecutando todas las tareas de forma manual, y esto al final
provocara que los pacientes o usuarios tengan la necesidad de retirarse y
buscar otros centros que les presten servicios con una mejor atencin, con
resultados confiables, y en el momento mas oportuno.

C.5 CAUSAS QUE ORIGINARON EL PROBLEMA.

Segn lo analizado en este estudio, aqu las causas del problema son; que no
existe un sistema de almacenamiento de datos automatizado, que permita
almacenar todo tipo de informacin referente a pacientes o otros procesos, que
sirva de base para la toma de decisiones en el departamento administrativo o a
nivel de pacientes.
Es posible que esto este sucediendo por la falta de inters de la Gerencia, que
no se ha preocupado por automatizar los procesos en el centro.
Haciendo un anlisis acerca de Capacidad, Control, Comunicacin, Costo y
Competitividad.
Se considera que estos factores no se estn poniendo en practica es por ello
que se cuenta con un ndice un poco alto de gastos de utilera, perdida de
tiempo y bastante esfuerzo humano, a raz de estos factores que se han
descuidado.
CAPACIDAD:
Las causas de este problema son varias,
El problema no se ha solucionado debido a que la gerencia no se lo
ha propuesto, y el nmero de actividades han crecido
considerablemente, y la capacidad para el manejo y proceso de la
informacin tiene limitaciones.
El espacio en la oficina no es el adecuado, el espacio es bastante
reducido y esto afecta el rendimiento en la realizacin de las tareas
administrativas.
CONTROL:
Actualmente no se cuenta con un sistema adecuado de control de la
informacin en cada uno de los procesos administrativos, no se han
definido los puntos de riesgo, mucho menos con un control preventivo,
solo existe un sistema correctivo, pero es muy complicado debido a que
es manual y un poco costoso de realizar.
COMUNICACIN:
Debido a que no existe un sistema adecuado que permita la
comunicacin entre gerencia, administracin y otras reas, no se han
realizado las tareas con el objetivo deseado, porque no existen
herramientas que permitan minimizar el tiempo y el costo en el esfuerzo
humano, en el intercambio de la informacin dentro de las actividades
administrativas, porque no se han tomado las decisiones adecuadas para
la creacin e implementacin de un sistema automatizado.

COSTOS:
Los costos de operacin estn elevados, ya que no se estima y no se
lleva el control adecuado del costo de cada servicio o gastos mdicos en
si, es por ello que el departamento por este lado no camina del todo bien.
Aun as, y con las demandas de los clientes o pacientes se ha invertido
en equipamiento de los laboratorios y no en el rea administrativa, donde
se utilizan muchos formularios.
Costos elevados para la impresin.
Sin tomar en cuenta salarios, papelera y tiles de oficina, depreciacin
de la mquina de escribir, como nico equipo existente en la oficina.

COMPETITIVIDAD:
La falta de un sistema de almacenamiento de datos esta limitando en todos
los aspectos a que el centro pueda competir a nivel nacional.
Las razones son las siguientes:
No se cuenta con procedimientos claros y estandarizados.
No existen parmetros de comportamientos de pacientes.
No se cuenta con una base de datos de ingreso, almacenamientos o
de historial clnico de pacientes.
El flujo de informacin manual no es muy confiable.

La automatizacin ayudar ha atraer clientes o pacientes nuevos, se mejoraran

los servicios que se presten, tambin permitir adquirir nuevos conocimientos,
as como nuevos y originales productos innovadores que darn margen a una
ventaja competitiva en el mbito de la medicina.

C.6 IMPORTANCIA DE RESOLVER EL PROBLEMA A

NIVEL INSTITUCIONAL Y NACIONAL

NIVEL INSTITUCIONAL:
La importancia de llevar a cabo el proyecto y darle solucin al
problema es: lograr aumentar aun ms la atencin a pacientes y
clientes, lograr disminuir el porcentaje de gastos operativos, lograr la
atencin de ms pacientes, garantizndoles servicios de mejor
calidad con un mnimo de esfuerzo a precios accesibles.
Lograr que todos los procesos y procedimientos sean efectuados
automticamente desde un computador.
Se espera que este nuevo sistema venga a beneficiar en s a todo el
Centro de Ciruga y Diagnostico, CEDI.

