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*2010 incl.*
1.0 Introduction
Excel nous aide mieux comprendre les donnes en les plaant dans des cellules (rparties
en lignes et en colonnes) et au moyen de formules permettant deffectuer des connexions
et des calculs pertinents entre ces cellules. Il existe quelques diffrences entre les versions
2007 et 2010, aussi la section 1.1 ci-dessous sintresse-t-elle aux spcificits de 2007, la
section 1.2 celles de 2010, et la section 1.3 et suivantes aux fonctionnalits communes.
Les modifications de linterface introduites dans Office 2007 ont t plus importantes que
lors des mises niveau prcdentes, notamment celles dOffice 95 et Office 97. Si les mises
niveau dOffice depuis la version 97 ont ajout des fonctionnalits et des modifications de
linterface utilisateur de manire progressive, Office 2007 a apport un changement radical
de linterface dans son ensemble. Il sagissait semble-t-il de rpondre aux tudes suggrant
que la plupart des fonctionnalits ajoutes la demande des utilisateurs existaient dj
dans les applications Office, mais que les utilisateurs ne parvenaient pas les trouver.
De ce fait, Microsoft sest efforc de simplifier linterface pour que les utilisateurs puissent
localiser plus facilement les fonctions recherches. Les interfaces 2007 et 2010 tmoignent
galement dune volution de structure davantage centre sur les tches, principalement
autour du ruban sur le haut de lcran (voir 1.1.2 ci-dessous).
Le ruban na pas vraiment reu un accueil enthousiaste. Sauf quelques utilisateurs cherchant
savoir o se trouvaient dsormais leurs options habituelles, il tait difficile dans la version
2007 de personnaliser le ruban lui-mme malgr la prsence de la barre doutils Accs
rapide. Office 2010 intgre dsormais une fonction de personnalisation du ruban et le
bouton Office (voir 1.1.3) est remplac par un onglet Fichier bien plus explicite et moins
mystrieux.
1.1.2 Le ruban
Le Ruban constitue le changement le plus important instaur par Excel 2007. Nous abordons
les fonctions accessibles depuis le Ruban dans diffrents modules plus loin dans le cours.
Nous voquerons simplement ici la prsentation :
Onglet Commande Groupe Lanceur bote de dialogue
Comme vous pouvez le voir, sept onglets remplacent dornavant le Menu options dExcel
2003 :
1. Accueil
2. Insertion
3. Mise en page
4.
5.
6.
7.
Formules
Donnes
Rvision
Affichage
Un clic sur lun de ces onglets ouvre un sous-menu qui se dploie sur lensemble de lcran.
Les boutons de commande contiennent eux seuls dautres commandes, dirigeant vers un
autre menu. Les commandes sont agences en Groupes dont certains comportent une
petite flche en bas droite qui ouvre une bote de dialogue tel quillustr ci-dessous
(exemple du groupe Graphiques auquel on accde depuis longlet Insertion) :
Cochez celles qui vous permettent un Accs rapide la fonction de votre choix. Vous
pouvez aussi utiliser ce menu pour rduire temporairement le Ruban (dernire option en
bas ; plus dinformations sur le Ruban ci-aprs). Mme si le Ruban dOffice 2007 est
gnralement une nouveaut apprcie, il prend beaucoup despace. Vous pouvez
ventuellement prfrer ceci :
Notez que le nombre total de lignes et de colonnes est le mme que dans Excel 2007.
Dans la colonne Personnaliser le ruban, chaque onglet du ruban peut tre dplac en
slectionnant et en utilisant les flches haut et bas droite. Vous pouvez aussi dplacer les
lments en les faisant glisser dans la section Personnaliser le ruban, y compris en faisant
glisser des commandes dun groupe personnalis un autre. Le bouton de droulement
situ gauche de chaque onglet/groupe permet dafficher le contenu dtaill, et les cases
cocher activent laffichage de longlet en entier. Au-dessous de la prsentation des options
actuelles du ruban se trouvent des boutons pour crer dautres onglets personnaliss et de
nouveaux groupes au sein des onglets, ainsi que la possibilit de modifier la slection en
cours laide du bouton renommer permettant de choisir diffrentes icnes pour les
groupes et commandes, et de renommer les commandes, les groupes et les onglets.
Imaginons que nous voulons crer un nouvel onglet pour analyser des donnes de compte
dans Excel. En cliquant sur Nouvel onglet, un nouvel onglet apparait au-dessous de longlet
actuellement slectionn contenant un nouveau groupe personnalis par dfaut. Nous
slectionnons ensuite chaque onglet et utilisons le bouton Renommer pour entrer la
description correspondante :
Aprs avoir cr le nouvel onglet et groupe, nous pouvons ajouter des commandes au
groupe et crer des groupes supplmentaires :
Nous avons choisi Tous les onglets et ajout ensuite deux options depuis longlet Groupe
de donnes externes de longlet de donnes et certains types de graphiques depuis le
groupe Graphiques de longlet Insertion, ainsi que la commande Gain/Perte du groupe
Sparkline du mme onglet.
