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UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE SISTEMAS DE INFORMACIN Y DOCUMENTACIN
BOGOT
2006
Directora
Magster MARIELA LVAREZ RODRGUEZ
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE SISTEMAS DE INFORMACIN Y DOCUMENTACIN
BOGOT
2006
Notas de aceptacin
_____________________________
_____________________________
_____________________________
_____________________________
_____________________________
_____________________________
_____________________________
_____________________________
Firma del Presidente del Jurado
____________________________
Firma del Jurado
___________________________
Firma del Jurado
Bogot ______________
DEDICATORIA
A DIOS: Por que siempre me ha iluminado el camino, para
seguir adelante y obtener los recursos para el desarrollo y
terminacin de este proyecto.
A mi Madre: Enith Milanes Flores, por que siempre crey
en mi y me apoy para que me formara como persona y
como Profesional.
A MI ESPOSA: Lida Vergara Hernndez, por que me brindo
su apoyo y su amor, para la culminacin de este proyecto.
A MIS AMIGOS: Nelson Lpez y Orlando Rueda, con los
cuales inicie la carrera, y gracias a el apoyo mutuo logre
culminar esta carrera.
AGRADECIMIENTOS
Le doy gracias a dios, por haberme dado la bella
oportunidad de vivir y poder conocer esta interesante
carrera.
A mi Madre, por confiar en m y apoyarme siempre en mis
proyectos.
A la doctora Mariela lvarez, por aportar bases slidas al
principio y al final de la carrera,
A Orlando Rueda porque en toda la carrera fue un amigo
firme, un apoyo y gua incondicional.
A Nelson Lpez, amigo, porque siempre ha estado firme en
todo momento.
TABLA DE CONTENIDO
Pg.
INTRODUCCIN
1. ANTECEDENTES
1.1. Planteamiento del Problema
1.2. Objetivos
1.2.1.
Objetivo General
1.2.2.
Objetivo Especfico
1.3. Justificacin
1.4. Propsito
1.5. RESEA HISTRICA
1.5.1.
Nacimiento de los Documentos
1.5.2.
Historia de los archivos
1.5.2.1.
En la Edad Antigua
1.5.2.2.
En la Edad Media
1.5.2.3.
En la Edad Moderna
1.5.2.4.
En la Edad Contempornea
1.6. ARCHIVSTICA CRONOLOGA Y CONCEPTO ACTUAL
1.6.1.
Periodo Prearchivstico
1.6.2.
Periodo de Desarrollo Archivstico
1.6.3.
Concepto Actual
1.7. CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
1.7.1. El Ciclo Vital y su Relacin con su Ubicacin Dentro de los Archivos
1.7.2. Utilidad en las edades de los documentos
1.7.3. Tratamiento Archivstico
1.7.4. Modelos de Gestin Documental
1.7.4.1.
El Modelo europeo
1.7.4.1.1. El Modelo europeo: Submodelo Basado en Registros
1.7.4.1.2. El Modelo europeo: Submodelo Prarchivage
1.7.4.2.
Modelo norteamericano
1.7.4.2.1. Submodelo de Estados Unidos
1.7.4.2.2. Submodelo norteamericano: Submodelo de Qubec (Canad)
1.8. POLTICA ARCHIVSTICA
1.8.1. Definicin
1.8.2.
Objetivos Especficos de una Poltica Archivstica
1.8.1.1.
La Administrativa
1.8.1.2.
Ser Memoria del Pasado
1.8.3.
Recursos Existentes o a Crear
1.8.4.
Legislacin Archivstica
20
23
25
25
25
27
29
30
30
32
32
33
35
35
37
37
44
49
54
57
61
62
67
67
67
69
70
70
72
73
73
73
74
74
75
75
2. GESTIN DOCUMENTAL
2.1. El Programa de Gestin Documentos y de Archivo RAMP
2.1.2
PROGRAMA DE GESTIN DE DOCUMENTOS
2.1.2.1.
Definicin de PGD
2.1.2.2.
Objetivos de un PGD
78
78
82
82
82
2.1.2.3.
2.1.2.3.1.
2.1.2.3.2.
2.1.2.3.3.
Etapas de un PGD
Primera Etapa
Segunda Etapa
Tercera Etapa
2.2.
83
83
83
84
84
84
84
85
85
86
86
87
87
90
93
94
100
101
102
102
103
103
106
107
107
107
107
LISTA DE CUADROS
Pg.
Cuadro No. 1
36
Cuadro No. 2
Etapas Archivsticas
59
Cuadro No. 3
63
Cuadro No. 4
67
Cuadro No. 5
68
Cuadro No. 6
75
Cuadro No. 7
Niveles
107
Cuadro No. 8
Cuadro No. 9
112
Cuadro No. 10
116
Cuadro No. 11
117
Cuadro No. 12
119
Cuadro No. 13
120
Cuadro No. 14
121
Cuadro No. 15
124
Cuadro No. 16
125
LISTA DE GRFICOS
Pg.
Grfico No. 1
56
Grfico No. 2
57
Grfico No. 3
58
Grfico No. 4
60
Grfico No. 5
89
Grfico No. 6
92
Grfico No. 7
Grfico No. 8
94
Grfico No. 9
Grfico No. 10
97
Grfico No. 11
96
99
101
SIGLAS JURDICAS
Acuerdo
CC
Cdigo de Comercio
CCA
CP
Constitucin Poltica
CPC
CPP
CST
NTC
Norma Tcnica
SIGLAS ARCHIVSTICAS
AGN
AGCA
AHN
AN
Archivo Nacional
CIA
CNA
FEA
GD
Gestin de Documentos
GDAA
NATIS
PGD
PGI
RAMP
SGDAA
SIGUE
SNA
UNESCO
UNISIST
Programa
de
Cooperacin
Intergubernamental
en
el
GLOSARIO JURDICO 1
ACUERDO
ARCHIVO RAMAL
DIRECTIVA
una
accin,
desarrollar
su
ejecucin
los
procedimientos respectivos
DECRETO LEY
DECRETO LEGISLATIVO Es una norma jurdica con rango de ley que dicta el poder
LEY
LEGISLACIN
ARCHIVSTICA
el
valor
legal,
administrativo
fiscal
de
los
RESOLUCIN
INTRODUCCIN
Esta investigacin realizar un diagnstico en diversos captulos, estableciendo el
papel fundamental, el xito y nivel de desarrollo que ostentan los pases de Bolivia,
Ecuador, El Salvador, Panam, Costa Rica y Portugal en Programas de Gestin
Documental, identificando, recopilando y analizando las normas que sirven de
marco jurdico en este tema para cada pas.
Esta temtica para investigar surge del inters de los docentes de la Facultad de
Sistemas de Informacin y Documentacin de la Universidad de La Salle; con el fin
de tener herramientas de consulta actualizadas que permitan ser la base de nuevos
estudios.
El anlisis de la implementacin de los Programas de Gestin Documental identifica
el desmedido crecimiento de la documentacin en las instituciones pblicas.
Los
Programas de Gestin
CRUZ MUNDET, J.R. Manual de Archivstica. Madrid Fundacin Snchez Ruiperez. 1994. 413 p.
y/o
documentales 3 .
conservacin
permanente
accesibilidad
de
las
series
INVESTIGADOR
PASES ASIGNADOS
BOLIVIA
COSTA RICA
ECUADOR
EL SALVADOR
PANAM
PORTUGAL
CUBA
GUATEMALA
NICARAGUA
PARAGUAY
BRASIL
ARGENTINA
CHILE
PER
URUGUAY
VENEZUELA
COLOMBIA
ESPAA
HONDURAS
MXICO
PUERTO RICO
REPBLICA DOMINICANA
CONCLUSIONES
El trabajo que aqu se presenta fue fruto del esfuerzo, consenso y entendimiento
mutuo de un grupo de profesionales que partiendo de criterios distintos han logrado
recopilar la informacin necesaria para la culminacin de la tesis.
Desde los tiempos de la colonia ha surgido la necesidad de la organizacin de los
archivos. Al nacer los primeros archivos nace la necesidad de establecer las
primeras directrices para un mejo manejo y establecer ciertas funciones de la
personas encargadas del manejo de los documentos.
Al dividirse el continente y formar nuevos pases, incrementa la necesidad de
recuperar y custodiar los documentos, ya que se convierten en la base histrica,
jurdica y legal de las nuevas naciones, permitindoles delimitar con certeza las
nuevas fronteras sociopolticas; Estos eventos, conllevan a la creacin de leyes que
dan origen a los Archivos Nacionales, los cuales en Bolivia, Ecuador, Costa Rica,
Panam, El Salvador y Portugal Siguen vigentes.
Al estudiar detenidamente los diferentes pases, se puede establece que la
legislacin en materia de archivos es muy desigual, por que despus de las leyes de
creacin del Archivo Nacional o General de la Nacin, leyes de Sistema Nacional de
Archivo, algunos pases se han quedado en el pasado y siguen vigentes actual
mente, Como es el caso de Panam y el Salvador.
La implementacin de los Programas de Gestin Documental son consecuencia de la
influencia de ideas de pases desarrollados en el rea archivstica, por ello es
fundamental una poltica dentro de la organizacin, la informacin es un valor que
se sita dentro de los presupuestos de las nuevas organizaciones, es la materia
prima de nuestros das.
De los pases estudiados, los nicos que manejan y que tienen implementado un
Programa de Gestin de Documentos son Costa Rica y Portugal, los cuales han
desarrollado y promulgado sus avances archivistitos a nivel internacional.
Los Programa de Gestin Documental, son relativamente nuevos, de la dcada de
los 90 s, y se originan de la necesidad de rentabilizar el trabajo archivstico
mediante el ahorro econmico que supone la normalizacin del trabajo en todo el
ciclo de vida documental.
BIBLIOGRAFA
ALBERCH I. FUGUERAS, Ramn. Los archivos entre la memoria histrica y la
sociedad de conocimiento. Barcelona : Editorial MOC. 2003
LVAREZ, Elena y MTTAR, Jorge. Poltica social y reformas estructurales : Cuba a
principios del siglo XXI. Mxico : editores e impresores FOC SA., 2004. 525 p.
ANGOS ULLATE, Jos Mara. [ Necesidad de una metodologa que optimice la
gestin documental: estudio de un caso prctico. En : Actas de las VI Jornadas
Espaolas de Documentacin, FESABID 98: Los sistemas de informacin al servicio
de la sociedad; p. 109-118
BARATS - SERVICIO DE TELECOMUNICACIN SA. Absynet.com : Universidades
Dnde estudiar?. Madrid, Espaa : Barats. Febrero 2006. [ciede 13 de oct., 2006]
Disponible en: <http ://absysnet.com/recursos/recuniversidades. html>
BERMUDEZ MUOZ, Maria Teresa y TREJOS RAMIREZ, Xinia. Recomendaciones
para
organizar
la
documentacin
en
los
archivos
de
gestin
archivos
VILLAVERDE,
Maria
Luisa.
Manual
de
tratamiento
de
archivos
Bases
Tericas
de
la
Gestin
del
Conocimiento
en
las
TORRES,
Jorge.
Constitucin
Poltica
de
Colombia:
comentada
TALLAFIGO,
Manuel.
Archivstica
archivos:
Soportes,
edificios
1.
ANTECEDENTES
pases del sur, iniciando en la rivera del ro Bravo, donde la inmensa mayora de los
pases ibricos, Espaa y Portugal, extendieron su dominio.