IMPORTANCIA A NIVEL NACIONAL:

Que el centro crezca en calidad, atencin y servicio, creando ms empleos,
abriendo nuevos centros nivel nacional y hasta internacional.

D. DETERMINACION DE LOS OBJETIVOS, METAS Y

PERFIL DEL PROYECTO
D.1 METAS Y OBJETIVOS A ALCANZAR CON LA REALIZACIN DEL
PROYECTO.
Para el logro de los objetivos, se estarn trazando diferentes metas. Se estar
capacitando al personal administrativo, se estar concientizando el beneficio
para todo el centro, de llevar a cabo el proyecto, se escucharan opiniones del
personal involucrado, se tratar de recanalizar respuestas o actividades
negativas que pudieran darse por parte del personal, tanto administrativo como
no administrativo, se llevar a cabo un control preventivo y correctivo en los
diferentes proceso, etc.
1) Necesidad:
Capacitar al personal administrativo para el uso adecuado del nuevo sistema
que se implementar, impartir programas de capacitacin a corto plazo.
Objetivo:
Poner en marcha el funcionamiento del sistema de manera eficiente y eficaz.
Meta:
La meta trazada para lograr el funcionamiento del nuevo sistema ser de 2
meses.

Necesidad:
Llevar a cabo la realizacin de manuales de procedimientos, parmetros de
comportamientos, y los diferentes procesos.
Objetivos:
Atraer ms usuarios o pacientes con la implementacin del muevo sistema y
aumentar el volumen de atencin y servicios.
Meta:
Lograr la estandarizacin de los procedimientos, comportamientos clnicos de
los pacientes y de los procedimientos en un lapso de 2 meses.
2)

Necesidad:
Disminuir los ndices de gastos que se atraviesa en administracin.
Objetivos:
Lograr aumentar la atencin a pacientes por arriba del 80%
Meta:
Lograr obtener los resultados trazados en los primeros 6 meses de la etapa del
funcionamiento del nuevo sistema.
3)

D.2 PERFIL DEL PROYECTO

D.2.1 TITULO DEL PROYECTO:
CREACION DEL SISTEMA DE ALMACENAMIENTO DE DATOS EN EL
AREA ADMINISTRATIVA DEL CENTRO DE CIRUGA Y DIAGNSTICO
(CEDI)
D.2.2 COORDINADOR:
El coordinador del proyecto ser el Gerente General, ya que ser el
responsable de la planificacin y programacin de las tareas administrativas.
D.2.3 DESCRIPCIN DEL PROYECTO:
Se utilizara un sistema de Base de datos Relacionada con los mdulos de
bases de datos que sean necesarios para llevar acabo el ingreso y captura de
datos de informacin de cada paciente o servicios.
Esto se llevar a cabo en SQL para que los reportes y consultas de informacin,
el sistema los muestre automticamente y sean fciles de obtener, que sea de
gran apoyo para la toma de decisiones sumamente importante por el usuario
final, para la estandarizacin de los diferentes procedimientos clnicos.
D.2.4 TIEMPO DE DISPONIBILIDAD DEL PROYECTO: 6 MES
PERSONAL INVOLUCRADO:
El personal con que se cuenta actualmente son: el Gerente y la Secretaria
Administrativa.
Se capacitar al personal (secretaria) que llevar el ingreso diario de la
informacin al muevo sistema, dicho personal ser la persona asignada y
responsable de cada proceso.
Se proceder de esta forma con el objetivo de no incrementar el costo del
recurso humano y con ello no aumentar el costo de operativo a si tambin no
elevar el costo del proyecto:
Se contratara un tcnico instalador de redes, los usuarios del nuevo sistema
tambin sern capacitados por el tcnico de redes, ya que el centro no cuenta
con un sistema de informtica, se instalara un computador central, con
capacidad de almacenamiento de datos.
DETALLE DE LOS SALARIOS QUE SE LE PAGAR AL PERSONAL:
Sueldo de secretaria
mensual
Q. 2,500
Sueldo del tcnico instalador de red Q. 3,500
Sueldo del coordinador del proyecto Q. 6,000

