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CURSOGRAMAS
Un cursograma se utiliza para representar grficamente las rutinas o procedimientos administrativos de
una organizacin, es decir, permite representar sintticamente la secuencia de acciones que se realizan
para satisfacer las distintas finalidades de la organizacin.
Los cursogramas muestran los sectores, los soportes de informacin, y un detalle de cada proceso para
lograr una completa interpretacin del sistema (o procedimiento) que se est representando.
Utilidad
Los cursogramas permiten indicar:
cuntos formularios se emiten cada vez,
cmo se ordenan los archivos y de qu tipo son,
cmo se distribuyen los formularios y hacia dnde se dirigen,
qu operaciones se llevan a cabo,
qu controles se realizan en los procedimientos,
qu decisiones se toman como consecuencia de los controles,
etc.
De esta forma se puede verificar si la descripcin del procedimiento es completa, permitiendo la deteccin
de errores, omisiones, reiteraciones o superposiciones a fin de subsanarlos y lograr procedimientos ms
eficientes.
En conclusin, los cursogramas permiten evaluar, a travs del anlisis, dnde existen problemas que
afectan al control interno de la organizacin.
Elementos
Se dibujan columnas que representan cada sector funcional que interviene en el procedimiento. Dentro de
cada una de ellas, segn cooresponda, se grafican smbolos definidos segn Normas IRAM, que
representan secuencialmente las operaciones y controles que se efectan, as como tambin la emisin y
distribucin de los formularios necesarios para llevar a cabo las actividades.
Simbologa (segn Normas IRAM):
Smbolo
Denominacin
Descripcin
Cursogramas
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Operacin
Control
Representa toda accin conjunta de consulta de datos para constatar la validez de los
datos contenidos en un soporte de informacin.
Demora
Archivo Transitorio
Archivo Definitivo
Destruccin
Alternativa
Formulario o soporte de
Representa el elemento portador de la informacin, ya sea escrita o magntica.
informacin
Proceso no
representado o no
relevado
Traslado
Toma de informacin
Conector
Cursogramas
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Smbolo
Operacin
Inicial
Medio
Final
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Control
Demora
x
x
Archivo transitorio
Archivo definitivo
Destruccin
Alternativa
Soporte de informacin
Proceso no representado
Traslado
Toma de informacin
Conector
8. Emisin de formularios:
Se representa con el signo de operacin y a continuacin la designacin del formulario. Cuando
haya que dibujar varios ejemplares se dibujarn superpuestas y desplazadas hacia abajo y hacia la
derecha tantas figuras como ejemplares intervengan en la accin, numerndolos partiendo desde 0
(cero) o 1 (uno).
9. Distribucin de los ejemplares:
Se dibujarn las lneas de salida partiendo de cada uno de los ejemplares, o de cada grupo de ellos
que tenga el mismo destino. En este caso, se une con una lnea diagonal los vrtices de los
ejemplares, de cuyo centro partir la lnea de traslado. Para evitar cruces de lneas, puede alterarse
el orden natural de los ejemplares.
10. Descripcin de los smbolos:
Existen dos alternativas:
Dentro del mismo diagrama y cerca de los smbolos.
En una columna marginal donde se detallen las aclaraciones.
Esta ltima opcin es la que utilizaremos para describir las operaciones, archivos y formularios
simbolizados en el cursograma. A medida que se dibujan las operaciones se numeran para luego
utilizar esos nmeros como referencias. De la misma forma, los archivos sern referidos con una
letra mayscula, y en la columna marginal se indicar su nombre y tipo de ordenamiento. Cada
formulario se identifica con las iniciales de su nombre, explicando en la columna marginal el
significado de las mismas (F: "Factura"; NP: "Nota de Pedido"). En el caso del smbolo de
alternativa, dentro del mismo se escribir el tipo de opcin o la pregunta asociada, y en cada una de
las salidas se indica la alternativa de que se trate.