Amrica Latina, constituida geogrfica y polticamente por los pases comprendidos
desde Mxico hasta la Tierra del Fuego en Argentina. Dividindose esta en tres
grandes reas: Amrica del Norte, Central y del Sur, no se puede dejar de lado el
Caribe, conformado por las Antillas Mayores y Antillas Menores, conocida como la
zona insular del continente; esta regin ha generado innumerables procesos de
20
anlisis, delinendose una identidad y nica cultura, creada por una participacin
mltiple y conjunta de las corrientes indgenas, europeas y africanas. Estas
naciones poseen una historia semejante, un camino administrativo equivalente,
races culturales parecidas, problemtica poco ms o menos idnticas; comparten la
caracterstica de contemplar situaciones e inquietudes en materia de archivsticas
comunes.
Uno de los principales problemas, que afrontan los archivos hispanoamericanos,
referente a su marco jurdico, su legislacin es el relacionado con la implantacin y
desarrollo de Programas de Gestin Documental; en este aspecto podemos ver que
en algunos pases la falta de sta, en otros, que es obsoleta, anticuada, no acorde a
su desarrollo y su actualidad. Es claro que las disposiciones legales garantizan, de
manera
alguna,
la
implementacin
de
polticas
encaminadas
al
desarrollo,
generales
para
stos,
orientado
un
mejor
beneficio
de
los
planteamientos y su puesta en prctica. Para tal efecto, debe existir un ente rector
que proyecte, produzca, administre, examine y evale, las polticas o disposiciones
que dicte el Programa de Gestin Archivstica, e identifique reas relacionadas que
lo afecten directamente.
As las cosas, se identifican niveles de anlisis en los pases en materia legislativa,
los hay avanzados, han partido o iniciado su proceso archivstico de directrices
internacionales ajustndose cada da ms a las necesidades que su quehacer les
impone y cuentan con el pleno respaldo de los legisladores los cuales entienden la
importancia de los archivos como marco de desarrollo institucional; podra decirse
21
que hay un segundo grupo aquello que se encuentran en un termino medio tienen
legislacin en materia archivstica, comn basadas en directrices de organismos
internacionales o de otros pases, estos no cuentan con respaldo alguno, tienen
grandes problemas en materia archivstica; y los del tercer lote, aquellos donde se
requiere de manera urgente iniciar un proceso archivstico que parta de sus
necesidades y del apoyo de sus gobiernos.
Es importante aclarar que la legislacin en su mxima acepcin es el conjunto o
cuerpo de leyes por las cuales se gobierna un Estado, o una materia determinada 5 .
Es la mayor autoridad, acorde con la constitucin poltica de una Nacin, por medio
de la cual se preceptan una serie de disposiciones.
Partiendo de la citada definicin y, adaptndola al rea, se puede decir que la
legislacin archivstica es el conjunto de leyes que normalizan y controlan las
polticas archivsticas de un pas.
Archivo General de Colombia (q.e.p.d.) y Victoria Arias Roca del Archivo Nacional de
Costa Rica, sealan que es un corpus normativo de mximo nivel y actualizado que
regula de modo integral las diversas facetas inherentes al tratamiento de los
documentos en todas las fases de su ciclo vital y que estructura la organizacin y
funcionamiento de sus respectivos Sistemas Nacionales de Archivos 6 .
Esta investigacin centra su atencin en el anlisis de las disposiciones legales en
Programas de Gestin Documental de Bolivia, Ecuador, El Salvador, Panam, Costa
Rica y Portugal.
5
6
Real Academia Espaola. Diccionario de la Lengua Espaola. Madrid, 1992, Pg. 1240.
PALACIOS PRECIADO, Jorge; ARIAS ROCA, Victoria. Amrica Latina y el Caribe, 1997, Pg. 177.
22
1.1.
de
los
sistemas
polticos
de
los
pases
aqu
estudiados,
las
24
1.2.
OBJETIVOS
1.2.1.
OBJETIVO GENERAL
Compilar, revisar y comparar las leyes o normas jurdicas expedidas en los pases
de Bolivia, Ecuador, El Salvador, Panam, Costa Rica y Portugal, por medio de las
cuales se declara la legislacin archivstica, para conocer el estado actual de los
reglamentos normalizados y legislados en materia de Programas de Gestin
Documental.
OBJETIVOS ESPECFICOS
Compilar y revisar leyes o normas jurdicas expedidas por los pases Bolivia,
Ecuador, El Salvador, Panam, Costa Rica y Portugal en materia de Programas
de Gestin Documental.
Comparar las leyes o normas Jurdicas expedidas por los Estados y Gobiernos de
Bolivia, Ecuador, El Salvador, Panam, Costa Rica y Portugal, para estudiar los
procesos archivsticos paralelos con la modernizacin de los Programas de
Gestin Documental.
Definir los alcances conceptuales de los Programas de Gestin Documental desde
la perspectiva Bolivia, Ecuador, El Salvador, Panam, Costa Rica y Portugal.
Precisar si, los diferentes Estados y Gobiernos han creado organismos o entes,
rectores o coordinadores, para ejercer el liderazgo en la aplicacin de las
iniciativas o avances de la poltica archivstica.
Evaluar las polticas archivsticas de los distintos pases de Bolivia, Ecuador, El
Salvador, Panam, Costa Rica y Portugal.
25
26
1.3.
JUSTIFICACIN
28
1.4.
PROPSITO
29
1.5.
RESEA HISTRICA
Desde el mismo momento que el hombre inicio su recorrido por la faz de la tierra,
empez con la construccin de su entorno humano, social y cultural, este desarrollo
llevado de la mano de su pensamiento, sus sentimientos y su modo de expresin, el
cual caracterizaba el modo de sentir de cada ser, generando la necesidad de
informar y comunicarse. Los primeros seres humanos o comunidades tenan como
prioridad dejar huella que les permitiera generar condiciones de vida.
Fernad
TERROU, Fernand. LInformation. En: Press Universitaires de France. No. 1000 (1992); p. 15
30
crudo y cocido, tambin utilizaron la piedra, la arcilla y los metales, emplearon los
metales para los documentos litrgicos y jurdicos, los romanos utilizaron el plomo y
el bronce.
De todos los elementos empleados por el hombre para dejar sus vivencias, los que
adquirieron mayor uso y difusin fueron el papiro, el pergamino y el papel.
El
mundo greco romano utiliz el papiro durante ms de dos siglos, pero se han
encontrado ms y se han conservado mejor en Egipto, debido a las condiciones
climatolgicas.
El pergamino, elaborado de la piel de los animales generalmente de cabra, carnero
o de vaca, tambin se usaba la vitela que se obtena de la piel de ternera.
El
31
1.5.2.
1.5.2.1.
EN LA EDAD ANTIGUA
Los templos y los palacios de las antiguas civilizaciones eran los lugares por
excelencia para la constitucin de depsitos de archivo, los ms antiguos se
remontan al ao 4000 a.c., en el antiguo oriente. En la ciudad de Ebla en
Mesopotamia, se han encontrado numerosas tablas de barro, dispuestas en estantes
de madera y en distintas salas: grandes volmenes de documentos, ordenes de
gobierno sentencias judiciales, cuentas y actos privados. As mismo, los palacios de
Lagash, Maari, Ninive, Mgarit, etc., encontrados y estudiados por arquelogos,
jalonan la historia de los archivos desde el cuarto milenio hasta el siglo IV A.C. 8 .
La tcnica de conservacin y servicios de archivo comenz en el IV milenio A.C., en
los Valles del Tigris, Efrates y el Nilo, cuando las civilizaciones de la escritura en
barro y papiros necesitaron la recogida, conservacin y servicios de los documentos
administrativos 9 .
32
alcanzado por las Polis griegas, en Atenas, cada magistratura tena su archeion, es
decir, el lugar en el que se redactaban y conservaban los documentos expedidos por
la autoridad.
En la poca
EN LA EDAD MEDIA
MANUAL de Archivstica. Editor Antonio ngel Rodrguez. Ed. Sntesis. Madrid. 1995. p. 20
Ibid., p. 46.
Ibid., p. 49
33
14
Ibid., p. 21-22
34
1.5.2.3.
EN LA EDAD MODERNA
En la
EN LA EDAD CONTEMPORNEA
Como
15
Ibid., p. 22
35
Segunda Razn
Tercera Razn
Cuarta Razn
16
La Habana : Instituto
Ibid., p. 22
SCHELLENBERG, Theodore R. Archivos modernos : principios y tcnicas. La Habana : Instituto Panamericano de
Geografa e Historia, 1958. Pg. 21
18
Ibid., p. 23
19
MANUAL de Archivstica. Op. cit., p. 23
17
36
1.6.
1.6.1.
37
con
la
que
estaban
relacionados,
algunas
tablillas
de
arcilla
se
38
diplomacia, las finanzas, los contratos del estado con particulares, el presupuesto,
hasta las grandes tragedias. Para el 83 a.c. en Roma se crea el tabularium, local
reservado para la custodia de los documentos pblicos, situado en el capitolio, el
depsito de las leyes y los documentos judiciales, mientras el templo de Jpiter se
reserva para los documentos diplomticos y el de Vesta para los testamentos 26 .
Este local estaba a cargo del tabularius, funcionario pblico que, como secretario de
la curia municipal, tenia a su cargo la custodia del archivo correspondiente; tambin
el de redactar ciertos documentos, como el inventario de bienes de los pupilos o de
las sucesiones e incluso atender el testamento de los ciegos, por esta poca
aparecen los primeros archivos privados o tablitas, as como se crean en el imperio
romano archivos con carcter secreto.
La cada del imperio romano supuso la desaparicin de la compleja administracin
que se haba desarrollado; en consecuencia la nocin de archivo pblico de la
poca, anterior a la desaparicin. Durante toda la alta edad media, la caracterstica
esencial fue la concentracin de documentos en las catedrales y monasterios; los
archivos eclesisticos cumplieron la funcin de ser custodios de los ttulos de
propiedad, no solo de la iglesia, sino tambin de otras entidades pblicas y de
particulares con la finalidad de conservar los documentos para que pudieran sentir
los efectos requeridos donde y cuando fuera menester 27 .
En Europa y durante el siglo XII, los principales reyes y seores feudales consolidan
sus dominios territoriales, obligndose a trasladar sus archivos de campaa o a
dejarlos en custodia en los monasterios e Iglesias, los reyes de la nobleza
comenzaron a establecer sus sedes de gobierno, de manera que los archivos fijaron
su ubicacin. C. Peter Waegemann afirma que el primer Programa de Gestin de
Documentos se desarroll en el siglo XII, bajo el emperador Federico I Barbarroja,
quien proclamo un decreto que prohiba el uso del papel para la documentacin
importante, como contratos y diplomas, determinando que para estos se utilizara
exclusivamente el pergamino 28 . Para finales del siglo XII en Europa se consolida la
26
27
28
39
El
Ser, la
poltica.
Como
es
propio
del
perodo
en
que
nos
hallamos,
el
diplomtica
del
procedimiento
administrativo,
para
la
40
41
uso
como
soporte
documental
se
generaliza,
El
papel
fue
utilizado
manuscritos, las copias producidas una a una las hacan especialistas instruidos que
saban leer y escribir y haban aprendido mtodos de indizacin y almacenamiento
de documentos. La invencin de la imprenta por Johann Gensfleishzu Gutemberg
30
42
La gran mayora de
31
43
necesidades de partida para este perodo una de ellas hace referencia a La falta de
concentrar la documentacin de las instituciones desaparecidas o, en cualquier
caso, distribuirla en archivos cuya nica orientacin futura haba de ser el servicio
para la investigacin y la cultura. Y la otra se refiere a que era preciso concebir un
sistema global de organizacin de dichos fondos documentales, procedentes de
numerosas instituciones con mbitos competenciales diversos, que respetara su
individualidad 34 .