D.2.5 DESCRIPCIN DEL COSTO DEL PROYECTO

COSTO
TOTAL

DESCRIPCIN
Implementacin en equipo hardware

Q 24,200.00

Implementacin de software

Mobiliario y equipo
En capacitacin al personal

6,600.00
Q. 5,700
Q. 2,500

Sueldo de secretaria

Q. 2,500.00

Sueldo del tcnico instalador de red

Q. 3,500.00

Sueldo del coordinador de proyecto

Q. 6,000.00

MONTO TOTAL

Q 51,000.00

D.2.6 JUSTIFICACION DEL COSTO Y AHORRO NETO:

Costo aproximado del proyecto: es de cincuenta y un

mil

quetzales

exactos.
CONCEPTO

INVERSION
UNICA

Costo Actual de
impresin de
formularios, cintas de
maquina de escribir,
fotocopias y otros tiles
(segn promedio de
gastos)
Costo de Papelera y
Cintas Para Equipo,
con el nuevo sistema
Costo Promedio del
Equipo con un tiempo
Q 51,000.00
de vida mnimo de
cinco aos
INVERSION PROMEDIO DE UTILES
Y PAPELERIA

El tiempo de vida estimado del

equipo es de 5 aos.

INVERSION
ANUAL

INVERSION
PROMEDIO EN
CINCO AOS

Q 1,822.00

Q 21,864.00

Q 109,320.00

9,360.00

Q 46,800.00

Q 12,504.00

Q 62,520.00

INVERSION
MENSUAL

780.00

Q 1,042.00

Ahorro
Mensual

Ahorro
Anual

Ahorro
promedio en
cinco aos

CUADRO DE COSTO/BENEFICIO

NO AUTOMATIZADO

AUTOMATIZADO

Se tienen atrasos en atencin, entrega

de resultados y almacenamientos de
informacin de pacientes
Se producen gastos en utilera y
mucho esfuerzo humano

Se contara con procesos automticos

y fciles de ejecutar

Se reducirn los gastos de utilera y ya

no se utilizaran muchos archivos
fsicos.
No se cuenta con un sistema de
Se contara con un sistema dinmico
almacenamientos de datos que apoye de almacenamiento d datos, donde
la toma de decisiones
exista el historial clnico de los
pacientes
Se sacrifica el recurso humano, y
Se utilizara menor esfuerzo humano
mucho desorden de las tareas
para la realizacin de las tareas
administrativas
administrativas, realizndolas con
eficacia.
Se piensa en contratar a ms personal Con el nuevo sistema por el momento
administrativo para la realizacin de
no ser necesario contratar ms
las actividades
personal para el rea de
administracin, ya que se minimizaran
los papeleos y los procesos
burocrticos.

E. PLAN DE IMPLEMENTACIN

E.1 Definicin de actividades:

