GENERADOR DE DOCUMENTOS

HECTOR AEXANDER CORTES JURADO

Qu es un generador de documentos?
Es una funcionalidad del que permite disear, elaborar un formato de acuerdo a algunas
necesidades del usuario; esto puede ser elaborando el documento completo o solamente
insertar variables (Valores, Nombres, Descripciones, etc.) sobre un formato pre impreso.
Qu Aspectos se Deben Tener en Cuenta Antes de Disear o Modificar el
Generador?
Lo primero que se recomienda es que hay que tener un archivo denominado
PLANTILL.TXT, este programa da una gua que nos permite ubicar en que lnea y en que
columna se va a ubicar, en otras palabras define el nmero de la lnea y columna en una
hoja; su funcionalidad se base en imprimir este documento sobre una hoja o formato para
determinar la lnea y columna en la cual se debe incluir cada una de las variables
Se recomienda que se tenga un formato pre impreso de la empresa para poder definir
cules son las variables que se necesitan incluir en generar y ubicar cada fila y columna.
Para imprimir se recomienda que se utilice la impresora con la que siempre se va a
trabajar estos tipos de documentos.
Ejemplo
NOTA: Se debe tener en cuenta que se puede aplicar en cualquier clase de documento
contable. En el caso comentado se toma en cuenta el Documento Remisin. Cuando se
tiene este formato no se sabe en qu lnea o columna nos debemos ubicar para ingresar
las variables entonces cuando se hace la impresin de la plantilla sobre ese formato se
puede identificar ms fcil las lneas y columnas se debe hacer.
Ruta Para Elaborar un Generador de Documentos
Para elaborar un Generador de Documentos es necesario ingresar a: Contabilidad,
Parmetros de Documentos y definicin de documentos. Se debe seleccionar e ingresar
al Tipo y Nmero de documento al cual se le va a disear en el Generador de
Documentos.
Para el ejercicio que se realiza se tomara generador de documento de la factura de venta,
se repasa los parmetros de la factura y hay un campo que se denomina tipo de
impresin en la cual se elegir por ejemplo pgina completa, media pgina, generador
nuevo, antiguo o formato minerva. En este caso se seleccionara generador nuevo, al
seleccionarlo el sistema preguntara si se va a modificar el formato, a lo cual se le indica
que si, en donde se puede modificar o empezar el generador.
Cmo se Elabora un Generador de Documentos?
Al desplegarse la ventana se divide en tres partes:

Parte superior: En esta seccin se encuentran los iconos que tienen alguna funcin
especfica en el diseo del generador.
En el icono que aparece un signo de interrogacin habilita un recuadro donde se da un
men de ayuda y se describe la funcionalidad de la mayora de los iconos que se
encuentran en la parte superior de la pantalla. Esta funcin tambien se habilita con la tecla
F6.

Con la tecla ESC: Se puede salir de la definicin del generador de documentos.

Con la tecla F1: El sistema permite ir guardando la definicin o las modificaciones
que se estn realizando y continuar en el diseo del generador
Con la tecla F2: permite realizar la bsqueda y seleccionar las variables que se
encuentran en el programa y se pueden incluir en el diseo del generador. Al
utilizar esta funcin el teclado debe estar en Letra MAYUSCULA, de lo contrario el
sistema no realizara la bsqueda de la variable.
Con la tecla F3: Se habilita la edicin del campo o variable seleccionada. Para ello
el cursor debe estar ubicado en el primer carcter de la variable. Al utilizar esta
funcin aparece como se llama la variable, el nmero de caracteres que tiene y el
cual puede ser modificado.
Con la tecla F7: El programa permite borrar una sola variable para ello se debe
estar ubicado en el primer carcter de la variable que desea eliminar
Con tecla de funcin F5: El sistema suprime una lnea.
Con tecla de funcin F9: Se inserta una lnea, la nueva lnea ser en el rengln
superior a la lnea en la cual se encuentra ubicado el cursor en ese momento de
utilizar la opcin

De igual manera los dems icono que aparecen en esta parte se los utiliza para disear
nuestro generador.
Parte media: permite ubicar en que lneas y columnas se encuentra y la manera de
desplazarse entre lneas y columnas se hace con las flechas del teclado.
Parte inferior: En esta parte se puede visualizar como va quedando el generador,
muestra los espacios ya definidos en el generador con alguna variable.
Recomendaciones Generales para la Definicin del Generador de Documentos
Algunas recomendaciones generales para el manejo del generador de documentos se
describen a continuacin:
a. El generador permite ingresar observaciones solo en el momento de la impresin del
documento y son opcionales si el usuario desea o no incluir informacin en estos campos.
Para realizar este proceso en el momento de disear el generador de Documentos se
INCLUYE en la lnea y columna requerida la variable.
b. Las variables de tems de inventarios (cdigo de producto, descripcin de producto,
cantidad, valor unitario, valor total, etc.) se deben ubicar en el cuerpo del documento. De
igual forma esta variables solo aplican cuando se tiene el Modulo de Inventarios

c. Las variables de la forma de pago (cdigo de la forma de pago, nombre de la forma de

pago, fecha de vencimiento, etc.), se deben ubicar despus de los tems del inventario
para que aparezcan en la impresin y solo se pueden utilizar una vez por generador.
d. El generador de documentos aplica solo para la impresin, en el momento de la
elaboracin del documento el sistema solicitara los mismos datos que tiene el formato
estndar.
e. Las variables NIT DEL TERCERO, SUCURSAL NIT, se utilizan para el Nit del
encabezado, y que las variables NIT-MOVIMIENTO y SUCURSAL DEL MOVIMIENTO son
las que se deben definir para la impresin de las secuencias.
f. Al imprimir comprobantes de egreso con generador de documentos y se imprime
Cheque se debe configurar la definicin del documento como Pgina completa; si se
enva la impresin solamente del comprobante de egreso sin cheque se puede
parametrizar a media pgina.
g. El generador de documentos se puede definir para formatos a media pgina y pgina
completa este ltimo puede ser en tamao carta y tamao oficio
h. El nmero de lneas por pgina y el Manejo de Pasan y Vienen son campos que NO se
asignan en la elaboracin del generador de documentos; sino en la definicin del
documento
i. Cuando NO se tiene un formato pre impreso es necesario en el generador definir las
lneas verticales y horizontales