Con el triunfo de la revolucin francesa, lo cual di pie a la creacin del comit para
el Establecimiento de los Archivos Pblicos, por tanto, ahora el Archivo pasa a ser
considerado garanta de derechos de los ciudadanos y jurisprudencia de la actuacin
del Estado. Se desarrolla la historiografa cientfica, que encontraba en los
documentos archivsticos los elementos de la investigacin histrica. Como
consecuencia de ello, se produjo la concentracin de los archivos de las instituciones
pblicas y privadas del Antiguo Rgimen en un nico archivo: el archivo Nacional
fue abierto a la investigacin. 35
32
33
34
35
44
Entre 1789 y 1794 se crean en Francia los Archivos Nacionales con la funcin de
hacer accesible a los ciudadanos de la Repblica todos los documentos del gobierno
y de la monarqua recientemente derrocada, calificndolos como propiedad pblica.
Se inicia as la era de los Archivos Modernos Centralizados. La creacin de los
Archivos Modernos fue ampliamente emulada en otros pases europeos: en 1831 se
crearon los de Bucarest, en 1835 los Belgas, en 1866 el Histrico Nacional
Espaol 36 , el Public Record Office en el Reino Unido, en 1851; en Espaa, el
Archivo General Central el Reino en 1858 y el Archivo Histrico Nacional en 1866; y
el Archivo di Stato en Roma, en 1871. A partir de este momento, los documentos
procedentes de la Administracin Central deberan ingresar en estos Archivos 37 .
La influencia de la Revolucin Francesa, provoca el auge del Nacionalismo en Europa
entre los aos de 1808 y 1850, se incrementaron, entonces, los estudios sobre
identidad Nacional e historia de los Estados. Los Estados, ha medida que lograban
su independencia, construan edificios para sus archivos centrales, y para el ao de
1821 en Francia se funda la Ecole des Chartes en Pars, con el propsito de
capacitar en el manejo de fuentes histricas, le siguen otros institutos en Viena,
Austria, en 1854 y San Petersburgo, Rusia, en 1877.
En Francia y para el ao 1840, surge el principio del respect des fods que determina
que los documentos creados por una oficina o entidad sean tratados como una
unidad. El padre de esta teora fue el historiador francs Natalis de Wailly 38 se
crean en 1872, los Archivos Pblicos de Canad, mientras que para 1880 el Papa
Len XIII ordena abrir los Archivos del Vaticano al uso pblico.
Para 1890, en Europa y Amrica, los Archivos son considerados como ramas
especializadas de los servicios pblicos. Los Jefes de Estado encargan la elaboracin
de historias oficiales que resaltan los valores de las nacionalidades, as como la
compilacin y publicacin de las fuentes primarias. Surge la Escuela de la Historia
Cientfica, que se basa esencialmente en las fuentes primarias, procurando una
36
37
38
45
sobre
el
documento
que
sobre
el
archivo,
sobre
cada
documento
archivsticas
se
encuentran
recogidas
en
obras
de
diplomatistas
denominado de
39
40
46
internacional
de
los
archivos,
impulsada
por
los
profesionales
estadounidenses. Dos aos mas tarde, bajo los auspicios de la UNESCO, se funda
un Consejo Internacional de Archivos provisional hasta su definitiva constitucin en
1950, fecha en la que se celebra el I Congreso Internacional de Archivos (Paris).
Este organismo nace ante la necesidad de prestar apoyo y cooperacin activa a las
organizaciones especializadas no gubernamentales y a los expertos.
En su primera poca, la UNESCO a travs del CIA centr sus esfuerzos en tres
direcciones:
41
Ibid., p. 106.
47
Una
amplia
campaa
de
microfilmacin
de
fondos
documentales
en
manual
sobre
Archivstica
en
las
regiones
tropicales,
otro
sobre
42
Con todo, fue la II Guerra Mundial, el punto que marc cronolgicamente el perodo
de despegue de la Archivstica y ello por dos razones:
La necesidad de investigar y difundir el conocimiento de los crmenes nazis
contra la humanidad llev a declarar el libre acceso a los archivos del III
Reich y en consecuencia, a reconocer el inters que tiene la documentacin
contempornea para la investigacin.
La expansin de la democracia como modelo de organizacin social conlleva a
la observancia del principio de transparencia en el que hacer de la
administracin pblica y dar va libre al acceso de los documentos 43
A partir de la II Guerra Mundial el campo de la Archivstica se amplio, ya no eran los
archivos histricos exclusivos de estudios, sino que los archivos administrativos, los
privados y los de las empresas empezaron a tomar auge y se les dedic un mayor
cuidado y organizacin. La ampliacin del dominio Archivstico ha llevado, as
mismo, a la participacin del mundo profesional y de manera muy destacada en los
pases Anglosajones donde se establecen dos reas: Las del record management o
Gestin de Documentos Administrativos y la tradicional o Administracin de
Archivos. El Record management, que no tiene equivalente en otros idiomas,
aunque puede ser traducido como Gestin de Documentos Administrativos, surgi
ante la necesidad de responder a los complejos problemas planteados por la
explosin de la masa documental contempornea. Su campo de accin se sita en
el nivel del establecimiento de normas, mtodos y sistemas que rigen la vida de los
42
43
Ibid., p. 106
Ibid., p. 50
48
CONCEPTO ACTUAL
44
tericos
metodolgicos
entorno
Ibid., p. 52
49
al
mundo
de
los
Archivos
considerarse
una
ciencia
consolidada
por
la
escasez
de
prctica
45
46
47
Ibid., p. 144
Ibid., p. 55-56
ROMERO TALLAFIGO, Manuel. Op. cit., p. 355 a la 358
50
identifican y distinguen de otras creencias o disciplinas afines, con las que est
integrada en el conjunto de la ciencia de la documentacin y la informacin.
Los organismos internacionales como el Consejo Internacional de Archivos, la
define como el estudio terico y prctico de los principios, procedimientos y
problemas concernientes a las funciones de los archivos, es decir para el Consejo
Internacional de Archivos, la Archivstica, es la disciplina que trata de los aspectos
tericos y prcticos de los archivos y de su funcin. Por tanto tiene como objeto
resolver doctrinalmente como se forman, se organizan y se conservan los archivos,
a fin de conseguir economa de espacio en la conservacin de los documentos,
economa de personal en el trabajo y direccin del archivo.
Concepcin Mendo Carmona, aade que La Archivstica es la ciencia que permite
manejar y hacer accesible la informacin de grandes masas documentales
generadas por el que hacer cotidiano de una organizacin en el desarrollo de sus
relaciones sociales de tal manera que sea posible conocer toda la informacin que el
documento puede proporcionar: la suya propia interna, que contiene en su mensaje
y
la
que
proporciona
su
contexto
al
estar
aquel
en
relacin
con
otros
51
tanto los histricos como los administrativos. 50 Es decir, que su objetivo es triple:
la gestin y estudio de los archivos; la conservacin, clasificacin, ordenacin y
descripcin de los fondos documentales; y la informacin a los usuarios acerca de
los documentos que conserva.
En cumplimiento de su objetivo hace contacto con una serie de tcnicas y ciencias
diversas: La Biblioteconoma en cuanto a la gestin de centros, la documentacin en
cuanto a unidad informacional y las ciencias historiogrficas en tanto que procede a
analizar y describir los documento. El uso de estas tcnicas y ciencias en lo que
produce
la
vinculacin
de
la
Archivstica
las
llamadas
ciencias
de
la
Ibid., p. 34.
Ibid., p. 34
ALBERCH FIGUERAS, Ramn. Op. cit., p. 180
52
53
54
53
Llanso
I.
Sanjun,
Joaqun.
Ana
Leonor
Szlejcher
identifica
al
norteamericano Philip C. Broooks, como el primero que hizo referencia al ciclo vital
55
Ibid., p. 35
ROMERO TALLAFIGO, Manuel. Op. cit., p. 346
57
MOLINA NORTES, Juana y Otros. Tcnicas de archivo y tratamiento de la documentacin administrativa.
Guadalajara: Castilla- La Mancha, 1996. p. 51
56
54
58
VSQUEZ, Manuel. Introduccin a la Archivologa : Gua de estudios. Bogot : AGN, 1997. Pg.36
55
Grfico No. 1
Momento de Planificacin
Primera Edad
Momento de Tramitacin
Momento de Vigencia
CICLO VITAL
Segunda Edad
Momento de Plazo Precaucional
Tercera Edad
Permanente o Histrica
59
56
1.7.1.
La fase histrica no
Primera Edad
Tramitacin
Segunda Edad
Plazo Precaucional
Hasta la fecha de prescripcin o de
Tabla de Retencin
Pasar a integrar
documental
Tercera Edad
Se abre a la consulta
57
el
patrimonio
propiamente
archivsticas,
el
documento
adquiere
una
doble
En la etapa
correspondientes
la
segunda
tercera
edad
del
ciclo
60
respectivamente .
Grfico No. 3
Creacin y
Tramitacin
Utilizacin y
Conservacin
Evaluacin y
Disposicin
Archivo de Gestin
Archivos Administrativos
Archivos Histricos
Consulta
Activa
Consulta
Semiactiva
Consulta
Inactiva
Prearchivalia
Archivalia
Archivalia
2 Edad
3 Edad
1 Edad
Ibid., p. 2
58
vital
Las consideraciones de Antonia Herrera Heredia, acerca de las etapas o edades y los
tipos de archivo son:
La primera etapa o edad: es de circulacin y tramitacin por los canales y causes
normales en busca de respuestas o soluciones para el asunto que se ha indicado.
La documentacin forma parte de los Archivos de Gestin y es de uso frecuente.
La segunda etapa o edad: en ella, una vez recibida la respuesta o solucin al asunto
empezado, el documento o expediente que lo testimonia ha de seguir siguiendo
guardado, siendo objeto de consulta o de antecedente, corresponde a los archivos
centrales e intermedios.
La tercera etapa o edad: el documento asume un valor permanente y se ceir a
ser consultado por su valor cultural e informativo con fines de investigacin.
61
Su
Antonia
Heredia Herrera, evidencia que fue Carlos Wiffels en 1972, quien planteo la teora
de las tres edades de los documentos que daran lugar a diferentes categoras de
archivo.
Cuadro No. 2
ETAPA ARCHIVSTICA
ARCHIVO
Etapa
Prearchivstica
Gestin o
de Oficina
Intermedio
EDAD
Primera
VALOR
DURACIN
Primario
5 aos
1. Primario
preferentem
ente
10-30 aos
2. Primario y
secundario
Histrico
Tercera
Secundario
o
Archivo
Administrativo
Archivo Central de la
institucin.
Archivo Fuera de la
Institucin.
Segunda
Etapa
Archivstica
LOCAL
Oficina
dependencia
productora
30-50 aos
Permanente
Archivo
Histrico
Archivo Histrico de
la
Institucin
o
Archivo
Histrico
General fuera de la
institucin
Fuente: Las tres edades de los documentos y los archivos intermedios. Tomado del libro de Antonia Heredia
Herrera. Archivstica General : Teora y prctica. Pgina 11
61
59
Grfico No. 4
FLUJOGRAMA DE LO DOCUMENTOS
INICIO
Archivo de la
oficina.
Creacin de
documento
Archivo
Transitorio
Valor primario o
5 aos. Oficinas
Dependencias
ARCHIVO ADMINISTRATIVO
Archivo
intermedio
2 edad
Valor
Primario
Preferiblemente
SI
Duracin
10-80 aos
SI
Duracin
30-50 aos
Archivo
Activo
Archivo
Central
de la institucin
NO
Valores
-Primario
-Secundario
Archivo
Inactivo
Archivo
Central
de la institucin
NO
CLS
Archivo Histrico
3 Edad.
Valor secundario
Archivo
General
Archivo
Permanente
Archivo Histrico
de la institucin o
Archivo Histrico
fuera
de
la
institucin
FIN
Fuente: Mariela lvarez Rodrguez, La Seleccin Documental para los Archivos. Caso Entidad del Sector Privado.