No.
ACTIVIDAD
1
Elaboracin del nuevo sistema
2
3
4
5
6
7
8
9
10

DESCRIPCION
Se creara un sistema de almacenamiento de datos que servir d
apoyo a la toma decisiones.
Identificacin de todos los servicios que Se identificara y asignara cdigo a todos los servicios con sus
se prestan
respectivos costos, que sern ingresados al sistema
Elaboracin fichas de pacientes
Se elaboraran fichas de pacientes, cuenta corriente de pacientes,
proveedores, y otros servicios
Cotizacin y compra de equipo
Se realizara la cotizacin y posteriormente la compra del equipo
para la implementacin del sistema.
Instalacin del cableado para la red
Se instalara una pequea red que permitir la conexin del
computador central a las computadoras de gerencia y secretaria
Instalacin de hardware y modulares
Se instalaran tres computadoras y modulares, en la oficina de la
secretaria, Gerente y un computador central
Instalacin del Software
El software ser instalado en el computador central, el computador
de la oficina de la secretaria, ser de proceso o ingreso y consulta
de datos.
Elaboracin de un sistema preventivo
Se llevara a cabo un sistema de control que permita identificar
desviaciones en los resultados esperados
Elaboracin de un sistema correctivo
Se elabora un sistema que permita corregir los errores o
desviaciones en la ejecucin del proyecto
Prueba de funcionamiento del equipo
Se harn pruebas de monitoreos durante tres das, y se
implementara un plan de contingencia en caso hubiera algn
problema o falla.

E.2 Cronograma
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

Actividades
Elaboracin del nuevo sistema

Duracin
6 das

Inicio
Enero

Finalizacin
Enero

Responsable
Tcnico en sistemas e
instalador de red
Gerente General

Identificacin de todos los

servicios que se prestan
Elaboracin de fichas de pacientes
Cotizacin y compra de equipo

5 das

Enero

Enero

6 das
3 das

Febrero
Febrero

Febrero
Febrero

Instalacin del cableado para la

red
Instalacin de hardware y
modulares
Instalacin del Software
Elaboracin de un sistema
preventivo
Elaboracin de un sistema
correctivo
Prueba de funcionamiento del
sistema

5 das

Marzo

Marzo

Secretaria/Gerente
Secretaria/tcnico
sistemas
Tcnico en sistemas

3 das

Marzo

Marzo

Tcnico en sistemas

3 das
5 das

Marzo
Abril

Marzo
Abril

4 das

Abril

Abril

6 das

Abril

Abril

Tcnico en sistemas
Tcnico en
sistemas/coordinador
Tcnico en
sistemas/coordinador
Tcnico en sistema

E.3 Diagrama de Gantt

DURACION 4 MESES, AO 2OO7

No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

ACTIVIDADES
Elaboracin del nuevo sistema
Identificacin de todos los servicios que se
prestan
Elaboracin de fichas de pacientes
Cotizacin y compra de equipo
Instalacin del cableado para la red
Instalacin de hardware y modulares
Instalacin del Software
Elaboracin de un sistema preventivo
Elaboracin de un sistema correctivo
Prueba de funcionamiento del sistema

ENERO

FEBRERO

MARZO

ABRIL

F. PLAN DE CAPACITACION

F.1 Definicin de las actividades:

No.
1
2

ACTIVIDAD
Capacitacin en el uso del sistema al
gerente
Capacitacin sobre computacin y el
uso del sistema a la secretaria

DESCRIPCION
Se llevara a cabo una capacitacin personal al Gerente, para que tenga
el conocimientos correcto de cmo funcionara el sistema implementado.
Se llevara a cabo una capacitacin personal a la secretaria, para que
tenga los conocimientos sobre computacin y de cmo ingresar datos y

Capacitacin sobre nuevos

procedimientos de procesos

Capacitacin sobre definicin del

sistema

Capacitacin sobre productividad

Capacitacin sobre liderazgo y toma de

decisiones

Prueba de conocimientos

el funcionamiento en si del sistema implementado.

Se capacitara a la secretaria sobre el nuevo procedimiento para realizar
las tareas, y la importancia de contar con un nuevo sistema de
almacenamiento de datos
Se capacitara a los usuarios del sistema, sobre las caractersticas del
software, como por ejemplo; limitaciones, ventajas, capacidades y
compatibilidad de mismo
Se impartir un curso de productividad a la secretaria, con el fin de
hacer mas productivas la horas de trabajo.
Se impartir un curso de liderazgo y toma de decisiones a la secretaria,
con la idea de mejor actitudes y aptitudes, y con ello lograr adaptarse
fcilmente al nuevo sistema.
Se elaborara un test para prueba de conocimientos con respecto al uso
adecuado y funcionamiento del nuevo sistema, con el cual se evaluara a
los usuarios del sistema.