Voici comment apparat notre nouveau ruban personnalis :
Parmi les nouvelles options de personnalisation, la fonction Exporter est rellement utile.
Elle permet de combiner les personnalisations du ruban et de la barre doutils Accs rapide
dans un fichier que vous ou une autre personne pouvez importer. Il ne semble pas exister
un moyen simple dassocier facilement et automatiquement des documents particuliers
un fichier de personnalisation spcifique, mais ceci devrait encore plus inciter adapter
linterface aux exigences dune tche particulire.
Plus important, cest l que vous trouverez dsormais vos options dapplication.
La zone Nom affiche la rfrence de la cellule active. Ainsi, si vous tes en train de travailler
sur la cellule F5, vous voyez apparatre F5 dans la Zone Nom. Cette zone affiche
galement le nom attribu une cellule ou une plage de cellules (voir module 18 : Plages
nommes).
nous vous recommandons de vous familiariser avec la plupart des fonctions comme propos
dans ce cours afin ne pas avoir besoin de vous en servir. Un clic sur le bouton fx ouvre cette
fentre :
Qui offre mme une fonction de recherche en haut si vous navez aucune ide de la fonction
quil vous faut slectionner. Vous trouvez en dessous une liste droulante de catgories de
fonctions telles que Statistiques, Mathmatiques, etc. (voir les modules 14-17 et 20). Le
dernier champ vous permet de slectionner la fonction elle-mme. Lautre manire
daccder aux fonctions est dutiliser longlet Formules dans le Ruban.
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Si vous faites dfiler la liste, une brve description saffiche pour chaque fonction.
Bizarrement, si lon slectionne lune des options et que lon appuie sur la touche Retour,
loption nest pas slectionne et la formule conserve sa forme =su. Pour utiliser cet outil
correctement, il faut double-cliquer sur loption choisie, ce qui permet ensuite de complter
la formule correctement.
1.5 La feuille
Enfin la feuille, nous y voil ! Mme si, louverture dun nouveau classeur, vous ne voyez
quune trentaine de lignes et une vingtaine de colonnes, il y a en fait plus dun million de
lignes dans Excel 2007 et plus de 16 000 colonnes. Cet immense canevas est capable
dorganiser un montant norme de donnes et de calculs.
Cliquez simplement sur nimporte quelle cellule pour saisir des nombres ou du texte. Servezvous ensuite des touches flches pour vous dplacer sur la feuille (utilisez la touche Ctrl
pour aller plus vite voir module 2 : Fonctions de base Navigation & dition). La bordure
aussi est utile. Pour slectionner la colonne B dans sa totalit, cliquez simplement sur la
lettre B :
Faites de mme pour une ligne ou un ensemble de lignes (pour slectionner plusieurs lignes,
cliquez sur un numro de ligne gauche, maintenez le bouton gauche de la souris enfonc
et faites glisser vers le haut ou vers le bas) :
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Vous pouvez mme cliquer sur le carr en haut gauche pour slectionner toute la feuille :
Ceci est utile pour effacer toutes les donnes ou appliquer le mme format toutes les
cellules.
Enfin, tout au bout droite se trouve lascenseur (barre de dfilement vertical) qui vous
permet de vous dplacer jusquen bas de ces 1 million de lignes bien plus vite que la flche
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Encore plus facile : ajoutez un onglet dun seul clic sur la petite icne dinsertion :
Barre dtat
La Barre dtat est une mine dor sous-utilise. Elle est l observer tranquillement votre
travail et fournit des statistiques sur la ou les cellules(s) active(s). Insrez quelques chiffres
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dans trois cellules, slectionnez-les et regardez la Barre dtat. Vous devez voir par dfaut
au moins la Moyenne, la Somme et le Nombre de ces chiffres (nombre de cellules actives) :
Ce nest pas tout. Cliquez droit dans la Barre dtat : un large ventail doptions
supplmentaires saffiche :
Minimum et Maximum valent gnralement la peine dtre activs. La Barre dtat est
simple car elle est prsente quoi quil arrive ; vous navez pas besoin dinsrer des formules
pour la voir. Cest un outil trs utile, voire indispensable.
Zoom
La fonction Zoom en bas droite de lcran vous permet dagrandir laffichage de la feuille :
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ou de le diminuer :
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