Memorias Encuentro de experiencias Piloto en Archivos. Pg. 71
60
1.7.2.
Segn Joaqun
reclamos
administrativos
jurdicos
sobre
algn
aspecto
del
62
63
61
1.7.3.
TRATAMIENTO ARCHIVSTICO
del
organismo
productor
de
sus
funciones
actividades
administrativas y por tanto de las series documentales que genera. Esta fase es el
resultado de la aplicacin de los principios bsicos de la archivstica: el respeto a la
procedencia y la estructura interna del fondo, de tal forma que cada documento se
encuentre en el fondo documental del que procede, respeto a la procedencia y en su
lugar de origen dentro de ese fondo, respecto a la estructura internas 64 , la
siguiente fase del tratamiento archivstico en la organizacin: clasificacin ms
ordenacin.
La clasificacin es agrupar documentos estableciendo clases de acuerdo con un
orden y jerarqua dado por la estructura organizacional de cada entidad, segn
64
62
hecho
de
que
abarque
ms
de
una
operacin
que
sea
de
cariz
organizacin,
dentro
de
las
del
tratamiento
archivstico
denominada
63
los
documentos
esta
manifiesto
en
la
produccin
de
los
expuestas por Antoni M. Arago, quien incluye tres actividades que lleva a cabo la
clasificacin:
La actividad consistente en reconocer, definir y concretar los grandes grupos
que forman el archivo (secciones, series, secuencias, por materias y
colecciones) considerando la morfologa y la configuracin prearchivstica del
fondo y diseando el plan que se debe seguir provisionalmente para organizar
el conjunto de documental, estructuracin general del archivo.
La clasificacin propiamente dicha, en el sentido concreto de construir unas
determinadas clase dentro del archivo, que pueden responder a una realidad
o a una convencin.
La operacin de poner en orden, topogrfico, cronolgico, alfabtico, etc., las
unidades dentro de las series, grupos constituidos. En realidad se trata de la
ordenacin como complemento de la clasificacin 67 .
Por su parte Antonia Heredia Herrera considera que clasificacin es separar o
dividir un conjunto de elementos estableciendo clases o grupos; ordenar es unir
todos los elementos de cada grupo siguiendo una unidad orden, que pueda ser data,
el alfabeto, el tamao o el nmero.
64
En general se afirma, por los autores antes citados que, clasificacin es la labor
intelectual mediante la cual se identifica y establece las series que componen cada
agrupacin documental, fondo, seccin, subseccin, de acuerdo a la estructura
orgnica funcional de la entidad. Los diferentes niveles ubican a los documentos en
rangos de acuerdo con la jerarqua de la oficina que los produce, permitiendo que
sean manejados como grupos, es decir, los documentos se renen en agrupaciones
tales como fondo, subfondo, serie, subserie y unidad documental; permitiendo que
se establezcan jerarquas que denoten la estructura orgnica funcional y para
representar el sistema de clasificacin, se usa la codificacin numrica o
alfanumrica que reemplaza los nombres de las series.
Clasificar sistemticamente en una oficina supone tener previamente un cuadro de
clasificacin cuyas clases reflejan las seccin y competencias asignadas a la unidad
administrativa y los tipos documentales.
permitiendo
el
control
administrativos
de
las
series
tipos
65
70
ALFONSO MARTNEZ, Jos Alberto. La gestin documental en las asesoras. Coleccin Asesoras gestin
empresarial. CISSPRAXIS, Barcelona, 2001. Pg. 93
66
Cuadro No. 4
Alfanumrico
General
A, B, C..
MTODO ALFABTICO
Asunto o
Onomstico
Materia
Acosta, Jorge Actas
Barrera, Luis Clasificacin
Martnez, Lix Cotizaciones
Pacheco, Orla Historias
Laborales
Zea, Elvira
Geogrfico
Armenia
Cali
Ibagu
Tunja
Numrico
Simple
1,2,3,4.
MTODO NUMRICO
Topogrfico
Cronolgico
01-Dic- 1978
02-Ene-1999
06-Jul-1980
Sala 1
Seccin B
Estante 6
Archivador 1
Gaveta 3
Decimal
1
1.1
1.2
2
2.1
2.1.1
2.1.2
Tomado de: Curso Bsico Sobre Organizacin y Manejo de Archivos : Normalizacin de la Gestin Documental.
Nivel III. Bogot, 1999. AGN- SNA. Orlando Rueda Daz
1.7.4.
Segn Joaqun Llanso, existen dos clases o dos grandes modelos de Gestin de
Documentos y cada uno de ellos con dos submodelos. El modelo norteamericano
con los submodelos de EEUU y Qubec (Canad) y el modelo europeo con los
submodelos; el uno basado en registros utilizados por los pases germnicos, Italia
e Inglaterra y otro el prarchivage utilizado en Francia 71 .
1.7.4.1.
1.7.4.1.1.
El Modelo Europeo
71
72
Ibid., p. 226
SCHELLENBERG, Theodore. Archivos modernos: principios y tcnicas. Pgs. 65-77
67
existe entre una actividad que se realiza continuamente y los documentos que
produce dicha actividad 73 .
Cuadro No. 5
MODELOS
SUBMODELO
BASADO
REGISTROS
MODELO
EUROPEO
MODELO
AMERICANO
SUBMODELO
PREARCHIVAGE
CARACTERISTICAS
PAS
Listados
y
Sumarios
dcada
Pases Germnicos, Italia e
EN documento creado o recibido por una
Inglaterra
dependencia
Se establece una administracin de
archivos, nacional e independiente,
Proclama el acceso pblico a los
archivos,
Se
reconoce
la
responsabilidad del estado sobre el Francia
cuidado de los Documentos del
pasado.
Este
submodelo
presta
atencin solo a los Documento de valor
histrico
73
MILLAR, Fredric M. Ordenacin y descripcin de archivos y manuscritos. Traduccin de Celso Rodrguez. Bogot,
AGN, 1998 p. 40
68
Schellenberg
74
75
76
Ibid., p. 40
MOLINA NORTES, Juana. Op. cit., p. 70
MILLAR. Op. cit., p. 39
69
Modelo Norteamericano
hasta
su
eliminacin
conservacin.
En
general
el
modelo
70
80
81
82
71
1.7.4.2.2.
intermedia),
mediante
el
establecimiento
83
conservacin .
83
72
de
los
calendarios
de
1.8.
POLTICA ARCHIVSTICA
DEFINICIN
84
VSQUEZ, Manuel. Introduccin a la Archivologa : gua de estudio. Bogot : Archivo General de la Nacin de
Colombia, 1997. p. 36
73
1.8.2.1.
obligan
actualizada.
testimonian
oficialmente
llevan
informacin
85
86
Ibid., p. 59
Ibid., p. 86 a la 88
74
1.8.3.
LEGISLACIN ARCHIVSTICA
Hace relacin a los distintos (todos) niveles de legislacin, por medio de las cuales
se toman medidas en los diferentes campos o reas de la archivstica. Los niveles a
los que se refiere este punto son:
CUADRO NO. 8. CLASIFICACIN DE LAS NORMAS POR PAS
BOLIVIA
COSTA RICA
ECUADOR
EL SALVADOR
Ley
Ley
Ley
Constitucin Poltica
Decreto Supremo
Decreto
Decreto Supremo
Ley Suprema
PANAM
Ley
Decreto Ley
PORTUGAL
Ley
Decreto Ley
Fuente: Orlando Rueda Daz. Realizada a partir de la informacin obtenida y analizada de los pases.
especificado
con
textos
ms
explcitos,
saber,
los
de
las
polticas
87
88
Ibid., p. 89
DOYLE, Murielle. Op. cit., p. 23
75
sobre
patrimonio
documental
documentos
de
de
documentos
valoracin
permanente
Legislacin sobre sistemas de archivo
Legislacin sobre uso de la informacin
Legislacin
lo
sobre
los
administradores
archivos
89
archiveros .
Cada una de las distintas maneras, generales, de manifestarse la significacin de la
legislacin archivstica hace relacin a polticas administrativas de los estados o
gobiernos y estas polticas varan segn la amplitud y el alcance de la Ley, en
ocasiones estas polticas administrativas, comprenden las principales partes que
integran un Programa de Gestin Documentos Administrativos, tales como:
El establecimiento de un candelario de conservacin,
Un plan de clasificacin
La micrografa
La proteccin de documentos esenciales
El depsito de documentos semiactivos y,
La conservacin de documentos de archivo.
Otro modo de proceder consiste en establecer polticas segn la divisin de la masa
documental conforme a la teora de las tres edades.
89
90
76
La legislacin crea y organiza el sistema, los archivos de las distintas edades, los
documentos de archivo, la informacin.
91
77
2.
GESTIN DOCUMENTAL
Exista
En el mismo se discutieron ya
92
COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Reglamento General de Archivos. 4 ed. Bogot: El archivo, 1994.
p. 39
93
LLANSO I SANJUN, Joaqun. Op. cit., p. 46
78
accin a sido decisiva en temas muy importantes que interesan a los archivos de
todo el mundo, principalmente en cuestiones de legislacin y otro problemas
archivsticos que afectan a varios pases entre si: acceso a la informacin, valor
probatorio del microfilm, implicaciones jurdicas de los sistemas de informacin
automatizados, propiedad intelectual, reclamaciones de los archivos expatriados y
multitud de otros temas.
Primeramente empez creando unidades de microfilmacin, de preparacin de
publicaciones de guas de las fuentes para la historia de las naciones y otras
publicaciones oficiales entre ellas la Revista de la UNESCO de Ciencia de la
Informacin Bibliotecologa y Archivstica y ms tarde la revista ARCHIVUM 94 , que
llego a convertirse en el rgano de expresin de carcter mundial ms importante
de esta entidad profesional.
79
terica y prctica, todo ello coordinado con las actividades de otros campos afines
de la informacin, principalmente la documentacin y la biblioteconoma.
El
incorporando
la
legislacin
80
reglamentos
disposiciones
95
81
OBJETIVOS DE UN PGD
RHOADS, James. La funcin de la gestin de documentos y archivos en los sistemas nacionales de informacin :
un estudio RAMP. Programa General de Informacin y UNISIST. Paris, UNESCO, 1983. En : introduccin, p. 2
97
Archivo General de la Nacin. Op. cit., p. 13
98
RHOADS, James. Op. cit., p. 58
99
Ibid., p. 69
82
ETAPAS DE UN PGD
2.1.2.3.2.
SEGUNDA
ETAPA:
Documentacin
Estudio,
Institucional:
Planeacin
Hace
relacin
Evaluacin
al
estudio
de
la
de
la
planeacin
de
la
83
documentacin,
evaluacin
de
la
2.2.
James B. Rhoads, en el estudio del RAMP, establece las tres fases bsicas de la
Gestin de Documentos, los objetivos y los elementos o componentes de cada una
de ellas, que es lo descrito a continuacin.
2.2.1.
Fase 1.
Elaboracin de documentos
el
empleo
adecuado
de
las
tcnicas
reprogrficas
de
automatizacin.
2.2.1.1.
84
Fase 2.
103
85
automticos
de
clasificacin,
almacenamiento
bsqueda
de
Fase 3.
Eliminacin de documentos
86
Ibid., p. 47
Archivo General de la Nacin. Gestin Documental : Bases para la Elaboracin de un Programa. Bogot, 1996.