F.2 Cronograma:
No.
1

Actividades
Capacitacin en el uso del sistema al
gerente

Duracin
3 das

Inicio
Mayo

Finalizacin
Mayo

Capacitacin sobre computacin y el

uso del sistema a la secretaria

5 das

Mayo

Mayo

Capacitacin sobre nuevos

procedimientos de procesos

5 das

Mayo

Mayo

Responsable
Tcnico en
sistemas e
instalador de red
Tcnico en
sistemas e
instalador de red
Gerente/tcnico en
sistemas

Capacitacin sobre definicin del

sistema

3 das

Mayo

Mayo

Capacitacin sobre productividad

3 das

Mayo

Mayo

Capacitacin sobre liderazgo y toma de

decisiones
Prueba de conocimientos

3 das

Mayo

Mayo

2 das

Mayo

Mayo

F.3 Diagrama de Gantt

DURACION 1 MES, AO 2007
NO.

ACTIVIDADES

Capacitacin en el uso del sistema al gerente

Capacitacin sobre computacin y el uso del sistema

a la secretaria
Capacitacin sobre nuevos procedimientos de
procesos.
Capacitacin sobre definicin del sistema

3
4

MAYO

Tcnico en
sistemas e
instalador de red
Instructor del
Intecap
Instructor del
Intecap
Tcnico en
sistemas e
instalador de red

Capacitacin sobre productividad

Capacitacin sobre liderazgo y toma de decisiones

Prueba de conocimientos

G. PLAN DE EVALUACION
G.1 Definicin de las actividades:
No.
1
2
3
4
5
6
6

ACTIVIDAD
Evaluacin de conocimientos de la
computacin
Evaluacin en cuanto al conocimiento
del nuevo sistema
Evaluacin a los usuarios del sistema,
en cuanto a algn cambio de actitud
Evaluacin en cuanto a los nuevos
procedimientos
Evaluacin y control del sistema
Evaluacin del funcionamiento del
sistema
Evaluacin en la eficiencia de atencin

DESCRIPCION
Se evaluara a los usuarios sobre conocimientos adquiridos durante la
practica y aprendizaje de computacin.
Se llevara a cabo una evaluacin, especialmente a la secretaria con el
objetivo de catalogar los conocimientos adquiridos del nuevo sistema
Se evaluara, especialmente el cambio de actitudes de los usuarios, para
determinar mejoras en el comportamiento.
Se evaluara al personal en cuanto a los nuevos procedimientos y a la
realizacin de las tareas administrativas.
Se evaluara la velocidad de procesamiento de la informacin, tiempo en
que se ejecutan las tareas, y la exactitud con que son ejecutados
Se realizaran monitoreos peridicos del funcionamiento del sistema, se
imprimirn reportes de los procesos y procesamiento de la informacin.
Se llevara a cabo una evaluacin de los servicios que se prestaran,
donde el cliente o paciente ser quien lo indique por medio de

Evaluacin de las tareas administrativas

Evaluacin y control del sistema

Evaluacin y control del sistema

encuestas, en ciertos periodos.

Se realizaran evaluaciones y se realizaran auditorias sobre el
cumplimiento y la realizacin de las tareas administrativas.
Se harn pruebas de la seguridad del sistema, como restricciones de
acceso a personal no autorizado a mismo.
Se harn pruebas de la seguridad del sistema, como restricciones de
acceso a personal no autorizado a mismo, si hubiera riesgo de fuga de
informacin, modificar condiciones de seguridad.