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3. Colocar el nombre del formulario en el ejemplar superior y los nmeros de copia en cada ejemplar
comenzando desde 0 (cero) para indicar el original. En una columna marginal, colocar las
referencias:
Referencias:
Formularios
NP: Nota de Pedido
Procedimientos
Archivos
4. Cada vez que un sector recibe formularios, se grafica cada ejemplar recibido con su nombre y
nmero de copia correspondiente:
5. "...controla con la Lista de Precios (ordenada por cdigo de artculo) archivada en el sector...":
Cuando se controla un formulario con informacin consultada desde un archivo, se est realizando
una operacin con control:
La consulta a un archivo se representa con la lnea de trazo discontinuo. El nombre del archivo y su
ordenamiento se colocan en las referencias. El proceso se identifica con un nmero para luego
realizar una breve descripcin en la columna de referencias.
Referencias:
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Formularios
NP: Nota de Pedido
Procedimientos
1 - Controla la Nota de Pedido consultando la Lista de Precios.
Archivos
A - Lista de Precios, ordenada por cdigo de artculo.
6. Luego de un control, siempre se presenta una alternativa, donde se debern indicar los caminos o
secuencias que se presentan como opciones:
"...Si rechaza el pedido deja constancia en el original recibido, lo devuelve al vendedor
correspondiente, y destruye el duplicado de la Nota de Pedido. Si lo acepta, coordina con Expedicin
la fecha de entrega, deja constancia en los ejemplares de la Nota de Pedido y los remite a
Procesamiento...", la primera opcin es el rechazo, por lo tanto a partir del vrtice izquierdo del
smbolo de alternativa se representa lo que sucede en ella. Con un smbolo de operacin, se
representa que el Jefe de Ventas dej constancia del rechazo en el formulario, ste ltimo se grafica
como salida de la operacin, el original se enva al vendedor, donde se vuelve a graficar. Como a
cada formulario debe drsele un destino, y, como se carece de informacin acerca de que hace el
vendedor con la Nota de Pedido rechazada, esta situacin se refleja con un proceso no
representado. El duplicado se destruye, por lo tanto se coloca como salida del formulario el smbolo
de destruccin.
La segunda opcin es la aceptacin, por consiguiente, a partir del vrtice derecho se representa la
coordinacin (con el smbolo correspondiente) que realiza el Jefe con Expedicin y la indicacin de la
fecha en la Nota de Pedido. Nuevamente se grafican los formularios y su envo a Procesamiento.
Dentro del smbolo de alternativa se coloca una pregunta que resume la decisin que se debe
adoptar, en nuestro ejemplo podra ser "acepta?", y sobre cada lnea de salida las respuestas que
representan las opciones: "NO" para el vrtice izquierdo y "SI" para el vrtice derecho.
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Cada operacin realizada y cada formulario emitido debe indicarse en las referencias:
Referencias:
Formularios
NP: Nota de Pedido
F: Factura
R: Remito
Procedimientos
1 - Controla la Nota de Pedido consultando la Lista de Precios.
2 - Deja constancia del rechazo en la Nota de Pedido.
3 - Coordina con Expedicin la fecha de entrega y deja constancia en la Nota de Pedido.
4 - Emite factura y remito.
Archivos
A - Lista de Precios, ordenada por cdigo de artculo.
8. "Expedicin controla la documentacin recibida con el Stock de Existencia (ordenado por Cdigo de
artculo), si tiene la mercadera facturada enva original y copia del Remito y de la Factura al
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cliente..."
En algunos casos, en una alternativa puede slo conocerse la secuencia de acciones de una de las
opciones.
En el primer vrtice de salida, sobre la lnea de traslado se coloca la respuesta "NO", y en el
segundo vrtice, "SI".
En casos como el antes mencionado, en uno de los vrtices se grafica un proceso no representado
para indicar que no se tiene informacin al respecto, o, si existe otro cursograma que explique que
se realiza en esta alternativa, entonces dentro del smbolo de proceso no representado se puede
colocar la referencia a dicho cursograma. En el otro vrtice se desarrolla la secuencia de acciones
que se describen en el proceso, en este caso slo es necesario graficar los formularios que tiene en
su poder Expedicin. La pregunta que se coloca en el smbolo de alternativa puede ser "tiene
mercadera?".
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12. Se debe controlar que todos los formularios graficados tengan destino. Deben ser almacenados en
un archivo. Si esto no ocurriera, se indicar con un proceso no representado el destino del
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