Pg. 10
106
Ibid., p. 9 10
105
87
107
88
Grfico No. 5
Mejorando la
eficiencia y la
equidad en las
entidades
Garantiza rol social
Potencializando
la
utilizacin
de
la
informacin para la
investigacin,
el
comercio y la cultura,
garantizando
el
derecho al acceso a la
documentacin
e
informacin
Cumpliendo
con
los
principios de publicidad,
transparencia
administrativa,
participacin ciudadana
de
privacidad
y
propiedad intelectual.
PGD
Con el apoyo
de las
Tecnologas de
la Informacin
De los archivos
Fuente: Orlando Rueda Daz; Nelson Sal Lpez Perilla. Cul es el Papel del Talento Humano Dentro de la Gestin
del Conocimiento?. En : Seminario Empresarial. Facultad de Sistemas de Informacin y Documentacin. Universidad
de La Salle. 2do semestre 2004. p. 10
89
Ibid., p. 179.
Ibid., p. 180.
90
Segn esta
112
91
Grfico No. 6
Subsistema de Gestin de
Documentos
Interaccin
Sistema de Gestin de la
Informacin
Interaccin
Interactividad
Interaccin
Interactividad
Interactividad
Subsistema de
Administracin de
Base de Datos
Interaccin
Subsistema de Gestin de
Archivo
Interactividad
Medio Ambiente
Fuente: Orlando Rueda Daz; Nelson Sal Lpez Perilla. Cul es el Papel del Talento Humano Dentro de la Gestin del
Conocimiento?. En : Seminario Empresarial. Facultad de Sistemas de Informacin y Documentacin. Universidad de La Salle.
2do semestre 2004. p. 18
92
documentos conservan su valor y su utilidad tanto para las entidades como para la
sociedad.
La implantacin de recursos informticos, tanto de sistemas fsicos, hardware,
como los sistemas lgicos, software que sirven de apoyo a los Programas de Gestin
Documental implica la necesaria adaptacin a una nueva cultura de integracin, es
decir, a una cultura informacional que se caracteriza por la capacidad de convertir
los depsitos pasivos de informacin en sistemas que generan nueva informacin y
ms conocimiento, facilitan la toma de decisiones y fomentan la interaccin entre
los diferentes departamentos y personas.
En General la Gestin de Documentos es un rea o campo de la archivstica que se
ocupa de lograr o alcanzar economa y eficiencia en la creacin, el mantenimiento,
el uso y la disposicin de los documentos durante todo su ciclo vital de vida y de
hacer y permitir que la informacin que esta contenida en ellos est disponible en
apoyo a las funciones laborales y actividades de la entidad.
La gestin de archivos es la actividad, que presta atencin a la aplicacin de la
metodologa archivstica para el tratamiento de los documentos que han sido
seleccionados para su conservacin permanente y la aplicacin de las polticas
archivsticas de la entidad.
2.5.1.
93
subsistemas
administrativos,
esta
aproximacin
global
la
CARACTERSTICA SISTEMTICA
Sistemtica,
porque
es
necesario
situar
la
gestin
de
los
documentos
Grfico No. 7
Sistema de Gestin de
la Informacin
Subsistema de Gestin de la
Documentacin Administrativa y
de los Archivos
Subsistema de la Gestin
de los Documentos
Administrativos
E
M
P
R
E
S
A
Medio
Ambiente
Subsistema de la Gestin
de los Archivos
Fuente: Orlando Rueda Daz; Nelson Sal Lpez perilla. Cul es el Papel del Talento Humano Dentro de
la Gestin del Conocimiento?. En : Seminario Empresarial. Facultad de Sistemas de Informacin y
Documentacin. Universidad de La Salle. 2do semestre 2004. p. 22
113
94
para
manejar
los
documentos
mientras
se
hallan
en
su
fase
114
115
95
Grfico No. 8
Sistema de Gestin de
Documentos Administrativos
Subsistema de Creacin
de Documentos
Subsistema de Gestin
del Cuadro de
Clasificacin
Subsistema de Eliminacin
de Documentos Inactivos
Subsistema de Gestin
del Calendario de
Conservacin
Subsistema de Gestin
del Inventario
Documental
Fuente: Orlando Rueda Daz; Nelson Sal Lpez perilla. Cul es el Papel del Talento Humano Dentro de
la Gestin del Conocimiento?. En : Seminario Empresarial. Facultad de Sistemas de Informacin y
Documentacin. Universidad de La Salle. 2do semestre 2004. p. 29
96
Grfico No. 9
Sistema de Gestin de
Archivo
Subsistema de Adquisicin
Documental
Subsistema de Valoracin
Documental
Fuente: Orlando Rueda Daz; Nelson Sal Lpez Perilla. Cul es el Papel del Talento Humano Dentro de
la Gestin del Conocimiento?. En : Seminario Empresarial. Facultad de Sistemas de Informacin y
Documentacin. Universidad de La Salle. 2do semestre 2004. p. 32
la
documentacin
con
fines
informativos
de
proteccin
histrica 116 .
Cuando existen subsistemas especficos en dos o ms sistemas, de la misma
naturaleza, estos se convierten en comunes para la correspondencia que existe
entre ellos, es decir, la semejanza permite identificarlos como comunes, como lo
116
Ibid., p. 54.
97
que sucede con los sistemas de gestin comunes a los documentos administrativos
y a los archivos: cuadro de clasificacin, calendario de conservacin e inventario de
los documentos o de los expedientes 117 .
En las empresas existen, documentos, diferentes sistemas para la realizacin de las
funciones como son: contabilidad, inventarios, personal, comercial, produccin, etc.,
por medio de los cuales se distribuye y disemina la informacin y documentos, por
lo que la caracterstica sistemtica hace relacin
117
98
99
2.5.3.
CARACTERSTICA SISTMICA
resultados,
son
los
documentos
administrativos
organizados,
descritos,
Aquellos
118
Ibid., p. 53.
100
Grfico No. 11
EMPRESA
APOYO AL ANLISIS
DE NECESIDADES
M
E
D
I
O
A
M
B
I
E
N
T
E
Conocimiento Global de
la Empresa
Conocimiento de las
Necesidades
Documentales de los
Clientes Internos y
Externos
ARCHIVISTAS
PROFESIONALES
Anteproyecto
*Anlisis
*Planificacin
*Organizacin
*Control
Proyecto
*Concepcin
*Diseo
*Desarrollo
Puesta en Marcha
Proceso
O
E
N
T
O
R
N
O
Documentos
Administrativos
Producidos y
Recibidos
Entrada
Sistema de Gestin de
Documentos
Administrativos y de
Archivo (SGAA)
Salida
Cuadro de
Clasificacin
Calendario de
conservacin
Inventario
Documental
Fuente: Orlando Rueda Daz; Nelson Sal Lpez Perilla. Cul es el Papel del Talento Humano Dentro de la Gestin del
Conocimiento?. En : Seminario Empresarial. Facultad de Sistemas de Informacin y Documentacin. Universidad de La Salle.
2do semestre 2004. p. 35
2.5.4.
Para cada uno de los procesos de anlisis, del Sistema de Gestin de Documentos
Administrativos y de los archivos, es necesario elaborar una herramienta o
instrumento que la apoye, segn Joaqun Llanso tres son las herramientas que
actuando de forma interactiva, constituyen un eje de todo el sistema de GDAA: el
101
2.5.4.1.
EL CUADRO DE CLASIFICACIN
2.5.4.2.
EL CALENDARIO DE CONSERVACIN
Ibid., p. 53 54.
102
2.5.4.3.
Se elabora a partir del registro y relacin de cada uno de los expedientes en una
base de datos, de tal forma que cuando se consulte se obtenga una declaracin o
respuesta de la existencia del expediente, es decir, permite conocer con exactitud
que documentos se tienen y donde esta localizado, pues debe hacer referencia a la
ubicacin topogrfica, segn Joaqun Llanso, describe cada uno de los expedientes
o de los documentos e indica el lugar donde se hallan conservados.
Mediante el
es
decir,
la
introduccin
de
tecnologas
de
computadora
han
120
Ibid., p. 54
103
El
ambientales
para
la
consideracin
de
los
diferentes
soportes
informticos.
Las computadoras y en general su producto, es decir, lo documentos electrnicos,
han cambiado la manera que las entidades pblicas o privadas llevan sus
actividades, pues las computadoras permiten el acceso instantneo a la informacin
y su uso se ha generalizado.
121
104
Por otro lado las redes de computadoras, la Internet, pueden proporcionar a los
usuarios acceso a datos de informacin, a programas, productos y servicios de todo
el mundo instantneamente, mediante sistemas de correo electrnico y proporciona
acceso a decenas de bases de datos; sin ninguna duda se puede decir que la
automatizacin esta de moda y es considerada como la solucin permanente y
actual, los clientes quieren ser vistos como los usuarios de la ltima palabra en
tecnologa.
Las consideraciones anteriores permiten establecer que El entorno de la gestin
electrnica de los documentos es distinta a la Gestin de los Documentos basada en
papel y esto conlleva dos consideraciones importantes. Por un lado, la informacin
se registra electrnicamente y se almacena en un soporte fsico, y puede ser
borrada modificada y enviada de manera electrnica, sin cambios en su contenedor.
Por otro lado, mientras que la seleccin de la documentacin tradicional basada en
papel se produca mucho despus de la creacin del documento, en la gestin
electrnica de documentos la seleccin y la identificacin de su periodo de retencin
deben hacerse muy pronto en el ciclo de vida. Debido a la dificultad en dotarla de
un control adecuado.
105
de
Documentos
es
una
revolucin
que
afectar
la
cultura
NIVELES
DE
APLICACIN
DE
LOS
PROGRAMAS
GESTIN
DOCUMENTAL
Siguiendo el modelo de gestin norteamericano, James Rhoads ha establecido
cuatro (4) niveles de aplicacin de un Programa de Gestin Documentos, para cada
nivel, se establecen ciertos tipos de sistemas y servicios, cuyos elementos bsicos
reflejan para los archivos temas generales, relacionados, con polticas, planes
normas tcnicas, legislacin y formacin de profesionales. Para su aplicacin a nivel
mundial se cuenta con el apoyo de la UNESCO (Organizacin de las Naciones Unidas
para la Educacin, la Ciencia y la Cultura), quien en 1948, creo la CIA (Consejo
Internacional de Archivos) considerando como una organizacin mundial que busca
controlar, los esfuerzos para unificar los procesos archivsticos a nivel mundial.
123
106
Cuadro No. 7
Niveles 124
NIVELES
2.7.1.
NIVEL MNIMO
NIVEL INTERMEDIO
2.7.4.
NIVEL MXIMO
124
CARACTERSTICAS
107
CUADRO No. 9
NORMAS ARCHIVSTICAS DE LOS PASES DE:
BOLIVIA, ECUADOR, COSTA RICA, PANAM, EL SALVADOR Y PORTUGAL
NORMA
DESCRIPCIN DE LA NORMA
TIPO
No.
FECHA
BOLIVIA
ENTES
RECTORES
OBSERVCIONES
ELABORACIN
UTILIZACN Y
DISPOSICIN
DOCUMENTAL
CONSERVACIN
FINAL
DIRECTOR DEL ARCHIVO: Hasta el 25 de noviembre de 2006 es la seora Marcela Inch Calvimonte
AN
AGN
Sin
No.
31 DE
OCT.
DE
1846
Sin
Nume
ro
18 DE
OCT.
DE
1883
Sin
No.
28
NOV.
DE
1898
AN
AGN
781
05 DE
FEB.
DE
1986
Administracin
y
Sostenimiento por el Banco
Central
de
Bolivia
de
Establecimientos
e
Instituciones Culturales
AN
AGN
Sin
No.