G.2 Cronograma:
No.
1

Duracin
2 das

Inicio
Mayo

Finalizacin
Mayo

Evaluacin en cuanto al conocimiento

del nuevo sistema

2 das

Mayo

Mayo

Evaluacin a los usuarios del sistema,

en cuanto a algn cambio de actitud
Evaluacin en cuanto a los nuevos
procedimientos
Evaluacin y control del sistema

2 das

Junio

Junio

3 das

Junio

Junio

3 das

Junio

Junio

Evaluacin del funcionamiento del

sistema

2 das

Junio

Junio

Evaluacin de las tareas administrativas

6 das

Junio

Junio

Evaluacin y control del sistema

4 das

Junio

Junio

2
3
4
5

Actividades
Evaluacin de conocimientos de la
computacin

Responsable
Tcnico en
sistemas e
instalador de red
Tcnico en
sistemas e
instalador de red
Gerente o
coordinador
Gerente o
coordinador
Tcnico en
sistemas e
instalador de red
Tcnico en
sistemas e
instalador de red
Gerente o
coordinador
Tcnico en

Evaluacin y control del sistema

5 das

Junio

Junio

sistemas e
instalador de red
Tcnico en
sistemas e
instalador de red

G.3 Diagrama de Gantt

DURACION 2 MESES, AO 2007
NO.

ACTIVIDADES

1
2

Evaluacin de conocimientos de la computacin

Evaluacin en cuanto al conocimiento del nuevo
sistema
Evaluacin a los usuarios del sistema, en cuanto a
algn cambio de actitud
Evaluacin en cuanto a los nuevos procedimientos
Evaluacin y control del sistema
Evaluacin del funcionamiento del sistema
Evaluacin de las tareas administrativas
Evaluacin y control del sistema
Evaluacin y control del sistema

3
4
5
6
7
8
9

MAYO

JUNIO

Fase 1
Anlisis de sistemas 1
A. Planteamiento estratgico de la informacin
A.1 Determinacin de las herramientas necesarias para el
funcionamiento del sistema propuesto.
Se requiere de las siguientes herramientas y equipo de hardware.
Computadoras
Telfono inalmbrico
Impresoras

Caractersticas del equipo que se necesita.

CANTIDAD

1
1
1

DESCRIPCIN

UBICACION

Computadoras Pentium IV con Disco Duro de

Estar en la
80 Gb y Memoria de 256 Mb, Tarjeta de Red,
oficina del
MODEM de 56K, con pantallas LCD de 15 plg.
Gerente del
Con CD-Rom 52 X, incluyendo teclado, Mouse, Centro(Servid
Bocinas.
or)
Estar en la
oficina de la
Computadoras Pentium IV con Disco Duro de
secretaria, y
80 Gb y Memoria de 256 Mb, Tarjeta de Red,
servir para el
MODEM de 56K, con pantallas LCD de 15 plg.
ingreso de
Con CD-Rom 52 X, incluyendo teclado, Mouse,
datos y
Bocinas.
consultad de
los mismos
Se utilizara
Computadoras Pentium IV con Disco Duro de
como
1.0 GB y Memoria de 512 Mb, Tarjeta de Red,
computador
MODEM de 56K, con pantallas LCD de 15 plg.
central, de
Con DVD-CD-Rom RW 52 X, incluyendo
almacenamien
teclado, Mouse, Bocinas.
to de datos
Oficina de la
Impresora de matriz de punto Epson LX 810
secretaria
Oficina del
Impresora LaserJet 1320 series Epson
Gerente
Oficina de la
Telfono inalmbrico Panasonic KX-TF2403B
secretaria

A.2 Software a utilizar en el nuevo sistema, para hacer ms

productivas las actividades.
Se utilizara un sistema de Base de datos SQL (adquirido en Sistemas y
Soluciones, SA) con varios mdulos para el ingreso y consulta de datos.
El cual tendr vistas de Pacientes, Cuenta corriente de pacientes y
proveedores.

Cantidad de
Licencias
3
3

Descripcin del
Software
Licencias DE
Windows XP
(Professional)
Office XP Profesional
2003
Software de Base de
Datos elaborado en
versin SQL,
(Lenguaje de
consultas
secuenciales)
ejecutable con
Microsoft Access.