12 DE
DIC.
DE
1825
DS
Sin
No.
15 DE
NOV.
DE
1923
DS
Sin
9 DE
DS
AN
de
la
Direccin
SNA
Produccin
Recepcin
Registro
Distribucin
Trmite
Organizacin
AN
AGN
Produccin
Recepcin
Registro
Presupuesto
Produccin
Recepcin
Registro
AN
Organizacin
Clasificacin
Organizacin
Clasificacin
AN
Bibliotecas. Se dispone su
establecimiento
en
los
Ministerios del Estado.
Creacin
Produccin
Conservacin
Consulta
Reprografa
Depuracin
Transferencias
Custodia
Conservacin
Consulta
Reprografa
Depuracin
Transferencias
Custodia
Organizacin
Clasificacin
Conservacin
Consulta
Reprografa
Depuracin
Transferencias
Financiacin
Mantenimiento
Organizacin
Clasificacin
Reprografa
Conservacin
Depuracin
T Consulta
Transferencias
Organizacin
Transferencias
Clasificacin
Conservacin
Consulta
Reprografa
Depuracin
Organizacin
Conservacin
112
CONVENCIONES:
LS = Ley Suprema
L = Ley
C.P. = Constitucin Poltica
DS = Decreto Supremo
AN = Archivo Nacional
DL = Decreto Ley
DP = Decreto Presidencial
D = Decreto
AGN = Archivo General de la Nacin
SNA = Sistema Nacional de Archivos
CUADRO No. 9
NORMAS ARCHIVSTICAS DE LOS PASES DE:
BOLIVIA, ECUADOR, COSTA RICA, PANAM, EL SALVADOR Y PORTUGAL
NORMA
DESCRIPCIN DE LA NORMA
TIPO
No.
FECHA
BOLIVIA
No.
DS
DS
DS
DS
DS
DS
MAYO
DE
1940
General
de
Bibliotecas,
Archivos
y
Publicidad
dependiente del Ministerio de
Educacin.
ENTES
RECTORES
OBSERVCIONES
ELABORACIN
UTILIZACN Y
DISPOSICIN
DOCUMENTAL
CONSERVACIN
FINAL
DIRECTOR DEL ARCHIVO: Hasta el 25 de noviembre de 2006 es la seora Marcela Inch Calvimonte
AN
AGN
AGN
05758
7 DE
JULIO
DE
1961
Establece la transferencia de
los documentos Pblicos y
Oficiales al Archivo Nacional
05918
6 DE
NOV.
6 DE
1961
Normas
Complementarias
sobre Patrimonio Archivistico,
Histrico,
Arqueolgico
y
Monumental
0977
15 DE
JUNIO
DE
1971
13956
10 DE
SEP.
10 DE
1976
Programa de Desarrollo de
Servicio
Archivstico
y
Documentos
Pblicos
de
Bolivia
13957
10 DE
SEP.
10 DE
1976
AN
AGN
22144
02 DE
MAR.
DE
1989
Preservacin
de
las
Documentaciones Publicas I
AN
AGN
SNA
Recepcin
Registro
Distribucin
Trmite
Organizacin
Clasificacin
AN
AGN
Consulta
Reprografa
Depuracin
Transferencias
Custodia
Conservacin
Consulta
Reprografa
Depuracin
Transferencias
Custodia
AN
AGN
Conservacin
Consulta
Reprografa
Depuracin
Transferencias
Custodia
AN
AGN
Conservacin
Consulta
Reprografa
Depuracin
Transferencias
Custodia
AN
AGN
Produccin
Recepcin
Registro
Distribucin
Trmite
Organizacin
Produccin
Recepcin
Registro
Distribucin
Organizacin
Clasificacin
Organizacin
Clasificacin
Conservacin
Consulta
Reprografa
Depuracin
Transferencias
Custodia
Conservacin
Consulta
Reprografa
Depuracin
Transferencias
Custodia
Conservacin
Consulta
Reprografa
Depuracin
113
CONVENCIONES:
LS = Ley Suprema
L = Ley
C.P. = Constitucin Poltica
DS = Decreto Supremo
AN = Archivo Nacional
DL = Decreto Ley
DP = Decreto Presidencial
D = Decreto
AGN = Archivo General de la Nacin
SNA = Sistema Nacional de Archivos
CUADRO No. 9
NORMAS ARCHIVSTICAS DE LOS PASES DE:
BOLIVIA, ECUADOR, COSTA RICA, PANAM, EL SALVADOR Y PORTUGAL
NORMA
DESCRIPCIN DE LA NORMA
TIPO
No.
FECHA
BOLIVIA
ENTES
RECTORES
OBSERVCIONES
ELABORACIN
UTILIZACN Y
DISPOSICIN
DOCUMENTAL
CONSERVACIN
FINAL
DIRECTOR DEL ARCHIVO: Hasta el 25 de noviembre de 2006 es la seora Marcela Inch Calvimonte
AN
AGN
22145
02 DE
MAR.
DE
1989
Preservacin
de
las
Documentaciones Publicas II
22146
02 DE
MAR.
DE
1989
Preservacin
de
las
Documentaciones
Pblicas
III.
DS
22199
24 de
MAYO
DE
1989
AN
AGN
DS
22396
16 DE
DIC.
DE
1989
Normas
Sobre
Documentacin Privada.
AN
AGN
DS
DS
DS
DS
23934
23 DE
DIC.
DE
1994
Reglamento
comn
de
Procedimiento Administrativo
y
Comunicacin
de
los
Ministerios.
25046
21 DE
MAYO
DE
1998
Crea
el
Intermedio
Ejecutivo.
Repositorio
del
Poder
SNA
Trmite
Organizacin
Transferencias
Custodia
Produccin
Recepcin
Registro
Distribucin
Trmite
Organizacin
Produccin
Recepcin
Registro
Distribucin
Trmite
Organizacin
Conservacin
Consulta
Reprografa
Depuracin
Transferencias
Custodia
Conservacin
Consulta
Reprografa
Depuracin
Transferencias
Custodia
Conservacin
Consulta
Reprografa
Depuracin
Transferencias
Custodia
Conservacin
Consulta
Reprografa
Depuracin
Transferencias
Custodia
AN
AGN
AN
AGN
AN
AGN
AN
AGN
Produccin
Recepcin
Registro
Distribucin
Trmite
Organizacin
Organizacin
Clasificacin
Organizacin
Clasificacin
Conservacin
Consulta
Reprografa
Depuracin
Transferencias
Custodia
Organizacin
Clasificacin
Conservacin
Consulta
Reprografa
Depuracin
Transferencias
Custodia
114
CONVENCIONES:
LS = Ley Suprema
L = Ley
C.P. = Constitucin Poltica
DS = Decreto Supremo
AN = Archivo Nacional
DL = Decreto Ley
DP = Decreto Presidencial
D = Decreto
AGN = Archivo General de la Nacin
SNA = Sistema Nacional de Archivos
CUADRO No. 9
NORMAS ARCHIVSTICAS DE LOS PASES DE:
BOLIVIA, ECUADOR, COSTA RICA, PANAM, EL SALVADOR Y PORTUGAL
NORMA
DESCRIPCIN DE LA NORMA
TIPO
No.
FECHA
DS
260832
BOLIVIA
06 DE
NOV.
DE
2002
ENTES
RECTORES
OBSERVCIONES
ELABORACIN
UTILIZACN Y
DISPOSICIN
DOCUMENTAL
CONSERVACIN
FINAL
DIRECTOR DEL ARCHIVO: Hasta el 25 de noviembre de 2006 es la seora Marcela Inch Calvimonte
AN
AGN
AN
AGN
SNA
Conservacin
Se crean los Archivos Presidenciales con el objeto de
Consulta
reunir, conservar, organizar y hacer accesibles los
Reprografa
Organizacin
recursos archivsticos y bibliogrficos de la Presidencia
Depuracin
Clasificacin
de la Repblica, gestionados en cada periodo
Transferencias
presidencial.
Custodia
NIVEL MNIMO AMPLIADO: Debido a que presenta las caractersticas bsicas como son: 1.
mecanismos de Retencin, conservacin y eliminacin de documentos. 2. Procedimientos para la
transferencia de documentos a los Archivos Nacionales o Repositorios y un Ante Proyecto de SNA.
115
CONVENCIONES:
LS = Ley Suprema
L = Ley
C.P. = Constitucin Poltica
DS = Decreto Supremo
AN = Archivo Nacional
DL = Decreto Ley
DP = Decreto Presidencial
D = Decreto
AGN = Archivo General de la Nacin
SNA = Sistema Nacional de Archivos
CUADRO No. 10
NORMAS ARCHIVSTICAS DE LOS PASES DE:
BOLIVIA, ECUADOR, COSTA RICA, PANAM, EL SALVADOR Y PORTUGAL
NORMA
DESCRIPCIN DE LA NORMA
TIPO
No.
FECHA
ECUADOR
DS
07
14 DE
ENE.
DE
1938
92.
RO/256
16 DE
JUNIO
DE
1982
ENTES
RECTORES
AN
AGN
SNA
UTILIZACN Y
CONSERVACIN
DISPOSICIN
FINAL
OBSERVCIONES
Creacin
del
Archivo
Nacional de Ecuador
AN
AN
SNA
AN
SNA
Conservacin
Consulta
Se crea el Archivo Nacional de Ecuador, para la
Reprografa
Organizacin
proteccin y conservacin de la documentacin
Clasificacin
Depuracin
nacional.
Transferencias
Custodia
Se crea el SNA para la conservacin proteccin y
Conservacin
Produccin
administracin del Patrimonio Documental. Se
Consulta
Recepcin
define
como
patrimonio
del
estado
toda
Reprografa
Organizacin
Registro
documentacin
que
es
producida
en
las
Depuracin
Clasificacin
Distribucin
instituciones pblicas, y privadas si son de inters
Transferencias
Trmite
nacional. Aplica para Archivos Pblicos y Privados.
Custodia
Organizacin
Conservacin
Produccin
En el artculos 13, 14, 15, 16, 17 y 22, se Clasifican
Consulta
Recepcin
los
archivos
en
Activos,
Intermedios
y
Reprografa
Organizacin
Registro
permanentes. Adems hacen definicin de cada uno
Depuracin
Clasificacin
Distribucin
de ellos. Aplica para archivos Pblicos y Privados.
Transferencias
Trmite
Custodia
Organizacin
NIVEL MNIMO: Debido a que presenta las caractersticas bsicas como son: mecanismos para de
Retencin, conservacin y eliminacin de documentos. Procedimientos para la transferencia de
documentos a los Archivos Nacionales o Repositorios.
116
CONVENCIONES:
LS = Ley Suprema
L = Ley
C.P. = Constitucin Poltica
DS = Decreto Supremo
AN = Archivo Nacional
DL = Decreto Ley
DP = Decreto Presidencial
D = Decreto
AGN = Archivo General de la Nacin
SNA = Sistema Nacional de Archivos
CUADRO No. 13
NORMAS ARCHIVSTICAS DE LOS PASES DE:
BOLIVIA, ECUADOR, COSTA RICA, PANAM, EL SALVADOR Y PORTUGAL
NORMA
TIPO
No.
DESCRIPCIN DE LA NORMA
FECHA
EL SALVADOR
CP
LS
ENTES
RECTORES
AN
AGN
De Proteccin al Patrimonio
Cultural
ELABORACIN
DOCUMENTAL
UTILIZACN Y
CONSERVACIN
DISPOSICIN
FINAL
OBSERVCIONES
DIRECTOR DEL ARCHIVO: Hasta el 25 de noviembre de 2006 es la seora Eugenia Lpez Velsquez
Constitucin Poltica
5 DE
FEB.
DE
1985
SNA
AGN
120
CONVENCIONES:
LS = Ley Suprema
L = Ley
C.P. = Constitucin Poltica
DS = Decreto Supremo
AN = Archivo Nacional
DL = Decreto Ley
DP = Decreto Presidencial
D = Decreto
AGN = Archivo General de la Nacin
SNA = Sistema Nacional de Archivos
CUADRO No. 12
NORMAS ARCHIVSTICAS DE LOS PASES DE:
BOLIVIA, ECUADOR, COSTA RICA, PANAM, EL SALVADOR Y PORTUGAL
NORMA
DESCRIPCIN DE LA NORMA
TIPO
No.
FECHA
PANAM
ENTES
RECTORES
AN
AGN
SNA
ELABORACIN
DOCUMENTAL
UTILIZACN Y
CONSERVACIN
DISPOSICIN
FINAL
OBSERVCIONES
43
14 DE
DIC.
DE
1912
13
23 DE
ENE.
DE
1957
Orgnica
de
Archivos
Nacionales de la Republica de
Panam.
AN
AN
Produccin
Recepcin
Registro
Distribucin
Trmite
Organizacin
Organizacin
Clasificacin
Conservacin
Consulta
Reprografa
Depuracin
Transferencias
Custodia
Organizacin
Clasificacin
Conservacin
Consulta
Reprografa
Depuracin
Transferencias
Custodia
NIVEL MINIMO: Debido a que presenta las caractersticas bsicas como son: 1. mecanismos para
de Retencin, conservacin y eliminacin de documentos. 2. Procedimientos para la transferencia
de documentos a los Archivos Nacionales.
119
CONVENCIONES:
LS = Ley Suprema
L = Ley
C.P. = Constitucin Poltica
DS = Decreto Supremo
AN = Archivo Nacional
DL = Decreto Ley
DP = Decreto Presidencial
D = Decreto
AGN = Archivo General de la Nacin
SNA = Sistema Nacional de Archivos
CUADRO No. 11
NORMAS ARCHIVSTICAS DE LOS PASES DE:
BOLIVIA, ECUADOR, COSTA RICA, PANAM, EL SALVADOR Y PORTUGAL
NORMA
DESCRIPCIN DE LA NORMA
TIPO
No.
FECHA
COSTA RICA
4278
11 DE
DIC.
DE
1968
5574
6 DE
SEPT.
DE
1974
7202
24 DE
OCT.
24 DE
1990
7202
24 DE
OCT.
24 DE
1990
AN
AGN
SNA
UTILIZACN Y
CONSERVACIN
DISPOSICIN
FINAL
OBSERVCIONES
DIRECTOR DEL ARCHIVO: Hasta el 25 de noviembre de 2006 es la seora Virginia Chacn Arias
Microfilmacin
Documentos
Se
crea
Administrativa
Nacional.
ENTES
RECTORES
de
AN
la
del
Junta
Archivo
AN
AN
AN
SNA
Produccin
Recepcin
Registro
Distribucin
Trmite
Organizacin
SNA
Produccin
Recepcin
Registro
Distribucin
Trmite
Organizacin
SNA
Produccin
Recepcin
Registro
Distribucin
Trmite
Organizacin
Conservacin
Consulta
Reprografa
Depuracin
Transferencias
Custodia
Reprografa
Depuracin
Microfilmacin
Organizacin
Clasificacin
Conservacin
Consulta
Reprografa
Depuracin
Transferencias
Custodia
Organizacin
Clasificacin
Conservacin
Consulta
Reprografa
Depuracin
Transferencias
Custodia
Organizacin
Clasificacin
Conservacin
Consulta
Reprografa
Depuracin
Transferencias
Custodia
117
CONVENCIONES:
LS = Ley Suprema
L = Ley
C.P. = Constitucin Poltica
DS = Decreto Supremo
AN = Archivo Nacional
DL = Decreto Ley
DP = Decreto Presidencial
D = Decreto
AGN = Archivo General de la Nacin
SNA = Sistema Nacional de Archivos
CUADRO No. 11
NORMAS ARCHIVSTICAS DE LOS PASES DE:
BOLIVIA, ECUADOR, COSTA RICA, PANAM, EL SALVADOR Y PORTUGAL
NORMA
DESCRIPCIN DE LA NORMA
TIPO
No.
FECHA
COSTA RICA
8454
XXV
23 DE
JULIO
23
1881
Se
crean
los
Archivos
Nacionales de Costa Rica
24023
-C
AN
AGN
SNA
UTILIZACN Y
CONSERVACIN
DISPOSICIN
FINAL
OBSERVCIONES
DIRECTOR DEL ARCHIVO: Hasta el 25 de noviembre de 2006 es la seora Virginia Chacn Arias
30 DE
AGO.
DE
2005
30 DE
ENE.
DE
1995
ENTES
RECTORES
AN
SNA
AN
AN
SNA
Produccin
Recepcin
Registro
Distribucin
Trmite
Organizacin
Organizacin
Clasificacin
Conservacin
Consulta
Reprografa
Depuracin
Transferencias
Custodia
Produccin
Registro
Distribucin
Trmite
Organizacin
Recepcin
Organizacin
Clasificacin
Transferencias
Conservacin
Consulta
Reprografa
Depuracin
Custodia
Conservacin
Consulta
Reprografa
Depuracin
Transferencias
Custodia
Produccin
Recepcin
Registro
Distribucin
Trmite
Organizacin
Organizacin
Clasificacin
NIVEL INTERMEDIO: Debido a que presenta unas caractersticas bsicas como son: 1. La ley 7202 del SNA donde se define
puntualmente los pasos y mtodos a seguir para la elaboracin, ordenacin, clasificacin, conservacin y eliminacin de documentos. 2.
Procedimientos para la transferencia de documentos a los Archivos Nacionales y el reglamento de la Ley del SNA, que describe funciones
y procedimientos del los archivos que conforman el SNA.
118
CONVENCIONES:
LS = Ley Suprema
L = Ley
C.P. = Constitucin Poltica
DS = Decreto Supremo
AN = Archivo Nacional
DL = Decreto Ley
DP = Decreto Presidencial
D = Decreto
AGN = Archivo General de la Nacin
SNA = Sistema Nacional de Archivos
CUADRO No. 14
NORMAS ARCHIVSTICAS DE LOS PASES DE:
BOLIVIA, ECUADOR, COSTA RICA, PANAM, EL SALVADOR Y PORTUGAL
NORMA
TIPO
No.
DESCRIPCIN DE LA NORMA
FECHA
PORTUGAL
107
8 DE
SEP.
DE
2001
149
5 DE
ABRIL
DE
1983
447
10 DE
DIC.
DE
1988
DL
121
2 DE
JULIO
DE
1992
DL
16
23 DE
ENE.
DE
DL
DL
ENTES
RECTORES
AN
AGN
SNA
ELABORACIN
DOCUMENTAL
UTILIZACN Y
CONSERVACIN
DISPOSICIN
FINAL
OBSERVCIONES
Establece
Poltica y
Proteccin
Patrimonio
las Base de la
del Rgimen de
y Valoracin del
Cultural.
AN
Organizacin
Clasificacin
Conservacin
Consulta
Reprografa
Depuracin
Transferencia
Custodia
Organizacin
Clasificacin
Conservacin
Consulta
Reprografa
Depuracin
Transferencia
Custodia
Organizacin
Clasificacin
Conservacin
Consulta
Reprografa
Depuracin
Transferencia
Custodia
AN
Produccin
Recepcin
Registro
Distribucin
Trmite
Organizacin
AN
Produccin
Recepcin
Registro
Distribucin
Trmite
Organizacin
Gestin de Documentos
AN
Produccin
Recepcin
Registro
Distribucin
Trmite
Organizacin
Organizacin
Clasificacin
Conservacin
Consulta
Reprografa
Depuracin
Transferencia
Custodia
AN
Produccin
Recepcin
Registro
Organizacin
Clasificacin
Conservacin
Consulta
Reprografa
Pre
Archivala
Documentos
de
los
121
CONVENCIONES:
LS = Ley Suprema
L = Ley
C.P. = Constitucin Poltica
DS = Decreto Supremo
AN = Archivo Nacional
DL = Decreto Ley
DP = Decreto Presidencial
D = Decreto
AGN = Archivo General de la Nacin
SNA = Sistema Nacional de Archivos
CUADRO No. 14
NORMAS ARCHIVSTICAS DE LOS PASES DE:
BOLIVIA, ECUADOR, COSTA RICA, PANAM, EL SALVADOR Y PORTUGAL
NORMA
TIPO
No.
DESCRIPCIN DE LA NORMA
FECHA
PORTUGAL
ENTES
RECTORES
AN
AGN
DL
DL
372
47
8 DE
MAR.
DE
2004
SNA
UTILIZACN Y
CONSERVACIN
DISPOSICIN
FINAL
OBSERVCIONES
1993
23
NOV.
DE
1998
AN
AN
Distribucin
Trmite
Organizacin
Depuracin
Transferencia
s
Custodia
Produccin
Recepcin
Registro
Distribucin
Trmite
Organizacin
Conservacin
Consulta
Reprografa
Depuracin
Transferencia
Custodia
Organizacin
Clasificacin
Organizacin
Clasificacin
Conservacin
Consulta
Reprografa
Depuracin
Transferencia
Custodia
122
CONVENCIONES:
LS = Ley Suprema
L = Ley
C.P. = Constitucin Poltica
DS = Decreto Supremo
AN = Archivo Nacional
DL = Decreto Ley
DP = Decreto Presidencial
D = Decreto
AGN = Archivo General de la Nacin
SNA = Sistema Nacional de Archivos
CUADRO No. 14
NORMAS ARCHIVSTICAS DE LOS PASES DE:
BOLIVIA, ECUADOR, COSTA RICA, PANAM, EL SALVADOR Y PORTUGAL
NORMA
TIPO
No.
DESCRIPCIN DE LA NORMA
FECHA
PORTUGAL
ENTES
RECTORES
AN
AGN
SNA
ELABORACIN
DOCUMENTAL
UTILIZACN Y
CONSERVACIN
DISPOSICIN
FINAL
OBSERVCIONES
NIVEL MXIMO.
complementado por:
Gestin de directrices
Gestin de correo y de telecomunicaciones
Gestin de maquinas copiadoras
Sistemas de informacin sobre Gestin
Anlisis de sistemas y utilizacin de procedimientos de palabras y de texto en la generacin de correspondencia,
informes y directrices, as como para llenar formularios
Por lo general, los Programas de Gestin de Documentos a este nivel se caracterizan por la utilizacin de la
computadora y la reprografa en diversas aplicaciones
123
CONVENCIONES:
LS = Ley Suprema
L = Ley
C.P. = Constitucin Poltica
DS = Decreto Supremo
AN = Archivo Nacional
DL = Decreto Ley
DP = Decreto Presidencial
D = Decreto
AGN = Archivo General de la Nacin
SNA = Sistema Nacional de Archivos
CUADRO No. 15
PAS
CONCLUSIONES LEGISLATIVAS
ANLISIS COMPARATIVO
124
RHOADS, James. La funcin de la gestin de documentos y archivos en los sistemas nacionales de informacin : un estudio RAMP. Programa General de Informacin y UNISIST. Paris, UNESCO, 1983.
pg. 82. En : introduccin, p. 2
Decreto-Ley N 121 del 2 de julio de 1992
125
NOMBRE OFICIAL
MAPA, BANDERA Y
ESCUDO
SUPERFICIE
1.098.581 km2
51.000 km 2
283.561 km2.