Utilizacin
Se instalar en las dos computadoras
como sistema operativo.
Ayudar a la realizacin de las
diferentes actividades administrativas
que se realicen, tanto el Gerente
como la Secretaria
Estar instalado en el computador
central, pero se utilizar en el rea
administrativa, y Gerencia, donde se
llevar a cabo tanto el ingreso como
consulta de la informacin, la cual
ayudar a llevar un mejor control de
datos.

A.3 Tipo de sistema de informacin a utilizar en este proyecto.

El modelo sistema mas conveniente a utilizar es el TPS, (sistema transaccional)
por ser un sistema muy dinmico, creado para administrar las tareas rutinarias o
repetitivas, esperando que este sea una herramienta confiable en la
administracin de informaciones en el departamento administrativo,
El objetivo de la implantacin del nuevo sistema de automatizacin es lograr
disminuir en buen porcentaje el uso de papeleo, y poder visualizar informacin
completa de pacientes en pantalla.

B. ANLISIS
Determinacin de los elementos necesarios para el sistema de
informacin.

B.1

Determinacin de los elementos del sistema, Entidades, procesos,

almacenes, flujo de datos

ENTIDADES:
Entre las principales entidades internas y externas estn:

Entidades internas:
Secretaria
Medico Especialista
Enfermera
Laboratorio clnico
Entidades externas:
Pacientes/clientes
Proveedores

PROCESOS:
Se refiere al ingreso y procesamiento de diferentes tipos de datos tanto para
verificar como para consulta y almacenamiento de informacin.

Asignacin e ingreso de cdigo de paciente

Ingreso de Nit o informacin de pacientes o clientes
Ingreso de fecha de consultas o tratamiento
Ingreso o asignacin de medico especialista
Ingreso de servicios

ALMACENES:
Pacientes
Detalle de factura
Encabezado de factura
Tipo de servicio o examen
Cuenta corriente de pacientes
proveedores
precios de servicios o exmenes

FLUJO DE DATOS:
El paciente o cliente solicita servicios
Obtencin y verificacin de datos de pacientes
Almacenamiento de datos varios
Verificar y consultar cuenta corriente de pacientes
Consultas de servicios y precios
Asignacin de servicios solicitados y precios de los mismos
Emitir factura
Se procesa forma de pago; efectivo, cheque o tarjeta de crdito
Se detallan facturas, se guardan y se entregan.
Se solicitan datos de pacientes
Ingresos de servicios
Se revisan datos de pacientes y se guardan

C. DISEO DEL SISTEMA PROPUESTO.

C.1 Diagrama de Flujo de Datos. Secuencia lgica de los procesos
DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS: (CEDI, Sistema de pacientes)

PROCESO 1
Obtencin y verificacin de datos
PACIENTE

Solicitud
de servicios

verifica
cuenta

PROCESO 2
Verifica de
Estad.
Clnico y
cuenta
corriente

Exp. Paciente

asignan
ser.prec

PROCESO 3
Ingreso de
servicios y
precios
solicitados

emision
factura

Consulta estado

Se consulta

de cuenta

lista precios

P4
Forma de
pago,
efectivo o
tarjeta de
crdito

Se

gurda No.
autorizacin
A1

Pacientes

A2 Cta. Corriente

A3

Precios serv.

A4

Emisora

de tar.

PROCESO 5
Se procede a
facturar, Nit o
cod. del cliente
o paciente

A1

PROCESO 7

PROCESO 6

Se detalla la factura
y se guarda

Consulta expediente
del paciente
Pacientes

Se ingresan los
servicios y
medicamentos a
cobrar

se revisa la
la factura

Se guarda factura
A5 Enc. Factura
Guardar detalle factura
A6 Detalle de factura
A2 Cuenta corriente

Se revisa, se
imprime y se
entrega factura

PACIENTE

C. 2 VALIDACION DEL SISTEMA

Con solo ingresar el cdigo de paciente y la opcin buscar, el sistema debe
mostrar datos del pacientes, si este no estuviera inscrito se procede a guardar
la informacin del mismo, con lo cual se podr tener guardada la informacin de
estado clnico y consultas, as como su historial clnico.
ENTIDADES DE ENTRADAS:
El ingreso de informacin o datos de los pacientes, sern todos aquellos
pacientes que deseen un servicio medico y se acerques a solicitar uno.