CAPITAL
San Jos
Quito
POBLACIN
9.000.000 de habitantes
3.420.000 habitantes
11.000.000 de habitantes
MONEDA
Biliviano
Coln
IDIOMA
Esapol, Ingls
RELIGIN
FECHA DE
INDEPENDENCIA
DIVISIN POLTICA
6 de agosto de 1825
29 de octubre de 1821
Los departamentos son: Chuquisaca (Sucre), La Paz (La Paz), Varias cadenas de montaas atraviezan casi el centro del pas
Cochabamba (Cochabamba), Oruro (Oruro), Potos (Potos), Tarija (cordillera de Talamanca, cordillera Central y cordillera de
(Tarija), Santa Cruz (Santa Cruz de la Sierra), Beni (Trinidad). Se Guanacaste). Los puntos culminantes son el Chirripo Grande (3820
consideran 3 zonas geogrficas predominantes: La zona andina m) y el volcn en actividad de Iraz (3432 m). La meseta del Valle
abarca un 25% del territorio, se distingue la Cordillera Occidental o Central, situada entre las montaas por encima de los 1000 m de
Volcnica y la Cordillera Oriental, entre las dos cordilleras se altitud, alberga los tres cuartos de la poblacin. Las planicies de las
encuentra la meseta Altiplnica, se encuentran los departamentos de costas del mar Caribe, muy extensas, ocupan casi un tercio del pas,
La Paz, Oruro y Potos. Las temperaturas son las ms bajas del pas y mientras que las planicies del Pacfico son ms estrechas. La costa
pueden llegar hasta los 20C bajo cero. La temperatura promedio es del Pacfico est recortada de bahas (golfo de Nicoya, golfo Dulce, y
de 10C. La meseta altiplnica se encuentra a una altura promedio baha de Coronado). El principal ro es el San Juan (230 km), que
de 3555 metros sobre el nivel del mar. La zona subandina, de clima delimita al norte una parte de la frontera con Nicaragua. El clima es
templado clido abarca un 16% del territorio, con tierras frtiles tropical sobre las costas y templado por la altitud en el centro. Las
valles. Registra temperatura media de 16 a 20 C, encontramos los temperaturas medias anuales varan de 32C en las costas a 17C en
departamentos de Cochabamba. Chuquisaca, Tarija y parte del tierra. Las costas del mar Caribe son extremadamente lluviosas
mientras que, a lo largo del Pacfico, la estacin seca dura de cuatro
departamento de Santa Cruz.
a cinco meses.
Dividida en cuatro regiones geogrficas: la Costa, o planicie costera, que cubre un poco ms
de un cuarto de la superficie del pas, es una de las regiones ms frtiles y ricas; la Sierra, o
altas tierras centrales, est compuesta de una doble cadena de montaas elevadas y
macizas circundando una serie de mesetas; el Oriente, o jungla oriental, que cubre alrededor
de la mitad del territorio, est constituida por vertientes de pendiente suave situadas al este
de los andes; por ltimo, las islas Galpagos comprenden seis islas principales y una docena
de islas ms pequeas que contienen numerosas cimas volcnicas, apagadas en su mayor
parte. La regin de la Sierra se sita entre dos cadenas andinas, la Cordillera occidental (con
la cima ms elevada del pas, el Chimborazo, que culmina a 6310m) y la Cordillera oriental o
real. Ella contiene ms de una docena de picos de una altitud superior a 5000m, entre ellos
el Cotopaxi (5897 m), uno de los volcanes en actividad ms elevados del mundo. Aunque
situado al nivel del ecuador, el pas dispone de una gran variedad de climas, en razn de las
diferencias de altitud.
La Costa es generalmente clida y hmeda, con una temperatura anual media de alrededor
de 26C. En la Sierra, las temperaturas se escalonan entre 7 y 21C. Quito, situada a 2850
m por encima del nivel del mar, posee una temperatura anual media de 13C. La regin del
Oriente es an ms clida y ms hmeda que la costa, aproximadamente a 38C. El
archipilago de las Galpagos posee numerosas especies animales y constituye as una
reserva natural. Est dividido en 20 provincias, a su vez subdivididas en cantones y en
comunas urbanas y rurales. Guayaquil se encuentra en el sudoeste: es un centro comercial y
financiero y el principal puerto del pas. Cuenca, centro industrial, comercial y turstico, as
como Machala, ciudad comercial, agrcola y portuaria, son tambin ciudades importantes.
Est administrado conforme a la Constitucin de 1978.
El poder ejecutivo es detentado por un presidente, elegido por sufragio directo por un
mandato de cuatro aos no renovable. El presidente de la Repblica nombra los
gobernadores de las provincias y es comandante en jefe de las fuerzas armadas. El poder
legislativo es ejercido por un Congreso nacional, dotado de una Cmara y compuesto de 72
miembros (65 son elegidos a nivel provincial cada dos aos y 12 a nivel nacional cada cuatro
aos). La repblica del Ecuador cuenta con numerosos partidos polticos, entre otros: el
Partido social-cristiano, el Partido de la Unin republicana, el Partido conservador, el partido
de la Izquierda democrtica, el partido de la Democracia Popular, el Partido socialista
ecuatoriano y el Partido comunista. En 1994, la produccin petrolera representaba 18,8
millones de toneladas.
ACTIVIDAD
ECONMICA
REPBLICA DE BOLIVIA
INSTITUCIONES
Escuela
de
Bibliotecologa,
EDUCATIVAS QUE
Facultad de Humanidades de la Ofrece la carrera de Ciencias de la
Documentacin e Informacin en
DICTAN ARCHIVSTCA Universidad Mayor de San Andrs Informacin.
la Universidad Nacional
O CIENCIAS AFINES
NOMBRE OFICIAL
REPBLICA DE PORTUGAL
REPBLICA DE EL SALVADOR
MAPA, BANDERA Y
ESCUDO
SUPERFICIE
75,517 km
92.345 km.
CAPITAL
Ciudad de Panam
San Salvador
Lisboa
POBLACIN
10.066.253 hab.
MONEDA
IDIOMA
RELIGIN
Catlica
3 de noviembre de 1903
15 de septiembre de 1821
FECHA DE
INDEPENDENCIA
DIVISIN POLTICA
Limita: al Norte con el Mar Caribe, al Sur con el Ocano Pacfico, al Este con la Repblica de Es un pas del noreste de Amrica central, limitado al norte y al
Colombia y al Oeste con Costa Rica. Comprende 9 provincias: Bocas del Toro, Cocl, Coln, este por Honduras, al sur por el ocano Pacfico y al oeste y
Chiriqu, Darin, Herrera, Los Santos, Panam y Veraguas. Tiene 5 comarcas indgenas: noroeste por Guatemala. El Salvador es el ms pequeo y el ms
Kuna Yala, Ember - Wounaan, Kuna de Madugand, Kuna de Wargand y Ngobe Bugl. densamente poblado de los estados de la Amrica central. Cuenta
Cortado en su longitud por varias cadenas montaosas. La sierra de Tabasar penetra en el con 14 departamentos El Organo Ejecutivo est integrado por el
pas por el oeste. Su altitud media es de 1525 m, y su cima ms alta, el Bar, un volcn Presidente de la Repblica, el Vicepresidente de la Repblica, los
apagado, alcanza los 3475 m. Al este del canal, la cordillera de San Blas y la serrana del Ministros y los Viceministros de Estado y sus funcionarios
Darin, ms bajas, tienen una altura media de alrededor de 915 m y estn casi enteramente dependientes. El Presidente de la Repblica, mxima autoridad del
situadas en el interior del pas. La regin comprendida entre los dos sistemas montaosos rgano Ejecutivo es apoyado por el Vicepresidente de la Repblica,
est formada por colinas de 100 a 450 m de altura, valles frtiles bien irrigados y planicies. ambos son elegidos por sufragio popular para un periodo de 5 aos.
Cubierta de selvas espesas y coronadas de crestas y, en algunas partes, de planicies y altas El Presidente de la Repblica no puede ser reelecto para un
mesetas. Las dos cadenas se vierten alrededor de 325 ros y cursos de agua que se renen segundo perodo en forma consecutiva. Las funciones y
con el Pacfico y 150 que descienden hasta el mar Caribe. El principal ro es el Tuira, que se vuresponsabilidades de los funcionarios del rgano Ejecutivo se
encuentran en el Reglamento Interno del rgano Ejecutivo, el cual
puede ser accesado en el Sitio Web de Casa Presidencial
La principal fuente de ingresos del pas proviene del canal. La zona franca de Coln, la
segunda del mundo despus de la de Hong Kong, es una de las bases de la economa del
pas, as como el sistema de pabellones de conveniencia que asegura a Panam importantes
ingresos y lo hace el segundo pas del mundo por la importancia de la flota. Slo un tercio de
los habitantes dispone de un verdadero trabajo asalariado. El resto de la poblacin trabaja
en la agricultura de subsistencia, en el sector informal o est desempleada. Alrededor del
8% del territorio panameo est consagrado a la agricultura. Los principales cultivos son la
banana, la caa de azcar, el arroz, el maz y el caf. La selva panamea produce diversos
ACTIVIDAD ECONMICA tipos de madera, en particular la de caoba. Grandes plantaciones, generalmente dirigidas por
sociedades norteamericanas, producen bananas, caa de azcar y cacao.
INSTITUCIONES
EDUCATIVAS QUE
DICTAN ARCHIVSTCA O
CIENCIAS AFINES
Universidad de Panam
Profesional
Archivstivca
en
Bibliotecologa
Universidad de Panam
Se ha convertido en una economa diversificada y cada vez ms basada en servicios desde que
ingres en la Unin Europea en 1986. En la ltima dcada, los gobiernos han privatizado muchas
firmas estatales y han liberalizado las reas dominantes de la economa, incluyendo los sectores
financieros y de las telecomunicaciones. El pas se calific para la Unin Monetaria Europea
(EMU) en 1998 y comenz a circular su nueva moneda, el Euro, en 1 de enero de 2002, junto con
11 otra economa miembro de la UE. El desarrollo econmico ha estado por encima del promedio
de la UE durante buena parte de la ltima dcada, pero el PIB per capita es de slo 75% del de
las economas principales de la UE. El gobierno no pudo controlar su dficit creciente y avanzar
las reformas estructurales necesarias para alzar la competitividad econmica de Portugal. Un
sistema educativo pobre, particularmente, ha sido un obstculo para mayor productividad y
crecimiento. Ha sido reemplazado cada vez ms por los productores de bajo coste en Europa
Central y Asia como destino para la inversin directa extranjera.
Grfico No. 10
Junta Directiva
Medio Ambiente o Entorno
Presidencia
Sistema de Gestin
de la Produccin
Subsistema
Gestin de
Materias Primas
P
R
O
D
U
C
T
O
S
Y
S
E
R
V
I
C
I
O
S
Subsistema de
Gestin de
Procesos
Sistema de Gestin
de Desarrollo de
Producto
Subsistema de
Gestin de
Ensamblaje
Sistema de
Gestin
Financiero
Sistema de
Gestin
Administrativo
Subsistema de
Gestin del Cuadro de
Clasificacin
P
A
R
A
L
A
Sistema de
Gestin
Comercial
Subsistema de Gestin
de Informacin
T
I
L
E
S
A
D
M
I
N
I
S
T
R
A
C
I
Sistema de Gestin
de Secretaria
General
Subsistema de Gestin
del Calendario de
Conservacin
Subsistema de Gestin
del Inventario
Documental
Subsistema de Gestin
de los Archivos
Subsistema de Eliminacin de
Documentos Inactivos
Subsistema de Adquisicin
Documental
Subsistema de Valoracin
Documental
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