PROCESOS:
En este proceso, el paciente se acercar al centro solicitando un servicio, la
secretaria le solicitara sus datos, revisa cuenta corriente de paciente, si fuera de
nuevo ingreso, se le debe crear su cuenta y guardar sus datos, se asignan los
servicios solicitados y medico especialista, se procesa forma de pago, se
procede a facturar, se cargan los servicios y precios, se revisa y se imprime la
factura.

ALMACENES:
En el momento en que el paciente solicite un servicio la secretaria solicitara al
paciente su cdigo, para verificar su expediente de pacientes (almacn), aqu
estar guardada la informacin de pacientes, cuenta corriente de pacientes, se
verificara si el paciente tiene deuda o no, posteriormente revisara el almacn de
servicios que se prestan y precios de los mismos para asignar un servicio o
revisar los servicios que ya se le hayan prestado con anterioridad, Casa
emisora de tarjetas de crdito y detalle de facturas.

FLUJO DE DATOS:
El paciente solicitara algn tipo de servicio medico
La secretaria le solicitara todos sus datos
Si es paciente de nuevo ingreso asigna servicios, medico especialista, crea
cuenta corriente, despus del anlisis medico ingresa estado clnico y
guarda.
Si fuera paciente ya inscrito revisa cita y actualiza estado clnico y cuenta
corriente.

ANALISIS DE SISTEMAS II
D. DISEO DE ENTRADAS Y DE SALIDAS

D 1 DISEO DE SALIDA

D.2 DISEO DE PROCESO:

PROCESO
El paciente solicita
servicios, se le pide sus
datos.
Se verifica estado clnico y
cuenta corriente paciente.
Pasa paciente a consulta.
Si se paga con tarjeta de
crdito, se solicita la
tarjeta, se llena formulario
y pide autorizacin en
algunas ocasiones.
Se procede a facturar, se
solicita codpaciente y
numero de Nit, para emitir
factura
Se guarda detalle de
factura

PRE-CONDICION

POST-CONDICION

Ingreso de datos de
pacientes

Se verifica si existe
expediente

Si no tiene cuenta
corrientes, se procede a la
creacin de su cuenta
Ingreso de servicios o
examen medico del
paciente
Si la tarjeta es aceptada,
se procede.

Se ingresa sus estado

clnico y se guardan los
datos
Se verifican los exmenes
y los precios.

Se revisan los servicios o

medicamentos a cobrar

Se detalla la factura

Se actualiza cuenta
corrientes d paciente

Se revisa que todo este

bien, se imprime y se
entrega factura al
pacientes

Se ingresan los servicios a

cobrar

D.3 FORMATOS DE ALMACENAMIENTOS

D.3.1 DISEO DE ALMACENAMIENTO

A1 Ingreso de datos de pacientes

A2 Ingreso de datos, cuenta corriente de pacientes.

A3 Ingreso de datos de servicios:

A4. Ingreso de datos de Emisora de tarjeta de crdito

A5. Ingreso Enc. De facturas

D.3.2 Diagrama entidad relacin:

Cta. corriente
Numcuenta
Codpaciente
Codservicio
Status

Paciente
Codpaciente
Nitpacientes
Nompaciente
Edadpaciente
Sexpaciente
Dirpaciente
Telpaciente
Fecha
Servicios
Codservicio
Codpaciente
Descservicion
Costservicio
Numcuenta
Fecservicio

D.4 Diseo de entrada: